Solicitação de Eventos
Planejamento – Replanejamento
ÍNDICE Pág. Índice 02 Apresentação 03
Troca de senha e acesso à ferramenta 04 e 05 Solicitação de eventos e a descrição dos 04 (quatro passos) 06 e 07 Instrução de preenchimento da solicitação de eventos 08
Conclusão do cadastramento do evento 09
Acompanhamento do replanejamento 10
Replanejamento 11
Prezados Cooperativistas,
Tenho a satisfação de apresentar este MANUAL DE SOLITAÇÃO DE EVENTOS. Ele pretende transmitir, de forma transparente e didática, os novos procedimentos para atender as necessidades das cooperativas, no que tange às ações de formação profissional, promoção social e monitoramento.
O manual traz procedimentos a serem observados para a solicitação e contratação de eventos em parceria operacional e financeira com as cooperativas devidamente regulares perante OCESP e o SESCOOP/SP.
O objetivo é facilitar o planejamento das cooperativas e, consequentemente, do SESCOOP/SP, e dar maior agilidade e assertividade no atendimento das demandas, colaborando, também, para a evidenciação dos investimentos realizados pela entidade no processo de prestação de contas aos órgãos de controle e a sociedade cooperativista.
Edivaldo Del Grande Presidente
1) Endereço Eletrônico
O acesso à ferramenta eletrônica de solicitação de eventos é via ambiente WEB, endereço:
http://adh.sescoopsp.coop.br/supravizioweb/portal
Utilizar o navegador GOOGLE CHROME
1.1) Recuperação da senha.
A senha poderá ser recuperada, conforme demonstrado a seguir:
Ao clicar em “Recuperar senha”, o usuário da Cooperativa deverá preencher as
informações solicitadas:
O sistema enviará a senha recuperada para o e-‐mail informado, desde que este esteja cadastrado.
2) Acesso à ferramenta – Solicitação de Eventos
Ao acessar o endereço eletrônico a Cooperativa entrará na tela de “Central de Serviços”. Para dar início ao Planejamento/Replanejamento Anual a Cooperativa
deverá digitar o e-‐mail e a senha previamente cadastrados. UTILIZAR GOOGLE
CHROME.
Nota: novo cadastro deverá ser solicitado por e-‐mail, informando cooperativa,
nome e cargo para edison.oliveira@sescoopsp.coop.br
3) Solicitações dos eventos
O usuário da Cooperativa ao se identificar, digitando o e-‐mail e senha, acessará a “Central de Serviços” que possui 02 abas: “Inicial” para fazer as solicitações; “Consulta” para consultar o status do processo.
Para iniciar o processo de Planejamento/Replanejamento Anual, deverá clicar na aba “Inicial” e seguir 2 (dois) passos:
Obs. O Replanejamento Anual será tratado, em detalhes, no item 5 deste manual.
1º passo – Seleção da solicitação
O usuário da Cooperativa para realizar a abertura da Ordem de Serviço deverá marcar a função Planejamento/Replanejamento Anual, e em seguida teclar na seta azul.
2º passo – Solicitação
O usuário da Cooperativa deverá “Selecionar o ano de competência” e conferir o nome do presidente.
Continuação do 2º passo – Preenchimento dos Campos da solicitação
O usuário da Cooperativa deverá clicar no ícone para abrir a tela de solicitação, e
informar com atenção e cuidado o evento, período de realização, quantidade de horas e número de participantes de todas as ações a serem realizados durante o Ano de
Competência, de Formação Profissional, Promoção Social e Monitoramento.
Preencher os campos necessários para cadastramento dos eventos, conforme
instruções a seguir, e ao final teclar no ícone .
3.1 Instrução de preenchimento dos campos da solicitação Nome do campo
Informação
Área temática Lista as áreas temáticas disponíveis para que o ADH selecione a sua
opção.
Evento Lista os eventos correspondentes à área temática. (previamente
cadastrados pelo SESCOOP/SP).
Público Alvo Publico alvo do evento conforme cadastro do evento no SESCOOP/SP.
Data início Data planejada para o inicio do evento, respeitado o prazo mínimo de
30 dias para realização.
Data fim Data planejada para o término do evento.
Quantidade dias Quantidade de dias da duração do evento.
Carga Horária Duração do evento em horas. Esta informação é preenchida –
automaticamente -‐ a partir do cadastro do evento no SESCOOP/SP
Participantes Quantidade de pessoas que participarão do evento.
Mínimo
Participante Quantidade mínima de participantes para a realização do evento. Esta informação é obtida a partir do cadastro do evento no SESCOOP/SP.
R$/Hora Valor da hora cobrada pelo instrutor do evento. (preenchimento
automático pelo sistema).
R$ Total Total solicitado para o evento. Para eventos do tipo curso este valor é
calculado pelo valor hora “x” quantidade de horas do curso.
( Preenchimento automático pelo sistema)
Prioridade Grau de relevância de realização do evento para a cooperativa. Esta
informação poderá ser utilizada pelo SESCOOP/SP durante o processo de aprovação do evento.
3.2 Conclusão do cadastramento de curso
O usuário da Cooperativa deverá cadastrar todos os eventos a serem realizados durante o Ano de Competência, inserindo “um” a “um” e confirmando.
Antes de “Concluir abertura”, o evento poderá sofrer alteração ou exclusão, para isso
Após cadastrar e confirmar os eventos planejados, clicar em
Após a conclusão do planejamento, não havendo incorreções, o sistema apresentará a tela abaixo, com a informação do nº do planejamento criado pela Cooperativa:
O Planejamento/ Replanejamento Anual criado pelo usuário da Cooperativa será submetido ao fluxo de aprovação do SESCOOP/SP.
O usuário da cooperativa poderá alterar o planejamento já concluído e ainda não aprovado pelo SESCOOP/SP, para isso deverá acessar o planejamento realizado e fazer as alterações. 4) Acompanhamento do processo de Planejamento/ Replanejamento Anual
O acompanhamento deverá ser realizado por meio da aba “Consulta”, clicando em todos visíveis por, conforme tela a seguir:
A aba de consulta demonstrará para o usuário da Cooperativa um painel de acompanhamento que possibilita verificar o número do Planejamento/ Replanejamento Anual gerado, data da abertura, por tipo de assunto e a situação do da Ordem de Serviço.
Ao clicar dentro do planejamento criado pelo usuário da Cooperativa, este poderá acompanhar o fluxo da aprovação da sua Ordem de Serviço, e identificar as etapas de aprovação do processo.
É possível, também, acompanhar o processo clicando na aba “diagrama do processo”, conforme exemplo abaixo:
evento e carga horária/valor. Para isso deverá entrar na tela abaixo e clicar: Planejamento/Replanejamento Anual
Após clicar em “Planejamento/Replanejamento Anual” será apresentada a tela com os cursos solicitados pela cooperativa por ocasião do planejamento.
6) Alteração dos cursos – Replanejamento
O usuário da Cooperativa poderá refazer o planejamento adicionando, alterando ou excluindo curso. Para isso deverá proceder da mesma forma que realizou na solicitação inicial.
Após o replanejamento teclar em confirmar para concluir abertura.
Nota: Após o replanejamento será gerado, automaticamente, um novo número de ordem de serviço (replanejamento).
O usuário da Cooperativa poderá abrir e alterar o Planejamento / Replanejamento Anual a qualquer momento, sendo que o sistema irá “cancelar” o Planejamento/ Replanejamento Anual anterior, e manter aberto sempre o último alterado.
A nova ordem de serviço gerada será submetida ao fluxo de aprovação interno do SESCOOP/SP, possibilitando o acompanhamento pela Cooperativa na aba Consulta.
É importante observar que o fluxo de aprovação do replanejamento obedecerá a caminhos distintos, dependendo das seguintes situações:
a) O replanejamento apenas de data não será submetido ao fluxo de aprovação, podendo o usuário da Cooperativa proceder à alteração conforme a sua necessidade;
b) O replanejamento de carga horária/valor e evento será submetido ao fluxo de aprovação. Neste caso o usuário da Cooperativa receberá um novo planejamento via sistema, o qual deverá ser assinado e encaminhado ao SESCOOP/SP.
O novo planejamento anual, após sua aprovação pelo SESCOOP/SP, gerará um novo documento de planejamento que será enviado via e-‐mail à Cooperativa para a devida assinatura do representando legal e posterior devolução ao SESCOOP/SP.
7) Acompanhamento dos cursos replanejados
Cada vez que a cooperativa executar qualquer alteração nos cursos planejados gerando um replanejamento, o sistema atribuirá um novo número.
