Os Três Segredos para o Sucesso do Seis Sigma
Introdução
Suponha que você esteja liderando um projeto Seis Sigma. Para você, essa tarefa é animadora e desafiadora, mesmo que um pouco estressante. Sua empresa investiu uma grande quantidade de tempo, esforço e dinheiro neste programa Seis Sigma. As expectativas para seu projeto são altas: transformar o processo, aumentar a linha de base, etc. Naturalmente, você se pergunta, “Como eu posso ter certeza de que meu projeto Seis Sigma será bem-sucedido?”
Faça essa mesma pergunta a 10 praticantes experientes do Seis Sigma e provavelmente você obterá 10 respostas diferentes. Mas, o que aconteceria se você fizesse essa mesma pergunta a 100 praticantes? 200? Surgiriam respostas em comum? Alguns conceitos predominariam? Você e sua empresa poderiam capitalizá-los?
A Minitab entrevistou aproximadamente 200 profissionais em Seis Sigma de todos os níveis de habilidade das principais empresas dos EUA e descobriu os três princípios chave para o sucesso de projetos Seis Sigma:
- Escolher o projeto certo
- Conquistar um bom apoio por parte da gerência - Executar o método DMAIC
Esse gráfico de Pareto mostra que 80% das respostas da pesquisa concentraram-se nessas três categorias. Os 20% restantes distribuíram-se entre outros 36 fatores de sucesso.
Esse documento explora esses três princípios e demonstra como as capacidades únicas do Quality Companion e seu utilitário essencial, o Quality Companion Dashboard, podem ajudar você a selecionar projetos que são apropriados para o método DMAIC e assegurar o valioso apoio da liderança.
Escolha o Projeto Certo
A economia de milhões de dólares da Motorola, Xerox e General Electric, vastamente explorada pela publicidade, poderia levar um praticante de Seis Sigma recentemente treinado de Green Belt a Champion a acreditar que a implementação do Seis Sigma é uma garantia de sucesso. Entretanto, experientes membros de projetos Seis Sigma contam uma história diferente. Eles sabem com conhecimento de causa que a seleção do projeto certo é um passo crítico para o sucesso.
Um SIPOC ajuda a responder perguntas sobre onde o processo começa e termina, seus principais passos, entradas e saídas primárias, bem como os principais clientes e fornecedores internos e externos.
Um SIPOC também ajuda a identificar se os objetivos do projeto demandarão grandes mudanças para serem atingidos.
O que é o projeto certo? Os resultados da pesquisa mostrados abaixo indicam que a conexão de um projeto com os interesses financeiros com a linha de base de uma empresa é um fator muito importante na equação. Quando você pode estabelecer e comunicar efetivamente o impacto favorável de um projeto nos lucros da empresa, você ajuda a reforçar seus benefícios potenciais.
Analisar a informação financeira é um passo importante a ser seguido no início de um projeto Seis Sigma. No Quality Companion, a ferramenta Project Financial Analysis pode ajudar você a estimar rapidamente sua economia bruta pré-projeto e registrar seus resultados, uma vez que tenha implementado uma solução. Você pode adicionar e deletar linhas de dados
dependendo das expectativas em relação ao relatório e então salvar essas mudanças como uma template padrão.
Um segundo fator é o tamanho (e foco) de seu projeto. A expectativa de enormes ganhos provenientes do Seis Sigma freqüentemente resulta em projetos muito grandes e de difícil gestão. Entre os Master Black Belts
entrevistados, muitos alertavam para projetos com um escopo equivalente a “ferver o oceano”. O projeto verdadeiramente bem-sucedido é grande o suficiente para melhorar o processo de forma significativa, mas ainda pequeno o
suficiente para ser gerenciável.
Um SIPOC é um mapa de processo de alto nível que define o escopo de um processo e ajuda a identificar projetos potenciais, isolando áreas que necessitam de melhorias.
A Matriz ajuda a priorizar um projeto de acordo com os critérios que são importantes para sua empresa, de modo que você possa selecionar o projeto que irá retornar o maior valor à empresa.
Um valor total para cada projeto é calculado e plotado versus a facilidade de finalização, para determinar quais projetos trazem o maior valor em relação ao esforço demandado. Finalmente, escolher um projeto mais provável de se beneficiar com o procedimento DMAIC é essencial para se obter sucesso. Ou seja, um projeto com um defeito mensurável ou que permita que quaisquer mudanças no processo sejam medidas com exatidão. Muitas vezes, um projeto pode ser importante e mesmo benéfico para sua empresa, mas pode não atender os critérios de um projeto Seis Sigma. O desafio é o fato de que você pode ter dúzias se não centenas de projetos a serem escolhidos. Onde começar?
Considere a combinação poderosa de uma Avaliação de Risco de Projeto e uma Matriz de Priorização de Projeto.
Uma Avaliação de Risco de Projeto irá ajudá-lo a avaliar se um projeto potencial pode ser finalizado com sucesso dentro do prazo. A ferramenta Avaliação de Risco de Projeto do Quality Companion fornece um conjunto padrão de critérios de avaliação para qualquer Projeto Seis Sigma.
Uma vez que você tenha estabelecido o nível de risco, uma Matriz de Priorização de Projeto pode ser usada para selecionar logicamente projetos ótimos.
Conquiste o Apoio da Gerência
O apoio essencial da gerência da corporação vai além de fornecer às equipes envolvidas com o Seis Sigma os recursos necessários (tempo, dinheiro, pessoas, etc.). O
comprometimento da gerência com um
projeto Seis Sigma assegura a comunicação dentro da empresa sobre o andamento do processo do início ao fim. Quem está envolvido? Qual é o objetivo? Você é capaz de atender o objetivo? O que cada
funcionário pode fazer para ajudar?
Nossa pesquisa com 200 praticantes do Seis Sigma identificaram sete fatores que, combinados, são a melhor definição do significado de gerenciar equipes e gerenciar bem. Uma boa gestão está sempre pronta para fornecer recursos, tempo, treinamento, entendimento e boa vontade para apoiar a necessidade de limites.
Como um bom apoio da gerência inclui fornecer às suas equipes os treinamentos e ferramentas adequados, muitos praticantes do Seis Sigma estão descobrindo que a ferramenta chave que eles podem fornecer é o Quality Companion. Seu estilo “tudo-em-um” permite às equipes organizar, padronizar e executar projetos Seis Sigma.
TM
No Roadmap do Quality Companion, cada recurso pode ser adicionado dentro de fases para manter o trabalho das equipes em andamento e dentro do prazo.
O Roadmap customizável é estruturado na forma de um projeto DMAIC para ajudar você a iniciar. Se sua equipe tem passos adicionais, simplesmente adicione-os e crie sua própria template para projetos futuros. O Roadmap ajuda a guiar os membros da equipe para executarem as atividades corretas no momento correto.
O treinamento em Seis Sigma é intenso e complexo. O que faz sentido em sala de aula pode se perder quando os alunos voltam para o trabalho. Guias e lembretes dos princípios do Seis Sigma seriam de grande ajuda para gerentes, líderes do projeto, e membros da equipe.
Os Coaches do Quality Companion oferecem um guia para ferramentas internas e fases do Roadmap, assim como apoio para finalizar análises de dados feitas no Software Estatístico Minitab. Escritos por especialistas em Seis Sigma, os Coaches fornecem apoio em tempo real para todos os níveis de Belts, sempre que necessário.
Em retorno para o aumento e andamento do apoio, a gerência espera resultados. Especialistas na
implementação do Seis Sigma, Ron Snee e Roger Hoerl vêem o acompanhamento e a revisão do projeto como críticos para qualquer esforço do Seis
1
Sigma . Detalhes do projeto e informações instantâneas devem ser apresentados de forma concisa e em formato padronizado.
A ferramenta de apresentação do Quality Companion permite que você crie de modo fácil e rápido um retrato de um projeto em um momento específico e o transforme em uma apresentação de slides dentro do Quality Companion, ou exporte para o Power Point. A apresentação pode incluir dados, ferramentas, fotos, logos e qualquer conteúdo que você possa copiar e colar.
O Dashboard gratuito do Quality Companion fornece uma visão sumária de múltiplos arquivos de projetos do Quality Companion para uma revisão por parte dos interessados.
O Dashboard agrega detalhes do projeto incluindo dados financeiros e o progresso de cada projeto em direção aos objetivos e os exibe em uma única tela. Customize colunas e use filtros para visualizar apenas os dados que mais te interessam.
O Dashboard é uma ferramenta
essencial que oferece um modo rápido e fácil de avaliar todo o seu
desenvolvimento Seis Sigma.
Execute o Método DMAIC
O Seis Sigma só funciona se você souber onde está indo. O método DMAIC é a escolha entre muitos praticantes de Seis Sigma, pois ele fornece uma rota definida a ser seguida. O gráfico de barras abaixo lista alguns dos fatores vitais de sucesso associados com o método DMAIC:
Todas essas entradas são importantes para o método DMAIC e, principalmente, para o sucesso do seu projeto. Considerar esses fundamentos pode trazer ganhos relevantes.
O envolvimento ativo do responsável pelo processo é melhor garantido com um Project Charter bem escrito que defina seu projeto e assegure a compreensão de seus objetivos na organização. Para avançar ainda mais com esse apoio, considere utilizar uma Análise Skateholder.
Uma Análise Stakeholder ajudará a identificar os apoiadores chave (aqueles que são ativos, interessados, e poderosos) que podem ajudar a avançar no projeto, de modo que você possa mantê-los informados
enquanto alavanca o suporte deles. Além disso, pode ajudar você a identificar os oponentes chave que poderiam afetar negativamente o projeto, de forma que você possa direcionar suas necessidades e dificuldades.
Tomar decisões com base em dados no meio de um projeto DMAIC é um processo de duas partes. Primeiro, identifique uma métrica do processo que seja mensurável e precisa. Se você não tiver a métrica certa, como você saberá se seu projeto está progredindo? Essa métrica deve ser
importante para toda a organização, e não apenas para a equipe do projeto.
A ferramenta Métricas Y do Quality Companion ajuda a comunicar as medições chave do progresso de seu projeto em todos os níveis de sua
organização. O nível base das métricas Y, alvos e marcos do projeto estão a apenas um clique dentro do arquivo de projeto do Quality Companion. Em segundo lugar, determine quais X's guiam a métrica Y, utilizando coleta e análise cuidadosa de dados. As ferramentas de captura de análise do Quality Companion ajudam você a implementar os resultados de sua análise de dados.
Adicionalmente, ferramentas designadas para coletar experiências de membros da equipe e novas idéias tais como mapas de processo, ferramentas de brainstorming e diagramas de causa e efeito são uma parte importante da tomada de decisões baseada em dados. O Quality Companion torna essas ferramentas fáceis de criar e entender, além de rapidamente acessíveis.
2
Finalmente, Snee e Hoerl alertam sobre a pressa em executar um passo do processo DMAIC. Enquanto você provavelmente não precisará usar todas as ferramentas do Seis Sigma à medida que progride, você ainda deveria atender os requisitos de cada passo ao longo do caminho. Entender os conceitos por trás do Seis Sigma e como executar cada passo é importante para finalizar o método DMAIC.
Conclusão
A execução bem sucedida de seu projeto Seis Sigma não é garantida, mas também não deve ser um mistério. A voz da experiência alerta você a focar em três princípios chave: escolher o projeto certo, obter um bom apoio da gerência, e executar o método DMAIC. Conforme identificado pelos profissionais em Seis Sigma nos EUA, esses três princípios englobam cerca de 80% das razões pelas quais os projetos Seis
Sigma são bem sucedidos, e o Quality Companion fornece a organização, orientação e as ferramentas que você precisa para um programa Seis Sigma bem-sucedido.
Visite para assistir um de 10 minutos, fazer download da e ver como o Quality Companion e o Minitab podem ajudar você a executar seus projetos Seis Sigma.
http://www.minitabbrasil.com.br/qc2 Tour Online versão demo de 30 dias
Artigo original da Minitab Inc.. Todos os direito reservados. Reprodução total ou parcial permitida somente por autorização prévia.
