CÓDIGO:
PO-AM-DH-010
DECLARAÇÃO E PAGAMENTO DE ENCARGO
DATA DE APROVAÇÃO: 23/10/2015 Ver: 001 Pg.: 1/2 CONTROLE DE COPIA:
ESTE DOCUMENTO É UMA COPIA CONTROLADA, SOMENTE VÁLIDO NA FORMA ELETRÔNICA
ELABORADOR: Verena Félix APROVADOR: Sandra Rêgo VALIDAÇÃO DA QUALIDADE: Denise Giroto 1. OBJETIVO
Estabelecer a rotina, diretrizes e prazos para processamento e recolhimentos dos encargos trabalhistas incidentes sobre a folha de pagamento.
2.DEFINIÇÃO E CONCEITO
DARF - Documento de Arrecadação de Receitas Federais; DHO – Desenvolvimento Humano Organizacional; GRF - Guia de Recolhimento do FGTS;
GPS – Guia de recolhimento á Previdência Social;
SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social; ICP- Infraestrutura de Chaves Públicas;
NF – Nota Fiscal;
RECEITA FEDERAL DO BRASIL - é um órgão específico, subordinado ao Ministério da Fazenda. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES
Atividades Responsabilidades/ Autoridades
Receber e lançar notas fiscais enviadas pela contabilidade
Analista RH/Supervisão Imprimir Folha de Pagamento Final e Relatório de INSS no sistema Rubi
Importar a folha do Rubi para o sistema SEFIP
Emitir relatório analítico do FGTS e INSS do sistema SEFIP Realizar conferência dos dados sistema Rubi x SEFIP Realizar o fechamento do movimento
Emitir as guias de pagamento
Salva arquivos de back up na rede coorporativa
Emitir a solicitação de pagamento (centro de custo) e enviar para o financeiro Receber comprovantes de pagamento e arquivar
Emitir relatórios de folha de pagamento para recolhimento do IRRF
4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS
4.1. RECEBER E LANÇAR AS NOTAS FISCAIS ENVIADAS PELA CONTABILIDADE
Para inicio dos encargos é necessário lançar no sistema RUBI as notas fiscais de prestadores pessoas físicas (autônomos ou equiparados) recebidas pela contabilidade.
No primeiro momento é preciso cadastrar o prestador como TERCEIRO, para isso é necessário acessar o RUBI na tela inicial clicar em “Colaboradores => Ficha Cadastral => Terceiro”. No segundo
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momento deve-se lançar a NF, no sistema RUBI clicar em “Cálculos => Terceiros => Pagamento Pessoa Física”, emitir o RPA e enviar para contabilidade.
4.2. IMPRIMIR FOLHA DE PAGAMENTO FINAL E RELATÓRIO DE INSS NO SISTEMA RUBI
Para iniciar o calculo dos encargos é necessários imprimir os relatórios da folha de pagamento e INSS através do sistema Rubi:
4.2.1 RELATÓRIO DA FOLHA DE PAGAMENTO:
Abrir o Sistema de Folha de Pagamento, na página inicial, clicar na opção “Cálculos =. Relatórios => Operacionais => 001 - Relação calculo organograma”, utilizar o final do relatório com as informações finais de cada filial.
4.2.2 RELATÓRIO INSS:
Abrir o Sistema de Folha de Pagamento, na página inicial, clicar na opção “Impostos => Previdência => Relação => INSS”, esse relatório deverá ser impresso por filial.
4.3 IMPORTAR A FOLHA DO RUBI PARA O SISTEMA SEFIP
Nesta etapa deveremos importar as informações para o sistema SEFIP:
Acessar Sistema de Folha de Pagamento – selecionar a empresa e o cálculo desejado, clicar em– “Menu => Impostos => Fundo de Garantia => SEFIP => Gerar” , clicar em seleção, incluir filial, e processar. No programa SEFIP “clicar em Importar folha => meu computador => arquivos de programa => caixa”.
4.3 EMITIR RELATÓRIO ANALÍTICO DO FGTS E INSS DO SISTEMA SEFIP
Deverá ser impresso o relatório do FGTS e INSS do sistema SEFIP para verificar se confere com os relatórios impressos do sistema de Folha de Pagamento.
4.3.1 PARA EMITIR OS RELATÓRIOS FGTS
No sistema SEFIP, clicar em “relatórios – movimento - analítico GRF”.
4.3.2 PARA EMITIR OS RELATÓRIOS INSS
Para emitir relatório INSS clicar em “relatórios – movimento- comprovante de declaração à previdência”.
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4.3.3 REALIZAR CONFERÊNCIA DOS DADOS SISTEMA RUBI X SEFIP
Nesta etapa é necessário conferir se os relatórios de FGTS e INSS gerados no sistema da folha de pagamento conferem com os relatórios gerados no sistema da SEFIP. Após a importação, deve – se conferir os valores de deposito de FGTS e a base de calculo do mesmo, bem como conferir o calculo de INSS parte empresa, empregados, terceiros, FAP, dedução licença maternidade e salário família.
Caso identifiquem-se divergências entre os relatórios será necessário corrigir os erros no sistema de Folha de Pagamento e importar novamente para SEFIP.
4.4 REALIZAR O FECHAMENTO DO MOVIMENTO
No sistema SEFIP deve-se clicar em “movimento => executar +>salvar no diretório (Computador, caixa , sefip e salvar).
4.5 ENVIAR ARQUIVO SEFIP NA CONECTIVIDADE SOCIAL
Para enviar o arquivo SEFIP e necessário acessar a pagina da conectividade social (www.caixa.gov.br/empresa/conectividadesocial). Na conectividade, inserir a senha do certificado digital, em seguida clicar em “Caixa Postal- nova mensagem- selecionar o serviço de enviar o de arquivo SEFIP- clicar em continuar - selecionar o município de arrecadação – anexar o arquivo e enviar. Posteriormente salvar o protocolo de envio no diretório (Bizantino - DHO- Administração de Pessoal-setor pessoal – Impostos- FGTS- SEFIP ) e salvar arquivo IPC no diretório (Bizantino - DHO- Administração de Pessoal-setor pessoal – Impostos- FGTS- SEFIP ) .
4.6 EMITIR GUIAS PARA PAGAMENTO
Após o envio do arquivo SEFIP é necessário emitir as guias de FGTS e INSS para pagamento.
• Para imprimir GRF
No sistema SEFIP acessar (relatórios – arquivo ICP - busca o arquivo em meu computador arquivos de programa - CAIXA –imprimir guias).
• Para imprimir GPS
No sistema SEFIP deve –se acessar (relatórios – movimento - GPS).
4.7 EFETUAR CORREÇÃO DA GPS DAS EMPRESAS/FILIAIS CUJO FAP’S CONTENHAM 04 CASAS DECIMAIS
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A SEFIP não considera as quatro casas decimais após as vírgulas constantes no FAP, neste caso é necessário desconsiderar a GPS do sistema SEFIP e emitir uma nova GPS pelo site da previdência social, recalculando considerando esses números.
4.8 SALVAR ARQUIVOS DE BACK UP NA REDE COORPORATIVA
É obrigatório salvar os arquivos dos impostos na rede coorporativa, para isso, no sistema SEFIP, acessar “ferramentas - fazer backup” e salvar na rede “ Bizantino – DHO – Administração de pessoal – setor pessoal – Impostos – FGTS- SEFIP”. Posteriormente salvar no mesmo diretório os relatórios (Analítico da GRF, RE- Relação de Trabalhadores, Comprovantes de Declaração á Previdência, GPS e Analítico de GPS) na SEFIP no caminho “Relatórios –Movimento”).
4.9 EMITIR A SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO (CENTRO DE CUSTO) PARA APROVAÇÃO DA COORDENAÇÃO E ENVIO PARA O FINANCEIRO
• FGTS:
Acessar o sistema de Folha e Pagamento e emitir o centro de custo no caminho “Cálculos – relatórios – operacionais – relação cálculo – 104- solicitação de pagamentos eventos- no campo evento colocar o evento 300 e 393”. Gerar o relatórios em duas vias juntamente com GRF, uma deve ser enviada ao financeiro, devidamente aprovada pela coordenação e outra deverá ser arquivada no DHO.
• INSS:
Acessar o sistema de Folha e Pagamento e emitir o centro de custo no caminho “Cálculos – relatórios – operacionais – relação cálculo – 104- solicitação de pagamentos eventos- no campo evento colocar o evento 302”. E posteriormente realizar o centro de custo no Excel, imprimir o relatório em duas vias, uma deve ser enviada ao financeiro devidamente aprovada pela coordenação juntamente com a GPS e outra deverá ser arquiva no DHO.
4.10 RECEBER COMPROVANTES DE PAGAMENTO E ARQUIVAR
O DHO receberá por e-mail do financeiro os comprovantes de pagamento do FGTS e INSS e deverá juntar a GRF e a GPS e providenciar o arquivamento físico.
4.11 EMITIR RELATÓRIOS DE FOLHA DE PAGAMENTO PARA RECOLHIMENTO DO IRRF
Para efetuar o pagamento do IRRF, será necessário imprimir relatórios de imposto de renda no sistema de folha de pagamento:
Abrir o Sistema de Folha de Pagamento, na página inicial, clicar na opção “Cálculos – Relatórios -Operacionais – Relação calculo – 004 relação evento, no campo evento inserir 304, 306,308”.
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4.11.1REALIZAR A CONFERÊNCIA DOS VALORES
Nesta etapa é necessário conferir se os valores e IRRF foram gerados corretamente pelo sistema de Folha de Pagamento. Caso apareçam divergências no relatório será necessário corrigir os erros no sistema de Folha de Pagamento e gerar os relatórios novamente.
4.11.2 EMITIR O DARF PARA PAGAMENTO
Após conferência deve –se acessar o site da Receita Federal clicar em “ emissão de DARF- Pessoa Jurídica – incluir os dados da empresa e gerar o DARF”.
Após gerar o DARF, seguir o mesmo procedimento de emissão de centro de custo e pagamento e INSS e FGTS.
5. REGISTROS
Identificação Armazenamento/
Recuperação Proteção Tipo
Tempo de
Retenção Descarte
DARF Arquivo DHO Pasta Pasta 20 anos Lixo comum
GPS Arquivo DHO Pasta Pasta 20 anos Lixo comum
FGTS Arquivo DHO Pasta Pasta 20 anos Lixo comum
Comprovante de
pagamentos Arquivo DHO Pasta Pasta 20 anos
Lixo comum
6. DOCUMENTOS EXTERNOS
CLT – CONSOLIDAÇÃO DAS LEIS DO TRABALHO. 7. ANEXOS
FL-AM-DH-017 DECLARAÇÃO E PAGAMENTOS DE ENCARGOS 8. HISTÓRICO DE REVISÕES
Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis
