Biblioteca Digital do IPG: Relatório de Estágio Curricular – Isabel Ferreira – Contabilidades Unipessoal, Lda. (OTOC)

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Cândido Joaquim Dias Calçada

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Introdução

Concluído o curso de Contabilidade na sua vertente mais teórica, o estágio curricular serve para consolidar os conhecimentos anteriormente apreendidos, só possível com o contacto directo com o trabalho extremamente exigente realizado diariamente nas empresas a nível contabilístico e fiscal.

O presente relatório foi realizado após a conclusão do estágio, incidindo nos procedimentos contabilísticos e fiscais do ano 2008 e procura descrever com o maior rigor possível, o que foi feito no gabinete de contabilidade durante o período de estágio, compreendido entre 1 de Julho de 2008 e 26 de Setembro de 2008.

O relatório encontra-se estruturado em três capítulos:

O primeiro capítulo destina-se a caracterizar a empresa acolhedora de estágio: Isabel Ferreira – Contabilidades Unipessoal, Lda.

No segundo capítulo apresenta-se o trabalho desenvolvido durante os meses de estágio, desde a recolha, organização e registo dos documentos contabilísticos (lançamentos), bem como o tratamento de Impostos ocorridos ao longo do exercício económico de 2008, como o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), o Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares (IRS), o Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas (IRC) e a Segurança Social.

No terceiro capítulo apresentam-se as operações de fim de exercício, com o encerramento, a prestação de contas e o preenchimento das respectivas declarações fiscais.

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3 1.1– Identificação da Empresa

Denominação Social:

ISABEL FERREIRA -Contabilidades Unipessoal, Lda.

Sede:

Rua Cidade de Gouveia, nº7, R/C Guarda

6300-535 Guarda

Correio Electrónico:

isferreira@sapo.pt

Actividade principal:

Contabilidade e Assessoria Fiscal

CAE: 69200 - Actividades de contabilidade, auditoria e consultoria fiscal.

N.º de Identificação Fiscal:

507969812 Horário de expediente:

De Segunda-feira a Sexta-feira

 Das 9:00 horas às 12:30 horas;  Das 14:00 horas às 18:00 horas;

N.º de pessoas ao serviço: 3 das quais:

 1 Sócia-gerente da empresa, que é responsável por todo o trabalho desenvolvido no gabinete e que acumula a função de TOC.

 2 Técnicas administrativas que realizam, sob a supervisão da TOC, o tratamento dos documentos, o seu registo informático, o processamento de salários, bem como o trabalho no exterior.

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4 1.2 – Breve Historial da Empresa

A empresa Isabel Ferreira – Contabilidades Unipessoal, Lda. foi constituída no dia 2 de Janeiro de 2007, tendo sido registada na Conservatória do Registo Comercial da Guarda e sido atribuído o seguinte Número de Identificação Fiscal: PT 507969812. Trata-se de uma empresa jovem, ainda em fase de expansão, com um número de clientes não muito elevado. Contudo, a pequena dimensão da empresa, mais do que uma desvantagem, foi de primordial importância, pois permitiu um acompanhamento muito próximo de todas as fases do estágio.

A empresa presta serviços nas mais diversas áreas contabilísticas e fiscais, tendo a sua sede no Concelho da Guarda, onde realiza a maior parte da sua actividade.

Neste momento, a sua actividade centra-se essencialmente em empresas comerciais e industriais, tendo no entanto à sua responsabilidade clientes com alguma especificidade de tratamento: uma Junta de Freguesia, duas Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS)1, bem como empresas de construção civil.

Este gabinete tem todos os seus serviços informatizados tanto no que diz respeito à contabilidade, à fiscalidade bem como no processamento de salários. Os programas utilizados são da Filosoft abrangendo todas as áreas do negócio: Contabilidade organizada (POC.32), contabilidade não organizada (GRB.32), gestão de recursos humanos (SIGEP.32), gestão de imobilizado (GIMO.32) e ainda o programa Fase.32 para a facturação de serviços. São programas simples, muito funcionais e fáceis de utilizar. Para o tratamento contabilístico das IPSS e da Junta de Freguesia o gabinete utiliza o programa da TSR e o programa de contabilidade da Sistévora, respectivamente.

1.3 – Estrutura Funcional

Esta empresa de constituição bastante recente, assenta a sua estrutura orgânica em torno da sua responsável máxima (a sócia-gerente). O organograma é assim muito simples.

1

A TOC frequentou um curso de especialização em Contabilidade das IPSS, para melhorar a sua formação nesta área.

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5 Actualmente, a empresa tem ao seu serviço 2 funcionárias que se repartem pelas duas secções que constam da Figura 1.

Figura nº 1: Organograma Funcional da Empresa

Fonte: Elaboração Própria

. Direcção

À Direcção cabe tomar as decisões mais importantes, verificar todo o trabalho realizado, bem como o relacionamento com os clientes.

. Contabilidade Organizada / Gestão de Recursos Humanos

Na secção de Contabilidade Organizada realiza-se a recolha, a organização e a classificação dos documentos entregues pelos clientes (ou recolhidos nas empresas dos clientes), bem como o lançamento dos mesmos no sistema informático. Desta secção emanam ainda todos os mapas financeiros dos diversos clientes, não só os exigidos fiscalmente, como também os destinados à gestão corrente das empresas, tais como: Extractos, balancetes, balanços, demonstrações de resultados e outras.

Relativamente aos procedimentos com os Recursos Humanos dos diversos clientes e do próprio gabinete, o tratamento é realizado de forma informatizada. É aqui que se processam mensalmente os salários dos funcionários dos clientes, bem como os do próprio gabinete. São ainda emitidos os respectivos recibos de vencimento, as guias de pagamento da Segurança Social (Taxa Social Única) e de Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares (IRS). Esta secção é ainda responsável pelo pagamento da TSU e do IRS retido, bem como do Imposto sobre o Valor Acrescentado(IVA) e do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Colectivas(IRC).

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. Sujeitos Passivos que não possuem Contabilidade Organizada

Cabe a esta secção a função de analisar e proceder à escrituração dos sujeitos passivos enquadrados no Regime Simplificado, do Regime Especial do Pequenos Retalhistas e do Regime de Isenção.

1.4 - Tipologia dos clientes

1.4.1 – Sujeitos Passivos com Contabilidade Organizada/

Sujeitos Passivos não Sujeitos a Contabilidade Organizada

Consoante o enquadramento dos sujeitos passivos, as exigências contabilísticas e fiscais são diferentes.

Contabilidade Organizada – Segundo o nº 1 do artigo 17º do CIRC, compete à

contabilidade garantir o apuramento da matéria colectável do imposto sobre o rendimento, estipulando nas alíneas a) e b) do nº 3 do mesmo artigo a forma como a mesma deve estar organizada para atingir esse fim. Também se faz referência à contabilidade organizada, no nº 1 do art. 44º do CIVA: (Sitoc, 2009)

“A contabilidade deve ser organizada de forma a possibilitar o conhecimento claro e inequívoco dos elementos necessários ao cálculo do imposto, bem como a permitir o seu controlo, comportando todos os dados necessários ao preenchimento da declaração periódica do imposto.”

No caso da Contabilidade Organizada, as contas e a sua codificação, bem como as peças finais de prestação de contas (Balanço e Demonstração de Resultados) obedecem ao que se encontra estabelecido no Plano Oficial de Contas.

São obrigados a dispor de Contabilidade Organizada, segundo o nº 1 do artigo 115º do CIRC: (Sitoc, 2009)

“As sociedades comerciais ou civis sob forma comercial, (...); e as demais entidades que exerçam a título principal, uma actividade comercial, industrial ou agrícola, com sede ou direcção efectiva em território português, bem como as entidades

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Cândido Joaquim Dias Calçada 7 33% 47% 13% 7%

Sujeitos Passivos Contabilidade Organizada Sociedades Comerciais Sujeitos Passivos não Sujeitos a Contabilidade Organizada Sujeitos Passivos Contabilidade Organizada IPSS,s

Sujeitos Passivos Contabilidade Organizada Junta Freguesia

que, embora não tendo sede nem direcção efectiva naquele território, aí possuam estabelecimento estável, são obrigadas a dispor de contabilidade organizada nos termos da lei comercial e fiscal...”

O nº 1 do artigo 117º do CIRS estipula também que são obrigados a dispor de Contabilidade Organizada:

 Os titulares de rendimento da categoria B que não estejam abrangidos pelo regime simplificado de tributação são obrigados a dispor de contabilidade organizada nos termos da lei comercial e fiscal.

Estipula o nº 2 do artigo 117º do CIRS que aos sujeitos passivos referidos acima, é aplicável o disposto no nº 1 do artigo 115º do CIRC.

Os sujeitos passivos singulares não abrangidos pelo artigo 117º do CIRS, não são obrigados a possuir Contabilidade Organizada, sendo obrigados a ter um sistema de registo. A esse sistema de registo chamamos “Sem Contabilidade Organizada” por oposição à Contabilidade Organizada.

Sem Contabilidade Organizada – este sistema de registo abrange as actividades

exercidas a título individual, com volume de negócios inferior a € 50 000. Deste modo, estão sujeitos ao registo por Contabilidade Não Organizada: Talhos, cabeleireiros, canalizadores, e outros, que não sejam sociedades comerciais.

A distribuição do número de clientes do gabinete, por tipo de sujeitos passivos, pode observar-se no Gráfico 1.

Gráfico nº1: Repartição dos Clientes por Tipo de Sujeitos Passivos

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8 Verificamos assim que, para um total de 15 (quinze) clientes da empresa Isabel Ferreira – Contabilidades Unipessoal, Lda, temos 5 (cinco) sujeitos passivos – Sociedades Comerciais - que possuem contabilidade organizada o que perfaz 33% do total, 7(sete) sujeitos passivos com contabilidade não organizada o que perfaz 47% do total, 2(dois) sujeitos passivos - Instituições Particulares de Solidariedade Social - com contabilidade organizada que representam 13% do total de clientes e ainda 1(um) sujeito passivo – Junta de Freguesia - com contabilidade organizada, representando 7% do total de clientes.

Dos sujeitos passivos que não possuam contabilidade organizada, 2 estão sujeitos ao regime simplificado (29% do total), estando os restantes 5 (71% do total), sujeitos ao Regime Especial do Pequenos Retalhistas, como mostra o Gráfico 2.

Gráfico nº2: Repartição dos Sujeitos Passivos que não possuem Contabilidade

Organizada

Fonte: Elaboração própria

1.4.2 – Regimes de IVA Aplicáveis

1 – Sujeitos Passivos que possuem Contabilidade Organizada

Das cinco sociedades comerciais, 80% do total (4), enquadra-se no Regime de Imposto sobre Valor Acrescentado (IVA) trimestral, enquanto apenas, 20% do total (1), se enquadra no regime de IVA mensal, conforme se pode observar no gráfico seguinte:

29%

71%

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80% 20%

IVA Trimestral IVA Mensal

Gráfico nº3: Regimes de IVA Aplicáveis – Contabilidade Organizada

Fonte: Elaboração própria

Os sujeitos passivos estão assim enquadrados em dois regimes de periodicidade que se distingue pelas seguintes características:

. Regime Normal Mensal

Apenas um cliente se enquadra neste regime, uma vez que no ano civil anterior, obteve um Volume de Negócios superior a € 650.000, pelo que de acordo com o artigo 41º, nº1, alínea a), do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA), terá de entregar a respectiva liquidação até ao dia 10 do segundo mês seguinte àquele a que diz respeito, preenchendo a Declaração Periódica Modelo B e enviando-a à Direcção Geral das Contribuições e Impostos (DGCI) via internet. Anteriormente, a Declaração Periódica era enviada por via postal, tendo o seu envio por via electrónica vindo a agilizar esta obrigação.

Assim o nº 1 do artigo 41º do CIVA estipula: (Sitoc, 2009)

“Para efeitos do disposto na alínea c) do nº1 do artigo 29º, a declaração periódica deve ser enviada por transmissão electrónica de dados, nos seguintes prazos:

a) Até ao dia 10 do 2º mês seguinte aquele a que respeitam as operações,

no caso de sujeitos passivos com um volume de negócios igual ou superior a € 650 000 no ano civil anterior.”

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. Regime Normal Trimestral

Os clientes do gabinete abrangidos por este regime são em número de 4, dado que estes sujeitos passivos obtiveram no ano civil anterior, um Volume de Negócios inferior a € 650.000. Conforme o disposto na alínea b) do nº 1 do artigo 41º, do CIVA, terão de entregar a Declaração Periódica Modelo B até ao dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre a que respeitam as operações.

Define o nº 1 do artigo 41º de CIVA: (Sitoc, 2009)

“Para efeitos do disposto na alínea c) do nº1 do artigo 29º, a declaração periódica deve ser enviada por transmissão electrónica de dados, nos seguintes prazos:

(…)

b) Até ao dia 15 do 2º mês seguinte ao trimestre do ano civil a que

respeitam as operações, no caso de sujeitos passivos com um volume de negócios inferior a € 650 000 no ano civil anterior.”

2 – Sujeitos Passivos que não possuem Contabilidade Organizada

São sete os sujeitos passivos que não possuem contabilidade organizada a quem o gabinete presta serviços. Os sujeitos passivos que não são obrigados a possuir contabilidade organizada distinguem-se também pelo regime de tributação dos diversos impostos:

. Regime Normal

Estão englobados neste regime os sujeitos passivos que não são obrigados a possuir contabilidade organizada para efeitos de IRS e IRC, mas que exerçam actividade em que podem e devem liquidar e deduzir IVA.

Estes sujeitos passivos devem possuir os livros obrigatórios que constam do artigo 50º, nº 1, do CIVA, o qual passamos a transcrever: (Sitoc, 2009)

“Os sujeitos passivos não enquadrados nos regimes especiais previstos na

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11 termos do código do IRS ou do IRC utilizam, para cumprimento das exigências constantes dos nºs 1 dos artigos 45ª e 48ª, os seguintes livros de registo:

a) Livro de registo de compras de mercadorias e ou livro de registo de

matérias-primas e de consumo;

b) Livro de registo de vendas de mercadorias e ou livro de registo de produtos

fabricados;

c) Livro de registo de serviços prestados;

d) Livro de registo de despesas e de operações ligadas a bens de investimento; e) Livro de registo de mercadorias, matérias-primas e de consumo, de produtos

fabricados e outras existências à data de 31 de Dezembro de cada ano.”

. Regime dos Pequenos Retalhistas

Neste regime estão incluídos segundo o nº1 do artigo 60º do CIVA, todos os clientes que não obtiveram no ano civil anterior um volume de compras superior a 50 000 €, conforme se pode ler na transcrição desse artigo: (Sitoc, 2009)

“Sem prejuízo do disposto no nº 2 do artigo 53º, os retalhistas que sejam

pessoas singulares, não possuam nem sejam obrigados a possuir contabilidade organizada para efeitos de IRS e não tenham tido no ano civil anterior um volume de compras superior a € 50 000, para apurar o imposto devido ao Estado, aplicam um coeficiente de 25% ao valor do imposto suportado nas aquisições de bens destinados a vendas sem transformação.”

Os livros obrigatórios, para quem se encontre abrangido por este regime segundo o nº2 do artigo 65º do CIVA são os seguintes:

1) Livro de registo de compras, vendas e serviços prestados;

2) Livro de registo de despesas gerais e operações ligadas a bens de

investimento.

Segundo o nº 1 do artigo 65º do CIVA, nestes livros têm de ser registados no prazo de 30 dias a contar da data de recepção, as facturas, documentos equivalentes, guias ou notas de devolução relativos a bens ou serviços adquiridos e a conservá-los com observância do disposto no nº 2 do artigo 48º do CIVA.

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12 No Regime dos Pequenos retalhistas, o IVA é apurado trimestralmente com base no IVA suportado nas aquisições, aplicando a taxa de 25% (fixa) e deduzido o IVA das despesas e do imobilizado no qual resulta imposto a pagar (Modelo 1073, alínea b) do nº 1 do artigo 67º do CIVA), ou a recuperar (Modelo 1074, alínea b) e c) do nº 1 do artigo 67º do CIVA). O nº 1 do artigo 67º do CIVA estipula que: (Sitoc, 2009)

“ Os retalhistas sujeitos ao regime especial de tributação previsto no artigo 60º

são obrigados a: (…)

b) Pagar nos locais de cobrança legalmente autorizados, por meio de guia de

modelo aprovado, e até ao dia 20 do segundo mês seguinte a cada trimestre do ano civil, o imposto que se mostre devido; nos casos em que não haja imposto a pagar, deverá ser apresentada, na repartição de finanças competente e no mesmo prazo, declaração adequada;

c) Apresentar no serviço de finanças competente, em triplicado e até ao último

dia do mês de Março de cada ano, uma declaração relativa às aquisições efectuadas no ano civil anterior.

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Actividades Desenvolvidas

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14 2.1 – O Plano de Estágio Curricular

Durante o Estágio Curricular, houve oportunidade de acompanhar o processo contabilístico de diversas empresas clientes do Gabinete de Contabilidade, constatando que este difere de empresa para empresa, consoante o sector de actividade e o seu volume de negócios, com especial ênfase nas empresas com contabilidade organizada.

O estágio realizado procurou assim cumprir o artigo 6º do Regulamento de Estágio da Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas, nomeadamente:

Aprendizagem relativa à forma como se organiza a contabilidade nos termos dos planos de contas oficialmente aplicáveis, desde a recepção dos documentos até ao seu arquivo, classificação e registo;

Práticas de controlo interno;

Apuramento de contribuições e impostos e preenchimento das respectivas declarações;

Encerramento de contas e preparação das demonstrações financeiras e restantes documentos que compõem o “Dossier Fiscal”;

Preparação da informação contabilística e análise de gestão;

Identificação e acompanhamento relativo à resolução da organização com o recurso a contactos com os serviços relacionados com a profissão.

Segundo o Regulamento de Estágios da ESTG do IPG, a defesa do relatório só é possível com a aprovação a todas as unidades curriculares do curso, pelo que apesar de ter estagiado em 2008, a conclusão das unidades curriculares só se concretizou na época de avaliação do 1º semestre do ano lectivo 2009-2010.

2.2 – Recepção de Documentos

Em alguns casos, a recolha dos documentos contabilísticos é feita na sede dos clientes por um dos colaboradores do Gabinete. Noutros casos são os próprios clientes que se deslocam ao Gabinete para entregar os documentos. Tanto num caso como no outro, os documentos são posteriormente analisados para se verificar a sua validade.

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15 Relativamente às facturas ou documentos equivalentes fiscalmente aceites, em sede de IVA, é necessário verificar se estes contêm os elementos estabelecidos no nº 5 do artigo 36º do CIVA, nomeadamente:

- Data e número (o qual tem de ser sequencial);

- O nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e do destinatário ou adquirente, bem como o número de identificação fiscal do sujeito passivo do imposto;

- A quantidade e denominação dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, especificando os elementos necessários à determinação da taxa aplicável;

- O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

- As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;

- O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;

- Data de colocação à disposição do adquirente, dos bens ou da prestação de serviços, de pagamentos efectuados anteriormente à realização das operações, caso esta seja diferente da data de emissão da factura ou documento equivalente.

No que respeita às facturas, para além do mencionado no artigo supra, do ponto de vista do controlo interno, as facturas ainda devem mencionar:

- Número e data da ordem de compra do cliente;

- Modo de Expedição (Viatura do Cliente/Transportadora/N/Viatura) - Condições e prazo de pagamento.

2.3 – Organização dos Documentos

Depois de conferida, a documentação é sujeita a três tipos de arquivo:

 Arquivo Provisório: É o arquivo onde são recolhidos os documentos e guardados sem qualquer tipo de critério ou registo, apenas para garantir que não ocorra qualquer extravio até ao seu tratamento.

Arquivo Permanente: É o arquivo onde são guardados os documentos pertencentes ao exercício económico corrente, depois de organizados por ordem de

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16 data, classificados, numerados com o número interno de lançamento dos documentos e registados no sistema informático.

 Arquivo Morto: Deste arquivo fazem parte, as pastas relativas aos exercícios económicos anteriores, pois nº 5 do artigo 115º do CIRC, o nº 1 do artigo 121º do CIRC e o nº 1 do artigo 52º do CIVA, obrigam à existência de um processo de documentação fiscal relativo a cada exercício, durante um período de 10 anos, para todos os sujeitos passivos de IRC.

Após a validação de todos os documentos, a sua organização é feita pelos diversos Diários. Desta forma consegue-se uma fácil arrumação para posterior consulta dos documentos. Dentro de cada diário, os documentos são ordenados por datas, da mais antiga (data do início do período) para a mais recente (data do final de período).

Por norma, são utilizados cinco diários: Diário de Caixa;

Diário de Bancos;

Diário de Vendas e Prestação de Serviços; Diário de Compras;

Diário de Operações Diversas

Diário de Caixa

No diário de caixa são colocados todos os documentos que suportam as operações que movimentam a conta 11 – Caixa, nomeadamente: os pagamentos e recebimentos em numerário, bem como os recebimentos em cheque. Exemplos disso são as Vendas a Dinheiro, os Talões de Venda e os Recibos de Clientes pagos em numerário ou em cheque. Alguns sujeitos passivos, como é o caso de cafés e restaurantes, entregam os rolos das máquinas registadoras, onde estão registadas as vendas a dinheiro. Para apurar o valor total, é utilizado um documento interno, com várias colunas onde constam os montantes das vendas sem IVA e das vendas com IVA para cada uma das diferentes taxas (5%, 12% e 20%). No caso da compra de tabaco, como o IVA não é dedutível, inscreve-se o montante total do tabaco na coluna de vendas com IVA incluído.

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Diário de Bancos

No diário de bancos incluem-se todos os documentos respeitantes a movimentos bancários: juros, encargos bancários, depósitos, pagamentos e recebimentos efectuados por transferência bancária ou por cheque.

Diário de Vendas e Prestação de Serviços

No diário de vendas e prestações de serviços arquivam-se as vendas a crédito efectuadas, nomeadamente as facturas. É necessário ter atenção à numeração das facturas, para garantir o cumprimento do nº 5 do artigo 36º do CIVA, que estipula que essa numeração tem de ser sequencial. Neste diário são colocados os documentos cujas contas movimentadas para a contabilização são essencialmente as contas 71 – Vendas e/ou 72 – Prestação de Serviços (a Crédito) e a conta 21 – Clientes (a Débito). Também aqui são arquivadas as notas de crédito a clientes, pelas devoluções de vendas, sendo movimentada a conta 21 – Clientes a (Crédito) e debitada a conta 717-Devolução de Vendas. São ainda arquivadas as notas de débito a clientes sendo neste caso movimentadas as contas 21-Clientes (a Débito) e creditada uma conta de Outros Proveitos (por exemplo a 786).

Diário de Compras

No diário de compras englobam-se as facturas e notas de débito e crédito provenientes de fornecedores e respeitantes às aquisições de Mercadorias e/ou Matérias-Primas. Neste diário, normalmente, são utilizadas as contas 31.2 – Compras de Mercadorias ou 31.6 – Compras de Matérias – Primas (a Débito) e a conta 22 – Fornecedores (a Crédito)

Diário de Operações Diversas

No diário de operações diversas são incluídos todos os documentos que, devido à sua natureza, não se enquadram nos diários referidos anteriormente. Incluem-se nomeadamente os documentos provenientes de: fornecimento de bens e serviços (água, electricidade, telefone, reparações, material de limpeza), o processamento de salários, bem como aquisição de imobilizado.

No caso do processamento de salários são registados neste diário as seguintes operações:

- Processamento das remunerações;

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18 Estas operações movimentam a conta 64 – Custos com o Pessoal, a conta 262 – Outros Devedores e Credores, a conta 2421 - Trabalho Dependente (IRS) e a conta 245-Contribuições para a Segurança Social.

Com os documentos arquivados e ordenados nas respectivas pastas, procede-se em seguida à sua numeração de forma sequencial em cada um dos diários utilizados. Após a numeração, os documentos são classificados.

2.4 - Classificação Contabilística e Registo Informático dos Documentos

A classificação de documentos consiste na aposição no respectivo documento da conta ou contas a movimentar a débito e a crédito. Esta classificação deve ser feita em conformidade com os Princípios Contabilísticos Geralmente Aceitas (PCGA).

No gabinete utilizam-se dois processos distintos:

 Aposição das contas utilizando um carimbo;

 Aposição das contas utilizando um documento interno.

A classificação dos documentos é feita, com base no Plano Oficial de Contas, sendo as subcontas subdivididas de acordo com as características e necessidades específicas de cada empresa, obedecendo ao Decreto-Lei nº 410/89, que aprovou o POC.

2.4.1- Caracterização da “CDC - Equipamentos de Escritório, Lda”.

Para exemplificar o trabalho desenvolvido ao longo do estágio, escolheu-se uma empresa, sujeito passivo com contabilidade organizada.

Tendo presente as regras éticas e deontológicas, o nome da empresa foi alterado para CDC – Equipamentos de Escritório, Lda. de forma a salvaguardar o dever de sigilo profissional presente na alínea f) do artigo 3º e no artigo 10º do Código Deontológico da Câmara dos Técnicos Oficiais de Contas. A CDC – Equipamentos de Escritório, Lda. servirá para exemplificar a prática contabilística e fiscal do exercício económico do ano 2008.

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19 Trata-se de uma pequena empresa comercial, com apenas três funcionários, dos quais um gerente, um vendedor e um jovem em regime de 1º emprego. A CDC – Equipamentos de Escritório, Lda. ao contrário de outros clientes do gabinete de contabilidade, apenas utiliza quatro diários, em virtude dos documentos a organizar não serem muitos. Assim, evita-se uma dispersão muito grande desses documentos e dos lançamentos pelos diversos diários.

Constituída em 1990, a CDC desenvolve a sua actividade no Distrito da Guarda. Trata-se de uma sociedade por quotas, logo com contabilidade organizada, enquadra-Trata-se no regime de IVA Trimestral, pois o seu volume de negócios foi inferior a € 650 000 no exercício económico anterior.

No exercício económico de 2008, a CDC está obrigada a fazer pagamentos especiais por conta (PEC), pagamentos por conta de IRC (PC), visto ter registado lucro no ano 20072. O trabalho de recolha, tratamento e classificação dos documentos da empresa é semelhante às restantes empresas.

Na fase de lançamento dos documentos a nível informático, foi utilizado o programa POC.32, da Filosoft, do qual se apresenta um quadro ilustrativo (Figura nº 2).

Figura nº 2: Esquema dos Diversos Diários

Fonte: POC.32

A utilização de um programa informático visa detectar com maior facilidade a ocorrência de erros nos lançamentos, ao mesmo tempo que torna o trabalho

2

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20 contabilístico, o Apuramento de Resultados e Impostos muito mais fácil e rápido. Também ajuda a disponibilizar a informação contabilística e fiscal de forma mais rápida e fiável, permitindo a elaboração de todas as peças contabilísticas de forma muito mais célere.

2.4.2- Exemplos de Classificação e Lançamento Informático de Documentos

Tal como já foi referido, os documentos são ordenados por ordem cronológica dentro de cada Diário, classificados e em seguida numerados internamente de forma sequencial. O passo seguinte consiste no registo no programa informático utilizado no gabinete.

Neste ponto optou-se por apresentar simultaneamente a classificação e respectivo lançamento informático. Para tal utilizam-se as “janelas” do programa que ilustram a forma como se realizam os lançamentos. Em cada lançamento pode verificar-se:

 O Diário utilizado; (Z1- Caixa; Z2-Vendas; Z3-Compras; Z4-Banco)  A data do movimento;

 As contas a debitar e a creditar e o respectivo valor;  O descritivo do movimento.

Seguidamente, apresentam-se os lançamentos efectuados para alguns documentos classificados, cujo documento que lhe deu origem pode ser consultado em anexo

Figura nº3 - Factura da “TMN – Telecomunicações Móveis Nacionais S.A” (Anexo 1)

Fonte: POC.32/

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Figura nº4 - Factura de Fornecedor – Compra de Mercadorias Bilhar M (Anexo 2)

Fonte: POC.32

Figura nº5 – Nota de Lançamento de Fornecedor Bilhar M – (Desconto Pronto

Pagamento extra factura)

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Figura nº6 – Recibo de Fornecedor – Pagamento Bilhar M (Anexo 3)

Fonte: POC.32

Figura nº7 – N/Venda a Dinheiro (Anexo 4)

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Figura nº 8 – N/Factura a Crédito (Anexo 5)

Fonte: POC.32

Figura nº9 – N/Recibo a Cliente (Anexo 6)

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24 Assim, depois de lançados os documentos neste programa é fácil obter diversos documentos contabilísticos e fiscais, tais como:

 Diários;

 Extracto de Contas;  Razão;

 Declaração do IVA;

 Balancete Analítico e Sintético;  Demonstração de Resultados;  Balanço.

2.5 – Elementos de Controlo Interno

2.5.1 – Considerações Gerais

Um sistema de controlo interno é segundo a Directriz de Revisão/Auditoria 410, um conjunto de políticas e procedimentos (controlos internos) adoptados pelo órgão de gestão de uma entidade, que contribuam para a obtenção dos objectivos da gestão de assegurar, tanto quanto praticável, a condução ordenada e eficiente do seu negócio, incluindo a aderência às políticas da gestão, a salvaguarda de activos, prevenção e detecção de fraudes e erros, o rigor e a plenitude dos registos contabilísticos, o cumprimento das leis e regulamentos e a preparação tempestiva de informação credível.

Todas as entidades têm de ter implementado um sistema de controlo interno, sem o qual não conseguem desenvolver a sua actividade. Este tenderá a ser mais sofisticado quanto maior for a dimensão da entidade.

Os objectivos do controlo interno são: (Costa, 2000) Confiança e a integridade da informação;

Conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos; Salvaguarda dos activos;

Utilização económica e eficiente dos recursos;

(27)

25 No entanto em muitas dessas empresas a existência desses regulamentos ou normas mesmo que bem concebidos, não significa que os mesmos estejam a ser aplicados da melhor forma, umas vezes por desleixo, omissão ou má vontade dos intervenientes. Assim podemos dizer que apesar da existência de um sistema de controlo interno, tal não significa a inexistência de erros ou fraudes. Em muitos casos são os próprios órgãos de gestão que “emperram” todo o sistema, evitando a integridade da informação.

Quando se estabelece um sistema de controlo interno, devem ter-se em conta alguns elementos fundamentais:

Definição de autoridade e delegação de responsabilidades; A segregação de funções;

O controlo das operações; A numeração dos documentos; Conferências independentes

2.5.2 - Procedimentos de Controlo Interno

Na empresa Isabel Ferreira – Contabilidades, Lda. procede-se à conferência com regularidade de algumas contas e à implementação de algumas medidas de controlo interno.

Disponibilidades

É na classe das disponibilidades que se encontram os activos da empresa mais vulneráveis, sendo os que eventualmente mais se predispõem a ser utilizados indevidamente. Daí ser muito importante a segregação de funções entre quem manuseia os valores e quem faz os registos contabilísticos. Através da conta 11 – Caixa, só devem ser efectuados pagamentos de pequenos montantes, devendo ser constituído um fundo fixo de caixa, uma vez que os pagamentos de montantes relevantes devem ser feitos através dos bancos, seja por transferência bancária, cheques ou outra forma de pagamento.

Na CDC – Equipamentos de Escritório, Lda. não existe um fundo fixo de caixa, em virtude de os pagamentos serem realizados maioritariamente através da conta 12 – Depósitos à ordem, sendo apenas utilizada a conta 11 – Caixa, para pagamentos pontuais de muito baixo valor.

(28)

26 Os documentos enviados pelos diversos bancos e relativos às diversas contas bancárias ali existentes e em especial os extractos bancários, são analisados e comparados com os extractos de conta da empresa, efectuando-se as reconciliações bancárias das diversas contas da empresa, permitindo assim detectar valores que estão no extracto da empresa e que não se encontram no extracto bancário ou vice-versa (saldo no extracto sem correspondência no razão ou saldo no razão sem correspondência no extracto). Logo que são detectadas divergências que implicam alterações no saldo do razão procede-se à regularização da situação.

Compras

O processo de compras inicia-se no departamento da empresa responsável pelo aprovisionamento, o qual deve dirigir o seu pedido à secção de compras devendo existir alguns parâmetros que têm de ser observados. De entre esses parâmetros, alguns merecem mais atenção, tais como as quantidades a encomendar, as condições de pagamento, as especificações de cada artigo a adquirir e a indicação de alguns dos fornecedores desses artigos. O pedido deve ser realizado em triplicado através de uma nota de encomenda ou de uma requisição. Na recepção das encomendas enviadas pelos fornecedores, estas devem ser conferidas procedendo-se à contagem dos bens.

Destas aquisições resultam as dividas a pagar a fornecedores. Todos os meses devem ser elaborados balancetes de todas as contas subsidiárias da Conta 221 - Fornecedores.

Pessoal

Em relação aos colaboradores e aos órgãos sociais com remuneração, deve existir um processo individual onde são arquivados todos os documentos relativos ao colaborador ou membro dos órgãos sociais, o curriculum académico, profissional, exames médicos entre outros. Deve existir também uma ficha individual de cada trabalhador onde devem constar, entre outros, os seguintes dados:

Nome; Morada; Naturalidade; Habilitações Académicas; Categoria Profissional; Agregado Familiar.

(29)

27

Existências / Inventários

O controlo físico das existências faz-se através da sua inventariação ou contagem, sendo extremamente importante tanto no caso de ser utilizado o sistema de inventário periódico (SII), como no caso de ser utilizado o sistema de inventário permanente (SIP), permitindo confirmar se a contagem física coincide ou não com a realidade escriturada. O sistema de inventário periódico implica que a contagem das existências tenha de ser feita obrigatoriamente pelo menos no final do ano. É no entanto recomendável que seja implementado um sistema cíclico de contagens. Estas contagens físicas devem ter um conjunto de instruções escritas sobre a forma da sua realização devendo conter, entre outras, as seguintes instruções:

Data e local de contagem;

Constituição das equipas de contagem; Forma de realização da contagem.

Vendas e Prestações de Serviços

Quando as vendas são efectuadas a crédito estas têm origem normalmente numa ordem de compra emitida por um cliente. Esta deve ser sempre realizada por escrito.

Quando esta ordem chega à empresa, tem de se conferir dois tipos de aprovação: As condições de crédito ao cliente;

A existência em armazém dos artigos e das quantidades encomendadas constantes da nota de compra.

Por outro lado, deve-se também verificar se o cliente tem vindo a regularizar dentro dos prazos definidos os seus pagamentos. Em resumo, é importante que se executem todos os meses as conciliações das contas de clientes.

Activos Fixos Tangíveis - Imobilizações

As aquisições de imobilizado devem ser da responsabilidade directa da Administração da empresa, pois normalmente implicam a utilização de elevados recursos financeiros. Assim, cada bem do imobilizado deve ser controlado individualmente devendo existir uma ficha por cada um dos bens que deverá conter entre outras a seguintes informações:

(30)

28 Descrição, número de código e localização;

Data de aquisição, Nº da factura, Nome e código do fornecedor; Data de entrada em funcionamento;

Custo de aquisição do bem;

Amortizações anuais e acumuladas.

2.6 - Retenções na Fonte

A legislação fiscal estabelece a obrigatoriedade de fazer retenções na fonte, tanto no âmbito do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares como no âmbito do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas.

2.6.1 - Retenção na Fonte de IRS

No apuramento do IRS a reter sobre remunerações do trabalho dependente, pagas ou colocadas à disposição dos respectivos titulares, ter-se-á em conta:

Situação Conjugal (Casado, Solteiro, Divorciado); Nº de Titulares de Rendimentos;

Nº de Dependentes a cargo; Nº de Dependentes Deficientes.

As entidades devedoras de rendimentos de trabalho dependente, são obrigadas segundo o nº 1 do Artigo 99 do CIRS e tendo em conta as excepções previstas nos números 4,5,7,9 e 10 da alínea b) e na alínea g) do nº 3 do Artigo 2º, a reter o imposto no momento do pagamento ou colocação à disposição desses rendimentos aos seus titulares, segundo as tabelas correspondentes à sua situação pessoal. No caso de entidades que paguem ou coloquem à disposição remunerações de trabalho dependente em que os montantes sejam exclusivamente variáveis, a retenção é feita tendo em conta as taxas constantes no nº 1 do artigo 100º do CIRS.

Foram publicadas no Diário da Republica através do Despacho nº 1157-A/2008 (2ª série), de 6 de Fevereiro, as tabelas de retenção na fonte para o ano de 2008. Estas aplicam-se aos rendimentos a que se reportam, pagos ou colocados à disposição de titulares residentes em território português. A taxa de retenção a aplicar é a que

(31)

29 corresponder nas tabelas de retenção sobre rendimentos do trabalho dependente, à intersecção da linha em que se situar a remuneração com a coluna correspondente ao número de dependentes a cargo. Como exemplos de tabelas de retenção na fonte de trabalho dependente, colocam-se em seguida as tabelas de IRS para o continente de casados 2 titulares e não casados:

Figura nº 10 – Tabelas de Taxas de IRS

Fonte: Sigep.32

Para outras categorias de rendimentos, o artigo 101º do CIRS estipula que as entidades que disponham ou devam dispor de Contabilidade Organizada são obrigadas a reter o imposto, mediante a aplicação aos rendimentos ilíquidos de que sejam devedoras as seguintes taxas:

(32)

30 A taxa de 15% - para as categorias E (capitais) e F (prediais) e segundo a alínea a) do artigo 101º do CIRS, os rendimentos da categoria B referidos na alínea c) do nº1 do artigo 3º do CIRS, provenientes da propriedade intelectual ou industrial ou da prestação de informações respeitantes a uma experiência adquirida no sector industrial, comercial ou científico, quando auferidos pelo seu titular originário;

A taxa de 20% - quando se trata de rendimentos decorrentes das actividades profissionais especificamente previstas na lista anexa do artigo 151º do CIRS; A taxa de 10% - quando se trata de rendimentos da categoria B referidos nas

alíneas b) do nº 1 e g) e i) do nº 2 do artigo 3º do CIRS.

Estão dispensados de retenção na fonte, excepto quando esta deva ser efectuada por taxas liberatórias:

Alguns rendimentos das categorias B e F, quando o respectivo titular prevê auferir, em cada uma das categorias, um montante anual inferior ao fixado no nº1 artigo 53º do Código do IVA – € 10 000.

Os montantes sujeitos a retenção, nos termos dos artigos 99º a 101º do CIRS, devem ser entregues até ao dia 20 do mês seguinte ao mês a que dizem respeito. Para os trabalhadores dependentes, a empresa terá de enviar durante o mês de Fevereiro do ano seguinte a declaração Modelo 10.

A contabilizaçãoda retenção na fonte de IRS3é feita da seguinte forma:

A Crédito na conta 2421 – Estado e Outros Entes Públicos – Retenção de impostos sobre rendimentos – Trabalho Dependente;

A Débito na conta 64 – Remunerações do Pessoal

2.6.2 - Retenção na Fonte de IRC

A retenção na fonte de IRC respeita à obrigatoriedade de efectuar retenção sobre rendimentos devidos a terceiros, em território português, quando se enquadrem no âmbito do nº 1 do artigo 88º do Código de IRC. Não existe obrigação de efectuar a

3

(33)

31 retenção na fonte de IRC, quando este tenha a natureza de imposto por conta, nos casos enunciados no artigo 90º do CIRC.

As retenções na fonte de IRC são efectuadas às taxas previstas para efeitos de retenção na fonte de IRS, aplicando-se aos rendimentos referidos no artigo 88º, nº1, alínea d), do CIRC, a taxa de 20%.

A obrigação de efectuar a retenção na fonte de IRC ocorre na data que estiver estabelecida para obrigação idêntica no Código do IRS ou, na sua falta, na data da colocação à disposição dos rendimentos, devendo as importâncias retidas ser entregues ao Estado até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que foram deduzidas, tal como vem estabelecido no nº6 do artigo 88º do CIRC. A declaração periódica de rendimentos deve ser enviada via Internet até ao último dia útil do mês de Maio.

O pagamento do imposto segundo o artigo 96º, nº1, alínea b), do CIRC deverá ser realizado até ao último dia útil do prazo fixado para o envio ou apresentação da declaração periódica de rendimentos modelo 22, pela diferença que existir entre o imposto total aí calculado e as importâncias entregues por conta. No caso de cessação da actividade a declaração de rendimentos relativa ao exercício em que a mesma se verificou deve ser apresentada ou enviada até ao último dia útil do prazo de 30 dias a contar da data da cessação.

As retenções na fonte têm a natureza de imposto por conta, excepto nos seguintes casos em que têm carácter definitivo:

a) Quando, nos termos dos artigos 9º e 10º, ou nas situações previstas no Estatuto dos Benefícios Fiscais, se excluam da isenção de IRC todos ou parte dos rendimentos de capitais;

b) Quando, não se tratando de rendimentos prediais, o titular dos rendimentos seja entidade não residente que não tenha estabelecimento estável em território português ou que, tendo-o, esses rendimentos não lhe sejam imputáveis.

A contabilizaçãoda retenção na fonte de IRC é feita da seguinte forma:

a Crédito na conta 2424 - Estado ou outros Ente Públicos – Retenção de impostos sobre rendimentos – Prediais;

(34)

32 2.7 - Pagamentos por Conta de Imposto

2.7.1 - Em sede de IRS

Segundo o nº 1 do Artigo 102º do CIRS, os sujeitos passivos titulares de rendimentos da categoria B têm que efectuar três pagamentos por conta do imposto devido, até ao dia 20 de cada um dos meses de Julho, Setembro e Dezembro. A totalidade dos pagamentos por conta é igual a 85% do montante calculado com base na seguinte fórmula:

O significado das siglas é:

- C é a colecta do penúltimo ano, líquida das deduções a que se refere o nº1 do artigo 78º, com excepção das deduções constantes nas alíneas b) e c);

- R é o total das retenções efectuadas no penúltimo ano da categoria B; - RLB é o rendimento líquido positivo do penúltimo ano da categoria B; - RLT é o rendimento líquido total do penúltimo ano.

Segundo o nº 3 do artigo 102º do CIRS, o pagamento não é exigível se o valor obtido for inferior a € 50.

De acordo com as alíneas a) e b) do nº 4 do artigo 102º do CIRS, cessa a obrigatoriedade de se efectuar os pagamentos por conta, quando:

Os sujeitos passivos verifiquem, pelos elementos de que disponham, que os montantes das retenções que lhes tenham sido efectuadas sobre os rendimentos da categoria B, acrescidos dos pagamentos por conta eventualmente já efectuados e relativos ao próprio ano, sejam iguais ou superiores ao imposto total que será devido;

Deixem de ser auferidos rendimentos da categoria B.

2.7.2 - Em sede de IRC

Segundo o nº 1 do artigo 96º do CIRC, as entidades que exerçam, a título principal, actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola, bem como as não residentes

(35)

33 com estabelecimento estável em território português, devem proceder ao pagamento do imposto nos termos seguintes:

a) Em três pagamentos por conta, com vencimento nos meses de Julho, Setembro e Dezembro do próprio ano a que respeita o lucro tributável ou, nos casos dos números 2 e 3 do artigo 8º, nos 7º, 9º e 12º meses do respectivo período de tributação.

Os pagamentos por conta são calculados mediante o artigo 97º do CIRC e com base no imposto líquido pago no exercício anterior, especificamente:

Volume de negócios de N-1 ≤ € 498 797.90 (Artigo 97º nº 2 do CIRC)4

Volume de negócios de N-1 > € 498 797.90 (Artigo 97º nº 3 do CIRC)

Caso o contribuinte verifique que o montante do pagamento por conta já efectuado é igual ou superior ao imposto que será devido com base na matéria colectável do exercício, pode deixar de efectuar novo pagamento por conta, devendo remeter, para o efeito, uma declaração de limitação de pagamento por conta à Direcção de Finanças da área da sede da firma, devidamente assinada e datada, até ao termo do prazo para o respectivo pagamento. No entanto, caso se venha a verificar que em consequência da suspensão da entrega por conta, se deixou de pagar uma importância superior a 20% da que, em condições normais teria sido entregue, haverá lugar a juros compensatórios nos termos do artigo 99º do CIRC.

A contabilização do pagamento por conta é:

a débito da conta 24111 – Imposto sobre o Rendimento – Pagamento por Conta,

a crédito da conta 11 – Caixa ou 12 – Depósitos à Ordem.

4

Estas percentagens foram alteradas em 31 de Dezembro de 2008, passando de 75% para 70% no 1º caso e de 85% para 90 % no segundo.

PC = (Colecta de IRC do ano anterior - Retenções na Fonte no ano anterior) X 75% / 3

PC = (Colecta de IRC do ano anterior - Retenções na Fonte no ano anterior) X 85%

(36)

34 Segundo o nº 4 do artigo 96º do CIRC, os contribuintes são dispensados de efectuar pagamentos por conta quando o imposto do exercício de referência para o respectivo cálculo for inferior a € 199,52.

A empresa CDC Equipamentos de Escritório, Lda., efectuou os dois primeiros pagamentos por conta no ano de 2008, no valor de € 462,27 cada, (Anexo 8) calculados da seguinte forma:

PC= € 1 849,10 x 75% / 3 = € 462,28.

O terceiro pagamento por conta não foi efectuado por se considerar que não seria necessário, uma vez que as previsões de imposto para o ano 2008 terem baixado em relação ao ano anterior.

2.8 - Pagamento Especial por Conta

Estão sujeitas a Pagamento Especial por Conta (PEC), as entidades que exerçam a título principal, actividades de natureza comercial, industrial ou agrícola, bem como as não residentes com estabelecimento estável em território português.

O nº 2 do Artigo 98º do CIRC, estipula que o pagamento especial por conta é igual a 1% do volume de negócios relativo ao exercício anterior, com um limite mínimo de € 1 250 e que quando superior será igual a esse limite mínimo acrescido de 20% da parte excedente com o limite máximo de € 70 000. Estipula o nº 3 do mesmo artigo que a esse montante serão deduzidos os pagamentos por conta efectuados no exercício anterior.

Exemplo: Pagamento especial por conta a pagar no ano N Volume de negócios do ano de N-1: € 450 000

VN de N-1 x 1% = € 45 0000 x 1% = € 4 500 Limite mínimo: € 1 250

Limite máximo: € 70 000

Cálculo: € 1250 +[20% x (€ 4 500- € 1 250)] = € 1 900 Pagamento por conta de N-1= € 600

(37)

35 No caso da empresa CDC- Equipamentos de Escritório, Lda., a mesma realizou no ano de 2008, dois pagamentos especiais por conta no valor de € 625 cada, sendo este o valor mínimo a considerar no ano (Anexo 9). Não foi deduzido a este valor, qualquer pagamento por conta feito no ano anterior, por estes se não terem realizado.

O Pagamento Especial por Conta deverá ser entregue durante o mês de Março, ou em duas prestações, durante os meses de Março e Outubro do ano a que respeita, ou no 3º e 10º mês do período de tributação caso este não coincida com o ano civil, conforme estipula o nº 1 do Artigo 98º do Código do IRC.

Os sujeitos passivos isentos de PEC são:

- As entidades que exerçam a título principal, actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola, bem como as não residentes com estabelecimento estável em território nacional, que estejam abrangidos pelo regime simplificado (Artigo 53º do CIRC);

- As entidades sujeitas no ano de inicio de actividade e seguinte; - Os sujeitos passivos totalmente isentos de IRC;

- Os sujeitos passivos que se encontrem com processos no âmbito do código dos Processos Especiais de Recuperação da Empresa e de Falência;

- Os sujeitos passivos que tenham deixado de efectuar vendas ou prestações de serviços e que tenham entregue a declaração de cessação de actividades a que se refere o artigo 33º do Código do IVA.

As empresas podem deduzir este pagamento ao valor do imposto no final do exercício económico.

Caso não seja possível fazer a dedução, porque o imposto final é inferior ou não há mesmo lugar a qualquer pagamento pelo facto de a empresa ter apresentado prejuízos, essa dedução poderá ser efectuada até ao quarto exercício seguinte (nº 1 artigo 87º do CIRC). A empresa tem, assim, quatro anos para recuperar o imposto pago por conta. No entanto, findo esse prazo, e caso não tenha sido possível deduzi-lo, o pagamento passa de “por conta” a definitivo.

A Contabilização do Pagamento Especial por Conta:

A débito na conta 24112 – Imposto sobre o Rendimento – Pagamento Especial por Conta,

(38)

36 A crédito da conta 11- Caixa ou 12 – Depósitos à Ordem.

2.9 - Apuramento do IVA

2.9.1 – Considerações Gerais

Nos termos do artigo 1º do CIVA, estão sujeitas ao imposto sobre o valor acrescentado: a) As transmissões de bens e as prestações de serviços efectuadas no território

nacional, a título oneroso, por um sujeito passivo agindo como tal; b) As importações de bens;

c) As operações intracomunitárias efectuadas no território nacional, tal como são reguladas e definidas do Regime do IVA nas Transacções Intracomunitárias.

Estão isentos de imposto, pelo nº 1 do artigo 53º do CIVA, os sujeitos passivos que não tenham atingido no ano civil anterior um volume de negócios superior a € 10 000 e que não estejam obrigados a possuir contabilidade organizada nem pratiquem operações de importação ou exportação.

As taxas em vigor no continente são as constantes na figura nº 11.

Figura nº11– Tabela de Taxas de IVA

(39)

37 Segundo a alínea c) do nº 1 do artigo 29º e as alíneas a) e b) do artigo 41º do CIVA, o sujeito passivo deverá entregar a declaração relativa às operações efectuadas no exercício da sua actividade até:

Ao dia 10 do segundo mês seguinte àquele a que respeitam as operações quando o volume de negócios no ano civil anterior foi igual ou superior a € 650 000 (alínea c) do nº 1 do artigo 28º e alínea a) do nº 1 do artigo 41º do CIVA).

Até ao dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre do ano civil a que respeitam as operações, nos casos em que o volume de negócios no ano civil anterior foi inferior a € 650 000 (alínea b) do nº 1 do artigo 41º do CIVA).

É de salientar que existem dois tipos de Modelos Oficiais da Declaração Periódica: Modelo B: que se destina a dar cumprimento, dentro do prazo legal, às

obrigações dos sujeitos passivos;

Modelo C: A utilizar quando se pretende corrigir valores constantes da declaração periódica Modelo B já enviada ou em substituição da Modelo B, quando esta não foi enviada dentro do prazo legal.

Se no apuramento do IVA se obtiver imposto a pagar, este deverá ser pago em simultâneo com o envio da declaração num dos locais de cobrança legalmente autorizados (nº 1 do artigo 27º CIVA). O valor do imposto a entregar ou a reportar será apurado com base em regras definidas no respectivo código. Segundo o nº 1 do artigo 19º do CIVA, para apuramento do imposto devido, os sujeitos passivos deduzirão, ao imposto incidente sobre as operações tributáveis que efectuaram: (Sitoc, 2009)

a) O imposto devido ou pago pela aquisição de bens e serviços a outros sujeitos passivos;

b) O imposto devido pela importação de bens c) …

Segundo o nº2 do artigo 19º do CIVA: (Sitoc, 2009)

“Só confere direito à dedução o imposto mencionado em facturas e documentos equivalentes passados em forma legal, bem como no recibo de pagamento de IVA que faz parte das declarações de importação, em nome e na posse do sujeito passivo.”

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38 Pelo nº 1 do artigo 21º do CIVA, excluem-se, no entanto, do direito à dedução o imposto contido em determinadas despesas, como por exemplo:

a) Despesas respeitantes à aquisição, fabrico ou importação, à locação, à utilização e reparação de viaturas de turismo, barcos, motociclos;

b) As respeitantes a combustíveis utilizáveis em viaturas automóveis, com excepção das aquisições de gasóleo, gás natural, cujo imposto será dedutível em 50%;

c) As despesas de transporte e viagens de negócios do sujeito passivo do imposto e do seu pessoal, incluindo as portagens.

A Contabilidade deve ser organizada de forma a possibilitar os elementos necessários ao cálculo do imposto, bem como a permitir o seu controlo, comportando todos os dados necessários ao preenchimento da declaração periódica do imposto, conforme estipula o artigo 44º do CIVA.

O IVA dedutível é contabilizado a débito na conta 24321, se se tratar de aquisições de existências; na conta 24322, no caso de a aquisição ser de imobilizado ou na conta 24323, nos restantes casos (outros bens e serviços). O IVA liquidado nas vendas ou prestações de serviços é contabilizado a crédito na conta 2433. Por seu lado, as regularizações de IVA são normalmente motivadas por erros ou omissões no apuramento do imposto, devoluções, descontos ou abatimentos, roubos, sinistros, entre outros, conforme situações previstas no CIVA, e poderão originar imposto a favor do sujeito passivo (contabilizado na conta 24341 a débito) ou a favor do Estado (contabilizado a crédito na conta 24342).

O Apuramento do IVA é realizado na conta 2435, centralizando as operações registadas nas contas 2432, 2433, 2434 e 2437, resultando um saldo que corresponde ao imposto a pagar ou a recuperar, com referência a um determinado período.

Para o apuramento do IVA em suporte informático, é necessário definir os parâmetros no programa conforme se pode ver na figura seguinte:

(41)

39

Figura nº 12 – Esquema do Apuramento do IVA.

Fonte: POC.32

Após os lançamentos, quando se obtiver um saldo devedor na conta 2435 o mesmo, será transferido para a conta 2437-IVA a recuperar (corresponde a um crédito sobre o Estado, podendo a empresa reportá-lo para períodos posteriores, ou então solicitar o seu reembolso). Caso o saldo obtido seja credor, o mesmo deverá ser transferido para a conta 2436-IVA a Pagar.

No apuramento do IVA, há que ter em atenção as transmissões intracomunitárias que a empresa efectuou, reguladas pelo Regime Transitório do Imposto sobre o Valor Acrescentado das Transacções Intracomunitárias (RITI). O artigo 14º do RITI define as isenções de imposto em relação a essas transmissões. Nas aquisições de bens entre países comunitários, a empresa é obrigada a liquidar e a deduzir IVA, em simultâneo.

2.9.2 - Mapa de Apuramento do IVA

O apuramento do IVA consiste em deduzir o IVA dedutível ao IVA liquidado, ou seja, deduz-se o IVA que a empresa suportou na aquisição de bens, inerentes à actividade com direito à dedução e não isentos, ao IVA a entregar ao Estado, sendo depois deduzidas ou acrescidas as regularizações do mesmo.

A Figura nº 13 traduz o apuramento do IVA da “ CDC - Equipamentos de Escritório, Lda” no 4º trimestre de 2008, e que deu origem à Declaração periódica constante do Anexo 10.

(42)

40

Figura nº13 - Apuramento do IVA

Fonte: POC.32

Depois de termos os valores da declaração, procede-se à confirmação dos valores que contém através da consulta dos extractos de contas e só depois se pode preencher o modelo oficial para enviar a declaração periódica de IVA através de www.e-financas.gov.pt (agora www.portaldasfinancas.gov.pt). O envio desta declaração pela internet obriga à obtenção, por parte do TOC, de uma senha de acesso para aceder à entrega da declaração. Efectuado o envio, recebe-se um comprovativo de entrega da respectiva declaração.

2.10 – O Processamento de Salários

Para se realizar o processamento de salários deve ter-se em conta o salário de cada trabalhador, o qual pode ser influenciado por diversos factores como: ajudas de custo; faltas; baixas médicas; gratificações; férias; grau de deficiência; e composição do agregado familiar. No processamento de salários é necessário ter em conta os dias úteis de trabalho de cada colaborador e dos corpos gerentes, sendo esta informação fornecida pelos clientes ao Gabinete de Contabilidade.

Depois de inseridos, no programa informático, os dados fornecidos pelos clientes, realiza-se o processamento dos salários, procedendo-se à impressão dos recibos de vencimento em duplicado. Uma das cópias é depois de assinada pelo respectivo funcionário, arquivada conjuntamente com as dos outros funcionários da empresa, servindo como documento de quitação por parte da empresa da importância nele

(43)

41 mencionada (Anexo 11). Podemos observar em baixo o recibo tipo da empresa CDC – Equipamentos de Escritório, Lda.:

Figura nº 14 – Recibo de Remunerações

Fonte:SIGEP.32

Nas folhas de processamento de salários de cada empresa têm de constar: O nome da empresa;

O nome de todos os trabalhadores da empresa em questão; O vencimento de cada trabalhador;

O regime de desconto (regime geral, primeiro emprego ou corpos sociais); Contribuições para a Segurança Social;

Subsídios de alimentação; Subsídio de férias ou de Natal;

Retenção de IRS – Trabalho Dependente.

Na contabilização do processamento de salários movimentam-se as seguintes contas:

 26 – Outros Devedores ou Credores (conta do Razão)

 262 – Pessoal (conta Intermédia) Esta conta é não só do pessoal mas também dos órgãos sociais e subdivide-se nas seguintes contas:

2621 – Remuneração a pagar aos órgãos sociais; 2622 – Remuneração a pagar ao pessoal.

(44)

42  242 – Retenção de impostos sobre rendimentos – Esta conta engloba o imposto sobre o rendimento não só do trabalho dependente como de trabalho independente, capitais e prediais, subdividindo-se no caso de trabalho dependente na seguinte conta:

 2421 – Trabalho dependente

 245 – Contribuição para a Segurança Social – Esta conta deve ser creditada pelo valor das deduções aos rendimentos a entregar à segurança social.

 64 – Custos com o pessoal – Esta conta será subdividida conforme as necessidades e as características de cada empresa, sendo que havendo rendimentos de trabalho dependente teremos:

641 - Remunerações dos órgãos sociais; 642 – Remunerações do Pessoal

As retenções na fonte de IRS são determinadas em função de Tabelas de Retenção, aprovadas anualmente, tal como já foi referido anteriormente.

No caso das contribuições para Segurança Social, as taxas utilizadas são fixas em cada regime existente. Diferem ou podem diferir consoante o regime em que o funcionário se encontra inserido. Assim, se o empregado se encontrar em regime de 1º emprego, a taxa para a Segurança Social a que entidade empregadora se encontra sujeita é diferente da taxa a que se encontraria sujeita para outros regimes, porque cada uma das situações tem taxas diferentes tanto para o trabalhador como para a entidade empregadora, como se pode observar na figura da página seguinte:

Figura nº 15 – Taxas da Segurança Social

Regime Geral

(45)

43

Figura nº 16 – Taxas da Segurança Social

Membros dos Órgãos Sociais

Fonte: SIGEP.32 Figura nº 17 – Taxas da Segurança Social

Jovens 1º Emprego e Desempregados Longa Duração

Fonte: SIGEP.32 Figura nº 18 – Taxas da Segurança Social

Beneficiários Pensão Velhice

Fonte: SIGEP.32

Cabe aos sistemas de Segurança Social substituir os rendimentos do trabalho, quando por doença, desemprego, maternidade/paternidade, doença profissional, invalidez, velhice, entre outros, a entidade patronal deixa de pagar o salário no todo ou em parte.

(46)

44 A contabilização do processamento de salários referente ao mês de Junho de 2008 da empresa CDC – Equipamentos de Escritório, Lda. pode observar-se na figura seguinte:

Figura nº19 - Processamento de Remunerações

Fonte: POC.32

O pagamento à Segurança Social deve ser efectuado até ao dia 15 do mês seguinte àquele a que diz respeito. No que diz respeito aos sujeitos passivos com Contabilidade Organizada, o Gabinete envia por Internet a declaração para a Segurança Social relativa