IV Congresso Ibero-Americano de Arquivos Universitários
Um Estudante de Arquivologia no Sistema de Arquivos Universitários: O Caso da UFRGS – Brasil
Vinícius Mitto Navarro
1Resumo
Este artigo versa sobre a experiência adquirida junto a Comissão responsável pelo Sistema de Arquivos da UFRGS, Brasil. A importância na relação entre estudante de Arquivologia e Sistema de Arquivos Universitário. Destaca o histórico da Universidade, suas atividades e arquivos.
Palavras-Chaves
Sistema de Arquivo Universitário. Estudante. Arquivologia. UFRGS.
Resumen
Este artículo versara sobre la experiencia obtenida junto a Comisión responsable por el Sistema de Archivos Universitarios da UFRGS, Brasil. La importancia de la relación entre estudiante de Archivología y Sistema de Archivos Universitario. Sobresale histórico da UFRGS, sus actividades y archivos.
Palavras-Clave
Sistema de Archivo Universitário. Estudiante. Archivología. UFRGS.
1
Bacharelando em Arquivologia e Membro da Comissão responsável pelo Sistema de Arquivos na Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Porto Alegre, Brasil, vinnypoa@bol.com.br
1 – Breve Histórico da Instituição
A Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) foi constituída sob o nome de Universidade de Porto Alegre, em 28 de novembro de 1934, por meio de decreto do Governo do Estado. Porém a história da universidade remonta a fundação das quatro escolas profissionalizante: Farmácia (1895); Engenharia (1896); Medicina (1899) e Direito (1900).
Em 1950 esta universidade estadual foi federalizada, tornando-se: Universidade do Rio Grande do Sul. Somente m 1968, com a reforma do ensino brasileiro, ela recebe a denominação atual (UFRGS: 2005).
A UFRGS possui mais de trezentos prédios espalhados pelos quatro campi: Central; Saúde; Olímpico e do Vale, onde transitam em torno de trinta mil pessoas por dia. Mais de vinte mil alunos de graduação se encontram matriculados em torno de sessenta cursos, somando-se a estes sete mil pós-graduandos, além dos mais de quatro mil docentes e técnicos administrativos.
A realidade da UFRGS, considerada uma das mais conceituadas universidades do Brasil, com tradição na excelência acadêmica, possui uma massa documental vultosa, com caráter histórico e administrativo, onde se constata que mais trinta mil processos são criados anualmente.
Tal situação nos faz refletir sobre a importância da gestão documental na instituição, integrando o Arquivo Geral, com os vários Arquivos Setoriais, formando assim o Sistema de Arquivos.
2 – O Sistema de Arquivos
Criado a pela Portaria nº. 1115, de 05 de maio de 2006, o Sistema de Arquivos da universidade está subordinada diretamente a Reitoria. Sua constituição deu-se após estudos técnicos desenvolvidos em sessenta dias por um grupo de trabalho constituído pela própria Reitoria da UFRGS.
O grupo adotou diversos procedimentos ao analisar as necessidades da instituição, no que tange seus arquivos, geral e setoriais. Utilizando-se de referências pertinentes na área; projetos-piloto que serviram de exemplos e analisando a estrutura orgânico-estrutural da Universidade.
Esta Comissão percebeu diversos problemas referentes aos arquivos, onde se destacam: a falta de um diagnóstico preciso da situação; a definição e abrangência que o Sistema deverá ter; as definições das competências e a organização dos acervos.
No fim de seus trabalhos, foi sugerida pela Comissão uma série de procedimentos, culminando com a constituição de uma Comissão, agora voltada a executar as políticas do Sistema de Arquivos.
3 – A Execução do Sistema de Arquivos
Constituída a partir da Portaria nº. 1212, de 11 de maio de 2006, a Comissão responsável pela execução das políticas do Sistema de Arquivos, conta na sua nominata com arquivistas, profissionais ligados aos arquivos e um representante dos alunos de Arquivologia, que subscreve.
Atualmente o Sistema de Arquivos da UFRGS, desenvolve os chamados “Projetos-Pilotos”, que consiste na organização de alguns Arquivos Setoriais da universidade, tornando-se exemplos aos demais.
Além da organização da documentação, uma rede formou-se em prol desta causa, gerando pesquisas científicas, projetos de extensão, estágios supervisionados em Arquivologia entre outras ações.
Estas práticas poderão fornecer embasamento metodológico para continua organização dos arquivos da UFRGS, cumprindo assim com as necessidades e motivações iniciais do Sistema de Arquivos.
4 – Representação Estudantil no Sistema de Arquivos
A presença de um estudante de Arquivologia foi sentida desde o inicio do projeto, demonstrando o interesse do Sistema de Arquivos, na oxigenação de seus membros com a presença jovem e estudantil.
Esta representação discente possibilita a interação da teoria com a prática, para este estudante, podendo também criar uma maior leque de possibilidades profissionais e acadêmicas.
Fornece uma experiência enriquecedora, no planejamento da organização de um Sistema de Arquivos de uma grande instituição, além de possibilitar uma formação mais ampla, para um futuro arquivista.
Muito mais que o exposto, esta oportunidade faz representar os estudantes, parte integrantes do universo universitário, fomentando a interação entre docentes, discentes e servidores da UFRGS, que de forma harmoniosa tem como meta principal a organização e difusão dos Arquivos Universitários.
5 – Considerações Finais
A partir das atividades propostas pelo Sistema de Arquivos, com seus membros e coordenação, a vinculação de um estudante da especialidade na Comissão encarregada pelas políticas e gerencias, comprova o compromisso da instituição em querer construir um futuro sólido aos seus Arquivos Universitários.
Esta situação, sem dúvida é além de pioneira, um referencial perante as demais universidades mantenedoras de graduação em Arquivologia, no Brasil e demais nações Ibero-americanas.
Poucos são os centros de ensino superior que tem a visão de fomentar estas relações e cabe também a seus estudantes em Arquivologia em buscar esta representação, mostrando suas potencialidades e aptidões.
Esta é a experiência por mim adquirida no transcurso das atividades no Sistema de Arquivos da UFRGS e desejo que seja multiplicada nos mais distintos Arquivos Universitários Ibero-americanos
REEFERÊNCIAS
BERWANGER. Ana Regina et alli. Projeto de Implantação do Sistema de Arquivos da UFSM. Santa Maria: Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal de Santa Maria, 1992.
MITTO NAVARRO, Vinícius. Relato de Experiência: O Sistema de Arquivos e Acervos da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. In: ArquivoAção, nº 10, Niterói: outubro de 2006. p. 8.
SAMUELS, Helen Willa. Varsity Letters: Documenting Modern Colleges and Universities. Metuchem: New Jersey and London, 1998.
TANODI, Branka. Archivos Universitarios: Temas Archivisticos y Actas III Reunión de Archivos Universitarios. Córdoba: Brujas, 2004.
TEIXEIRA, Maria do Rocio Fontoura; BUZZATTI, João Vicente Teixeira. Sistema de Gestão de Documentos e Informações: O Caso da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). In: Congresso de Arquivologia do Mercosul, 6, 2005. Campos do Jordão. Anais... São Paulo: ARQ-SP, 2005.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL Guia Acadêmico 2005: Arquivologia Noturno. UFRGS: Porto Alegre, 2005.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Relatório Final da Comissão com a Finalidade de Avaliar a Proposta de Criação do Sistema de Arquivos da UFRGS e Fazer Sugestões. Porto Alegre: UFRGS, 2005.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Tabela de Temporalidade de Documentos. Disponível em: <http://www.ufrgs.br/ufrgs/TabelaTemporalidade.pdf>. Acesso em 17 de agosto
de 2008.
WEBER, Regina; HEINEN, Nívea; KUMMER, Lizete. Acervos Documentais da UFRGS: Riqueza e Desorganização. Anos 90, Porto Alegre, nº 15, p. 143 a 149, 2001/2002.
