AÇÕES. Estabelecer critérios e procedimentos relativos às prestações de contas referentes à matéria de pessoal dos Serviços Extrajudiciais.

(1)

Proposto por:Proposto por:Proposto por:Proposto por:

Equipe do Serviço de Pessoal Extrajudicial (SEPEX)

Analisado por: Analisado por: Analisado por: Analisado por:

Diretor da Divisão de Pessoal (DIPES)

Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por:

Diretor-Geral da Diretoria Geral de Administração (DGADM) ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.

Base Normativa Base NormativaBase Normativa

Base Normativa Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página: Ato Executivo nº 2.950/2003

Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003

Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRAD----DGADMRADRADDGADMDGADMDGADM----026026026026 02 020202 1111 de de de de 12121212

1 11

1 OBJETIVOOBJETIVO OBJETIVOOBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos relativos às prestações de contas referentes à matéria de pessoal dos Serviços Extrajudiciais.

2 22

2 CAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIACAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO EVIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Divisão de Pessoal da Diretoria Geral de Administração (DGADM/DIPES), bem como provê orientações a servidores das demais unidades organizacionais (UO) que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 09/12/2013.

3 33

3 DEFINIÇÕEDEFINIÇÕESDEFINIÇÕEDEFINIÇÕESS S TERMO TERMO TERMO

TERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO DEFINIÇÃO

Autos Base física do processo judicial ou administrativo.

Documento Informação e o meio no qual se contém.

Expediente Qualquer documento protocolizado, cadastrado e sem

capa. Sistema de Protocolo

Administrativo (PROT)

Sistema informatizado de protocolo, que registra o

andamento de expedientes e de processos

administrativos do PJERJ. Sistema Histórico

Funcional (SHF)

Aplicativo do sistema informatizado para cadastramento e controle de assentamentos dos funcionários e servidores.

Sistema Histórico de Serventias (SHS)

Aplicativo do sistema informatizado para cadastramento e controle de dados de Serventias.

Serviço Extrajudicial

Serviço exercido em caráter privado, por delegação do poder público, voltado para a prática de atos notariais e de registros (Constituição Federal, art. 236).

Prestação de Contas de Pessoal

Comprovação do pagamento de salários, recolhimentos previdenciários e FGTS dos celetistas do Serviço Extrajudicial.

Prestação de Contas Eletrônica

Comprovação do pagamento de salários, recolhimentos previdenciários e FGTS dos celetistas do Serviço Extrajudicial por parte dos R/E’s não remunerados pelos cofres públicos encaminhados por meio eletrônico.

(2)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

Base Normativa Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão: Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página: Ato Executivo nº 2.950/2003

Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRAD----DGADMRADRADDGADMDGADMDGADM----026026026026 02 020202 22 de 22de de de 12121212

4 44

4 REFERÊNCIASREFERÊNCIAS REFERÊNCIASREFERÊNCIAS

• Lei Federal nº 8935, de 18/11/1994 - Regulamenta o art.236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro

• Consolidação Normativa da Corregedoria Geral da Justiça (CNCGJ) – Parte Extrajudicial;

5 55

5 RESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRAISRAIS FUNÇÃO

FUNÇÃO FUNÇÃO

FUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE Diretor da Divisão de

Pessoal da Corregedoria (DGADM/DIPES)

• Planejar, supervisionar e orientar as atividades realizadas pelos

serviços da DIPES;

• supervisionar a equipe no desempenho de suas funções;

• analisar os indicadores de desempenho gerados pelo SEPEX e

apontar a necessidade de adaptações para agregar eficiência e eficácia ao processo de trabalho.

Chefe do Serviço de Pessoal Extrajudicial (DIPES/SEPEX)

• Conferir o processamento diário;

• implementar e gerenciar as ações necessárias para a realização

das atividades descritas no processo de trabalho;

• esclarecer as dúvidas dos servidores e distribuir as tarefas para

garantir a celeridade no atendimento;

• colher dados mensais para compor os indicadores, no

desempenho e acompanhamento das atividades;

• propor à Diretoria iniciativas para a otimização do processo de trabalho.

Processantes

• Capacitar-se continuamente para a apropriada realização dos

trabalhos;

• executar as tarefas descritas nos processos de trabalho, de

acordo com o planejamento e as normas;

• comunicar imediatamente ao Chefe de Serviço os problemas

que não puderem solucionar;

• sugerir mudanças no processo de trabalho para a melhoria das

atividades. Serviço de Arquivo e Expediente, da Diretoria Geral de Administração (DGADM/SEARQ) • Arquivar os processos. 6 66

(3)

6.1 6.16.1

6.1 Objetivando aperfeiçoar a fiscalização nos serviços extrajudiciais não oficializados / privatizados vagos ou sob intervenção, bem como estruturar e regulamentar a conduta a ser exigida dos seus respectivos gestores, a prestação de contas por parte dos gestores de tais serviços tornou-se obrigatória, através do Provimento CGJ nº 31/2007, de 01/08/2007, encontrando-se atualmente regulada pelos artigos 50, 51 e 57 da Consolidação Normativa da Corregedoria – Parte Extrajudicial.

6.2 6.26.2

6.2 Os R/E’s não remunerados pelos cofres públicos deverão prestar contas eletronicamente através do site do Tribunal de Justiça.

6.3 6.36.3

6.3 As prestações de contas de R/E’s remunerados pelos cofres públicos e de Interventores em Serviço Extrajudicial não Oficializado/Privatizado serão físicas e deverão seguir os seguintes procedimentos referentes à matéria de pessoal.

6.4 6.46.4

6.4 As prestações de contas relativas aos meses de fevereiro, maio, agosto ou novembro, são recebidas pela DIPES, devidamente autuadas. As relativas aos meses de março e abril são juntadas nos autos do mês de fevereiro; as de junho e julho, nos autos do mês de maio; as de setembro e outubro, nos autos do mês de agosto; e as de dezembro e janeiro, nos autos do mês de novembro.

6.5 6.56.5

6.5 Caso não haja pendências nas prestações dos meses de fevereiro, maio, agosto ou novembro, os autos ficarão sobrestados, aguardando os meses citados no item 6.4 para a finalização.

6.5.1 6.5.16.5.1

6.5.1 Caso o serviço extrajudicial vier a vagar em um mês diferente de fevereiro, maio, agosto ou novembro, a primeira prestação de contas poderá ser autuada no mês da vacância, não obedecendo à regra do item 6.4.

7 77

7 PROCESSARPROCESSAR AS PRESTAÇÕES DE CONPROCESSARPROCESSAR AS PRESTAÇÕES DE CONAS PRESTAÇÕES DE CONAS PRESTAÇÕES DE CONTAS TAS FÍSICASTAS TAS FÍSICASFÍSICAS REFERENTES À FÍSICAS REFERENTES À REFERENTES À REFERENTES À MATÉRIA DE MATÉRIA DE MATÉRIA DE MATÉRIA DE PESSOAL

PESSOALPESSOAL PESSOAL

(4)

7.1 7.17.1

7.1 O Chefe do SEPEX recebe os autos.

7.2 7.27.2

7.2 Identifica o código do Serviço Extrajudicial e registra os dados da prestação de contas (mês/ano/processo) no Sistema Histórico de Serventias (SHS). Os expedientes referentes aos meses são processados conforme os dados que se seguem:

Fevereiro: juntados os meses de março e abril; Maio: juntados os meses de junho e julho;

Agosto: juntados os meses de setembro e outubro e

Novembro: juntados os meses de dezembro e janeiro do ano seguinte.

7.3 7.37.3

7.3 Encaminha os autos ao processante para que ele possa verificar se contém cópias dos documentos obrigatórios: Anexo I-A, recibos de pagamento de salário, guias do Instituto Nacional de Previdência Social (INSS) e Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS) e confrontar os recibos de pagamentos de salários com:

Dados do SHS e Sistema Histórico Funcional (SHF): quantidade, cargos e funções;

convenção coletiva do ano da prestação e

número de empregados constantes na guia de FGTS. 7.4

7.47.4

7.4 Havendo divergências, o processante solicita cópias dos documentos faltantes, por contato telefônico, expedição de ofício /

e-mail ou aguarda

decisão ou cumprimento de exigência em outro processo, sempre registrando a pendência no SHS.

7.4.1 7.4.17.4.1

7.4.1 Recebe documentação complementar e junta nos autos ou apenas regulariza a pendência.

7.5 7.57.5

7.5 Caso não haja divergência, registra no SHS e aguarda a vinda das outras prestações a serem juntadas, conforme item 7.2.

(5)

7.6 7.67.6

7.6 Com a finalização do trimestre, não havendo divergência, o processante elabora informação e encaminha ao Chefe do SEPEX para apreciação.

7.7 7.77.7

7.7 O Chefe do SEPEX analisa a informação e encaminha ao Diretor da DIPES para posterior envio à DGADM, com vistas ao NUJAC para decisão.

7.8 7.87.8

7.8 O processante recebe o processo com decisão, registra no SHS a data da mesma e encaminha os autos ao Serviço de Arquivo e Expediente (SEARQ) para arquivamento.

8 88

8 VVERIFICAR VVERIFICAR ERIFICAR AS PRESTAÇÕES DE CONERIFICAR AS PRESTAÇÕES DE CONTAS ELETRÔNICAS REFEAS PRESTAÇÕES DE CONAS PRESTAÇÕES DE CONTAS ELETRÔNICAS REFETAS ELETRÔNICAS REFERENTES À MATÉRIA TAS ELETRÔNICAS REFERENTES À MATÉRIA RENTES À MATÉRIA RENTES À MATÉRIA DE PESSOAL

DE PESSOALDE PESSOAL

DE PESSOAL DOS SERVÇOS EXTRAJUDDOS SERVÇOS EXTRAJUDDOS SERVÇOS EXTRAJUDDOS SERVÇOS EXTRAJUDICIAIS PRIVATICIAIS PRIVATICIAIS PRIVATICIAIS PRIVATIVADOS/NÃO OFICIALIZIVADOS/NÃO OFICIALIZIVADOS/NÃO OFICIALIZIVADOS/NÃO OFICIALIZADOS ADOS ADOS ADOS VAGOS

VAGOSVAGOS VAGOS....

8.18.18.18.1 O Chefe do SEPEX elabora, anualmente, planilha descritiva com os Serviços Extrajudiciais Notariais e/ou Registrais vagos, dispondo de campos para lançamento confirmatório do envio pelos Responsáveis pelo Expediente, das cópias das Carteiras de Trabalho e Previdência Social dos empregados contendo as anotações dos valores dos reajustes aplicados, em conformidade com os percentuais fixados na Convenção Coletiva firmada entre o SINDINORERJ e SINOREG-RJ.

8 88

8....1.11.11.1 Recebida a documentação lança o número do processo na planilha. 1.1

8 88

8....222 O Chefe de serviço encaminha o processo ao processante para análise dos 2 lançamentos dos reajustes nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social, que deverão obedecer aos valores e percentuais fixados na Convenção Coletiva firmada entre os sindicatos convenentes.

8 88

8....333 Caso não sejam detectadas incorreções, procede às análises mensais das 3 prestações de contas enviadas, eletronicamente, que corresponderão ao período de janeiro a dezembro de cada exercício, verificando:

(6)

8.3 8.38.3

8.3....111 Quanto aos empregados individualizados, os seguintes tópicos: 1

nome e quantitativo de empregados; datas de admissão; cargo; designações; salários-brutos e salários-base. 8.3 8.38.3

8.3....222 Quanto aos lançamentos dos recolhimentos fundiários (FGTS) e 2 previdenciários (INSS) os seguintes itens:

quantidade de empregados;

competência de acordo com o mês e ano da prestação de contas eletrônica;

valor dos recolhimentos e data do recolhimento.

8 88

8....444 Não havendo inconsistências, certifica nos autos a conclusão da prestação de 4 contas eletrônica, lançando-se na rotina própria o sobrestamento dos autos até o lançamento da subsequente prestação.

8.5 8.58.5

8.5 Ao término de cada exercício, que compreenderá o período de janeiro a dezembro, o processante prestará informação nos autos, submetendo-os ao Chefe de Serviço, que proporá o arquivamento ao Diretor da Divisão, que determinará o envio do feito ao arquivo.

8 88

8....6 6 6 Havendo inconsistências, o processante solicita ao Serviço Extrajudicial e/ou 6 Notarial a adoção das seguintes providências:

envio das Carteiras de Trabalho e Previdência Social faltantes ou de partes delas quando encaminhadas incompletas e

(7)

esclarecimentos e/ou retificações necessárias quanto aos preenchimentos obscuros ou incorretos.

8.7 8.78.7

8.7 Não havendo inconsistências, procede-se conforme itens 8.4 e 8.5.

8 88

8....888 O não atendimento, parcial ou total, às solicitações deverá ser informado nos 8 autos e proposto o envio ao Núcleo dos Juízes Auxiliares da Corregedoria Geral da Justiça para adoção das medidas previstas na legislação.

9 99

9 PROCESSAR A SOLICITAPROCESSAR A SOLICITAÇÃO DO ENVIO DOS DOCPROCESSAR A SOLICITAPROCESSAR A SOLICITAÇÃO DO ENVIO DOS DOCÇÃO DO ENVIO DOS DOCÇÃO DO ENVIO DOS DOCUMENTOS FÍSICOS DAS UMENTOS FÍSICOS DAS UMENTOS FÍSICOS DAS UMENTOS FÍSICOS DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS

PRESTAÇÕES DE CONTASPRESTAÇÕES DE CONTAS

PRESTAÇÕES DE CONTAS ELETRONICASELETRONICASELETRONICAS REFERENTE À MATÉRIA ELETRONICAS REFERENTE À MATÉRIA REFERENTE À MATÉRIA REFERENTE À MATÉRIA DE PESSOALDE PESSOALDE PESSOALDE PESSOAL DOS SERVIÇOS EXTRAJU

DOS SERVIÇOS EXTRAJUDOS SERVIÇOS EXTRAJU

DOS SERVIÇOS EXTRAJUDICIAIS PRIVATIDICIAIS PRIVATIDICIAIS PRIVATIZDICIAIS PRIVATIZZZADOS/NÃO OFICIALIZADADOS/NÃO OFICIALIZADADOS/NÃO OFICIALIZADADOS/NÃO OFICIALIZADOS VAGOS.OS VAGOS.OS VAGOS.OS VAGOS. 9.1

9.19.1

9.1 O Chefe do SEPEX elabora, anualmente, planilha descritiva com os Serviços Extrajudiciais Notariais e/ou Registrais vagos, com o CRONOGRAMA para cobrança do envio de cópias dos documentos físicos referentes à PRESTAÇÃO DE CONTAS ELETRÔNICA-PARTE DE PESSOAL, tais como Recibos de pagamento, inclusive de férias, Guias de pagamento do FGTS e do INSS. A planilha o campo para lançamento confirmatório do envio pelos Responsáveis pelo Expediente, dos documentos solicitados.

9.2 9.29.2

9.2 Mensalmente, o Chefe de Serviço encaminha aos Serviços Extrajudiciais solicitação de envio da documentação especificando o mês da prestação de contas.

9. 9.9.

9.333 Recebida a documentação solicitada, o processante lança o número do 3 processo na planilha.

9. 9.9.

9.444 O processante recebe o processo para análise dos documentos enviados, 4 verificando o valor dos salários bruto e base, se o celetista faz jus ao triênio, assim como o valor deste.

(8)

9. 9.9.

9.555 Caso a documentação não apresente exigências informa no processo e o 5 encaminha ao Chefe de Serviço que proporá ao Diretor da Divisão a juntada ou apensação ao processo das inconsistências para o ano em referência.

9. 9.9.

9.666 Havendo exigências, o processante solicita ao Serviço Extrajudicial os 6 esclarecimentos/documentos/ retificações necessários.

9. 9.9.

9.777 Recebida a documentação sem exigências, segue-se o procedimento do item 7 9.5.

9. 9.9.

9.888 O não atendimento, parcial ou total, às solicitações deverá ser informado nos 8 autos e proposto o envio ao Núcleo dos Juízes Auxiliares da Corregedoria Geral da Justiça para adoção das medidas previstas na legislação.

10 1010

10GESTÃO DE REGIGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGIGESTÃO DE REGISTROSSTROSSTROS 10.2

10.210.2

10.2 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela unidade organizacional e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGOCÓDIGOCÓDIGO_CCD*_CCD*_CCD*_CCD* RESPON----RESPONRESPONRESPON_SÁVEL_SÁVEL_SÁVEL_SÁVEL _NAMENTO_NAMENTO_NAMENTO_NAMENTOARMAZEARMAZE----ARMAZEARMAZE _PERAÇ_PERAÇÃO_PERAÇ_PERAÇRECU----RECURECURECU_ÃO_ÃO_ÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO

RETENÇÃO RETENÇÃO RETENÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO (ARQUIVO(ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE CORRENTE CORRENTE CORRENTE ---- PRAZO PRAZO PRAZO PRAZO DEDEDEDE GUARDA GUARDA GUARDA GUARDA NANANANA UO**) UO**) UO**) UO**) DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO Cópia de correspondência expedida 0-6-2-2 j DIPES Pasta nº do ofício/data Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO

Guia de remessa 0-6-2-2 c DIPES Pasta Número de guia/data

Condições

apropriadas 3 anos Eliminação na UO Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional.

***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

Notas:

a) a)a)

(9)

Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRAD----DGADMRADRADDGADMDGADMDGADM----026026026026 02 020202 99 de 99de de de 12121212 b)

b)b)

b) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

11 1111

11ANEXOANEXO ANEXOANEXO

• Anexo 1 – Processar as Prestações de Contas Físicas Referentes à Matéria de Pessoal

• Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Processar Verificar as Prestações de Contas Eletrônicas Referentes à Matéria de Pessoal dos Serviços Extrajudiciais Privativados/não oficializados vagos.

• Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Processar a Solicitação do Envio dos Documentos Físicos das Prestações de Contas Eletronicas Referente à Matéria de Pessoal dos Serviços Extrajudiciais Privatizados/Não Oficializados Vagos ==========

(10)

Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRAD----DGADMRADRADDGADMDGADMDGADM----026026026026 02 020202 10101010 de de de 12de 1212 12

ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1

ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IMENTO IMENTO IMENTO PROCESSARPROCESSARPROCESSARPROCESSAR AS PRESTAÇÕES DE AS PRESTAÇÕES DE AS PRESTAÇÕES DE AS PRESTAÇÕES DE CONTAS

CONTAS CONTAS

CONTAS FÍSICASFÍSICASFÍSICASFÍSICAS REFERENTESREFERENTESREFERENTESREFERENTES À MATÉRIA DE PESSOALÀ MATÉRIA DE PESSOALÀ MATÉRIA DE PESSOAL À MATÉRIA DE PESSOAL

(11)

ANEXO 2 ---- FLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IMENTO IMENTO IMENTO PROCESSARPROCESSARPROCESSARPROCESSAR VVVERIFICAR AS VERIFICAR AS ERIFICAR AS ERIFICAR AS PRESTAÇÕES DE CONTAS

PRESTAÇÕES DE CONTASPRESTAÇÕES DE CONTAS

PRESTAÇÕES DE CONTAS ELETRÔNICAS REFERENTELETRÔNICAS REFERENTELETRÔNICAS REFERENTES À MATÉRIA DE PESSELETRÔNICAS REFERENTES À MATÉRIA DE PESSES À MATÉRIA DE PESSOAL DOS ES À MATÉRIA DE PESSOAL DOS OAL DOS OAL DOS SER

SER SER

(12)

ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IMENTO IMENTO PRIMENTO PROCESSARPRPROCESSAROCESSAROCESSAR A SOLICITAÇÃO DO ENVA SOLICITAÇÃO DO ENVA SOLICITAÇÃO DO ENVA SOLICITAÇÃO DO ENVIO IO IO IO DOS DOCUMENTOS FÍSIC

DOS DOCUMENTOS FÍSIC DOS DOCUMENTOS FÍSIC

DOS DOCUMENTOS FÍSICOS DAS PRESTAÇÕES DEOS DAS PRESTAÇÕES DEOS DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS ELETRONICAS OS DAS PRESTAÇÕES DECONTAS ELETRONICAS CONTAS ELETRONICAS CONTAS ELETRONICAS REFERENTE À MATÉRIA

REFERENTE À MATÉRIA REFERENTE À MATÉRIA

REFERENTE À MATÉRIA DE PESSOAL DOS SERVIDE PESSOAL DOS SERVIDE PESSOAL DOS SERVIDE PESSOAL DOS SERVIÇOS EXTRAJUDICIAIS ÇOS EXTRAJUDICIAIS ÇOS EXTRAJUDICIAIS ÇOS EXTRAJUDICIAIS PRIVATI

PRIVATI PRIVATI