Unidade 4 - Programa 5S e ISO

(1)

Ciências

Humanas

QI ESCOLAS E FACULDADES

Curso Técnico em Informática

Edilaine Jesus da Rocha

Unidade 4 – Programa 5S e ISO

(2)

Edilaine Jesus da Rocha

Pág.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO A CIÊNCIAS HUMANAS ... 3

PROGRAMA DE QUALIDADE 5S ... 3

SEIRI-SENSO DE UTILIZAÇÃO ... 3

SEITON –SENSO DE ORDENAÇÃO ... 4

SEISO –SENSO DE LIMPEZA ... 5

SEIKETSU-SENSO DE SAÚDE ... 6

SHITSUKE –SENSO DE AUTODISCIPLINA ... 6

ODIA D ... 7

PROGRAMA ISO 9000 ... 9

IMPLANTANDO UMA NORMA ISO ... 10

(3)

Pág.

INTRODUÇÃO A CIÊNCIAS HUMANAS

Nesta unidade você conhecerá os programas de qualidade 5S e ISO 9000, seus principais conceitos e procedimentos de aplicação.

PROGRAMA DE QUALIDADE 5S

O programa 5S é a etapa inicial para programas de qualidade total como o CCQ, por exemplo, citados na unidade anterior. Para Godoy(2012), o programa 5S é originário do Japão, no período pós-guerra. O objetivo inicial desse programa era reorganizar e eliminar a sujeira das fábricas adquiridas no período de guerra. O nome 5S vem das palavras japonesas seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Cada uma dessas palavras representa um senso, veja a seguir os significados de cada senso de acordo com Godoy(2012).

Figura 11

Seiri- Senso de Utilização

O senso de utilização tem por objetivo separar o que é útil e o que não ser mais utilizado. O que não será mais utilizado deve ser descartado ou doado. Observe na figura 2 como você pode aplicar esse senso.

(4)

Pág.

Figura 22

A aplicação desse senso traz benefícios como redução de desperdícios, de espaço para estoque, de custos, de tempo de procura de objetos e também evita o vencimento de prazos de validade e duplicidade de compras.

Seiton – Senso de Ordenação

O senso de ordenação tem por objetivo localizar os materiais em menor tempo possível. Para atingir esse objetivo é necessário identificar os itens e padronizar o seu local de armazenamento. Os itens utilizados constantemente devem estar ao alcance das mãos, os itens usados com frequência próximos ao local de trabalho e os itens utilizados raramente devem estar localizados fora do local de trabalho. Observe a figura 3 que retrata este senso.

(5)

Pág.

Figura 33

A aplicação desse senso traz benefícios como redução do tempo e cansaço físico ao localizar objetos e informações; melhora o aspecto visual do ambiente de trabalho, o fluxo de pessoas e também aumenta a segurança no ambiente de trabalho.

Seiso – Senso de Limpeza

O senso de limpeza tem por objetivo limpar e localizar fontes de sujeira. Ao eliminar fontes de sujeira você poderá eliminar totalmente esse problema. Para aplicar esse senso deve-se:

 Limpar tudo: ferramentas, equipamentos, mesas, bancadas, arquivos, armários, ou seja, tudo que será utilizado no ambiente de trabalho deve ser limpo.

 A conservação da limpeza dos locais e objetos de uso comum é de responsabilidade de todos.

 Cada um deve ser o responsável pela limpeza do seu ambiente de trabalho.

(6)

Pág.

 Após o uso, limpar o que foi utilizado.

 Os focos da sujeira devem ser eliminados e não contornados, pode-se providenciar um equipe de limpeza especializada, se for o caso.

A aplicação desse senso traz benefícios como: maior durabilidade dos equipamentos; mudança nos comportamentos e hábitos; ambiente de trabalho saudável e agradável, com redução de índices de acidente e uma melhor apresentação para clientes e visitantes além da redução de desperdícios.

Seiketsu- Senso de Saúde

O senso de saúde tem por objetivo cuidar da saúde física e mental dos colaboradores. Através de melhoria nos procedimentos operacionais e de segurança; conservar áreas de espaço comuns em boas condições e também cuidar da higiene e conservação dos uniformes.

Figura 44

A aplicação desse senso traz benefícios como aumento da satisfação pessoal, redução de doenças e acidentes e melhora a imagem dos funcionários.

Shitsuke – Senso de Autodisciplina

O senso de autodisciplina tem por objetivo cumprir as normas e padrões éticos e morais da instituição. O senso de autodisciplina pode ser desenvolvido através das seguintes ações:

 Transformar o 5S em uma rotina diária;

 Promover reuniões periódicas com os colaboradores, para tratar do programa 5s;

 Descobrir as causas de comportamento inadequado a fim de eliminá-las;  Respeitar os colegas e a hierarquia da empresa;

(7)

Pág.

 Incentivar a dedicação e adesão, para obter o comprometimento de todos os funcionários da empresa;

 Educar os novos funcionários de acordo com os princípios do 5S;  Promover a melhoria contínua no ambiente de trabalho;

Figura 55

A aplicação desse senso traz benefícios como: consolidação do 5S; aumento do espírito de equipe; elimina controles desnecessários, pois cada um é responsável pelo seu trabalho desenvolvendo a auto inspeção e autocontrole.

Para a implantação do programa 5S se deve escolher uma data, chamada de dia D.

O Dia D

É uma data agendada para iniciar a aplicação do programa 5S. Nessa data serão aplicados os três primeiros sensos de utilização, ordenação e limpeza através de uma faxina. Para a realização dessa faxina você deve contar com a colaboração de todos. É muito importante documentar esse evento através de fotos ou filmagens, para que se veja o antes e o depois. Para que o Dia D seja um sucesso a data deve ser divulgada entre todos os colaboradores, o mediador da implantação desse programa deve providenciar materiais de limpeza e saco de lixo para o descarte.

Existem outros programas que são similares ao programa 5S, um deles é o

Housekeeping, que segue os primeiros três sensos. Leia o artigo a seguir e saiba

mais sobre esses programas.

5_Fonte:

http://www.jornalcontagem.com.br/site/index.php?option=com_content&view=article&id=1761:o-senso-mais-emocionante&catid=19:5s&Itemid=18

(8)

Pág.

Programa 5S

Por falta de conhecimento, alguns entendem que o programa 5S é somente uma forma de organizar e limpar um escritório ou um setor da fábrica.

Varias empresas que acreditam ter implantando o 5S, se limitam a descartar alguns utensílios, organizar e limpar o que sobrou, pintar paredes e fachadas.

"Pronto, implantamos o 5S ! " - dizem os diretores e gestores.

Se o 5S só fosse isso, chamaríamos faxineiros e pintores para sua implantação.

O Programa 5S é muito mais do que isso, trata-se de uma mudança de cultura dentro da organização, por isso é fundamental a participação e envolvimento da alta gerência em projetos deste tipo.

A diferença entre o Programa 5S e o Housekeeping é que o segundo se limita aos 3 primeiros S.

O 5S recebe este nome porque é representado por 5 palavras japonesas iniciadas pela letra S:

1) Seiri: Separar e descartar; 2) Seiton: Ordenar e Organizar; 3) Seiso: Limpar e inspecionar; 4) Seiketsu: Padronizar; 5) Shitsuke: Auto-disciplina;

Os 3 primeiros S, são simples de serem executados e impressionam num primeiro momento, mas não trazem resultados efetivos na prática. O quarto e o quinto S, são os mais importantes para a organização. Numa empresa que realmente pratica o 5S, todos combatem o desperdício de tempo e de recursos em geral.

Funcionários têm prazer em cuidar de seus equipamentos, o espaço de trabalho é agradável, o risco de acidente é menor, a produtividade é maior e o índice de absenteísmo é menor.

Muitas vezes a organização que tenta implantar o 5S não explica quais os objetivos do projeto, não faz com que o trabalhador entenda que esta é uma forma de tornar o ambiente de trabalho melhor, favorecendo as relações de cooperação e trabalho em equipe.

É importante lembrar que o 5S não é a solução de todos os problemas de qualidade, mas é o primeiro passo para projetos mais audaciosos como a certificação das normas ISO por exemplo.

Após conhecerem o 5S, as pessoas da organização estarão mais dispostas a mudarem para melhor, facilitando a implantação de qualquer outro programa de qualidade, é por isso que o 5S é considerado como a base para a qualidade total.

(9)

Pág.

O grande desafio nas empresas brasileira é a disciplina, pois a tendência é relaxar e com o tempo a empresa volta a ser o que sempre foi e fica claro que não houve a mudança de cultura, que é fundamental para o sucesso e manutenção do programa.

Fonte:

http://www.qualidade.com.br/internas/int1.php?item1=39&item2=62&ite m3=&idIntA=28&item1=47&item2=66

PROGRAMA ISO 9000

A sigla ISO que vem de Internacional Organization for Standardization, é o maior desenvolvedor do mundo de normas internacionais voluntárias. Conforme o portal oficial da ISO, o grupo foi fundado em 1947, e desde então publicou mais de 19 000 normas internacionais que abrangem quase todos os aspectos de tecnologia e negócios. Atualmente tem membros em 164 países e cerca de 150 pessoas a trabalhar o tempo inteiro para a Central Secretaria, localizado em Genebra na Suíça. A primeira norma foi desenvolvida em 1951, chamada de ISO / R 1:1951. Essa norma sofreu várias atualizações tendo sua última em 2002, recebendo o nome de “ISO 1:2002 especificações do produto geométricas (GPS)” - temperatura de referência padrão para especificação de produto geométrica. Em 1971 são incluídas preocupações ambientais em suas normas, a partir da criação de dois comitês. Em 1987 a ISO publica a ISO9000 que informa normas de gerenciamento de qualidade.

A ISO 9000 está relacionada à gestão da qualidade e contém os melhores padrões reconhecidos pela ISO. Esses padrões fornecem orientações e ferramentas para que as empresas desenvolvam produtos e serviços de qualidade para seus clientes.

(10)

Pág.

Figura 66

Os padrões que compõem a família da ISSO 9000 são:

 ISO 9001:2008 - define os requisitos de um sistema de gestão da qualidade;

 ISO 9000:2005 - aborda os conceitos básicos e linguagem;

 ISO 9004:2009 - se concentra em como fazer um sistema de gestão da qualidade mais eficiente e eficaz;

 ISO 19011:2011 - define linhas de orientação sobre as auditorias internas e externas de sistemas de gestão da qualidade.

Implantando uma norma ISO

Para implantar uma ISO o primeiro passo é conhecer a norma a ser implantada. Algumas empresas optam por implantar essa norma após a implantação de programas de gestão da qualidade. É necessário o investimento em treinamentos sobre a norma, principalmente para os colaboradores que receberam o papel de auditor interno. Existem inúmeras empresas que oferecem esses treinamentos in company e até mesmo à distância. A auditoria interna é um requisito da norma ISO 9001, são fundamentais para garantir melhor qualidade das auditorias.

A empresa pode optar também pela contratação de consultores durante a fase de implantação da ISO. Atualmente é oferecido o serviço de consultoria online

(11)

Pág.

para empresas que não tem muitos recursos para investir, mas precisam de ajuda externa. O mercado também oferece serviço de auditoria interna.

Figura 77

O próximo passo é elaborar a documentação do sistema de gestão, treinamentos para capacitar a mão de obra, líderes e representantes da direção. Depois de realizar todos os procedimentos documentados é o momento de realizar as auditorias internas.

Todos os pontos ajustados, o próximo passo é buscar uma empresa certificadora para que seja feita a auditoria de certificação. A certificação pode ser encarada como o reconhecimento formal, por outros, do seu sistema da qualidade. Em alguns países, os sistemas da qualidade certificados são considerados como registados e utiliza-se o termo "registo" em vez de certificação. Antes da certificação propriamente dita, é essencial instalar e pôr em prática durante vários meses todos os aspectos do sistema da qualidade. Deste modo, pode ser testado o sistema da qualidade em funcionamento, e ter-se-á oportunidade de melhorar. Depois de certificado, o sistema de gestão precisará ser mantido, a sua melhoria deve ser contínua, isso é fundamental para que a empresa continue competitiva no mercado em que atua.

Leia o artigo a seguir e observe quais as vantagens da implantação de uma ISO em uma empresa.

(12)

Pág.

Vantagens de se implantar a ISO 9001 em uma empresa

A implantação da ISO 9001 oferece, além da possibilidade de ampliar mercados, uma série de vantagens para as empresas: aumenta o nível de organização interna, o controle da administração e a produtividade. Além desses benefícios, também leva a redução de custos e do número de erros e melhora a credibilidade junto a seus clientes. Serve ainda:

Para atender a clientes que já possuem um SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) implantado e pedem o certificado de seus fornecedores.

• Para se preparar para crescer.

• Para trazer para dentro da organização os conhecimentos das pessoas que trabalham nela. Assim, se uma pessoa, por exemplo, ganhar na loteria ou se aposentar e deixar o emprego, o seu trabalho terá continuidade de maneira mais fácil.

• Quando há na organização atividades complexas. • Quando é preciso treinar novos colaboradores.

• Se várias pessoas exercem a mesma atividade e é preciso que elas façam essa atividade da mesma forma.

A norma NBR ISO 9001 é aplicável a qualquer produto, a qualquer tipo de serviço e a qualquer tamanho da organização. É também compatível com outros sistemas de gestão e focada em melhoria contínua. Além disso, é voltada para os resultados dos negócios.

O SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) faz parte de vários sistemas que existem nas organizações, entre eles: o Sistema de Informação, o Sistema Financeiro, o Sistema de Vendas. Ao se implantar o SGQ busca-se algo que seja compatível com a organização, que agregue valor e que seja interligado com outros processos organizacionais.

As organizações precisam ser lucrativas, pois uma organização não lucrativa pode falir. E se fechar vai prejudicar não somente os funcionários da empresa, mas também as famílias desses funcionários. Sem falar que prejudica também os clientes e a comunidade que precisam da organização. Algumas empresas têm clientes que preferem comprar de empresas certificadas na ISO 9001. E como ela quer continuar fornecendo para esses clientes, busca a certificação. Depois de conseguir o certificado, a empresa percebe que a certificação valeu a pena, já que obteve, entre outros, os seguintes benefícios:

• Melhoria na transferência interna de conhecimentos e desenvolvimento de competências.

• Melhoria da moral e da motivação da equipe, já que entende o porquê faz suas atividades e se motiva.

(13)

Pág.

• Aumento da competitividade, com custo mais baixo. • Aumento na satisfação dos clientes.

• Aumento na rentabilidade.

Para implantar a norma ISO 9001, a empresa precisa primeiro dizer o que faz, depois, fazer o que disse que faz. Para isso, escreve-se as atividades da forma que são realizadas e posteriormente verifica-se se todos fazem da forma que está escrito. Caso contrário, revisa-se a documentação ou treina-se as pessoas a fazerem como está escrito. Assim, depois de um ciclo de verificações e melhorias, todos farão como está escrito. Obtem-se, então, uma padronização da forma de se realizar os processos. Só que isso acontece elevando-se o nível de cada processo, já que se padroniza a melhor maneira de se fazer o que precisa ser feito. Durante a implantação da norma cria-se também o hábito de registrar o que se faz.

Esses registros evidenciam a forma como foram realizadas as atividades, para se ter um histórico do que aconteceu e para se obter dados importantes para a tomada de decisão. Além disso, facilitam a programação das atividades futuras melhorando a performance da equipe. Uma norma bem implantada leva a redução de custos, porque diminui a quantidade de erros e o desperdício. Também leva ao crescimento e à mudança na escala de produção, o que na maioria das vezes ajuda a baixar os preços. Isso garante uma maior satisfação dos clientes que, assim, compram mais, melhorando os resultados da empresa. É um ciclo de melhorias contínuas. A Organização planeja a melhoria, implanta e checa para ver se está tudo de acordo. Caso positivo padroniza-se a solução e, depois, pensa-se em novas melhorias. Caso contrário, atua-se no problema para solucioná-lo. Com isso, a empresa segue tornando-se cada vez melhor.

Fonte: Patrícia Zorzi, Gestão Global, Notícias..

http://www.gestaoglobal.net.br/?noticias&cdn=000053

REFERÊNCIAS E BIBLIOGRAFIA

GODOY, Maria Helena. Programa 5s. Disponível em

<http://www.programa5s.com.br/>. Acesso em novembro de 2012.

Portal Oficial da ISO. Disponível em <http://www.iso.org/iso> Acesso em

novembro de 2012.

TOTAL QUALIDADE - VIDEOS, ARTIGOS E CURSO DE ISO 9001. Como implantar

a ISO 9001 na minha empresa - passo a passo para implantação. Disponível em

<http://www.totalqualidade.com.br/2012/05/como-implantar-iso-9001-na-minha.html>. Acesso em novembro 2012.