Direcção de Organização e Sistemas. Todas as Direcções

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Norma de Serviço: Nº 01 / 2011 Órgãos: Direcção de Organização e Sistemas

Assunto: Envio de Documentos para Arquivo Interessa a: Todas as Direcções

Grupo: Suporte e Administrativo Subgrupo: Correspondência e Arquivo Emissão Entrada em Vigor Normativos Revogados

15- 03- 2011 15- 03- 2011 Anexos

I - Pastas de Arquivo - Exemplos de preenchimento das respectivas lombadas

Considerando-se necessário actualizar os procedimentos associados ao envio de documentação para arquivo, define-se pela Norma de Serviço que:

1. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO DE ARQUIVO

Com o objectivo de normalizar e facilitar as tarefas de gestão do arquivo, nomeadamente as relacionadas com a classificação, acesso aos documentos e inutilização/destruição dos mesmos nos prazos definidos para esse efeito, foi criado um plano de classificação para os documentos arquivados.

1.1. O Plano de Classificação da Documentação de Arquivo, disponível na Intranet, em Biblioteca>

Manuais> Manuais de Sistemas e Procedimentos> Arquivo, contém a seguinte informação:

• Códigos de classificação dos documentos do Arquivo Central - código constituído, no máximo, pelos seguintes níveis: Classe, Sub-Classe, Série e Sub-Série.

• Descritivo dos códigos da classificação.

• Modo de conservação do documento (Papel, Digital e Microfilme).

• Prazo de conservação (Arquivo Local, Arquivo Central e Total do Prazo de Arquivo).

• Índices de arquivo e consulta

• Caracterização dos conteúdos documentos.

• Unidade Orgânica a que se encontra afecta a documentação.

1.2. A indicação do Plano de Classificação passa a ser um elemento indispensável quer para efeitos de envio de documentos para Arquivo quer para consulta dos mesmos.

2. ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO PARA ARQUIVO

2.1. A documentação a enviar para o arquivo deverá obedecer aos seguintes princípios:

2.1.1. Ser seleccionada, de forma a garantir que:

• Só existe um exemplar de cada documento (que deverá ser sempre o original);

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Continuação Página NS nº 01/ 2011 2 de 5

• Não existem notas, lembranças ou outros papéis que não sejam relevantes e não tenham interesse para futuro.

2.1.2. Ser expurgada de agrafos desnecessários, isto é, por cada Proposta, Pedido de Alteração ou Pedido de Anulação e respectivos documentos de suporte ao negócio apenas deverá ser utilizado um agrafo.

2.1.3. Devidamente ordenada e identificada, de modo a facilitar os processos de arquivo, resposta a pedidos de consulta ou inutilização/destruição dos documentos:

2.1.3.1. A identificação da área remetente e da respectiva documentação deverá ser efectuada através do preenchimento da lombada das pastas/ caixas de arquivo em que a mesma é colocada, de forma bem visível (preferencialmente com marcador preto e em letras maiúsculas) e de acordo com o seguinte:

• Assinalar com um “X” a entidade remetente;

• Preencher o Centro de Custo da Unidade Orgânica Remetente e o respectivo descritivo;

• Preencher o Código de Classificação da Série Documental e o respectivo descritivo, de acordo com a informação constante no Plano de Classificação da Documentação de Arquivo;

• Indicar em Observações descrição/informação complementar considerada relevante;

• Indicar o intervalo de Numeração e/ou de Datas de acordo com o estipulado no campo “Índices de arquivo e consulta” do Plano de Classificação.

2.1.4. Correctamente acondicionada em pastas de arquivo ou caixas de arquivo (estas últimas utilizadas apenas no caso do BPO), colocadas na mala postal definida para esse efeito, de acordo com o seguinte:

2.1.4.1. Lojas

• Os documentos físicos digitalizados e inseridos em workflow pelas Lojas deverão ser enviados para o Arquivo Central em pastas de arquivo, colocadas dentro da mala postal específica (mala em tons de vermelho e laranja).

• Mantêm-se em vigor os procedimentos sobre esta matéria descritos em normativo próprio.

2.1.4.2. Serviços Centrais de Lisboa e do Porto

• A documentação destes Serviços a enviar para o Arquivo Central deverá ser colocada em pastas de arquivo ou caixas de arquivo (no caso do BPO).

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Continuação Página NS nº 01/ 2011 3 de 5

• A expedição das pastas/caixas de arquivo que se encontrem completas/”cheias”

pressupõe o envio de uma mensagem de correio electrónico para DFA- salacorreiolisboa@tranquilidade.pt ou DFA-salacorreioporto@tranquilidade.pt, solicitando a recolha das mesmas e respectivo envio para o Arquivo Central.

2.1.4.3. Situações Atípicas

Caso existam, pressupõem sempre o prévio contacto com as Salas de Correio de Lisboa ou Porto, a quem compete verificar se se justifica e, em caso afirmativo, garantir a articulação com a Empresa que efectua a Gestão do Arquivo, de forma a que a documentação seja enviada para o arquivo.

2.2. A falta de cumprimento dos procedimentos referidos no ponto 2.1 dará origem à devolução da documentação para a Área a que pertence a documentação.

3. DISPOSIÇÕES DIVERSAS

As pastas de arquivo (Dim: 340x80x250 mm) e as Caixas de Arquivo (Dim:305x123x228 mm) devem ser solicitadas na Intranet em: Outros Acessos> Requisição de Material> PMELINK> Economato>

>Arquivo.

DIRECÇÃO DE ORGANIZAÇÃO

E SISTEMAS

José Vera

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Anexo I Página NS nº 01/ 2011 4 de 5

PASTAS DE ARQUIVO

Exemplos de preenchimento das respectivas lombadas

a) Documentação das Guias de Remessa b) Documentação das Guias de Cartas-cheque de EPS's de Sinistros (BPO) Sinistros

Documentação para Arquivo de (Assinale com x a entidade remetente)

Centro de Custos da Unidade Orgânica Remetente Código:

Descritivo: DSIN DIRECTOR E APOIOS

_______________________________________

Código de Classificação Série Documental

_______________________________________

Série Documental

GUIAS DE REMESSA EPS'S (CARTA-CHEQUE/TEF)

_______________________________________

Observações/Descrição Complementar

______________________________________________

5000001

5000050

_______________________________________

Datas (EXTRACTO)

X

- -

(dd) (mm) (aaaa)

A:

De:

6 1 0

2 0 1 1

0 1 0 1

- -

(dd) (mm) (aaaa)

2 0 1 1

0 1 3 1

0

Numeração (Nº CONTA)

A:

De:

Descritivo: DSIN DIRECTOR E APOIOS

_______________________________________

GUIAS DE REMESSA CARTA-CHEQUE (INDEMNIZAÇÕES)

_______________________________________

_____________________________________________

5904872040 5905552000

_______________________________________

Datas (PAGAMENTO)

X

- -

(dd) (mm) (aaaa)

A:

De:

0

2 0 1 1

0 1

- -

(dd) (mm) (aaaa)

2 0 1 1

0 1

3 1

0

Numeração (Nº RECIBO)

A:

De:

6 1

0 4 0 1 0 4 0 4 0 1 0 3

(5)

Anexo I Página NS nº 01/ 2011 5 de 5

PASTAS DE ARQUIVO

Exemplos de preenchimento das respectivas lombadas c) Documentação de Folhas de Caixa da DFA -

- Divisão de Contabilidade

X

Descritivo: DIVISÃO DE CONTABILIDADE _______________________________________

_______________________________________

FOLHAS DE CAIXA

_______________________________________

LOJA DE LEIRIA

______________________________________________

__________________________________________

____________________________________

5 7 4 0

0 4 0 1 0 1

Numeração

A:

De:

Datas (PAGAMENTO)

(dd) (mm) (aaaa)

A:

De:

(dd) (mm) (aaaa)

-

⁰ ¹

-

² ⁰ ¹ ¹

1 5

9

-

¹

-

² ⁰ ¹ ¹

2 9 0