DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
ANA PAULA PEREIRA DOS SANTOS
A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO
DOCUMENTO DIGITAL: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA DE CONSTRUÇÃO CIVIL AP S/A
NITERÓI 2011
ANA PAULA PEREIRA DOS SANTOS
A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO DOCUMENTO DIGITAL:
UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA DE CONSTRUÇÃO CIVIL AP S/A
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADOR: Professora Margareth da Silva
Niterói 2011
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragotá
S237 Santos, Ana Paula Pereira dos.
A gestão arquivística do documento digital: um estudo de caso na empresa de construção civil AP S/A / Ana Paula Pereira dos Santos. – 2011.
98 f.
Orientador: Margareth da Silva.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2011. Bibliografia: f. 94-98.
1. Documento arquivístico. 2. Documento eletrônico. 3. Gestão de documento. I. Silva, Margareth da. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
ANA PAULA PEREIRA DOS SANTOS
A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO DOCUMENTO DIGITAL:
UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA DE CONSTRUÇÃO CIVIL AP S/A
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: ____ /____ /______ BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Professor Margareth da Silva - Orientadora
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professor Eduardo Ismael Murguia Marañon
Universidade Federal Fluminense
Niterói 2011
Dedico este trabalho aos meus pais MARIA DAS DORES e RENATO por tudo o que fizeram por mim. Sem a ajuda dos meus queridos pais, não teria me tornado essa pessoa que sou hoje. Agradeço imensamente do fundo do meu coração.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus por tudo o que sou e que tenho e por sempre caminhar comigo.
Agradeço aos meus pais pela dedicação que sempre tiveram por meus estudos, principalmente a minha mãe pelo cuidado e carinho. À minha família pela compreensão. E, agradeço também a meus amigos.
Agradeço a minhas irmãs, especialmente a Beth, por me orientar e me apoiar quando precisei nesta caminhada incerta.
Agradeço a Léo, pelo apoio e carinho que tem por mim e por tornar meus dias mais felizes.
Agradeço a todos aqueles que fizeram parte da equipe da Seção de Arquivo e Microfilmagem – SAM/DIRAD quando lá realizei muito do meu aprendizado prático, ao chefe Osvaldo Raymundo, às arquivistas Selene Andréa, Elizete Dotto e Neuza Maria Farias pelo apoio e ajuda pessoal e acadêmica durante o período de estágio na Diretoria de Administração – DIRAD da Fundação Oswaldo Cruz – FIOCRUZ, e até mesmo após o término do período citado.
Agradeço ainda a arquivista Rose Aparecida Correa pelo apoio e incentivo e, também pelas importantes orientações durante a elaboração deste trabalho.
Agradeço a minha professora e orientadora pela atenção e esforço para eu aprender mais.
Enfim, meu muito obrigada a todos que contribuíram direta e indiretamente para a conclusão desta graduação.
"El problema del control de los incrementos documentales - o, para emplear una expresión hoy em boga, del dominio de los flujos - se inscribe en el corazón de la archivistica moderna".
RESUMO
A partir do levantamento da literatura arquivística a respeito de conceitos pertinentes a área, assim como a pesquisa acerca do conceito de Gestão de Documentos convencional e digital. Procura-se evidenciar neste trabalho as especificidades do documento arquivístico digital e seu gerenciamento eletrônico. Trata do tema Gestão de Documentos, apresentando os conceitos essenciais acerca de seus princípios e práticas. Aborda questões relacionadas aos aspectos teóricos como a manutenção da autenticidade, a legislação brasileira e; aspectos práticos ao analisar o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos digitais de uma empresa de construção civil tendo como base alguns requisitos obrigatórios para o gerenciamento arquivístico de documentos digitais, observados no e-ARQ Brasil (2011).
Palavras Chave: Documento arquivístico digital; Gestão de documentos; Gestão de documentos arquivísticos digitais; Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
ABSTRACT
From the survey in archival science literature about the concepts, seeks to show in this paper the research about the concept of Records Management and digital records management. It goes to evidences the specials considerations of digital record and electronic management. To discuss of the theme Records Management, point out the importants concepts of the Records Management and your principals activities. Discuss several points about theoretical aspects, for instance the authenticity, the brazilian Law and; practicalities analysing the digital records management system of the bulding company to verify some obligatory requirements to digital records management in the e-ARQ Brasil (2011).
Keywords: Digital Record; Records Management; Digital Records Management; Electronic Records Management System.
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas AN – Arquivo Nacional do Brasil
ANEEL – Agência Nacional de Energia Elétrica CCD – Código de Classificação de Documentos CIA – Conselho Internacional de Arquivos CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos DBTA – Dicionário de Terminologia Arquivística Brasileira
e-ARQ Brasil – Modelos de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.
FGV – Fundação Getúlio Vargas
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
InterPARES – International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (tradução: Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos).
NARA – National Archives and Records Administration. NARS – National Archives and records Service
NLA – National Library of Australia
RAMP – Records and Archives Management Program
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão arquivística de Documentos SINAR – Sistema Nacional de Arquivos.
TTD – Tabela de Temporalidade Documental / Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ...12
2. ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS ...18
2.1 ARQUIVOLOGIA: UM BREVE HISTÓRICO ...18
2.2 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS FUNDAMENTAIS ...21
2.2.1 Princípio de respeito aos fundos ...21
2.2.2 Princípio da proveniência ...23
2.3 O CONCEITO DE ARQUIVO ...24
2.4 O CONCEITO DE INFORMAÇÃO ...26
2.4.1 Documento e documento arquivístico ...28
2.4.2 Documento digital e documento arquivístico digital ...33
3. A GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS ...37
3.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITO...37
3.2 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL ...41
3.3 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: VALOR PRIMÁRIO E VALOR SECUNDÁRIO ...47
3.4 TEORIA DAS TRÊS IDADES ...50
4. A GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS ...53
4.1 AS INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS E O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL ...53
4.2 GERENCIAMENTO DO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL ...55
4.3.1 Captura ...60
4.3.2 Avaliação, temporalidade e destinação ...62
4.3.3 Armazenamento ...65
4.4 ASPECTOS ACERCA DA GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO DOCUMENTO DIGITAL NA LEGISLAÇÃO BRASILEIRA VIGENTEEXPEDIDA PELO CONARQ ...66
5. ANÁLISE DO SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS DA EMPRESA AP S/A ...70
5.1 A EMPRESA AP S/A ...70
5.2 A EMPRESA VP LTDA ...70
5.3 O ARQUIVO CORRENTE DA EMPRESA AP S/A ...71
5.4 O ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE DA EMPRESA AP S/A ...71
5.5 O SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS NA EMPRESA AP S/A ...72
5.6 ANÁLISE DO SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS DA EMPRESA AP S/A E OS REQUISITOS e-ARQ BRASIL (2011) ...74
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ...91
1. INTRODUÇÃO
Há tempos, muitas eram as questões a serem solucionadas acerca dos princípios e atividades quanto ao tratamento e guarda dos documentos. Durante um longo período, os arquivos eram vistos como repositórios de documentos. Conforme esclarece Rondinelli (2005):
O conceito de gestão de documentos restaura e dinamiza a concepção dos arquivos como instrumentos facilitadores da administração, que vigorou até o século XIX, quando [...], por influência de uma visão dos arquivistas apenas como guardiões do passado eles passaram a desempenhar funções de apoio à pesquisa histórica. (RONDINELLI, 2005, p. 41)
Sob a perspectiva da arquivologia clássica, as instituições arquivísticas públicas recolhiam e tratavam principalmente documentos de valor secundário e, por isso, assumiam o papel de custodiadores de documentos permanentes; enquanto os documentos de valor primário ficavam sob a responsabilidade dos órgãos da administração pública, que os produzia e utilizava.
De acordo com Schellenberg (2006, p.65-66), o aumento populacional, o desenvolvimento tecnológico e a expansão de atividades dos governos modernos são alguns dos fatores que contribuíram para o aumento do volume de documentos produzidos no decorrer do século XX. O armazenamento para tanta informação tornou-se um assunto importante, visto o caráter burocrático das administrações atuais e a necessidade de gerenciar as informações.
Segundo Jardim (1987, p. 2) foi a partir da década de 1970, nos Estados Unidos, por iniciativa do governo norte americano, que por conta do crescente volume de informações produzidas e acumuladas, houve a necessidade de tratar os documentos de maneira adequada, e encontrar soluções para documentos da administração pública, que não seriam mais utilizados por seus produtores e usuários.
De acordo com Jardim (1987, p. 2), a concepção teórica da gestão de documentos e sua aplicabilidade surgem nos Estados Unidos e no Canadá a partir da Segunda Guerra Mundial. Jardim (1987, p. 1) esclarece que a visão atual do conceito de gestão de documentos é, para alguns autores, concebido a partir da constatação da necessidade de racionalização dos documentos e o aumento da
eficiência em uma organização, sendo o resultado de procedimentos utilizados na gestão, considerados itens secundários, conforme expõe:
Alguns concebem a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. (JARDIM, 1987, p. 1)
Desta forma, ficou evidente a necessidade de desenvolver diretrizes referentes ao gerenciamento de toda a documentação produzida e acumulada, racionalizando a produção e o tratamento documental. Tais diretrizes ficaram a cargo das instituições arquivísticas. Assim, houve o reconhecimento quanto à importância da gestão de documentos também por parte das instituições arquivísticas, ou seja, além de tratar e custodiar documentos históricos, oferecerem suporte aos órgãos da administração e, estabelecerem políticas no âmbito da Arquivologia, como é o caso dos arquivos nacionais.
O Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos (2005) conceitua a gestão de documentos relacionando-a com a administração. Para este léxico “a gestão de documentos diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos mesmos”.
Conforme definido no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), gestão de documentos é o:
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005, p. 90)
Com o desenvolvimento tecnológico, para os procedimentos arquivísticos relacionados à gestão de documentos, torna-se fundamental que sejam executados adequadamente atendendo às novas demandas de gerenciamento de documentos e contribuindo para a eficiência do processo decisório nas instituições.
À medida que essas novas tecnologias entram nos sistemas de produção e consequentemente nas organizações, várias inovações são implementadas. Na área arquivística, apreciamos o advento da inserção da informática nos arquivos, onde as
atividades anteriormente eram realizadas de maneira manual. Conforme esclarece Rondinelli (2005, p. 24): “[...] a partir da década de 1980 verifica-se uma verdadeira invasão dos computadores nas instituições públicas e privadas, com grande repercussão nos procedimentos administrativos e documentários adotados”.
Assistimos também, a necessidade cada vez maior das instituições, principalmente as de grande porte, possuir sistemas de gerenciamento de documentos digitais, dado a quantidade de informações e documentos que estas produzem, utilizam e necessitam guardar para posterior recuperação.
Atualmente, um dos desafios da comunidade arquivística é o gerenciamento arquivístico de documentos digitais. São vários os questionamentos acerca das práticas arquivísticas tradicionais, assim como os fundamentos teóricos que apóiam as questões de gerenciamento dos documentos produzidos e tratados eletronicamente.
Assim como os documentos arquivísticos em suporte tradicional, como o papel, também os digitais podem ser identificados e avaliados a partir da perspectiva da diplomática. Segundo Duranti e McNeil (1996, p. 49), essas atividades devem ser realizadas tendo como base os elementos formais, como suporte, conteúdo, forma ou estrutura, contexto, a relação orgânica, que constituem documentos e não apenas a informação contida no suporte. Observa-se, portanto, que é fundamental ao arquivista contemporâneo o conhecimento e atenção aos conceitos e especificidades inerentes aos documentos arquivísticos digitais.
A comunidade arquivística brasileira muito tem se esforçado em estudos de conceituação e aplicabilidade da gestão de documentos no país. Por meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), criado pelo art. 26 da Lei 8.159 de 1991 e regulamentado pelo Decreto 4.073 de 03 de Janeiro de 2002, o órgão tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados; atuar como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos; bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Ações têm sido propostas a nível nacional como disposto no parágrafo 1º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 que determina diretrizes ao poder público para o tratamento dos documentos de arquivos:
É dever do poder público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (BRASIL, lei nº 8.159, 1991)
Assim como o parágrafo 5º do art. 2º do decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002 que promove através da competência do CONARQ, a gestão e preservação de documentos em âmbitos diversos da federação:
estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária. (BRASIL, Decreto 4.073, 2002)
Sendo então através do CONARQ, a possibilidade de efetiva mudança no que se refere a implantação da gestão de documentos em âmbito nacional em instituições públicas e privadas, além de possibilitar discussões e estudos, através da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) acerca do tema tratado neste trabalho.
Da mesma forma como ocorreu no pós-guerra, a introdução de procedimentos e técnicas arquivísticas a serviço da gestão dos documentos convencionais, têm-se atualmente a novidade que é o documento digital e os questionamentos dos profissionais que atuam nos arquivos quanto ao gerenciamento desses documentos.
De acordo com Thomaz (2006, p. 144-145), um estudo realizado em 2003 pela University of Califórnia / School In Information Management and System revelou que 92% das informações produzidas atualmente no mundo em 2002 foram geradas em meio magnético. Thomaz (2006) declara ainda que:
a relação dos arquivistas às mudanças em curso não correspondeu, em primeiro momento, à dimensão das mesmas. Ao contrário, apenas muito lentamente a comunidade arquivística passou a perceber as implicações desse novo suporte para a gestão e a preservação de documentos de caráter arquivístico. (THOMAZ, 2006, p. 144-145)
Nesta perspectiva, o trabalho pretende tratar de uma temática atual e de bastante relevância para a comunidade arquivística, fazendo-se necessário reflexões fundamentadas na teoria da área.
Observa-se também que as organizações estão cada vez mais inseridas em tecnologia, e as áreas do conhecimento necessitam estar caminhando no mesmo ritmo dos avanços tecnológicos, sendo fundamental para o arquivista que suas atividades sejam executadas em parceria com a tecnologia e que se desenvolvam ao mesmo passo do avanço tecnológico.
Este trabalho justifica-se no sentido de colaboração contínua com as reflexões acerca da gestão arquivística de documentos em suporte tradicional, assim como contribuir sendo mais um estudo que possibilite a discussão acerca das peculiaridades do documento digital e seu gerenciamento, permitindo também a reflexão acerca do tema abordado a partir de um estudo teórico e um estudo de caso.
Outras justificativas para a realização deste trabalho são: (1) o estudo do conceito de gestão de documentos tradicional e documento digital; (2) a investigação dos benefícios proporcionados pelos avanços tecnológicos e as possíveis peculiaridades encontradas para a produção e tratamento para documentos convencionais e digitais e; (3) favorecer a discussão acerca das dificuldades dos profissionais de arquivo quanto ao interesse e uso de novas tecnologias de gerenciamento de documentos digitais.
O presente trabalho será desenvolvido mediante levantamento bibliográfico em literatura especializada a respeito de conceitos pertinentes a área arquivística, assim como a pesquisa acerca do conceito de gestão de documentos tradicional e digital, procedendo assim, em um estudo teórico junto às fontes levantadas, gerando reflexões fundamentadas sobre o tema.
Serão efetuadas buscas em portais de periódicos sobre literatura arquivística pertinente ao tema abordado buscando informações e respaldo na legislação específica da área, em websites oficiais de instituições brasileiras, como o do CONARQ e Arquivo Nacional do Brasil, buscando obter informações que embasem a exploração acerca da conceituação da gestão de documento digital junto ao International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System - Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos em Sistemas Eletrônicos, chamado Projeto InterPARES, que configura-se como um Projeto coordenado pela Britsh Columbia - Canadá, que desenvolve conhecimento teórico e metodológico fundamental para a reflexão da teoria arquivística quanto aos documentos digitais autênticos.
A fim de proceder uma aplicação prática para as questões levantadas e estudadas, será apresentado um estudo realizado em uma empresa de construção civil situada na cidade de Niterói. Tal estudo pretende estabelecer uma análise acerca do sistema de gestão de documentos implementado nesta entidade e, o submeter a uma análise tendo como base a publicação intitulada “Modelos de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos” (e-ARQ Brasil, 2011) da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CON(e-ARQ.
Este trabalho encontra-se subdividido da seguinte maneira: O primeiro capítulo aborda a introdução da pesquisa realizada, justificativa e metodologia adotada. O segundo capítulo traça um breve histórico da arquivologia e define conceitos fundamentais para a área arquivística. O terceiro capítulo trata da gestão de documentos arquivísticos, sobretudo de sua concepção teórica discutida pela comunidade arquivística brasileira. O capítulo quarto aborda as inovações tecnológicas e suas consequências na área arquivística a respeito dos documentos arquivísticos digitais; os procedimentos fundamentais adotados para a gestão de documentos arquivísticos digitais baseados nas orientações do e-ARQ Brasil (2011). Aborda também aspectos da legislação brasileira acerca do gerenciamento de documentos arquivísticos digitais. Finalmente, o capítulo quinto contempla o desenvolvimento da aplicação prática no arquivo de uma empresa privada de construção civil, referente ao gerenciamento de documentos digitais do sistema de gerenciamento de documentos da empresa.
2. ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Aborda-se neste capítulo princípios que fundamentam a arquivística de maneira geral, e conceitos que esclarecem teoricamente o estudo do trabalho proposto.
2.1 ARQUIVOLOGIA: UM BREVE HISTÓRICO
Há séculos as atividades arquivísticas são desenvolvidas pelas diferentes sociedades e civilizações. Os primeiros arquivos utilizavam técnicas um pouco diferentes das estabelecidas na contemporaneidade. As instituições arquivísticas atuais diferenciam-se dos antigos arquivos principalmente pela quantidade de documentos produzidos, volume de informação corrente e por inovações tecnológicas, conforme esclarece Fonseca (2005):
Não obstante, os textos que se ocupam em estabelecer as inserções históricas relativas à evolução das práticas arquivísticas, ainda que de forma breve e superficial, são unânimes em afirmar a longevidade da atividade arquivística, considerando que a história dos registros arquivísticos confunde-se com a história das civilizações humanas pós-escrita e que os arquivos, ainda que em suas formas preliminares, surgiram na área do chamado “crescente fértil” e do Oriente Médio, há cerca de seis milênios. (FONSECA, 2005, p. 30)
Silva e outros (1999) destaca esta semelhança percebida nos procedimentos arquivísticos:
De fato, os primeiros arquivos reúnem já ingredientes que vieram a tornar-se clássicos e hoje são ainda defendidos pela disciplina. A mais importante das revelações tem a ver com o respeito pelos aspectos orgânicos da estrutura arquivística, como se comprovou em Elba (Síria). Mas havia também grandes cuidados com a identidade e autenticidade dos próprios documentos. As placas sumérias evidenciam também, desde cedo, uma estrutura diplomática diferente e eficaz, a qual, em grande medida, servirá de modelo às chancelarias européias da época medieval e moderna. A correspondência e os contratos administrativos incluem, conforme os casos, a identificação das partes, o nome das testemunhas ou do escriba, a menção da data e, até, a estampagem de selos de validação. (SILVA E OUTROS, 1999, p. 43)
De acordo com Posner (1959) a noção de arquivos de Estado surgiu por volta dos séculos XVI e XVII quando Carlos V inicia o movimento de transferência dos diplomas de Castela para Simancas. Porém, embora fossem considerados arquivos do Estado, tais órgão eram claramente instrumentos de exercício de poder do monarca, já que haviam documentos provenientes de suas atividades laborais que eram considerados de domínio pessoal, tendo sido guardados para assegurar seus interesses individuais, e não de uma sociedade. Conforme observa Posner (1959):
Em 1567, ele permite ao seu arquivista, Diego de Ayala, << [...] concentrar, em torno desse núcleo original, os papéis de todos os conselhos, cortes, chancelarias, tesourarias, secretarias, capelas reais, etc.>>. O exemplo será seguido, nomeadamente em Florença e em Inglaterra. Sendo o poder exercido de modo muito pessoal pelos reis, príncipes ou senhores mais poderoso, os <<arquivos de Estado>> deviam, apesar de tudo, estar ligados aos seus negócios. (POSNER, 1959, p. 36-37)
Outro momento histórico para a Arquivologia foi a criação do Arquivo Nacional da França em 1789, constituído como uma instituição independente das organizações produtoras de documentos com finalidade de guarda, preservação e acesso.
Para Posner (1959), as idéias surgidas com a Revolução Francesa e disseminadas por toda a Europa deram início a sistematização e organização dos arquivos europeus e norteou o posterior princípio das três idades, contribuindo para o embasamento das principais correntes arquivísticas dos séculos XIX e XX. Conforme esclarece o fragmento abaixo:
Os franceses haviam estabelecido um depósito central de arquivos para os documentos não correntes das repartições centrais, e arquivos departamentais para tais documentos das secções administrativas de estado. A maioria dos outros países julgou conveniente imitar esta organização. (POSNER, 1959, p. 9-10)
Duchein (1982) relata a situação do Arquivo Nacional da França, ainda sob o impacto influente da Revolução Francesa e da Era Napoleônica. De acordo o autor, o Arquivo recebeu documentos de diversas instituições e de diferentes regiões, os quais foram organizados e classificados em ordem cronológica, geográfica e por assunto, conforme expõe Duchein (1982):
Esses documentos foram classificados (ou supostamente classificados) por local, reinados etc., de tal forma que, na maioria dos casos, tornou-se impossível determinar sua origem, ficando tudo profundamente misturado e disperso. (DUCHEIN, 1982, p. 16)
De acordo com Thomaz (2004), no ano de 1838 por meio da influência francesa referente à criação de uma instituição responsável pela guarda e preservação de documentos foi criado o Public Record Office, na Inglaterra. Mesmo ano em que no Brasil o Arquivo Público de Império foi criado pelo regente Pedro Araújo de Lima, futuro marquês de Olinda. Em 1893 o Arquivo Público do Império passa a denominar-se Arquivo Público Nacional, e somente em 1911 recebe a denominação atual, Arquivo Nacional.
Para Rondinelli (2005, p. 40) também marca a história dos arquivos a criação, em 1841 da École National des Chartes, na França. Conforme explica algumas mudanças decorrentes da instalação desta: “a qual fortaleceu a arquivologia como ciência auxiliar da história e, consequentemente, a concepção culturalista dos arquivos”. Para a autora, o momento refletiu a organização de documentos que atribuía a classificação por assunto ao recusar o arranjo organicamente dado pelo produtor aos documentos cuja proveniência era revelada.
Thomaz (2004) refere-se ao fortalecimento da arquivologia, neste período e, atribui o surgimento de outras instituições européias voltadas para a formação de especialistas no tratamento documental, como o Institut für Österreichische Geschichtsforschung em Viena, em 1854 e, a Scuoladi Paleografia e Diplomatica em Florença, no ano de 1857.
De acordo com Rondinelli (2005) outro marco foi o aumento da quantidade de documentos produzidos no período posterior a Segunda Guerra Mundial. Este crescente volume de documentos levou ao imperativo da racionalização da produção e tratamento documental. Ainda segundo a autora, este panorama propiciou o surgimento do conceito de gestão de documentos.
E como marco teórico ocorrido na área arquivística contemporaneamente, Rondinelli (2005) destaca que a partir da década de 80 do século XX, com a introdução dos documentos eletrônicos nas atividades em todos os seguimentos da administração pública, a arquivologia se propôs a rever seus princípios e métodos, a fim de que esta área do conhecimento esteja em compasso com a realidade atual.
2.2 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS FUNDAMENTAIS
Apresenta-se a seguir algumas reflexões e a conceituação de dois princípios arquivísticos primordiais e norteadores ao fazer arquivístico e fundamentalmente presentes nas discussões acerca da teoria da área. São eles, o princípio de respeito aos fundos e princípio da proveniência.
2.2.1 Princípio de respeito aos fundos
Segundo Bellotto (2007) Considera-se fundo o:
conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto, gerado por outra instituição, mas que este, por quaisquer razões, lhe seja afim. (BELLOTTO, 2007, p. 128)
Em 1841, Natalis Wailly tornou-se o primeiro a estabelecer o Princípio de respeito aos fundos, que na atualidade é universalmente aceito, conforme assinala Duchein (1982). Este princípio consiste em obedecer ao agrupamento já existente dos documentos de um fundo, sem misturá-los com os de outro fundo de arquivo.
A classificação geral por fundos é a única verdadeiramente capaz de assegurar o pronto cumprimento de uma ordem regular e uniforme. Se, em lugar desse método, fundamentado, por assim dizer, na natureza das coisas, se propõe uma ordenação teórica..., os arquivos cairão em desordem difícil de remediar... Em qualquer outro tipo de classificação que não seja por fundos corre-se o grande risco de não se saber onde encontrar um documento. (WAILLY apud DUCHEIN, 1982, p.16)
Nos arquivos, anteriormente à enunciação deste princípio, o trabalho de guarda de documentos era realizado baseando-se nos ensinamentos da biblioteconomia, sendo então os documentos organizados seguindo critério desta disciplina, portanto, com a proposta diferente da arquivística. A importância da manutenção de documentos em seus respectivos fundos está não apenas na forma
de melhor arquivá-los, mas é princípio fundamental para a padronização do trabalho do arquivista e determinante na recuperação de informações.
Jenkinson (apud Bellotto, 2007) expressa claramente a importância da manutenção dos documentos em seus fundos originais:
[...]possuem [...] estrutura, articulação e relações materiais entre as partes, essenciais para o seu significado [...] A sua qualidade de arquivo só permanece intacta enquanto se lhe mantêm a forma e relações naturais. (BELLOTTO, 2007, p. 138)
Desde a metade do século XIX, o princípio de respeito aos fundos vem sendo difundido como diretriz ao trabalho do arquivista. Duchein (1982) o define como aquele que consiste em:
manter agrupados, sem misturá-los a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica: é o que se chama de fundo de arquivos dessa administração, instituição ou pessoa. (DUCHEIN, 1982, p. 14)
Recentemente, segundo Bellotto (2007), alguns teóricos dividem este princípio em duas partes: Provenienzprinzip, para Carroll (1975), é o Princípio de Respeito aos fundos, significando a manutenção do arranjo original vinculado a sua origem administrativa. E o Registraturprinzip também para Posner (1959) é a manutenção da ordem original, ou seja, o respeito ao arranjo interno.
Bellotto (2007) esclarece que para Luciana Duranti, o princípio da ordem original, chamado quietat non movere, seria não a ordem física dos documentos do fundo, mas a observação da ordem orgânica que os documentos seguiram de acordo com as atividades administrativas que os deu origem.
Segundo alguns teóricos, eles chegam a se confundir; segundo outros, porém, o Provenienzprinzip e o Registraturprinzip dos alemães diferem concretamente. Um autor canadense (Carrol) argumenta que, para Schellenberg, o primeiro é o princípio do respect des fonds, significando que o arranjo dos documentos não pode se desvincular do lugar de onde vieram, devendo estes ser agrupados de acordo com sua origem nos corpos administrativos de onde provieram. O segundo é o relativo à ordem que tinham os documentos quando na primeira e na segunda idades. (BELLOTTO, 2007, p. 131)
2.2.2 Princípio da proveniência
De acordo com o Glossário Geral de Ciência da Informação da Universidade de Brasília, o termo proveniência tem a seguinte conceituação atribuída pelo Conselho Internacional de Arquivos: “A relação entre os documentos e as instituições ou pessoas que os produziram, acumularam e/ou mantiveram e os utilizaram no decurso de suas atividades coletivas ou pessoais”. A definição acima explicita a importância desta relação para o desenvolvimento das atividades arquivísticas. Segue então, que o princípio da proveniência é a manutenção desta relação entre os documentos e seu produtor.
Segundo o mesmo glossário, Bellotto (2007) estabelece a definição: “o arranjo dos papéis não pode se desvincular do lugar de onde vieram, devendo ser agrupados de acordo com sua origem nos corpos administrativos de onde vieram”.
Já o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) defende ser o princípio de respeito aos fundos equivalente ao da proveniência, por entender que a relação da manutenção entre o documento e seu produtor equivale a relação entre os documentos e outros documentos, característica do documento arquivístico, conforme define:
O princípio de respeito ao fundo ou princípio da proveniência é aquele segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA, 2005, p. 136)
Alguns teóricos entendem que quando utilizado em arquivos permanentes, este equivale ao princípio de respeito aos fundos, já que ao observar o segundo, o arquivista necessita reconhecer a importância de manter a proveniência do documento, caso contrário documentos dispersos não mais formaram o fundo do qual provieram. Conforme explicita Duranti (1994):
Não há dúvidas de que os dois princípios fundamentais da ciência arquivística, respeito aos fundos (ou princípio da proveniência sob o ponto de vista externo) e respeito a ordem original (ou princípio da proveniência sob o ponto de vista interno), enfatizam a importância central das origens administrativas dos registros. (DURANTI, 1994, p. 57)
A autora utiliza respeito aos fundos para atribuir a qualidade a um conjunto quando se tratar da proveniência do produtor ou de uma instituição de guarda. E, o princípio da ordem original para manter a ordem física dos documentos da maneira como foram recebidos ou recolhidos sem misturá-los.
Bellotto (2007) compartilha também da ideia de que o princípio de respeito aos fundos é equivalente ao de Proveniência dos documentos:
pode-se compreender melhor o princípio fundamental da arquivística no âmbito dos arquivos permanentes: o respect des fonds (ou princípio da proveniência), que consiste em deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou jurídica determinada: o que se chama de fundo de arquivo dessa administração, desse estabelecimento ou dessa pessoa [Duchein, 1976:7-31] Significa, por conseguinte, não mesclar documentos de fundos diferentes” (BELLOTTO, 2007, p. 130)
Em âmbito nacional, em 1959, José Honório Rodrigues, em seu texto “A Situação do Arquivo Nacional” declara que no próprio Arquivo Público do Império, nome anterior do Arquivo Nacional do Brasil, embora o respeito aos fundos não fosse observado, e nem mesmo o da proveniência de maneira generalizada por todas as seções que compunham a instituição, o segundo, já era observado em alguns momentos.
Já no relatório de 1877 as classes aparecem e se nota que o moderno princípio da proveniência (Provenienzprinzip) está claramente definido, quando se declara, a propósito da 13ª classe da Seção Histórica, que ‘quisera conservar todos os livros e papéis das repartições extintas na mesma ordem de distribuição ou classificação que eles deveram ter tido’. Haveria, nisso, além de outras considerações, interesse histórico de se manter ad memoriam os respectivos arquivos, tais quais existiram ou deveram ter existido na conformidade dos seus regimentos. (RODRIGUES, 1959, p.33)
Para a arquivística, este é um dos princípios fundamentais que possibilitam a realização de suas atividades, e contribui para a teoria da área.
2.3 O CONCEITO DE ARQUIVO
Segundo Schellenberg (2006, p. 35) a palavras archives que tem origem grega e de acordo com léxicos significa “lugar onde são guardados os documentos
públicos e outros documentos de importância; e registro histórico ou documento assim preservado”. Esta, possivelmente através do processo de derivação tenha dado origem à palavra “arquivo”.
Muitas são as definições de arquivo, e percebe-se muito variadas no decorrer da disciplina arquivística dependendo do país, da tradição arquivística, das práticas administrativas. A primeira definição de grande contribuição para a área foi publicada em 1898, no Manual dos Arquivistas Holandeses pela Associação dos Arquivistas Holandeses:
o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por um órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer sob a custódia desse órgão ou funcionário. (MANUAL DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1898, p. 13)
Outras duas definições interessantes presentes na obra de Schellenberg (2006), a primeira de Sir Hilary Jenkinson, estabelecida em seu Manual of Archive Administration, edição 1937 (1ª edição publicada em Oxford, 1922), define arquivo como documentos “produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado [...], preservados sob a custódia [...] de responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria informação”. (Jenkinson, 1937, p.11 apud Schellenberg, 2006, p. 36).
O arquivista alemão Adolf Brenneke usa a seguinte definição de arquivo, também publicada em um manual intitulado Archivkunde de 1953:
conjunto de papéis e documentos que promanam de atividades legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado. (BRENNEKE apud SCHELLENBERG, 2006, p. 37)
Pode-se constatar que não se tem uma definição final ou alguma preferível a outras, mas que se diferem de acordo com o lugar e no decorrer do tempo em que são estabelecidas sendo até mesmo complementares umas as outras a partir da realidade que se segue, conforme Schellenberg (2006, p. 40): “O arquivista moderno, penso eu, precisa de fato dar nova definição ao termo “arquivos” de maneira mais adequada às suas próprias exigências”.
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2006, p. 41)
No Brasil, a legislação arquivística define arquivo nos termos da lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências:
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL, LEI 8.159, 1991)
2.4 O CONCEITO DE INFORMAÇÃO
Atualmente, vive-se na chamada era da informação, onde esta tem valor para diferentes segmentos da sociedade como organizações públicas, privadas, indivíduos e estados. Assim, a informação surge em qualquer momento e lugar, por diversos meios, assumindo forma sob qualquer que seja o suporte.
Para Fernandes (1995, p. 27) “a informação enquanto problema de investigação surge apenas no período pós-guerras, associado ao que se convencionou chamar explosão da informação”.
Segundo ROSZAK (1988, p. 34) a palavra informação é apresentada como mercadoria de troca: “Tudo é informação. A palavra passa a ser amplamente generalizada, mas a um preço: o significado daquilo que é comunicado é nivelado, o mesmo ocorrendo com o valor”.
De acordo com Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 107) informação é: “elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contida num documento”.
O Glossário Geral da Ciência da Informação da Universidade de Brasília – UNB conceitua o termo informação sob a ótica de diversos autores: “Todo e
qualquer elemento referencial contido num documento”. (Dicionário de Terminologia Arquivística);
“Estruturas simbolicamente significantes com a competência de gerar conhecimento. no indivíduo, em seu grupo, ou na sociedade.” (Barreto, A. de A., 2002, p. 50);
“Conjunto de dados que satisfazem a uma determinada necessidade informacional. Possui um valor agregado e precisa da intervenção ativa do usuário.” (Korfhage, R., 1997);
“Toda idéia, fato ou trabalho mental que seja comunicado, armazenado, publicado e/ou distribuído formalmente ou informalmente em qualquer formato." (American Library Association, 1983)
Para Aldo Barreto (1996, p. 2) o termo “informação” é assim conceituado: “Estruturas significantes com a competência de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou a sociedade.”
Roncaglio e colaboradores (2004, p. 1) adota o seguinte conceito para o termo: “informação: [...] segundo Porat citado por Castells, informação são todos os dados que são organizados e comunicados”.
De acordo com o projeto InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems que é uma Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos é um projeto de estudo dividido em três fases que envolve questões acerca do documento digital quanto a sua autenticidade, preservação e acesso de longo prazo.
Para efeito da inteira compreensão de sua pesquisa, o InterPARES definiu alguns conceitos da disciplina arquivística, e dentre eles está o conceito de dado e informação apresentados a seguir:
Um documento é a informação afixada em um meio sob uma forma fixa; informação é um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo e do espaço; e dados são as menores partes significativas e indivisíveis da informação. (PROJETO INTERPARES)
Aos termos particulares à disciplina arquivística são difíceis de atribuir uma definição, o mesmo acontece com o termo informação, que não é específico em uma disciplina, e sim assumido como base em todas as áreas do conhecimento humano. Portanto, diante dessas várias definições, observa-se como é difícil definir o termo
informação, pois este é transversal em diferentes disciplinas e áreas do conhecimento.
No que diz respeito à Arquivologia, Fonseca (2005, p. 10) destaca a dificuldade de tratar a informação: “..., a informação não tem sido considerada como objeto privilegiado da arquivologia, aparecendo na literatura clássica da área como uma consequência do documento de arquivo...”
No contexto da disciplina arquivística, vários estudiosos contribuem com a conceituação específica acerca do termo informação. Para Heredia (apud FONSECA 2005, p. 55) a informação é indiscutivelmente atribuída à concepção de documento: “Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do objeto da arquivologia e sua ordem: arquivos – documentos de arquivo – informação”.
Visto os conceitos para termo em questão, serão esclarecidos a seguir, com base na literatura arquivística, os conceitos de documento, documento arquivístico e documento arquivístico digital.
2.4.1 Documento e documento arquivístico
Assim, como o conceito de informação, o conceito de documento é polissêmico e permeia o ambiente de diversas disciplinas científicas. Observaremos a seguir a definição deste termo com base na arquivística que considera o termo documento como simplesmente a informação registrada num suporte. Para Rondinelli (2005), conforme explicita a definição dada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 72) é: “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”.
Roncaglio e colaboradores (2004) esclarecem a definição quando aponta formas diversas de suporte onde são registradas informações:
São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigadas pelos arqueólogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência, mapas, contratos privados ou públicos que são pesquisadas pelos historiadores. (RONCAGLIO E COLABORADORES, 2004, p. 01)
Acerca dos documentos em suporte tradicional, os quais são mais comumente encontrados em arquivos, bibliotecas, museus e centros de informação, Bellotto (2007) utiliza a definição de documento considerando-o como registro de expressões e ações provenientes das atividades humanas:
segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. (...), tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. (BELLOTTO, 2007, p. 35)
Porém, sob o ponto de vista da arquivística, nem todo documento é considerado documento arquivístico, pois o documento de arquivo possui algumas características particulares.
Roncaglio e colaboradores (2004) apresentam algumas considerações ao distinguir um documento arquivístico de outro com ausência desta qualidade. Segundo os autores, o documento arquivístico apresenta a característica orgânica proveniente de sua origem e, são produzidos com finalidades peculiares para atender necessidades burocráticas, administrativas ou legais.
Em Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas, Schellenberg (2007) define documento arquivístico da seguinte maneira:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos. (SCHELLENBERG, 2007, p. 41)
Importante considerar o momento da definição atribuída pelo autor, que embora seja um clássico da literatura arquivística mundial, percebe-se em sua definição que são considerados como objeto arquivístico documentos que atualmente são reconhecidos como material de estudo de outras disciplinas. E, já nesta época, apresenta-se a questão do suporte do documento e suas peculiaridades.
Para Rondinelli (2005, p. 129) o conceito de documento arquivístico é dado por: “Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de prova dessa atividade”.
Segundo Duranti (1995, p. 17-18) “somente o documento arquivístico, quer dizer, um documento criado ou recebido por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática” e, o considera como objeto da Diplomática, exatamente por conter a prova da ação efetuada, como se permitesse refazer o trâmite da ação.
O Projeto InterPARES, em sua terceira fase, atribui ao documento arquivístico a seguinte definição “Documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.”
Para o documento arquivístico, o que determina seu uso e arquivamento definitivo ou não é o contexto de sua criação. Por conta disso, Bellotto (2007) afirma que os conjuntos são reunidos de acordo com sua origem e função. Ou seja, são produzidos e recebidos organicamente por pessoa física ou jurídica.
Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais, administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. [...]; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte. (BELLOTTO, 2007, p. 37)
A definição de documento arquivístico para o antigo Comitê de Documentos Eletrônicos do Conselho Internacional de Arquivos (1997) é apresentada pela Câmara de Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ:
Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo contexto e estrutura suficientes para servir de evidência dessa atividade. (CTDE – CONARQ, 1997, p. 22)
Desta forma, o documento e o documento arquivístico diferenciam-se em virtude do segundo ser registro da ação e o documento registra opiniões, idéias.
Além disso, o segundo, objeto de estudo da arquivística, possui a relação orgânica com o produtor e com outros documentos, independente do suporte onde a informação esteja registrada e o meio utilizado para acessá-la. O documento não é analisado separadamente, sob perspectiva única. Ele é instrumento de prova de uma ação, que pode ser melhor compreendida quando o olhar está no conjunto. Aborda-se adiante os elementos dos documentos arquivísticos.
Luciana Duranti (1994) aborda questões propícias para reflexões e discussões na área da informação, principalmente sob a perspectiva do desenvolvimento social e tecnológico que ocorre na atualidade.
Sendo imparciais no que diz respeito à criação, autênticos no tocante aos procedimentos, e inter-relacionados no que tange ao conteúdo, os registros documentais estão aptos a satisfazer os requisitos da legislação sobre valor probatório e constituem a melhor forma não só de prova documental, mas de prova em geral. (DURANTI, 1994, p. 06)
Duranti (1994) alude a volatilidade dos documentos eletrônicos e a possibilidade de manipulação de informações que neles estejam registradas. E, neste contexto princípios da disciplina diplomática que devem ser levados em questão quando no registro e tratamento documental.
Assim, pode-se concluir [...] que os registros são provas confiáveis das ações e devem essa confiabilidade às circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestar contas. Entretanto, prestar contas através dos registros implica prestar contas aos registros, e é aí que o arquivista contemporâneo é chamado a mudar sua abordagem da preservação de documentos pelas circunstâncias de criação dos registros contemporâneos, sejam elas sócio-culturais, administrativas ou tecnológicas. (DURANTI, 1994, p. 08)
Percebe-se que a literatura arquivística brasileira tem contemplado cada vez mais os termos incorporados pela ciência por meio das atuais tecnologias, atribuindo-lhes definições a fim de contribuir nas atividades arquivísticas engajadas na perspectiva do documento digital e o meio eletrônico. Assim, a partir de estudos específicos, além de definições, são observadas algumas características necessárias ao documento digital ser considerado documento arquivístico digital, pois o documento arquivístico não é qualquer documento. São então, conferidos a eles características particulares.
No contexto de documento arquivístico, o termo ‘evidência’ refere-se ao fato de que este serve como prova de uma ação, já que está presente no ato em que se consolida. Para Duranti 1998 (apud Rondinelli, 2005, p. 47) “evidência é uma relação entre um fato a ser provado e o fato que o prova”, deixando claro desta forma que o documento arquivístico é fonte probatória, mas não é ele em si a prova. E, para conferir ao documento o recurso probatório são reconhecidas algumas características que se apresentam a seguir.
Para Duranti (1994, p. 51) a primeira característica do documento arquivístico é a imparcialidade. “Os registros são inerentemente verdadeiros, ou como diz o arquivista britânico Hilary Jenkinson, livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje”. Adiante, a autora comenta que a imparcialidade refere-se à fidedignidade do fato e da ação manifestada naquele registro documental, independente a vontade de seu criador.
A segunda característica do documento arquivístico é a autenticidade. Para Duranti (1994), a idéia de documento autêntico está vinculada a sua criação, manutenção e custódia.
os documentos são autênticos por que são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação [...] Assim, os documentos são autênticos, por que são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. (DURANTI, 1994, p. 51)
Para o Projeto InterPARES, a autenticidade refere-se ao fato de que “materiais são o que eles dizem ser e que não formam adulterados ou corrompidos de qualquer outra forma. Assim, [...], a autenticidade refere-se à confiabilidade dos documentos enquanto tais.” E, afirma: “A autenticidade é colocada em risco cada vez que os materiais são transmitidos através do tempo e do espaço."
Rondinelli (2005, p. 47) complementa assumindo que a autenticidade é também identificada no cumprimento de uma função, ou consecução das atividades. Desta forma, autêntico é o documento que traduz a veracidade da ação ou do cumprimento da função e atividades.
Segundo Duranti (1994) A terceira característica particular aos documentos arquivísticos diz respeito à naturalidade.
... à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são coletados artificialmente como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração (DURANTI, 1994, p. 52)
A penúltima característica do documento arquivístico contempla o inter relacionamento, o que significa dizer que o documento de arquivo é o documento único, porém para interpretá-lo é necessário o conjunto com outros documentos para a extração do contexto em que se insere.
Duranti (1994, p. 52) explica: que “Cada documento está intimamente relacionado com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e [...] seu significado depende dessas relações”.
E, por fim, a unicidade. O documento de arquivo é único no sentido de que este ocupa seu lugar na estrutura do conjunto:
cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence; cópias de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único. (DURANTI, 1994, p. 52)
2.4.2 Documento digital e documento arquivístico digital
Muito tem sido discutido a respeito do documento em formato digital. Por conta de sua natureza e a possibilidade de rápida disseminação; em função da acessibilidade e economia de espaço; a velocidade de produção e transmissão de informações em meio eletrônico que ultrapassa os limites do suporte convencional, como o papel e micro formas. Neste sentido, apresenta-se a seguir algumas considerações acerca da conceituação do documento digital e do objeto da arquivologia em formato digital.
Esclarece Rondinelli (2005) que documento eletrônico:
É o documento processado por meio eletrônico, com um formato digital. Entretanto, há outros documentos que, embora não sendo digitais, são processados eletronicamente. É o caso das fitas áudio e videomagnéticas
analógicas, que também podem ser entendidas como documentos eletrônicos. (RONDINELLI, 2005, p. 130)
Para Thomaz (2004, p. 22) a informatização dos meios de produção tem proporcionado o volume cada vez maior de informação produzida em formato digital e afirma: “cujo manuseio efetivo só pode ser feito, em alguns casos, no mesmo ambiente informático onde foi produzida”.
Desta forma, evidencia-se que o documento digital é aquele processado em meio de equipamento de informática, tendo sua elaboração intimamente ligada a linguagem utilizada pelo sistema computacional composta por bits de freqüência que formam uma unidade lógica e para que seja interpretável por um programa de computador.
No Brasil, o CONARQ, órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, possui grupos de estudos, alguns de caráter permanente, que visam elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). A partir do estudo em grupo da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE - CONARQ), elaborou-se um glossário que direcionam definições específicas para a área arquivística. Apresenta as seguintes definições que se fazem importantes para este trabalho para diferenciação das definições de termos crescentemente utilizados na literatura arquivística.
O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos assume como definição para o documento digital: “Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional”. (CTDE versão 5.1 – março de 2010). Para documento eletrônico, atribui-se a seguinte conceituação: “Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico”. (CTDE versão 5.1 – março de 2010). Esta publicação apresenta a informação de que na literatura arquivística internacional, é comum atribuir o termo “documento eletrônico” sinônimo de “documento digital”.
• suporte digital: “n., Material físico, como um CD, DVD, DAT ou disco rígido,
usado para armazenamento de dados digitais”. 1(Projeto InterPARES);
• documento digital: n., Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento. n., Informação registrada codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. (Projeto InterPARES);
• documento arquivístico digital: n., Documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico. n., Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico. (Projeto InterPARES).
Segundo o “Modelos de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos” (e-ARQ Brasil, 2011, versão 1.1), elaborado pela CTDE do CONARQ, documento arquivístico digital “é um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos”.
A resolução nº 20, de 16 de julho de 2004 publicada pelo CONARQ define em seu parágrafo 2º, documento arquivístico digital como:
documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital. (CONARQ, 2004, RESOLUÇÃO Nº 20)
Por este ponto de vista, o documento elaborado em meio digital terá a qualidade de documento arquivístico quando se apresentar como registro de uma ação efetivada. Ou seja, um documento elaborado em um computador precisa ser validado em um sistema para que seja assim considerado e permita que seja gerenciado.
1
Em todas as áreas do conhecimento influenciadas pelas atividades e relações humanas está presente o formato atual de tecnologia na produção de registros. Por isso, a teoria arquivística tem distribuído esforços no sentido de compreender e tratar o documento arquivístico em formato digital. Sabe-se ainda que, documentos arquivísticos digitais estão intimamente ligados a preservação, a fim de manter os registros atuais em condições de serem interpretáveis na posteridade, assegurando então sua recuperação, acessibilidade e disponibilização.
Apresentados os principais conceitos da disciplina arquivística, introduz-se a seguir a discussão acerca de alguns aspectos do tratamento documental e o comportamento do documento digital em meio à extensão de suas possibilidades na arquivística.
3. A GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSITICOS
Historicamente, os documentos são fontes de prova e informação sobre as atividades de organizações e pessoas. As atividades de organização dos documentos, tal qual conhecemos nos dias atuais, são resultados das transformações ocorridas diante de problemas práticos na busca soluções também práticas.
Durante todo o século XIX até a Segunda Guerra Mundial, as instituições arquivísticas direcionavam suas atividades para o arquivo permanente, especialmente os procedimentos de arranjo e descrição de fundos fechados, cuja consulta era predominantemente feita por pesquisadores da área de História. As mudanças ocorridas no pós-guerra, com relação ao desenvolvimento da tecnologia de informação e comunicação e, a ascensão dos Estados Unidos como principal potência econômica e militar, possibilitou o surgimento do conceito e da prática da gestão de documentos, primeiramente nos Estados Unidos.
O conceito e a prática de Gestão de Documentos receberam diferentes influências como a da Administração, especialmente com a introdução das idéias gerenciais de planejamento, controle, treinamento, bem como da Arquivologia, com a adoção do conceito de ciclo de vida e da noção de que os documentos devam ser um registro adequado das ações de uma organização.
Para tratar do tema gestão de documentos, serão apresentados os conceitos essenciais e suas principais atividades, partindo de embasamento teórico da Arquivística.
3.1. GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITO
Segundo Indolfo (2007), foi a partir de 1934 que ocorreu o desenvolvimento da área de Records Management no governo norte-americano, também quando houve a votação do National Archives Act e a criação do Arquivo Nacional dos Estados Unidos. Em 1941, instala-se um imóvel para armazenamento temporário de documentos, os chamados records centers.
Pode-se apresentar alguns marcos da legislação norte americana referente a gestão de documentos, que foram o Records Management Act, de 1975, que
consagrou o conceito de gestão de documentos; o Amendements on Federal Records Managenet Act, de 1976, que estabeleceu a obrigatoriedade das agências federais prestar contas do programa de gestão de documentos por meio da emissão de um relatório anual a ser apresentado ao Arquivo Nacional do país. Em meados de 1980, houve a reorganização da administração dos arquivos, quando o National Archives and records Service (NARS) passa a denominar-se National Archives and Records Administration (NARA).
De acordo com Indolfo (2007, p. 33), também na América do Norte, o governo federal do Canadá estimulou a aplicação da gestão de documentos nos órgãos dos departamentos da administração pública. As Comissões Massey (1951) e Glassco (1961-1962) por meio de avaliações de diagnósticos a situação dispendiosa da administração e conservação dos documentos públicos. Em 1956, foi construído um depósito central para os Arquivos Públicos do Canadá e, em 1966 a coordenação do programa de gestão de documentos passou a ser exercida por um arquivista federal.
Percebe-se que tais comissões, que ocorreram tanto nos Estados Unidos quanto no Canadá foram fundamentais para o estímulo e aplicação de programas de gestão de documentos. As transformações ocorridas quanto ao cuidado com os documentos, a preocupação em estabelecer e implementar medidas legislativas voltadas para a racionalização da produção e eficiência da administração, pensadas para garantir o respaldo jurídico por meio dos conjuntos documentais, assim como a manutenção, ou seja, a permanência física do registro histórico de uma ação. Além disso, mais recentemente, percebe-se maior preocupação quanto ao gerenciamento de documentos públicos para auxiliar na eficiência administrativa e eficácia de sua administração pública.
O conceito de gestão de documentos ou Records Management, denominação atribuída pelos arquivistas norte-americanos, surgiu como recurso para atender às necessidades da administração pública, cuja documentação crescia vertiginosamente. Foi inicialmente moldado utilizando princípios da Administração moderna, como a racionalização, economia de tempo, eficiência e eficácia. Esta questão fica evidente quando termo gestão de documentos é definido na legislação federal norte americana e apresentado no website oficial da National Archives and Records Administration – NARA:
