Gestão de Projectos Módulo 27: Menus do Project 2003
Antes de apresentarmos as opções do menu, duas observações genéricas sobre o funcionamento do Windows que se aplica directamente ao assunto que se está a tratar: 1. Podemos considerar a existência de dois tipos de menus:
1.1. Principal.
Encontra-se na parte superior do programa, como se referiu, cobrindo a totalidade das operações realizadas pelo Project.
Tem diversos níveis, isto é, algumas opções podem-se desdobrar noutras. Quando assim acontece a opção que se desdobra apresenta o símbolo [ ► ] Algumas outras opções do menu fazem com apareça uma janela de diálogo com o utilizador competindo a este fazer algumas opções ou prestar informações adicionais. Quando assim acontece a operação que dá lugar à janela de diálogo apresenta o símbolo [ ... ]
A partir do primeiro nível, o menu pode apresentar-se no formato
Reduzido
Esta é a situação activada por defeito. Quando uma opção do menu lista as subopções disponíveis começa por mostrar apenas as usadas mais recentemente. Só ao fim de um curto espaço de tempo mostra todas as opções, distinguindo entre as mais e menos usadas.
Completo
Quando uma opção do menu lista as subopções disponíveis mostra logo todas, com o mesmo tipo de apresentação.
O utilizador pode configurar o Project para apresentar menus reduzidos ou completos. Se é um utilizador experimentado tem vantagem em utilizar menu reduzido. Se está num processo de aprendizagem opte pelo menu completo. 1.2. Virtuais
Em muitas situações, colocando o cursor num determinado local e carregando no botão do lado direito do rato aparece-lhe um menu das operações que o Project considera associadas ao objecto apontado pelo cursor do rato.
Os menus virtuais são muito práticos e a sua sistemática utilização permite poupar muito tempo.
2. Frequentemente aparecem listagens que pedem ao utilizador a escolha de uma ou várias opções. Para escolher mais que uma opção alternada utilize a tecla [Ctrl]. Para escolher várias opções seguidas comece por seleccionar a primeira e seleccione a última ao mesmo tempo que carrega em [Shift].
Analisemos agora os menus.
O primeiro nível de opções do menu encontra-se na horizontal:
File Ficheiro
Operações relacionadas com o ficheiro que contem o Projecto. Nesta opção o que interessa é o ficheiro
propriamente dito e não o seu conteúdo. Pode abrir, gravar, imprimir, etc.
Edit Editar
Operações de tratamento da informação contida no Projecto. Para além das operações de copia, transferência, procura, etc. típicas de todos os programas da Microsoft tem um conjunto de operações específicas das tarefas e recursos. Em alguns casos a fronteira entre esta opção e a de Insert é muito diminuta.
View Ver
Operações que permitem ter diferentes visões do Projecto, modificando essencialmente o conteúdo da área de trabalho e do botões associados ao menu.
Insert Inserir
Operações que permitem inserir no projecto novas informações (tarefas, recursos, projectos, imagens, objectos, etc.)
Format Formatar
Operações que permitem modificar a apresentação do que é mostrado do Projecto (tipo de letra, apresentação dos gráficos, etc.)
Tools
Ferramentas
Conjunto de operações muito diversificadas, englobando o que é comum em quase todos os programas da Microsoft (correcção de texto, macros, configuração do programa, etc.) a outras específicas da elaboração de Projectos (afectação de recursos, por exemplo)
Project Projecto
Operações directamente relacionadas com a globalidade do Projecto (informação, ordenação, etc.) ou com algumas das suas partes (tarefas, por exemplo)
Collaborate Colaborar
Operações de funcionamento em rede Windows
Janela
Operações de manipulação das janelas de apresentação do Projecto, muito similar aos de outros programas da Microsoft. Help
Ajuda
Ajuda e informação sobre o Project.
Podemos agrupar estas diversas opções do menu em quatro grupos:
– Elaboração, apresentação e consulta do Projecto: Edit + View + Insert + Tools + Project
– Manipulação do ficheiro: File
– Trabalho em grupo através da rede: Collaborate – Apresentação e ajuda: Format + Windows + Help. Pode aceder a cada uma das referidas opções
– com o rato
– pelo teclado carregando em Alt+<Letra Sublinhada> Por exemplo, Alt+O permite o acesso a Format
Na apresentação seguinte seguimos a ordem das opções do Menu. Não trataremos de Collaborate porque a versão MS Office Project Professional 2003, utilizada no curso permite trabalhar em rede mas exige a instalação de outros programas:
– MS Office Project Server 2003 e
– MS Windows Server 2000 ou 2003 – MS Windows Share Point Services – MS SQL Server 2000.
.
A opção File desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos:
New Criação de um novo ficheiro onde poderá colocar parte, um ou mais projectos. Pode escolher um determinado formato de projecto.
Open Abertura de um ficheiro já existente e gravado em suporte magnético. O ficheiro pode ser aberto plenamente ou de forma protegida (cópia do ficheiro, só para leitura). Possibilidade de abertura de bases de dados.
Close Fechar um ficheiro, isto é, retirá-lo da aplicação.
Save Gravação do ficheiro em suporte magnético (.mpp). Pode gravar em vários formatos. Poderá gravar com ou sem “baseline”
Save online [em rede] Grava um projecto no “computador central” (Server) quando ainda não se está ligado.
diferente ao ficheiro ou gravar em diversos formatos alternativos (específicos do PROJECT ou não) Save as Web
Page
É uma especificação da situação anterior. Permite gravar um relatório do Projecto num determinado formato de página web (.html)
Save
Workspace Grava num único ficheiro (.mpw) todos os ficheiros que estão abertos. Útil para reunir num único ficheiro vários ficheiros relacionados entre si
File Search
Page Setup Configuração do formato de saída por impressão para a vista susceptível de impressão que está activa no momento
Print Preview Antevisão da impressão para a vista susceptível de impressão que está activa no momento
Print Impressão da vista susceptível de impressão que está activa no momento.
Send to Permite enviar o ficheiro ou uma ligação para o ficheiro para outros programas, sendo de destacar o Correio Electrónico e o Outlook
Properties Conjunto de informações sobre o ficheiro e o seu conteúdo, sendo em parte resultado dos projectos nele inscritos e em parte acrescentáveis pelo utilizador.
A opção Edit desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos: Can’t Undo
Undo Redo
Caso esteja disponível, permite desfazer a última operação. Só permite desfazer, quando muito, a última operação. Permite refazer a operação que foi desfeita.
Cut Cell Permite transferir para “área de transferência” o conteúdo das células assinaladas, colocando-a em branco ou nas opções automáticas
Copy Cell Permite transferir para “área de transferência” o conteúdo das células assinaladas.
Copy Picture…
Permite copiar total ou parcialmente o conteúdo do visor para diversos locais.
Paste Permite transferir da “área de transferência” para as células assinaladas.
Paste Special Opção similar à anterior com a possibilidade de escolher o formato a adoptar.
Paste as Hyperlink
Coloca na célula assinalada uma ligação ao conjunto de células copiadas para a “área de transferência”.
Clear Limpa parte ou todo o conteúdo das células assinaladas, conforme o que se escolher no respectivo submenu.
Delete Task Apaga as tarefas seleccionadas Link Tasks Liga entre si as tarefas seleccionadas
Unlink Tasks Desliga as tarefas seleccionadas que estavam ligadas entre si. Split Task Activa a possibilidade de decompor uma tarefa em duas ou
mais partes
Find Procura um conjunto de caracteres
Replace Procura um conjunto de caracteres e substituiu-os por outros Go To Vai para uma determinada tarefa ou data
Links Fazer, editar, modificar ou cancelar uma ligação do projecto a um objecto
Object No caso de ter um objecto no ficheiro e estar seleccionado permite fazer operações sobre ele
A opção View desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos:
Calendar Permite optar pela vista referida (tarefas). Gantt Chart Idem
Network
Diagram Idem
Task Usage Idem Tracting Gantt Idem Resource
Graph
Permite optar pela vista referida (recursos). Resource
Sheet Idem
Resource Usage
Idem
More Views Possibilidade de escolher outras vistas, predefinidas ou construídas pelo utilizador.
Reports Permite escolher entre diversos tipos de relatórios
Toolbars Permite escolher quais os conjuntos de ícones do programa PROJECT a serem mostrados.
View Bar Permite mostrar ou esconder a barra vertical esquerda das vistas.
Header and Footer…
Mostra a parte da configuração da página que se refere ao cabeçalho e ao rodapé.
Zoom Redimensiona a escala temporal da representação gráfica de forma a mostrar inteiramente um período de tempo ou uma parte do projecto no visor.
A opção Insert desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos:
New Task Cria uma nova tarefa no local do cursor New Resource
From
Acréscimo ao projecto de um recurso já disponível em algum dos locais referidos
Recurring
Task Cria no local do cursor uma tarefa recorrente
Project Insere no local do cursor um projecto que se encontra noutro ficheiro
Column Coloca na coluna em que está o cursor uma nova coluna com o conteúdo escolhido, arrastando as restantes colunas para a direita
Page Break Introduz uma mudança de página no local do cursor. Produz efeitos quando da impressão.
Drawing Apresenta a barra de ícones de desenho, permitindo eventualmente desenhar na parte gráfica da vista Object Permite introduzir na parte gráfica da vista um recurso
outro programa.
Hiperlink Insere uma ligação a ficheiro, página web ou correio electrónico.
A opção Format desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos:
Font Escolha do tipo de letra para a área seleccionada. Bar Configuração da apresentação gráfica das tarefas: cor,
formato e texto das barras no gráfico de Gantt.
Timescale Escolha da escala temporal e aspectos da sua apresentação no gráfico de Gantt
Gridlines Muda a apresentação das linhas (existentes ou possíveis de existir) que integram diversas vistas
GanttChartWizard Auxiliar de configuração de diversos aspectos do gráfico de Gantt..
Text Style Escolha da apresentação do texto conforme o tipo de tarefa. Também pode configurar a totalidade do texto. As opções que apresenta dependem da vista.
Bar Styles Escolha da representação das tarefas no gráfico de Gantt conforme o tipo de tarefas. As opções que apresenta dependem da vista.
Details Permite mostrar ou não certas informações, constantes de uma listagem, em certas vistas
aspectos da representação gráfica (ligações entre tarefas, desenhos, etc.)
Layout Now Activa, em certas vistas, a apresentação definida sem activação automática ou alinha as caixas.
Drawing Aspecto e posicionamento do desenho seleccionado
Após ter alguma experiência de funcionamento com o Project e se funciona regularmente com ele deverá criar uma apresentação típica dos projectos, permitindo simultaneamente facilitar a sua leitura e dar uma imagem de marca aos projectos que dirige.
A opção Tools desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos:
AutoCorrect
Options Activação ou desactivação de um conjunto de correcções automáticas na escrita Shared Workspace Quando no projecto se utilizam recursos que actuam
também noutros projectos ou na empresa, o acesso a essa informação faz-se por esta opção
Links Between
Projects Permite fazer certas operações sobre os “links” existentes entre tarefas de ficheiros diferentes Import Outlook
Tasks
Transfere tarefas definidas no Outlook Change Working
Time
Muda um ou mais dos calendários de trabalho e o tempo normal de trabalho.
Quando se muda alguns dos parâmetros (tempo normal de trabalho, referência de fundo, e tempo específico de um determinado calendário) o Project vai refazer o projecto adaptando aos novos dados e quando encontra incongruência impossíveis de resolver automaticamente avisa o utilizador.
As alterações podem ser muitas. É fortemente aconselhável antes de começar a conceber o projecto estudar detalhadamente os
calendários, particularmente o genérico que serve de suporte ao projecto.
Assign Ressources Afectar recursos a tarefas, partilhar recursos, etc. Build Team from
Entreprise
Cria uma lista de recursos da empresa a ser utilizada no projecto
Substitute Resouces Para substituir no projecto recursos que também são da empresa.
Resources Sharing Para conhecer os recursos partilhados com outros projectos ou com a empresa e actuar sobre eles.
Level Resources Reafectação, automática ou manual, dos recursos pelas tarefas de forma a resolver conflitos existentes, de acordo com as condições fornecidas
Tracking Permite um conjunto de operações para verificação do estado de andamento do projecto ou tarefa, para adaptar o termo de referência (“Baseline”)
Macro Criação, apresentação e activação de macros ou criação de programas em VisualBasic
Organizer Permite transferir conteúdos e formatos entre o ficheiro activo e o modelo de referência.
Customize Permite adaptar diversos aspectos do Project
Options Permite configurar diversos aspectos do Project Entreprise Options [Rede] Par se relacionar com a empresa para o
A opção Project desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos:
Sort Ordenação das tarefas ou dos recursos segundo diversos critérios possíveis. Por defeito as tarefas ou recursos ordenam-se por número de identificação.
Filtered for: Mostrar apenas as tarefas ou recursos que preenchem determinadas condições
Group by: Agrupa as tarefas ou recursos em grupos de acordos com determinados critérios (ex. agrupar todas as tarefas que têm a mesma tarefa predecessora)
A designação de grupo aqui utilizada nada tem a ver com os grupos definidos nos recursos.
Outline Agrupar ou desagrupar tarefas e mostrar apenas as tarefas até um determinado nível
WBS Configura apresentação e identificação do código WES (work background structure)
Task Information Caixa de diálogo de informação da tarefa ou do recurso Task Notes Apontamentos sobre a tarefa ou o recurso
A opção Windows desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos:
New Window Criação de uma nova janela contendo o conteúdo de uma ou mais janelas já abertas
Arrange All Dispõe no visor as diversas janelas abertas
Hide Esconde uma janela
Unhide Mostra uma ou mais janelas escondidas Split Decompõe a janela em duas vistas
<janelas> Identificação das janelas abertas e possibilidade de trazer uma para primeiro plano.
A opção Help desdobra-se da seguinte forma;
com os seguintes conteúdos: Microsoft Project
Help Activação do auxiliar de operações Show/Hide Office
Assistant
(Des)Activação do auxiliar de operações do Microsoft Office
Contents and Index Mostra texto de ajuda
Getting Started Demonstração de funcionamento
What’s This? Explicitação do significado do objecto apontado Office on the Web Ligação à páginas web do Microsoft Office
About Microsoft
Project Informação sobre o PROJECT
Em muitas situações uma operação pode ser activada - Pelo menu principal
- Pelo menu virtual
- Pelos botões colocados junto ao menu - Carregando num conjunto de teclas.
A segurança reside no Menu Principal. É sempre possível encontrar o que se deseja. basta procurar
A comodidade para quem está a trabalhar com o rato está no menu virtual ou nos botões.
