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Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão 3.8.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino.
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Sumário
1. Inscrição ... ...5
2. Cadastro/Login do aluno ... 5
3. Cadastro de novo aluno ... 7
3.1 Dados do aluno e responsáveis ... 7
3.2 Financeiro ... 8 3.3 Confirmação ... 9 3.4 Dados de acesso ... 10 3.5 Marcar entrevista ... 11 3.6 Confirmação ... 11 4. Acompanhamento de inscrição ... 12
4.1 Acompanhamento de inscrição – Cursos EAD ... 12
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1. Inscrição
O módulo de inscrição permite que os alunos que pertencem ou não as instituições possam inscrever-se nos cursos oferecidos.
Os cursos disponibilizados são configurados no GVcollege (Manual Secretaria Desktop).
As etapas deste processo, assim como os campos de cada etapa são configuráveis. As telas poderão ser exibidas ou ocultadas, e os campos das telas poderão ser ocultados, exibidos ou ainda serem de preenchimento obrigatório, conforme for configurado. Verificar no manual Configuração dos Portais.
Nas inscrições em cursos EAD, poderá ser adicionada a informação de “Dia”, “Hora Inicial” e “Hora Final” da turma. Esta informação é incluída no cadastro de turmas do GVcollege. Verificar manual da Secretaria.
Para efetuar a inscrição deve-se clicar sobre o curso desejado.
2. Cadastro/Login do aluno
Permite ao aluno da instituição efetuar o login, ou ao futuro aluno iniciar um novo cadastro.
Já tenho cadastro: deve-se informar usuário e senha e clicar em “Entrar”.
Não sou cadastrado: no caso de futuro aluno deve-se clicar em “Continuar” para seguir com o cadastro.
©2015 GVDASA Sistemas Inscrição | 6 Esqueceu a senha? caso um aluno esqueça sua senha, deve-se informar o e-mail já cadastrado no GVcollege para receber nova senha.
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3. Cadastro de novo aluno
3.1 Dados do aluno e responsáveis
Os campos obrigatórios são ajustados pelo GVcollege (Desktop), no “Cadastro de consistência de papéis”. Os campos contendo um "*" (asterisco) são de preenchimento obrigatório.
Deve-se preencher os campos das abas aluno, mãe, pai e responsável financeiro, após clicar em “Avançar”.
©2015 GVDASA Sistemas Inscrição | 8 Caso os parâmetros “Solicitar dados do pai” e “Solicitar dados da mãe” (Verificar o item “Dados cadastrais do manual Configuração dos Portais) estiverem marcados, as abas “Pai” e “Mãe” serão exibidas. Se os parâmetros forem desmarcados, as abas são ocultadas e são exibidos apenas os campos para o nome do pai e mãe.
Na tela de cadastro do responsável financeiro é possível utilizar os dados do pai, da mãe ou do próprio aluno para o cadastro do responsável. Só será possível utilizar os dados do aluno para responsável se configurado. (Verificar no manual Configuração dos Portais).
Caso o responsável financeiro seja o aluno, os dados desta aba virão preenchidos automaticamente. Se for necessário trocar o responsável, marque a opção “Usar dados do pai” ou “Usar dados da mãe”.
O responsável financeiro poderá ser outra pessoa, diferente de pai, mãe e aluno. Basta desmarcar a opção já selecionada no quadro “Responsáveis” e informar os dados desta pessoa.
É permitido também o responsável financeiro ser pessoa física ou jurídica, e o “Tipo” é liberado quando a opção do quadro “Responsável” estiver desmarcada.
Na fase cadastral da inscrição é possível configurar alguns procedimentos armazenados, para configuração de regras específicas de cada cliente. Como exemplo, podemos citar: idade mínima para inscrição no curso, validação de dados cadastrais de pai e mãe, entre outras. A regra será executada quando clicar o botão Avançar da fase cadastral.
3.2 Financeiro
Permite selecionar se simular a forma de pagamento.
Esta etapa não é exibida para cursos gratuitos.
Após selecionar a forma de pagamento e o plano de pagamento (Vide manual Tesouraria), deve-se clicar no botão “Simular”, e após a exibição das parcelas na tela deve-se clicar no botão “Avançar” para seguir no processo.
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3.3 Confirmação
Na etapa de confirmação deve-se clicar em “Concluir” para finalizar o processo. Caso exista qualquer dado incorreto, basta clicar no botão “Voltar” até a etapa a ser corrigida alterar a informação do(s) campo(s).
Nesta fase é possível disponibilizar ao inscrito, arquivos para serem armazenados. Esses arquivos poderão ser disponibilizados no cadastro de curso, cadastro de turmas e cadastro de produtos.
O termo definido no cadastro de curso ou de produto será apresentado abaixo desse arquivo. (Ver manual da Secretaria > Cadastro de Curso > Arquivo).
Assim que todas as informações forem inseridas clique no botão de Concluir e Aguardar finalizar a mensagem “Realizando inscrição” para que seja liberado o login de acesso do aluno.
©2015 GVDASA Sistemas Inscrição | 10 Quando configurado para armazenar o contrato e exigir o aceite o mesmo será gravado nos contratos no do aluno juntamente com o arquivo gerado e marcado como aceito com os dados do responsável financeiro.
No acompanhamento da inscrição será possível reemitir o contrato armazenado clicando em “Acessar acompanhamento do processo de inscrição”.
O contrato gerado na inscrição pode ser acessado pelo GVcollege Desktop na rotina Sec_Matricula.DLL (Manutenção Matrícula >> Tesouraria >> Contratos)
Nas configurações do portal deverá estar marcada a opção “Solicitar aceite de leitura de arquivo (habilitado somente se existir arquivo vinculado)”. Veja manual de Configuração dos Portais > Configuração Portal > Inscrição.
Ao final deste processo é possível enviar um e-mail com a confirmação da inscrição para o responsável financeiro da matrícula (verificar no manual Configuração dos Portais – Conclusão da Inscrição).
3.4 Dados de acesso
Permite definir login e senha do usuário, conforme as configurações (Verificar manual Configuração dos Portais).
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3.5 Marcar entrevista
Permite ao aluno escolher um dia/horário para marcar a entrevista da inscrição. Os horários disponíveis nesta etapa são cadastrados no GVcollege (Verificar no manual Secretaria Desktop).
3.6 Confirmação
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4. Acompanhamento de inscrição
No acompanhamento de inscrição o aluno pode acompanhar todas as movimentações referente aos cursos inscritos.
4.1 Acompanhamento de inscrição – Cursos EAD
De acordo com as definições de layout e parametrizações no portal Configuração dos Portais, nos cursos em EAD é possivel definir termo para “unidade polo” e “endereço polo”.
Para cursos presenciais essas informações não são parametrizadas.
Para ambos os cursos apresentarem o link para impressão do comprovante de inscrição, esse deve ser parametrizado para tal e a inscrição estiver ativa. Essa impressão fará uso do template definido na configuração do portal para comprovante de inscrição.
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4.2 Comprovante de inscrição
Ao clicar no link para impressão do comprovante de inscrição terás visibilidade do template os dados apresentados são definidos pela instituição. Caso seja inserido uma imagem do comprovante de inscrição, sugiro ser inserido a do template padrão.
Neste template foi disponibilizado os seguintes dados: ciclo, observação do produto, data de início e término da turma principal, nome e endereço da empresa e unidade da turma e do polo, status da inscrição, e-mail do aluno, data de confirmação da matrícula, matrícula e dados da parcela.
No campo ciclo:
Quando a inscrição é por curso, apresenta a descrição do ciclo.
Quando a inscrição é por produto, apresenta o nome documento do produto. No campo observação do produto:
Pode ser definido qualquer informação de cunho importante e de interesse da instituição. Esse deve ser informado na rotina SEC_CadProduto.dll.
No campo empresa/unidade:
Quando o curso for EAD, apresenta o nome da empresa e da unidade do polo de inscrição do aluno, senão apresenta o nome da empresa e da unidade da turma.
No campo endereço/unidade:
Quando o curso for EAD, apresentar dados do polo da turma, senão apresentar dados da unidade da turma.
