Banco de Dados Bibliográficos da USP - DEDALUS
TUTORIAL PARA DESDOBRAMENTO DE
FASCÍCULOS DE COLEÇÕES RETROSPECTIVAS
DE SERIADOS NO BANCO DE DADOS
BIBLIOGRÁFICOS - DEDALUS
ALEPH 500 VERSÃO 20.01
Vice-Reitor: Prof. Dr. Hélio Nogueira da Cruz
SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS CONSELHO SUPERVISOR
Prof. Dr. Pedro Luis Puntoni (Presidente)
Prof. Dr. Fernando Henrique de Oliveira Iazzetta Prof. Dr. Caetano Traina Junior
Profa. Dra. Regina Melo Silveira Prof. Dr. Hussam El Dine Zaher Prof. Dr. Chao Lung Wen
Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira (Diretora Técnica do SIBiUSP) Bibliotecária Maria Imaculada Cardoso Sampaio
Bibliotecária Dina Elisabete Uliana
DEPARTAMENTO TÉCNICO
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DA USP - SIBiUSP
Banco de Dados Bibliográficos da USP - DEDALUS
TUTORIAL PARA DESDOBRAMENTO DE
FASCÍCULOS DE COLEÇÕES RETROSPECTIVAS
DE SERIADOS NO BANCO DE DADOS
BIBLIOGRÁFICOS - DEDALUS
ALEPH 500 VERSÃO 20.01
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS
Departamento Técnico
Profa. Dra. Sueli Mara Soares Pinto Ferreira
Divisão de Gestão de Sistemas de Apoio Técnico
Zacharias da Costa Gadelha Neto
Divisão de Gestão de Projetos
Camila Molgara Gamba
Divisão de Gestão de Desenvolvimento e Inovação
Elisabeth Adriana Dudziak
Divisão de Gestão de Formação e Manutenção do Acervo
Maria Adelaide Alves Mestriner
Divisão de Gestão de Tratamento da Informação
Adriana Nascimento Flamino
Divisão de Gestão de Sistemas de Comunicação e Disseminação de Produtos/Serviços
Anderson de Santana
Seção de Apoio ao Credenciamento de Revistas USP
André Serradas
Seção de Apoio Administrativo
Elisabete de Oliveira Santos
Elaboração do Manual
Maria do Carmo Penteado Negraes Adriana Nascimento Flamino
Revisão
Adriana Nascimento Flamino Roseli Koizimi Matsuda
Diagramação/Arte Final
Esta é a 2ª edição do tutorial para Desdobramento de Fascículos de Coleções Retrospectivas de Seriados no Banco de Dados Bibliográficos – DEDALUS: Aleph 500 Versão 20.01, com as seguintes modificações: alteração do título do item 5 e inclusão de apêndice (ofício circular SIBi/DGTI/OF.CIRC. 087/2012, procedimentos para Exclusão do Item Primo-Circ.Restrita, Desdobramento de Coleções em CD-ROM e Desdobramento de Coleções Anteriores a 1900).
Os demais itens do referido tutorial continuam sem alterações.
São Paulo, 29 de Agosto de 2012. DT/SIBiUSP
1 INICIAR O MÓDULO DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS ... 1
2 ACESSAR O MÓDULO DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS ... 1
2.1 REALIZAR A BUSCA ... 2
2.2 VISUALIZAR O REGISTRO ... 3
3 CRIAR UMA ASSINATURA PARA O TÍTULO DE PERIÓDICO ... 7
4 CRIAR O PADRÃO DA PUBLICAÇÃO: 853 / 853 Nível X ...11
5 CRIAR, ATUALIZAR, ALTERAR/CORRIGIR ITENS ...21
6 DAR CHEGADA DOS ITENS (Individual ou em Grupo) ...29
7 FECHAR A ASSINATURA COM A DATA REAL ...34
8 VISUALIZAR O REGISTRO COM OS ITENS NO MÓDULO CATALOGAÇÃO ...37
9 VISUALIZAR O REGISTRO NA INTERFACE WEB ...40
10 TÍTULOS DE PERIÓDICOS IRREGULARES ...42
11 TÍTULOS DE PERIÓDICOS (Itens Adicionais: Suplementos, Números especiais, índice, etc) ...51
12 ENCADERNAÇÃO DE FASCÍCULOS DE COLEÇÃO RETROSPECTIVA ...60
APÊNDICES APÊNDICE A – OFÍCIO CIRCULAR 087/2012 ...77
APÊNDICE B – PROCEDIMENTOS PARA EXCLUSÃO DO “ITEM PRIMO-CIR.RESTRITA” NO MÓDULO PERIÓDICOS (KARDEX ELETRÔNICO) ...78
APÊNDICE C - DESDOBRAMENTO DE COLEÇÕES EM CD-ROM ...82
1 INICIAR O MÓDULO DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS
Para iniciar o Módulo de Aquisição & Periódicos do DEDALUS (Kardex Eletrônico), clicar em Iniciar, Programas, Aleph 20, Aquisição & Periódicos, conforme figura 1.
Figura 1 - Iniciando o Módulo de Aquisição & Periódicos
2 ACESSAR O MÓDULO DE AQUISIÇÃO & PERIÓDICOS
Para acessar o Módulo de Aquisição e Periódicos do DEDALUS, identificar-se com o ID do operador e senha e clicar no botão OK, conforme figura 2.
2.1 REALIZAR A BUSCA
Clicar no ícone “binóculo” e ir à opção: Buscar, à esquerda da janela, e escolher o tipo de busca: por palavras ou por listas (índices), fazer a busca e filtrar por: Base de
dados: Seriados e por Título. Por exemplo: Mechademia: an annual fórum for anime,
manga, and fan arts. Clicar no botão OK e o sistema apresentará o título recuperado na janela inferior, conforme figura 3.
2.2 VISUALIZAR O REGISTRO
Para visualizar o registro recuperado, clicar no botão Exibir, do lado direito da janela inferior, conforme figura 4.
O sistema exibirá o registro em formato de Lista resumida (janela superior) e em
Formato completo (janela inferior), conforme figura 5.
Após localizar o registro e visualizá-lo na janela inferior, clicar no botão Periódicos (à direita da janela inferior), para movê-lo para o Módulo de Periódicos, conforme figura
6.
O sistema exibirá a guia de periódicos com suas funções, conforme figura 7.
3 CRIAR UMA ASSINATURA PARA O TÍTULO DE PERIÓDICO
Somente após a criação da assinatura do periódico será possível a criação dos itens (coleção).
Para criar uma assinatura para o título de Periódicos, clicar na opção: Lista de
Assinaturas, na parte lateral esquerda da janela. Clicar no botão: Adicionar, do lado
direito da janela superior, conforme figura 8.
O sistema exibirá o formulário de assinatura na janela inferior, guia “2.info. da
Assinatura (1)”, o qual deverá ser preenchido com os seguintes campos obrigatórios,
conforme figura 9. Sub-biblioteca Assinatura de/até * Status do item
Código do fornecedor
Tipo de entrega (selecionar “C”)
*Preencher no campo “De” o ano do primeiro fascículo da sua coleção e no campo “Até” uma data distante para que os itens sejam criados.
Todos os campos abrem listas para facilitar o preenchimento.
Após o preenchimento do formulário, clicar no botão: Adicionar (à direita da janela inferior), conforme figura 10.
O sistema apresentará os dados da assinatura na parte superior da janela, conforme
figura 11.
Figura 11 - Dados da assinatura
4 CRIAR O PADRÃO DA PUBLICAÇÃO: 853 / 853 Nível X
Este método envolve a descrição de dois campos, 853 e 853 nível X, que permitem produzir, juntamente com uma assinatura válida, os itens que a biblioteca espera receber do periódico.
Padrão 853: descreve os dados gerais de publicação dos fascículos do periódico.
Define a periodicidade do título como mensal, bimestral, anual, etc. É o padrão para todas as bibliotecas.
Exemplo: $$ a v. $$ b n. $$ i (ano) $$ j (mês)
Padrão 853X: descreve o periódico dentro da coleção da sua biblioteca e o vincula
a uma assinatura. Define a coleção da biblioteca que será controlada, ou seja, é específico para cada biblioteca registrar a sua coleção.
Para criar o padrão da publicação 853, clicar na opção: Controle [sem padrão], na parte lateral esquerda da janela, e acessar a sub-função; Padrão 853 (ativo=0,
padrões=0)
Clicar no botão: Adicionar (lado superior direito da janela), para abrir o formulário do padrão 853, conforme figura 12.
No painel inferior da janela, clicar no botão “Planilha”(lado direito da janela inferior), para preenchê-lo a partir de um padrão pré-definido, conforme figura 13.
O sistema apresentará uma janela com as periodicidades padrão, já existentes.
Selecionar a periodicidade desejada e clicar no botão OK para preencher a planilha do padrão 853, conforme figura 14.
O sistema apresentará a planilha preenchida, de acordo com o padrão escolhido, conforme figura 15. Clicar no botão Adicionar e o sistema transferirá as informações da planilha para a janela superior, conforme figura 16.
Após a criação do padrão 853, criar o padrão 853 nível X. Para isso, selecionar no painel superior a aba 2. Nível-X e clicar no botão Adicionar (à direita da janela superior) para abrir o formulário de preenchimento das informações do campo 853X no painel inferior 4. Nível X, conforme figura 17.
Clicar no botão planilha (à direita da janela inferior). O sistema exibirá a lista de planilha do padrão (periodicidade), selecionar o tipo desejado e clicar no botão OK (à direita da janela), conforme figura 18.
OBS: Na planilha do padrão 853 Nível-X na janela inferior, corrigir manualmente os seguintes campos:
Assinatura: mudar a opção de “todas as assinaturas” para a opção “1” Data de início: corrigir a data de assinatura do periódico.
Cronologia I: corrigir a data de assinatura do periódico.
OBS: Quando houver uma 2ª assinatura de um mesmo periódico para cada biblioteca
diferente mudar a opção “1ª para 2ª “assinatura e assim por diante.
Clicar no botão Adicionar. O padrão Nível-X será transferido para a janela superior, conforme figuras 19 e 20.
Figura 20 – Padrão 853 Nível X
5 CRIAR, ATUALIZAR, ALTERAR/CORRIGIR ITENS
Para a criação dos itens, primeiro será necessário verificar o cronograma esperado. Clicar na guia “5.Cronograma esperado” no painel inferior, conforme figura 21.
O sistema exibirá o cronograma dos itens na parte inferior da janela, conforme figura
22.
Clicar no botão criar itens (à direita da janela inferior), para a quantidade de anos que o periódico foi assinado. Observar que as informações no painel inferior irão mudar à medida que o botão criar itens for sendo clicado. Por exemplo: A assinatura do periódico iniciou-se em 2006 e foi até 2008. Clicar no botão criar itens quatro vezes, pois será necessário criar a previsão de chegada de um ano a mais para que os itens sejam criados corretamente, conforme figuras 23 e 24.
Na parte lateral esquerda da janela, na opção Lista de Itens, poderá visualizar a quantidade de itens que foram criados.
Na janela inferior, clicar na guia 3.Info. Geral (2) , o qual deverá ser preenchido o campo estatística com o tipo de aquisição do periódico, conforme figura 25 .
Após o preenchimento, clicar no botão Atualizar, conforme figura 26.
Para acrescentar um item e fazer alterações nas informações já existentes, clicar no botão Duplicar e alterar manualmente as informações do mesmo, conforme figura 27.
Para alterar/corrigir informações do item – clicar na guia 3. Níveis de Periódicos, conforme figura 28.
Figura 28 - Alterar/corrigir informações do item
Após a criação dos itens e conclusão das correções, acusar o recebimento dos mesmos no sistema, ou seja, “dar chegada”.
6 DAR CHEGADA DOS ITENS (Individual ou em Grupo)
Para dar chegada dos itens, acessar a função Controle [Padrão ADM], na parte lateral esquerda da janela, selecionar a sub-função Chegadas (item a item) ou Grupo (vários itens ao mesmo tempo) e clicar em chegada, conforme figuras 29 e 30.
Clicar em chegada Três (3) vezes, de acordo com a quantidade de itens selecionados, conforme figuras 30 e 31.
Após esse procedimento, aparecerá uma mensagem informando que a chegada foi um sucesso, conforme figura 32.
Em seguida clicar no botão fechar, conforme figura 33.
7 FECHAR A ASSINATURA COM A DATA REAL
Após “dar chegada” dos itens, será necessário fechar a assinatura com a data real do periódico.
Na parte lateral esquerda da janela, acessar novamente a sub-função: Lista de
Assinaturas, conforme figura 34.
Fechar a assinatura com a data real e clicar sobre o botão Atualizar, conforme figura
35.
O sistema apresentará os dados da assinatura atualizada na parte superior da janela, conforme figura 36.
Figura 36 - Dados da assinatura atualizada
Após o fechamento da assinatura, checar a visualização nas Interfaces GUI – Módulo Catalogação e Web.
8 VISUALIZAR O REGISTRO COM OS ITENS NO MÓDULO CATALOGAÇÃO
No Módulo Catalogação, digitar o número sysno no campo barra de título e clicar no botão carregar registro do servidor, conforme figura 37.
O sistema exibirá o registro bibliográfico na parte superior e na parte lateral esquerda da janela, os itens relacionados ao registro. Clicar no sinal + do lado esquerdo de USP50 e clicar duas vezes em ITENS para visualização dos mesmos, conforme
figuras 38 e 39.
9 VISUALIZAR O REGISTRO NA INTERFACE WEB
Após a visualização do registro na janela superior, dar o comando CTRL+O. A visualização dos itens aparecerá na parte inferior da janela, conforme figuras 40 e 41.
Figura 41 - Visualização dos Itens - detalhes
OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca, conforme tutorial do “Módulo de Catalogação no Banco de Dados Bibliográficos - DEDALUS”: Aleph 500 Versão 20.01, 2ª edição. <http://citrus.uspnet.usp.br/sibi/AreaTecnica/>.
10 TÍTULOS DE PERIÓDICOS IRREGULARES
Há títulos de periódicos cujo padrão de publicação é praticamente impossível de se prever, no qual nenhum padrão lógico pode ser definido.
Para esses casos de periódicos irregulares, todos os procedimentos são iguais como,
2.1 Realizar a busca; 2.2 Visualizar o registro; 3. Criar uma assinatura para o título do periódico; 4. Criar o padrão de publicação: 853 / 853 Nível X; 5. Criar itens; 6. Dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo); 7. Fechar a assinatura com data real; 8. Visualizar o registro com os itens no Módulo Catalogação; 9. Visualizar o registro na Interface Web.
Somente os procedimentos 4.Criar o padrão da publicação: 853 / 853 Nível X e 6.
Dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo) que diferem um pouco, por ser
necessário prever um padrão de publicação “aproximado” ou “irregular” para o título e ir editando os itens (adicionando/excluindo) conforme eles forem sendo entregues.
Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico:
Titulo: Brasil suinícola
Data do início da coleção: 1981 Data do último volume: 1983 Padrão: irregular
O padrão 853 /853 Nível X aproximado escolhido foi o trimestral, conforme figura 42.
Ao dar a chegada dos itens, excluir os itens não existentes, conforme figura 43.
Para adicionar um item e fazer alterações nas informações já existentes, clicar no botão “Duplicar” e alterar manualmente as informações do mesmo, conforme figura
44.
Para alterar/corrigir informações do item – clicar na guia 3. Níveis de Periódicos, conforme figura 45. Não esquecer de alterar manualmente o campo Descrição.
Realizar os mesmos procedimentos para os demais itens da coleção.
Após a conclusão das correções, dar chegada dos itens, conforme figura 46.
Verificar se a quantidade e as informações dos itens estão corretos e clicar em fechar, conforme figura 47.
Após dar a chegada dos itens, visualizar os mesmos na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizando o comando Ctrl + O, conforme figuras 48 e 49.
Figura 49 – Visualização do registro Interface Web – Detalhes
OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.
11 TÍTULOS DE PERIÓDICOS (Itens Adicionais: Suplementos, Números especiais, índice, etc)
É possível adicionar fascículos que não foram previstos anteriormente na lista de itens esperados.
Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico com Número Especial (NESP):
Título: Ciência e tecnologia de alimentos Data de ínicio da coleção: 1992
Data do último volume: 1995 Padrão: trimestral
Coleção: 1992 1 (1-4); 1993 2 (1-4); 1994 3 (1-4); 1995 4 (1-4); 1995 4 (5 NESP)
OBS: Os procedimentos a seguir, serão os mesmos para Periódicos que contenham
Para adicionar um item e fazer alterações nas informações já existentes, clicar no botão Duplicar disponível no painel superior da sub-função Chegadas e alterar manualmente as informações do mesmo, conforme figura 50.
Para acrescentar/alterar/corrigir informações do item como volume, número, ano e descrição – clicar na guia 3. Níveis de Periódicos, conforme figura 51.
OBS: Na parte inferior da planilha, no campo de descrição acrescentar a palavra NESP (Número Especial) em maiúsculo.
Após ter acrescentado e/ou alterado as informações, clicar no botão Adicionar, conforme figura 52.
O Sistema exibirá o registro bibliográfico na parte superior da janela já com as alterações feitas, conforme figura 53.
Após a conclusão das correções, dar chegada dos itens, conforme figura 54.
Verificar se a quantidade e as informações dos itens estão corretas e clicar em fechar, conforme figura 55.
Figura 55 - Lista dos itens
Após o procedimento da chegada, será necessário fechar a assinatura com a data real do periódico. Seguir instruções conforme Tutorial para Desdobramento de
Fascículos de Coleções Retrospectivas de Seriados – (7 Fechar a Assinatura com a Data Real), página 34.
Após dar a chegada dos itens, visualizar os mesmos na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizando o comando Ctrl + O, conforme figuras 56 e 57.
Figura 57 - Visualização do registro Interface Web – Detalhes
OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.
12 ENCADERNAÇÃO DE FASCÍCULOS DE COLEÇÃO RETROSPECTIVA
Para encadernação de fascículos de coleção retrospectiva, todos os procedimentos são iguais como, 2.1 Realizar a busca; 2.2 Visualizar o registro; 3. Criar uma
assinatura para o título do periódico; 4. Criar o padrão de publicação: 853 / 853 Nível X; 5. Criar itens; 6. Dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo); 7. Fechar a assinatura com data real; 8. Visualizar o registro com os itens no Módulo Catalogação; 9. Visualizar o registro na Interface Web.
Somente no procedimento 6. Dar chegada dos itens (individual ou em Grupo) que difere um pouco, ao selecionar a opção “Encadernar”.
Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico:
Titulo: Revista da Criação Data do início da coleção: 1995 Data do último volume: 1996 Padrão: mensal
Descrição da coleção: 1995 (1-10); 1996 (11-22) Coleção encadernada: 1995 (1-10)
Para encadernar os fascículos desdobrados, acessar a opção [1] Funções, na parte lateral esquerda da janela, selecionar a sub-função Lista de Itens. Clicar em
Encadernar, conforme figura 58.
Selecionar no quadro à esquerda os fascículos a serem encadernados, conforme figura 59.
Enviar os fascículos selecionados para o quadro à direita usando a seta e clicar no botão Encadernar, conforme figura 60.
O sistema exibirá o formulário “Expandir item” , conforme figura 61.
Para alterar/corrigir informações do item – clicar na guia 2. Info. Geral(1) e no campo
descrição informar os fascículos encadernados. Dúvidas quanto a descrição do item
(pontuação e normalização), consultar o “Manual para transcrição de coleções de
Seriados”, disponível na área técnica do SIBiUSP.
Na guia 5. Níveis de Periódicos no campo Nivel enum. inserir os números dos fascículos e clicar sobre o botão Atualizar, conforme figuras 62 e 63.
Após clicar no botão Atualizar ocorre a seguinte modificação no registro do item: No campo Suporte físico é substituído o código ISSUE por ISSBD (Fascículo
encadernado), que é atribuído, automaticamente, pelo sistema para fascículos
encadernados, permitindo que sejam ordenados na lista de fascículos, conforme figura 64.
Os fascículos que formaram o novo item encadernado são visualizados como um único item na Lista de itens, guia Lista de itens, e com um único código de barras, conforme figura 65.
Para visualizar as modificações nos itens, clicar em Histórico (Última atualização) na parte lateral esquerda da janela, na guia 3.Modificações no Item e clicar no botão ver conforme figuras 66 e 67.
O sistema exibirá as informações bibliográficas do item e as modificações ocorridas no mesmo, conforme figuras 68 e 69.
Em seguida clicar no botão fechar, conforme figura 70.
Para visualizar os fascículos encadernados na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizar o comando Ctrl + O na tela superior, conforme figuras 71 e 72.
Figura 72 - Visualização dos fascículos encadernados Interface Web – Detalhes
OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.
APÊNDICE A – OFÍCIO CIRCULAR 087/2012
DIVISÃO DE GESTÃO DO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO (DGTI)
SIBi/DGTI/OF.CIRC.087/2012
São Paulo, 06 de junho de 2012
Prezado(a) Senhor(a),
Informamos que todos os títulos de seriados no Banco de Dados Bibliográficos – DEDALUS receberam itens via máquina com o Status "Item Primo-Circ.Restrita" para a visualização da coleção no Portal de Busca Integrada da USP.
No entanto, após o desdobramento da coleção, por meio do Módulo Periódicos (Kardex Eletrônico), não haverá necessidade de constar esse item atrelado ao registro do título de periódico. Portanto, elaboramos procedimentos para a exclusão do mesmo.
Seguem abaixo, os procedimentos para aplicação nesta biblioteca. Contamos com a colaboração e compreensão de todos.
Atenciosamente,
Adriana Nascimento Flamino
Divisão de Tratamento da Informação (DGTI)
Departamento Técnico - Sistema Integrado de Bibliotecas Universidade de São Paulo
APÊNDICE B – PROCEDIMENTOS PARA EXCLUSÃO DO “ITEM PRIMO-CIR.RESTRITA” NO MÓDULO PERIÓDICOS (KARDEX ELETRÔNICO)
DIVISÃO DE GESTÃO DO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO (DGTI)
No Módulo Aquisição e Periódicos, digitar o número sysno na barra de periódico e clicar no botão Carregar registro de periódico, conforme figura 1.
Clicar em Lista de Itens, na parte lateral esquerda da janela. O sistema apresentará informações do “Item PRIMO-Cir.Restrita” na parte superior direita, conforme figura 2.
Selecionar o “Item-PRIMO-Circ.Restrita” e na parte superior direita da janela, clicar no botão “Excluir”, conforme figura 3.
O sistema solicitará confirmação da exclusão do item. Clicar em Sim, conforme figura 4.
APÊNDICE C - DESDOBRAMENTO DE COLEÇÕES EM CD-ROM
DIVISÃO DE GESTÃO DO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO (DGTI)
Para desdobramento de coleções em CD-ROM, seguir os mesmos procedimentos de uma coleção impressa tais como: 2.1 Realizar a busca; 2.2 Visualizar o registro; 3.
Criar uma assinatura para o título do periódico; 4. Criar o padrão da publicação: 853/853 Nível X; 5. Criar itens; 6. Dar chegada dos itens (individual ou em grupo); 7. Fechar a assinatura com data real; 8. Visualizar o registro com os itens no Módulo Catalogação; 9. Visualizar na Interface Web.
Somente no procedimento 6. Dar chegada dos itens que difere um pouco, ao selecionar a guia 3. “Níveis de Periódicos”
Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico:
Título: Revista brasileira de ciências agrárias (CD-ROM) Data de início da coleção: 2006
Data do último volume: 2008 Coleção: 2006-07 1-2; 2008 3(2)
OBS: Os procedimentos a seguir, serão os mesmos para periódicos que contenham
coleções em vários suportes físicos (Microficha, Microfilme, Braile, Outros
Para desdobrar as coleções em CD-ROM, acessar a opção [1] Funções, na parte lateral esquerda da janela, e selecionar a sub-função Chegadas, conforme figura 1.
Clicar na guia 3. “Níveis de Periódicos” e acrescentar manualmente no campo
Descrição a palavra CD-ROM em caixa alta e clicar sobre o botão Atualizar,
conforme figura 2.
O sistema transferirá as informações acrescentada na janela superior, conforme figura 3.
Figura 3: Informações nos itens acrescentados
OBS: Através de Ctrl +C e Ctrl + V, acrescentar essa informação (CD-ROM) em todos
Após conclusão, dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo), conforme figuras 4 e 5.
Verificar se a quantidade e as informações dos itens estão corretos e clicar em fechar, conforme figura 6.
Após dar chegada dos itens, visualizar os mesmos na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizando o comando Ctrl + O, conforme figuras 7 e 8.
Figura 8: Visualização do registro Interface Web – Detalhes
OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a
APÊNDICE D - DESDOBRAMENTO DE COLEÇÕES ANTERIORES A 1900
DIVISÃO DE GESTÃO DO TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO (DGTI)
Para estes casos de periódicos anteriores a 1900, será necessário criar os fascículos como itens.
Como exemplo foi utilizado o seguinte periódico:
Título: Botanical magazine Data de início da coleção: 1787 Data do último volume: 1800 Coleção: 1787-800 1-14
Dentro do módulo de Aquisição & Periódicos, na Barra de periódico, selecionar a opção No. Sistema Bib e digitar o sysno do registro, conforme figura 1.
Clicar no botão Carregar registro de periódico para criar os itens do documento, conforme figura 2.
Clicar em Lista de itens do lado esquerdo da tela, e no botão “Novo” do lado direito da janela, conforme figura 3.
Figura 3: Novo item
Preencher os campos das guias Info.Geral (1) , Info. Geral (2) e Níveis de Periódicos, conforme orientações a seguir.
Preencher na guia Info.Geral (1) os seguintes campos:
a) Sub-Biblioteca (obrigatório): selecionar a sigla da biblioteca; utilizar os códigos definidos para cada biblioteca
b) Status do Item (obrigatório): código de status definido para cada biblioteca, utilizar os códigos definidos na lista;
- Digitar o volume, o número e ano correspondente a sua coleção, conforme figura 4.
Preencher na guia Info. Geral (2) os seguintes campos:
a) Estatística: campo definido para informar a “procedência” do material: Corrente-compra, Corrente-doação, Corrente-permuta, Não Corrente-compra, Não corrente-doação, Não corrente-permuta, conforme figura 5.
Preencher na guia Níveis de Periódicos os seguintes campos:
a) Nível enumerado (1) (A) (vol.)
b) Nível cronol. (1) (i)(ano)
Após o preenchimento das guias, Info. Geral (1) e Info. Geral (2) e Níveis de Periódicos clicar no botão “Adicionar” (lado direito da janela inferior), conforme figura
6.
O Item cadastrado aparecerá na janela superior, conforme figura 7.
Para acrescentar um item e fazer alterações nas informações já existentes, clicar no botão “Duplicar” disponível no painel superior da sub-função Lista de Itens e alterar manualmente as informações do mesmo, conforme figuras 8.
Após ter acrescentado e/ou alterado as informações, clicar no botão “Adicionar”, conforme figura 9.
Após a conclusão, dar chegada dos itens (Individual ou em Grupo) conforme figuras
10 e 11.
Verificar se a quantidade e as informações dos itens estão corretos e clicar em “fechar”, conforme figura 12.
Após dar chegada dos itens, visualizar os mesmos na Interface Web através do Módulo Catalogação, utilizando o comando Ctrl + O, conforme figuras 13 e 14.
Figura 14: Visualização do registro Interface Web – Detalhes
OBS: Após a verificação dos itens, remover o campo MARC 947 correspondente a coleção desdobrada da sua biblioteca.
