Manual de EMD-S/EMD-A Electronic Miscellaneous Document

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Manual de EMD-S/EMD-A

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ÍNDICE

Introdução ……….………..………..……..….………. 2

Tipos de EMD ……….……….…………..………..………..……… 2

EMD-S ……….………..……….……….……….……..…..………... 3

Inserir segmento manual na reserva ……….……….………….……… 3

Modificadores de emissão ……….………..……….…..……… 4

Ordem de emissão ……….………..……….…..……… 5

Campos do Booking File………..………..………..………..………..…… 6

Display do EMD……….………..………..……….…………..…..………... 7

Histórico do EMD ………..………..…………. 8

Request Support Documents …………..………..…………. 8

Imagem do EMD-S ………..………..…………. 9

VOID do EMD………..………..………..…………..…………. 10

Refund do EMD……….………..…………. 10

EMD no HMPR ………..………..……… 10

Status atual do EMD…….………..………….………..……… 11

Status de utilização do EMD ………..………..………..…….……. 11

Resumo das entradas para gerir o EMD ………..………..…….……. 12

EMD-S Group Desposit ………..………..………..…….……. 12

EMD-S Evem Exchange ………..…..………..………..…….……. 13

RFIC – Reason for Issuance Codes ……….………..………...………... 14

Lista das companhias participantes ……….………..………...………... 15

EMD-A ……….………..………...………... 16

Venda de serviços adicionais/opcionais ……….………..………..…………... 17

Cancelar um serviço ……….………..………...………... 19

Ordem de emissão do EMD-A ……….………..……….……...………... 20

Campos do Booking Files ………..………..………...………... 21

Display do EMD-A ……….………..………..…………. 21

Histórico do EMD-A ……….………..…………. 21

VOID do EMD-A ………..………..………..…………. 21

Refund do EMD-A ………..…………. 21

Imagem do EMD-A ………..………..…………. 22

EMD-A Even Exchange ……….………..…………. 23

Recomendações ………..………..……….………...………... 23

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Introdução

O EMD – Electronic Miscellaneous Document vai permitir ao Agente de Viagens aceitar o pagamento antecipado para serviços auxiliares, tais como: reserva de lugares; acesso ao lounge; penalidades para alteração de reserva; fees de bagagem; depósitos para grupos; reembolso de diferenças tarifárias e taxas; etc.

O EMD deverá estar totalmente implementado até ao final de 2013 pelas companhias. É o documento que vem substituir o VMCO, MPD e o Excesso de Bagagem.

Para saber quais as companhias que já aceitam o EMD consulte a listagem disponível mais à frente, no manual. Esta informação poderá não estar actualizada, pelo que em caso de dúvida confirme no ASK Travelport ou diretamente com a companhia.

Tipos de EMD

Existem 2 tipos de EMD: Stand-alone EMD – EMD-S

Usado para a cobrança de serviços adicionais não obrigatoriamente associados a um voo.

Penalidades por alteração de reserva, depósitos para grupos, etc. O EMD-S pode ser emitido para serviços não directamente relacionados com voos.

Estes serviços serão manualmente inseridos na reserva, como segmentos SVC.

Associated EMD – EMD-A

Usado para a cobrança de serviços adicionais associados obrigatoriamente a um voo. Refeições, reserva de lugares, bagagem.

Nota importante: no geral, as companhias serão notificadas automaticamente da venda do segmento manual, pelo que não será necessário o agente inserir qualquer OSI adicional solicitado até agora pela companhia.

Caso verifique que isso não acontece, então deverá por precaução enviar a informação à companhia.

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EMD-S

Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-S: Um Booking File ativo

Um segmento manual de serviço (ver a seguir)

Um bilhete emitido (exceto se a razão do EMD-S for Group Deposit)

EMD-S Inserir segmento manual na reserva

Para inserir um segmento de SVC na sua reserva:

Neste exemplo, trata-se de uma cobrança de penalidade da BA – cada companhia define o código a utilizar e quaisquer outros requisitos – no final do manual encontra um resumo das companhias que já aderiram ao EMD.

0SVCBAEK1LIS15DEC-N1/D/992/CHANGE FEE/70.00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 0SVC Código para criar segmento SVC

2 BA Código da Companhia

3 EK1 Código de Status e nº de serviços pretendidos

4 LIS Cidade de emissão do EMD

5 15DEC Data de emissão do EMD ou data do voo

6 -N1 Nº do passageiro na reserva (pax Infant também pode ser emitido)

7 D RFIC – Reason for Issuance Code (consultar lista disponível à frente)

8 992 Sub-código (consultar lista disponível à frente)

9 CHANGE FEE Texto explicativo do serviço

10 70.00 Valor – o sistema assume o código da moeda do país de emissão

Após emissão do EMD, o segmento SVC pode ser removido da reserva. O segmento de SVC vai aparecer no itinerário do Viewtrip.

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EMD-S Modificadores de emissão

Modificadores de emissão obrigatórios:

Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras

Z0 Comissão – as penalidades não são comissionáveis, logo é obrigatório inserir 0 FS Forma de pagamento – utilizar os códigos habituais

IC125… Issue in Connection with – a falta desta informação pode gerar um ADM

Modificadores de emissão opcionais:

Devem ser inseridos na entrada de EMDI, utilizando barras separadoras

ERPENALTY FEE FOR CHNG SEG1 Endorsement box – texto livre

PP Imprime para a printer normal – por default não é gerada impressão PI Imprime para a printer do itinerário – por default não é gerada impressão

PE-R Gera e-mail do EMD Customer Receipt

PE2-R Gera e-mail do EMD Customer Receipt, para o endereço 2do *EM

PE-C Gera e-mail do EMD Credit Card Receipt

Notas:

1. Com excepção do EMD-S emitido para Sinalização de Grupos, por norma a companhia pede a informação sobre o bilhete original (Issued in Connection with – IC)

2. Por default, na ordem de emissão do EMD, o sistema não gera qualquer documento físico. Caso o pretenda, pode gerar um e-mail para o cliente, com o comprovativo do EMD emitido. No caso de ter mais do que um e-mail na reserva, o sistema gera e-mail para o 1º endereço disponível em *EM.

Inserir o e-mail do cliente na reserva:

[email protected] Inserir o e-mail da agência

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EMD-S Ordem de emissão

Para emitir o EMD-S:

EMDI/SM1/IC1259901737286/FS/Z0/PE-R 1 2 3 4 5 6 7

1 EMDI Código para dar a ordem de emissão do EMD

2 SM1 Segmento manual de SVC 1

3 IC1259901737286 Issue in Connection with – nº do bilhete com o qual o EMD está relacionado

4 FS Modificador de emissão – Forma de pagamento - Cash

5 Z0 Modificador de comissão – obrigatoriamente zero

6 PE- Ordem para gerar email do EMD

5 R ou C EMD Customer Receipt ou Credit Card Receipt

Resposta após emissão:

Gera um SSR para a companhia automaticamente.

Algumas companhias não estão ainda preparadas para receber a informação via SSR/OSI, pelo que o agente deve verificar se a informação foi gerada, e no caso de não ter sido gerada deve inserir manualmente a informação.

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Exemplo do e-mail gerado:

No Viewtrip, aparece a informação do SVC:

EMD-S Campos do BF

Alterações ao Booking File

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EMD-S Campos do BF

Surge um novo campo no BF, o EMDL.

Para entrar neste campo utilize o Tab, ou escreva EMDL. Vai encontrar um registo com todos os EMD’s emitidos nesta reserva.

Display do EMD

Display do EMD-S

Para ver os detalhes de um determinado EMD da lista:

EMDD1 Display do EMD 1 da lista (após EMDL)

EMDD1059991000739 Display do EMD pelo nº do documento

Aqui encontra as opções para:

• consultar os detalhes

• anular o documento (VOID)

• reembolsar o documento

Nota: as funcionalidades de VOID e REFUND são disponibilizadas pelo sistema. A companhia pode ou não disponibilizar as mesmas ao agente.

Quando a companhia não o permite, esta opção não aparece no display do EMD (EMDD1). Consulta dos detalhes do EMD:

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Histórico do EMD

Consulta do histórico EMD:

EMDH1 Display do histórico do EMD1 (após EMDL)

Neste ficheiro tem a possibilidade de visualizar o EMD emitido.

Request Support Documents

Pode ainda solicitar a visualização ou impressão do EMD:

Utilize o Tab.

Utilize o Tab para selecionar a opção que pretende. É necessário inserir: PP = para imprimir na impressora normal

PI = para imprimir na impressora de itinerários DI = para visualizar no ecrã

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Imagem do EMD

Audit coupon

ISSUE DATE/15JAN14 AUDIT/AGENT 1 OF 1 ELECTRONIC BRITISH AIRWAYS 7733/ 3K08/81 PT MISCELLANEOUS GALILEO SULFORMA TRAINING/PORTO DOCUMENT 99999992 V2G1N8/1G TESTE/GALILEO RELATED TKT 1259901962597 **** SERVICES **** RFIC-D EMD NUMBER 125 9991009388 BA LIS 15JAN / 992 / CHANGE FEE FCI1 NOT VALID FOR TRAVEL EUR 70.00 TAX FP/CA EUR 70.00 125 9991009388 Costumer Receipt

EMD CUSTOMER RECEIPT PAGE NO. 1 RLOC: 1G-V2G1N8 VLOC: BA-4V333R FOR: TESTE/GALILEO EMD NUMBER: 125 9991009388 15JAN2014 ISSUED BY: GALILEO SULFORMA TRAINING PORTO PT IN CONNECTION WITH: 1259901962597 EMD NUMBER: 125 9991009388 CPN 1 D: FINANCIAL IMPACT / CHANGE FEE EUR 70.00 15JAN14 BRITISH AIRWAYS LISBON/LIS EMD BASE EUR 70.00 EMD TOTAL EUR 70.00 FORM OF PAYMENT CASH WHERE THIS DOCUMENT IS USED FOR TRANSPORTATION OR SERVICES OTHER THAN PASSENGER AIR TRANSPORTATION SPECIFIC TERMS AND CONDITIONS MAY APPLY. THESE TERMS AND CONDITIONS MAY BE PROVIDED SEPARATELY OR MAY BE OBTAINED FROM THE ISSUING

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VOID do EMD

Só é possível anular um EMD no próprio dia da emissão.

Utilize o Tab para selecionar a opção de VOID. É necessário inserir a letra X ou V, para conseguir fazer a transação.

Ou faça a seguinte entrada:

EMDV1259991000734 Entrada base seguida do nº do documento

O sistema anula o documento automaticamente, obtendo esta resposta:

Refund do EMD

É possível fazer o reembolso de um EMD.

A companhia pode ou não disponibilizar essa funcionalidade.

Utilize o Tab para selecionar a opção de REFUND. É necessário inserir a letra F (Full Refund), para conseguir fazer a transação.

Nesta fase só é possível fazer o reembolso total do EMD.

EMD no HMPR

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Status atual do EMD

I EMD issued

V EMD voided

R EMD refunded

Pode encontrar essa informação disponível no *EMDL:

Status de utilização do EMD

Status do EMD

OPEN Valido para uso

VOID Anulado

EXCH Reemitido

RFND Reembolsado

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Resumo das entradas para gerir o EMD

Entrada Descrição

EMDI Ordem de emissão - Issuance

EMDL Display da lista de EMD emitidos – List (dentro do BF)

EMDD1 Display do EMD 1 (depois do EMDL)

EMDD1259991000734 Display do EMD a partir do nº - fora da reserva

EMDV1259991000734 Void do EMD (ou a partir do EMDD)

EMDH1 Histórico do EMD após EMDL no BF – para re-imprimir o EMD

EMDH1259991000734 Histórico do EMD – fora da reserva - para re-imprimir o EMD

EMD-S Group Deposit

Nas reservas de grupo, a emissão do EMD-S é possível, mesmo não havendo emissão de bilhete.

No entanto, na inserção do SVC, é necessário inserir o código NG, para associar ao nome do grupo.

0SVCBAEK1LIS15DEC-NG/D/997/GROUP DEPOSIT/500.00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 0SVC Código para criar segmento SVC

2 BA Código da Companhia

3 EK1 Código de Status e nº de serviços pretendidos

4 LIS Cidade de emissão do EMD

5 15DEC Data de emissão do EMD ou data do voo

6 -NG Name Group – obrigatório para as reservas de grupo

7 D RFIC – Reason for Issuance Code (consultar lista disponível à frente)

8 997 Sub-código (consultar lista disponível à frente)

9 GROUP DEPOSIT Texto explicativo do serviço

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EMD-S Even Exchange

É possível reemitir um EMD-S em troca de outro EMD-S. Condições:

- o valor tem que ser obrigatoriamente o mesmo (Even Exchange) - o EMD só pode ter um serviço incluído

- é necessário ter um SVC inserido na reserva EMDI/IC0579901234567/EXE0579991000734/SM1 1 2 3 4

1 EMDI Ordem de emissão do EMD

2 IC0579901234567 Issued in Connection with (novo bilhete)

3 EXE0579991000734 Exchange Even seguido do nº do EMD original

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RFIC – Reason for Issuance Code

A Iata definiu numa Resolução, todos os códigos passíveis de serem utilizados na emissão de EMD para cobrança de serviços auxiliares.

Disponibilizamos aqui alguns deles para futura utilização:

Códigos de

RFIC Descrição

A Air Transportation

B Surface transportation; non air services

C Baggage

D Financial Impact

E Airport Services

F Merchandise

G In-flight Services

I Individual airline use

Reason for Issuance sub-codes – são da responsabilidade do ATPco.

A título de exemplo,inumeramos aquí alguns, que poderão vir a ser utilizados no futuro pelas companhias:

RFIC Sub-code Descrição

D 997 Deposits Down Payments

D 996 Refundable Balances

D 995 Cancellation Fee

D 994 Rebooking fee Domestic – eg. Vat included

D 993 Rebooking fee International

D 992 Ticket Amendment fee

D 991 Ticket fee

D 990 Booking fee

D 98H Stopover charge

D 98F Penalty fee

D 988 Credit card charge

C 981 Cabin Baggage

D 98D For refund only

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Lista das Companhias que aceitam EMD-S

Lista das Companhias - RFIC adotados

CX Serviço RFIC ICW TEXTO

AF Penalty fee D-98F ICW - Y Penalty fee

AF Ticket fee D-991 ICW - Y Ticket fee

AF Group Deposit D-GR1 Group Deposit

AT Change fee D-993 ICW - Y PENF

AT Group Deposit D-02 ICW - N DPST- SI.AT*EMD1245252525

AY Change fee D-992 ICW - Y Penalty charge

AY Name change fee D-115 Name change

AY Name correction fee D-225 Name correction

AY Group Deposit D-997 ICW - N

AZ Ticket fee D-995 Ticket fee

AZ Rebooking fee inter. D-993 AZ Rebooking fee dom. D-994

AZ Trip Insurance D-0BG

AZ Group Deposit D-997

BA Change fee D-992 ICW - Y Penalty charge

KE Rebooking fee D-993 No caso de revalidação

KE Ticket Amendment D-992 No caso de reemissão

KL Penalty fee D-98F ICW - Y Penalty fee

KL Ticket fee D-991 ICW – Y Ticket fee

IB Ticket penalty fee D-993 ICW – Y PENF

TP Penalty fee D-98F PENF

TP Deposit D-997 DPST

Importante:

Esta informação não é específica do mercado português.

As companhias informam diretamente as agências dos procedimentos a seguir. Caso não tenha informação, contate a companhia.

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EMD-A

Venda de serviços adicionais na reserva:

Esta nova funcionalidade permite ao agente de viagens informar o seu cliente do custo total da sua viagem, dentro do processo normal de venda através do Galileo, sem ter que para isso aceder ao site da companhia aérea.

O agente optimiza assim o seu tempo satisfazendo também as necessidades do seu cliente.

Requisitos obrigatórios para emissão de um EMD-A: Um Booking File ativo

Nome do passageiro (com ou sem PTC especificado) Um ou mais segmentos de voo reservados

Dados de Passageiro Frequente (opcional) Venda de um serviço adicional

Faça a reserva da forma habitual, não esquecendo de inserir dados importantes, tais como tipo de passageiro (PTC) e informação de passageiro frequente.

Pode visualizar a tarifa separadamente ou ao mesmo tempo que visualiza o catálogo de serviços adicionais.

EMD-A Venda de serviços adicionais

FQ/DAS* Visualiza a tarifa e o catálogo dos serviços adicionais – grava Filed Fare

FQ/DASO Visualiza o catálogo dos serviços adicionais – tarifa gravada anteriormente

DAS* Display do catálogo dos serviços adicionais

DAS*L3 Usar Tab – inserir o nº da linha para ver detalhes de um serviço específico

DAS*L3 Usar Tab – inserir o nº da linha para ver detalhes desse serviço

DAS*F Visualizar catálogo apenas dos serviços relacionados com os voos (Flight)

DAS*S1 Visualizar catálogo dos serviços para o segmento 1 ( ou DAS*S1-3.5)

DAS*P2 Visualizar catálogo dos serviços para o passageiro 2 (ou DAS*S1P2)

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EMD-A Venda de serviços adicionais

Os serviços adicionais dividem-se em grupos:

Código Descrição

M All Merchandising Additional Services T All Ticket related Additional Services F All Flight related Additional Services

R Applicable Rule Buster

Esta informação aparece na coluna assinalada na vertical (T), no ecrã acima. Para visualizar apenas um tipo de serviços, pode definir o grupo:

DAS*T Visualiza apenas os serviços relacionados com o Ticket (bilhete)

Venda do serviço:

DAS01L3

Entrada para venda do serviço para todos os passageiros da reserva 0 – seguido do nº de serviços pretendidos

L = nº da linha do serviço pretendido

DAS01L3P2

Entrada para venda do serviço para o passageiro 2 (P2) 0 – seguido do nº de serviços pretendidos

DAS01L1*01L3

Entrada para venda de vários serviços para todos os passageiros 0 – seguido do nº de serviços pretendidos

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EMD-A Venda de serviços adicionais Aparecem os seguintes campos adicionais na reserva:

*SI

Após gravar:

*DAS

Caso não apareça de imediato o campo *DAS, faça IR. Status Code do SSR dos serviços adicionais:

Código Descrição

NN/PN Aguarda confirmação

KD Pode emitir EMD

KK Não é necessário qualquer ação

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Algumas explicações adicionais:

- Reserva com vários passageiros com ASVC

Deve emitir um EMD por pax – entradas de emissão separadas Exemplo:

EMDI/P1/IC0579901234567/FS EMDI/P2/IC0579901234568/FS

- Reserva de 1 passageiro com 1 ASVC para 2 segmentos

Como se trata do mesmo serviço, o sistema emite um único EMD com 2 coupons

- Reserva de 1 passageiro com 2 ASVC diferentes

Como se trata de serviços distintos, o sistema emite automaticamente um EMD por serviço

EMD-A Cancelar um serviço

Cancelar um serviço

SI.CBAG@ Cancelar serviço CBAG

SI.P1S2/CBAG@ Cancelar serviço CBAG, para o pax 1, segmento 2

Nota: caso o sistema crie 2 códigos de SSR, como no caso acima, o código a inserir na entrada é o CBAG.

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EMD-A Ordem de Emissão

Emissão do EMD-A:

Após emissão do bilhete, pode emitir o EMD, incluindo a informação do nº do bilhete no EMD: EMDI/P1/IC0579901853826/FS/PE-R

1 2 3 4 5

2 P1 Passageiro 1 (obrigatório quando mais do que um no BF)

3 IC0579901853826

Issued in Connection with + nº do bilhete (opcional).

Algumas companhias têm este campo como obrigatório e não deixam Emitir sem este campo.

4 FS Forma de pagamento CASH

5 PE-R Gera e-mail para o endereço inserido no BF com o recibo

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EMD-A Campos do BF

Alterações na reserva após a emissão do EMD:

No *EMDL pode visualizar o EMD emitido, consultar, cancelar ou reembolsar.

No *SI aparece a informação gerada para a companhia com o nº do EMD emitido, e o status do ASVC passa para HI.

Display do EMD-A

Veja informação com o mesmo título para o EMD-S

Histórico do EMD-A

VOID do EMD-A

Refund do EMD-A

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Imagem do EMD-A

Audit coupon

ISSUE DATE/15JAN14 AUDIT/AGENT 1 OF 1 ELECTRONIC AIR FRANCE 7733/ 3K08/81 PT MISCELLANEOUS GALILEO SULFORMA TRAINING/PORTO DOCUMENT 99999992 ST8NBI/1G TESTE/GALILEO RELATED TKT 0579901962594 **** SERVICES **** RFIC-C EMD NUMBER 057 9991009367 AF 1125A LISCDG 29APR / 0CC / 1ST ADDITIONAL BAG FCI0 NOT VALID FOR TRAVEL EUR 45.00 TAX FP/CA EUR 45.00 057 9991009367 Costumer Receipt

EMD CUSTOMER RECEIPT PAGE NO. 1 RLOC: 1G-ST8NBI VLOC: AF-4QARXZ FOR: TESTE/GALILEO EMD NUMBER: 057 9991009367 15JAN2014 ISSUED BY: GALILEO SULFORMA TRAINING PORTO PT EMD NUMBER: 057 9991009367 CPN 1 C: BAGGAGE / 1ST ADDITIONAL BAG 29APR14 AIR FRANCE 1125A LISBON/LIS TO PARIS/CDG ASSOCIATED TKT: 0579901962594 EMD BASE EUR 45.00 EMD TOTAL EUR 45.00 FORM OF PAYMENT CASH WHERE THIS DOCUMENT IS USED FOR TRANSPORTATION OR SERVICES OTHER THAN PASSENGER AIR TRANSPORTATION SPECIFIC TERMS AND CONDITIONS MAY APPLY. THESE TERMS AND CONDITIONS MAY BE PROVIDED SEPARATELY OR MAY BE OBTAINED FROM THE ISSUING COMPANY OR AGENT.

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EMD-A Even Exchange

É possível reemitir um EMD-A em troca de outro EMD-A. Condições:

- o valor tem que ser obrigatoriamente o mesmo (Even Exchange) - o EMD só pode ter um serviço incluído

- é necessário ter um SVC inserido na reserva EMDI/P1/IC0579901234567/EXE0579991000734 1 2 3 4

2 P1 Associação ao pax

3 IC0579901234567 Issued in Connection with (novo bilhete)

4 EXE0579991000734 Exchange Even seguido do nº do EMD original

Recomendações

A confirmação dos serviços depende da companhia. Caso tenha feito um pedido que fica “pending” durante vários minutos, poderá ser derivado a uma falta de comunicação com a mesma.

Deve cancelar o serviço e solicitar novamente.

Caso obtenha a resposta de erro “DUPLICATE SSRS MUST BE COMBINED”, deve fazer IR e tentar novamente. Normalmente o problema é ultrapassado após algumas tentativas.

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Bibliografia

BIBLIOGRAFIA

EMD-S Quick Guide V1.5

Ask Uk Answer 38633, 38635, 38623, 39248 Optional Subcodes ATPco EMD

PA917 Airline Additional Services Functions in Apollo and Galileo Merchandising Quick Reference Guide for Galileo KL

Answer ID 42943 – Where can I find information on Ancillary Services available in Travelport PA1183 (version 4) Electronic Miscellaneous Document (EMD) Nov13

Copyright

COPYRIGHT