CASO DE SUCESSO
ABB reduz custos operacionais e centraliza
infor-mações contábeis e fiscais com a implementação
de solução de ECM/GED da SML Brasil
V I S Ã O G E R A L
CLIENTE
DESAFIO
BENEFÍCIOS
Asea Brown Boveri – ABB Site: www.new.abb.com/br Setor: Indústria
Aumentar a performance dos processos de contabilização e de escrituração fiscal
• Digitalização de documentos
• Extração de dados de imagens (OCR/ ICR/ OMR) • Processamento de formulários
• Workflow
• Pesquisa e visualização de documento
CASO DE SUCESSO
suária da solução de gerenciamento eletrôni-co de documentos da SML Brasil – o CON-VERGE ECM Solution – desde 2003, a Asea Brown Boveri - ABB se constitui uma das condutoras do processo de aprimoramento, no Brasil, da solução de ECM/GED e alinha entre os ganhos o rápido retor-no do investimento, que aconteceu em prazo inferior a um ano, a performance e a qualidade na execução dos trabalhos, com redução do custo administrativo. A implementação do processo teve início em 2002, com a meta de simplificar os processos Contábeis e de Escrituração Fiscal através dos Processos de Gestão Documental e reduzir os custos com trans-porte e envio de documentos entre as unidades da empresa em todo o País (Osasco-SP - matriz, Betim-MG, Bonsucesso-RJ, Blumenau-SC, Cama-çari-BA, Guarulhos-SP, Macaé-RJ, Manaus-AM e Santos-SP). A escolha pelo CONVERGE ECM Solu-tion aconteceu em função da praticidade e do baixo custo se comparado a sistemas similares e ao método tradicional, até então utilizado pela empresa.
Desde o início, as expectativas foram superadas, principalmente com relação ao plano de implemen-tação, facilitado, inclusive, pela fácil adaptação do CONVERGE ECM Solution aos sistemas da ABB, exigindo poucas horas de treinamento para os usuári-os da solução.
Essas características, somadas ao atendimento amigável e profissional, tornaram a SML Brasil uma parceira da ABB, garante Silvio Cruz, gerente de Recebimento Físico e Fiscal/Faturamento da ABB, informando que “hoje, utilizamos o produto
simplifi-legal e pesquisa de documentos. O porte, a qualidade e a tecnologia da solução tecnicamente asseguram a extensão de seu uso para as unidade da ABB, adotan-do-se assim uma solução única e permitindo a integração dos processos”.
Para realizar a implementação desta solução, foi fundamental a interação entre os profissionais da SML Brasil e as equipes de projeto e as áreas e os gestores de TI da ABB. O término do desenvolvimento foi marcado pelo período de testes integrados com todos os componentes da solução, que, em operação, passou a ser utilizada por 10 funcionários e a proces-sar cerca de 9 mil notas fiscais por mês, ultrapassan-do o total de 100 mil notas fiscais por ano.
O desafio
Minimizar a circulação de papel necessária nos processos, como transporte de malotes, guarda de documentos etc, agilizar o envio de informações das filiais para a matriz sem a perda de informações e/ou notas fiscais, centralizar e gerenciar as informações e reduzir os custos operacionais desses processos, com o mínimo esforço em mudança e treinamento dos funcionários que operavam o sistema. Esses foram alguns dos desafios vencidos na busca por uma solução de GED capaz de substituir o tradicional envio de notas fiscais das filiais para a matriz sem perda de controle contábil e fiscal, que obrigava a ABB a manter equipes Contábeis e fiscais completas em cada uma de suas unidades, elevando o custo fixo e tornando o sistema vulnerável a falhas e imprevistos originados por terceiros.
CASO DE SUCESSO
encontrada, que levou à composição de uma completa solução para digitalização, envio online das imagens das filiais espalhadas pelo Brasil, com consequente disponibilização de consulta através da web.
As necessidades e especificidades do negócio, o sistema ERP implantado, os desafios estratégicos e a ferramenta de ECM/GED, traçaram a concepção de uma solução modular, capaz de interligar a matriz, em Osasco-SP, às unidades localizadas em Betim-MG, Bonsucesso-RJ, Blumenau-SC, Guarulhos-SP, Cama-çari-BA, Macaé-RJ, Manaus-AM e Santos-SP.
O conceito funcional segue o processo de tramite das notas fiscais e da Contabilização e Escrituração Fiscal. Desse modo, por exemplo, o operador de cada filial digitaliza as notas fiscais utilizando o módulo de digitalização e controle de qualidade do CONVERGE ECM Solution. Tão logo digitalizados, as imagens são transmitidas, online, para a matriz em Osasco (SP) através do módulo CONVERGE Mail, responsável pelo gerenciamento do tráfego destas imagens.
Na matriz, o módulo Server do CONVERGE Mail recebe estas imagens, efetua a conferência e a validação, garantindo que a imagem que saiu das filiais é a mesma que chegou à matriz.
O Controle de Qualidade e Indexação do CONVERGE ECM Solution, por sua vez, permite que o operador visualize as imagens das notas fiscais enviadas, por filial ou geral, efetuando a entrada de dados no ERP, ação que gera um Código Fiscal, incluído como parte do índice no CONVERGE, e faz a indexação.
Ao final deste processo, as imagens estão disponíveis para consulta via estações do cliente e/ou web.
A realidade
A escalabilidade da solução permitiu a criação de novos fluxos de trabalho, para que, gradativamente, outros tipos de documentos administrativos pudessem ser digitalizados e indexados eletronicamente através do CONVERGE ECM Solution.
Atualmente, todo o processo de tratamento de imagem (contraste, brilho, rotação, retirada de bordas negras, fundo, etc.) é realizado nos servidores da matriz, facilitando o trabalho dos usuários nas extremidades. Além disso, todo processo de expurgo é gerenciado. O processo utilizado consiste no expurgo das imagens e dos índices de duas formas distintas. Na primeira, acontece o expurgo de imagens e dados sem a possibi-lidade de re-indexação. Já na segunda, é feito o expur-go inteligente, que consiste no expurexpur-go somente das imagens, mantendo-se os índices nas bases de dados locais, de forma a permitir, quando da pesquisa pelos usuários, a re-indexação das imagens, que pode ser automatizada pelos demais processos de gerencia-mento ou manual, quando um operador recebe uma comunicação, via e-mail, solicitando a inserção de uma determinada mídia (o sistema informa o número da mídia), disponibilizando as imagens aos usuários. Todo o processo é parametrizado por tabelas de temporali-dade e, tanto imagens como índices, são enviados para outras mídias,como CD, DVD, Unidades de Fita etc.
Os benefícios
Os ganhos da ABB com o CONVERGE ECM Solution foram diversos e se refletem na redução do custo administrativo,segurança e confiabilidade da solução.
CASO DE SUCESSO
De forma detalhada, os principais benefícios são: • Centralização, na matriz, da Contabilização e da
Escrituração Fiscal;
• Redução de custos operacionais, com transpor-tadoras e sistemas;
• Usuários utilizando ferrament as conhecidas, minimizando os esforços de treinamento e de gestão de mudanças;
• Melhorias na produtividade e na qualidade; • Agilidade no processo, reduzindo eventuais
multas por atrasos de pagamento e/ou incidência de impostos, multas e juros;
• Mais controle e gerenciamento dos processos; • Redução à zero na perda de documentos que
eram encaminhados via malote.
A solução
O CONVERGE ECM Solution é uma solução com-pleta de ECM/GED indicada para empresas e instituições dos mais diversos portes e complexi-dades. Esta ferramenta de ECM/GED que faz digitalização, tratamento de imagens, reconheci-mento de código de barras, indexação, integração com as bases de dados já existentes, evitando a dupla digitação de informação e a duplicidade das bases e a disponibilização da consulta através das estações locais e/ou Web, viabilizando a construção de diversas aplicações, dedicadas a cada área, com a necessária integração dos demais sistemas existentes e bases de dados, dispondo de:
• Gerenciamento efetivo de documentos; • Organização e minimização dos espaços
ocupados por documentos;
• Automatização, organização e controle de cada etapa dos processos de GED;
• Integração com outros aplicativos e componentes;
• Integração entre imagem, som, vídeo, dados, componentes, banco de dados;
• Tratamento automático de imagens;
• Indexação automatizada através de Código de Barras;
• Possibilidade de utilização das tecnologias de OCR/ICR;
• Tratamento de exceções;
• Disponibilização de consultas via estações Clientes e/ou Web; entre outras.
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Sobre a ABB
A Asea Brown Boveri – ABB é líder no segmento de tecnologia de energia e de automação voltada ao aprimo-ramento da performance de clientes dos setores industriais e de concessionárias.
Com sede em Zurique, na Suíça, a ABB resulta da junção entre a sueca Asea e a suíça Brown BCC, e está presente no Brasil desde 1912. Ao todo, são 120.000 pessoas trabalhando em cerca de 100 países para, em conjunto, produzir, comercializar e vender serviços e equipamentos de alta tecnologia.
A SML Brasil é hoje uma das mais importantes empresas brasileiras provedoras de soluções integradas de gestão de processos, documentos e câmbio. Presente no mercado há mais de 18 anos, é parceira de grandes players, como Abbyy, Corpflex, Fujitsu, Kodak, Kofax, Microsoft, entre outros. Atua nos diversos segmentos do cenário nacional e internacional, possibilitando gestão eficiente dos negócios e agilizando os fluxos de trabalho de mais de 55 mil usuários ativos, distribuídos e mais de 4 mil pontos de captura de documentos descentralizados (web). Resultado de constantes investimentos em pesquisa e desenvolvimento, as soluções SML Brasil tornaram-se referência na viabilização de projetos contemplando múltiplos dados, imagens, documentos, processos e sistemas legados, de acordo com as necessidades globais e locais de seus clientes.
