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Associação Nacional dos Servidores Integrantes das Auditorias Internas do
Ministério da Educação
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SUMÁRIO:
1 – INTRODUÇÃO: ... 3
2 – DOS EXAMES DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E CONTÁBEIS: ... 3
2.1. Da análise das contas: ... 4
3 - DA ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS DA GESTÃO: ... 5
3.1. a) Considerações a respeito das Recomendações emanadas na Prestação de
Contas referentes ao exercício de 2016 e 2017. ... 6
3.1.b) Considerações a respeito da Prestação de Contas referentes ao exercício de
2018. ... 8
3 À Diretoria Executiva da Associação Nacional dos Servidores Integrantes das Auditorias Internas do Ministério da Educação – ASSOCIAÇÃO FONAI-MEC,
Prezados Senhores,
Assunto: Parecer das Contas do Exercício de 2018.
1 – INTRODUÇÃO:
Atendendo a convocação do Presidente da Associação Nacional dos Servidores Integrantes das Auditorias Internas do Ministério da Educação – ASSOCIAÇÃO FONAI-MEC, o Senhor Carlos Arthur Saldanha Dias, através do Ato Administrativo da Presidência AAP/FONAI-MEC/Nº 008/2019, de 25 de setembro de 2019, e com base no parágrafo único, do art. 14 do estatuto c/c o art. 8º do Regimento Interno da Associação, passamos a relatar sobre as Contas Contábeis e opinar sobre os controles internos e da gestão do exercício de 2018, com observância dos formalismos legais e estatutários.
A convocação para apresentação do Parecer das contas de 2018, se deu através do Ato Administrativo da Presidência AAP/FONAI-MEC/Nº 010/2019, de 16 de outubro de 2019.
Este Conselho Fiscal, reuniu-se com o Presidente, Vice-Diretor, o Diretor Financeiro e a Diretora Administrativa, na Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, situada na rua Sena Madureira nº 1.500 Vila Clementino/SP, no período de 21 a 23 de outubro de 2019, para tratar de alguns esclarecimentos sobre os controles internos na área administrativa e financeira da Entidade.
2 – DOS EXAMES DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E CONTÁBEIS: Contextualização sobre as documentações financeiras e contábeis apresentadas.
Para análises das despesas financeiras, foi utilizado o sistema administrativo da associação no site http://fonaimec.com.br/adm/index.php como também a visualização da documentação apresentada no sítio eletrônico da Associação https://fonai-mec.com.br/transparencia.php, além de outros documentos apresentados para comprovação de despesas.
As análises dos documentos das demonstrações contábeis (balanço, balancetes e a demonstração superávit/déficit) do exercício de 2018, foram elaborados pela empresa FF Maia Contabilidade e Análises Periciais SS LTDA, cujo contador responsável é o senhor Fábio de Faria Maia. Quanto a seus aspectos relevantes da situação patrimonial e financeira, informamos que estão adequadas para fins estatutários da Associação dos Servidores Integrantes das Auditorias Internas do Ministério da Educação – ASSOCIAÇÃO FONAI-MEC.
4 No decorrer da análise serão destacadas algumas constatações e recomendações com o intuito de orientar e evitar ocorrência de não conformidades, como exemplo na nomenclatura do nome de conta do Balanço, onde se tem duplicatas a receber alterar para empenhos ou faturas a receber, considerando que trabalhamos com órgãos públicos através de notas de empenho e, outro ponto é a ausência da assinatura do contador e do representante da Associação no Balanço de 2018.
2.1. Da análise das contas:
2.1.1. Na análise do documento contábil Demonstração Superávit ou Déficit, foi considerado uma evolução do Superávit de 2018 em relação ao Déficit de 2017, passando de um déficit de R$ 19.479,14 (dezenove mil quatrocentos e setenta e nove reais e quatorze centavos) para um superávit de R$ 89.517,86 (oitenta e nove mil quinhentos e dezessete reais e oitenta e seis centavos), um crescimento de mais de 550% no resultado, provocado com o aumento da receita em mais de 104% (de R$ 164.889,05 para R$ 335.363,00) e uma diminuição proporcional das despesas operacionais em relação as receitas obtidas nos exercícios (de R$ 184.368,19 em 2017 para R$ 245.845,14 em 2018). 2.1.2. Na análise do documento contábil Balanço de 2018 representa o montante de R$ 460.019,93. 2.1.3. Na conta disponibilidade no Ativo Circulante de 2018, teve uma queda em relação a conta de disponibilidade de 2017, provocado pelo aumento de duplicatas a receber em 2018.
Mesmo com o incremento na receita, a disponibilidades de recursos em 2018 caiu em relação a 2017 (de R$ 354.623,35 para R$ 334.409,24) provocado pelo aumento de duplicatas a receber (de R$ 41.566,48 para R$ 113.073,48), que deveria estar apropriado no Balanço com outra denominação (empenhos ou faturas a receber), face a entidade não trabalhar com a emissão de duplicatas.
2.1.4. Na conta do Passivo Circulante não contém saldos relevantes das obrigações da Associação, contendo apenas a conta de obrigações fiscais (impostos e contribuições a recolher no valor de R$ 3.800,00 (três mil e oitocentos reais).
2.1.5. No grupo do Patrimônio Líquido, o valor do Patrimônio Social Integralizado em 2018, no valor de R$ 21.333,20 não sofreu alterações em relação ao exercício de 2017.
2.1.6. Na conta do Superávit ou Déficit acumulados, apresenta um saldo bastante expressivo no valor de R$ 434.886,71(quatrocentos e trinta e quatro mil, oitocentos e oitenta e seis reais e setenta e um centavos.
5 3 - DA ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS DA GESTÃO:
Contextualização sobre os controles internos e recomendações dos exercícios de 2016-2017-2018 Os exames e as análises das despesas financeiras efetivou-se através de informações apresentadas no sítio eletrônico da Associação FONAI-MEC http://www.fonai-mec.com.br/ e http://fonaimec.com.br/adm/index.php
Inicialmente, esclarecemos que as recomendações apresentadas nos pareceres de 2016 e 2017 só foram atendidas parcialmente e com atraso na publicação na página do FONAI, o que demonstra falta de controle e monitoramento das informações referentes aos balancetes e balanços da entidade.
No decorrer dos trabalhos, foi relevante também, observar a importância dos controles internos junto às diretorias da Associação. Apresentaremos abaixo algumas recomendações que consideramos importantes para melhoria dos controles internos, referentes às atividades operacionais que devem ser seguidas por todos os membros da Diretoria, com o intuito de organizar e dirigir com bom desempenho a Associação, assegurando assim, que ocorra o melhor desenvolvimento de tarefas em cada área de atuação.
Cabe ainda ressaltar as finalidades previstas no Art. 3º da Associação, incisos IV e XIII, a seguir transcritos:
IV – realizar estudos para propor a criação ou alteração de normas técnicas, leis, resoluções e regulamentos relacionados à atividade de Auditoria Interna das Instituições Federais vinculadas ao Ministério da Educação.
VIII – firmar parcerias com instituições de ensino superior, no país ou no exterior, para fomentar a oferta de cursos a nível de pós-graduação ou extensão universitária para seus associados.
XIII – divulgar e dar publicidade às atividades e trabalhos desenvolvidos no âmbito do FONAI Mec.
Até a presente data da emissão deste parecer a Associação não firmou com qualquer entidade congênere, acordo ou parceria por meio de convênios, contratos ou outros instrumentos afins e legalmente aceitos, buscando melhorar a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controles e governança.
Outro aspecto a ser considerado é a finalidade do Conselho Fiscal, que é de fiscalização econômica e financeira e emissão de parecer sobre as contas da Diretoria Executiva da Associação, com análise de indicadores de desempenho (indicadores financeiros e econômicos e indicadores de eficiência de gestão), e não sua elaboração, princípio da segregação de funções. Esses indicadores deveriam constar da apresentação das demonstrações contábeis e financeiras e estarem devidamente publicados tempestivamente na página da Associação FONAI-MEC.
6 A intempestividade na divulgação dos balancetes contábeis mensais na página do FONAI-MEC, assim como o balanço e a demonstração de déficit ou superávit do exercício, que deveriam serem publicadas até 60 dias da data de encerramento do mesmo.
Promover consulta prévia de preços de todos os bens e serviços adquiridos pela entidade, com prova apropriada dessa modalidade de dispêndio.
A falta de elaboração de orçamentos prévios com os gastos do exercício, seja para custeio ou investimento, inviabiliza a análise da fase de planejamento, para comparação entre o previsto e o realizado, bem como da eficiência de sua execução e os meios utilizados para atingir os objetivos propostos.
É salutar a realização dos fóruns, mas tem que existir planejamento prévio com plena divulgação aos associados, assim como maior integração e interesse dos que compõem a representatividade da entidade em todas suas funções.
Se possível, regionalizando treinamentos e capacitação aos associados e terceiros, com fontes de novos recursos municipais, estaduais e novas parcerias. É de fundamental importância que os associados tenham conhecimentos técnicos para desenvolver suas atividades diárias, bem como em seu retorno, transmitir esses conhecimentos adquiridos e demonstrar, efetivamente, a contribuição oferecida aos gestores públicos no âmbito de controle, riscos e governança.
Promover encontros, treinamentos e/ou capacitação, de forma regionalizada e sob a responsabilidade da Associação e de seus associados, com conhecimentos técnicos, para avaliar a gestão pública, seja através de parcerias, convênios ou outra modalidade, de forma onerosa aos participantes não associados da entidade patrocinadora.
3.1. a) Considerações a respeito das Recomendações emanadas na Prestação de Contas referentes ao exercício de 2016 e 2017.
Para dá início aos trabalhos observou-se o parecer emitido sobre o exercício de 2016 e 2017, para averiguar se houve atendimentos das recomendações emanadas no parecer anterior. Foi constatada a falta de esclarecimentos sobre as recomendações emitidas naquele instrumento. Solicitou-se à atual Diretoria, através do memorando nº 02/2019/CF e nº 03/2019/CF, quais as providências e medidas saneadoras foram adotadas, o que foi prontamente atendido através dos ofícios de nº 10 e 11/2019/FONAI-MEC/Presidência, de 17/10/2019.
Após análise das respostas fornecidas em relação às 06 recomendações exaradas no Parecer das contas de 2016-2017, consideramos parcialmente atendidas as Recomendações, pelo fato da Diretoria Executiva não ter tido tempo hábil para sua implementação.
Constatação 01: Apresentar as justificativas do item III – Recomendações do parecer das contas de 2015-2016, (Quadro 1 – Indicadores Financeiros e econômicos e Quadro 2 – Indicadores de Eficiência da Gestão).
7 Recomendação 01: Apresentar os indicadores de desempenho, conforme quadro 1 e quadro 2 indicadores de eficiência da gestão ou outros que melhor se adaptem a realidade e a gestão da entidade.
Constatação 02: Publicação, na página da Associação FONAI-MEC, dos balancetes mensais até o 15º dia útil do mês subsequente.
Recomendação 01: Que a diretoria financeira publique e encaminhe mensalmente (o fluxo de caixa) das despesas executadas para o Contador consolidar.
Recomendação 02: Divulgar os balancetes contábeis, mensalmente, na página da associação, assim como o balanço e a demonstração de déficit ou superávit do exercício até 60 dias da data de encerramento do mesmo.
Constatação 03: Elaboração de Planejamento e Orçamento Anual com receitas e despesas previstas.
Recomendação 01: Alertamos elaborar o orçamento anual para cada exercício.
Constatação 04: Projetos para captação de recursos através de parcerias e/ou patrocínios de outras entidades sem fins lucrativos, assim como projetos para apresentação de palestras, treinamentos, capacitação pela Associação FONAI-MEC e outros que julgarem pertinentes.
Recomendação 01: Firmar parcerias com instituições de ensino superior, no país ou no exterior, para fomentar a oferta de cursos a nível de pós-graduação ou extensão universitária para seus associados, como previsto no art. 3º, inciso VIII, do Estatuto da Associação.
8 Constatação 05: Implementar outras ações (política de cobrança) nas contas de CREDITOS (duplicatas a receber), com o objetivo de minimizar o valor e número de inadimplentes.
Recomendação 01: Que a Diretoria envide esforços para o incentivo pelos associados para a adesão do PIPA.
3.1.b) Considerações a respeito da Prestação de Contas referentes ao exercício de 2018.
Analisando as despesas do exercício de 2018, solicitamos através do memorando nº 01/2019/CF e nº 04/2019/CF, as providências e medidas saneadoras adotadas aos quesitos abaixo, no que fomos atendidos através dos ofícios de nº 09 e nº 12/2019/FONAI-MEC/Presidência, de 17/10/2019.
Após análise das informações prestadas pela Diretoria Executiva sobre os controles internos, consideramos 13 atendidas e 06 parcialmente atendidas. Alertamos com várias orientações para serem implantadas, visando a melhoria dos controles internos, considerando que não houve tempo hábil para sua implementação.
Constatação 01: Qual a forma de controle e conferência realizada pela comissão do FONAI, quanto a entrega do material e serviços oferecidos pelo hotel.
Recomendação 01: Alertamos a Diretoria, para criar um mecanismo de controle, visando conciliar a despesa efetivamente executada durante os eventos de acordo com o contratado.
Constatação 02: Disponibilizar o contrato firmado com a empresa Claro S/A, referente as quatro linhas telefônicas de celular, conforme consta pagamentos efetuados em 2018.
Recomendação 01: Que seja renovado o contrato com a empresa “Claro S/A”, tendo em vista a mensagem enviada pelo representante da referida empresa e anexado após assinatura no sitio FONAI-MEC na aba de contratos.
Constatação 03: Referente ao contrato com a empresa FF Maia Contabilidade e Análises Periciais LTDA, CNPJ 07.582.039/0001-03, disponibilizar o cronograma pactuado entre as partes, conforme consta da Cláusula Terceira - Das obrigações da contratante.
9 Recomendação 01: Que a Diretoria tome conhecimento do cronograma pactuado e crie mecanismos de acompanhamento das obrigações da contratante, conforme contrato.
Constatação 04: Justificar as Autorizações de Pagamento de Despesas, cujo responsável é o Diretor Administrativo, apresentam datas de autorização bem posteriores ao dia de efetivo pagamento, ou nem consta a respectiva autorização, a exemplo dos pagamentos.
Recomendação 01: alertamos para que a Diretoria Financeira, observe o inciso II do art 7º do Regimento Geral:
Art. 17. Compete ao Diretor Financeiro:
I. ..
II. Efetuar os pagamentos de todas as obrigações da Associação, mediante aprovação do Diretor Administrativo;
Constatação 05: Justificar a despesa com refeição de palestrantes no valor de R$ 210,00, pago em 09.06.2018, tendo em vista que não consta o nome dos palestrantes, e nem a autorização de Pagamento de Despesa, firmada pelo Diretor Administrativo.
Recomendação 01: Alertamos a Diretoria para que sejam identificados os beneficiários das despesas.
Constatação 06: Solicitamos apresentar a esse Conselho Fiscal 2018, as informações e/ou justificativas quanto às práticas operacionais adotadas nas atividades da Associação, sobre planejamento, orçamento e execução das despesas nos exercício de 2018, para fins de avaliação e de gerenciamento de previsão das despesas previstas e realizadas pela Diretoria de Planejamento.
Recomendação 01: Que a Diretoria elabore o planejamento e orçamento anual, bem como o acompanhamento da execução das despesas.
10 4 – CONCLUSÃO:
Concluímos que houve algumas fragilidades nas ações de controles internos emanadas pela gestão, em virtude de todos que representa a Diretoria Executiva, possuírem cargos de grande relevância institucional de origem, dificultando um pouco na melhoria do gerenciamento dos processos. Recomendamos que as futuras diretorias, promovam melhoria contínua das atividades dos controles internos, baseados nos princípios da transparência, da integridade e da utilização dos recursos dos associados, para a qualidade na prestação de serviços por essa entidade. Diante dos fatos relatados, solicitamos e adoção de medidas eficazes, visando o pleno atendimento das recomendações efetuadas, nos próximos exercícios.
E por fim, nas análises efetuadas nas demonstrações contábeis quais sejam o Balanço Patrimonial e Demonstração de Superávit do Exercício de 2018, em seus aspectos relevantes da situação patrimonial e financeira, informamos que estão adequadas para os fins estatutários da Associação dos Servidores Integrantes das Auditorias Internas do Ministério da Educação – ASSOCIAÇÃO FONAI-MEC.
E, como boas práticas, foi criado por esse conselho fiscal, um Manual de passo a passo para os futuros conselheiros nortearem seus trabalhos em suas atividades de fiscalização.
Recomendamos pela Aprovação Com Ressalva das Contas do Exercício de 2018, para que a Diretoria se comprometa a implementar todas as recomendações propostas por esse Conselho Fiscal nos próximos exercícios.
São Paulo, 24 de outubro de 2019
ZENEIDE DE OLIVEIRA BEZERRA Membro Conselheiro
JEFERSON SOUZA DE ARAUJO CHAVES Membro Conselheiro
SANTINHA MARIA GIRARDI GOTTLIEB Membro Conselheiro
13
Manual do passo a passo para a
Prestação de Contas
para o
Conselho Fiscal 20xx
FONAI-MEC
14 1.Passos para consultar os documentos hábeis para análises da Prestação de Contas (20
subitens)
2.Baixar o Estatuto da Associação na Página FONAI Associação
https://fonai-mec.com.br/aassociacao.php
3.Baixar o Regimento do Conselho Fiscal na Aba Transparência
https://fonai-mec.com.br/uploads/portal-da-transparencia/ptrans1398207861.pdf
4.Baixar arquivos para Análises das Consulta Atos Administrativos entrar em Publicações no sistema ADMIN
https://fonai-mec.com.br/admin/publicacoes.php?raiz=atos-administrativos
5. Baixar os arquivos recebidos pelo email no google drive
https://drive.google.com/drive/folders/17f7W911g2srvepzNeTYSV2whDR_Dr13
6. Baixar Arquivos para Análises dos Contratos, Balancete e Balanço e Demonstração de Superávit ou Déficit
http://fonai-mec.com.br/uploads/portal-da-transparencia/ptrans1569437014.pdf
7. Baixar arquivos para Análises das Consulta Despesas Financeiras referente ao exercício de 20xx https://fonai-mec.com.br/admin/publicacoes.php?raiz=atos-administrativos
8. Atribuições aos membros do C F 202x—202x
9.REGIMENTO INTERNO DO CONSELHO FISCAL
15 1.Passos para consultar os documentos hábeis para análises da Prestação de Contas (20
subitens)
1- Convocação da Presidência: através do Atos Administrativos/PR (email) ;
2- Acesso a página FONAI : Visualizar todas as ABAS; https://fonai-mec.com.br/ ou; 3- ou Receber por email e acessar o google drive e baixar os arquivos; (quando não houver a publicação no site aba transparência)
;https://drive.google.com/drive/folders/17f7W911g2srvepzNeTYSV2whDR_Dr13_
4- Acesso ao Sistema Admin das Receitas e Despesas por ano; https://fonai-mec.com.br/admin
(visualizar ou baixar os anexos da aba do financeiro); https://fonai-mec.com.br/admin/financeiro.php
5- Acesso a página FONAI na Aba transparência para baixar os arquivos do dos Contratos, Balancete e Balanço e Demonstração de Superávit ou Déficit ; https://fonai-mec.com.br/transparencia.php
6- Baixar o Regimento Interno do Conselho Fiscal
https://fonai-mec.com.br/uploads/portal-da-transparencia/ptrans1398207861.pdf
7- baixar o Estatuto da Associação;
https://fonai-mec.com.br/documentos/estatuto/Estatuto_2017.pdf
8- Avaliar os controles internos da Gestão: Planejamento, Acompanhamento, Controle e Execução Financeira (acessar o sistema ADM e documentos contábeis;
9- Definir entre os membros quem vai ser o Presidente da Comissão ; 10- Fazer a ATA das Reuniões;
11-Analisar as despesas financeiras no sistema ADMIN na ABA FINANCEIRO;
11.1 Conciliar os valores dos extratos bancários com às despesas descritas no demonstrativo financeiro ( fluxo de caixa);
11.2- fazer print das telas das despesas para anexar ao Oficio para os questionamentos (ler antes nos atos administrativos se tem alguma norma);
12- Analisar os balancetes e balanço do exercício e analisar a demonstração do superávit ou déficit; 13 - Fazer Reunião com os membros para discutir os achados
14- Encaminhar memorando em PDF para a diretoria responder os questionamentos
14.1 Enviar também em WORD o Memorando com as perguntas para a diretoria enviar a resposta dentro das perguntas para agilizar e ajudar ao conselho a transportar para o relatório) 15-Analisar as respostas e depois discutir junto com os membros do conselho;
16 16.1 –Quando houver pagamentos de despesas com contratos, baixar o contrato e analisar sobre a vigência, o valor mensal e se a empresa entregou nota fiscal e se houve a solicitação de autorização pela Diretoria Administrativa e Financeira se houve retenção de impostos
17- Emitir Relatório preliminar dos Controles da Gestão;
18- Emitir o parecer contábil das contas junto a análise dos controles internos da gestão;
19- Encaminhar para Presidência através de memorando e (que deverá ser publicado na aba dos conselhos)
20- Apresentar o Parecer para aprovação na Plenária
2.Baixar o Estatuto da Associação na Página FONAI Associação
https://fonai-mec.com.br/aassociacao.php
17 3.Baixar o Regimento do Conselho Fiscal na Aba Transparência
https://fonai-mec.com.br/uploads/portal-da-transparencia/ptrans1398207861.pdf
4.Baixar arquivos para Análises das Consulta Atos Administrativos entrar em Publicações no sistema ADMIN
https://fonai-mec.com.br/admin/publicacoes.php?raiz=atos-administrativos
18 5. Baixar os arquivos recebidos pelo email no google drive
https://drive.google.com/drive/folders/17f7W911g2srvepzNeTYSV2whDR_Dr13
6. Baixar Arquivos para Análises dos Contratos, Balancete e Balanço e Demonstração de Superávit ou Déficit
http://fonai-mec.com.br/uploads/portal-da-transparencia/ptrans1569437014.pdf
19 7. Baixar arquivos para Análises das Consultas Despesas Financeiras referente ao exercício
de 20xx https://fonai-mec.com.br/admin/publicacoes.php?raiz=atos-administrativos
8. Atribuições aos membros do C F 202x—202x
1- Definir entre os membros ou fazer sorteio quem vai ser o presidente e secretário e terceiro membro; 2- Definir as amostras por membros e dividir os exames dos documentos tais como despesas e anexos, extratos bancários e documentos contábeis (ex: 0 primeiro membro analisar jan a jun: o segundo membro: analisa jul a dez e terceiro membro analisa o balancetes mensais e o balanço e elaborar o relatório/parecer)
2.1 Analisar os extratos bancários mensais e fazer conciliação com os demonstrativos financeiros das despesas mensais do fluxo de caixa e nos balancetes mensais e Balanço Patrimonial.
2.2 verificar nos arquivos das despesas se consta os comprovantes, solicitações das despesas e se foi autorizada pela Diretoria administrativa e Financeira (verificar no Estatuto ou Regimento as atribuições de cada Diretoria)
3-fazer o memorando e encaminhar para a Presidência e Diretoria para esclarecer os achados e colocar prazo para respostas (solicitar que venha também a resposta através de memorando e em word para lançar no relatório)
4. A Comissão se reúne para discutir e analisar as respostas (acatar ou não acatar a resposta e quando for o caso emitir a recomendação)
5. A Comissão Elabora o relatório/parecer, e envia por e-mail para a Diretoria, através de memorando. 6- fazer a apresentação em Power Point para a plenária.
20 9.REGIMENTO INTERNO DO CONSELHO FISCAL
https://fonai-mec.com.br/uploads/portal-da-transparencia/ptrans1398207861.pdf
ZENEIDE DE OLIVEIRA BEZERRA Presidente do Conselho Fiscal
IFRN
SANTINHA MARIA GIRARDI GOTTLIEB Membro Conselho Fiscal
UFES
JEFERSON SOUZA DE ARAUJO CHAVES Membro do Conselho Fiscal
