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PLANEJAMENTO DE BIBLIOTECAS DIGITAIS: DEFINIÇÕES E DECISÕES Sarah M. Pritchard, Reitor de Bibliotecas, Northwestern University, Evanston, IL, EUA
O termo "biblioteca digital" significa algo diferente para todos. O termo pode ser usado para se referir a tudo, desde um site com páginas estáticas de links diversos para recursos livres, ou uma em profundidade, uma revisão crítica, anotada e assinante somente um conjunto de publicações digitais em uma única disciplina, ou pode ser algo muito mais perto de uma biblioteca tradicional: um site on-line estendido com um conjunto bem organizado de recursos de texto completo digitais, funções de pesquisa, serviços interativos, opções para a personalização pessoal, e manutenção contínua da arquitetura da Web do site e dos seus recursos. Normalmente, o termo é invocado quando se discute apenas um recurso ou serviço específico, mas é usado como se tem implicações genéricas para todas as formas de informação digital e para todos os tipos de bibliotecas. Para entender os desafios de bibliotecas digitais, é preciso primeiro definir o que se entende pelo termo "biblioteca". A natureza de uma biblioteca gerenciada envolve coleções selecionadas para um propósito, serviços aos usuários, e operações de negócios; então, uma verdadeira biblioteca digital deve abranger todas essas dimensões. Ela precisa ser mais do que um banco de dados completo de teste, ou uma lista alfabética de periódicos e links, apesar de muitas bibliotecas digitais começar dessa maneira. Ao mesmo tempo, é importante ressaltar que a prestação de alguns materiais e serviços digitais não significa que a biblioteca particular pode atender a todas as necessidades de seus usuários por meio de estratégias de informação digital; muitas bibliotecas são um híbrido de impressão e digital. Esta apresentação oferece um esboço de questões e funções para analisar quando se planeja uma trajetória de longo prazo para uma gama completa de serviços de informação digital.
Definições
Definições do termo "biblioteca digital" começaram a ser articuladas e publicadas na
década de 1990, como mostra uma boa visão geral por Christine Borgmann.1 Estes vão desde
o bibliotecário para o altamente técnico, e ainda não há uma maneira de olhar, quer ao mesmo term, ou ainda as características da entidade digital. Um novo livro de Karen Calhoun
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intitulado Exploring Digital Libraries (Explorando Bibliotecas Digitais) abre com um
capítulo focado neste problema de definição, e como ele mudou ao longo do tempo.2 Calhoun
analisa muitos elementos técnicos e de serviços e propõe uma definição que pode refletir as necessidades atuais e adaptar-se às tendências futuras:
Sistemas e serviços, muitas vezes abertamente disponíveis, que (a) apoiam o avanço do conhecimento e da cultura; (b) contêm gestão de coleções de conteúdos digitais (objetos ou links para objetos, anotações e metadados), destinados a servir as necessidades das comunidades definidas; (c) muitas vezes usam uma arquitetura que surgiu pela primeira vez no computador e ciência da informação / domínio da biblioteca e que normalmente apresenta um repositório, os mecanismos de apoio a pesquisa e outros serviços, identificadores de recursos, e interfaces de usuário (humanos e máquina). (Calhoun 2014, p. 18)
Calhoun passa a discutir a história, as estruturas tecnológicas, e os papéis sociais e acadêmicos de tais bibliotecas, e as oportunidades ousadas apresentadas por acesso aberto e mídias sociais.
Minha própria definição básica é que uma biblioteca digital é uma interface com curadoria agrupada, recursos de conteúdos completos indexados e interoperáveis, e que esses recursos estão diretamente ligados aos serviços digitais, incluindo a entrega, ferramentas para o uso e acesso a consulta online. Mas isso deixa de fora muitos ângulos! Complementando abordagem conceitual de Calhoun, vou oferecer algumas orientações sobre a forma de pensar concretamente sobre a definição e criação de serviços robustos de biblioteca digital para uma instituição particular. Nesta área de discussão, não é sempre especificada no início: todo o serviço de biblioteca (para a instituição ou projeto) vai ser entregue digitalmente, ou os materiais digitais são uma extensão de, ou complementar para, um conjunto de serviços existentes de mais tipos tradicionais? Refiro-me ao último como coleções digitais, e eu uso o termo "bibliotecas tradicionais" para me referir as grandes coleções de materiais físicos, mesmo que possam ser apoiadas através de serviços digitais, tais como aquisições, catalogação e circulação.
Visão Geral de Elementos de Planejamento
Este é um esboço de alto nível das grandes categorias de planejamento que podem ir para a concepção de uma biblioteca digital abrangente, algo mais do que apenas uma coleção
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de materiais digitais variados. A intenção é colocar para fora o equivalente a uma lista de verificação ou conjunto de espaços reservados para discussão, e não para fornecer um plano de implementação detalhado ou fluxo de trabalho operacional. Os tipos de planejamento da biblioteca elaborada abaixo incluem o planejamento de coleta e seleção; aquisições e compartilhamento de recursos; softwares de produtividade e ferramentas de pesquisa acadêmica para acompanhar o conteúdo digital; serviços ao usuário e suporte que podem ser entregues digitalmente; sistemas digitais de gestão e operações de biblioteca; considerações de custo; e estratégias para a eliminação progressiva de uma iniciativa da biblioteca digital. Ao longo, o objetivo é desenvolver bibliotecas digitais alinhadas com as necessidades acadêmicas; que são holísticas na provisão de recursos, serviços de usuário e de apoio à gestão; e que sejam sustentáveis no que diz respeito aos custos, infraestrutura e retenção a longo prazo de conteúdos.
Escolhendo Acervos Digitais
A biblioteca digital é uma variedade de recursos que foram explicitamente ligados, adquiridos, licenciados ou criados; não é aleatório ou variado, é um esforço com curadoria visando atender as necessidades de algum público específico. Mesmo antes de designar os componentes de informação digital para esse público, deve-se considerar o que está implícito em geral pelos sujeitos aqueles usuários que prosseguem, e se essa abrangência de assuntos pode ser satisfeita digitalmente ou pode exigir uma combinação de impressão, digital, mídia e outros formatos. Identificar os materiais necessários depende, em geral, em três conjuntos de características sobre instituição de origem da biblioteca e população de usuários:
1. Os assuntos abordados no ensino e pesquisa na instituição
2. Nível acadêmico dos usuários e do trabalho que está sendo feito: pesquisa
introdutória, abrangente ou avançado requerem diferentes gamas de âmbito e data de materiais;
3. Recursos (orçamento, pessoal, tecnologia) disponíveis e as relações com as
instituições parceiras.
Assunto é o fator mais importante e vai determinar quantos diferentes formatos e produtos bibliográficos devem ser adquiridos, quão abrangente pode ser a cobertura digital, e quanto pode entregar diretamente a nível local ou deve ser emprestado ou fornecido de
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outra universidade. Se a intenção é construir uma percentagem significativa de recursos digitais de apoio à investigação em um determinado campo, é preciso considerar:
• Até que ponto estão as revistas principais naquele campo digitalizado e qual o
intervalo de anos?
• As grandes editoras estão no campo de produção de e-books para monografias,
trabalhos atuais retrospectivos, ou ambos? A disponibilidade escassa de e-books em áreas acadêmicas é uma grande desvantagem para fornecer cobertura digital de muitos assuntos neste momento.
• O assunto exige o uso de filmes, música, mídia, ferramentas de modelagem ou de
mapeamento interativos, ou outros formatos que existem digitalmente, mas que exigem equipamentos e conhecimentos especializados?
• Os usuários precisam de alta qualidade, conteúdo revisada por pares, ou
simplesmente informações rápidas e informais? A confusão é generalizada entre os usuários como para a extensão da revisão por pares em revistas eletrônicas, seja de editoras comerciais ou fontes de acesso aberto.
• Como a maior parte do material do curso e textos nas aulas na universidade está sendo
desenvolvida diretamente pelo corpo docente em vez de ser adquirida a partir de editores ou fontes educacionais externas?
Na decisão quanto à obtenção de impressão ou versões digitais de um livro ou jornal, ou mesmo ambos, há um conjunto de decisões subsequentes que dependem, mais uma vez, do financiamento, espaço e relações consorciadas. Uma biblioteca pode pagar ambas as versões, e mesmo se ela puder, é o uso mais eficiente dos recursos manter as duas coisas? Isso tem implicações muito além dos usuários e as operações atuais. As considerações incluem:
• Quão completa, de alta qualidade e confiável é a versão digital?
• Quantas outras bibliotecas têm impresso arquivos? Existe um acordo com a retenção
de "cópias última impressão" entre essas bibliotecas? O desenvolvimento de consórcios de arquivos compartilhados de impressão tornou-se um facilitador importante para as bibliotecas digitais.
• Existe uma cópia de segurança digital (separada dos arquivos digitais atuais), quer
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• Existe flexibilidade suficiente para usar o digital para todas as necessidades
acadêmicas como empréstimos e reservas?
• Existe algum aspecto exclusivo para o assunto - por exemplo, sua proeminência como
uma especialidade de pesquisa na instituição - de tal forma que as versões impressas devem ser mantidas, independentemente da disponibilidade digital ou preferência do usuário?
• A biblioteca tem espaço suficiente para volumes de impressão antigos? Isso pode ser
na mesma biblioteca, em uma instalação fora do local, ou por meio de instalações consorciadas - nesse caso, os fatores de controle do clima, controle de estoque e entrega também entram em jogo.
• Existem mecanismos de entrega para fornecer cópias digitais rápidas diretamente aos
usuários?
Um grande desafio em uma universidade abrangente é como apoiar uma ampla gama de assuntos de forma equitativa, tudo a partir da história medieval para física de partículas. Como no ambiente de impressão, os bibliotecários têm de avaliar os recursos financeiros e outros disponíveis a eles, e desenvolver modelos analíticos para priorizar serviços digitais quando os custos e disponibilidade podem variar muito, dependendo do assunto.
Adquirindo Conteúdo Digital
Para fins de custo e conveniência, uma biblioteca precisa usar várias estratégias simultâneas para a criação e aquisição de conteúdo digital. Há uma enorme variedade de modelos de negócios e produtores de informação digital e prática de aquisições tornou-se bastante sofisticado. A maioria dessas transações envolvem negociações personalizáveis e direitos de uso. Algumas coisas podem estar disponíveis sem custo, enquanto outros são muito caros; alguns recursos são livremente reutilizáveis e outros têm permissões de direitos autorais muito restritivas. A grande variedade de itens pode precisar ser localizada incluindo textos digitais, imagens, clipes de filmes e vídeos, compilações de referência, dados estatísticos, documentos de arquivo, música, mapas, modelos de simulação em 3-D e muito mais. Além do custo de aquisição ou licenciamento, pode haver custos e negociações para esclarecer e garantir os direitos de utilização comum, incluindo impressão, depósito de repositório, reservas de classe, os empréstimos entre bibliotecas, usuários simultâneos e
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privacidade / confidencialidade dos usuários. Grandes bibliotecas e consórcios têm tentado desenvolver modelos e modelo de linguagem de licença para ajudar outras bibliotecas
garantir essas permissões de forma consistente ao lidar com os editores.3
Para assegurar a cobertura mais flexível de um dado campo, deve-se avaliar se os tipos de recursos disseminados através de todos os canais seguintes, na medida em estes são relevantes para uma determinada instituição:
• Novas publicações e bases de dados adquiridas de editoras comerciais e fornecedores;
• Novos recursos distribuídos sem custo através da Internet, mas que são de alta
qualidade e que o mérito catalogação e conservação (muitas vezes produzidos por instituições de ensino e órgãos governamentais);
• Itens e coleções digitalizadas das próprias explorações da biblioteca, individualmente
ou como um grupo de uso tópico ou projeto concertado;
• "Digitalização em massa" a partir de coleções de bibliotecas, através de uma empresa
comercial ou como parte de um consórcio (por exemplo, o Projeto Biblioteca do Google Books ou o Internet Archive); esses projetos podem ser muito vantajosos em termos de custo, mas pode haver pouco controle de conteúdo e produção técnica.
• Conteúdo exclusivo local a partir da instituição de origem inteira: notas de aula da
faculdade, leituras do curso, dissertações, materiais administrativos, fotografias, dados históricos;
• Coleções disponíveis através de acordos de cooperação e redes regionais de outras
bibliotecas e universidades.
Tal diversidade de riscos de recursos se transformando em uma presença on-line que é confusa, mal coordenada, e força o usuário a aprender vários protocolos de pesquisa e opções de entrega. Consolidação e acesso de scripts a coleções digitais de modo que eles podem ser descobertos e pesquisáveis através de uma única interface de usuário (para não mencionar, que tem uma única interface de gestão das licenças e taxas) é desejável, mas pode ser complexo e exige uma grande quantidade de conhecimentos locais e trabalho de programação. Sistemas de gestão de recursos eletrônicos (ERMS) estão nas primeiras fases e não é uma configuração padrão ou conjunto de funções nos diferentes sistemas. Para a extremidade frontal, "plataformas de descoberta" orientadas ao usuário estão rapidamente se tornando a norma para a busca unificada, mas elas não são tão abrangentes ou sem costura
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como seus fornecedores sugerem. Nós nem sequer sabemos com certeza se essas agregações ajudam ou atrapalham os usuários, mas a maioria das bibliotecas tenta apresentar a sua identidade digital através de uma interface única coerente.
Ferramentas Digitais para Usuários Acadêmicos
O conceito de biblioteca não é mais de um lugar estático, onde vamos esperar que as pessoas cheguem e tenham que usar o que está sentado lá, mas em vez disso, é um local físico e digital para promover a descoberta, interação e personalização. O uso da informação digital é tão onipresente que a maioria das pessoas agora têm expectativas sofisticadas a respeito do que devem ser capazes de fazer com essas informações e com aplicativos e sites que encontram. Além de visualização passiva, os usuários querem ser capazes de personalizar, reutilizar e manipular as informações que elas localizam. Coleções digitais, quando adquiridas de fontes comerciais, geralmente incluem os recursos de software necessários para ler ou interagir com o conteúdo, por exemplo, a página de viragem, ampliar ou reduzir imagens, conversão de dados para gráficos, ou extrair uma citação no formato bibliográfico adequado. Além disso, a maioria das bibliotecas tenta fornecer uma variedade de ferramentas de software digitais para usuários para manipular, integrar e reutilizar informação digital independente de sua origem. Há uma relação recíproca entre o que de conteúdo digital específico está na biblioteca, e quais as ferramentas podem ser necessárias para trabalhar eficazmente com isto; por exemplo, uma biblioteca com um monte de conjuntos de dados demográficos ou mapas quase certamente vai precisar de sistemas de informação geográfica (SIG) embutido para os usuários. Existem algumas ferramentas básicas essenciais muitas vezes necessárias para usar recursos digitais, mesmo sem se aventurar em quaisquer serviços inovadores; cada um deles pode ter seus próprios custos e requisitos de suporte:
• Citação e software bibliográfico
• Gerenciamento de arquivos e indexação
• Texto e mineração de dados (pesquisa)
• Sistemas de Informação Geográfica (SIG) e análise estatística
• Zoom da imagem e transformação
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Compatibilidade tecnologia é um desafio quando a biblioteca fornece essas ferramentas, além das grandes variações no próprio conteúdo digital. Redes de hardware, dispositivos periféricos, sistemas operacionais e de telecomunicações podem todos ter que ser otimizados especificamente para acomodar o espaço de armazenamento, velocidade de processamento e os vínculos externos utilizados pela combinação de ferramentas e grandes conjuntos de texto e dados. Os bibliotecários e funcionários que estão ajudando usuários acadêmicos precisam ter conhecimento de plataformas locais, funcionalidade do fornecedor, protocolos de rede e, claro, do conteúdo e do alcance do material ou dados que estão sendo manipulados. Nas bibliotecas de universidades e centros de informação, categorias de trabalho híbridos estão emergindo que extrair elementos da biblioteconomia, informática, programação da Web, design instrucional, e um domínio acadêmico específico.
Serviços de Biblioteca Digital
Conteúdo digital exige uma matriz circundante de operações de gestão de informação baseados em computador para constituir uma biblioteca digital completa. Bibliotecas têm realizado serviços básicos digitalmente por décadas, por exemplo a circulação de livros e pesquisa do catálogo. Na era antes da Internet, estes foram executados em sistemas locais. As ligações para fornecedores externos foram através de acesso telefônico direto ou transferência de arquivos, e foram muitas vezes assíncronos em termos de operações e ligações para o conteúdo. Hoje, o site da biblioteca tornou-se o lugar para oferecer não só catálogos e recursos de texto completo, mas serviços personalizados e transações que respondam às necessidades do corpo docente e dos alunos. Alunos e professores esperam que a interface web e na maioria das coleções subjacentes estejam disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana, a partir de qualquer lugar do mundo. O site é o quadro que define a "biblioteca digital", no entanto, as bibliotecas não podem projetar seus sites esperando uma progressão linear a partir da home page. Muitos usuários são susceptíveis de vir para páginas incorporadas para revistas ou bancos de dados individuais ou opções de entrega depois de serem encaminhados a partir do Google, Amazon, JSTOR e sites de outras universidades. Serviços para o usuário Digital habilitado para abranger pelo menos as seguintes:
• As funções de busca de livros físicos e digitais, jornais, bancos de dados e coleções
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descoberta unificadas. O imediatismo da "web livre" fez usuários impacientes com catálogos secundários e índices a menos que todos os links de registro para o texto completo. Eles esperam que todas conexões através de camadas de conteúdo e serviços seja feita de forma integrada com um clique, algo que raramente é completamente viável por causa das muitas fontes diferentes, licenças e autorizações de envolvidas.
• Materiais de reserva de Classe: Links para conteúdos digitais completos e para os
textos, música e filme que possam ter sido feitos sob encomenda digitalizados a partir de cópias locais. Leituras e meios de comunicação de reserva são frequentemente entregues através de um sistema digital separado e não pode estar ligado aos portais de Internet públicos por causa das condições de licenciamento e direitos autorais.
• Transações on-line para a assistência de referência, a circulação do livro, a entrega de
livros e arquivos digitais para escritórios, empréstimo entre bibliotecas, instrução e aquisições de pedidos especiais. Em alguns sistemas, isso é pouco mais do que mensagens de e-mail simples, em outros, pode incorporar links para bate-papo em tempo real, catálogos, acompanhamento de gestão, coleções digitais e serviços de consórcios.
• O acesso remoto a partir de locais casa, escritório ou fora do local, através de
servidores proxy autenticados ou sistemas de gestão de identidade. Isso é crucial para qualquer serviço de biblioteca, envolvendo o acesso aos livros produzidos comercialmente, revistas, músicas e imagens. Uma biblioteca provavelmente não será a única unidade de campus que necessite desse acesso remoto e, portanto, a negociação dos níveis de autenticação para diferentes sistemas do campus podem atrasar ou dificultar a implementação do acesso de proxy para os recursos da biblioteca.
• As mídias sociais para a publicidade, notícias e comunicação individual; esta tem se
provado inestimável para contribuir para a experiência do usuário e de comunicação da biblioteca, no entanto, tem também gerado um novo conjunto de questões políticas e de carga de trabalho. As mídias sociais representam uma entidade institucional formal não podem ser empreendidas casualmente.
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• Repositório institucional: Arquivo Digital para o depósito, conservação e difusão de
publicações da faculdade, trabalhos de alunos, arquivos e outros documentos institucionais locais. A tendência agora é também de acrescentar serviços de preservação e gerenciamento de dados digitais a longo prazo. Questões de direitos autorais, privacidade e segurança são complexas no ambiente repositório; e, embora seja muitas vezes mais rápido que usar um serviço de hospedagem de terceiros, nesse contexto, as questões acima são ainda mais graves. É implicitamente assumido que a existência de um repositório institucional ou disciplinar é a característica definidora de uma biblioteca digital, mas repositórios não são tão onipresentes, como multifuncional ou tão abrangente quanto que sugere. Há questões políticas que são mais problemáticas do que a tecnologia, quando se estabelece um repositório. Perguntas a serem abordadas incluem se o depósito de faculdade será obrigatório, se as versões podem ser depositadas (pré ou pós-publicação), quanto tempo os documentos serão retidos, revistas e publicação universitárias vão ser um serviço agregado na plataforma repositória, alguns documentos podem ser restringidos, e se a repositória incluirá registros administrativos universitários.
• Consulta e assistência técnica para os alunos e professores que querem digitalização
e web design para projetos acadêmicos; em algumas instituições este é fornecido por uma combinação de pessoal da biblioteca e do centro de computação do campus. A necessidade de compreender as restrições de disponibilidade e de propriedade intelectual de conteúdo digital faz com que seja essencial que a experiência da biblioteca seja incluída em algum estágio.
Infraestrutura digital para Operações de Biblioteca
A biblioteca que é a manutenção de grandes acervos físicos ainda pode ter uma infraestrutura operacional, que é fortemente digital - e o oposto também é verdadeiro. A manutenção de recursos digitais nem sempre implica que os processos de negócio da biblioteca estão sendo realizados por meio de serviços de software e transações on-line. A operação abrangente da biblioteca digital suportada terá elementos como:
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• Estações de trabalho, laptops ou tablets para todos os funcionários, incluindo pessoal
administrativo e de manutenção; e os dispositivos e pontos de conectividade equivalentes para os usuários em todo edifícios, ligados por meio de redes sem fio;
• Orçamento, pessoal, instalações e outras operações administrativas realizadas através
de sistemas on-line que tanto conectam através dos sistemas corporativos da universidade, ou que vão diretamente para os sistemas externos e fornecedores; transferências de arquivos automatizados e alimenta para preencher bancos de dados financeiros e patrono da biblioteca.
• Sistema integrado de bibliotecas ou plataforma de serviços de biblioteca de apoio à
gestão de objetos digitais, licenças, interações com fornecedores, criação de metadados, arquivamento e interfaces de repositório;
• Espaço habilitado com a tecnologia para alunos e professores, incluindo bens comuns
de informação, laboratórios de mídia digital, salas de aula inteligentes, videoconferência, paredes de visualização e "cavernas"de realidade virtual. Se localizados em todo o campus em outros edifícios, esses lugares devem ser capazes de interoperar com coleções digitais a partir da biblioteca. Pode parecer contraditório, mas religação e redesenhar os edifícios mais antigos, apesar de caro, é crucial para o avanço das bibliotecas digitais em ambientes educacionais.
• Equipe de desenvolvimento de Software: Mesmo que a biblioteca compre o software,
muitas vezes há personalização e trabalho de programação original para aplicações específicas. A biblioteca pode colaborar com tecnólogos da universidade, com fornecedores externos e outros parceiros em projetos de desenvolvimento de software, mas os sistemas bibliográficos e conteúdo acadêmico agora são tão especializados em seus formatos e protocolos que pelo menos alguma equipe da biblioteca in-house deve ser dedicada a estas funções. Definição clara da missão e dos objetivos é necessária para manter o desenvolvimento de software focado nos objetivos educacionais e não um fim em si mesma, elaborado.
• Sistemas de suporte: suporte de acervos digitais requerem uma equipe no local para
resolver problemas com hardware área de trabalho, web sites, aplicações móveis, sistemas corporativos, segurança, links do fornecedor, funcionalidade de acervos
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digitais, repositórios e aplicações especializadas. A equipe pode estar na biblioteca, no centro de dados do campus, ou nos fornecedores.
• A preservação a longo prazo da informação digital: Esta é uma preocupação cada vez
mais crescente e algo para o qual é difícil e caro de estabelecer uma arquitetura e os fluxos de trabalho locais. Curadoria Digital é mais do que fazer uma cópia de segurança; envolve validação formato, migração e replicação, cruzamentos de metadados, a verificação de erros, segurança, e um plano de manutenção de hardware de longo prazo. Mecanismos para a preservação digital de longo prazo incluem serviços de terceiros sem fins lucrativos como Pórtico, redes comunitárias como LOCKSS, e instâncias locais de software como Rosetta ou DSpace. A Biblioteca do Congresso Nacional da Aliança de Preservação Digital serve como um ponto de
coordenação em os EUA para estas discussões.4
• Avaliação, análises e métricas: Software que pode ser integrado em produtos digitais
e sites, desempenho do sistema de rastreamento e de desempenho do sistema de rastreamento; levantamentos digitais ou live que solicitam feedback do usuário e dados demográficos; programas que podem integrar dados de várias fontes internas e externas e gerar relatórios.
Resumo dos Custos de Biblioteca Digital
É muito comum para os bibliotecários ouvir comentários como: "Por que precisamos de bibliotecas, tudo é de graça na internet!" Mesmo as pessoas bem informadas dentro da universidade nem sempre percebem inicialmente as despesas significativas incorridas na prestação e curadoria de informações acadêmicas digitais. No planejamento de uma biblioteca digital ou mesmo um único acervo digital, uma abordagem de "ciclo de vida" tem que ser levada para avaliar a gama de custos em curso. Considerar apenas o custo inicial de aquisição é a negligenciar alguns custos significativos que dizem respeito à concessão, utilização e manutenção das coleções. Alguns custos podem ser cobertos pela biblioteca, alguns por outras unidades acadêmicas ou parceiros de consórcio, alguns por fornecedores externos e editores, e alguns pelos usuários. A lista básica de custos e questões a serem analisadas em cada instituição inclui:
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• Preço de Aquisições e tipos de canais (fornecedores, consórcios, sites gratuitos); é
preciso acompanhar atentamente quais os custos são recorrentes ou não recorrentes, se há custos para atualizar ou obter novas versões, ou para personalizar um recurso para funcionar com uma interface específica ou sistema operacional. Complemento de custos de adesão, além do preço específico de um produto, pode ser necessária a participar em contratos de compra de consórcio.
• Espaço: necessário para o pessoal e operações técnicas, mesmo que todos os usuários
sejam "remotos"; dependendo de onde os servidores estejam alojados, pode ser necessária uma capacidade adicional de energia elétrica, controle de clima e segurança física.
• Salário do pessoal e formação: pessoal treinado é necessário para a interação on-line
do usuário, aquisições, gestão de contratos, metadados, ligações, programação e suporte técnico do fornecedor, e design de interface do usuário;
• Número e tipos de dispositivos de usuários a serem suportados (pode determinar que
as múltiplas interfaces do usuário devem ser concebidas, e que a conectividade de capacidade elétrica adicional ou servidor é necessária);
• Serviços para o usuário a ser fornecido: pessoal, periférico ou arranjos para fornecer
reproduções digitais e físicas, reformatar, transcrições, imagens, trabalhos de desobstrução de direitos autorais e assistência integração de curso terceirizada;
• Serviços de fornecedores: software, upgrades e personalização, contratos de
manutenção, armazenamento em nuvem, auditorias de segurança, de informação estatística;
• Servidores, estações de trabalho e hardware periférico: quantidade de informação a
ser processada e mantida local ou remotamente, velocidade e largura de banda necessária para diferentes meios de comunicação, variedade de conexões externas a ser apoiada;
• Preservação: o armazenamento do servidor e os custos de software de arquivamento
(ou taxas para um fornecedor externo); termo de retenção de arquivos digitais e objetos (afeta os custos recorrentes); fiabilidade da fonte ou editor (afeta se a preservação tem de ser duplicada no local); arquivamento local versus hospedagem
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de terceiros; políticas de propriedade intelectual (determinar se podem ser necessárias taxas adicionais para a retenção de arquivo).
Do lado positivo, pode haver oportunidades para redução de custos ou, pelo menos, evitar custos. Custos de construção podem ser reduzidos através da liberação do espaço de estantes e que dedicam a outros fins ou departamentos do campus? Algumas ordens permanentes para os livros podem ser convertidas para um modelo de compras "sob demanda" por iniciativa do patrono com o resultado sendo possivelmente de custos anuais menores? Há descontos para pacotes de revistas ou de múltiplas partes de compras de software? Existe uma oportunidade para negociação de custo em espécie, se a biblioteca é um parceiro de desenvolvimento testando um novo software do fornecedor? Algumas funções de processamento de física de baixo nível podem ser eliminadas através da utilização de sistemas digitais atualizados? Existe o risco de assumir muito rapidamente que uma biblioteca digital vai economizar dinheiro, no entanto, é inegável que algumas economias são possíveis se as operações forem examinadas em detalhes suficientes.
Desenvolvimento Estratégico e Faseado
Raramente é possível fazer totalmente digital dentro de um curto período de tempo ou um ciclo orçamental único, mas é possível o desenvolvimento de um plano de vários anos que define como a biblioteca digital vai avançar gradualmente na cobertura e serviços de ano para ano. O plano pode demonstrar um crescimento adicional no alinhamento com fatores tais como:
• Prioridades acadêmicas;
• Apoio orçamental institucional disponível;
• Operacionalidade e a capacidade de aumentar (ou realocar) pessoal interno, e para
expandir a capacidade tecnológica;
• Infraestrutura e serviços institucional;
• Oportunidades especiais por meio de parcerias, captação de recursos e subvenções.
Quase todas as bibliotecas acadêmicas e profissionais são bibliotecas digitais em algum grau, mas muito poucas bibliotecas são inteiramente digitais. Aquelas que são dadas
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o nome, são normalmente limitadas a um sujeito âmbito estreito e raramente têm a gama completa de funcionalidades que é descrita acima. As oportunidades de informação digital são emocionantes e vastas, e a demanda por novos serviços de bibliotecas acadêmicas vai muito além da simples prestação de textos digitais de novos serviços de apoio à criação, integração e disseminação de conhecimento em vários formatos. O desafio no ambiente atual é definir exatamente o que informação digital, serviços e infraestrutura são necessários para avançar a missão de uma determinada biblioteca e de sua instituição de origem, e, em seguida, para determinar como proporcionar de forma acessível usando a profusão de tecnologias e opções de recursos disponível.
1 Borgman, C. 1999. “What are digital libraries? Competing visions,” Information Processing and Management vol. 35, no. 3, pp. 227-243.
2 Calhoun, K. 2014. Exploring Digital Libraries: Foundations, Practice, Prospects. American Library
Association, Chicago.
3 Center for Research Libraries. LIBLICENSE: Licensing Digital Content.
<http://liblicense.crl.edu/licensing-information/model-license/> [1 de outubro de 2014]
4 Library of Congress, Digital Preservation. Available from: <http://www.digitalpreservation.gov/index.php>
[21 de setembro de 2014]
