SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO
PÚBLICA
MÓDULO : LICITAÇÕES E CONTRATOS
Manual de Treinamento
MÓDULO DE LICITAÇÃO E COMPRAS
OBJETIVO: Controlar a documentação dos processos licitatórios dentro da
prefeitura, desde o pedido de compras e cotação de preços até a fase final do processo, permitindo a recuperação de informações e estatísticas sobre valores e quantidades, para avaliação dos custos envolvidos nestes processos.
MENU PRINCIPAL:
O Sistema permite cadastrar as informações mais importantes sobre o processo de licitação e emitir os seus principais documentos. A primeira providência a tomar é cadastrar as Unidades Gestoras, no item tabelas locais, conforme figura abaixo:
Em seguida cadastre a estrutura organizacional da Prefeitura sendo necessário cadastrá-la apenas uma vez. A estrutura organizacional permite alterações anuais de acordo com a legislação do município. Para efetuar o cadastramento da estrutura organizacional: tabelas locais/estrutura organizacional/início
de vigência/órgãos vigentes. Conforme figura abaixo:
Após cadastrados os órgão vigentes, tecle enter sobre eles e cadastre as unidades orçamentárias específicas de casa órgão e o responsável pela licitação. Veja quadro abaixo:
O sistema também permite em tabelas locais o cadastro de Feriados Nacionais, Estaduais e Municipais, evitando assim que a comissão alimente o sistema com dados de processos em datas indevidas: Veja quadro abaixo:
Ainda em Tabelas Locais/Comissão de Licitação/Pregoeiro, deve-se cadastrar a Comissão de Licitação e seus respectivos membros. Veja quadro abaixo:
Figura 2
SOLICITAÇÃO DE DESPESAS :
Mediante esta solicitação é que serão realizadas as Licitações ou Compras Diretas. Veja quadro abaixo:
Nesta tela anterior deverá conter as seguintes informações: 1- A data da solicitação;
2- O numero da solicitação de despesa que será fornecido automaticamente pelo sistema utilizando como fato gerador a data e seqüencial do pedido;
3- O tipo de contratação que se classifica como obras, serviços comuns, serviços de engenharia, compras, compras e serviços, alienações, concessões, permissões, locações da adm. Pública e admissão de pessoal;
4- Os dois campos seguintes deve ser informado orgão requisitante e a unidade orçamentária que estar fazendo a solicitação de despesa;
5- Exercício da dotação; 6- Projeto/atividade;
7- Classificação econômica; 8- Subelemento;
9- Fonte de recurso;
Após a alimentação do sistema com os dados inicialmente necessários para inclusão da solicitação da despesa, teclar ENTER sobre a solicitação de despesa e cadastrar os itens, conforme a figura abaixo:
COTAÇÕES DE PREÇOS:
Com base na(s) solicitações(s) de compra existentes a comissão fará a pesquisa de mercado com base no art. 15, inciso V, paragrafo Iº da Lei 8.666/93. O sistema emitirá a solicitação da proposta de preço aos fornecedores aptos a venda dos referidos produtos ou serviços solicitados, ficando a critério da comissão de pesquisa de mercado se por item ou por valor global. Veja quadro abaixo:
Figura 2
Figura 3
O sistema permite a cotação de preços de apenas 01(um) ou (N) solicitações de despesas, bem como traz de forma automática todos os itens a serem cotados com base nos pedidos informados.
Depois de incluída a(s) solicitação(s) de despesas a cotar, aparece automaticamente os itens que foram solicitados.
Dentro campo pessoas físicas/jurídicas deve ser informado as pessoas e os preços dos itens pesquisados.
Após alimentado o sistema com os respectivos preços pesquisados, teclar a letra M - Apurar cotações de preços.
TIPOS DE COMPRA DIRETA:
Contratação direta é a contratação realizada sem licitação, em situações excepcionais, expressamente prevista em lei. Essa contratação se dá por meio de dispensa – licitação dispensada ou licitação dispensável – ou por inexigibilidade de licitação.
Com base nas informações da cotação de preços, se a compra for de forma direta podemos efetuar o processo sem licitação, ou seja, por inexigibilidade ou por dispensa de licitação, conforme quadro abaixo:
DISPENSA DE LICITAÇÃO: no caso de dispensa, a licitação é possível, por haver possibilidade de competição, mas não é obrigatória. O art. 24 da lei de licitações enumera todas as hipóteses em que a licitação é considerada dispensável.
INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO: O art. 25 da lei licitações considera a licitação inexigível quando há inviabilidade de competição.
CADASTRO DE LICITAÇÕES:
Modalidade: Selecione inicialmente uma das modalidades de licitação que
são apresentadas na janela de Modalidade. Veja figura abaixo:
A tela de cadastro de licitações permite várias ações, bastando apenas teclar a letra em destaque correspondente, na parte inferior da tela conforme figura acima.
I – Inclusão dos dados básicos da licitação:
Data da licitação: informar a data de abertura do processo licitatório;
Número do processo: O formato de numeração do IBAM será
automaticamente sugerido para o número desta licitação. Caso se deseje utilizar o formato sugerido pelo IBAM, basta substituir o número '00000' pelo número real da licitação (ex: '00019'). Caso se deseje utilizar outro formato de numeração, basta limpar o campo e digitar o número da licitação no formato desejado;
Tipo de Contratação: Selecione o tipo de avaliação da licitação, conforme
sejam considerados apenas o preço final ou características técnicas;
Classificação: este item indica qual a finalidade geral da licitação;
Data de publicação: informar a data de publicação do edital de licitação; Valor do Processo: de acordo com o preço médio da pesquisa de mercado o
sistema já preenche esse valor de forma automática;
Data da Licitação: O sistema calcula automaticamente a data de abertura
das propostas com base na data de publicação, da modalidade e do tipo da licitação;
Horário: Informe o horário do início da sessão de julgamento das propostas.
II – Alteração dos dados básicos da licitação:
Alterar os dados cadastrados de uma determinada licitação: clique na
letra A em destaque na parte inferior da tela com o mouse ou tecle a letra A para alterar os dados básicos da licitação.
III – Consultar dos dados básicos da licitação:
Consultar os dados cadastrados de uma licitação: clique na letra C em
destaque na parte inferior da tela com o mouse ou tecle a letra C para consultar os dados básicos da licitação.
O usuário deve atentar-se ao cadastrar a licitação, se a mesma é por lote. Caso positivo, há uma opção que deverá ser observada na tela principal da inclusão e na tela de itens. Veja exemplo abaixo:
Figura 2
Obs.: O usuário deverá atentar-se para as orientações em destaque no rodapé
da tela.
IV – Listar (imprimir) os dados básicos da licitação:
Listar(imprimir) alguns relatórios básicos do processo licitatório:
clique na letra L em destaque na parte inferior da tela com o mouse ou tecle a letra L para listar os dados básicos da licitação. Veja quadro abaixo:
Procurar uma licitação
Procurar um processo licitatório por número: tecle a letra P em destaque
na parte inferior da tela e informe o número do processo desejado. Veja figura abaixo:
Como acessar as propriedades da licitação
Tecle enter no cadastro da licitação para acessar as propriedades do processo, onde o usuário terá acesso a incluir os dados que estão na tela seguinte.
As opções do menu são organizadas de forma a serem utilizadas uma após a outra, de cima para baixo.
Seguindo a ordem das opções, o usuário deverá incluir a solicitação de despesa a atender. Veja figura abaixo.:
Figura 1
Figura 3
Documentos legais exigidos: esta opção permite o cadastramento de
documentos legais que serão exigidos no processo licitatório. Uma vez cadastrado, sistema controlará a validade deste documento de acordo com o informado.
O sistema já traz alguns documentos legais cadastrados, necessitando apenas de conferência na validade. Caso deseje cadastrar mais algum documento a ser exigido em alguma licitação, acessar o menu principal – tabelas locais –
Participantes da licitação: esta opção permite selecionar os fornecedores
pertencentes ao cadastro geral da prefeitura que irão participar do certame. Será solicitado o cadastro de ramos de atividades dos participantes, conforme figura abaixo:
Figura 1
Propostas: o usuário deverá incluir as propostas dos participantes com seus
respectivos valores e em seguida clicar na opção: M – Apurar mapa de preços, conforme figura abaixo:
Em seguida à apuração das propostas, o usuário deverá alterar a(s) proposta(s) vencedora(s) e colocar a data de adjudicação, homologação, contrato e publicação de homologação. Veja exemplo abaixo:
Documentos: em seguida o usuário deverá acessar a opção: DOCUMENTOS
para que o sistema possa fazer a geração de todo o processo licitatório. Lembrando que pode-se escolher os modelos já cadastrados pela Aspec ou os modelos elaborados pela entidade.
Nesta tela o usuário poderá listar todos os documentos que compõe o processo licitatório, bem como alterar o texto de qualquer documento. Lembrando que a alteração vale apenas para o documento em destaque.
Exemplo de inclusão de novos documentos:
O cadastro dos modelos de documentos são feitos de forma centralizada para que seja mantido uma padronização das variáveis cadastradas para os modelos. Porém, o sistema permite que sejam cadastrados quaisquer modelos de documentos do tipos listados na figura abaixo.
Exemplo de tópicos de um documento:
Exemplo de janela de cadastro do conteúdo de um tópico do documento, mostrando a tabela de variáveis dos atributos da licitação:
Variáveis: existe um conjunto de variáveis que devem ser usadas dentro dos
documentos representando as informações mais comuns ao processo licitatório. Lembrando que as mesmas já estão cadastradas no sistema.
Contratos: O usuário deverá acessar a opção CONTRATOS para que o sistema
também faça a geração do(s) mesmo(s). Veja modelo abaixo:
Na tela de contratos, o usuário poderá listá-los e/ou incluir os aditivos que vierem a surgir.
Após gerar o contrato, o sistema disponibiliza ao usuário poder incluir aditivos e ordens de compras/serviços.
1 º PASSO : Para aditivos deve-se digitar ENTER – texto original/aditivos:
Lembrando que o cadastro dos aditivos, sejam eles de acréscimo ou de rescisão, deverão ser informados no sistema.
2º PASSO: Para ordem de compra/serviço deve-se digitar a letra “O”.
IMPORTANTE: A partir desta tela, o usuário deverá incluir, trazer os itens do contrato e imprimir a ordem de compra/serviço.
OBSERVAÇÃO: Os indicadores para acessar o 1º e 2º passos estão visíveis na 2a tela da página anterior.
OUTRAS OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
A Ordem de Compra deverá ser gerada depois do empenho e antes da liquidação;
Para que todo esse processo seja feito, o sistema obriga que o empenho contenha as informações referentes à licitação e ao contrato;
Itens do empenho: Controla saldo quantitativo (SIM) Discriminação obrigatória (SIM)
Informações Complementares:
O sistema possui uma tabela que controla os valores-limites para cada tipo de licitação de acordo com as atualizações que são publicadas no Diário Oficial da União. Esta tabela deve ser atualizada pelo operador sempre que houver alteração nos valores limites das modalidades de licitação.
Para efetuar a manutenção na tabela de VALORES-LIMITES, o operador deverá utilizar a opção de tabelas gerais do menu principal do sistema de licitação. Exemplo de alteração de valores-limites:
Alguns dos relatórios que o sistema emite:
Termo de Inexigibilidade: Relatório a ser emitido quando não for exigida a
licitação e a compra ou a contratação do serviço ocorrer sem o processo licitatório.
Termo de Dispensa de Licitação: Documento que justifica a aquisição de
bens ou serviços que normalmente deveriam sofrer processo de licitação de forma direta sem a elaboração da licitação, de acordo com os seguintes incisos
Certificado de Registro Cadastral: Relatório de habilitação do participante
Mapa de Preços: Relatório que indica os preços de todos os participantes e
os vencedores por item de menor preço.
Resumo de Propostas Vencedoras: Relação de vencedores por item de
menor preço.
O módulo de licitações contém um banco de dados com informações sobre a Lei 8.666/93 que permite a procura por palavras, mostrando apenas os artigos onde elas aparecem ou ainda a listagem da Lei por capítulos ou por seção.
OPÇÕES DISPOSTAS NO CAMPO INFERIOR DAS TELAS DOS SISTEMAS ASPEC
TECLA FINALIDADE
ESC Retorna = tem a finalidade de sair da opção corrente para um menu imediatamente anterior. Permite que o usuário retorne sempre a tela anterior após digitá-la.
F4
Pesquisa = esta tecla é muito importante no dia-a-dia do usuário dos sistemas Aspec, pois ela permitirá que se faça consulta a tabelas locais quando ao lado de qualquer campo a ser preenchido pelo usuário aparecer um sinal de positivo (+), indicando assim que naquele campo poderá haver consulta a certas tabelas relacionadas com informações a serem preenchidas ou digitadas.
F5 Calculadora = os sistemas Aspec dispõem de uma calculadora que poderá ser acessada pressionando-se a tecla F5.
OPÇÕES COM LETRAS
TECLA OPÇÕES FINALIDADE
I INCLUIR Esta opção permite a inclusão de qualquer evento dependendo do menu em que se encontrar o usuário. A ALTERAR Esta opção permite a alteração de qualquer movimento ou opção feita indevidamente pelo usuário. E EXCLUIR Esta opção permite a exclusão total do lançamento por inclusão indevida. C CONSULTA Esta opção permite ao usuário apenas fazer consultas aos lançamentos efetuados no sistema.
P PROCURA Esta opção possibilita que se faça uma pesquisa a determinados movimentos , indicando-se apenas algumas informações solicitadas pelo sistema.
L LISTAR Esta opção admite que o usuário efetue a impressão dos relatórios, demonstrativos, e outros documentos disponibilizados no sistema.
ENTER ACESSAR
Esta opção permite que se acesse todas as informações onde o cursor estiver posicionado. Deve-se direcionar o cursor para a opção desejada e em seguida tecla-se ENTER para se acessar as informações da opção desejada.
Em caso de dúvida quanto algum procedimento entrar em contato com o Setor de Atendimento da Aspec pelo fone: (85) 3464 2900/3878 2999.
