A IMPORTÂNCIA DE UM SISTEMA ERP NA LOGÍSTICA DE CAPTAÇÃO DA SAFRA DE GRÃOS EM UMA AGROINDÚSTRIA DO PARANÁ
Ivan Mantovani - FANP/UNIESP Eudes Cristiano Vargas- FANP/UNIESP
RESUMO
O agronegócio no Brasil tem se tornado um dos grandes detentores de atenção pela sociedade, pois dentro da perspectiva econômica é uma importante área comercial, e também, como qualquer negócio, deve procurar a maximização dos lucros. Dentro dessa premissa, o objetivo deste trabalho foi identificar quais os benefícios apresentados com a implantação de um ERP Planejamento de recurso corporativo (em inglês enterprise resource planning - ERP) na logística de captação das safras de um agronegócio do noroeste paranaense. Para o alcance do objetivo foi realizado uma pesquisa descritiva com estudo de caso em uma cooperativa agroindustrial no noroeste paranaense. Já, como sistema de coleta de dados, foi utilizada a ferramenta de questionários e analisada de forma quantitativa, assim estratificando as respostas para uma análise mais coerente. A conclusão deste trabalho foi identificar quais os fatores de grande relevância para o desenvolvimento do agronegócio, principalmente no que tange à área logística, apontando os maiores benefícios, identificados com a implantação do ERP.
1 INTRODUÇÃO
O processo de evolução das organizações tem sido muito influenciado pela tecnologia da informação. No ramo do agronegócio não acontece diferente, máquinas para colheita com tecnologias avançadas, processos produtivos mais desenvolvidos, assim como toda a cadeia produtiva atingiu um patamar tecnológico irretornável aos processos anteriores. As organizações têm se deparado com cenários altamente tecnológicos, do que os de antigamente, fazendo com que se busque cada dia mais a evolução e adaptação nesses cenários.
O campo da logística também seguiu os mesmos preceitos, ocasionando uma grande demanda às organizações para aquisição de softwares e hardwares capazes de aumentar a produtividade e, por conseguinte, ampliar e maximizar os lucros, também diminuir os custos. Bowersox e Closs (2001, p. 191) dizem que “os executivos de logística veem a tecnologia de informação como uma fonte importante de melhoria de produtividade e competitividade”.
Dentro dessa premissa, o objetivo desta pesquisa foi identificar quais os benefícios apresentados com a implantação de um ERP na logística de captação das safras de um agronegócio do noroeste paranaense.
Para melhor organização do artigo, o mesmo foi sistematizado em seções. A primeira seção apresenta fundamentos teóricos acerca do conceito de sistemas de informação gerencial e suas influências nas organizações. Abrange uma breve apresentação sobre o ERP (Interprise
Resource Planning) e discorre também sobre a logística nas organizações. A segunda seção
reflete a metodologia utilizada no trabalho bem como o tipo, a natureza e recorte da pesquisa, apontando como esses métodos auxiliaram para a realização e validação deste estudo. No que se refere à técnica de pesquisa foi utilizado o estudo de caso, sendo que os instrumentos utilizados para coleta de dados realizaram-se através de questionários com os colaboradores e cooperados, com vistas a proporcionar um maior rigor científico na análise. A terceira seção buscou apresentar a unidade de análise em que foi desenvolvido o trabalho, bem como os principais resultados obtidos e as respectivas análises e discussões sobre o mesmo. Finaliza com a quarta seção, tecendo as considerações finais, e abrindo agenda para futuras pesquisas.
2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Sistema de informação tornou-se tão importante como qualquer outra área de uma empresa, onde para ser gerente precisa de um conhecimento em sistema de informação quanto de finanças, marketing, recursos humanos e contabilidade (O’BRIEN, 2003). Os gerentes para conhecerem uma organização e saber o que está acontecendo tudo dentro dela, necessitam de certo conhecimento em sistemas de informações, para que consigam extrair o máximo e se atentarem às informações contidas para auxiliá-los nas decisões.
O SIG, Sistema de Informação Gerencial, satisfaz a necessidade de informação dos tomadores de decisões, cujas decisões mais estruturadas são de nível operacional e tático. Sistema de informação gerencial consegue acompanhar o que acontece na empresa, e pontos onde têm que melhorar como as metas de vendedores, essas informações são obtidas através de relatórios, informações na intranet, banco de dados e aplicativos, o que facilita muito para os gerentes (O’BRIEN, 2003). Stair e Reynolds (2002, p. 18) afirmam que “sistema de informações gerenciais basicamente fornecem relatórios padronizados com base nos dados e nas informações do sistema de processamento de transações”.
As empresas estão se capacitando cada vez mais para continuar no mercado que se encontra muito competitivo. Explica Marcovitch (1996, p.15) que “o cenário competitivo das empresas vem apresentando profundas mudanças nas últimas décadas. Esse fato vem exigindo rápidas e contínuas adaptações na postura estratégica dessas empresas”. Conforme disse o autor, com as mudanças ocorrendo a todo o momento, as empresas têm de mudar suas estratégias.
Fortes fatores direcionam essas mudanças nas organizações. Segundo Bettis & Hitt (1995), são: “a taxa crescente da mudança e inovação tecnológica, a chamada “era da informação”, a crescente intensidade do conhecimento, e a emergência da indústria do feedback positivo.”(apud MARCOVITCH, 1996, p.15).
O’Brien (2004, p.6) classifica o sistema de informação como “um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicação e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização”. Já Mattos (2005) explica que sistema de informação gerencial é constituído de vários receptores de dados, onde se transforma em informações conectadas ao sistema de comunicação, obtendo o funcionamento da empresa. Para as organizações, o sistema de informação tornou-se essencial para sua
sobrevivência, pois por meio dele conseguem se comunicar e passar informações em tempo real dentro da empresa, fazendo com que tenham mais agilidades nos processos e uma vantagem competitiva frente aos seus concorrentes que não possuem sistema de informação.
Rezende e Abreu (2013, p. 54 apud CRUZ, 1998) dizem que tecnologia da informação “pode ser todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada ao produto, quer esteja aplicada no processo”. Sendo assim, o sistema de apoio nas operações, nas tomadas de decisões gerenciais e vantagens estratégicas proporcionam uma melhor realização das tarefas.
Para Stair e Reynolds (2011, p. 8), Sistema de Informação é
um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coleta (entrada), manipula (processo), armazena e dissemina dados (saída) e informações, e fornece uma reação corretiva (mecanismo de realimentação) para alcançar um objetivo.
Mas uma coisa é certa, nada adianta investir em tecnologia se não tiver profissionais
capacitados para desempenhar as funções. Sendo assim, Mattos (2005, p.6) ressalta que: De nada adianta investir grandes montantes em equipamentos, se as pessoas
não estiverem preparadas para aceitá-los e usá-los adequadamente. Os colaboradores da organização têm que ter em mente que com a implantação do sistema de informação tem que haver uma qualificação profissional, pois os dados usados no sistema têm que ser verdadeiros, para não causar problemas futuros.
Já Hurt (2013) diz que sem um bom treinamento e boa formação, os funcionários podem ter expectativas irreais sobre o que o sistema ERP pode realizar. Podem ver a implantação do sistema ERP como mais uma tecnologia, e não para facilitar os processos e melhorar os serviços.
Slack, Chambers e Johnston (2009) afirmam que a ligação entre os softwares por todas as funções da empresa pode se obter uma visão de tudo o que está acontecendo dentro da organização, tornando-se uma ferramenta essencial para os gerentes, com a obtenção de informações em tempo real e precisas para negociar com fornecedores e clientes.
Sistemas de informação podem trazer benefícios à organização, como explica Caxito (2011), aumenta a confiança, vantagens competitivas e agrega valor aos produtos oferecidos. O propósito da instalação de um sistema é alcançar seu melhor ou seu objetivo, de forma que utilize os recursos oferecidos dentro da organização.
Sistema de informação pode causar grande impacto na estratégia e na visão da empresa, pode trazer benefícios para a empresa, como produtos de melhor qualidade, ajuda na
tomada de decisão, redução nos custos e vantagens competitivas (REZENDE E ABREU, 2013).
Já para Caxito (2011, p.27) “o objetivo principal da TI está em garantir a qualidade do fluxo e agilizar a tomada de decisão, de informações” (apud FOINA, 2006, p.31). Como dizem os autores citados, o sistema de informação dentro da organização vem desenvolvendo certo papel muito satisfatório, onde auxilia os gerentes nas tomadas de decisões, proporciona menores custos nos processos e uma melhor qualidade nos produtos desenvolvidos.
2.1 SISTEMA ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
O Sistema de Enterprise Resource Plannig – ERP pode ser considerado uma ferramenta muito importante que surgiu para as organizações. Explica Bessa e Carvalho (2005) que nos anos 1990, surgiu o Enterprise Resource Planning (ERP), um dos programas mais importantes para a gestão empresarial, o qual é uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informações integradas, [...] tem a finalidade de dar suporte a todas ou à maioria das operações de uma empresa (apud CAXITO, 2011, p. 31).
Os sistemas ERP – enterprise Resource Planning (Planejamento dos recursos da Empresa) evoluíram a partir dos sistemas MRP (Materials Requerements Planning ou Planejamento das Necessidades de Materiais) e MRP II (Manufacturing Resource Planning ou Planejamento dos Recursos de Manufatura), passando a ter um maior escopo e um nível de abrangência sobre a empresa (CORRÊA et al., 2001 apud SOUZA, 2005).
Segundo Akkermans et al. (2003), “o ERP é um sistema de gestão de transação que integra informação de vários processos gerenciais em uma base de dados única” (apud LUDMILA, 2005, p. 60). Para Turban et al (2008, p.332), “O principal objetivo do ERP é integrar todos os departamentos e fluxos de informações funcionais em uma empresa em um único sistema de computador que possa atender todas as necessidades da empresa”. Que consegue auxiliar a empresa nas suas tomadas de decisões e diminuir o tempo dos processos até seu destino final.
Tenório (2007, p.84) explica que “os sistemas ERP operam dados de forma integrada, atuando em tempo real e sendo organizados em processos-padrão, denominados melhores práticas”. Com a utilização do sistema tende a buscar a melhor maneira de se desenvolver o trabalho na organização. Segundo Baltzan e Phillips (2012), o sistema Enterprise Resource
Planning quando implantado dentro da organização, é feita uma pesquisa dos dados e informações para que seja montado o sistema de acordo com a organização, sendo assim, pode ser aprimorado conforme a necessidade e ficando mais valioso, podendo levar tempo para ser implantado.
Podem-se destacar algumas vantagens e desvantagens do sistema de informação ERP. Para Caxito (2011, p.32), “um sistema ERP instalado, os gerentes têm disponibilidade de informações mais amplas com as quais tomam decisões que aumentam os lucros na cadeia de suprimento”. Assim Caxito (2011) diz que por ser muito caro, difícil de ser implantado, por terem que ser modificados os processos e gastar muito dinheiro, acaba tornando-se uma desvantagem a implantação do sistema.
Conforme Tenório (2007), já que a informação é em tempo real pode causar impactos no trabalho, onde um erro pode ser fatal, pois se espalha pelo sistema rapidamente, podendo prejudicar a empresa.
2.2 LOGÍSTICA
A logística tem por objetivo melhorar as técnicas e planejamentos utilizados, na busca de adquirir maior eficácia nos processos. Logística funciona como “o processo de planejamento, implementação e controle da eficiência, e do custo efetivo relacionado ao fluxo de armazenagem de matéria-prima, material em processo e produto acabado” (MARTINS E LAUGENI, 2005, p.179).
Já foi o tempo em que à informação da logística não era dada importância, pois marketing, finanças e produção tinham uma maior atenção, mas mudou muito, é exatamente para essas áreas que a logística fornece apoio, para que possibilite sucesso nas implantações das estratégias. Hoje a logística tem um papel muito importante dentro das organizações, o que fez com que os executivos começassem a dar mais atenção, pois uma logística bem estrutura gera lucro, e também melhora a credibilidade com meu cliente na entrega do produto ou serviço prestado (ALVES E PAPPA, 2014).
Como explica NOVAES (2004), com o passar do tempo os produtos vão sendo aprimorados com novas tecnologias, a logística tem que ir se adequando a essas mudanças, melhorando o seus processos para que atenda a satisfação do consumidor. Sem a logística
provavelmente não se consegue atingir os objetivo propostos, que são as metas geradas pelo marketing.
A definição da missão da logística para Bowersox e Closs (2004) é
A logística existe para satisfazer às necessidades do cliente, facilitando as operações relevantes de produção e marketing. Do ponto de vista estratégico, os executivos de logísticas procuram atingir uma qualidade predefinida de serviços ao cliente por meio de uma competência operacional que represente o estado-da-arte. O desafio é equilibrar as expectativas de serviços e os gastos de modo a alcançar os objetivos de negócios (apud ALVES E PAPPA, p. 25).
Ballou (1993, p.7) define logística como
a arte de gerenciar, de forma global e otimizada, o fluxo de movimentos e informações da origem ao ponto final do processo, atendendo, satisfatoriamente, ao cliente final com um produto com alto nível de qualidade e competitividade e com custos adequados.
Bowersox e Closs (2001, p.23) dizem que “logística de uma empresa é um esforço integrado com objetivo de ajudar a criar valor para o cliente pelo menor custo total possível”. Como cita o autor a logística tem por finalidade satisfazer o cliente, através dos serviços prestados, equilibrando gasto com serviços.
Pesquisado Bowersox e colaboradores (2007) relatam que a “logística refere-se à responsabilidade de projetar e administrar sistemas para controlar o transporte e a localização geográfica dos estoques de materiais, produtos inacabados e produtos acabados pelo menor custo total” (apud CAXITO, 2011, p.3).
3 PERCURSO METODOLÓGICO
Para atingir o objetivo desta pesquisa, ou seja, identificar quais os benefícios apresentados com a implantação de um ERP na logística de captação das safras de uma cooperativa do noroeste paranaense utilizou-se a pesquisa descritiva que, segundo Lakatos e Marconi (2002, p.84), é uma “[...] investigação de pesquisa empírica cuja principal finalidade é o delineamento ou análise das características de fatos ou fenômenos, a avaliação de programas, ou isoladamente de variáveis principais ou chave”. Corroborando com este prisma, o autor Oliveira (1999, p.114) afirma que esse “tipo de estudo permite ao pesquisador a obtenção de uma melhor compreensão do comportamento de diversos fatores e elementos
que influenciam determinados fenômenos”. Como parâmetro de pesquisa foi desenvolvido um estudo de caso que inclui a formulação do problema, a coleta de dados, e análise e interpretação dos dados ou a exibição dos dados, onde se tem que seguir algumas etapas para a compreensão do estudo de caso (GIL, 2010).
A ferramenta de coleta de dados foi através de uma abordagem quantitativa “conforme o próprio termo indica, significa quantificar opiniões, dados, nas formas de coleta de informações, assim como também com o emprego de recursos e técnicas estatísticas”, explica Oliveira (1999, p.115). Uma coleta de opiniões e dados, para que fique mais claro o que está sendo pesquisado e para que tenha um fácil entendimento.
Como análise de dados, utilizaram-se gráficos, para uma melhor visualização dos resultados obtidos e interpretação dos dados (OLIVEIRA, 1999). Na “análise de dados há necessidade de cálculos estatísticos. Em todos os levantamentos, há que calcular percentagens, médias, correlações etc. Esses procedimentos estão intimamente relacionados com os objetivos da pesquisa” (GIL, 2010, p. 114).
Esta pesquisa busca informações sobre a importância de um sistema ERP dentro de uma agroindústria, mais especificamente na parte logística, onde o lead time é fator essencial para uma melhor lucratividade e melhores resultados. Os métodos utilizados para se obter essas informações foram através de uma abordagem quantitativa, a qual, para Oliveira (1999, p.115) “significa quantificar opiniões, dados, nas formas de coleta de informações”.
Foram entrevistadas dez pessoas, sendo cinco funcionários e cinco cooperados, na ocasião, foram coletadas informações a respeito da implantação de softwares dentro da organização, buscando saber a satisfação na captação da safra e o desenvolvimento da logística. Foram escolhidos os cinco cooperados por movimentarem ¼ de toda a captação da safra, cuja implantação do sistema impacta diretamente no custo desses produtores. Outros cinco entrevistados foram funcionários, que desenvolvem as funções para a captação da safra. Os critérios de escolha dos entrevistados foram os cooperados com maior movimentação e funcionários com mais tempo de serviço, para que se consiga extrair informações mais precisas do assunto abordado.
4 CARACTERIZAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO
A cooperativa situada na cidade de Floraí, é uma unidade com aproximadamente 270 cooperados, possui mais de 40 anos de existência, conta com 22 funcionários. Muito importante para o agronegócio da cidade e também para desenvolvimento da cidade e região.
O sistema de informação começou a ser implantado na captação da safra por volta de 2006. Antigamente o processo de captação era feito todo manual, com o preenchimento de “CD manual” (controle de descarga), tendo que conter todos os dados do produtor que estava depositando, de qual área era aquela viagem e nome de quem estava entregando a carga (motorista), isso levava um tempo, o que acabava ocasionando atrasos e custos ao produtor, por ficar com maquinário na roça parado esperando o caminhão voltar.
Nos dias atuais, com o avanço da tecnologia, as cooperativas têm de atender as necessidades do produtor de forma que não os prejudique. Com isso, a captação da safra tem que ser de forma ágil para que produtores não tenham prejuízo e consigam atingir seu objetivo.
4.1 ANÁLISE DE DADOS
Foram entrevistadas dez pessoas, sendo cinco cooperados e cinco funcionários, a fim de obter informações a respeito da implantação do sistema ERP, e como funcionava antes da implantação desse sistema.
Ao questionar os cooperados sobre qual o maior problema enfrentado antes da implantação do sistema ERP, os respondentes posicionam-se como segue:
Gráfico1: Principais problemas antes da implantação do ERP 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Mais Agilidade nos processos Demora no tempo de descarga dos grãos
Maiores custos Insatisfação
Principais problemas ocorrido antes da implantação do sistema ERP
Entrevistados
Fonte: Dados da pesquisa
Obteve-se as seguintes informações, demora na descarga de grãos (30%), insatisfação (10%), maiores custos (20%), processos demorados (40%). Podemos analisar o problema mais destacado pelos entrevistados que é a demora na descarga dos grãos, que caracteriza um problema na logística dos serviços prestados, como explicam Martins e Laugeni (2005), a logística tem como princípio básico a melhora constante em técnicas e planejamentos para a obtenção de maior eficácia. Para Novaes (2004), a logística tem um papel importante dentro da organização na hora da disseminação da informação, pois quando mal utilizada pode trazer problemas, já com a utilização correta, consegue atingir metas e objetivos propostos. Percebe- se também a insatisfação dos entrevistados pelos serviços adquiridos, ocorrendo na maioria das vezes a mudança de organização, procurando uma maior satisfação.
Quando perguntado aos entrevistados, quais os maiores benefícios ocorridos com a implantação do sistema ERP, 60% disseram que se obteve uma melhoria nos processos, ficando mais rápidos; 30%, que o tempo de espera para a descarga de grão foi diminuída; 10% que se obteve um volume maior de recebimento.
Gráfico2: Principais benefícios após a implantação do ERP
Fonte: Dados da pesquisa
Com as informações obtidas nos gráficos, pode-se observar que antes da implantação do sistema ERP, tinha uma insatisfação nos serviços prestados pela cooperativa. Depois da implantação do sistema pode-se dizer que os cooperados e colaborados ficaram mais satisfeitos com o resultado obtido, quanto à maior rapidez nos processos de descarga, a melhoria nos custos gerados pela produção e percebeu-se um aumento no recebimento de grãos, o que vem a corroborar com a afirmação de Caxito (2011) que diz que a implementação de um software aumenta a confiança, traz vantagens competitivas à organização, assim como agrega valor aos produtos oferecidos. O propósito da instalação de um sistema é alcançar seu melhor ou seu objetivo, de forma que utilize os recursos oferecidos dentro da organização.
Ao perguntar aos entrevistados, como se vê a cooperativa depois da implantação do sistema, 60% disseram que é uma cooperativa mais preocupada com os cooperados e colaboradores, 30%, mais capacitada para o recebimento da safra e, 10%, uma organização mais moderna. Com esses dados mostra-se que os entrevistados estão satisfeitos com a mudança implantada na organização, pois mais da metade se sentiram mais valorizados pela organização, os processos foram apontados como mais rápidos e que atendem à demanda. Como Alves e Pappa (2014) afirmam que a logística tem um papel muito importante dentro das organizações, o que fez com que os executivos começassem a dar mais atenção, pois uma
logística bem estruturada gera lucro, e também melhora a credibilidade com o cliente na entrega do produto ou serviço prestado.
Para alguns entrevistados, a cooperativa obteve um crescimento no volume de recebimento de grãos, isso é muito importante para a organização, por conseguir atender o cooperado e aumentar seu recebimento. A implantação do sistema foi bem sucedida, pois atendeu às expectativas dos cooperados e colaboradores e trouxe aumento no recebimento de grãos, que significa um passo muito importante para a cooperativa.
5 CONCLUSÃO
Conclui-se a importância do sistema de informação dentro dos processos das organizações, observa-se que o sistema tem melhorado os processos, o fluxo dos trabalhos prestados. As informações passam a ser em tempo real dentro da organização, o que faz com que se consiga a geração de relatório a todo o momento atualizado.
Com a implementação do sistema ERP houve maior agilidade no processo de descarga dos grãos, facilitando os processos aplicados dentro da cooperativa, sendo que a aplicação de novas técnicas na agricultura é fundamental, para atingir o aperfeiçoamento e conseguir suprir a demanda dos associados.
Antes da implantação havia uma insatisfação dos cooperados e colaboradores na parte de descarga dos grãos, onde ocorria uma demora muito grande, fazendo com que se gastasse mais tempo na descarga do que as máquinas colhendo na roça. Feita a análise dos dados, pôde-se concluir uma melhoria nos processos de descarga dos grãos, consequentemente, observa-se uma melhoria na satisfação dos entrevistados que passaram a dizer que a cooperativa tem que pensar e se preocupar com as pessoas que a cercam, buscando sempre melhorias e novas técnicas de trabalho.
As mudanças desenvolvidas trouxeram resultados satisfatórios, tanto para os cooperados e colaboradores, quanto para a organização. Com as mudanças acontecendo a todo o momento, tem que estar preparado para recebê-las.
Finalmente, ressalta-se que posteriores estudos poderão ser realizados para que dessa maneira possam confirmar, alterar ou contradizer os resultados alcançados até o presente momento, sendo possível observar que existe melhoria considerável na implantação de um
sistema ERP e, por meio dessa ocorrência, observa-se que existe um campo produtivo que envolve várias discussões.
O resultado encontrado neste estudo não se caracteriza como absoluto, visto que o assunto é amplo e ainda não se encontra totalmente esgotado de questionamentos, devido à sua amplitude. Abre-se então um campo para futuras pesquisas que visem identificar quais os benefícios apresentados com a implantação de um ERP na logística de captação das safras de um agronegócio do noroeste paranaense.
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