SAP Business Workflow
Índice
Introdução 02
SAP Business Workplace 05
Configurações básicas 06 Business objects 08 Estrutura organizacional 13 Workflow e Tarefas 17 Containers 25 Programação de objetos 28
Ampliação / Delegação de objetos 31
Roles: Regras para definição de responsáveis 34
Monitoramento de prazos 37
Monitoramento de workflow (log) 38
Ferramentas Úteis para trabalhar com WorkFlow 42 Dicas e práticas facilitadoras na interação WorkFlow / ABAP 46
Introdução
SAP Business Workflow é uma ferramenta utilizada para integrar as funcionalidades e complementar o entendimento dos processos do sistema R/3. Isso é concebido através da junção de processos com os usuários envolvidos em conjunto com as informações referentes ao processo. A utilização do workflow facilita o gerenciamento de processos eletrônicos, pois, abrange um série de atividades que geralmente ocorrem de forma idêntica, envolvendo várias pessoas ou departamentos, onde é necessário um alto grau de coordenação.
Os usuários são beneficiados com o acesso mais simples e rápido das informações, menos esforço com atividades administrativas e também devido à facilidade com aprendizado e entendimento dos processos. Do ponto de vista gerencial, existe um ganho no controle das informações, prazos, níveis de serviços e custos do processo, devido ao controle que a ferramenta possibilita, monitorando processos que anteriormente necessitavam de um controle fora do sistema R/3.
O workflow pode ser utilizado para auxiliar no andamento de processos, devido a possibilidade de combinar atividades de diferentes aplicações dentro de um mesmo processo, onde todas as informações necessárias são encaminhadas diretamente para o usuário final facilitando a execução de suas tarefas.
A seguir serão apresentados os principais elementos utilizados no desenvolvimento e na manutenção de processos de workflow:
Business Objects (Objeto): Cada processo dentro do R/3, possui um elemento central
que por sua vez, tem suas características. Dentro do workflow, estes elementos são representados através de objetos, onde os objetos podem representar um material, um pedido de compra, uma fatura ou outros elementos chave dentro de um processo.
Tarefas: Geralmente os processos são compostos de várias atividades a serem
executadas em uma determinada ordem. Estas atividades são interpretadas como tarefas dentro de um processo de workflow. Estas tarefas podem ser utilizadas para acessar uma transação, executar um programa em background, obter informações a serem utilizadas durante o processo e outras funcionalidades.
Métodos: Este é um dos elementos dos que compõe os objetos, cada objeto possui seus
próprios métodos. O método é composto de um código ABAP que é acionado através das tarefas dos workflow. Todas as tarefas necessitam de um método para que seja identificado o código de programa ABAP a ser executado, ou seja, o método identifica a ação a ser tomada em uma determinada tarefa, como por exemplo, a liberação de um pedido de compra.
Atributos: Este é mais um dos elementos que compõe os objetos e como os métodos,
cada objeto possui seus atributos. Os atributos são características dos objetos, que podem ser acessadas pelo workflow em tempo de execução para obter, por exemplo, a unidade de medida de um material ou os centros de custo de um pedido.
Estrutura Organizacional: Para que as tarefas sejam encaminhadas para os usuários, é
necessário identificar os possíveis agentes para a tarefa. Estes possíveis agentes podem ser separados por organização, centro, departamento de acordo com a necessidade do processo. Esta separação é efetuada através da utilização de estruturas organizacionais, onde podemos separar os grupos de usuários, e assim utilizar estes grupos em conjunto com as tarefas.
Containers: Desde o início até o termino do processamento de um workflow, as
informações utilizadas pelas tarefas do workflow ficam armazenadas em áreas de memória denominadas containers. Estas áreas são necessárias para que seja possível efetuar troca de informações entre as tarefas e também para armazenar o resultado de processamentos efetuados em background.
SAP Business Workplace
O SAP Business Workplace é a ferramenta de comunicação utilizada dentro do sistema R/3 para enviar e visualizar mensagens ou executar tarefas de workflow. Esta ferramenta pode ser acessada através da transação SBWP e possui características muito parecidas com programas de correio eletrônico conforme pode se observar na figura abaixo:
A “Caixa de Entrada” é onde se encontram todos os documentos e tarefas de workflow. Existem sub-pastas que permitem dividir os itens entre documentos (mensagens não executáveis) e workflow (mensagens executáveis). Dentro da pasta de workflow existem outras pastas que são utilizadas para separar as mensagens de workflow, onde podem ser facilmente identificadas as mensagens agrupadas por tarefa, mensagens que estão com sua execução atrasada e demais pastas. Para visualizar uma mensagem, basta seleciona-la e suas informações aparecerão no quadro direito inferior.
Para os documentos recebidos, estes podem ser eliminados da caixa de entrada, onde após selecionar o documento, basta clicar no botão de lixeira.
Para as mensagens de workflow, estas somente serão eliminadas da caixa de entrada após a sua execução. Estas mensagens podem ser executadas através de um duplo clique, ou selecionado a mensagem desejada pressionando o botão executar.
Configurações Básicas
Para que o workflow possa ser utilizado corretamente, é necessário executar o customizing do workflow para que sejam configuradas as interfaces de comunicação e algumas características referentes à novos workflows criados e jobs utilizados. Este customizing é efetuado através da transação SWU3 e deve ser feito para todos os clients que necessitarem da utilização do workflow. Segue abaixo a tela da transação de customizing do workflow:
Quando a transação é acessada pela primeira vez, muito provavelmente todos os itens referentes ao “Sistema Tempo Execução Workflow” e “Ambiente Desenvolvimento
Workflow” não estarão customizados. Para agilizar o processo, pode ser
utilizado o botão “Customizing Automático”, assim 80% da customização necessária é efetuada automaticamente, restando apenas alguns itens a serem customizados. Caso ocorram problemas com o customizing automático será exibido um log com as mensagens de erro encontradas durante a customização.
Para verificar se o workflow já pode ser utilizado, executar um primeiro teste, através do botão “Testar Destino RFC”. Ao executar este teste, deverá aparecer a seguinte mensagem:
Caso seja apresentada a mensagem acima, poderá ser efetuado outro teste através do botão “Executar Workflow Verificação”, onde será encaminhada uma mensagem para a caixa de entrada do seu SAP Business Workplace. Após a clicar no botão, aparecerá uma tela informando que está disponível na caixa de entrada uma tarefa de decisão do usuário e algumas informações sobre o resultado do teste e como proceder para finaliza-lo. Basta clicar no símbolo para que seja acessada a sua caixa de entrada no SAP Business Workplace.
Se os testes efetuados não apresentarem problemas, o ambiente já estará pronto para executar workflows e encaminhar suas tarefas para os responsáveis envolvidos no processo. Caso contrário, verifique as mensagens do customizing automático e verifique quais itens não tiveram sucesso, tentando assim configurar separadamente os itens que apresentaram problemas.
Business Objects (Objetos)
O principal elemento dentro de um workflow é o Business object (objetos), pois, através dele podemos obter informações sobre o principal elemento tratado dentro de um processo. Objetos são compostos de informações que podem ser acessadas através de uma chave única que identifica sua instância. As características dos objetos são preenchidas em tempo de execução a partir do momento que elas recebem a instância a ser tratada, ou seja, é informada a identificação do objeto para que as informações possam ser acessadas. Os objetos são visualizados e editados através da transação SWO1, conforme tela abaixo:
Os objetos podem ser pesquisados (F4) de acordo com sua descrição ou também de acordo com a aplicação, pressionando o botão “Aplicações SAP”, onde poderá ser selecionado o módulo desejado e assim localizar o objeto desejado conforme a figura a seguir.
