Programa
5S
Verdadeiro sentido do 5S
É a porta de entrada para qualquer Programa da
Qualidade;
A maior virtude do programa não é alcançada pela
maioria das pessoas;
A essência verdadeira do 5S é outra muito mais
importante e profunda.
“Mudar atitudes e comportamentos, eliminando
desperdícios.”
O 5S não se resume em melhoria de aparência do
ambiente de trabalho.
Programa 5S
instrumento da Gestão da Qualidade Total baseado
em sensos;
é um conjunto de atitudes que proporcionam mais
satisfação das pessoas;
deve ser um processo contínuo;
cria um ambiente de trabalho mais saudável e
Os Programas da Qualidade devem ser iniciados pelo
5S, que mobiliza as pessoas em torno de objetivos simples, gerando resultados, que irão sustentar a motivação do pessoal envolvido.
A essência do 5S, em mudar atitudes e comportamentos, leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa, onde os resultados são de médio ou longo prazo, como na Qualidade Total.
O 5S é então um processo educativo que possibilita a mudança comportamental e cultural das pessoas na organização, com o objetivo de uma vida harmoniosa no trabalho. As mudanças de comportamento e conscientização
estão incorporadas à visão sistêmica.
Visão sistêmica é um conjunto de partes interdependentes, que atuam visando a um objetivo comum.
O Processo de Mudança
A técnica do 5S preconiza a eliminação dos problemas na origem, não os efeitos.O que se busca não é atenuar o efeito, porém eliminar a causa.
Não se trata de limpar sempre, mas evitar que se suje. O ambiente fala, às vezes, mais forte que a sinalização, os comunicados e ordens escritas.
Como conseguir Qualidade, Produtividade, Lucratividade e Comprometimento das pessoas, num ambiente sujo,
desorganizado e sem respeito ao ser humano?
A experiência mostra que uma excelente maneira de se
iniciar um Programa de Qualidade é fazendo uma faxina no sentido físico e mental.
Mudança
É uma mudança de cultura que tem como
base os Princípios da Qualidade Total, e para
ter sucesso, deve penetrar no coração da
Organização.
O Programa 5S é uma “Filosofia de Vida”!
Mudança
No novo cenário mundial, a política de globalização
exige uma maior qualidade e menor custo.
A crescente conscientização da sociedade, em relação
aos seus direitos, frente ao Código de Defesa do
Consumidor, possibilita a exigência da qualidade do
produto adquirido.
Por que
mudar?
Este é o motivo principal de as organizações reverem
sua postura frente ao cliente, à sociedade, ao
Qualidade
Atendimento
Custo
Inovação
Fatores críticos para a
sobrevivência das
organizações diante da nova
realidade.
Além disso, a crescente exigência por uma
melhor qualidade de vida do trabalhador que
não só reivindica aumento salarial, mas
melhores condições do ambiente de trabalho.
Por que
3. A física está ligada às coisas materiais, aos objetos que nos cercam;
4. A intelectual, ou dos processos, diz respeito ao
método utilizado para a execução de uma tarefa, à tecnologia aplicada;
5. A comportamental está ligada a nossas atitudes, à maneira que reagimos quando expostos a diferentes situações no nosso dia a dia.
A parte física é a mais fácil de se entender e
executar, muitas vezes, o programa se restringe a ela. É importante que as três dimensões sejam
compreendidas para que todas sejam trabalhadas.
3. Sem dúvida, o 5S deve acontecer em três dimensões distintas: física, intelectual e comportamental.
2. Física - materiais 3. Intelectual - métodos 4. Comportamental - atitudes Física Comportamental Intelectual
As três dimensões de atuação
Origem do 5S
Nasceu no Japão na década de 50, criado por Ishikawa ao regressar de uma viagem de estudos aos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial para combater a sujeira das fábricas.
Neste período faltava tudo no Japão e não poderia haver desperdício. Devido as suas características de gestão quase domésticas, esta técnica passou a ser conhecida como “HOUSEKEEPING”.
5S no Brasil
No Brasil foi lançado em 1991. O Brasil é o país campeão mundial de desperdícios, estatísticas comprovam que o desperdício está incorporado na cultura nacional. O desperdício custa ao Brasil anualmente 90 bilhões de dólares, principalmente nos setores de alimentos, transporte, construção civil e industrial. No setor público, vemos muitas obras inacabadas ou destruídas pelo mau uso e pela falta de conservação e nos setores privados a situação não é menos alarmante.
Tudo indica que essa “cultura” tem dias contados. Desperdício é prejuízo real para as empresas. Cabe a você antecipar esse processo.
Você terá ótimas surpresas após aplicar regras muito simples para eliminar o desperdício em sua empresa: redução de custos, maior produtividade e outras vantagens que a organização do trabalho
propicia.
Desperdício
É todo e qualquer recurso que se gasta na execução de um produto/serviço além do estritamente necessário (matéria-prima, tempo, dinheiro, energia etc.).
Dispêndio extra acrescentado aos custos normais do produto/serviço, sem trazer qualquer melhoria ao cliente.
O 5S é também conhecido como “Programa de
Agora que já sabemos o que é desperdício e
como localizá-lo, veremos como eliminá-lo
em cinco fases, que podem ser aplicadas no
trabalho, em casa e com a própria pessoa,
produzindo elevado resultado no bem-estar.
Estas fases compõem o Programa 5S.
O que é o 5S
Tudo que a organização precisa para mudar é conhecer o 5S.
Conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, são capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes.
5S por que as cinco atividades em japonês começam com S.
Os 5S foram interpretados no Brasil como sensos, para manter o nome original do Programa.
Seiton - ordenação, arrumação ou organização.
Seiketsu - higiene, asseio, bem estar,
padronização ou saúde.
Shitsuke - autodisciplina, disciplina ou
manutenção da ordem.
Seiri - descarte, utilização ou seleção.
Seiso - limpeza ou zelo.
Significado de senso é: aplicação correta da razão
para julgar ou raciocinar.
Atividades que, praticadas por todos, com
determinação e métodos, resultarão em um
ambiente agradável e seguro.
Apesar de o 5S ser reconhecido mundialmente
como originário do Japão, a sua essência está
presente em qualquer sociedade, empresa ou
indivíduo que tenha em seus valores bons hábitos
de higiene, segurança, ordenação, bem-estar,
sensatez e respeito ao próximo.
Uma forma simples de definir 5S é:
O que é o 5S
• Senso de Firmeza - 6° S
Atualmente outros quatro conceitos foram
acrescidos, tendo-se, portanto, conhecimento da existência de 9S, embora o nome do método
permaneça o mesmo.
• Senso de Dedicação - 7° S
• Senso de Relato com Ênfase - 8° S • Senso de Ação Simultânea - 9° S
Conceito da Filosofia 5S
Seiri - Senso de Seleção
Significa utilizar os recursos disponíveis de
acordo com a necessidade e adequação, evitando
excessos, desperdícios e má utilização.
Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil.
Só o que tem utilidade imediata deve estar na área de trabalho.
Somente a quantidade certa deve estar disponível. Eliminando-se o desnecessário, podemos nos
concentrar somente naquilo que é necessário, e que contribuirá realmente para o resultado final.
Seiri - Senso de Seleção
Seiri - Senso de Seleção
Conceito da Filosofia 5S
Freqüência de Uso Onde Guardar
de uso constante próximo ao ponto de utilização
de uso ocasional pouco afastado do ponto de utilização
Conseqüência
Diminui a necessidade de: espaço, gastos com
armazenamento e transporte, e gastos com seguros;
Facilita: limpeza, lay-out, controle de estoque, execução no tempo previsto;
Evita: comprar materiais/componentes em duplicidade, danos a materiais ou produtos armazenados; e
Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas.
Seiri - Senso de Seleção
Benefícios
Menor cansaço físico em virtude de
deslocamentos em espaços menores e com menos
coisas; e
Elimina materiais e dados fora de uso.
Seiri - Senso de Seleção
Seiton - Senso de Ordenação
Ordenar é organizar de forma sistemática, os
meios de trabalho (objetos, dados e equipes), de
modo a ter acesso rápido e seguro a eles para sua
utilização a qualquer momento.
Cada coisa tem o seu único e exclusivo lugar.
Cada coisa, após o uso, deve estar em seu lugar.
Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso.
Somente a quantidade certa, na qualidade certa, no momento certo.
Seiton - Senso de Ordenação
Consequência
Diminui a necessidade de: tempo de busca, controles complicados, estoques excessivos;
Facilita: comunicação entre os integrantes da
Organização, rapidez e facilidade na busca de objetos e documentos;
Evita: perda de tempo na procura de
materiais/componentes, danos a materiais ou produtos armazenados; e
Traz: maior retorno do capital empregado, maior produtividade das pessoas envolvidas e máquinas.
Seiton - Senso de Ordenação
Benefícios
Menor cansaço físico em virtude de
deslocamentos em espaços menores e
encontrar facilmente o que é necessário para
a operação; e
Rapidez e facilidade na busca de objetos e
documentos.
Seiton - Senso de Ordenação
Seiso - Senso de Limpeza
É um compromisso, assumido pelos integrantes da
organização, de responsabilidade pela limpeza de
todos os aspectos do ambiente de trabalho e
garantia de que ele seja aprimorado continuamente.
Outro aspecto a ser considerado é o relacionamento
pessoal. Um ambiente onde as pessoas têm
transparência de intenções e respeito pelo próximo
é um ambiente limpo.
Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo.
Cada pessoa na empresa deve antes e depois de qualquer trabalho realizado retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado.
Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança.
Um bom relacionamento no trabalho dá mais satisfação a todos.
Seiso- Senso de Limpeza
Conseqüência
Facilita a venda do produto ou serviço;
Evita perdas e danos de materiais e produtos; e Quanto ao relacionamento, a regra que
normalmente funciona é: Fale com as pessoas e não das pessoas.
Seiso- Senso de Limpeza
Benefícios
Bem-estar pessoal;
Maior produtividade das pessoas, das máquinas e dos materiais, evitando o retrabalho;
Prevenção de acidentes; e Boa impressão aos clientes.
Seiso - Senso de Limpeza
Seiketsu- Senso de Padronização
Padronizar significa manter um ambiente
agradável e saudável através da manutenção
do “Estado de Limpeza” e melhoria do
relacionamento entre as pessoas.
Padronizar com placas indicativas e cores as zonas de perigo, dispositivos e equipamentos de segurança.
Estabelecer instruções e procedimentos para as atividades.
Determinar critérios de avaliação para os pontos críticos.
A padronização, ou seja, a definição de métodos de trabalho é fundamental.
Seiketsu- Senso de Padronizar
Conseqüência
Eliminar as fontes de perigo;
Cuidados com o patrimônio da empresa e consigo mesmo: manutenção da limpeza e condições de uso dos materiais; e utilização dos EPI’s;
Facilita a segurança e eficiência dos empregados;
Traz melhoria da imagem da empresa perante o cliente; e
Cria bom ambiente de trabalho, quebrando o peso da área de trabalho.
Seiketsu- Senso de Padronizar
Benefícios
Ausência de doenças e manutenção do equilíbrio físico e mental das pessoas;
Elevação do nível de satisfação e motivação para com o próprio trabalho e a empresa; e
Melhor imagem da organização perante os públicos interno e externo.
Seiketsu- Senso de Padronização
Shitsuke - Senso de Disciplina
A disciplina é o cumprimento da missão e o
aprimoramento do desempenho, de modo
espontâneo, sem a necessidade de coação por
parte da hierarquia ou pressão de grupo de
pessoas.
Treinar pessoas nas atividades do 5S, na utilização de equipamentos e situações de
emergência, e na prática da comunicação em geral.
Administrar a utilização do espaço comum. Seguir os manuais de instrução e os
procedimentos. Cumprir horários.
Shitsuke- Senso de Disciplina
Conseqüência
Reduz a necessidade de controle;
Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação;
Evita perdas oriundas do não-surgimento de rotinas; e
Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.
Shitsuke- Senso de Disciplina
Benefícios
Previsibilidade e cumprimento dos procedimentos operacionais;
Aumento considerável de auto-análise, do autocontrole e do aperfeiçoamento dos colaboradores;
Melhoria contínua do entrosamento entre os níveis hierárquicos;
Obtenção de produtos dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo necessidade de controles; e
Melhoria contínua da capacidade criativa dos colaboradores.
Shitsuke- Senso de Disciplina
Este é o “S” mais complexo de todos, porque consagra o Programa 5S, fazendo a integração dos outros.
Cada pessoa deve se sentir responsável pelo cumprimento dos padrões estabelecidos;
Todos os problemas são problemas de todos.
Nesse momento os empregados devem executar as tarefas como hábitos. A disciplina requer
constante aperfeiçoamento.
“Se está bom, pode ficar ainda melhor”.
Shitsuke- Senso de Disciplina
O 5S promove o aculturamento das pessoas a um ambiente de economia, organização, limpeza,
padronização e disciplina, fatores fundamentais à elevada produtividade.
O senso de Disciplina é o início e o final do 5S;
início por que é a parte do comprometimento
e fim por que é a outra parte, a do
cumprimento.
Shitsuke- Senso de Disciplina
Seiri Seiton Seiso Seiketsu Padronização Shitsuke Novos Hábitos e Atitudes
Lógica da implantação do 5S
No início apenas os três primeiros “S” eram adotados,
porque são os operacionais, tendo sido incorporados
depois os outros dois.
A prática dos três “S” iniciais provocam a
conscientização de cada praticante para os dois
“S”de sustentação.
Portanto ao aplicar o terceiro “S”, completa-se um
ciclo de 5S. O primeiro ciclo exige muita orientação.
Conclui-se que o 5S é um Programa pelo qual
realizamos um processo de “Educação da Vontade”.
Inteligência Vontade Disciplina Senso de Seleção Senso de Ordenação Senso de Limpeza Senso de Padronização
A inteligência mostra o caminho, a disciplina educa e a
vontade, faz o homem caminhar.
Aplicabilidade do 5S
A prática do 5S é o início para a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade; contempla todos os requisitos tais como treinamento, melhoria contínua, motivação, trabalho em equipe, gerenciamento
participativo.
Assim uma boa prática do 5S facilita a implantação de qualquer Sistema de Gestão da Qualidade.
Segundo a NBR ISO 9001:2000 no requisito 6.4, ela menciona que é necessário ter “um ambiente
adequado de trabalho”. E uma das ferramentas
apropriadas para se conseguir atingir este resultado é a implantação do Programa 5S.
O Programa 5S, muito mais que uma técnica, é um conjunto de atitudes que levarão a uma maior satisfação das pessoas e a um ambiente de trabalho mais agradável, no qual todos
Objetivos do Programa 5S
•Bem-estar do funcionário
.
•Aprimoramento do ambiente de trabalho.
•Prevenção de acidentes. •Incentivo à criatividade. •Melhoria da qualidade
.
•Desenvolvimento de elementos básicos da
qualidade total.
•Conservação de energia.
•Aumento da produtividade.
•Redução de custos.
•Prevenção quanto à paradas por quebras.
•Mudança de padrões comportamentais.
•Criação do time do 5S.
•Comprometimento da Alta Direção.
•Registro da Situação Atual.
•Disseminação dos conceitos do 5S.
•Preparativos para o “Dia da Limpeza”.
•O “Dia da Limpeza”.
•A arrumação.
Emitir Carta de Compromisso, reforçando
diretrizes e metas do Programa;
Iniciar o programa pelos escritórios das
Diretorias e Gerências;
Divulgar por toda a empresa os resultados
obtidos nos escritórios;
Credibilidade ao Programa;
Manter um Programa de Acompanhamento.
Comprometimento da Alta Direção
Possibilidade de seguir os preceitos: descartar,
arrumar, limpar, criar hábitos de higiene e
disciplinar;
Analisar cada área da empresa, incluindo
almoxarifado, escritórios, banheiros, vestiários,
pátio, refeitório, recepção e áreas de produção.
Time de Trabalho
Fazer registro da situação atual das áreas
através de fotos;
Dissemine os conceitos entre todos os
funcionários da empresa, através de palestras,
vídeos, cursos, debate e aplicação de jogos e
vivências demonstrando que todos tem hábitos
a serem mudados.
Diagnóstico e disseminação dos Conceitos
Realizar uma campanha preparando para o “DIA DA LIMPEZA”;
Fazer o cronograma da campanha;
Iniciar o processo pedindo que cada um faça um levantamento minucioso e completo do que é
desnecessário;
Criar expectativa e garantindo a eficácia deste dia.
Preparativos para o Dia da Limpeza
É o grande marco da implantação do Programa 5S; Todas as áreas devem para suas atividades para realizar as atividades de limpeza e organização, seguindo a metodologia dos 5S;
Os resultados são imediatamente visíveis, causando satisfação e a sensação de realização de um grande trabalho em equipe;
Registrar este dia é muito importante.
Dia da Limpeza
Depois de ficar apenas o necessário é importante manter uma arrumação permanente;
Apresentar todos os resultados da ação da limpeza: o que foi vendido com valor; o que foi recuperado e o volume de lixo retirado;
Criar uma sistemática para avaliação com critérios, com um grupo de auditores internos e um sistema de compilação de resultados.
Arrumação
Papel fundamental da liderança que deve iniciar e manter as ações do “5S” comprometendo-se;
A necessidade de muita paciência, persistência e flexibilidade;
A necessidade de acreditar que o homem é, potencialmente, digno de confiança;
A certeza de que o “5S” não tem fim. Ele é causa e efeito do ser humano;
“5S”cria um ambiente propicio à implantação de programas de Qualidade e Produtividade;
Pontos Importantes na
Implantação do 5S
É fácil de começar, difícil de manter mas, sobretudo é altamente mobilizador do potencial humano latente nas organizações;
É fácil entender o “5S”- para tal é necessário perseverança,
determinação, esforços constantes, capacidade de reconhecer o que é importante e prestar atenção aos detalhes;
“Implante o “5S” gradativamente;
Pontos Importantes
na Implantação do 5S
Todos devem participar - não é tarefa para apenas um ou dois, a participação cria uma nova idéia de grupo e melhora o ambiente;
Faça um plano para implantação.Não tenha medo de errar;
Implante, não teorize;
Atue preventivamente, bloqueando as causas dos problemas; Quantifique e divulgue os ganhos do 5S;
•“Ser simples é a coisa mais difícil do mundo”.
Pontos Importantes
na Implantação do 5S
As ferramentas utilizadas no 5S são simples, de fácil entendimentos e aplicação. As mais usadas são:
Brainstorming;
Plano de Ação (5W2H); e Auditoria
Ferramentas para
implantação 5S
Brainstorming
É uma geração de idéias. As idéias devem ser analisadas pela equipe e devem ser selecionadas as mais adequadas aos objetivos a serem alcançados.
Listagem de atividades a serem desenvolvidas pelo time no processo de implantação.
Plano de Ação
Serve para orientar as diversas etapas que
deverão ser implementadas em um projeto e
acompanhar o seu desenvolvimento.
Muito útil para elaborar um plano de implantação
ou desenvolver projetos de melhorias.
O que Quem Quando Onde Como Custos e Benefícios
Auditoria
Sistema que permite ouvir a opinião de gerentes e
colaboradores sobre como o Programa 5S está
sendo implantado na empresa.
Auditar postos de trabalho para avaliar a aplicação
dos 5 Sensos, objetiva detectar desvios, que devem
ser encarados como oportunidades para melhoria
contínua.
A área auditada deve entender e participar da
auditoria como uma etapa do desenvolvimento do
seu trabalho.
Para haver auditoria, é necessário regras e
procedimentos bem-definidos, pois só assim é
possível detectar desvios. Estas regras são na
prática os padrões gerenciais ou técnicos adotados
pela empresa.
Finalidade:
Verificar os resultados alcançados com a
implantação do Programa 5S, bem como checar se
foram desenvolvidos hábitos, comportamentos,
sistemas, processos, que assegurem a manutenção
e a melhoria dos resultados alcançados. Para isso
avalia-se a situação do 5S nas áreas auditadas.
Para realizar auditoria, devem ser criados
formulários de Lista de Verificação para que
se possa avaliar.
Resultados:
Deve ser realizada uma reunião entre auditores e o auditado, objetivando:
relatar os aspectos positivos encontrados;
comentar as anomalias encontradas, que serão objeto de melhoria;
emitir lista de verificação com pontuação e definição de prioridades.
Ações Corretivas:
Com o relatório da auditoria, a gerência, com a sua
equipe, define as ações necessárias para corrigir as
não-conformidades, dando assim a continuidade a
implantação do Programa.
O período de auditorias deve ser definido,
permitindo um tempo de transformação do
ambiente.
Por que
Auditar?
Todo sistema depois de implementado tende à
desorganização. A auditoria permite avaliar o estado
da implementação do Programa.
Permite a análise da eficácia das ações de
implementação e a correção das situações
não-conformes ao padrão estabelecido.
Formal - auditores internos;
Informal - gestores ou pessoas de
outros setores.
Tipos de
Auditoria
A manutenção dos 5S é um ponto crítico. Estabeleça atividades como:
Não sujar, não desperdiçar, não descuidar do asseio pessoal;
Limpar, inspecionar e manter em perfeito funcionamento os equipamentos e as ferramentas;
Observar as condições de iluminação, ventilação, limpeza sanidade do ar, ruídos, higiene dos banheiros, conservação das paredes, pisos etc.
A Manutenção
e a Melhoria - 5S
Tomar ações consistentes e repetitivas visando manter a organização, arrumação e limpeza;
Treinar as pessoas na utilização de padrões e listas de verificação e em pegar e guardar as coisas;
Criar o hábito de praticar e cumprir as novas rotinas.
A Manutenção
e a Melhoria - 5S
A seqüência de manutenção é feita através de ciclos
periódicos. Os ciclos de manutenção objetivam verificar se o padrão estabelecido está sendo mantido. Este ciclo segue um PDCA.
Quando terminado um ciclo, e as atividades de manutenção do 5S já estiverem sido assimiladas e venham sendo
praticadas, é hora de iniciar um novo ciclo.
A Manutenção
e a Melhoria - 5S
A cada ciclo, o trabalho vai ficando mais fácil,
porque os grandes problemas vão sendo atacados,
e as pessoas, em sua maioria já entendem o que
deve ser feito. Entretanto, sempre restam alguns
pontos que ainda não foram tocados, bem como
novas idéias que deverão ser consideradas.
A Manutenção
e a Melhoria - 5S
Então inicia-se os ciclos de melhoria que
objetivam modificar o padrão vigente para
atingir um novo padrão. Este ciclo também
segue o PDCA.
A Manutenção
e a Melhoria - 5S
Registro da situação (inicial e final); Duração do ciclo; Divulgação; Treinamento necessário; Avaliações do realizado; Elaboração de listas de verificação; Elaboração do padrão operacional; Forma de apresentação dos resultados. Mobilizar Educar e Treinar Divulgar Implementar Avaliar a implantação Elaborar relatórios Analisar resultados Lições aprendidas Revisão dos padrões
PLANEJAR REVISAR EXECUTAR AVALIAR
