Compras e Logística|Brudden
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MANUAL DE
PROCEDIMENTO COMPRAS
SETEMBRO/2012 – VERSÃO 1.0
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Sumário
CAPÍTULO 1 – INTRODUÇÃO ... 2
1.1 Objetivo deste manual ... 2
1.2 Estratégia do Departamento de Compras... 2
1.2.1 Visão ... 2
1.2.2 Missão ... 2
1.2.3 Objetivo ... 3
CAPÍTULO 2 – INICIANDO O PROGRAMA DA AFL ... 4
CAPÍTULO 3 – PROCESSO DE PLANEJAMENTO DO MRP ... 7
3.1 Previsão de vendas ... 7
3.2 Cronograma Lean ... 7
3.3 MRP ... 11
3.4 Geração do cálculo de necessidade de materiais ... 14
CAPÍTULO 4 – PROCESSO DE COMPRA ... 18
4.1 Geração da solicitação de compra... 18
4.2 Efetuação da compra ... 24
4.3 Follow-up do pedido via e-mail ... 31
4.4 Follow-up do pedido via telefone ... 42
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CAPÍTULO 1 – INTRODUÇÃO
Na atualidade a competição econômica mundial tem exigido que as organizações tenham atitudes de constantes revisões e atualizações em seus processos, cujos resultados permitam que produtos e serviços não só atinjam as expectativas dos clientes, como também antecipem as suas necessidades. A cada dia os desafios são maiores, as exigências quanto à qualidade, à agilidade de entrega, ao atendimento e à competitividade de preço formam o novo padrão do consumidor global. Diante desse quadro, somos desafiados a desenvolver novas atividades voltadas para a melhoria contínua e para a geração de valor agregado em todos os processos.
Analisando o Departamento de Compras como uma divisão fundamental dentro do contexto da empresa, devemos considerar que o seu resultado é primordial para o sucesso da empresa.
1.1 Objetivo deste manual
Este manual tem a finalidade de demonstrar o funcionamento e como se compõe o sistema de Compras da Brudden Equipamentos Ltda.
O manual visa demonstrar as atividades do comprador de forma ordenada e como o sistema SAFL está estruturado de maneira a dar aos compradores um suporte com todas as informações necessárias para que a negociação seja realizada nas melhores condições possíveis e também registrar os pedidos para que possamos analisar as performances de cada comprador.
1.2 Estratégia do Departamento de Compras 1.2.1 Visão
Ser uma empresa orientada para a excelência no relacionamento com fornecedores, através de relações transparentes e profissionais.
1.2.2 Missão
Negociar bens e serviços nas melhores condições de negociação, no que se refere a:
Qualidade assegurada;
Lead-time de fornecimento;
Quantidade desejada;
Preço;
Prazo de pagamento.
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1.2.3 Objetivo
Objetivando os melhores resultados para a empresa, buscamos continuamente atualização tecnológica e focamos em nossa atividade principal:
Negociação (melhor preço e melhor prazo de pagamento);
Desenvolvimento de fornecedores (melhor condição de entrega e qualidade).
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CAPÍTULO 2 – INICIANDO O PROGRAMA DA AFL
Figura 1: Iniciando o programa SAFL.
Figura 2: Tela de abertura do programa SAFL.
Página 5 de 45 Figura 3: Acesso aos módulos do sistema.
Figura 4: Módulos de execução disponíveis.
Página 6 de 45 Figura 5: Abrindo o módulo de compras.
Figura 6: Apresentação dos menus do módulo de compras.
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CAPÍTULO 3 – PROCESSO DE PLANEJAMENTO DO MRP 3.1 Previsão de vendas
Conceito: Estudo da pretensão de compra dos consumidores do segmento de mercado aonde uma empresa pretende ofertar seus produtos.
Função: Informar os tipos de produtos que podem ser vendidos num determinado mercado e em que quantidade essas vendas poderão acontecer. O planejamento da linha de produção da empresa é feito com base nessas informações.
A previsão de vendas é feita pelo setor comercial da empresa e disponibilizada para os demais setores. Só é possível consultá-la para atualizar o Cronograma Lean e elaborar as necessidades de compra.
3.2 Cronograma Lean
Função: Efetuar a programação da produção de acordo com as projeções obtidas na previsão de vendas e na quantidade de produtos em estoque.
O Cronograma Lean é elaborado pelo PCP da empresa, sendo possível apenas consultá- lo e utilizá-lo para planejar compras futuras. Ele tem a programação definida para os sete dias posteriores à data atual de produção.
Consulta do Lean:
Clique no menu “Relatórios” e depois na opção “SPRD0370”.
Figura 7: Acessando o cronograma lean.
Página 8 de 45 Figura 8: Tela de abertura do cronograma lean.
OBS: Quando o flag “Somente pedidos liberados pelo crédito” estiver selecionado, o resultado da pesquisa do cronograma da linha de produção mostrará apenas os produtos cujo comprador tenha crédito com a empresa.
Figura 9: Exemplo de pesquisa de Cronograma Lean.
Página 9 de 45 Figura 10: Colunas importantes do Cronograma Lean.
Figura 11: Programação semanal do Cronograma Lean.
OBS: Os atrasos são acrescentados manualmente pelo setor de compras para controlar o estoque de matérias-primas, pois o Lean não considera a ineficiência da linha de produção, e sim que a produção planejada sempre ocorreu. Assim, é necessário planejar o MRP com a demanda da semana atual somada ao atraso da semana anterior, para gerar a solicitação de
Página 10 de 45 compra corretamente: matéria-prima da semana anterior somada à matéria prima da semana atual.
Figura 12: Capacidade diária de cada linha de produção.
O MRP carrega apenas as informações da programação da semana de produção do Cronograma Lean, desconsiderando os atrasos na produção da semana anterior.
Figura 13: Dados carregados do Cronograma Lean pelo MRP.
Página 11 de 45 Portanto, antes de planejar a compra do material é necessário atualizar a demanda somando a matéria-prima que será utilizada para a compensação do atraso da semana anterior com a matéria-prima demandada pela semana posterior de produção programada.
𝑵𝒆𝒄𝒆𝒔𝒔𝒊𝒅𝒂𝒅𝒆 𝑴𝑷 = 𝑴𝑷 𝒅𝒐 𝒂𝒕𝒓𝒂𝒔𝒐 + 𝑴𝑷 𝒔𝒆𝒎𝒂𝒏𝒂 𝒒𝒖𝒆 𝒆𝒔𝒕á 𝒔𝒆𝒏𝒅𝒐 𝒑𝒍𝒂𝒏𝒆𝒋𝒂𝒅𝒂
3.3 MRP
Função:
Gerar a árvore de matéria-prima necessária para a produção de cada produto determinado pela previsão de vendas.
Informar a quantidade de matéria-prima utilizada durante um determinado período (semana, quinzena, mês, semestre, etc.), com base na programação do lean.
Programar a quantidade de matéria-prima necessária para cumprir a programação de cada período de produção feita pelo lean.
Acesso do MRP do SAFL:
Clique no menu “Planejamento de Materiais” da barra de menus e depois clique na opção “SPRD0403 Previsão de Vendas para a Produção (MÊS/ QUINZENA)”.
Figura 14: Acesso ao MRP do SAFL.
Página 12 de 45 A tela inicial do MRP é mostrada na Figura 15.
Figura 15: Tela inicial do MRP.
Figura 16: Apresentação da tela do MRP.
Página 13 de 45 O campo “Empresa” deve ser preenchido com o número 1, correspondente a
“BRUDDEN EQUIPAMENTOS LTDA.”. O campo “Gerente” com o número 93, correspondente a
“BRUDDEN (SUPERVISOR)” e o campo “Mês/Ano” com a data de programação desejada.
Após o preenchimento desses campos, clique no botão “Aplicar” para que a pesquisa seja realizada. Abaixo, um exemplo da programação do MRP para o mês de julho de 2012.
Figura 17: Planejamento do MRP para a primeira semana do mês de julho de 2012 (informações de cada dia).
Figura 18: Planejamento do MRP dos meses de julho, agosto e setembro de 2012 (informações de cada quinzena).
Página 14 de 45 O gerenciamento dos recursos de produção sempre visa o mínimo de estoque, uma vez que estoque é sinônimo de “dinheiro parado”. Dessa forma, o processo de suprimento de uma linha de produção é feito de maneira que a matéria-prima chegue à empresa para ser imediatamente processada. É por isso que a programação fornecida pelo MRP é importantíssima para controlar o fluxo de materiais. Sabendo o momento exato em que o material será processado, o comprador consegue efetuar a compra e planejar a data de entrega de modo que o fluxo de matéria-prima seja contínuo.
Vale ressaltar também que a compra de material é feita antes que a produção aconteça.
Por isso, necessita-se de informações da produção futura para que a compra seja feita corretamente e atenda perfeitamente a essa futura demanda de material.
3.4 Geração do cálculo de necessidade de materiais
O cálculo da necessidade de materiais tem como função reunir as informações referentes à futura demanda de material, fornecidas pelo Cronograma Lean, pelo MRP, pela média de venda de peças pelo SIF nos três últimos meses e pela Previsão de Vendas, e distribuir adequadamente a demanda total entre os dias dos meses para os quais o cálculo será efetuado.
Para gerar o cálculo de necessidade de materiais, clique no menu “Planejamento Materiais” e depois na opção “SPRD0408 – Consulta cálculo da necessidade de material – Analítico”.
Figura 19: Abrindo tela de geração do cálculo de necessidade de materiais.
Em instantes a tela mostrada na figura abaixo será aberta. Nela, clique no botão “Novo Cálculo”, destacado na mesma figura.
Página 15 de 45 Figura 20: Tela de geração do cálculo de necessidade de materiais.
Na janela “SPRD0406_04 – Cálculo da necessidade de material”, o campo “Data limite para análise” deve ser preenchido com o primeiro dia do terceiro mês subsequente à data atual, pois o cálculo de material é realizado com o objetivo de prever a demanda dos três futuros meses de operação.
Além disso, o flag “Recalcular média de venda de produto” deve ser selecionado, pois sua função é utilizar a média de vendas de peças pelo SIF dos três meses anteriores à data atual, como projeção para a venda dos três futuros meses. Essa projeção é utilizada no cálculo da necessidade de materiais para gerar a demanda total prevista para os próximos três meses.
Outro flag importante é o “Considerar quantidade em KANBAN”, o qual fará com que o SAFL compare a quantidade de itens previstos para serem consumidos no mês e a quantidade de itens em kanban e desconsidere a maior delas para gerar o cálculo de necessidade de material. Esse tratamento efetuado pelo sistema previne que falte matéria-prima para a linha de produção.
Página 16 de 45 Figura 21: Detalhe da tela de geração do cálculo da necessidade de materiais.
Figura 22: Preenchimento da tela “SPRD0406_04 – Cálculo da Necessidade de Material”.
Página 17 de 45 Após preencher os campos citados acima, clique no botão “Calcular Necessidade de Material” para gerar o cálculo da necessidade de material.
Figura 23: Detalhe do botão de geração do cálculo da necessidade de materiais.
Em alguns instantes o SAFL encerrará o processo e informará que o cálculo de necessidade de materiais foi gerado.
Figura 24: Cálculo da necessidade de materiais gerado com sucesso.
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CAPÍTULO 4 – PROCESSO DE COMPRA 4.1 Geração da solicitação de compra
Sabendo a quantidade de peças que devem ser produzidas é possível determinar a quantidade de matéria-prima que deve ser comprada e o tempo máximo de espera por sua entrega, permitindo a geração da solicitação de compra: um documento que informa ao setor de compras a quantidade de matéria-prima necessária para uma produção futura e o momento que essa matéria-prima deverá estar disponível na linha de produção.
O primeiro passo para gerar um uma solicitação de compra é consultar o “Cálculo de Necessidade de Materiais” no sistema SAFL. Para tanto, clique no menu “Planejamento de Materiais” e depois na opção “Consulta Cálculo da Necessidade de Material – Analítico”, conforme a figura abaixo.
Figura 25: Consulta do Cálculo da Necessidade de Material.
Ao fazer isso, a tela de consulta do Cálculo de Necessidade será aberta.
Página 19 de 45 Figura 26: Tela inicial de consulta do Cálculo da Necessidade do Material.
Consultaremos o cálculo 778, como exemplo de consulta do cálculo da necessidade de material. Para isso, apenas o campo “Cálculo” será preenchido com 778 (código do cálculo realizado em 21/06/2012). Clique no botão “Aplicar” para confirmar sua pesquisa.
Figura 27: Exemplo do preenchimento dos campos da consulta abrangendo todos os materiais sem kanban de compra.
Página 20 de 45 Após clicar no botão “Aplicar” a consulta realizada será mostrada na tela.
Figura 28: Exibição dos cálculos das necessidades de materiais programadas pelo MRP.
Exemplificaremos a geração de uma solicitação de compra do material 3013664, o
“ACABAMENTO SUPERIOR LX-180” (item selecionado na Figura 28).
Observa-se pela coluna “Período” da tabela que no período de 23 de julho a 29 de julho haverá uma falta desse material, sendo preciso repor o estoque a tempo de haver matéria- prima disponível no dia 23 para a produção. Como o lead time (tempo gasto para a execução de uma operação) do fornecedor do material 3013664 é de 15 dias, o pedido deverá ser feito, teoricamente, até o dia 08 de julho.
Porém, há o lead time do recebimento desse material na empresa, variando em torno de 1 a 2 dias, que também deverá ser considerado. Assim, supondo um recebimento de dois dias, é necessário efetuar a compra com pelo menos 17 dias de antecedência, isto é, até o dia 06 de julho.
Dessa forma, supondo uma compra no mesmo dia, a solicitação de compra deverá ser gerada com pelo menos 17 dias de antecedência, ou seja, até o dia 06 de julho de 2012.
Para gerar uma solicitação de compra, selecione o flag de criação da solicitação de compra, em destaque na Figura 29.
Página 21 de 45 Figura 29: Destaque do flag de criação da solicitação de compra e da indicação do lead time
do fornecedor.
Em instantes será aberta a janela SDPR0408_01, mostrada na figura abaixo.
Figura 30: Janela de “Confirmação de Solicitação de Material”.
Página 22 de 45 Na janela aberta, o campo “Material” contém o código do material e sua descrição; o campo “Lote Mínimo” informa a menor quantidade que o pedido pode ser feito; o campo
“Quantidade Solicitada” deve ser preenchido com a quantidade de material que será pedida; o campo “Unidade” informa a maneira que o pedido é vedido (por peso – kg; por peça – pç; por comprimento – m; etc.); o campo “PC+E” informa o valor do lead time; o campo “Previsão de Entrega” informa a data prevista para a entrega do material pelo fornecedor; e o campo
“Comprador” deve ser preenchido com o código do comprador que efetuará a compra. Após o preenchimento correto desses campos, clique no botão “OK” para confirmar a geração da solicitação de compra.
Nesse instante a janela será SPRD0408_01 será fechada e a linha do material cuja solicitação de compra acabou de ser gerada será destacada na cor vermelha, conforme a figura abaixo.
Figura 31: Destaque da confirmação da geração solicitação de compra.
Depois de gerar todas as necessidades de compras pendentes para ser feita no dia é necessário liberá-las para os compradores. Isso só ocorre quando a “Cesta de Compra” é fechamento, analogamente ao ato de “passar as compras no caixa de um supermercado”.
Para fechar a “Cesta de Compra”, clique no botão em destaque na Figura 32.
Página 23 de 45 Figura 32: Destaque do botão de fechamento da “Cesta de Compra”.
A tela de fechamento da “Cesta de Compra” será aberta. Para confirmar o fechamento, clique no botão “Confirma Fechamento”, em destaque, e preencha o campo “Solicitante” da janela SPRD0408_03 com o seu código de operador. Clique no botão “Confirmar” e em seguida no botão “OK” para encerrar a operação.
Figura 33: Tela de fechamento da “Cesta de Compra”.
Página 24 de 45 Após a confirmação, a tela SPRD0408_02 do fechamento da “Cesta de Compra” será fechada e a linha correspondente à solicitação de compra do material ficará destacada em azul, conforme a Figura 34.
Figura 34: Destaque da confirmação da disponibilidade da solicitação de compra para os compradores.
Feito isso, a solicitação de compra está pronta para se transformar num pedido de compra, o qual será enviado ao fornecedor com as informações necessárias para o atendimento da solicitação de material pela empresa.
4.2 Efetuação da compra
Tendo a solicitação de compra em mãos, o comprador consulta quais fornecedores poderão entregar o material necessário no tempo programado e negociam o preço dos produtos. Quando a negociação satisfaz as expectativas de ambos (fornecedor e comprador), a compra é efetuada.
Para efetua a compra pelo sistema SAFL, clique no menu “Solicitação” e em seguida na opção “SGCO0206 – Cotações (Novo)”.
Em instantes, será aberta a janela SGCO0206 de “Cotações de Preço”, mostrada na Figura 35.
Página 25 de 45 Figura 35: Apresentação da tela de cotações de preço.
Outros filtros da tela SCGO0206 de Cotação de Preços.
Figura 36: Continuação da apresentação da tela de cotações de preço.
Efetuaremos a busca pela solicitação feita utilizando apenas o filtro do comprador.
Como a solicitação foi feita para o comprador 32, o campo “Comprador” será preenchido com o número 32. Após o preenchimento de todos os filtros desejados, clique no botão “Aplicar”
(em destaque na Figura 37) para efetuar a pesquisa.
Página 26 de 45 Figura 37: Pesquisa das solicitações pendentes.
Após confirmar a pesquisa, todas as solicitações de compra pendentes para serem
“transformadas” em “pedidos de compra” pelo comprador serão mostradas na tela. A solicitação que está em destaque, selecionada, é a solicitação que acabamos de fazer como exemplo.
O próximo passo é verificar as cotações de preço existentes para esse material. Para isso, clique no botão “Cotação”, em destaque na figura abaixo.
Figura 38: Destaque do botão “Cotação”.
Página 27 de 45 Feito isso, a janela “Inclusão SCGO0206”, mostrada na figura abaixo será aberta.
1
Figura 39: Apresentação da tela de inclusão SCGO0206.
Clique no botão “1”, em destaque na Figura 40, para atribuir o preço cotado à solicitação de compra.
Figura 40: Destaque do botão de geração do pedido de compra.
Página 28 de 45 Após atribuir o preço cotado à solicitação de compra, basta clicar no botão “Gerar Pedido” (em destaque na Figura 40) para gerar o pedido de compra.
Em instantes abrirá a tela “SGCO0402 – Emissão de pedidos de compra”, mostrada na Figura 41.
Figura 41: Tela de emissão do pedido de compra.
Para emitir o pedido de compra, clique no botão “Imprimir”, destacado na Figura 41.
Abrirá uma janela de impressão de pedidos contendo 4 opções: Selecione a 4ª opção.
Figura 42: Janela de opções de impressão.
A janela “SGCO0402_02 – Pedidos a Serem Enviados por FAX” (mostrada na Figura 43) será aberta. Clique no botão “Email PDF” para enviar uma cópia do pedido criado para o comprador, para o diretor de compras e para o fornecedor.
Página 29 de 45 Figura 43: Janela “SGCO0402_02 – Pedidos a Serem Enviados por FAX”.
Em instantes, um e-mail contendo o pedido gerado será enviado para o diretor de compras, para o comprador que estiver efetuando a compra e para o fornecedor.
Figura 44: Cópias dos e-mails sendo enviadas.
Na Figura 45, o detalhe do e-mail contendo uma cópia do pedido efetuado na caixa de e-mails do comprador.
Página 30 de 45 Figura 45: Detalhe da cópia do e-mail enviado ao comprador.
Para visualizar o e-mail, clique na opção “fazer download”, selecione a opção “Abrir com”, selecione o programa “Adobe Reader” no drop down e clique no botão “OK” para confirmar.
Figura 46: Procedimento para visualização do pedido de compra.
Página 31 de 45 Na Figura 47, a representação do documento do pedido de compras gerado.
Figura 47: Documento do pedido de compra gerado que foi enviado em anexo para o comprador, o diretor de compras e o fornecedor.
Neste momento, o pedido de compras está pronto!
4.3 Follow-up do pedido via e-mail
A função do comprador não termina com a efetuação da compra. Depois disso é necessário acompanhar o andamento do pedido (fazer follow-up) até que o material seja entregue na empresa.
Para fazer o follow-up do pedido pelo sistema SAFL, clique no menu “Pedido” e selecione a opção “SGCO0401 – Manutenção do Pedido”, conforme mostra a figura abaixo.
Página 32 de 45 Figura 48: Abrindo a janela de manutenção dos pedidos.
Figura 49: Tela de manutenção de pedidos.
Para consultar o pedido que fizemos, o campo “Empresa Manutenção” será preenchido com o número “1” referente a Brudden Equipamentos Ltda.; e o campo “Número do Pedido”
Página 33 de 45 será preenchido com o código do pedido gerado: “330461” (observe a coluna “Pedido” da Figura 41).
Clique em aplicar para efetuar a consulta.
Figura 50: Consulta do pedido.
O objetivo da realização dessa pesquisa é obter o código de cadastro do fornecedor (em destaque na Figura 50) para filtrar a próxima pesquisa que realizaremos: a pesquisa de pedidos pendentes.
Clique no menu “Relatórios” e depois na opção “SGCO1011 – Consulta Pedidos Pendentes”, conforme indicado na figura abaixo.
Página 34 de 45 Figura 51: Abrindo a tela de consulta de pedidos pendentes.
Figura 52: Tela de “Consulta de Pedidos Pendentes”.
Faremos a consulta de pedidos pendentes utilizando como filtro os campos: “Empresa”;
“Comprador” e “Fornecedor”. Para tanto, preencha o campo “Empresa” com o número “1”
referente a Brudden Equipamentos Ltda.; o campo “Comprador” com o código do comprador que emitiu o pedido de compra que é “32”; e o campo “Fornecedor” será preenchido com o número obtido pela pesquisa anterior: “3324” (observe a Figura 50). Clique no botão “Aplicar”
para efetuar a pesquisa.
Página 35 de 45 Figura 53: Resultados da consulta de pedidos pendentes.
Clique na barra de rolagem (em destaque na Figura 53) e arraste-a para a direita (sentido apontado pela seta).
Figura 54: Status do follow-up do fornecedor consultado.
Página 36 de 45 As colunas em destaque na Figura 54 informam quem efetuou o follow-up do respectivo pedido (coluna “Usuário”) e a data que o follow-up foi feito (coluna “Data hora inclusão”).
Observe que o follow-up do pedido 330461 ainda não foi feito.
Antes de fazer o follow-up desse pedido, efetuaremos uma nova consulta de maneira que o resultado seja apenas o pedido 330461. Isso porque se efetuarmos o follow-up com o resultado da pesquisa mostrado na Figura 54, ele será feito para todos os pedidos mostrados na figura, inclusive os pedidos com follow-up já feito.
Filtraremos, portanto, a nova pesquisa pela data de entrega dos pedidos, pois o pedido 330461 é o único com a data de entrega para o mês de julho de 2012. Assim, preencha o campo empresa com o número “1” referente a Brudden Equipamentos Ltda.; o campo “Comprador”
com o número 32; o campo “Fornecedor” com o número “3324”; e, por fim, o primeiro campo do filtro “Período Entrega” com a data de início do mês de julho: 01/07/2012. Clique no botão
“Aplicar” para efetuar a pesquisa.
A Figura 55 mostra o resultado dessa pesquisa efetuada.
Figura 55: Nova consulta de pedidos pendentes com filtro pela data.
Para gerar o relatório de acompanhamento, clique no botão “Relatório em PDF”. Após a abertura da janela “Geração de relatório PDF para o fornecedor”, clique no botão “Gerar e Enviar” para gerar o relatório e enviar par ao fornecedor.
Página 37 de 45 Figura 56: Geração do relatório de follow-up.
O sistema perguntará se uma cópia do relatório de follow-up deverá ser enviada ao fornecedor. Clique no botão “Sim” para enviar a cópia e notificar o comprador que emitiu o pedido de compra que o follow-up do pedido já foi feito.
Figura 57: Confirmação de envio ao comprador da notificação do follow-up realizado.
Página 38 de 45 Em instantes o comprador que emitiu o pedido de compra receberá uma cópia do e- mail de follow-up enviado ao fornecedor.
Figura 58: Destaque da cópia do e-mail de follow-up enviada ao comprador.
Figura 59: Conteúdo do e-mail de follow-up enviado ao fornecedor.
Para evitar que o e-mail gerado automaticamente pelo sistema SAFL não chegue ao fornecedor, principalmente por, às vezes, ser considerado como spam pelo controle de
Página 39 de 45 segurança do e-mail do fornecedor encaminha-se o mesmo e-mail, desta feita manualmente, para o fornecedor.
Clique no botão “Encaminhar”, em destaque na Figura 60.
Figura 60: Destaque do botão “Encaminhar”.
Preencha o campo “Para” conforme a figura abaixo. Escreva o e-mail pedindo a confirmação do recebimento do follow-up.
Figura 61: Exemplo de preenchimento do campo “Para”.
Página 40 de 45 Clique no botão “Enviar” para enviar o e-mail ao fornecedor.
Figura 62: Enviando o e-mail ao fornecedor.
Assim que o fornecedor tomar conhecimento do e-mail de follow-up, analisará a situação do pedido e enviará a resposta dizendo a data prevista para a entrega do material.
Figura 63: Resposta do fornecedor ao e-mail follow-up.
Página 41 de 45 A situação do pedido informada pelo fornecedor deve ser escrita no sistema SAFL, na coluna “Observação” localizada na parte inferior da tela “SGCO1011 – Consulta Pedidos Pendentes”.
Figura 64: Atualização da informação de follow-up do pedido 330461.
Realizaremos uma nova pesquisa para verificar se a informação sobre o follow-up do pedido foi atualizada. Preencha o campo “Empresa” com o número “1”, referente a Brudden Equipamentos Ltda.; o campo “Comprador” com 32; e o campo “Fornecedor” com o código do fornecedor que é “3324”. Clique no botão “Aplicar”.
Figura 65: Destaque da atualização da informação de follow-up do pedido 330461.
Página 42 de 45 Neste momento, o follow-up do pedido está completo!
4.4 Follow-up do pedido via telefone
Há uma outra opção de follow-up que é mais utilizada quando o fornecedor, por algum motivo, não responde o e-mail de follow-up: o follow-up por telefone. Neste caso, o sistema SAFL só é utilizado para fornecer informações como telefone do fornecedor, data de entrega do pedido, número do pedido, etc.
Para consultar o cadastro do fornecedor, clique no menu “Cadastros” e depois na opção
“SGCO0203 - Fornecedores”, conforme a Figura 66.
Figura 66: Acessando a tela “SGCO0203 - Fornecedores”.
A janela “SGCO0203 – Fornecedores” será aberta em seguida.
Figura 67: Janela “SGCO0203 – Fornecedores”.
Página 43 de 45 Preencha o campo “Código Fornecedor” com o número 3324 e clique no botão
“Aplicar”. O resultado da pesquisa é mostrado na Figura 68.
Figura 68: Resultado da pesquisa de cadastro do fornecedor.
Selecione o fornecedor e clique no botão “Consultar”, em destaque na Figura 69, para visualizar as informações do fornecedor.
Figura 69: Detalhe do botão “Consultar” que exibe as informações de cadastro do fornecedor.
Página 44 de 45 A janela “Consulta Fornecedor” será aberta. Clique na aba “Outros Dados” em destaque na Figura 70. Os telefones de contato do fornecedor também estão destacados na Figura 70.
Figura 70: Telefones de contato do fornecedor.
Caso o follow-up seja efetuado via telefone, o comprador deve consultar e informar ao fornecedor todas as informações necessárias sobre o pedido (o número do pedido, a data do pedido, a data prevista de entrega, etc.). Após obter a resposta sobre a situação do pedido, deve atualizar o dado sobre o status do follow-up do pedido no SAFL, conforme as Figuras: 64 e 65.
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