Política de Aquisição
e Descarte: Metodologia
de apoio para as Bibliotecas·
zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
CDU025.2VUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
A n a l i s a o p r o b l e m a d a s . c o l e ç õ e s d o p o n t o d e v i s t a d a s u a a d e q u a ç ã o a o s u s u á r i o s . S u -g e r e m o d e l o d e a v a l i a ç ã o p a r a l i v r o s e p r e -p u b l i c a ç õ e s ( m o n o g r a fi a s e m g e r a l ) b a s e a -d o e m p e r fi s d e i n t e r e s s e d e u s u á r i o s , t a m a -n h o d a c o l e ç ã o e i n t e n s i d a d e d e u s o , t o d a s a s
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v a r i á v e i s a n a l i s a d a s n a c a t e g o r i a A S -S U N T O . E s s a s i n fo r m a ç õ e s s ã o c o n j u g a d a s p a r a s u g e r i r p o l í t i c a s d e a q u i s i ç ã o e d e s c a r t e .S o l a n g e P u n t e l M o s t a fa PUC~CAMPINAS
1.
INTRODUÇÃO
As análises de coleção são todas elas autojustificadas, independentemente das categorias de materiais que compõe essas coleções (livros, revistas ou prepublicações) e independentemente das metodologias utilizadas nessas análises.
Isso porque por trás de todos os estu-dos de coleção existem objetivos comuns
à
própria existência da biblioteca. A biblio-teca existe para servir de mediadora entre o indivíduo que produz informação e o indi-víduo que a consome. A biblioteca depen-de pois depen-de um instrumento (coleção) para realizar sua tarefa.HGFEDCBA>\< Trabalho baseado na dissertação de
mes-trado apresentada pela autora ao Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tec-nologia, para obtenção do grau de Mestre em Ciência da Informação.
Rev. bras. Bibliotec. e Doe. 14 (3/4): 179-187, JUI./Dez. 1981
Solange Puntel Mostafa Ao analisar as coleções estamos
sem-pre visando o problema de adequação. Por adequação da coleção entende-se o grau de compatibilidade existente entre o que a bi-blioteca considera relevante e o que o usuá-rio considera relevante. Adequar a coleção é pois aproximar biblioteca e usuário a fim de que se estabeleça uma relação biunívoca entre esses agentes.
Ora, se a biblioteca para existir preci-sa existir dentro despreci-sa conformidade biuní-voca é justo que ela cuide de averiguar o grau em que essa relação acontece.
Invariavelmente todos os estudos de coleção estão impregnados de sistemismo, isto é, as coleções são encaradas como um sistema; esse sistema compõe-se de partes distintas que se integram para um fim co-mum. Do ponto de vista epistcrnológico fica claro que essas análises só respondem a indagações conjunturais, circunstanciais e nunca a indagações subjacentes à aparência dos fatores que estamos analisando.
Ao analisar sistemicamente uma co-leção vamos descobrir como está essa cole-ção, o que constitue a fase do diagnóstico; ter-se-á resposta para a seguinte pergunta: A coleção está boa ou ruim? Após o diag-nóstico passa-se a fase da terapia, isto é, ter-se-ão algumas medidas e indicações de como tornar aquele diagnóstico mais favo-rável.
Naturalmente os estudos que conse-guem ultrapassar a fase do diagnóstico for-necendo, além do diagnóstico, uma receita para que a biblioteca volte ao equilíbrio es-perado são bastante mais úteis, na medida em que são imediatamente operacionais e portan to realizáveis; de posse desses estu-dos a biblioteca pode executá-los.
Estudar as coleções nesses dois níveis é importante para direcionar as políticas da biblioteca quanto à aquisição, quanto à acessibilidade e quanto ao descarte. Esses três processos estão de tal forma interliga-dos que a falha em qualquer um deles traz
preJUlZO para a coleção como um todo e conseqüentemente acarreta prejuízo na sua utilização. O problema de utilização das coleções é algo mais sério do que parece e obedece a leis mais ou menos padronizadas no regimento de qualquer estoque. É sabi-do que em qualquer estoque haverá partes de muita utilização e outras partes de de-manda moderada bem como algumas partes que nunca serão utilizadas.
Essa situação é muito típica nas bi-bliotecas onde o produto armazenado é a informação, vinculada a uma necessidade de informação, necessidade essa que varia no tempo. O fato da coleção não estar atendendo hoje às necessidades da clientela não quer dizer que houve uma política er-rada no passado, mas simplesmente que os interesses mudaram.
O bibliotecário ciente disso, precisa identificar essas partes de elevada demanda para agilizar todo o processo, pois não adianta acertar na compra de material e fa-lhar no descarte do material inútil. Da mes-ma formes-ma, o mes-material útil varia no grau de sua utilidade: alguns são mais úteis do que outros e portanto necessitam estar disponí-veis em diferentes graus de acessibilidade, já que o fato do material estar disponível (a biblioteca possue o documento) não quer dizer que ele é imediatamente acessível. A metodologia não é totalmente ori-ginal ou inovativa; parte dela (por exemplo, a questão do Uso Relativo) está sugerida na literatura por JAIN
C)
e BONNHGFEDCBA(1 ,2 ) nostrabalhos apontados na bibliografia, mas é LANCASTER (4), no
59
capítulo do seu livro, quem dá uma visão de conjunto dos possíveis métodos de tratar o problema. Conquanto esses autores colaboraram mui-to na elaboração do trabalho, muito do es-quema lógico é calcado na observação mes-ma dos problemes-mas reais da instituição onde o estudo foi realizado, o Instituto de Pes-quisas Espaciais de São José dos Campos, SP.180
Rev. bras. Bibliotec. e Doe. 14 (3/4): 179-187, Jul./Dez. 19812.
MODELO
DE
AVALIAÇÃO
O modelo que vamos apresentar pode ser utilizado para coleções monográficas, quer sejam livros quer sejam prepublicações do tipo relatórios técnicos ou mesmo folhe-tos em geral.
No nosso caso foi aplicado à coleção de preimpressos (predominantemente rela-tórios técnicos) da biblioteca do Instituto de Pesquisas Espaciais em São José dos Campos, SP, onde o estudo foi realizado. Para esse tipo de material, recomenda-se que a avaliação seja feita a intervalos de di-gamos dois anos, dada à instabilidade tanto em forma quanto em conteúdo dessas pu-blicações. O acesso a elas torna-se difícil, tanto por parte da biblioteca em adquiri-Ias quanto por parte do usuário em
acessá-Ias na biblioteca, o que contribui grande-mente para sua subutilização, sem falar no fator de alta obsolescência que caracteriza essas publicações, face a determinadas áreasdo conhecimento.
Naturalmente que se o modelo for aplicado a livros, pode-se estender o inter-valo para digamos de 5 em 5 anos.
3.
METODOLOGIA
BASICA
E
RESULTADOS
A metodologia básica consiste em levantar o perfil de interesse dos usuários
e constratá-lo com a coleção existente (que também foi levantada por assunto) a fim de detectarmos o nível de compatibilidade dessas duas variáveis: coleção e interesses.
Ao nível geral de compatibilidade obtida nessa comparação, será introduzida uma terceira variável que é o USO percebi-do na coleção, para determinarmos se o uso confirma ou não aquela desejada compati-bilidade. O raciocínio lógico da metodo-logia pode ser melhor visualizado no se-guinte fluxograma:
FlUXOGRAMA DA METODOLOGIA GERAL
DIAGNÓSTICO
COMPARAR INTERESSE COM
COLEÇÃO
FASE DA TERAPeUTICA
COMPARAR USO COM INTERESSE E COLEÇÃO
ADQUIRIR MAIS DESCARTAR
Rev. bras, Bibliotec. I'
no
L , 14 (3/4): 179-187, Jul./Dez. 1981181
\ USO
7
Solange Puntel Mostafa
A partir de agora, estaremos interca-lando a metodologia com alguns resultados parciais obtidos na análise, a fim de visuali-zarmos melhor o conjunto.
Na leitura do fluxograma, podemos identificar duas fases de avaliação: diagnós-tico e terapia.
Para a fase de diagnóstico, coleção e
interesse, expressos em percentuais dos to-tais (na tabela 1, sensoriamento remoto foi um assunto que representa 12% do interes-se total dos usuários e repreinteres-senta 4,2% da coleção total) foram comparados
e
os des-vios ou diferenças entre essas duas variá-veis foram somadas numa coluna intitula-da DIFERENÇAS nas mesma tabela 1.Tabela 1: COMPARAÇÃO DE INTERESSE COM COLEÇÃO
ASSUNTO INTERÊSSE % COLEÇÃO % DIFERENÇASHGFEDCBA
(Z ) (X ) IZ -X I
Sensoriamento
remoto 12,0 4,2 7,8
Telecomunicações 11,0 6,3 4,9
Metereologia 9,8 4,5 5,3
Comp. (Progr.) 5,7 2,1 3,6
Astrofísica 5,2 11,1 5,9
TOTAL 100 100 69,80
A partir do somatório dessas diferen-ças
VUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
a b s o l u t a s (69,80 na tabela 1) foi obtida uma medida agregada de compatibilidade entre coleção e interesses, como segue:3.1 MEDIDA DE COMPATIBILIDADE:
COLEÇÃO VERSOS INTERESSE
M= 100 - ~ IDIFERENÇAS
I
2
M = 100 (Coleção perfeitamente compatível com interesse) M = O (Coleção totalmente
incompatível com interesse)
182
Essa medida foi cstabelecída visando tanto a situação ideal, isto é, uma coleção perfeitamente ajustada aos interesses, quan-to uma situação quan-totalmente desajustada, is-to é, uma coleção composta de itens em áreas SE'minteresse pelos usuários. No pri-meiro caso, (compatibilidade perfeita), co-mo não há diferenças a computar, o soma-tório seria nulo, enquanto que no caso de total incompatibilidade: as diferenças so-mariam 200. Assim, no primeiro caso men-cíonado, o "M" será igual a 100. Por ou tro lado, no caso de incompatiblidade total, es-se indicador es-será nulo.
Para a nossa análise M resultou em
Rev. bras. Bibliotec. e D'~c.14 (3/4): 179-187, Jul.j Dez. 1981
65,10% pois:
M= 100-69,80= 65,10%
2
Embora essa medida não possibilite nenhuma tomada de decisão, ela colabora no julgamento da coleção como um todo, cumprindo a primeira fase da avaliação.
Embora não se possa afirmar que 65,10% seja um índice baixo, certamente que o aumento dessa compatibilidade é de-sejável, o que poderá ser conseguido com as medidas de correção, que a segunda fase da avaliação indicará.
Na fórmula de compatibilidade aci-ma, foi possível computar um índice geral suficiente para o diagnóstico, mas há neces-sidade de uma comparação particularizada por assunto entre coleção, interesses e uso para procedermos à leitura da segunda fase apontada no fluxograma, a terapia.
Se a coleção for proporcional ao inte-resse naquele determinado assunto, deve-mos esperar que o uso também o seja; o
u s o s e r á e n t ã o u m a v a r i á v e l d e a p o i o , que nos confirmará ou não a veracidade daque-la compatibilidade. Por exemplo, se a co-leção e interesse são compatíveis (do mes-mo tamanho) e o uso confirma essa com-patibilidade apresentando-se também pro-porcional (uso mais ou menos igual à co-leção e/ou interesses) a área em questão es-tá equilibrada: deve-se manter essa coleção que está equilibrada.
Se o uso coincidir com ou somente a coleção ou somente os interesses naquela área, isso nos ajudará a diagnosticar se a correção é através de acréscimo de publi-cações ou descarte. Por exemplo, suponha-mos que o in teresse é alto em relação
à
co-leção e o uso é proporcional ao interesse: temos uma área que deve ser incrernenta-da necessitando de maior investimento.Da mesma forma, se temos uma área com baixo interesse, coleção grande e bai-xo uso, temos uma área para sofrer
descar-te; o n í v e l d e d i s c r e p â n c i a nos indicará se o descarte deverá ser agudo ou parcial;
°
mesmo se dá quando a correção é para adquirir mais publicações.Nos casos em que o uso não coinci-dir com interesses, ele não adicionará no diagnóstico e portanto as decisões de des-carte ou aquisição não serão tomadas com a mesma certeza como nos outros casos. Mesmo assim, o interesse continuará sendo a base dessas decisões.
O u s o r e l a t i v o , isto é, o uso obtido em relação com o que existe para ser usa-do, será calculado para cada assunto a fim de facilitar a interpretação dos dados.
O uso relativo é expresso na fórmula:
R=H+I x 100
S
Onde R é o fator de uso relativo H e I são amostras de circulação in-terna e exin-terna.
S é o número de itens da coleção. Em outras palavras o uso relativo po-de ser expresso na seguinte equação:
. Percentagem de uso _ Uso Relativo
=
Percentagem de ColeçaoAssim, numa situação hipotética teríamos:
Assunto
A B C
Coleção 10% 30% 10%
Uso 10% 10% 30%
Uso Relativo
1
0,3
3
Os subconjuntos com o menor R são os de menor importância do ponto de vista do uso. Um fator uso igual a 1,0 (como no assunto A acima), indica que o uso e a cole-ção estão proporcionais, isto é, a coleção tem um uso ideal, portanto proporcional ao seu tamanho. Um fator uso menor que 1,0 indica que o uso foi menos intenso do que a coleção poderia "aguentar". Conse-qüentemente, um fator uso maior que 1,0 indicaria que o uso foi maior do que o
Solange Puntel Mostafa
3.2 Tabela 2: COMPARAÇÃO DE INTERESSE, COLEÇÃO E USO
ASSUNTO INTERESSE %
(Z)
COLEÇÃO % USO % USO RELATIVO
(X)
(Y)
VUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
( V / X )1. SENSo REM. 2. TELECOMUN. 5. ASTROFÍSICA 9. GEoFíSICA 20. FÍS. NUCLEAR
12 - 4,2 13,2 3,1
11,2 6,3 5,1 0,8
5,2 11,1 2,3 0,2
3,5 5,9 3,8 0,6
1,1 2,3 0,3 0,1
-R
++ +
perado ou do que aquela coleção, naquela categoria particular (assunto) poderia aguentar.
Assim, temos na tabela 2, resultados parciais ilustrados de cada caso identifica-do para a correção.
Os assuntos na tabela 2 estão ordena-dos por ordem decrescente de importância que a pesquisa de perfil do usuário revelou. Assim, sensoriamento remoto é assunto que alcançou maior n<?de pontos no per-fil e Física Nuclear é o 20<?assunto em importância. Ao todo foram trabalhados 27 assuntos de um total de aproximada-mente 300 assuntos. A metodologia de compactação desses assuntos em apenas 27 está explícita no trabalho original'Fl.
Sensoriamento Remoto na tabela 2 é um assunto que necessita de acréscimo sig-nificativo de publicações: a coleção está pe- . quena para o "tamanho" do interesse nela demonstrado, que é quase o triplo e o uso confirma aquele interesse, apresenta-se também alto. No caso de Telecomunica-ções que também é um assunto de muito in teresse na instituição, (o 2<?mais impor-tante na tabela 2), já não apresenta um uso muito alto, o que não permite um acrésci-mo voluacrésci-moso de publicações mas ainda
as-sim precisa de um acréscimo moderado. No caso de Astrofísica há necessidade de des-carte acentuado de publicações, pois a cole-ção está demasiadamente grande (lI ,2% na tabela 2) se comparada com o interesse, além de que o uso em nada encouraja o seu tamanho. Física Nuclear é um caso para possível remanejamento para uma área de menor custo: tudo é muito baixo (tanto o "in teresse quanto a coleção ou uso) para
jus-tificar sua permanência na biblioteca.
HGFEDCBA
3 .3 . O U T R A S C O M P A R A Ç Õ E S
Além das comparações chaves nessa avaliação quais sejam, o balanceamento apresentado entre coleção, interesse e cir-culação, outras comparações foram possí-veis a fim de melhor compor o quadro ge-ral de avaliação. Duas outras variáveis fo-ram medidas: Idade das publicações e o crescimento da coleção.
3.3.1 IDADE DAS PUBLICAÇÕES
Identificamos a idade de uso da cole-ção. Por exemplo, o assunto A conta com 500 publicações das quais 100 são de 1973,
184
Rev. bras. Bibliotec. e Doe. 14 (3/4): 179-187, JuL/Dez. 1981200 de 1975 e assim por diante. Isso nos possibilitou calcular as médias das idades de cada assunto gerando informações do ti-po: o assunto A está com 10 anos de idad- , o assunto B com 7 e assim por diante. O mesmo processo repetiu-se com as publica-ções circuladas. Isso nos possibilitou verifi-car a idade de uso em relação à idade da co-leção para verificar se o baixo uso em algu-mas áreas poderia ser explicado pela desa-tualização da coleção nessas mesmas áreas. Assim, alguns resultados podem ser visualizados na tabela 3: a comparação das
duas colunas de idade não mostra grandes discrepâncias entre idade de uso e idade da coleção, o que mostra que não está haven-do concentração de uso nas publicações mais recentes: os usuários estão utilizando em média, publicações com 8.3 anos en-quanto 'I'" a coleção em média, possui 9,1 anos.
- A data de publicação revelou-se um indicador para diagnosticar o uso de apenas duas áreas: Geofísica e Ionosfera, onde ve-rificou-se grande discrepância entre as ida-des de uso e idade de coleção.
Tabela 3: COMPARAÇÃO ENTRE IDADE DE USO E IDADE DA COLEÇÃO
ASSUNTO IDADE DA IDADE DO
COLEÇÃO (ANOS) USO (ANOS)
ASTROFÍSICA 7 15
ENG. ELETRON. 11
GEOFÍSICA 12 7 ':'
FOTOINT / AER. 10
ASTRO FÍSICA 7 15
CIENT/TECN. ESPAC. 9 8
AGRONOMIA 9 7
IONOSFERA 11 5
*
'-*
Discrepância entre idade de uso e idade da coleção. - Áreas onde a insuficiência de empréstimo não possibilitouo cálculo da idade média de uso.
3.3.2 POLÍTICA DE AQUISIÇÃO
O crescimento da coleção nos últi-. mos dois anos foi contrastado com o inte-resse para ver se estavam proporcionais, o que deveria indicarse a política atual de aquisição está correta e se há concentração de dispêndios nas áreas de maior interesse. Temos assim alguns dados parciais ria tabe-la4.
No caso particular de nossos resulta-dos foi possível verificar que a política atual de aquisição necessita se ajustar em
quase todos os assuntos pois, na maioria dos casos, há excesso ou deficiência na aquisição, com alguns casos flagrantes, por exemplo, assuntos de altíssimo interesse com baixíssimo crescimento e více-versa, como é o caso de Telecomunicações e Ae-rodinâmica na tabela 4.
4 . R E C O M E N D A Ç Õ E S
Uma série de recomendações foi pos-sível derivar a partir do estudo em questão:
1. Aumentar o nível de aquisição,
Tabela 4 : COMPARAÇÃO DE CRESCIMENTO VERSUS INTERESSE
ASSUNTO INTERESSE (X)
%
CRESCIMENTO (Y)%
V/XTELECOMUNIC. 11,2 1,2 0,1
HGFEDCBA
*
COMP. (M. BAS.) 4,3 4,1 0,9
ECONOMIA 1,9 6,0 3,1
PLASMA 0,5 0,5 1
AERODINÂMICA 14,1
*
*
Áreas que apresentam política de aquisição inadequada.principalmente nas áreas de maior interesse.
2. Proceder a descartes subjetivos (opinião de usuário) nas áreas iden-tificadas para tal. É interessante notar que a metodologia, embora seja quantitativa, não exclui um aprimoramento qualitativo: pelo contrário, a biblioteca primeira-mente identifica quais as áreas on-de poon-derá solicitar a colaboração do usuário.
3. Realocar áreas de baixo uso e bai-xo interesse.
4. Identificar formas de aproximação usuário-biblioteca. .
5.
CONCLUSÃO
O modelo de avaliação aqui proposto é dinâmico, isto é, dá conta dos três presen-tes na manutenção de uma coleção: aquisi-ção (o que quanto comprar), acesso a des-carte. E um modelo simples e pode ser apli-cado tanto em bibliotecas automatizadas quanto manuais. Uma vez implantada a me-todologia e considerando as bibliotecas au-tomatizadas, a avaliação se faz automatica-mente: todas as comparações sugeri das nas tabelas podem sair prontas do computador,
como parte das listagens rotineiras. Além da avaliação periódica é possível também verificar a seqüência desses dados
através
dos anos e averiguar se as medidas de corre-ção implantadas nesse ou naquele ano, re-sultam em real adequação.
Cabe ao bibliotecário tomar para si a responsabilidade de adequar as coleções e o que é mais importante, deve fazê-lo como parte da rotina da biblioteca. Embora no Brasil esses estudos s6 acontecem a nível de pesquisa como parte dos programas de pós-graduação, faz-se necessário assumi-los na prática peassumi-los bibliotecários egressos das escolas de graduação, pois são esses, efetivamente, os responsáveis pelas biblio-tecas brasileiras.
Os resultados de nosso estudo foram aqui apresentados apenas para ilustrar a metodologia. Muitos dos comentários ori-ginais e mesmo os resultados na íntegra fo-ram omitidos por razões de espaço e tam-bém por acreditarmos que, descrito como está, o estudo está auto-reproduzível. Re-visão da literatura e coleta de dados foram também omitidos. A revisão da litératura por exemplo, conquanto ajuda o autor a metodologicamente se posicionar (e nesse sentido ela é essencial), acaba sendo mais um artificalismo alienado e alienante da redação técnico-científica: de tanto rever
186
Rev. bras. Bibliotec. e Doc. 14 (3/4): 179-187, Jui./Dez. 1981outros trabalho, o autor fica sem fala pró-pria, ou porque não há como legitimar sua própria fala sem antes apresentar a tal
re-visão, ou porque ele acaba falando a fala alheia, sem se dar conta da sua alienação.
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
1. BONN, C.S. Evaluation of the collec-tion.
VUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
L i b r a r y T r e n d s , 22: 265-304, 1974.2. Library self-surveys. L i b r a r y a n d l n fo r m a t i o n S c i e n c e , 2 6 5 - 3 0 4 ,
1974.
3. JAIN, A.K. Sampling and short-period usage in the Purdue Library. C o l l e -g e a n d R e s e a r c h L i b r a r i e s , m a y:
211-218, 1966.
4. LANCASTER, F.W. Measurement a n d e v a l u a t i o n o f l i b r a r y s e r v i c e s .
Washington, IRP, 1977. 395p.
5. MOSTAFA, S.P. A v a l i a ç ã o d e c o l e ç ã o t é c n i c o - c i e n t í fi c a d e u m a i n s t i t u i -ç ã o d e p e s q u i s a . Rio de Janeiro, Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, 1979. 93p. (Dissertação de mestrado).
Rev. bras. Bibliotec. e Doc. 14 (3/4): 179-187, Jul./Dez. 1981
