Manual Endorsia Outubro 2006

Manual Endorsia

Outubro 2006

Índice

1

L

OG

–

IN

&

N

AVEGAÇÃO

... 2

1.1

L

OG

-

IN

... 2

1.2

N

AVEGAÇÃO PELO SISTEMA

... 3

2

P

ROCURA DE

P

RODUTOS

... 4

2.1

R

ESULTADO DA

P

ROCURA

... 5

2.2

D

ETALHES DO

I

TEM

... 6

2.3

P

EDIDO

R

ÁPIDO

... 7

2.4

L

ISTAS

P

ESSOAIS

... 8

2.5

L

ISTAS

C

ORPORATIVAS

... 9

2.6

R

EQUISIÇÃO FORA DE CATÁLOGO

... 9

3

R

ESUMO DA

R

EQUISIÇÃO

... 10

3.1

R

ASCUNHO DAS

R

EQUISIÇÕES

... 12

4

H

ISTÓRICO DO

P

EDIDO

... 13

5

D

OWNLOAD DE

P

EDIDOS

... 15

6

I

MPORTAR

L

ISTAS

... 17

7

C

ONTA

... 19

1 Log – in & Navegação

1.1 Log - in

Abrir o navegador de internet e aceder a seguinte URL:

https://endorsia.mro.com

Nota: Antes de entrar no sistema, é possível modificar o idioma, marcando o botão:

e aparecera uma nova janela para escolher o idioma. Para manter o idioma por defeito, basta salvá-lo como „Guardar como preferência”.

Entrar com o nome e senha e clicar em .

Após seleccionado o fornecedor e tipo de pedido o sistema lhe levá-lo-á à janela de procura de pedidos. A partir de então se poderá ir às demais áreas através do seguintes ícones:

No caso de já existir algum item na requisição, a quantidade de itens e o valor total da requisição figuram na janela como:

1.2 Navegação pelo sistema

À direita da janela existem quatro ícones, que são: - volta à janela de entrada de ENDORSIA

- através de este ícone é possível ir a todos os menus das principais funções: Produtos, Conta e Histórico do Pedido.

- indo ao perfil, pode-se visualizar e alterar as informações do utilizador, dos fornecedores, tipo de pedido e número de conta.

2 Procura de Produtos

Para procurar artigos no catálogo pode-se utilizar a procura por descrição do item via

ou por navegação por categorias via

Entrar com a descrição do artigo em

- utilizado para procurar artigos cuja exacta descrição não é conhecida. Nestes casos adicionar * à descrição abreviada do artigo e marcar “Palavras chaves” para fazer a consulta.

+ - se a exacta descrição do artigo é conhecida, informar o artigo e marcar o “código do artigo” + “Resultado Exacto” para fazer a consulta.

+ - através de esta opção o sistema busca todos os artigos que comecem com a descrição indicada.

+ - através de esta opção o sistema busca todos os artigos que contêm a descrição indicada.

Procura por categorias de produtos. Se a descrição do artigo é totalmente desconhecida é possível fazer uma consulta através de esta opção.

2.1 Resultado da Procura

O resultado da procura será mostrado com algumas informações básicas. Informação de preço e disponibilidade, assim como mais detalhes do artigo pode ser conseguido directamente na coluna da direita com o botão (ver Detalhes do Item).

- Os artigos podem ser adicionados à requisição ‚Resumo da Requisição’ marcando os artigos escolhidos na coluna da esquerda e pulsando “Adicionar à Requisição” . A quantidade e data de entrega requerida são directamente informados nos campos correspondentes. Se nenhum valor for inserido, o sistema assumirá automaticamente a quantidade mínima. - Para facilitar futuras procuras de artigos e ser possível

encontrá-los directamente, podem ser armazenados nas ‚Listas Pessoais’. Via uma janela é aberta para que se possa criar novas listas ou eleger entre as que já existem. - através da opção “comparar” pode-se comparar até 4 itens, marcando-os com a coluna da esquerda.

- através deste botão, o preço e disponibilidade dos artigos marcados na coluna da esquerda são mostrados em tempo real (máximo de 4 artigos ao mesmo tempo).

Ao clicar neste botão, permite-se fazer programações de entrega para o respectivo artigo. No caso de haver uma programação de entrega já definida, a palavra

aparece marcada. Esta funcionalidade somente existe para INA.

2.2 Detalhes do Item

Em esta secção, informações detalhadas do item são mostradas, a parte do preço e disponibilidade.

Nota: um link à INA/FAG MEDIAS-Data está incluído em

Informações como desenho do produto, dados técnicos, desenhos CAD podem ser encontradas através desta ferramenta.

Da janela “Detalhes do Item” pode-se enviar os artigos ao “Resumo da Requisição”.

Disponibilidade Principal: disponibilidade real do produto

Disponibilidade Secundaria: disponibilidade secundaria que pode ser alterada

Armazém Alemanha: disponibilidade real do produto no armazém da Alemanha

Nota: A reserva do produto elegido não será cumprida até que a requisição seja finalizada e enviada ao sistema de INA/FAG (ver Processo de Requisição).

2.3 Pedido Rápido

Se as descrições dos artigos são conhecidas, estes podem ser directamente inseridos aqui e enviados ao “Resumo da Requisição” com as respectivas quantidade e datas de entregas requeridas. A vantagem do pedido rápido é o envio directo ao “Resumo da Requisição” de diferentes artigos. A verificação de preço e disponibilidade é feita posteriormente para economizar tempo. Se necessário pode-se fazer a verificação do preço e disponibilidade em “Resumo da Requisição”.

Dica: através do botão uma lista de produtos pode ser importada desde seu PC. Esta funcionalidade permite a economia de tempo de entrar os artigos um a um (Ver Importar Lista).

escolha # item fornec para enviar correctamente os artigos ao “Resumo da Requisição”.

Simultaneamente uma data de entrega requerida pode ser atribuída a vários itens. Para isto deve-se entrar a data ou eleger de e aplicar aos itens seleccionados.

Clicando neste botão os itens são adicionados ao “Resumo da Requisição” que será imediatamente aberto para proceder à “verificação de Saída”.

2.4 Listas Pessoais

Nesta secção é possível criar sua própria lista de artigos. Este processo facilita a procura de itens. Simplesmente marcando o item requerido y adicionando-o à Lista de Compra. Várias listas podem ser criadas seguindo os critérios estipulados pelo utilizador, tais como: grupo de produtos, programação de entregas, clientes finais, etc.

Para adicionar itens às listas, procurar os itens através das secções de procura de artigos,

pedido rápido ou importar lista e marcar com o botão . Para criar

uma nova lista, deve-se apenas “clicar” na seta e o sistema abre uma nova janela onde a lista pode ser criada.

Informar nos correspondentes campos: e , pressionar e

automaticamente a lista está activa. Para activar determinada lista, marcar a lista existente

A lista requerida pode ser seleccionada e editada. Para enviar itens à “Resumo da Requisição”, a coluna da esquerda deve ser marca e a quantidade e data de entrega requerida informadas.

Entrar um nome e uma descrição e confirmar com .

2.5 Listas Corporativas

Estas listas são criadas pelo administrador do sistema e devem ser atribuídas a todos ou a determinados utilizadores. Para isto o administrador deve entrar na sua secção de administrador onde pode criar suas próprias listas. O administrador também pode atribuir listas já existentes a todos ou a alguns utilizadores.

2.6 Requisição fora de catálogo

Produtos que não podem ser encontrados via catalogo, podem ser solicitados ao departamento operacional de INA. Esta requisição é enviada a um assistente de INA que se responsabiliza em enviar uma resposta o mais breve possível.

3 Resumo da Requisição

Todos os itens que compõe o pedido devem estar no resumo da requisição. Este é o passo inicial para continuar com o processo de finalização do pedido. Aqui pode-se revisar os dados e alterar dados e actualizá-los se necessário.

Alterações de quantidade, data de entrega e unidade de embalagem podem ser realizadas nos respectivos campos. Após realizar todas as alterações, é importante que as confirme via

. Também é possível atribuir uma data de entrega requerida simultaneamente às posições seleccionadas.

Preços marcados em vermelho indicam que o preço e disponibilidade não estão actualizados. Os pedidos podem ser enviados sem que esta informação esteja actualizada. O preço neto e a disponibilidade serão registrados quando se registre o pedido no sistema do fornecedor.

Uma nova solicitude de preço e disponibilidade pode ser realizada via ou realizada para

todo o resumo da requisição ou para as linhas marcadas, via

Exclusão de uma posição pode ser feita via , ou pode-se marcar as posições a serem

Se nenhuma modificação de método de pagamento ou método de entrega for necessária, pode-se proceder directamente à “Revisão da Requisição” informando no campo o numero do pedido do cliente.

Se um distinto endereço de entrega for necessário então se deverá proceder à finalização

do pedido passando pela janela de via

.

Para seleccionar um endereço de entrega diferente basta abrir a opção de “Endereço de Entrega” e eleger o endereço requerido.

No campo entrar com seu numero de pedido.

Nesta secção é possível revisar outra vez mais as informações do pedido e concluir o

processo via .

Se necessário vários “Resumos da Requisição” podem ser criados. Os resumos activos podem ser guardados na secção de “Rascunhos de Pedidos” via

. Então uma nova requisição pode ser criada.

3.1 Rascunho das Requisições

Todos os rascunhos das requisições podem ser seleccionados via .

Os dados são editados de maneira usual. Para activar uma requisição, deve-se utilizar o

botão e continuar o processo de finalização do pedido como

explicado anteriormente.

Nota: Se uma requisição estiver activa e se deseja cambiar o fornecedor o tipo de

pedido, a seguinte mensagem será enviada. Ao marcar a opção “SIM”, a requisição será guardada em um rascunho e deixará de estar activa.

4 Histórico do Pedido

Nesta secção Histórico do Pedido é possível listar os pedidos de compra de acordo com vários critérios de procura. E aceder às informações detalhadas do estado do pedido. Adicionalmente o pedido de compra pode ser baixado para o seu próprio PC.

Após eleger o fornecedor, a procura pode ser realizada via vários critérios como por exemplo: número do pedido, material data do pedido ou período de tempo determinado.

Os resultados da procura serão listados a seguir e mais informações a nível do pedido podem ser consultadas (ver abaixo).

com este link os dados do resumo do pedido serão recuperados:

com este botão os detalhes da entrega serão mostrados:

Com os botões de é possível fazer um download dos pedidos

5 Download de Pedidos

Através da opção “Fazer download da selecção” é possível mportar as informações dos pedidos ao sistema (computador) do cliente.

Após seleccionar o fornecedor, deve-se fazer uma procura dos pedidos de acordo com vários critérios de procura. Como resultado os pedidos serão listados.

Desde aqui o processo de download do pedido pode ser iniciado. Primeiramente seleccionar os pedidos que serão baixados através da coluna da esquerda, depois “clicar” no

botão .

Os dados são importados como arquivo .csv (.ORH – Formato), por esta razão diferentes delimitadores de texto e qualificador de texto podem ser seleccionados. O endereço do e-mail informado ao qual se vai enviar o arquivo pode ser modificado manualmente e

Uma mensagem de confirmação aparece a seguir:

Receberá por e-mail uma mensagem de ocs.support@mro.com com o seguinte assunto ‚Order History Download: supplier…’. Abrir o e-mail que contém o “link” a um arquivo com os detalhes do pedido, que pode ser guardado no computador. O arquivo guardado está em formato “zip”.

Ao abrir o arquivo .csv automaticamente aparecerá as informações do pedido, que podem ser editadas.

6 Importar Listas

Com a função de importar listas é possível importar pedidos que contenham no máximo 200 linhas directamente ao seu sistema. E partir de então ser enviada ao “Resumo da Requisição” para depois ser finalizado o pedido. Com esta possibilidade já não é mais necessário entrar com o item duas vezes.

Dica: Estas listas também podem ser importadas e guardadas nas listas pessoais de acordo com critérios estabelecidos como por exemplo: grupo de produtos, planificação de entrega. Este processo economiza tempo para nova procura.

Ao “clicar” em o sistema entra directamente na secção de “Pedido Rápido” .

para abrir o modelo Excel utilizar o link

depois o modelo pode ser guardado ou directamente aberto

se o sistema pergunta, as macros devem ser activadas ao abrir o arquivo

formatar a data requerida deve ser a mesma que utiliza o sistema formatar o campo com “Semicolon” (ponto e vírgula).

entrar com o artículo na coluna B, a quantidade requerida na coluna E a data requerida na coluna G. As demais informações são opcionais e o campo pode permanecer vazio. salvar a lista no PC

Importante: Salvar a lista somente através da opção

após salvar o arquivo, fechá-lo e voltar ao Endorsia para seleccionar o ficheiro guardado.

antes de importá-lo, verificar que o “Ponto e vírgula” seja seleccionado como delimitador.

para importar “clicar” em

a lista será incluída no sistema e pode ser adicionada ao “Resumo da requisição” ou às “Listas Pessoais”.

7 Conta

Os dados pessoais do utilizador podem ser encontrados aqui. Estes dados são predeterminados pelo administrador do sistema. Mudança de chave pode ser realizada desde aqui.

No caso de haver diferentes números de conta, pode-se definir uma por defeito.

O método de pagamento é predefinido por INA/FAG.

Nesta secção pode-se definir um endereço de entrega por defeito, seleccionando-o e enviando-o com o botão .

Se existe uma lista de preço de um determinado cliente final atribuída ao seu utilizador, é possível adicionar esta lista ao itens como referencia adicional em Endorsia. Para além de aceder aos preços e processá-los como pedidos.

A entrada é possível quando em detalhes do item, pedido rápido, listas de compras, rascunho da requisição ou em resumo da requisição, o ícone aparece. “Clicando” em uma pequena janela será aberta, onde pode-se informar o nome da lista de preço.

Entrar com o nome da lista de preço em e . O botão será

substituído pelo botão . Se ao colocar o cursor em cima do botão aparece numa

pequena janela o nome da lista de preço seleccionado.

A imagem de “Ref. adicional” está disponível durante todo o processo e em estado de

8 Tipo de Lista de Preço

Se existe uma lista de preço de um determinado cliente final atribuída ao seu utilizador, é possível adicionar esta lista ao itens como referencia adicional em Endorsia. Para além de aceder aos preços e processá-los como pedidos.

A entrada é possível quando em detalhes do item, pedido rápido, listas de compras, rascunho da requisição ou em resumo da requisição, o ícone aparece. “Clicando” em uma pequena janela será aberta, onde pode-se informar o nome da lista de preço.

Entrar com o nome da lista de preço em e . O botão será

substituído pelo botão . Se ao colocar o cursor em cima do botão aparece numa

pequena janela o nome da lista de preço seleccionado.

A imagem de “Ref. adicional” está disponível durante todo o processo e em estado de