CURSO ON-LINE - ARQUIVOLOGIA EM EXERCÍCIOS P/ POLÍCIA FEDERAL PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF

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Introdução ... 01

Conceitos fundamentais de Arquivologia ... 02

Lista de questões ... 34

Bibliografia ... 39 Introdução

Prezado Aluno,

Primeiramente, deixe-nos dizer que é um prazer tê-lo conosco.

Hoje, dando continuidade ao nosso curso de Arquivologia para o concurso de Escrivão da Polícia Federal, trataremos do item 1 do conteúdo programático: Conceitos fundamentais de Arquivologia.

Dentro desse tópico veremos, principalmente, os seguintes assuntos: conceito, natureza e função dos arquivos; conceito, terminologia, legislação e princípios arquivísticos; e, conceitos, características e classificação dos documentos de arquivo.

Já falamos isso na aula demonstrativa, mas não custa repetir, o nosso curso está formatado para ser um curso de exercícios comentados, especialmente desenvolvido para que você na medida em que aprende a matéria, concomitantemente, treine para o dia da prova.

Utilizaremos somente questões recentes da banca organizadora. Na aula demonstrativa comentamos 16 questões referentes ao assunto: Teoria das três idades, que faz parte da aula 02. Nesta aula comentaremos 41 questões.

Um outro detalhe. Como se trata de um curso de exercícios, nós iremos repetir os conceitos várias vezes, isso é proposital. Você tem que gravá-los. Por exemplo, no meu caso, para gravar alguma coisa, preciso ver o assunto umas três vezes. Assim, você verá o conceito, ora completo, ora resumido, ora relacionado a uma situação, ora a outra. Mas calma, tentaremos fazê-lo memorizar sem se enfadar, ok.

Não esqueça, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula.

E, por último, participe do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos.

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Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1 – (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.

Gabarito: E Resolução:

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

O art. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de

proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio

à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (não se preocupe, daqui a pouco veremos o que é suporte e natureza)

Por sua vez, o art. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos

são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de

suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do

Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”.

Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: “Consideram-se

arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por

pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza pode ser de dois tipos: público e privado.

Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que é importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou sublinhamos.

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O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os documentos podem ter outras naturezas, além da textual), criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro (poderão, pois alguns documentos terão utilidade no futuro, outros não, serão descartados).

Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.

Fique tranqüilo, nós iremos repetir diversas vezes essas características para você não esquecer nunca mais...

Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três características básicas:

1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição

ou pessoa. Assim, não se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de

manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma proveniência), é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração.

A questão cita ainda o termo “documento oficial”, vamos aproveitar para conhecer sua definição.

Documento oficial é aquele emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. Ou seja, qualquer entidade, seja pública ou privada, pode emitir um documento oficial, que serve de prova das transações realizadas.

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Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os conceitos contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa legislação: - O art. 2º que trata dos arquivos em geral;

- O art. 7º que trata do tipo arquivo público; e, - O art. 11 que trata do tipo arquivo privado.

E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado exclusivamente por documentos textuais, o que não é verdade.

Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas nem sempre.

O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático, etc.).

Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético, etc.) também não importa para a definição de arquivo.

Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os documentos, além de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informáticos, etc.

Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum, invariavelmente, absolutamente, etc., pois, para quase toda regra, existe uma exceção.

Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que, apesar de incompletas, não estão erradas.

O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se

arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades”.

E aí, certo ou errado? Está certo.

A questão refere-se genericamente a “arquivo”, pois, não explicitou se ele é do tipo “público” ou “privado”.

Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”, o enunciado apesar de incompleto, já que define apenas uma das inúmeras variações de

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textual), está certo, pois, não está restringindo o conceito à somente essa variação.

Agora, se tivesse um “somente”, ou algo parecido, no meio do enunciado, aí sim, o item poderia estar errado. Veja: “Considera-se arquivo o conjunto

formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades”.

Nesse caso, o item está negando que existam arquivos de outro tipo, além do “público”. Aí, sim, estaria errado.

Ok. Então, vamos em frente.

2 - (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos.

Gabarito: C Resolução:

Ficou fácil essa, não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o), sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Então é importante, fique ligado. A organicidade é uma das características básicas dos arquivos, ou seja, um arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode perder por completo o significado.

O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos documentos. Portanto, o item está certo.

3 - (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos.

Já percebeu onde está o erro?

Ora, não há possibilidade de coleção nos arquivos, pois é fundamental a relação orgânica entre seus elementos, os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração.

Uma das características básicas dos arquivos é que o conjunto de documentos deve ter relação orgânica e origem em decorrência do exercício de atividades específicas das entidades que os produziram e receberam.

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Portanto, não se considera arquivo uma coleção particular, reunida por uma pessoa ou instituição.

A questão está errada.

4 - (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Os documentos podem servir como objeto de prova de transações realizadas.

A questão está corretíssima. Lembre-se do art. 1º da Lei nº 8.159, de 1991. Só com o conhecimento dele você responde esta questão.

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos, jurídicos ou legais, tratam, sobretudo, de provar ou de testemunhar alguma coisa.

Essa é uma característica básica dos documentos de arquivo, por terem origem no curso das atividades de uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa a que pertencem, servem de prova das transações realizadas.

5 - (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de protocolo, mas não são considerados arquivísticos.

Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos E recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ou seja, os documentos de arquivo podem ter origem interna ou externa à organização, assim, os documentos recebidos de outras organizações são registrados nos serviços de protocolo (assunto da próxima aula) e, portanto, são considerados arquivísticos.

Portanto, a questão está errada.

6 -(CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história.

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Mas, vamos um pouquinho além.

Inicialmente, devemos salientar que o § 3º do art. 8º da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os conjuntos de documentos públicos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados. (arquivos permanentes, lembra-se?)

Vamos recordar outro assunto visto na aula 00: O valor dos documentos.

O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

Nesse sentido, tendo em vista o valor primário, os arquivos têm como finalidade principal, apoiar a administração a qual pertencem, promovendo programas de gestão de documentos, para que estes cumpram com suas finalidades.

Em um segundo momento, os arquivos têm a finalidade de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuam um valor histórico, cultural, informativo, etc. (valor secundário)

Portanto, a questão está certa.

7 -(CESPE – ME - Arquivista – 2008) A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva.

O arquivo é formado por um conjunto de documentos. Como já visto, o documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primário, vinculado a consecução dos fins explícitos a que se propõe; depois, pode apresentar um valor secundário, que, embora já implícito no tempo em que é gerado, avulta com o correr dos anos. (ou seja, passa a possuir um valor histórico ou cultural) Assim, o documento não é criado deliberadamente para, no futuro, ter um valor histórico ou cultural. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado.

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A função secundária dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histórico não é uma conseqüência da ação deliberada dos seus produtores, nem inerente aos próprios documentos.

Não esqueça: Os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica. 8 - (CESPE – ME - Arquivista – 2008) A função de herança cultural é, às vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como lembrança de um passado ilustre.

Mais uma questão que trata do valor secundário (cultural ou histórico), que os arquivos podem vir a ter.

Como comentado na questão anterior, os conjuntos de documentos que compõem o arquivo não são criados deliberadamente para terem um valor histórico ou cultural.

Inicialmente, os fins dos arquivos são administrativos, jurídicos ou funcionais, vinculados ao exercício das atividades de seu emissor ou recebedor, passando, no longo prazo, a ter um fim “histórico” ou “cultural”.

Portanto, a questão está correta.

9 -(CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição.

Sabemos que o documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu.

Seu conjunto tem de retratar a infraestrutura e as funções do órgão gerador. Em outras palavras, os documentos refletem as atividades-meio e as atividades-fim, do órgão ou instituição que os produziu.

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10 - (CESPE – ME - Arquivista – 2008) Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.

Realmente, os arquivos permanentes são formados por conjunto de documentos com valor histórico, funcionam como memória de seus produtores e da sociedade em que estão inseridos.

Mas em primeira instância, os arquivos correntes e intermediários, têm a função primordial, como afirma a parte final do enunciado, de apoiar a administração à qual pertencem. Só em um segundo momento os arquivos passam a funcionar como memória histórica e cultural.

Portanto, item correto.

11- (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

Para resolvermos esta questão precisamos conhecer o campo de delimitação das instituições: arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver também: museu e centro de documentação.

Inicialmente temos que lembrar que a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu.

As distinções entre essas instituições surgem, portanto, a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento a ser preservado:

• pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e técnica ou científica, seja ela criação artístico-literária, pesquisa ou divulgação;

• pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente variável, oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; e

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• pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem ter origem artística quanto funcional.

Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais, técnicos ou científicos; e de arquivos, como já visto, administrativos, jurídicos e legais, passando, a longo prazo, a históricos e culturais.

Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova. Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam), representam um somatório das instituições anteriormente indicadas.

Isto porque, definido o centro de documentação como a “transposição das informações primárias para outros recursos”, ele acaba assimilando as características daquelas instituições. Sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado.

Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica, humanística, filosófica, etc. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público.

Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, esses documentos guardam relações orgânicas entre si.

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e legais. Eles tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.

Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição.

Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especialidade bem determinada, qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em microforma ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu.

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As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, a compra, a doação e a permuta.

O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural, dentro do esquema de três idades do documento (visto na aula 00): da produção à tramitação, desta ao arquivo corrente, deste, por transferência, ao intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente.

A partir dessas considerações é possível estabelecer que:

• a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus fornecedores são múltiplos.

• o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.

• o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional.

• o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem, só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a coleção é formada de originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados.

Muito bem, voltando à questão, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e museu:

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Tabela 01

Arquivo Biblioteca Museu

É a acumulação

ordenada de documentos, em sua

maioria textual, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro. É o conjunto material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. É uma instituição de interesse público, criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Voltando à resolução da questão.

Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo. Portanto, o item está errado.

12 - (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles.

Gabarito: C

13 - (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição.

Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à aquisição ou custódia dos documentos:

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Tabela 02

Biblioteca Arquivo

a) Os documentos são colecionados de fontes diversas,

adquiridos por compras, doação ou permuta

b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares

c) A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si

1) Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo

2) Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias

3) Há um significado orgânico entre os documentos

Tendo por base a tabela 02, vamos analisar as duas questões:

O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo da biblioteca:

1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição;

Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela.

2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e,

Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela.

3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles.

Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela. Portanto, as três características elencadas no enunciado, realmente, diferenciam o arquivo da biblioteca.

Já, o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas.

Por tudo que vimos até agora, sabemos que o principal traço distintivo entre as instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego. O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição, é característica dos arquivos. Os

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documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação, permuta, compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, gráficas...), etc.

Portanto, a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca, como a questão diz que não, o item está errado.

14 -(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais.

Já vimos que não há possibilidade de coleção nos arquivos. Essa é uma característica das bibliotecas e museus, que são instituições colecionadoras. O arquivo é uma instituição receptora. Recebe naturalmente os documentos, de acordo com o desenrolar das atividades da instituição a que pertence.

Portanto, o item está correto.

15 -(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.

Para responder está questão precisamos conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos.

Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os documentos de determinado assunto, resultado da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia.

Também precisamos conhecer a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto. Nesse aspecto, eles se dividem em:

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• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração.

• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Por sua vez, o documento sigiloso, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, se subdivide em quatro graus de sigilo:

• Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do conhecimento do público em geral.

• Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

• Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

• Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Bom, com esse conhecimento temos condições de responder a questão.

Seu enunciado diz o seguinte: “Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e

arquivo especializado.”

Ora, esse tipo de questão é muito comum, tome cuidado, a banca misturou as classificações de arquivo e documento de arquivo.

Perceba, arquivo especial e arquivo especializado dizem respeito à classificação dos arquivos em relação à natureza do documento.

Portanto, o item está errado.

16 -(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários. Gabarito: E G rau de sigilo

+

-

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Resolução:

Mais uma questão que trata da classificação dos arquivos.

Para respondê-la vamos ver a classificação dos arquivos quanto à sua abrangência:

• Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

• Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

Ou seja, quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em setoriais e gerais ou centrais.

A classificação trazida pelo enunciado diz respeito à idade dos arquivos, que você deve lembrar, são três: correntes, intermediários e permanentes.

Portanto, o item está errado.

17 - (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.

Essa ficou muito fácil, você não pode errar. Quanto às “idades” os arquivos classificam-se em: correntes, intermediários e permanentes.

Ora, como se já não bastasse esse “tanto” de classificações, o Cespe inventou mais uma: semipermanente. O item está errado.

18 - (CESPE – ME - Arquivista – 2008) O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados.

A questão trata do conceito de contexto arquivístico.

Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores ambientais que determinam como documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados.

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Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos, formas e estrutura dos registros, são diferenciados em: contexto de proveniência, contexto administrativo e contexto de uso.

Estes fatores são, cada um à seu tempo, determinados pelo contexto sócio-político, cultural e econômico. Ou seja, a situação da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados.

Portanto, a questão está certa.

19 - (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. Gabarito: C

Resolução:

O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

O art. 25 da referida Lei, dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil

e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”.

Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da sociedade. Portanto, o item está certo.

20 - (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

Gabarito: C

21 -(CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.

Gabarito: E

22 - (CESPE – ME - Arquivista – 2008) O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu.

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Resolução:

As questões 20, 21 e 22 tratam dos princípios que norteiam a arquivística. Antes de resolvê-las vamos fazer uma breve conceituação teórica.

Primeiro temos que saber o que são princípios.

Em poucas palavras, princípios são os mandamentos básicos e fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e dão subsídios à aplicação das suas normas.

Quanto aos princípios ligados à Arquivística, inicialmente, vamos dar uma passada rápida sobre as definições dos mais importantes:

• Princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.

Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma

instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”.

• Proveniência territorial ou princípio territorial - Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

• Princípio de manutenção da ordem original - A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam.

Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão dessas ações e, conseqüentemente, para a compreensão do significado do documento.

• O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º grau da proveniência), encontra, na doutrina, a definição própria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

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Assim, considerando-se o respeito à proveniência do conjunto documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como imprescindíveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo.

• Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.

Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o princípio fundamental da arquivística.

Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções, sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operações.

Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou, ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos fundos e o princípio de respeito à ordem original.

O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar-se com os de outra procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio Princípio da Proveniência.

Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa forma, refletindo a organização interna da instituição.

Agora que você sabe tudo sobre princípios para encarar uma prova do Cespe, vamos resolver as questões:

- Primeira questão – Afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

Perfeito, como vimos, a proveniência é o princípio fundamental da arquivística, é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico.

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Portanto, item correto.

- Segunda questão - O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.

Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, pois, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo.

O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem na atividade natural da organização a que pertencem.

Portanto, item errado.

- Terceira questão – Ora, o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de manutenção da ordem original.

Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado por alguns autores como o segundo grau ou nível, de aplicação do princípio da proveniência, e que este, por sua vez, é o princípio fundamental da arquivística.

A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original e não do princípio da reversibilidade.

Portanto, item errado.

23 - (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.

Outra questão que trata da legislação pertinente à arquivologia, nesse caso, versa sobre o acesso aos arquivos públicos.

Para responder a esta questão, vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 – CF/88 (não se preocupe, cai direito constitucional na prova também):

O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos está o acesso à informação.

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Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: “são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas,

assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”.

Por sua vez, o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício

profissional”.

Por último, o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de

responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à

segurança da sociedade e do estado”.

Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da excessão (guerra).

Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação.

Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que “Todos

têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse

particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de

arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,

ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da

sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”.

Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos. Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. (já vimos essa classificação a algumas questões atrás)

Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

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O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº 8.159 de 1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal.

O art. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos

serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”.

Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público.

Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações sigilosas:

“I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou

atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e

II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu

interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante

requerimento ao órgão ou entidade competente”.

Agora que temos uma boa noção sobre o acesso à informação contida nos arquivos públicos, vamos responder a questão.

Para isso vamos dividir a questão em duas partes:

1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário.

2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.

A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas.

O erro da questão se encontra na primeira parte.

Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares.

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Na verdade, se a informação não é sigilosa, que é o caso da primeira parte, o cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral.

Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é necessária autorização judicial.

Ora, ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informação

sigilosa mediante requerimento administrativo.

A autorização judicial de que trata o art. 24, da Lei nº 8.159 de 1991, só é necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja, indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal.

24- (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias.

A questão trata dos documentos de arquivo.

Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos de arquivo.

Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova.

As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as características do próprio arquivo.

Assim, são aqueles:

• Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; • Tem um fim administrativo, jurídico ou legal;

• Constituem prova das transações passadas; • Possuem um caráter orgânico; e

(24)

Quanto a esta última característica cabe uma explicação.

Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias.

Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se preservar o suporte.

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto.

Quanto ao gênero, os documentos podem ser:

• Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

• Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis);

• Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras);

• Filmográficos: documentos em película cinematográficas e fitas magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas);

• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, catão-janela); e

• Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rígido, disco óptico).

A classificação quanto à natureza já foi vista, está lembrado? Senão reveja a questão 15.

Mas, para refrescar a memória, resumidamente, quanto à natureza, os documentos de arquivo se dividem em ostensivo e sigiloso, este último, por sua vez, se subdivide em: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto. Voltando à questão.

Conforme estudamos, os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em um limitado número de cópias.

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25 - (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos.

Perfeito, de acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e audiovisuais (ou, Filmográficos).

26 - (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.

Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações).

Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos.

a) A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si.

Ora, esse tipo de questão já está bem “batida”. A banca adora testar o candidato quanto ao conhecimento da organicidade dos documentos de arquivo. Portanto, fique atento.

Lembre-se que o documento isolado do conjunto a que pertence, perde parte de seu significado, de seu valor. O conjunto de documentos deve formar um todo orgânico.

Portanto, ao contrário do que diz o enunciado, a significação do acervo documental arquivístico depende da relação que os documentos estabelecem entre si. Pois, sem essa relação, isoladamente, o documento perde o significado.

O item está errado.

27 -(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações.

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Não vamos nos estender: art. 1º da Lei nº 8.159, de 1991. Perceba que essa questão é quase idêntica à uma questão resolvida no início da aula. Volta e meia o Cespe cobra esse assunto, fique atento.

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos, jurídicos e legais. Tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar os fatos que os originaram.

A questão está correta.

28 -(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido.

De novo, o Cespe cobrando conhecimento sobre o caráter orgânico dos documentos. Você tem que guardar bem esse conceito. Aposto que vai cair uma questão desse assunto na prova!!!

Lembre-se: o caráter orgânico representa a ligação do documento aos outros

do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à

que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Portanto, o item está errado.

29 - (CESPE – ME - Arquivista – 2008) Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor.

Essa é para você recordar.

Ao abordarmos o assunto documentos de arquivo, essa questão também retoma um assunto que vimos na aula 00, ou seja, a teoria das três idades, ou ainda, o ciclo vital dos documentos.

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Lembrando:

Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente (arquivo intermediário) e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destruídos como documentos sem valor.

Portanto, o item está correto.

30 -(CESPE – ME - Arquivista – 2008) O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade.

Já vimos que o documento de arquivo é fonte de prova, não temos dúvida disto.

Quanto às características apontadas, elas decorrem do caráter orgânico (interrelacionamento), do fato do documento ser produzido em um único exemplar ou limitado número de cópias (unicidade e autenticidade) e no decorrer das atividades da entidade, de onde os documentos são colhidos naturalmente e representam prova autênticas dessas atividades (naturalidade e imparcialidade).

31 - (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador.

Ora, essa questão tem o mesmo sentido da anterior, os documentos de arquivo são meios naturais, imparciais, são resíduos e prova das atividades, pois, decorrem das atividades da entidade e são interdependentes, em virtude do caráter orgânico que possuem.

32 - (CESPE – ME - Arquivista – 2008) O meio, o suporte e a função limitam o conceito de documento de arquivo.

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Gabarito: E

Resolução:

A questão trata do conceito de documento de arquivo.

O meio realmente limita o conceito de documento, pois não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. (organicidade) A função também limita o conceito de documento de arquivo, pois, ele serve para servir de elemento de prova ou de informação.

No entanto, o suporte não é limitador do conceito. Pois o material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético, etc., não servem para determinar se um documento é de arquivo ou não.

33 - (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

Os métodos de classificação de arquivos serão vistas na próxima aula.

No entanto, essa questão envolve outro conceito já conhecido, o da organicidade (de novo).

É necessário o conhecimento da relação entre as unidades, da organização e do funcionamento dos órgãos, pois o documento de arquivo, como já falado diversas vezes, tem um caráter orgânico, faz parte de um conjunto, e, fora dele, perde muito de seu valor.

34 - (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) Os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. Os documentos são, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais, reproduções ou referências virtuais.

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Resolução:

A primeira parte do enunciado está perfeita.

O erro da questão está na segunda parte, reproduções e referências visuais são tipos de documentos dos centros de documentação e não documentos de arquivo.

35 - (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) O documento orgânico pode ser produzido ou recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico, pois o que os diferencia é o gênero documental.

O gênero documental não tem nada a ver com a organicidade dos documentos. O documento é considerado orgânico ou não, de acordo com a relação que guarda com o conjunto de documentos que formam o arquivo.

Os documentos não-orgânicos não são considerados documentos de arquivo. Portanto, a questão está errada.

36 - (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A instituição — como sujeito produtor de documentos —, o documento de arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência. Gabarito: C

Resolução:

O enunciado está perfeito. O Princípio da proveniência determina que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

Então para a definição teórica desse princípio é necessário o conhecimento dos conceitos de instituição, de documentos de arquivo e por último de arquivo. Portanto, o item está correto.

37 -(CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição.

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Já vimos que os arquivos de uma instituição têm origem em documentos de arquivo, produzidos pela própria instituição e/ou recebidos de outra instituição, portanto, podem ser de origem interna ou externa; e, para serem considerados documentos de arquivo devem ser orgânicos.

Portanto, o item está correto.

38 -(CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da proveniência: um primeiro nível, que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos, e um segundo nível, que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original.

Com o que aprendemos até agora, já temos condições de responder essa questão.

O enunciado diz respeito aos 2 graus distintos do Princípio da Proveniência (lembra-se): o princípio de respeito aos fundos (que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos) e o princípio de respeito à ordem original (que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original).

39 - (CESPE – ME - Arquivista – 2008) O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão.

Brincadeira não é? Princípio da santidade?

O enunciado, na verdade, traz o conceito do princípio da proveniência. Portanto, o item está errado.

40 -(CESPE – ME - Arquivista – 2008) A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho.

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Resolução:

Perfeito o enunciado, trata-se do princípio de respeito à ordem original, ele determina que a estrutura orgânica original deve ser respeitada.

Ufa!!! Vamos analisar a última questão dessa aula.

Na verdade ela serve de introdução para a próxima aula, onde trataremos de aprofundar alguns conceitos que veremos na sua resolução, portanto, aguarde...

41 -(CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.

A questão trata da centralização ou descentralização dos arquivos correntes. Para tratarmos desse assunto temos que ter consolidado os conceitos de arquivo corrente, intermediário e permanente, visto na aula 00.

Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos.

Em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.

Centralização – por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional. Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

• treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;

• maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; • nítida delimitação de responsabilidades;

• constituição de conjuntos arquivísticos mais completos; • redução dos custos operacionais; e,

• economia de espaço e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma

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instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, às vezes em áreas geográficas diferentes – agências, filiais, delegacias – carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho. Descentralização – recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.

O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção, Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções.

Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema, deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:

• centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos;

• descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição de documentos correntes.

Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.

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todas as operações de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossiês, controle de empréstimos, preparo para transferência etc.

Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão conte com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos.

Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramitação dos documentos, etc.

Nesse caso, o órgão de protocolo e comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona como agente de recepção e expedição, mas apenas no que se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativa da instituição.

A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.

Vamos voltar a nossa questão.

Ora, conforme vimos a centralização não é aconselhável em um instituição de âmbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, além de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, estarão localizadas fisicamente distantes umas das outras, e, portanto, necessitarão de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.

Já, a utilização de um arquivo centralizado em uma pequena organização traria todos os benefícios inerentes a um arquivo deste tipo.

Então, normalmente, organização pequena = arquivo centralizado, organização complexa e grande = arquivo descentralizado.