PROCESSO. Como o serviço de Digitalização de Documentos pode contribuir com as empresas na adesão ao e-social.

PROCESSO

e

-

SOCIAL

Como o serviço de Digitalização de Documentos pode contribuir com as empresas na adesão ao e-Social.

Desenvolvimento de um novo Produto RioOFFSITE.

e-BOOK

Rio de Janeiro, 23/08/2018 Elaboração da Apresentação de Caso: Laert Perlingeiro Goulart

Coordenação:

Laert Perlingeiro Goulart.

Vivien Moreira.

Comercial e Vendas: João F. Fico.

Francisco Ramos

Sérgio Brandão

Operação e Execução: Luisa Alves.

Eduardo Seabra.

Paulo Perrota.

Supervisão e Suporte Operacional: Tiago Reis

CONTEXTO

E-SOCIAL - REGULAMENTAÇÃO

PADRÃO RioOFFSITE – O NOSSO PROCESSO

DESAFIOS RioOFFSITE

UM PRODUTO RioOFFSITE

O Brasil está entrando de forma irreversível no “Mundo Digital”. Toda a “Máquina-regulatória” do Governo está se adaptando e migrando para esse contexto em um tempo muito curto. Desde 2016, está sendo implantado o e-Social, que é um sistema unificado para apresentação das obrigações regulatórias, no qual toda pessoa, física ou jurídica, tem que prestar ao Estado através da declaração unificada que será transmitida via web, de forma instantânea, contendo as informações

trabalhistas dos empregados e das empresas. Essas informações serão encaminhadas diretamente ao INSS (Instituto Nacional

do Seguro Social), MT (Ministério do Trabalho), CEF (Caixa Econômica Federal), RF (Receita Federal), entre outros.

Entretanto, essas informações declaradas aos órgãos reguladores, por meio do e-Social, em algum momento futuro, poderão ser auditadas ou fiscalizadas por algum dos órgãos citados e, nesse momento, o documento comprobatório deverá ser

apresentado, sob pena de multas pesadas ao declarante.

Ao contrário do que alguns gestores pensam, que, uma vez que a declaração tenha sido lançada no portal, cessam as obrigações e riscos fiscais tributários, a regulamentação e a implantação do e-Social não substituem ou neutralizam todas as obrigações de guarda física dos documentos que forneceram os dados para implantação das informações no portal

e-Social. É preciso respeitar a legislação vigente e manter os documentos arquivados, segundo as tabelas de temporalidade de cada documento.

O e-Social, além das questões apontadas pelo Governo que preconizam benefícios aos trabalhadores e agilidade para tomadas de decisões institucionais, a partir de dados reais, traz, em seu conjunto, um aspecto de rigor tributário e de exigências por parte dos agentes regulatórios do Governo. Trata-se de um mecanismo de fiscalização eficiente, tecnológico e ultra-processador de dados que é capaz de cruzar informações, disparar ações de controle e monitoramento fiscal,

abrangendo a totalidade das empresas formais, bem como de qualquer pessoa que contrate formalmente um empregado.

Não se pode deixar de observar que a implantação do e-Social é um fator de elevação do risco fiscal e tributário, fato que também deve elevar, pelos gestores, os graus de controle e da gestão arquivística dos documentos.

O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e

Trabalhistas (eSocial). Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento,

comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

A transmissão eletrônica desses dados simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. A prestação das informações ao eSocial substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente.

A implantação do eSocial viabilizará garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas, racionalizará e simplificará o cumprimento de obrigações, eliminará a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e aprimorará a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. A legislação prevê ainda tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas.

A obrigatoriedade de utilização desse sistema para os empregadores dependerá de Resolução do Comitê Gestor do eSocial, conforme decreto 8373/2014, que definirá o cronograma de implantação e transmissão das informações por esse canal.

O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb.

TABELA DE TEMPORALIDADE PARA DOCUMENTOS ARQUIVADOS.

Nº DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA e-SOCIAL DOC 1

1 DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL) 05 anos SIM

2 DARF PIS/Folha 10 anos SIM

3 DIRF 05 anos SIM

4 Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) 20 anos SIM

5 GFIP (FGTS - RE / GR) 35 anos SIM

6 Folha de Pagamento 35 anos SIM SIM

7 Folha de Ponto 05 anos SIM SIM

8 Formulário CAGED 10 anos SIM

9 GR Contribuição Sindical / Assistencial 05 anos SIM

10 GPS 05 anos SIM SIM

11 Holerites / Recibos de Pagamentos 05 anos SIM

12 Laudo PPRA 20 anos SIM

13 Livro de Inspeção do Trabalho Permanente SIM

14 Processos Trabalhistas Permanente SIM

15 Livro de Registro de Empregados Permanente SIM SIM

16 RAIS Indeterminado SIM SIM

17 Recibo de Vale Refeição 06 anos SIM

18 Recibo de Vale Transporte 06 anos SIM

O conjunto de etapas da RioOFFSITE, para esse “Processo e-social”, constitui-se em:

• Coletar os volumes no cliente;

• Receber e conferir os volumes coletados;

• Respeitar todo o processo, seguindo, de forma meticulosa, o sequenciamento e a formatação dos volumes, para posterior digitalização e remontagem na ordem correta;

• Higienizar os documentos com a retirada de clipes e grampos, além de reparar eventuais páginas amassadas ou vincadas;

• Digitalizar as páginas, respeitando formato, qualidade, tipo de arquivo digital resultante e sequenciamento;

• Analisar a qualidade dos arquivos, visando: características, enquadramento, legibilidade do arquivo e parâmetros especiais informados pelo cliente, como, por exemplo, numeração de páginas, rubricas, etc;

• Gravar o conteúdo em uma mídia, conferindo o que foi gravado. .

4.

DESAFIOS RioOF

FSIT

E

Preparar a melhor Implantação dos Documentos no

sistema, de modo a atender às necessidades das empresas e

dos seus gestores quanto à “temporalidade” e ao “expurgo”

dos documentos implantados, seguindo as regulamentações

legais e disponibilizar um histórico seguro e acessível para ser

consultado a qualquer tempo, evitando riscos pela perda da

informação ao longo do tempo

.

A RioOFFSITE

preparou um “pacote” de serviços especificamente desenvolvido para

essa necessidade, no qual prevalece a importância de se cumprir prazos, atender ao rigor técnico

e de controle de qualidade, em cada etapa do processo de digitalização.

Chamamos esse novo serviço de “PROCESSO e-SOCIAL”. Para realizar esse trabalho,

uma equipe fica inteiramente dedicada à demanda, com foco nos detalhes e nas exigências

específicas do órgão regulador. O Cliente tem um canal de comunicação integral com a equipe

RioOFFSITE.

Além dos originais em papel e do acervo na Web (Nuvem), a empresa ainda contará com

um backup dos arquivos em mídia digital, guardado na sala de segurança da RioOFFSITE, como

contingência e segurança extra.

O mercado percebe a terceirização de atividades específicas como um grande aliado na

complementação de suas rotinas e processos internos, principalmente, no que diz respeito à segurança, à

responsabilidade e à qualidade na entrega do resultado.

Atribuir responsabilidade e compartilhar o compromisso, sem onerar a empresa contratante com

equipamentos, infraestrutura, sistemas e pessoas, para realização dessas atividades, é uma ação

extremamente importante.

Ao selecionar um parceiro que reúna as competências certas, a empresa se vale de uma

ferramenta importante que colabora para o processo, mantendo o mesmo grau de comprometimento de um

departamento da própria empresa contratante.

Com a apresentação deste novo produto, “PROCESSO e-SOCIAL”, a RioOFFSITE quer se tornar

este parceiro de confiança, não apenas com um simples trabalho de reprodução de páginas, mas

com um controle extra em análise e auditoria na geração do documento, contribuindo com uma

segunda avaliação e mitigando os riscos de faltas de informação no arquivo gerado a partir do

original. Esse é o nosso objetivo!

Nossa equipe está pronta

para te atender!

Rua Comandante Vergueiro da Cruz, nº 119 Olaria – Rio de Janeiro