MÉTODOS E PROCEDIMENTOS INVENTÁRIOS E AVALIAÇÃO INICIAL. Curitiba 2014

MÉTODOS E PROCEDIMENTOS

Curitiba 2014

MÉTODOS E PROCEDIMENTOS

COMISSÃO DE GESTÃO

PATRIMONIAL - INTEGRANTES

Nome Lotação

Adelaide Guimarães de Castro Dep. Contabilidade e Finanças Alcimara Meira Gonçalves Andrukiu Setor de Sociais Aplicadas

COMISSÃO DE GESTÃO

PATRIMONIAL - INTEGRANTES

Arislete Dantas de Aquino Setor de Tecnologia Bernardo de Almeida Villanueva Divisão de Patrimônio Carlos Augusto dos Santos Faias Junior Setor Litoral

Daltiva Gonçalves Hospital de Clínicas Eduardo Teixeira da Silva Setor de Agrárias

Joel Souza e Silva Setor de Sociais Aplicadas Josiane Perussolo Cunico Conrado Divisão de Patrimônio

Leandro Rodrigues Ferreira Centro de Computação Eletrônica Nuria Pons Vilardell Camas Setor de Educação

Ricardo Modanhese Setor Palotina

Sidney Max Ribeiro Lourenço Central de Transportes

GRANDES NÚMEROS

LOCAL BENS DEP.

HC 31.096 Setor de Ciências Biológicas 17.650 10 Setor de Ciências Agrárias 15.569 7 PRA 15.146 6 Setor de Ciências Humanas, Letras e Artes 14.956 11 Setor de Tecnologia 13.777 7 Setor de Ciências da Saúde 13.503 15 Setor de Ciências Exatas 12.336 6 Biblioteca 10.122 16 Setor de Ciências Sociais Aplicadas 9.391 4 Palotina 9.056

Setor de Ciências Da Terra 8.506 4 Setor de Educação 7.529 3 Litoral 5.998 6 Proec 3.973 4 SEPT 3.970 4 PROGRAD 3.310 10 Reitoria 3.275 10 Progepe 2.691 4 Setor de Ciências Jurídicas 2.334 4 Proplan 1.095 4 PRAE 936 6 PRPPG 456 4 Hospital Victor Ferreira do Amaral 299 1

GRANDES NÚMEROS

CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL TOTAL

CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL TOTAL

MOBILIÁRIO EM GERAL 144.473 EQUIPAMENTOS DE PROCESSAMENTO DE DADOS 43.070 APARELHO E EQUIP. MÉDICOS, ODONT. LABOR. HOSPIT.27.930 APARELHOS E EQUIPAMENTOS DE COMUNICAÇÃO 9.877 MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS ENERGÉTICOS 4.010 MAQUINAS, INSTAL. E UTENSÍLIOS DE ESCRITÓRIOS 2.474 MÁQUINAS, FERRAMENTAS E UTENSÍLIOS DE OFICINA 1.992

GRANDES NÚMEROS

TÓPICOS PRINCIPAIS:

•

Todo bem tem que ter um responsável.

•

Inventário anual.

•

Inventário anual.

•

Avaliação de bens com valor atual (

).

•

Controle deve considerar custo x benefício.

RESOLUÇÃO

•

Criação de Comissão de Gestão Patrimonial

•

Criação das Subcomissões de Patrimônio por

unidade (

)

•

Penalização pela não entrega de inventário

PROCEDIMENTOS

•

Mudança no fluxo de aquisição / etiquetamento;

•

Baixa de bens de consumo;

•

Baixa de bens de consumo;

•

Regras para inventário;

•

Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) ou

PROCEDIMENTOS

• Somente servidor autorizado pelo Centro de Computação

Eletrônica pode avaliar bens de informática de uso

administrativo, remover peças ou classificar como obsoleto / sucata.

sucata.

• Todos bens registrados em nome de servidores ativos da

UFPR.

• É vedado registro de bens em nome de unidades, exceto

Depósito do Patrimônio

PROCEDIMENTOS

∗ Bens sem uso em corredores dos prédios ou áreas comuns > solicitação de recolhimento ao Depósito do Patrimônio

A Unidade Orçamentária > processo financeiro

para o DCF, contendo o Termo de Responsabilidade

MUDANÇA

para o DCF, contendo o Termo de Responsabilidade

devidamente assinado.

O DCF registra o empenho e encaminha o processo para

a DPA;

MUDANÇA

Troca no fluxo de etiquetamento de bens

Unidade Orçamentária >descrição completa do bem =

Unidade Orçamentária >descrição completa do bem =

do pregão> indicar na nota de empenho o local de

destino do bem > DPA realiza o pré-cadastro> emite os

termos de responsabilidade (SAP) > confecciona e

anexa as etiquetas ao processo> Unidade Orçamentária

solicitante para aguardar o recebimento do bem.

∗ Responsável pelo recebimento:

∗ > colocar as etiquetas patrimoniais nos respectivos bens

MUDANÇA

∗ > colocar as etiquetas patrimoniais nos respectivos bens

∗ > coletar assinatura no termo de responsabilidade enviado pela DPA,

∗ > encaminhar o processo financeiro contendo a nota fiscal atestada e o Termo Assinado para a DPA;

DPA confirmará o registro no - SAP,

Arquivará na Unidade o Termo de Responsabilidade assinado,

MUDANÇA

Arquivará na Unidade o Termo de Responsabilidade assinado, Processo financeiro ao DCF, para análise dos procedimentos de pagamento;

INVENTÁRIO E AVALIAÇÃO INICIAL

∗ Inventário físico, é o procedimento administrativo realizado por meio de levantamentos físicos, que consiste no registro físico-financeiro de todos os bens existentes na UFPR.

TIPOS DE INVENTÁRIOS

∗ anual: realizado para comprovar a exatidão dos registros de controle patrimonial de todo o

patrimônio da UFPR, demonstrando o acervo de cada subunidade/local, constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;

∗ Eventual: realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto ∗ Eventual: realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto

de bens, por iniciativa do dirigente de determinada unidade, da Divisão de Patrimônio, a pedido de qualquer Detentor de Carga ou Responsável;

∗ de transferência de responsabilidade: realizado quando da mudança de um titular de função

de confiança detentor de carga patrimonial;

∗ Inicial: realizado quando da criação de uma nova unidade ou subunidade na UFPR, para

identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;

∗ de extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou transformação de uma

.

MATERIAIS/EQUIPAMENTOS

NECESSÁRIOS:

Leitora de códigos de barras, notebook, bloco de notas, bloco de notas, caneta, espelho de bolso, etiquetas alfanuméricas,

etiquetas do Inventário do corrente ano

requisitar servidores, máquinas, equipamentos, transporte, materiais e tudo mais

1º ETAPA:

Mapear as subunidades/locais

∗

Relatório de locais no SAPweb

∗ Indicar:

∗ Indicar:

∗ divergência de nomenclatura;

∗ local inexistente;

∗ local não cadastrado ∗ Siglas e abreviaturas serão padronizadas pela DPA

INVENTÁRIO E AVALIAÇÃO INICIAL

∗ 2º ETAPA:

∗ SAPweb > Relatório Geral com todos os bens do local

∗ O relatório citado refere-se ao “RELATÓRIO POR INTERVALO”, O relatório citado refere-se ao “RELATÓRIO POR INTERVALO”, extraído via SAPweb.

INVENTÁRIO E AVALIAÇÃO INICIAL

∗ 3º ETAPA:

∗ Fazer o levantamento físico nos locais por meio de leitoras de códigos de barras e anotação no

formulário “Levantamento físico de bens móveis para

inventário” (planilha de apoio ao inventário), e anotado no

inventário” ( ), e anotado no

formulário o estado físico do bem (excelente, bom,

regular e péssimo).

∗ Sugere-se que sejam feitas fotos dos bens / locais para aprimorar o controle das subcomissões.

INVENTÁRIO E AVALIAÇÃO INICIAL

.

CRITÉRIOS PARA CLASSIFICAÇÃO DE

BENS

∗ Excelente = estado de novo

∗ Bom = com uma avaria

∗ Regular = com duas avarias

∗ Regular = com duas avarias

INVENTÁRIO E AVALIAÇÃO INICIAL

∗ Todos os bens deverão ser inventariados e acompanhados de

“Termos de Transferência do tipo Inventário”, gerado via SAPWEB,

ainda que continuem no mesmo local e sob mesma responsabilidade definidos em termos anteriores para garantir que o inventário foi realizado.

TERMOS DE TRANSFERÊNCIA DO

“TIPO INVENTÁRIO”

BENS LOCALIZADOS

∗ com número de patrimônio afixar etiqueta de inventário do ano correspondente, (etiqueta branca/letras pretas);

INVENTÁRIO

∗ sem patrimônio ou com etiqueta numérica azul de 2011 ou verde do ano 2009 : afixar etiqueta alfanumérica e

cadastrá-lo no SAPweb como “Bem com pendência”

(etiqueta vermelha/letra branca);

2014

PENDENTE 2014 AA 0001

MODELOS DE ETIQUETAS

∗ Quando esta tudo certo

∗ Quando há pendência INVENTÁRIO 2014 PENDENTE 2014 AA 0001

AJUSTES

∗ Bens sem número de patrimônio ou com etiqueta numérica azul

de 2011 ou verde do ano 2009, deverão ser cadastrados no de 2011 ou verde do ano 2009, deverão ser cadastrados no

SAPweb como “bem com pendência”. Nesse cadastro, utilizar o

código da etiqueta vermelha/branca, digitando no sistema com o

maior detalhamento possível (cor, marca, modelo, local

encontrado, responsável provisório), para que esses bens sejam conciliados com a lista de bens “não encontrados”.

BENS DE USO COMUM

∗ Salas de aula (uso compartilhado e sem restrição de acesso) será feito o

levantamento quantitativo de bens.

∗ Nesses bens deve-se colocar a etiqueta branca/preta para a

∗ Nesses bens deve-se colocar a etiqueta branca/preta para a

identificação de que foi inventariado, anotando no formulário “Levantamento físico de bens móveis para inventário” (planilha de apoio ao inventário) o número físico de carteiras e cadeiras com o estado

AJUSTES

∗ Bens com etiquetas de códigos de barras ilegíveis, a subcomissão

deverá informar e solicitar a DPA sua reimpressão. Após receber as etiquetas, deverá colocá-la no bem.

as etiquetas, deverá colocá-la no bem.

∗ Bens com plaqueta antiga em alumínio, a subcomissão deverá

solicitar a DPA nova etiqueta com código de barras para

recolocar no bem, a fim de facilitar os próximos inventários.

BENS EM MANUTENÇÃO

Proceder com o “Termo de Transferência do tipo Inventário” normalmente,

∗ Inserir Observação o nº de ordem de serviço ou chamado

correspondente. correspondente.

∗ Se a manutenção for em unidade interna da Instituição, indicar o local: CCE, Laboratório de Informática, PCU, outros.

∗ Caso a manutenção seja em local externo, informar o nome da empresa para qual

BENS DE USO COMUM DE

INFORMÁTICA

∗ Bem de uso comum com controle centralizado, por exemplo, equipamentos de rede do CCE, devem ser exemplo, equipamentos de rede do CCE, devem ser

inventariados pela unidade responsável pelo gerenciamento e controle desses bens, indicando os locais onde estão

CONCILIAÇÃO DE BENS

∗ 4º ETAPA:

∗ cruzar as informações dos "bens com pendência" com os bens não

encontrados. Acessar interface específica do SAPweb.

∗ Para os bens de controle quantitativo (cadeiras e carteiras de sala de aula) será feito

um cruzamento entre a quantia encontrada e a quantia registrada no

Sistema.

∗ As divergências serão informadas à DPA para ajustes. Desta forma, assume-se que cadeiras e carteiras seguem o mesmo princípio dos bens controlados, porém não-etiquetáveis

IDENTIFICAR OS BENS CONCILIADOS

∗ 5º ETAPA:

∗ Identificar os bens conciliados com a etiqueta referente ao inventário do ano corrente (etiqueta branca/preta) e colocar a etiqueta de código de barras , removendo ou

inventário do ano corrente (etiqueta branca/preta) e colocar a etiqueta de código de barras , removendo ou cobrindo a etiqueta vermelha/branca dos “Bens com

RELATÓRIO FINAL

∗ 6º ETAPA:

∗ As subcomissões deverão produzir relatório final dos trabalhos.

∗ Fluxo: Subcomissão > direção da unidade

Setor/Pró-Reitoria/Hospital > Conselhos Setoriais > Comissão de Gestão Reitoria/Hospital > Conselhos Setoriais > Comissão de Gestão Patrimonial > COPLAD

∗ Toda a documentação relativa aos inventários físicos realizados ficará sob a guarda da DPA, e estará a disposição dos órgãos de

EXTRAVIO DE BENS

∗ Responsável pela carga patrimonial deverá comunicar, por

escrito, ao chefe imediato para as providências de abertura de TCA ou sindicância nos casos de irregularidades ou extravios, TCA ou sindicância nos casos de irregularidades ou extravios,

FURTO DE BENS

∗ No caso de furto de bens sob sua responsabilidade, a

comunicação deverá ser devidamente documentada pelo comunicação deverá ser devidamente documentada pelo responsável da carga patrimonial, incluindo o Boletim de Ocorrência Policial Federal, ou equivalente;

CHEFIAS

• Nas mudanças de CDs, FGs, Função Comissionada de

Coordenação de Curso (art. 7 Lei 12.677/12), o substituído,

deverá solicitar a transferência da carga patrimonial dos bens sob sua responsabilidade ao seu sucessor, através da

Subcomissão de Patrimônio. Subcomissão de Patrimônio.

• O sucessor deverá averiguar a existência dos bens e assumir a responsabilidade, devendo solicitar apoio das subcomissões para levantamento dos bens.

• Caso não o faça em 30 dias a transferência será compulsória pela DPA.

BENS SEM RESPONSÁVEL ATIVO

Os bens patrimoniais em nome de servidores:

• aposentados,

• exonerados,

• removidos,

• removidos,

• cedidos,

• afastado por qualquer motivo superior a seis meses, ou

• óbito,

Deverão ser transferidos compulsoriamente pela subcomissão aos seus atuais responsáveis ou TCAs deverão ser abertos para os bens não encontrados;

CONSERTO OU MANUTENÇÃO

∗ Qualquer retirada de bem patrimoniado para conserto ou manutenção somente pode ser realizada mediante Ordem de Serviço – OS, sendo responsabilidade da unidade o

controle quanto ao andamento dos trabalhos e retorno dos bens à unidade de origem.

bens à unidade de origem.

∗ Recolhimento e descarte de bens – competência exclusiva do Depósito do Patrimônio

DIRIGENTE DA UNIDADE

∗ Nomear os servidores que comporão a subcomissão de patrimônio de sua unidade, indicando seu presidente.

∗ Acompanhar e garantir, na condição de co-responsável, que as

∗ Acompanhar e garantir, na condição de co-responsável, que as subcomissões tenham os recursos necessários à realização dos trabalhos;

∗ Ratificar e encaminhar o relatório final de inventário à Comissão de Gestão Patrimonial no prazo definido, bem como qualquer documentação adicional.

ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES:

∗ Realizar o levantamento físico dos bens, sob assessoria, apoio e

orientação da Comissão de Gestão Patrimonial, sendo-lhes facultado criar Equipes de Contagem, tantas quantas julgar necessárias, com a finalidade Equipes de Contagem, tantas quantas julgar necessárias, com a finalidade de realizar o inventário de cada unidade;

∗ Ter livre acesso a qualquer espaço físico para efetuar o levantamento e a vistoria de bens, inclusive em salas trancadas, solicitando à chefia o

acesso ou, em casos extremos, a contratação de chaveiro para a abertura da sala;

ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES:

∗ - Prestar apoio e orientação constantes aos responsáveis por bens patrimoniais;

∗ - Identificar a situação patrimonial e o estado de conservação dos bens inventariados

ATRIBUIÇÕES DAS SUBCOMISSÕES:

• Deverão produzir relatório final dos trabalhos, que serão apresentados aos diretores das unidades, serão apresentados aos diretores das unidades, Setores/Pró-Reitorias/Hospitais, para apreciação e aprovação pelos Conselhos Setoriais ou

correspondentes, e posterior encaminhamento à Comissão de Gestão Patrimonial a quem caberá analisar e enviar ao COPLAD para homologação.

PENALIDADES

∗ A não conclusão do Inventário pela unidade responsável no prazo estabelecido pela Comissão de Gestão Patrimonial será caracterizada como inadimplência, acarretando o

caracterizada como inadimplência, acarretando o

impedimento de registros de Notas de Empenho da Unidade pelo DCF.