INST.FED.DE EDUC.,CIENC.E TEC.DO RS

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Unidade Auditada: INST.FED.DE EDUC.,CIENC.E TEC.DO RS Exercício: 2015

Município: Bento Gonçalves - RS Relatório nº: 201601448

UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL

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Análise Gerencial

Senhor Chefe da CGU-Regional/RS,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201601448, e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual, do período em referência, apresentada pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul - IFRS.

1. Introdução

Os trabalhos de campo foram realizados no período de 04 a 15 de abril de 2016, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela unidade auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.

Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

O Relatório de Auditoria encontra-se dividido em duas partes: Resultados dos Trabalhos, que contempla a síntese dos exames e as conclusões obtidas; e Achados de Auditoria, que contém o detalhamento das análises realizadas, consistindo, assim, em subsídio ao julgamento das contas apresentadas pela Unidade de Prestação de Contas (UPC) ao Tribunal de Contas da União – TCU.

Registra-se que os Achados de Auditoria apresentados neste relatório foram estruturados por áreas de gestão, organizados em título e subtítulos, respectivamente, segundo assuntos com os quais se relacionam diretamente.

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A Unidade foi informada acerca dos fatos consignados no presente relatório por meio do Ofício n.º 12336/2016/GAB/CGU-Regional/RS/CGU-PR, de 12 de junho de 2016, conforme Relatório de Auditoria Anual de Contas (preliminar) n.º 201601448. Por meio do Ofício n.º Ofício nº 211/2016/GAB/IFRS, emitido em 22 de junho de 2016, a Unidade apresentou as considerações acerca do referido Relatório de Auditoria Anual de Contas (preliminar).

2. Resultados dos trabalhos

De acordo com o escopo de auditoria firmado por meio da Ata de Reunião realizada em 18 de novembro de 2015, alterada pela Ata de Reunião realizada em 12 de janeiro de 2016, ambas realizadas entre a DIRETORIA DE AUDITORIA DA ÁREA SOCIAL DA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO e a SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DA EDUCAÇÃO, DA CULTURA E DO DESPORTO, do Tribunal de Contas da União (TCU) foram efetuadas as seguintes análises:

I. Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos estabelecidos no PPA como de responsabilidade da UJ auditada, dos objetivos estabelecidos no plano estratégico, da execução física e financeira das ações da LOA vinculadas a programas temáticos, identificando as causas de insucessos no desempenho da gestão;

II. Avaliação dos indicadores instituídos pela unidade jurisdicionada para aferir o desempenho da sua gestão, pelo menos, quanto à: a) capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão; b) capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por intermédio de séries históricas; c) confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade; d) facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral; e) razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade;

III. Avaliação da gestão de pessoas contemplando, em especial: a) observância da legislação sobre remuneração, em especial, ao pagamento de vantagens, vencimento básico, assistência pré-escolar, fundamentos de aposentadoria, adiantamento de férias, pagamentos em duplicidade, remuneração superior ao teto, pagamentos a filha maior solteira, pagamento de pensão em duplicidade, dentre outros; b) tempestividade e qualidade dos registros pertinentes a atos de admissão de pessoal e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (SISAC); c) qualidade do controle da UPC para identificar e tratar as acumulações ilegais de cargos; e d) ações e iniciativas da UPC para a substituição de terceirizados irregulares, inclusive estágio e qualidade de execução do plano de substituição ajustado com o Ministério do Planejamento;

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IV. Avaliação do grau de aderência das instituições que ofertam cursos do PRONATEC Bolsa-Formação a critérios desejáveis de qualidade de ensino, conforme estabelecido nos regulamentos do Programa e em especial quanto aos seguintes aspectos: prestação regular de assistência estudantil; concessão de material didático gratuito; compatibilidade da formação e da experiência profissional dos docentes com as atividades desenvolvidas no Programa; e acompanhamento pedagógico;

V. Levantamento de informações sobre fundações de apoio instituída com a finalidade de apoiar projetos de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional, científico e tecnológico e estímulo à inovação, inclusive na gestão administrativa e financeira necessária à execução desses projetos, inclusive com a descrição dos ajustes celebrados com a Instituição Federal de Educação, abrangendo, no mínimo, as seguintes informações: (i) número do contrato; (ii) objeto; (iii) identificação da Fundação e subcontratados; (iv) montante; (v) situação da execução inclusive da prestação de contas, se for o caso;

VI. Avaliação, considerando a natureza jurídica e o negócio da unidade jurisdicionada, da conformidade das peças exigidas nos incisos I e II do art. 13 da IN TCU nº 63/2010 com as normas que regem a elaboração de tais peças.

Por meio de Ata firmada em 16 de dezembro de 2015 entre a CGU-REGIONAL/RS e a SECEX/RS do TCU, foi acordada também a realização da seguinte análise:

I. Avaliação da confiabilidade e efetividade dos controles internos relacionados à elaboração das demonstrações contábeis e de relatórios financeiros. A abordagem dar-se-á com enfoque exclusivo na andar-se-álise/verificação do balancete da Unidade Jurisdicionada, observando procedimento específico.

A seguir são apresentados os resultados dos trabalhos realizados.

2.1 Avaliação da Conformidade das Peças

A UPC auditada contemplou seu Relatório de Gestão com as peças preconizadas nos artigos 10 e 11 na Instrução Normativa TCU nº 63 de 01/09/10 e Portaria TCU nº 321/2015 e, nos procedimentos estabelecidos na Norma de Execução CGU nº 500 de 08 de março de 2016. Compõe sua base informativa: apresentação institucional da unidade, visão geral do seu negócio, planejamento organizacional, desempenho orçamentário, considerações sobre sua governança, sua inserção na sociedade, desempenho financeiro e informações de natureza contábil.

Portanto, em relação à conformidade das peças que devem ser apresentadas pelo IFRS em seu processo de prestação de contas, verificou-se o atendimento das exigências legais estabelecidas quanto às peças e aos conteúdos obrigatórios estabelecidos para o Instituto. ##/Fato##

2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão

O IFRS não adota o Sistema Integrado de Orçamento (SIOP) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Seus dados e informações orçamentárias são alimentados no referido sistema pela Setorial de Orçamento do Ministério da Educação. A Unidade informou, todavia, que no exercício 2016 passou a utilizar o SIOP para

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pedidos de alteração orçamentária. Ainda não houve nenhuma orientação referente ao sistema que será adotado para a Proposta Orçamentária do próximo exercício, mas, devido à proximidade do período de elaboração do orçamento 2017, o IFRS informou que provavelmente será mantida a utilização do Sistema Integrado de Monitoramento, Execução e Controle do Ministério da Educação (SIMEC).

O IFRS, para avaliar seus resultados e mitigar riscos, vem adotando o entendimento firmado no Acórdão TCU nº 2.267/2005, em especial no seguimento Acadêmico, Administrativo, Socioeconômico, Gestão de Pessoas e outros. O IFRS contemplou seu orçamento temático com cinco ações básicas:

Programa Ação Avaliação Institucional

2030-Educação Básica

20RJ-Apoio à Capacitação e Formulação Inicial e Continuada para Educação Básica

Não prosperou devido a

inexistência de projetos para o exercício de 2015. 2031-Educação Profissional Tecnológica 20RG-Expansão e Reestruturação de Instituições Federais de Educação Profissional e Tecnológica. Os indicadores de eficiência e eficácia indicam atingimento das metas previstas (106,67%).

20RL-Funcionamento de

Instituições Federais de Educação Profissional e Tecnológica.

Os indicadores de eficiência e eficácia indicam atingimento das metas previstas (100%).

2094-Assistência ao Estudante da

Educação Profissional e

Tecnológica.

Os indicadores de eficiência e eficácia indicam atingimento das metas previstas (100%).

6380-Fomento ao

Desenvolvimento da Educação Profissional e Tecnológica.

Os indicadores de eficiência e

eficácia indicam atingimento

parcial das metas previstas (66,67%).

Nas páginas 158 a 167 do Relatório de Gestão é possível visualizar o acompanhamento das ações temáticas de governo a cargo do IFRS. Buscando acompanhar o desenvolvimento e governabilidade Institucional, o IFRS adota indicadores gerenciais para as áreas a seguir mencionadas. No campo (1) Acadêmico destaca-se o crescimento e a oferta de novas opções de cursos. No campo (2) Administrativo destacamos que o índice “Total de Gastos Correntes por Aluno” nos sinaliza um gasto crescente, por aluno, considerando a série apresentada entre 2011/2015. O “custo médio anual de cada aluno da instituição”, no exercício de 2015, ocupou a casa de R$ 14.936,79, com crescimento nominal de 24,73% em relação ao ano de 2014. Já no campo (3) Socioeconômico o indicador praticado preocupa-se em medir o grau de inclusão social nos cursos técnicos, em razão do prestígio que o ensino técnico ocupa principalmente nas camadas mais pobres da população. Estudos realizados pelo IFRS indicam existir em torno de 77% de alunos com renda familiar per capita inferior a 2,5 salários mínimos. Na tabela a seguir, visualizamos o histórico da evasão de alunos do IFRS nos anos de 2011 a 2015, a saber:

Fórmula

Alunos Matriculados 14652 15514 16733 17310 17790

Evasão de Alunos 1197 741 1752 1969 1489 8,37

Total de Alunos x Evasão de Alunos

2011 2012 2013 2014 2015

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Das informações apresentadas pela Instituição na matéria de indicadores registra-se a necessidade de se melhorar os mecanismos de avaliação e interpretação destes indicadores, visando proporcionar melhor avaliação da gestão.

Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego (Pronatec) – Aspectos qualitativos.

No âmbito do Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego (Pronatec), o IFRS informa os cursos em andamento no atual exercício (2016), conforme consta do quadro transcrito a seguir, que encarta dados extraídos do Sistema Nacional de Informações da Educação Profissional e Tecnológica - Sistec, com posição em 5 de abril de 2016.

Quadro: cursos do Pronatec em andamento, posição em 05/04/2016.

Nome do Curso

Tipo de Curso

Turno Campus Unidade

Remota Data Carga Horária (%) Início Término Técnico em

Informática C V Bento Gonçalves Não 19/05/2014 11/04/2016 100 Técnico em

Agropecuária S V e N Vacaria Não 12/05/2014 31/03/2016 100 Técnico em

Informática S N Vacaria Não 12/05/2014 31/07/2016 90

Fonte: Sistema Nacional de Informações da Educação Profissional e Tecnológica (Sistec).

Legenda: C - Técnico concomitante S - Técnico subsequente V - Vespertino N - Noturno

Para o exercício 2015, o IFRS informa que a previsão orçamentária na ação 20RW (Apoio à Formação Profissional e Tecnológica) foi de R$ 1.387.929,59 para fazer frente a 2.403 vagas pactuadas ainda no exercício 2014, cuja previsão de término abrange os exercícios 2015 e 2016, com 2.187 matrículas realizadas. Os cursos FIC foram realizados no primeiro semestre de 2015 e os três cursos técnicos estão em andamento ainda neste primeiro semestre de 2016.

O IFRS informa que do total de 2.187 matrículas, 78 referem-se a cursos técnicos em andamento no atual exercício, estando 30 alunos em curso, vez que 21 não frequentaram os cinco primeiros dias consecutivos de aula, outros 21 abandonaram o curso e seis apresentaram frequência inferior a 50% até o limite da execução de 20% da carga horária. O IFRS explica que das 2.187 matrículas, 101 estavam vinculadas a cursos que foram cancelados, conforme a seguir: a) dois cursos foram cancelados em razão de restrições orçamentárias - curso técnico com 35 matrículas e curso ProejaFIC com vinte matrículas; b) um curso foi cancelado por dificuldade na seleção de bolsistas professores - FIC com 23 matrículas; e c) outro curso, com 23 matrículas, cancelado devido à ocupação menor que 50% das vagas ofertadas, pois quinze alunos cancelaram a matrícula antes do início do curso.

Por fim, o IFRS conclui que dos 2.187 alunos matriculados, 1.153 concluíram o curso, 221 abandonaram o curso, 334 comunicaram formalmente à unidade de ensino o desejo de não permanecer no curso antes do início das aulas ou até 20% da carga horária total do curso, 121 não apresentaram documentação à unidade de ensino, 43 não frequentaram os cinco primeiros dias consecutivos de aula, dezessete tiveram frequência menor que

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50% até o limite da execução de 20% da carga horária total e 119 reprovaram, não obtiveram desempenho acadêmico ou frequência mínima para a aprovação.

##/Fato##

2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ

Os indicadores foram apresentados, no Relatório de Gestão, pelo IFRS, com observância à disposição contida na Decisão Normativa TCU n.º 146, de 30 de setembro de 2015, e satisfazem ao que estabelece o Acórdão nº 2.267/2005 - TCU (Plenário).

Apesar das informações constantes do Relatório de Gestão (página 62 e seguintes), sob o título 2.4 (Apresentação e análise de indicadores de desempenho), importa consignar a abordagem elaborada acerca de aspectos relacionados a metas e aos indicadores utilizados para aferição de seu alcance, encartada no Memorando n.º 030/2016/ PRODI/IFRS, emitido em 20 de abril de 2016 em resposta à Solicitação de Auditoria n.º 201601448/012, senão vejamos.

a) Série histórica das metas estabelecidas e de seus indicadores.

As metas ou valores de referência mensurados pelos respectivos indicadores entre os exercícios 2011 e 2015 estão especificados no quadro reproduzido a seguir.

Quadro: Metas ou valores de referência e seus indicadores.

Indicadores Metas/Valores de Referência Desejáveis

2011 2012 2013 2014 2015 Acadêmicos Relação Candidato/Vaga >1 >1 >1 >1 >1 Relação Ingressos/Aluno - - - - - Relação Concluintes/Aluno - - - - - Índice de Eficiência Acadêmica – Concluintes ~100% ~100% ~100% ~100% ~100% Índice de Retenção do Fluxo Escolar 0% 0% 0% 0% 0% Relação de Alunos/Docente em Tempo Integral 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 Administrativos

Gastos Correntes por Aluno - - - - - Percentual de Gastos com Pessoal - - - - - Percentual de Gastos com outros Custeios

- - - - - Percentual de Gastos com Investimentos - - - - - Socioeconômicos Número de Alunos Matriculados por Renda per Capita Familiar

- - - -

Gestão de Pessoas Índice de Titulação _{do Corpo Docente} - - - - -

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Outros indicadores RAP - - - >=20,00 >=20,00 Índice de Eficiência da Instituição - - - - >=80% Índice de Eficácia (Modelo 1) - - - - >=73,34 % Índice de Eficácia (Modelo 2) - - - - =73,34% Fonte: IFRS

Sobre o seu conteúdo, a Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional apresenta os esclarecimentos transcritos, sejam eles:

“Em relação aos indicadores acadêmicos, precisamente a “relação candidato/ vaga”, o “índice de eficiência acadêmica - concluintes” e o “índice de retenção do fluxo escolar”, não há uma meta estabelecida, mas sim um valor de referência desejável estabelecido pela Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC). A SETEC considera como valores de referência desejáveis os seguintes:

- que o indicador “Relação Candidato/Vaga” seja maior que 1;

- que o “Índice de Eficiência Acadêmica-Concluintes” seja o mais próximo possível de 100%;

- que o “Índice de Retenção do Fluxo Escolar” seja o mais próximo possível de 0%. No IFRS, considerando a série histórica de 2011 a 2015, o indicador “Relação Candidato/Vaga” iniciou em 2011 com 3,89 (aluno/vaga), atingindo o pico em 2013 com 7,06 (aluno/vaga). Desde então este número vem apresentando um decréscimo, sem que no entanto fique fora do valor de referência desejável. Neste caso, ações de correção (como, por exemplo, a adequação dos estudos de demanda para o redimensionamento de vagas/cursos em cada campus, assim como avaliação da modificação da oferta - mudança de área de atuação e/ou modalidade - de cursos com baixa demanda) são previstas, a fim de melhorar o indicador.

O “Índice de Eficiência Acadêmica-Concluintes”, no âmbito do IFRS, teve seu melhor patamar no ano de 2012 (62,54%), perfazendo uma média de 54,18% no período considerado (2011 a 2015). No que diz respeito ao “Índice de Retenção do Fluxo Escolar”, observa-se que os números do IFRS estão acima do valor de referência desejável estabelecido pela SETEC. No entanto, desde 2013, esse número apresenta-se em queda, o que pode se configurar como uma resposta à criação e implementação gradual de políticas institucionais voltadas ao levantamento das causas de evasão e retenção e pela proposição de ações que resultem na permanência e êxito dos estudantes, como a Política de Assistência Estudantil e a Política de Ações Afirmativas. A Política de Assistência Estudantil do IFRS está regulamentada pela Resolução nº 086, de 03 de dezembro de 2013, sendo sua implementação uma responsabilidade da Pró-Reitoria de Ensino.

Para a “Relação de Alunos/Docente em Tempo Integral”, a fórmula do indicador será substituída usando o conceito (novo) de aluno-equivalente. O indicador será substituído pelo “Relação Aluno Professor” (RAP) definido na Portaria MEC nº 818/2015 a partir das definições constantes da Portaria SETEC nº 25, de 13 de agosto de 2015.

No que diz respeito aos Indicadores Administrativos (Gastos correntes por aluno, percentual de gastos com pessoal, percentual de gastos com outros custeios e percentual de gastos com investimentos), não existe uma meta e nem valor de referência desejável, estabelecidos pela SETEC. Porém, há um esforço do IFRS no sentido de otimizar esses gastos, produzindo o máximo de resultados com os recursos disponíveis, com base no princípio da eficiência mas sem prejuízo dos princípios da qualidade e excelência e do compromisso social que balizam o funcionamento da instituição.

O indicador relativo ao “Número de alunos matriculados por renda per capita familiar” não é passível de meta ou de estabelecimento de um valor de referência desejável, uma vez que ele varia em torno do perfil socioeconômico dos estudantes que efetivamente ingressam no IFRS. As informações sobre a faixa de renda per capita familiar são prestadas à SETEC/MEC a partir de levantamento realizado junto aos estudantes, dentro de parâmetros/faixas definidos por aquela Secretaria. O diagnóstico obtido a partir destes indicadores permitem a otimização do planejamento das ações de assistência estudantil.

O Índice de Titulação do Corpo Docente cria uma forma de cálculo cujo objetivo é gerar um valor numérico que tem uma relação direta com a titulação do corpo docente. O índice pode variar de 1

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(onde todos os docentes seriam graduados) a 5 (todos doutores). Esse indicador aborda o nível de qualificação dos professores da instituição, excluindo os professores substitutos. É importante para o IFRS ter em seus quadros o maior número possível de profissionais qualificados. Os números do IFRS neste quesito são bastante positivos, apresentando uma média de 3,98 para o período de 2011 a 2015. Isso significa que o IFRS possui, em números absolutos, 94 docentes graduados, 1 docente aperfeiçoado, 73 especialistas, 432 mestres e 314 doutores. Este indicador permite um melhor planejamento das políticas de capacitação dos professores do quadro permanente do IFRS. Para a RAP - Relação Aluno por Professor, o valor de referência desejável é o mais próximo de 20,00, enquanto que a meta para 2015 foi 20,00. O IFRS ainda não atinge esse valor de referência, mas o aumento do número de 2015 em relação a 2014 sugere que existem ações em desenvolvimento para o cumprimento da meta uma vez que o IFRS ainda possui diversos campi cujos cursos ainda estão na fase de consolidação. O levantamento do número do indicador aluno-equivalente aponta para um crescimento no período avaliado.

O Índice Geral de Cursos (IGC) é um indicador de qualidade que avalia as instituições de educação superior. É calculado anualmente, considerando: I - a média dos últimos CPCs (Conceitos Preliminares de Curso) disponíveis dos cursos avaliados da instituição no ano do cálculo e nos dois anteriores, ponderada pelo número de matrículas em cada um dos cursos computados; II - a média dos conceitos de avaliação dos programas de pós-graduação stricto sensu atribuídos pela CAPES na última avaliação trienal disponível, convertida para escala compatível e ponderada pelo número de matrículas em cada um dos programas de pós-graduação correspondentes; III - a distribuição dos estudantes entre os diferentes níveis de ensino, graduação ou pós-graduação stricto sensu, excluindo as informações do item II para as instituições que não oferecerem pós-graduação stricto sensu. O ideal e desejável é que esse Índice seja o mais próximo possível de 5. O IFRS possui dados das avaliações realizadas em 2012, 2013 e 2014 e os referidos índices situam o IFRS na faixa de IGC 4, um número expressivo considerando que, neste momento, o IFRS conta com apenas dois cursos de pós-graduação stricto sensu, cujas atividades iniciaram no segundo semestre de 2015.

O “Índice de Eficiência da Instituição” é outro índice novo apresentado pela SETEC. O valor de referência desejável é o mais próximo de 80,00%, sendo que a meta estabelecida para 2015 foi de 80%. Neste quesito, o IFRS ultrapassa o valor de referência, apresentando-se em torno de 95%. O “Índice de Eficácia (modelo1)” apresenta dados para toda a série histórica (2011-2015). Tendo, tanto o valor de referência desejável quanto a meta, sido estabelecidos como, no mínimo, 73,34%, o IFRS apresenta valores muito acima da referência.

Já o “Índice de Eficácia (modelo 2)”, que leva em consideração o indicador aluno-equivalente, apresenta dados apenas do ano de 2015. Sendo a meta/valor de referência desejável a mesma que do modelo1, o IFRS ultrapassa esse percentual.”

b) Custos vinculados à obtenção dos indicadores.

Informa a UPC que, de forma geral, as avaliações são oriundas dos sistemas de gestão utilizados na Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica (EPT), que tem por objetivo padronizar a geração de indicadores, centralizar a extração de dados e a construção de tabelas. Informa, também, que os indicadores são utilizados na tomada de decisões, que não geram custos financeiros diretos para o IFRS, e que representam adequadamente a amplitude e a diversidade de características do fenômeno-objeto monitorado.

c) Ações a serem realizadas para o alcance das metas.

A UPC explica que as ações planejadas devem seguir as definições estabelecidas no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), para que, a longo prazo, sejam atingidos os objetivos e metas definidos neste documento. Diz ainda que o seu planejamento conta com dois processos: o já referido PDI, de longo prazo (cinco anos, conforme as prescrições estabelecidas por meio do Decreto n.º 5.773/2006), e o Plano de Ação Anual (curto prazo).

Continua, informando que a Instrução Normativa PRODI 01/2015 estabeleceu e organizou as ações que vinham sendo executadas ao longo dos anos para que os campi elaborassem o plano de ação com base em série de princípios norteadores, destacando-se

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a transparência das informações, o envolvimento dos segmentos, o comprometimento e a observância dos objetivos estratégicos e metas previstos no PDI para o período compreendido entre 2014 e 2018.

Assevera que, com base nas diretrizes estabelecidas no PDI, é elaborado o Plano de Ação (de curto prazo), em consonância com o orçamento aprovado, em que estão contempladas as ações a serem realizadas para alcance dos objetivos, com vinculação a valores monetários. d) Sistema de monitoramento de indicadores e metas.

O IFRS informa que, com vista a normatizar e orientar a implantação e monitoramento dos indicadores acadêmicos, implementou e colocou em funcionamento em março de 2016 o Departamento de Avaliação Institucional (DAI), ligado à Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional, que tem por objetivo promover cultura de valorização da Avaliação Institucional, instrumentalizando a Equipe Gestora para que seja possível monitorar os indicadores e as metas, utilizando-se, para isso, dos dados informados no Censo de Educação Superior - Censup, e no Censo da Educação Básica - Educacenso. Informa, também, que está trabalhando na integração dos sistemas de gerenciamento de dados de seus setores e unidades para implantar o Sistema Integrado de Gestão (SIG) de forma a agilizar e agregar confiabilidade aos processos e às estatísticas institucionais, ampliar a transparência e auxiliar na tomada de decisões. Acrescenta que a implantação do sistema deve ocorrer em até três anos a partir do segundo semestre de 2014, com a utilização de todos os seus módulos. Esclarece que o sistema foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), e que está sendo utilizado por várias instituições da rede federal, e, ainda, que nele há módulo de planejamento e projetos (SIGPP), que permite o gerenciamento das metas pretendidas, anualmente, pelas unidades estratégicas da instituição, possibilitando a realização do planejamento anual pela equipe gestora.

e) Indicadores e tomada de decisões gerenciais.

O IFRS assevera que, por intermédio dos indicadores as Pró-Reitorias de Ensino, Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação, Extensão, Desenvolvimento Institucional, de Administração e a Diretoria de Gestão de Pessoas estabelecem seus planos para a tomada de decisões gerenciais. Explica que, inicialmente, com a autonomia de cada campus, estabelecida pelas diferenças regionais, culturais e socioeconômicas, são elaborados os planos de ações individualizadas, e que cada pró-reitoria define a relação entre o que se deseja alcançar no plano de ação e os resultados mínimos estabelecidos para a efetividade dos resultados operacionais, que vem sendo anualmente produzida com base nos Acórdãos nº 2.267/2005 – TCU/Plenário, nº 104/2011 – TCU/Plenário e nº 2.508/2011 – TCU – 1ª Câmara, bem como no Plano Nacional de Educação (PNE), e no Termo de Acordo de Metas e Compromissos (TAM), que permitem à Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica do Ministério da Educação (SETEC/MEC) acompanhar a eficiência e eficácia das ações dos programas destinados às Instituições da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica.

Do exame depreende-se que a elaboração dos indicadores utilizados pela UPC, conforme disposição contida na Decisão Normativa TCU n.º 146, de 30 de setembro de 2015, guarda observância ao teor do Acórdão nº 2.267/2005 - TCU (Plenário), e contempla critérios de completude, comparabilidade, confiabilidade, acessibilidade e economicidade.

##/Fato##

2.4 Avaliação da Gestão de Pessoas

Na avaliação dos controles administrativos, referente ao gerenciamento da gestão de pessoas, ficaram constatados, por meio de sistemas corporativos à disposição da CGU, os seguintes fatos:

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a) Descumprimento do Regime de Dedicação Exclusiva - DE

Constatou-se a existência de 899 professores em Regime de Dedicação Exclusiva. Deste universo, selecionamos aleatoriamente 46 casos de professores do IFRS, com indícios de acumulação indevida de cargos. Da seleção indicada identificamos a existência de dezenove ocorrências de professores detentores de Regime de Dedicação Exclusiva (DE) associados a outras atividades não vinculadas ao IFRS, com possível percepção de valores/remuneração. Na seção “Achados de Auditoria” do presente relatório, são apresentados os resultados da análise da referida amostra.

b) Ocorrências de Pessoal

No Sistema de Trilhas de Auditoria de Pessoal da CGU, foram identificados 58 alertas no sistema. Destes 58 alertas, 30 encontram-se na condição de justificativa pendente por parte do IFRS, a saber:

Seq. OCORRÊNCIA COMPETÊNCIA SERVIDOR/MATRÍCULA SITUAÇÃO

1 069 12/2015 **464** Justificativa Pendente 2 069 12/2015 **464** Justificativa Pendente 3 069 12/2015 **464** Justificativa Pendente 4 069 12/2015 **464** Justificativa Pendente 5 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 6 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 7 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 8 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 9 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 10 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 11 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 12 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 13 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 14 069 12/2015 **490** Justificativa Pendente 15 069 12/2015 **491** Justificativa Pendente 16 069 12/2015 **491** Justificativa Pendente 17 069 12/2015 **491** Justificativa Pendente 18 069 12/2015 **491** Justificativa Pendente 19 069 12/2015 **491** Justificativa Pendente 20 069 12/2015 **491** Justificativa Pendente 21 069 12/2015 **491** Justificativa Pendente 22 069 12/2015 **491** Justificativa Pendente 23 069 12/2015 **492** Justificativa Pendente 24 069 12/2015 **492** Justificativa Pendente 25 069 12/2015 **512** Justificativa Pendente 26 069 12/2015 **515** Justificativa Pendente 27 069 12/2015 **519** Justificativa Pendente 28 069 12/2015 **519** Justificativa Pendente 29 069 12/2015 **703** Justificativa Pendente 30 069 12/2015 **013** Justificativa Pendente

(11)

Conforme orientações desta CGU, o IFRS tem até o dia 31 de maio de 2016 para inserir as justificativas no referido sistema, para posterior análise das justificativas por parte da CGU.

A UPC, por meio do Memorando nº 31/2016/PROAD/IFRS, emitido em 20 de abril de 2016 em resposta à Solicitação de Auditoria n.º 201601448/011, informa acerca da inocorrência, em seus quadros, de empregados terceirizados irregulares cuja substituição tenha sido requerida por meio do Acórdão TCU nº 2.681/2011-Plenário, especificamente em seu item X, letra b, com vista ao cumprimento do Temo de Conciliação Judicial Geral, emitido em 5 de novembro de 2007, nos autos da Ação Civil Pública nº 00810-2006-017-10-00-7 (17ª Vara da Justiça do Trabalho de Brasília/DF) - substituição de terceirizados em desacordo com o Decreto 2.271, de 7 de julho de 1997, em unidades da Administração Federal.

Quanto ao Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac), foram identificadas as seguintes falhas: a) Inexistência de registro, no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac), de atos relativos à admissão de pessoal cadastrados no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (Siape); b) Intempestividade de cadastro, no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac), de atos de admissão de pessoal.

##/Fato##

2.5 LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES

Quanto ao relacionamento do IFRS com fundações de apoio, o referido Instituto informou que não possui fundação de apoio instituída. O IFRS informou que possui instrumentos contratuais celebrados com a Fundação de Apoio da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (FAURGS) para a realização de concursos para provimento de servidores e para processos seletivos de estudantes.

Tal informação encontra-se consignada no sistema e-contas na aba de “Informações Suplementares”.

##/Fato##

2.6 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU

Sobre o presente tema, conforme pesquisas e levantamentos realizados, não se identificaram determinações/recomendações do Tribunal de Contas da União (TCU) ao Instituto que contenham determinação específica à CGU para acompanhamento no período de 2012 a 2015.

##/Fato##

2.7 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU

Constam do sistema Monitor, em consulta procedida em 1º de abril de 2016, seis recomendações emitidas pela Controladoria-Geral da União, consideradas atendidas pela UPC durante o exercício 2015, e outras três consideradas atendidas em 2016. Restavam sob monitoramento, naquela data, duas situações para as quais se recomendou a quantificação de parcelas percebidas indevidamente a título de Dedicação Exclusiva e a reposição ao erário, na forma do artigo 46 da Lei nº 8.112/90, a qual deverá ser precedida, de acordo com o Enunciado AGU nº 63/2012, do devido processo legal em que sejam assegurados os princípios da ampla defesa e do contraditório.

(12)

2.8 Avaliação do CGU/PAD

O Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD) evidencia registros das informações requeridas por meio da Portaria CGU nº 1.043, de 24 de julho de 2007, no entanto, foram identificadas intempestividades no registro de informações, que estão tratadas em ponto específico na seção “Achados da Auditoria” do presente relatório.

##/Fato##

2.9 Avaliação dos Controles Internos - Demonstrações Contábeis

Às folhas 200 a 212, do Relatório de Gestão do IFRS, estão anexadas as Demonstrações Financeiras da Unidade Jurisdicionada editadas pela Secretaria do Tesouro Nacional, órgão central do Sistema de Contabilidade do Governo Federal. Está presente o Balanço Financeiro (pág.200); Balanço Orçamentário (pág.202); Balanço Patrimonial (pág. 206); Demonstração do Fluxo de Caixa (pág. 209) e a Demonstração das Variações Patrimoniais (pág.212), nos termos da Lei nº 4320/64, Portaria STN/MF nº 751 de 16/12/2009, e Portaria MF nº 184 de 25/08/2008.

Em análises realizadas ficou constatada a existência de inconsistências no que se refere a saldos contábeis que foram ajustados por ocasião dos trabalhos de auditoria da gestão. Quando pendentes de solução até momento constarão do plano de providência permanente de monitoramento desta CGU/RS.

No exercício de 2015 identificou-se a reincidência de conformidades com restrição contábil no período de janeiro a dezembro/2015. Na tabela adiante verificamos os seguintes fatos:

UG Unidade Restrições

158141 Reitoria 4

158261 Campus Porto Alegre 2

158262 Campus Rio Grande 4

158264 Campus Bento Gonçalves 1

158265 Campus Canoas 2

158326 Campus Restinga-POA 3

158327 Campus Osório 1

158328 Campus Caxias do Sul 1

158674 Campus Farroupilha 3

158675 Campus Ibirubá 1

Fonte: SIAFI - Posição em 31/12/2015.

Como destaque registra-se, por oportuno, a constatação de falhas nos controles patrimoniais do IFRS. Em pontos específicos na seção “Achados da Auditoria” do presente relatório, o assunto é abordado detalhadamente.

##/Fato##

2.10 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ

Na área das licitações e contratos, identificou-se a existência de 431 procedimentos licitatórios realizados no exercício 2015, conforme a seguir:

(13)

Inexigibilidade 83 01 3,61 % 3.920.116,68 Concorrência 04 01 25,00 % 3.114.577,73 Tomada de Preço 01 01 100,00 % 138.380,69 Pregão Eletrônico 124 08 6,45 % 22.273.986,90 Dispensa 218 08 3,67 % 2.373.919,60 RDC 01 01 100,00 % 6.098.192,45 Total 431 22 ****** 37.919.174,05 Fonte: IFRS

Nas análises realizadas pela equipe de auditoria, foram verificados somente os aspectos de utilização de enquadramento adequado de cada modalidade de licitação. Não foram identificadas informações relevantes a serem registradas no presente relatório com relação ao assunto. Ressalta-se que os referidos processos foram validados pela área jurídica da AGU através de Escritório da Procuradoria Federal existente na autarquia. Na maioria dos processos foi adotada a prática de utilização de atas de preço existentes. Destaca-se que essa análise de processos licitatórios realizada não faz parte do escopo original dos trabalhos, tratando-se, portanto, de assunto adicional ao escopo original.

##/Fato##

2. 11 Ocorrências com dano ou prejuízo

Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário.

3. Conclusão

De maneira geral, com base nas análises realizadas, não se identificaram situações que representem risco ao cumprimento da missão e objetivos do IFRS.

Observa-se, porém, que algumas situações merecem uma especial atenção do gestor com o objetivo de que se implementem melhorias com base nas recomendações formuladas no presente relatório.

Tais situações dizem respeito, principalmente, ao seguinte: intempestividade no registro de informações no Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD); discrepância entre registros patrimoniais e contábeis de bens móveis e intangíveis; inventário de bens móveis do exercício 2015 não finalizado; e acúmulo indevido de atividade remunerada não vinculada ao IFRS por servidores com Regime de Dedicação Exclusiva.

Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria.

(14)

Nome:

Cargo: ANALISTA DE FINANCAS E CONTROLE Assinatura:

Nome:

Cargo: ANALISTA DE FINANCAS E CONTROLE Assinatura:

Nome:

Cargo: TECNICO DE FINANCAS E CONTROLE Assinatura:

Relatório supervisionado e aprovado por:

_____________________________________________________________ Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Rio Grande Do Sul

(15)

_______________________________________________

Achados da Auditoria - nº 201601448

1 CONTROLES DA GESTÃO 1.1 CONTROLES INTERNOS

1.1.1 AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS 1.1.1.1 CONSTATAÇÃO

Intempestividade no registro de informações no Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD).

Fato

Consulta ao Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD) evidencia intempestividade no registro de informações requeridas por meio da Portaria CGU nº 1.043, de 24 de julho de 2007, que estabelece, em seu artigo 1º, parágrafo 3º, o prazo de até trinta dias a contar da ocorrência do fato ou ato de que trata, conforme demonstra o teor do quadro a seguir.

Quadro: data de ato instaurador vs. data de registro no CGU-PAD. N.º do processo principal Tipo Data de publicação do

ato instaurador Data de registro no CGU-PAD

23366.000321/2014-74 Sindicância 31/10/2014 22/04/2015 23368.000572/2013-58 Sindicância 12/12/2014 26/05/2015 23368.000686/2013-06 PAD 12/12/2014 15/05/2015 23419.000529/2014-21 PAD 12/09/2014 08/04/2015 Fonte: CGU-PAD ##/Fato## Causa

Depreende-se da manifestação da UPC que a causa da intempestividade do registro, no Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD), das informações requeridas por meio da Portaria CGU nº 1.043, de 24 de julho de 2007, que estabelece, em seu artigo 1º, parágrafo 3º, o prazo de até trinta dias a contar da ocorrência do fato ou ato de que trata, decorre de um lapso no cadastro dos quatro processos mencionados.

##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

Representante da UPC, por meio do Memorando nº 564/2016/IFRS-GAB, emitido em 18 de abril de 2016, apresenta a manifestação transcrita a seguir:

“[...] por um lapso, o cadastro dos 4 (quatro) processos mencionados ocorreu fora do prazo estipulado pela Portaria CGU n°. 1.043/2004. Neste particular, é preciso contextualizar que esta instituição – assim como outras IFES – foi instada a iniciar a utilização do sistema CGU-PAD por meio do Ofício-circular n° 466/2010/CSMEC/CORAS/CRG/CGU-PR, de 18 de agosto de 2010, reiterado por meio do Ofício-Circular n° 019/2010/AECI/GM-MEC, de modo que, desde então, referido sistema vem sendo sistematicamente utilizado por todo o IFRS (Reitoria e Campus). O IFRS está em constante aprimoramento de suas atividades gerenciais, e que, se em determinado momento houve falhas, a instituição está sempre buscando soluções e

(16)

melhorias para saná-las. Tanto é verdade que, recentemente, em virtude da troca de gestão no IFRS, uma das primeiras ações da atual gestão foi solicitar aos diretores-gerais, por meio do Memorando n° 313/2016/IFRS-GAB (em anexo), a atualização dos cadastradores parciais junto aos Campi, ressaltando no referido documento a importância do sistema CGU-PAD, e a cobrança anual do órgão correcional acerca do cadastro e andamento dos processos no âmbito do IFRS. Posteriormente, serão repassadas informações detalhadas aos novos cadastradores parciais, bem como todas as orientações necessárias relativas à alimentação do sistema, utilizando-se, inclusive, os tutoriais e manuais já disponíveis no site da CGU”.

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

A UPC atribui como causa para o fato constatado lapso no registro de quatro processos. Informa, também, que foi instada a utilizar o Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD) em razão do teor do Ofício-circular n° 466/2010/CSMEC/CORAS/CRG/CGU-PR, datado de 18 de agosto de 2010, reiterado ainda no mesmo ano por meio do Ofício-Circular n° 019/2010/AECI/GM-MEC, de modo que, desde aquela data, referido sistema vem sendo sistematicamente utilizado por todo o IFRS.

O Relatório de Gestão da UPC contempla, em seu quadro 35 (página 74), o registro de sete processos instaurados no exercício 2015, ao tempo em que o CGU-PAD apresenta o registro de onze procedimentos instaurados entre 01/01 e 31/12 do mesmo exercício. Apesar do prazo de até trinta dias para registro no CGU-PAD, o lapso transcorrido entre a data do ato instaurador e a data de registro naquele sistema perfaz períodos compreendidos entre cento e cinquenta e dois e duzentos e onze dias, conforme se depreende das informações relativas aos autos dos processos cadastrados sob os NUP 23368.000686/2013-06 e 23419.000529/2014-21, respectivamente.

Tendo em vista os prazos estabelecidos para prescrição da ação disciplinar, e a despeito da manifestação da UPC transcrita anteriormente, resta evidenciada a intempestividade no registro de informações no Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD).

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Adotar os procedimentos necessários ao saneamento da causa da intempestividade dos registros, no Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD), das informações requeridas por meio da Portaria CGU nº 1.043, de 24 de julho de 2007, com observância ao prazo estabelecido em seu artigo 1º, parágrafo 3º, sem prejuízo da apuração de responsabilidade, na forma preceituada na Lei n.º 8.112, de 11 de dezembro de 1990, em seu artigo 121 e seguintes, nas hipóteses em que, porventura, venha a ocorrer prescrição de ações disciplinares em razão do fato constatado.

1.1.2 Avaliação dos Controles Internos Administrativos 1.1.2.1 CONSTATAÇÃO

Discrepância entre registros patrimoniais e contábeis de bens móveis e intangíveis. Fato

Identificou-se que o saldo contábil de bens móveis do IFRS não confere com Relatório de Movimentação de Bens Móveis. Como discrepância entre registros patrimoniais e contábeis de bens móveis e intangíveis, o IFRS indicou que, no mês de referência março/2016, consta o saldo de R$ 77.274.204,49 nos controles patrimoniais e R$

(17)

86.852.332,68 nos registros contábeis (Siafi), perfazendo uma diferença de R$ 9.578.128,19.

O IFRS destacou como falhas nos controles de movimentação de bens móveis a falta termos de responsabilidade atualizados e assinados sob a guarda do Setor de Patrimônio e Almoxarifado, a falta de catálogo de materiais padronizados e a falta de adoção de processo de descarga patrimonial. Ressaltou, ainda, como ineficiência nos controles patrimoniais, a falta de integração entre os sistemas utilizados na Instituição. Os sistemas de controle utilizados pelo IFRS são o SUAP (Sistema Unificado de Administração Pública) na Reitoria, campi Porto Alegre, Canoas, Restinga, Osório, Caxias do Sul, Farroupilha, Ibirubá, Feliz, Rolante, Viamão (em implantação) e Alvorada (em implantação); o SAP (Sistema de Administração Patrimonial) no campus Bento Gonçalves, o SISPAT (Sistema de Controle Patrimonial) no campus Sertão, o SICOP (Sistema Interno de Controle Patrimonial) no campus Erechim e o CASCA Administrativo no campus Rio Grande.

O IFRS não indicou as ações no sentido de reaver (ou regularizar) o valor de R$ 9.578.128,19 a maior registrado no balanço contábil (contas do ativo: bens móveis e intangíveis) em relação aos controles patrimoniais da Instituição ou para apuração de responsabilidade para a diferença encontrada nos registros de controle de patrimônio e de contabilidade. Também não informou os bens inservíveis ainda patrimoniados, bem como não indicou a programação de destinação destes bens e as respectivas previsões de baixa do patrimônio do IFRS.

Identificou-se, ainda, que até o final do exercício de 2015, o IFRS não realizou o processo de reavaliação dos bens móveis e intangíveis, conforme determina a NBCT 16.10, MCASP 6º edição e Macrofunção SIAFI 020335 – Reavaliação e Redução a Valor Recuperável.

Ressaltamos que os controles de almoxarifado e de patrimônio (bens móveis e imóveis) dos órgãos da Administração Pública brasileira têm previsão normativa na Lei nº 4.320/64, mais especificamente nos respectivos artigos 94, 95 e 96, bem como no item 08 da Instrução Normativa SEDAP nº 205/1988.

##/Fato##

Causa

Fragilidades nos registros e controles dos bens patrimoniais.

O Regimento Geral do IFRS em seu artigo 24 atribui ao Pró-Reitor de Administração (VII) supervisionar o uso e a conservação dos recursos alocados aos Campi, bem como acompanhar a execução das ações das áreas de orçamento e finanças, material e patrimônio do IFRS; (VIII) supervisionar a aquisição e distribuição de material, controle patrimonial, planejamento físico e execução de obras, assim como sobre a administração das operações de conservação e manutenção dos bens.

Em função das competências legais, identificou-se o Pró-Reitor de Administração da Instituição como agentes responsáveis pela presente falha apontada.

##/Causa##

Em resposta à Solicitação de Auditoria nº 201601448/014, de 22/04/2016, o IFRS se manifestou conforme a seguir:

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“O Instituto Federal do Rio Grande do Sul, conforme constatado nessa auditoria e na Ação no 05 do PAINT/2015 – Gestão Patrimonial de Bens Móveis, possui diversas fragilidades nos registros e controles dos bens patrimoniais. A gestão da instituição está ciente dessas fragilidades e de suas consequências, e assume o compromisso de envidar todos os esforços para encaminhar o saneamento dessas questões durante o ano de 2016. Entretanto, por tratar-se de situação complexa, que envolverá todas as unidades, a implantação de um Sistema de Gestão e que necessita da organização de uma metodologia para sua solução, não é possível a disponibilização de um cronograma de ações neste momento.

(...)

Considerando que consolidamos os dados dos inventários com a posição em março/2016 e que os dados são recentes, não houve tempo hábil para desencadear ações para reaver o valor de R$ 9.578.128,19. Essas ações somente serão possíveis após a efetivação de diversas ações de melhoria nos controles de gestão patrimonial, da unificação do sistema de controle patrimonial e de realização de inventário patrimonial da instituição, assuntos esses objeto de outros questionamentos constantes dessa Solicitação de Auditoria. Por essas razões, não houve tempo hábil para desencadear ações no sentido de ajustar o balanço contábil; para relacionar os bens inservíveis ainda patrimoniados, com os respectivos valores registrados no balanço contábil e nos controles de patrimônio, para fins de indicar a programação de destinação destes bens e respectivas provisões de baixa do balanço contábil e dos registros de controle de patrimônio do IFRS; e para desencadear ações para apurar responsabilidades quanto a divergência de R$ 9.578.128,19, registrados a maior no balanço contábil em relação aos controles patrimoniais da Instituição.

Este é o primeiro inventário geral de bens que consolidamos, dada a diversidade de sistemas utilizados para patrimônio e almoxarifado. Constituiu-se em trabalho manual e, após o conhecimento dos números das divergências, temos que identificar as razões para os resultados encontrados, não sendo possível precisar neste momento o que ou quanto das divergências deve ser atribuído à responsabilização de agentes conforme Capítulo XI da IN-IFRS 004, de 25 de março de 2013. Todo o trabalho de identificação das divergências, ajustes das contas contábeis do balanço, identificação e baixa de bens inservíveis, apuração de eventuais responsabilidades pelas divergências encontradas, bem como eventuais cobranças de indenização dos agentes envolvidos em impropriedades e irregularidades na gestão de materiais no âmbito da Instituição, somente será possível após a efetivação de diversas ações de melhoria nos controles de gestão patrimonial, da unificação do sistema de controle patrimonial e da realização de inventário patrimonial da instituição, assuntos esses objeto de outros questionamentos constantes dessa Solicitação de Auditoria.

(...)

Quanto ao cronograma solicitado de procedimentos para avaliação dos bens móveis/intangíveis/outros, se trata de situação complexa que somente poderá ser considerada após a efetivação de diversas ações de melhoria nos controles de gestão patrimonial, da unificação do sistema de controle patrimonial e da realização de inventário patrimonial da instituição, assuntos esses objeto de outros questionamentos constantes dessa Solicitação de Auditoria”.

Da manifestação do gestor, depreende-se que o mesmo reconhece as impropriedades apontadas, afirmando estar ciente das fragilidades dos controles patrimoniais e assumindo

(19)

o compromisso de envidar esforços para encaminhar o saneamento das questões durante o exercício de 2016.

Recomendação 1: Apresentar um cronograma de ações para fortalecer o controle de movimentação de bens móveis no âmbito da Instituição, providenciando termos de responsabilidade atualizados e assinados sob a guarda do Setor de Patrimônio e Almoxarifado, catálogo de materiais padronizado e a adoção ou criação de processo regular de descarga patrimonial.

Recomendação 2: Apresentar um cronograma de ações para integração dos sistemas de controle patrimonial dos diferentes campi da Instituição.

Recomendação 3: Relacionar os bens inservíveis ainda patrimoniados, com os respectivos valores registrados no balanço contábil e nos controles de patrimônio, e indicar a programação de destinação destes bens e as respectivas previsões de baixa do balanço contábil e dos registros de controle de patrimônio da Instituição.

Recomendação 4: Apurar responsabilidades quanto à diferença de R$ 9.578.128,19 (apurada em março/2016) a maior registrado no balanço contábil (contas do ativo: bens móveis e intangíveis) em relação aos controles patrimoniais da Instituição.

Recomendação 5: Promover ações no sentido de reaver (ou regularizar) o valor de R$ 9.578.128,19 (apurada em março/2016) a maior registrado no balanço contábil (contas do ativo: bens móveis e intangíveis) em relação aos controles patrimoniais da Instituição. Recomendação 6: Apresentar um cronograma de procedimentos para avaliação dos bens móveis / intangíveis / outros, a fim de cumprir as determinações da NBCT 16.10, MCASP 6º edição e Macrofunção SIAFI 020335 Reavaliação e Redução a Valor Recuperável.

1.1.2.2 CONSTATAÇÃO

Inventário de bens móveis do exercício 2015 não finalizado. Fato

Identificou-se que o IFRS não finalizou o inventário de bens móveis da Instituição referente ao exercício 2015. Solicitou-se ao IFRS a disponibilização dos últimos inventários de bens móveis realizados pela Instituição. Em resposta, por meio do Ofício PROAD/CCONT/IFRS/nº 03/2016, de 29 de janeiro de 2016, o IFRS anexou diversos arquivos com relação de patrimônio dos diferentes campi do Instituto. Não identificou-se, nos arquivos disponibilizados, um inventário consolidado do IFRS assinado por comissão inventariante designada por autoridade superior. Ainda, identificou-se que no mesmo Ofício, no item 17, o gestor menciona que o Inventário Anual de Bens Móveis de 2014 não foi concluído e que o Inventário Anual, referente ao exercício de 2015, embora não finalizado, foi solicitado pela coordenadoria de contabilidade através do Ofício-Circular PROAD/CCONT/IFRS/nº 2/2015, de 17 de novembro de 2015.

O inventário físico anual de almoxarifado e de patrimônio (bens móveis e imóveis) dos órgãos da Administração Pública brasileira têm previsão normativa na Lei nº 4.320/64, mais especificamente nos respectivos artigos 94, 95 e 96, bem como no item 08 da Instrução Normativa SEDAP nº 205/1988.

##/Fato##

(20)

Causa

Fragilidades nos registros e controles dos bens patrimoniais, associada a omissão do gestor em instaurar a comissão inventariante para o exercício sob análise.

Em função das competências legais, identificou-se o Pró-Reitor de Administração da Instituição como agentes responsáveis pela presente falha apontada.

##/Causa##

Por meio do Ofício “Memorando nº 25/2016/PROAD-IFRS”, de 12 de abril de 2016, o IFRS informou que “não providenciou inventário consolidado de órgão nos últimos exercícios (2014 e 2015) devido à dificuldade encontrada em estabelecer um procedimento unificado de inventário, dada a autonomia administrativa atribuída aos campi”. Salienta-se, ainda, que, embora solicitado, o IFRS não disponibilizou a portaria de designação da Comissão Inventariante para o exercício 2015.

Em resposta à Solicitação de Auditoria nº 201601448/014, de 22 de abril de 2016, o IFRS se manifestou conforme a seguir:

“O Instituto Federal do Rio Grande do Sul, conforme constatado nessa auditoria e na Ação no 05 do PAINT/2015 – Gestão Patrimonial de Bens Móveis, possui diversas fragilidades nos registros e controles dos bens patrimoniais. A gestão da instituição está ciente dessas fragilidades e de suas consequências, e assume o compromisso de envidar todos os esforços para encaminhar o saneamento dessas questões durante o ano de 2016. Entretanto, por tratar-se de situação complexa, que envolverá todas as unidades, a implantação de um Sistema de Gestão e que necessita da organização de uma metodologia para sua solução, não é possível a disponibilização de um cronograma de ações para a conclusão de inventário patrimonial da instituição neste momento”.

Da manifestação do gestor, depreende-se que o mesmo reconhece a impropriedade apontada, atribuindo a não finalização do inventário do exercício 2015 às dificuldades decorrentes da autonomia administrativa dos diferentes campi da Instituição. Ainda, informa que está ciente das fragilidades dos controles patrimoniais e assume o compromisso de envidar esforços para encaminhar o saneamento da questão durante o exercício de 2016.

Recomendação 1: Realizar o inventário patrimonial consolidado de bens móveis do IFRS por comissão inventariante formalmente designada.

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Bem imóvel de uso especial não registrado no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União (SPIUnet).

Fato

Identificou-se no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi) o saldo registrado na conta contábil 1.2.3.2.1.02.00 BENS DE USO ESPECIAL NAO REGISTRADOS SPIUNET, subconta 1.2.3.2.1.02.24 SALAS E ESCRITORIOS, no valor de R$ 3.500.000,00. O valor se refere a imóvel adquirido da Secretaria de Patrimônio da União (SPU), conforme Nota de Empenho nº 2010NE000167, sito à Rua Voluntários da Pátria, 524, com frente à Rua Cel. Vicente, 281, Porto Alegre.

Conforme a Portaria Interministerial STN/SPU nº 322, de 23 de agosto de 2001, e o Manual do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – Siafi (Macrofunção: 021107 – Imóveis de Propriedade da União), os órgão públicos federais devem cadastrar no SPIUnet os imóveis de propriedade da União, de Fundações e Autarquias, de Empresas Estatais dependentes, nos termos da Lei Complementar nº 101/2000. Portanto, é responsabilidade exclusiva do IFRS, a atualização dos dados, no SPIUnet, de cada imóvel sob sua administração.

##/Fato##

Causa

Fragilidades nos registros e controles dos bens patrimoniais associada a não adoção de medidas tempestivas para a devida baixa do imóvel junto à SPU/RS e consequente cadastro no SPIUnet do referido imóvel.

Em função das suas competências legais, identificou-se o Pró-Reitor de Administração como agente responsável pela presente falha apontada.

##/Causa##

Por meio do Ofício PROAD/CCONT/IFRS/nº 03/2016, de 29 de janeiro de 2016, o IFRS informou não ser possível cadastrar o imóvel sito à Rua Voluntários da Pátria, 524, com frente à Rua Cel. Vicente, 281, Porto Alegre, no SPIUnet devido ao fato do Registro Imobiliário Patrimonial (RIP) do referido imóvel ainda estar vinculado à Secretaria de Patrimônio da União (SPU), proprietário anterior do imóvel. O IFRS anexou ao Ofício PROAD/CCONT/IFRS/nº 03/2016 cópia de e-mail endereçado à SPU, datado de 30 de dezembro de 2015, solicitando a transferência do imóvel.

Por meio do Ofício “Memorando nº 25/2016/PROAD-IFRS”, de 12 de abril de 2016, o IFRS anexou e-mail endereçado à SPU, datado de 6 de abril de 2016, em que pede providenciar a baixa do referido imóvel no SPIUnet para possibilitar o cadastramento do mesmo em nome do IFRS. A SPU respondeu em 7 de abril de 2016, informando que localizará os processos para proceder à baixa no SPIUnet.

Além disso, por meio do Ofício “Memorando nº 35/2016/PROAD-IFRS”, de 27 de abril de 2016, o IFRS informou que em razão da SPU não ter retornado a solicitação de baixa

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do imóvel no SPIUnet, em 26 de abril de 2016 o Diretor de Administração do IFRS fez contato telefônico e enviou novo e-mail para a SPU-RS para reforçar o pedido de providências no sentido de baixar o imóvel em questão para posterior cadastramento no SPIUnet pelo IFRS. A SPU-RS respondeu o e-mail em 27 de abril de 2016, informando que localizará o processo para proceder a baixa no SPIUnet, conforme solicitação do IFRS.

Da manifestação do IFRS, depreende-se que o gestor reconhece a impropriedade apontada, tendo, inclusive, iniciado gestão junto à SPU, proprietária anterior do imóvel sito à Rua Voluntários da Pátria, 524, com frente à Rua Cel. Vicente, 281, Porto Alegre, para providenciar a baixa do referido imóvel no SPIUnet para possibilitar o cadastramento do mesmo em nome do IFRS e a respectiva baixa na conta contábil 1.2.3.2.1.02.00 BENS DE USO ESPECIAL NAO REGISTRADOS SPIUNET, subconta 1.2.3.2.1.02.24 SALAS E ESCRITORIOS, no valor de R$ 3.500.000,00. Ressaltamos, no entanto, a intempestividade desta providência por parte do IFRS, uma vez que o imóvel foi adquirido da SPU no ano de 2010, conforme Nota de Empenho nº 2010NE000167.

Recomendação 1: Acompanhar e cobrar o atendimento da demanda junto à SPU-RS no sentido de ser efetivada a baixa no SPIUnet do imóvel sito à Rua Voluntários da Pátria, 524, com frente à Rua Cel. Vicente, 281, Porto Alegre, o qual foi adquirido pelo IFRS e permanece cadastrado no referido Sistema em nome da Secretaria de Patrimônio da União.

Recomendação 2: Promover o cadastro do imóvel sito à Rua Voluntários da Pátria, 524, com frente à Rua Cel. Vicente, 281, Porto Alegre, no SPIUnet, em nome do IFRS, e a respectiva baixa na conta contábil 1.2.3.2.1.02.00 BENS DE USO ESPECIAL NAO REGISTRADOS SPIUNET, subconta 1.2.3.2.1.02.24 SALAS E ESCRITORIOS, no valor de R$ 3.500.000,00.

2 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 2.1 MOVIMENTAÇÃO

2.1.1 PROVIMENTOS 2.1.1.1 INFORMAÇÃO

Inexistência de registro, no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de

Admissão e Concessões (Sisac), de atos relativos a admissão de pessoal cadastrados no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (Siape).

Fato

Consulta ao sistema Ativa (módulo trilhas de auditoria - extração Siape) indica a inexistência dos registros correspondentes, no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac), de atos de admissão de pessoal cujos cadastros foram procedidos no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (Siape), conforme demonstra o quadro transcrito a seguir. Vale lembrar que o envio e a tramitação, no Tribunal de Contas da União, de informações relativas a atos de admissão de pessoal, por meio do Sicac, tem disciplinamento na Instrução Normativa TCU n.º 55, de 24 de outubro de 2007.

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Quadro: atos de pessoal cadastrados no Siape sem correspondência no Sisac

Item CPF Dados do Siape

Matrícula Data do cadastro

1 ***202.470.** **566** 19/10/15 2 ***654.030.** **240** 08/05/15 3 ***701.350.** **917** 12/02/15 4 ***714.590.** **579** 29/10/15 5 ***565.918.** **188** 13/04/15 6 ***990.850.** **445** 13/08/15 7 ***456.340.** **256** 12/05/15 8 ***149.200.** **014** 11/03/15 9 ***479.800.** **904** 10/02/15 10 ***198.020.** **422** 06/08/15 11 ***156.540.** **904** 10/02/15 12 ***340.640.** **448** 14/08/15 13 ***330.840.** **372** 13/03/15

Fonte: sistema Ativa (módulo trilhas de auditoria – extração Siape).

A UPC, em Resposta ao Relatório Preliminar, por meio do Ofício nº 211/2016/GAB/IFRS, emitido em 22 de junho de 2016, manifesta-se da seguinte forma: “Item 1.1 Quadro 1 – Os atos de admissão elencados no referido subitem correspondem a contratados sob o regime da Lei 8.745/93, não sendo, portanto, servidores efetivos. Tal fato, de acordo com a ordem de serviço n° 10 de 02/12/2013 do IFRS revela que o lançamento no SISAC dos atos de pessoal dessa configuração fica sob a responsabilidade dos campi, que têm autonomia para realizarem todo o processo seletivo e contratação. Na citada ordem de serviço, salienta-se os prazos de lançamento e a necessidade de comunicarem a Diretoria de Gestão de Pessoas, que alimenta planilha de controle em paralelo com o lançamento de efetivos. Ocorre que por motivos desconhecidos desta Diretoria, existem campi que não procederam de acordo com a orientação expedida, que ao não enviarem a prestação dos atos de pessoal sob sua responsabilidade, impossibilitaram um controle mais efetivo desses atos. Para dirimir os problemas dos cadastros SISAC a Diretoria de Gestão de Pessoas realizou reunião de trabalho com pelo menos um servidor de cada campus responsável pela Gestão de Pessoas no dia 20 de maio de 2016. Neste encontro realizado na reitoria do IFRS (Bento Gonçalves) os campi foram orientados quanto aos problemas gerados pela falta de registro SISAC dentro dos prazos previstos na Instrução Normativa TCU n.º 55, de 24 de outubro de 2007. Além disso, foi reiterado o pedido de observância da ordem de serviço n° 10 de 02/12/2013 do IFRS publicada no site institucional. A coordenadoria de ingresso está trabalhando em uma forma de controle mais efetivo dos cadastros SISAC realizados pelas unidades do IFRS.”

Sob o aspecto normativo, importa salientar a anteriormente mencionada Ordem de Serviço n.º 10, de 2 de dezembro de 2003, emitida pelo Diretor de Gestão de Pessoas do IFRS, que contempla orientações internas relativas aos ditames contidos na também mencionada Instrução Normativa n.º 55/2007, esta emitida pelo Tribunal de Contas da União. Contudo, o fato indica a inobservância da orientação pelas unidades administrativas descentralizadas. Em sua manifestação, o gestor informou que está adotando ações para que sejam cumpridos os referidos normativos.

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##/Fato##

2.1.1.2 CONSTATAÇÃO

Intempestividade de cadastro, no Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac), de atos de admissão de pessoal.

Fato

O Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac) indica cadastramentos de atos de admissão de pessoal procedidos em período superior a sessenta dias, como ocorre naqueles identificados no quadro transcrito a seguir, que caracteriza o descumprimento da determinação contida na Instrução Normativa TCU n.º 55, de 24 de outubro de 2007, especificamente em seu artigo 7º, que também é objeto de normatização interna, seja ela a Ordem de Serviço n.º 10, de 2 de dezembro de 2003, emitida pelo Diretor de Gestão de Pessoas do IFRS.

Quadro: atos de pessoal cadastrados intempestivamente no Sisac.

Item n.º de controle CPF do candidato admitido

1 10013393-01-2015-000244-3 ***.714.610-** 2 10013393-01-2015-000249-4 ***.004.390-** 3 10013393-01-2015-000139-0 ***.615.580-** 4 10013393-01-2015-000241-9 ***.468.700-** 5 10013393-01-2015-000252-4 ***.201.460-** 6 10013393-01-2015-000260-5 ***.119.580-** 7 10013393-01-2015-000245-1 ***.957.960-** 8 10013393-01-2015-000235-4 ***.230.000-** 9 10013393-01-2015-000269-9 ***.487.600-** 10 10013393-01-2015-000276-1 ***.828.920-** 11 10013393-01-2015-000262-1 ***.731.570-** 12 10013393-01-2015-000262-1 ***.731.570-** 13 10013393-01-2015-000268-0 ***.322.960-** 14 10013393-01-2015-000261-3 ***.175.640-** 15 10013393-01-2015-000295-8 ***.543.079-** 16 10013393-01-2015-000047-5 ***.615.400-** 17 10013393-01-2015-000243-5 ***.186.940-** 18 10013393-01-2015-000240-0 ***.529.020-** 19 10013393-01-2015-000239-7 ***.710.840-** 20 10013393-01-2015-000254-0 ***.992.620-** 21 10013393-01-2015-000234-6 ***.742.660-** 22 10013393-01-2015-000251-6 ***.812.600-** 23 10013393-01-2015-000256-7 ***.556.000-** 24 10013393-01-2015-000259-1 ***.090.300-** 25 10013393-01-2015-000246-0 ***.835.150-** 26 10013393-01-2015-000242-7 ***.697.370-** 27 10013393-01-2015-000274-5 ***.299.730-** 28 10013393-01-2015-000237-0 ***.692.889-** 29 10013393-01-2015-000248-6 ***.440.678-** 30 10013393-01-2015-000236-2 ***.088.400-** 31 10013393-01-2015-000258-3 ***.007.349-** 32 10013393-01-2015-000253-2 ***.285.530-** 33 10013393-01-2015-000283-4 ***.729.930-** 34 10013393-01-2015-000263-0 ***.368.336-** 35 10013393-01-2015-000250-8 ***.533.100-** 36 10013393-01-2015-000257-5 ***.858.500-**