Revisão feita pelo Conselho Diretor do RI em junho de 2017, em vigor desde 1º de julho de 2017.
PT–(817)
NORMAS DE VIAGENS E DESPESAS
I. Normas gerais II. Viagens
III. Despesas incorridas a serviço do Rotary
IV. Recursos
I. NORMAS GERAIS
Estas normas se aplicam a todos os voluntários rotarianos (“voluntários”) que viajam e/ou incorrem em despesas a serviço do Rotary International ou da Fundação Rotária (“Rotary”).
Os voluntários são responsáveis por aderir às normas e a desempenhar um papel ativo na gestão eficaz dos recursos da organização quando a serviço do Rotary.
O Rotary reembolsa despesas razoáveis e necessárias incorridas durante a condução de assuntos autorizados pelo Rotary. Somente as despesas de viagem autorizadas a serviço da organização são pagas ou reembolsadas. Despesas de viagens não patrocinadas são da responsabilidade do viajante.
Para que sejam reembolsados, os voluntários, cuja participação em encontro, evento ou outra atividade for patrocinada pelo Rotary, devem cumprir as devidas tarefas e obrigações conforme descritas nos documentos estatutários do RI, no Código Normativo do Rotary/Fundação Rotária ou no programa oficial do referido encontro, evento ou atividade. Aqueles que deixarem de cumprir com suas responsabilidades não serão reembolsados e terão que devolver o total pago a eles ou em seu nome em conexão com a viagem. Pessoas que viajam às custas do RI podem estar sujeitas a impostos no valor da viagem se esta não for para os fins aprovados e de boa-fé. Todos os convites para participação em viagens patrocinadas pelo Rotary incluirão referências a estes requisitos.
O Rotary isenta-se da responsabilidade de reembolsar voluntários por despesas que não se adequem a estas normas.
Todos os valores monetários indicados nestas normas são em dólares dos Estados Unidos.
II. VIAGENS
Viagens aéreas:
As agências/agentes autorizados pelos Serviços de Viagem do Rotary (RITS) oferecem os itinerários mais econômicos disponíveis nas respectivas classes de serviços, levando em conta todas as despesas no decorrer da viagem, a duração da viagem e os acordos negociados pelo Rotary com as companhias aéreas. Para assegurar o preço mais baixo, é recomendável solicitar as passagens aéreas pelo menos 16 dias antes de voo doméstico e 24 dias antes de voo internacional. Além disso:
• Incentiva-se enfaticamente usar as empresas aéreas e itinerários preferenciais sempre que possível, se estes possibilitarem o custo total mais baixo de viagem, levando-se em conta o tempo gasto pelo viajante.
• Deve-se aceitar os voos com até uma conexão adicional se isto reduzir de forma significativa o custo total da viagem, levando-se em conta o tempo gasto pelo viajante.
• Os voos são reservados por meio dos aeroportos mais econômicos desde que o custo do transporte terrestre não aumente o custo total da viagem nem amplie substancialmente a duração total da viagem. Se possível, a mudança de aeroporto para conexão de voos deve ser evitada.
Classes de serviços:
O tempo total da viagem é definido aqui como iniciando na partida programada do primeiro voo até a chegada programada do último voo.
Aqueles patrocinados pelo Rotary devem aproveitar a tarifa aérea mais econômica, a qual servirá aos propósitos do RI ou da Fundacão Rotária ao mesmo tempo em que propiciará conforto razoável ao viajante, levando em consideração as despesas incorridas durante a viagem e o tempo do viajante.
Os líderes seniores do Rotary podem usar os upgrades às classes de serviços às quais são elegíveis, conforme relacionadas a seguir, mas podem também escolher viajar em classe mais barata.
Viajam na primeira classe, se assentos totalmente reclináveis da classe executiva não estiverem disponíveis:
• Presidente
• Presidente eleito
• Chair da Fundação Rotária
• Cônjuges dos rotarianos acima quando viajando sob o patrocínio do Rotary Viajam na classe executiva, ou equivalente, nos voos de não mais de quatro horas:
• Diretores do Rotary International
• Curadores da Fundação Rotária
• Presidente indicado
• Ex-presidentes
• Ex-chairs da Fundação Rotária
• Secretário-geral
• Diretores eleitos, em conjunção com a Convenção do Rotary International e as reuniões do Conselho Diretor realizadas à época da Convenção
• Curadores entrantes, em conjunção com seu treinamento *começando em 1º de janeiro do ano precedente
• Assessores do presidente, presidente eleito, chair da Fundação Rotária e chair eleito da Fundação
• Palestrantes da Convenção convidados pelo presidente do RI
• Ganhadores dos principais prêmios convidados pelo presidente do RI
• Cônjuges das pessoas acima quando viajando sob o patrocínio do Rotary
* Exceção: candidatos convidados pela Comissão de Indicação para Presidente do RI viajam em classe econômica.
Pessoas que exerceram a função de diretor, curador e secretário-geral** e seus cônjuges, quando viajando às custas do Rotary, são elegíveis a:
• Classe econômica com possibilidade de upgrade em voos com mais de quatro horas. O Rotary financiará até 175% do bilhete mais barato na classe econômica, contanto que o ex-diretor ou ex-curador pague o custo adicional, se houver, no momento da reserva para assegurar a próxima classe de serviço.
• Classe executiva, ou equivalente, em voos com mais de oito horas.
**O ex-secretário-geral tem que estar servindo como representante oficial do Rotary International a pedido do presidente.
Obs.: Em situações de emergência, o secretário-geral pode autorizar a compra de bilhetes em qualquer classe para garantir a viagem segura de viajantes financiados pelo Rotary.
Chegada e partida:
Em geral, os participantes de reuniões oficiais podem chegar um dia antes da data da primeira reunião, salvo algumas exceções:
• Pessoas viajando pelo menos 4.000 km, ou no mínimo oito horas de viagem, podem chegar dois dias antes da data da primeira reunião, caso o voo reservado pelo Rotary não chegue antes das 15h00 do dia anterior ao de uma reunião programada para começar às 09h00 ou mais cedo.
• Aqueles que viajarem uma distância de 8.000 km, ou no mínimo 14 horas, podem chegar dois dias antes do respectivo evento.
• Presidentes de comissão podem chegar dois dias antes da reunião.
• Ex-presidentes viajando mais de 4.000 km, ou no mínimo oito horas, para o Conselho de Legislação, Assembleia Internacional ou Convenção Internacional, podem chegar dois dias antes do evento, a menos que requisitados a chegar mais cedo do que isto para outras reuniões.
Os custos de hospedagem, refeições e despesas gerais dos viajantes que cheguem dentro dos prazos acima serão da responsabilidade do Rotary. Quem chegar antes do prazo estipulado, ou ficar além da noite do último encontro, deverá cobrir as despesas decorrentes desta opção pessoal.1
Obs.: Se uma reunião de comissão terminar na sexta-feira e o preço da passagem for mais em conta para voos saindo no domingo, a estadia do sábado, refeições e gastos gerais serão cobertos pelo Rotary. Isso também se aplica a quem chegar no sábado para participar de reuniões que começam numa segunda-feira.
Hospedagem diurna/Pernoites:
• Se o tempo para conexão internacional exceder 7 horas durante o período diurno, o Rotary reembolsará o passageiro pelo custo de hospedagem diurna, contanto que tenha sido providenciada por agência/agente autorizado pelo Rotary.
• Se o itinerário de viagem exigir pernoite, o Rotary reembolsará custos de hospedagem em quarto de hotel de categoria econômica reservado por agência/agente autorizado pelo Rotary.
Um pernoite forçado faz-se necessário se os horários dos voos impedem que o viajante chegue ou parta em uma data ou hora razoável antes ou após o evento designado. Além disso,
dependendo do horário dos voos, um pernoite forçado pode ocorrer em uma cidade diferente daquela onde o evento será realizado. Acomodações durante um pernoite forçado não se aplicam a viagens pessoais antes ou após o evento. Alguns eventos têm suas próprias normas pertinentes ao assunto.
1Esta norma não se aplica a viagens referentes à Assembleia Internacional, Convenção Internacional e Conselho de Legislação, pois estas normas podem ser alteradas para melhor acomodar os objetivos dessas reuniões.
Compra local:
O viajante pode enviar um pedido de autorização para compra local de passagem aérea se conseguir a passagem, diária de hotel ou aluguel de carro por preços mais baixos através de uma agência não designada pelo Rotary. Para transporte aéreo, o pedido de autorização para compra local de passagem aérea deve incluir o formulário de pedido de viagem e um itinerário oficial de viagem, indicando números e horários dos voos, companhia aérea e preço do bilhete, sendo concedido somente se a diferença for de, no mínimo, US$300. O viajante será devidamente reembolsado pela quantia previamente autorizada após o retorno e mediante apresentação dos comprovantes de pagamento, enviados ao Rotary com o relatório de despesas.
Obs.: O RITS reserva-se o direito de não autorizar a aquisição de passagem localmente após avaliar o itinerário, disponibilidade de assentos e seleção da companhia aérea
preparados por agências não afiliadas.
Programas de fidelidade
Viajantes patrocinados pelo Rotary que usam pontos de milhagem para comprar ou fazer upgrade não são reembolsados pelo Rotary, exceto por despesas pagas de seu próprio bolso (p.ex.: taxas e tarifas de serviços). As milhas percorridas em voos pagos pelo Rotary serão creditadas ao viajante.
Viagens pessoais:
Os viajantes são responsáveis pelos custos de viagens pessoais associadas à tarefa autorizada pelo Rotary.
Outras formas de transporte:
• A utilização de outro meio de transporte que não seja aeronave de companhia comercial deve ser previamente autorizada e o custo não pode ultrapassar a quantia estimada pelo RITS para o itinerário de ida e volta em questão. Não haverá reembolso completo para viagens não autorizadas.
• Se a viagem por via aérea não for possível, os viajantes serão reembolsados tomando-se por base a forma de transporte mais econômica (p.ex.: automóvel particular, trem, ônibus, embarcação, etc.).
o Para despesas que excedam US$350, é necessária autorização prévia do RITS. Para determinar suas despesas de viagem, inclua estacionamento, quilometragem, pedágios, passagem de barco, etc.
• Cabe ao viajante selecionar o modo de transporte mais econômico de ida e volta do aeroporto. Se o custo da viagem exceder US$150, deverá ser obtida a aprovação prévia.
• O reembolso de viagem previamente autorizada em automóvel particular será feito com base na distância percorrida em quilômetros, conforme pré-determinado anualmente pelo Rotary International para o país em questão. O reembolso é suficiente para cobrir todas as despesas, inclusive com combustível. Custos com quilometragem acima de US$350 exigem autorização prévia do RITS.
Obs.: Taxas de quilometragem estão sujeitas a mudanças. Use as taxas mais recentes listadas no website do Rotary (ver link na seção de Recursos abaixo) antes de solicitar
autorização.
• Os viajantes serão reembolsados por aluguel de carro no destino se esta opção for mais econômica do que outros transportes, como táxis, limusines e vans. Reservas para locação de carro devem ser feitas através da agência/agente designado pelo Rotary.
Obs.: Para mais informações sobre alugar carro ou usar automóvel particular durante sua viagem, clique em Aluguel de carro e veículo particular.
III. DESPESAS INCORRIDAS A SERVIÇO DO ROTARY
O Rotary reembolsa voluntários por despesas legítimas e razoáveis incorridas na realização de tarefas autorizadas pela organização. Para obter reembolso, os voluntários devem enviar um demonstrativo de despesas, usando o formulário oficial de Relatório de Despesas, para o departamento de Contas a Pagar o mais tardar dentro de 60 dias após o término da tarefa designada ou ocorrência da despesa. Exceções serão feitas somente se houver uma justificação documentada e aceitável para o atraso, bem como a autorização do secretário-geral. As despesas não poderão ser reembolsadas até a conclusão da tarefa através da qual elas foram incorridas.
Os relatórios devem especificar o propósito de cada despesa e incluir os documentos necessários para que sejam reembolsadas.
Comprovantes válidos de pagamento para os gastos de valor igual ou superior a US$75 (ou outro valor se as leis locais forem mais rígidas que este requisito do Rotary), e para todas as despesas de hotel (consulte as diretrizes sobre documentação para mais informações). Os documentos comprobatórios das despesas devem ser legíveis e incluir a quantia, data, local, caráter geral de cada despesa e comprovante válido de pagamento.
Despesas elegíveis:
Os voluntários devem assegurar que cada despesa seja a mais econômica possível.
Seguem exemplos de despesas reembolsáveis. Consulte também o Código Normativo do Rotary, pois algumas despesas consideradas inelegíveis podem ser de fato elegíveis dependendo da sua função e das circunstâncias. Se não tiver certeza se uma despesa é elegível para reembolso, pergunte com antecedência ao seu funcionário designado no Rotary ou à equipe do
Departamento de Contas a Pagar.
Despesas de transporte:
• Passagens aéreas: os voluntários devem reservar suas passagens através de agências/agentes designados pelo Rotary. Ver a seção Viagens para detalhes relacionados a viagens aéreas.
• Taxas de bagagem: as taxas para até duas bagagens que não excedam o limite de peso padrão serão reembolsadas mediante a apresentação dos devidos recibos. Obs.: Os encargos por excesso de peso e excesso de bagagem não serão reembolsados.
• Taxas para obtenção de visto (se exigido pela função a ser desempenhada)
• Transporte de ida e volta ao aeroporto (ou outro terminal): os viajantes serão reembolsados com base no meio mais econômico de transporte (automóvel particular, trem, ônibus, táxi). Limusines, motoristas contratados, etc., normalmente não são a opção mais econômica. Se dirigir um carro pessoal for a melhor opção para ir ao
aeroporto/rodoviária/estação de trem, você poderá pedir reembolso por quilometragem, pedágios e taxas de estacionamento de longo prazo.
• Táxis, vans, estacionamento, pedágios.
• Locação de carros quando mais econômico do que outros meios (p.ex., táxis, limusines, vans). Ver Aluguel de carro e veículo particular para mais informações.
• O Rotary não reembolsa a cobertura de Dispensa de Indenização por Colisão nem o Seguro de Acidente Pessoal para aluguel de carros. No caso de locação de veículos nos Estados Unidos, seus territórios e possessões, e no Canadá, a cobertura é fornecida através do seguro de automóvel do Rotary, quando as viagens são patrocinadas.
• Quilometragem: o reembolso de viagem previamente autorizada em automóvel particular será feito com base na distância percorrida em quilômetros, conforme pré- determinado anualmente pelo Rotary para o respectivo país. O reembolso é suficiente para cobrir o combustível. Como a taxa de quilometragem já inclui o combustível, este último não deverá constar do relatório de despesas. Custos com quilometragem acima de US$350 exigem autorização prévia do RITS. Caso serviços aéreos ou de trens não
estejam disponíveis e o viajante tenha dirigido sem autorização prévia do RITS, o reembolso de ida e volta será limitado a US$350.
Obs.: Taxas de quilometragem estão sujeitas a mudanças. Use as taxas mais recentes listadas no website do Rotary (ver link na seção de Recursos abaixo).
Outras despesas:
• Refeições:2 o custo de refeições de preço razoável será reembolsado. Recomenda-se que os custos não excedam US$75 por dia. Para mais informações, consulte a seção 69.020.13 do Código Normativo do Rotary. Se tiver pagando a refeição de outras pessoas, os nomes delas devem ser incluídos no relatório de despesas. Obs.: Se for obrigatório o comparecimento a um evento oficial onde seja servida refeição, o Rotary não cobrirá custo extra de alimentação e bebidas.
• Diárias de hotel: o custo das diárias de hotel de preço moderado será reembolsado em um nível apropriado à área, desde que estas sejam feitas por agência/agente designado pelo Rotary. As contas detalhadas de hotel serão exigidas para documentar as despesas.
Consulte a seção Hospedagem diurna/Pernoites para mais informações.
• Lavanderia: despesas razoáveis de lavanderia serão reembolsadas. Consulte a seção Despesas inelegíveis a seguir para mais detalhes.
• Gorjeta: dar gorjeta para garçons e motoristas de táxi é permitido quando apropriado e habitual. Normalmente, as gorjetas são de 15% a 20% do valor da conta, excluindo o imposto sobre a venda. Gorjetas para arrumadeiras, carregadores de mala e manobristas são permitidas somente quando necessário.
• Taxas de telefone/internet: para conta alta por uso da internet, use o Wi-Fi gratuito disponível em muitos hotéis e outros locais.
Despesas inelegíveis:
Seguem exemplos de despesas que não são reembolsáveis:
• Afiliação a clube/lounge de companhias aéreas
• Compra local de passagem ou outras formas de transporte acima de US$350 sem aprovação prévia do RITS
2Esta norma não se aplica a refeições na Assembleia Internacional, na Convenção Internacional ou no Conselho de Legislação, já que as normas podem ser alteradas para melhor acomodar os objetivos dessas reuniões.
• Milhas por programas de companhia aérea/upgrades – Os viajantes patrocinados pelo Rotary que usam milhas de passageiro frequente para comprar passagens ou upgrades não são elegíveis para reembolso pelo Rotary, exceto para as despesas pagas com seus próprios fundos (taxas e tarifas de serviços). Os bilhetes gratuitos obtidos usando pontos de milhagem não são reembolsáveis.
• Seguro médico e contra acidentes – O Rotary fornece seguro de viagem para os viajantes patrocinados (líderes seniores – presidente do RI, presidente eleito, presidente indicado, diretores, diretores eleitos, curadores, curadores entrantes, ex-líderes seniores, membros de comissões ou grupos de apoio, representantes do presidente, Equipe de Consultores Técnicos, agentes fiscais, editores da Rotary World Magazine Press, avaliadores do Intercâmbio de Jovens do Rotary, membros da equipe de planejamento de programas e avaliação de desempenho).
• O seguro médico e contra acidentes também é oferecido aos rotarianos viajando para a Assembleia Internacional, o Conselho de Legislação e a Convenção Internacional, mas somente quando a viagem for patrocinada.
• Para quaisquer viajantes rotarianos não incluídos nesta lista, o Rotary fornece somente um seguro limitado de acidentes e bagagem, contanto que o bilhete aéreo tenha sido emitido por uma agência/agente designado pelo Rotary. Contate um consultor de seguros a respeito de suas necessidades de cobertura. O custo do seguro suplementar é da responsabilidade do viajante e, portanto, seu custo não será reembolsado pelo Rotary.
• Taxas por excesso de peso e excesso de bagagem.
• Taxas anuais ou taxas atrasadas de cartões de crédito pessoais.
• Conserto de automóveis.
• Creche.
• Roupas.
• Materiais de leitura recreativa/entretenimento.
• Serviços de cabelereiro.
• Taxas de academia.
• Filmes no quarto do hotel/durante o voo.
• Lavanderia:
o Antes ou depois da viagem a serviço do Rotary
o Durante uma tarefa autorizada de menos de cinco dias o No último dia da tarefa
• Compra de bagagem.
• Multas de estacionamento ou de trânsito.
• Itens pessoais, como artigos de perfumaria, suprimentos médicos, produtos de higiene.
• Dinheiro perdido ou roubado.
• Cuidados de animais.
• Saunas, massagens e outros serviços de spa.
• Souvenirs ou presentes.
• Bagagem perdida: o Rotary não se responsabiliza por bagagens perdidas. Uma solicitação de reembolso deve ser feita diretamente com a companhia aérea.
• Despesas declaradas após 60 dias de sua ocorrência somente serão reembolsadas mediante um pedido aprovado de exceção e uma explicação sobre os motivos que causaram o atraso.
• Despesas declaradas após mais de um ano de sua ocorrência não serão reembolsadas.
Obs.: As despesas são reembolsáveis apenas na medida que não sejam luxuosas nem
extravagantes, considerando-se as circunstâncias, e se estiverem em concordância com todas as normas descritas neste documento. O Rotary reserva-se o direito de negar ou reduzir o reembolso de itens que não estejam de acordo com estas normas. Caso você não tenha certeza se uma despesa é reembolsável, consulte o departamento de Contas a Pagar ou o seu funcionário de contato.
Despesas do cônjuge:
O Rotary cobrirá as despesas de viagem de cônjuges apenas se a sua viagem servir um propósito genuíno para a organização (com a aprovação prévia do funcionário de contato) Use o
Formulário de Atividades Reembolsáveis de Cônjuges para justificar o propósito da viagem do cônjuge juntamente com a quantia do reembolso. As despesas do cônjuge devem ser autorizadas pelo seu funcionário de contato no Rotary antes de serem incorridas. No caso de cônjuges que acompanham rotarianos em diversos segmentos da viagem, as despesas de viagem do cônjuge só serão elegíveis para reembolso se o cônjuge tiver incorrido em tais despesas enquanto conduzia negócios oficiais do Rotary referentes a tarefas rotárias aprovadas e financiadas. As despesas serão encaminhadas ao Centro de Custos autorizando a viagem do cônjuge. Quaisquer custos adicionais de cônjuges que acompanham rotarianos em diversas atribuições de viagens, além da porção financiada pelo Rotary, serão da responsabilidade do rotariano.
Obs.: Exceções a estas normas só podem ser aprovadas pelo secretário-geral. Envie solicitação por escrito ao gerente do RITS (para assuntos ligados a viagens) ou ao gerente do departamento de Contas a Pagar (para assuntos ligados a despesas), para que este encaminhe a solicitação ao secretário-geral.
IV. RECURSOS
O funcionário designado do Rotary será seu principal ponto de contato para questões ligadas à sua viagem ou a reembolso de despesas. Muitos recursos relacionados a viagens e relatórios de despesas são publicados no site Rotary.org/pt na seção Meu Rotary > Gestão > Viagens e despesas. Abaixo estão links para documentos úteis:
