Instituto Superior Técnico
Gestão de Projecto
Professora: Inês Esteves Ribeiro
Mestrado Integrado Engenharia Aeroespacial
ACARAL
Acampamento Regional de Alcateias
Augusto Reis
Jerry Cunha
Mariana Moreira
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79704
79041
14 de Maio de 2018
Conteúdo
1 Introdução 2 2 Atividades 3 3 Gestão de Tempo 6 3.1 Diagrama de Gantt . . . 6 3.1.1 Caminho Crítico . . . 63.1.2 Análise de Margens de Atraso . . . 7
4 Alocação de Recursos 10 5 Orçamento 14 5.1 Custos Fixos . . . 14 5.2 Custos Variáveis . . . 15 5.3 Receita . . . 17 5.4 Saldo . . . 17 6 Gestão de Riscos 18 6.1 Soluções . . . 19 8 Referências 21 1
1
Introdução
O Acampamento Regional de Alcateias, ou ACARAL como é conhecido entre os membros escutistas, trata-se de um evento/acampamento que trata-se realiza de quatro em quatro anos na Região Autónoma dos Açores (R.A.A), organizado pela Junta Regional de Núcleo e pelo Núcleo Escutista da ilha em que se realiza o evento. O ACARAL destina-se a todos os escuteiros integrados na I Secção – Lobitos, com idades compreendidas entre os 6 e os 10 anos, da Região Autónoma dos Açores.
A realização do ACARAL terá lugar na ilha de Santa Maria, na R.A.A, entre os dias 23 e 27 de Julho de 2018, com o tema “Mogli na Ilha dos Fósseis”. Com base no conhecimento de edições anteriores, está prevista a participação de cerca de meio milhar de lobitos e dirigentes açorianos, entre os quais 350 lobitos, 50 dirigentes acompanhantes e cerca de 100 dirigentes e caminheiros que serão alocados nos serviços.
Entre os objetivos da iniciativa estão “a possibilidade da vivência do ideal escutista estruturado no sistema de bandos, contribuindo para a abertura de novos horizontes, no campo cultural, social e pedagógico", "con-tribuir para a formação integral das crianças, através de ações que realcem valores cristãos nomeadamente: a tolerância, a amizade e o sentido ecuménico do escutismo"e “aprofundar a mística e simbologia da I secção através das imagens e representações da história do ’Mogli na Ilha dos Fósseis’ ".
2
Atividades
Inicialmente foi feita uma análise de todas as tarefas que seriam necessárias realizar desde o início do projeto até à realização da semana do evento e, posterior, desmontagem de campo. Portanto, procedeu-se à construção de uma tabela de atividades (ver tabela 1) que se divide em atividades fundamentais, que por sua vez se subdivide em tarefas principais e tarefas secundárias. Nesta tabela também são apresentadas as precedências de cada atividade, assim como o respetivo tempo otimista (Top), mais provável (Tml) e pessimista
(Tpe). O tempo médio de cada tarefa (Tmed) é calculado através da seguinte fórmula,
Tmed =
Top+ 4xTml+ Tpe
6 . (1)
A tabela 1 apresenta também uma coluna referente à data de início imposto a algumas das atividades. Pela sua análise podemos constatar que temos onze atividades fundamentais com as respetivas tarefas principais e secundárias, que passamos a explicar:
A. Planeamento Geral das Atividades - Esta atividade corresponde a um conjunto de reuniões iniciais realizadas com o intuito de decidir todos os aspetos base e fundamentais do ACARAL, como o tema, a data e duração da atividade, definição dos departamentos de trabalho e dos respetivos responsáveis, assim como, dos objetivos gerais da atividade, o local do acampamento e o orçamento;
B. Contactar Câmara Municipal - A realização de um evento deste tipo requer a autorização da Câmara Municipal. A primeira opção para o local da atividade foi o parque de campismo da ilha de Santa Maria que é da responsabilidade da Câmara Municipal, por isto, é também necessário requerer a permissão e apoio para o uso do espaço;
C. Participantes - Nesta atividade estão englobadas as inscrições dos participantes e o respetivo paga-mento. As inscrições são divididas em duas fases:
C1. Inscrições Provisórias - Permitindo uma previsão do número de inscritos, onde se dá a possibilidade de reembolso em caso de desistência;
C2. Inscrições Definitivas - Não está previsto o reembolso, exceto em situações muito especiais e justificadas;
D. Atividades - Todo o processo de escolha, definição e preparação das atividades a realizar durante a semana do evento, assim como, todo o processo de planeamento e definição dos transportes, necessários na semana do evento para o transporte dos participantes entre os postos de atividades e o local de acampamento, assim como o seu transporte de e para o Aeroporto e/ou terminal marítimo;
E. Animação - Nesta atividade são realizados todos os momentos de decisão, preparação e ensaio dos momentos de animação da semana do evento, ou seja, o desenvolvimento das peças de teatro, músicas, criação dos mascotes, entre outros. Esta é a atividade que permite a criação da ’magia’ do evento, uma vez que é nela onde a mística do ACARAL ’ganha vida’;
F. Cozinha - Todo o processo de planeamento, definição das refeições e quantidades de mantimentos necessários, assim como a sua encomenda;
G. Segurança - Esta atividade é de extrema importância num evento como o ACARAL, uma vez que existe o envolvimento de cerca de 350 crianças e 150 adultos externos à equipa organizadora e sobre o qual a mesma tem grandes responsabilidades. Envolvendo todo o processo de avaliação e levantamento dos terrenos e locais da realização do acampamento e respetivas atividades. O Plano de Segurança Interno (PSI) é definido e a coordenação com as autoridades é estabelecida;
H. Campo - Todos os processos relacionados com o local do acampamento são contemplados nesta ativi-dade, tais como a montagem e desmontagem das infraestruturas necessárias para apoio à semana do evento, assim como a preparação dos seguintes postos:
H1. Rádio de Campo; H2. Loja de Campo;
I. Semana do Evento - O culminar de todo o processo de planeamento e preparação resulta nesta atividade a semana efetiva do evento, o ACARAL. Nesta semana os participantes desfrutam de todo o trabalho preparado;
J. Patrocínios - A procura de possíveis parcerias e o contacto com as mesma está previsto nesta atividade;
K. Divulgação - Todo o processo de criação e divulgação das informações da atividade está prevista nesta atividade. Através do desenvolvimento de:
K1. Boletins Informativos - Boletins criados para distribuição por todos os interessados pelo ACA-RAL, através de uma plataforma online. Estes boletins contêm diversas informações para que os participantes fiquem informados sobre a atividade, sendo um meio de preparação e de geração de entusiasmo dos mesmos. Através destes boletins a organização do evento consegue difundir avisos e informações importantes. Ficou decidido que os boletins seriam lançados no primeiro dia de cada mês, dos 9 meses antecedentes à semana do evento;
K2. Cadernos de Campo - Este caderno tem como o objetivo ser distribuído no primeiro dia da se-mana do evento a cada participante. Contendo, desde todas as informações relativas a horários e estrutura do campo, até às letras músicas e hino da atividade, assim como uma mensagem do Chefe de Campo e contactos importantes.
Atividades Precedências Top [dias] Tml [dias] Tpe [dias] Tmed [dias] Início A Planeamento Geral das Atividades — 4 7 10 7 01.09.2017 B Contactar Câmara Municipal A 7 15 23 15 —
Participantes
C1 Inscrições Provisórias A 60 60 70 62 01.12.2017 C
C2 Inscrições Definitivas C1 60 60 55 59 01.02.2018 Atividades
D1 Escolher Local de Atividades A;B 15 30 45 30 — D2 Escolher Formato de Atividades C1; D1 30 50 60 48 — D3 Preparar Atividades D2 60 90 120 90 — D
D4 Definir e Planear Trasnportes C2; D2 30 60 80 58 — Animação
E1 Definir Ações de Animação A 60 90 120 90 —
E2 Criar Hino A 30 45 60 45 — E3 Preparar Momentos E1 80 90 120 93 — E E4 Ensaiar Momentos E3 45 60 75 60 — Cozinha F1 Definir Refeições A 1 1 1 1 — F2 Definir Equipamentos de Cozinha F1 1 1 1 1 — F3 Definir Quantidades F1; C2 1 2 3 2 — F
F4 Encomendar Ingredientes F3 10 15 20 15 — Segurança
Traçar Plano de Segurança (PSI) B — G1.1 Avaliação/Levantamento do Terreno D1 4 6 11 7 — G1
G1.2 Criar Normas de Segurança G1.1 15 20 30 21 — G2 Traçar Mapa de Campo C2; G1 1 2 4 2 — G
G3 Coordenar com Autoridades G1 1 2 4 2 — Campo
Preparar Rádio de Campo
H1.1 Contratar Sistema de Som A 10 15 20 15 — H1
H1.2 Planear Programa A 12 18 24 18 — Preparar Loja de Campo
H2.1 Definir Conteúdo da Loja A 15 20 30 21 — H2
H2.2 Encomendar o Conteúdo C2; H2.1 20 30 40 30 — H3 Criar Tabelas de Serviço da Semana C2; D2; E1; G1 15 30 40 29 — H4 Montar e Organizar Infraestruturas de Apoio F2; F4; G2; H1.1; H2.2 7 16 25 16 — H
H5 Desmontar Infraestruturas de Apoio I 1 2 3 2 — I Semana do Evento C; D; E; F; G; H1; H2;
H3; H4; J; K 5 5 5 5 24.07.2018 Patrocínios
J1 Procurar Possíveis Parcerias A 15 30 40 29 — J
J2 Estabelecer Contacto com Parceris J1 40 60 90 62 — Divulgação
K1 Criar Boletins Informativos A 270 270 270 270 — K
K2 Criar Cadernos de Campo D2; E1; G1; G2 15 30 35 28 —
Tabela 1: Planeamento Atividades
3
Gestão de Tempo
Com recurso ao Microsoft Project foram construídos o diagrama de Gantt da atividade, assim como o seu diagrama de PERT. Toda a calendarização do projeto foi feita com base na tabela 1 construída e apresentada anteriormente. Para cada atividade apenas foram inseridos os tempos médios correspondentes.
3.1
Diagrama de Gantt
O Diagrama de Gantt do ACARAL (ver figuras 1 e 2) permite a calendarização do mesmo, ou seja, através deste diagrama é possível analisar o tempo de cada atividade, assim como as suas precedências e margens de atraso.
As atividades são iniciadas a 1 de Setembro, uma vez que é nesta data que os chefes do agrupamento dão início ao seu trabalho escutista. Pela observação do diagrama são necessários 332 dias para a organização do ACARAL.
Algumas atividades só podem ter início após as suas precedências estarem concluídas, apesar disso em algumas das atividades foram impostas datas de início, por não fazer sentido serem iniciadas assim que a precedência estivesse concluída, como por exemplo, as datas das inscrições que são atividades com um calendário pré-definido ou como a montagem de campo, que por motivos de logística do local do acampamento, decorre nos dias anteriores à semana do evento.
3.1.1
Caminho Crítico
Através da análise do diagrama de Gantt (ver figuras 1 e 2) pode-se concluir que o caminho crítico é composto pelas seguintes atividades,
1. C1 - Inscrições Provisórias;
2. C2 - Inscrições Definitivas;
3. H4 - Montar e Organizar Infraestruturas de Apoio ao Acampamento;
4. I - Semana do Evento;
5. H5 - Desmontar Infraestruturas de Apoio ao Acampamento.
Como a atividade das inscrições ocupa grande parte do calendário (início dia 1 de dezembro e fim a 31 de março) irá naturalmente pertencer ao caminho crítico, embora não seja uma atividade que depende diretamente de muitos recursos.
3.1.2
Análise de Margens de Atraso
Como visto anteriormente, parte do caminho crítico não é composto por atividades que dependem direta-mente de muitos recursos e, portanto, não são atividades com risco de se atrasarem ou de não se realizarem nas datas previstas. Portanto, a análise das margens de atraso no caso do nosso projeto é algo que necessita de atenção.
Através da análise do diagrama de Gantt (ver figuras 1 e 2) verificamos que existem algumas atividades com uma margem de atraso muito grande, o que se demonstra como algo bastante positivo, necessário recordar que as pessoas que trabalham para este projeto são voluntários e, por motivos e imprevistos pessoais, podem necessitar de um tempo acrescido para a realização das tarefas que lhes serão atribuídas.
Por outro lado, existem atividades cuja margem de atraso é nula, requerendo atenção extra. Essas atividades são apresentadas na tabela 2 e como podemos verificar a maioria destas atividades são de tomada de decisões, que por essa característica sem estarem concluídas não é possível avançar no projeto.
Atividades Margem de Atraso Caminho Crítico A - Planeamento Geral de Atividades 0 —
B - Contactar Câmara Municipal 0 — C1 - Inscrições Provisórias 0 Crítico C2 - Inscrições Definitivas 0 Crítico D1 - Escolher Local das Atividades 0 — D2 - Escolher Formato das Atividades 0 — E1 - Definir Ações de Animação 0 —
E3 - Preparar Momentos 0 —
F1 - Definiar Refeições 0 —
F3 - Definir Quantidades 0 — G1.1 - Avaliação/Levantamento do Terreno 0 — G2 - Traçar Mapa de Campo 0 — H4 - Montar e Organizar Infraestruturas de Apoio 0 Crítico H5 - Desmontar Infraestruturas de Apoio 0 Crítico I - Semana do Evento 0 Crítico J1 - Procurar Possíveis Parcerias 0 —
Tabela 2: Margens de Atraso Nulas
Figura 1: Diagrama de Gantt desde a primeira atividade até à atividade G.
Figura 2: Diagrama de Gantt desde a atividade H até à última atividade.
4
Alocação de Recursos
Os recursos do projeto foram distribuídos conforme as necessidades do ACARAL e baseados na experiência de edições antecedentes. A nossa estratégia foi alocar recursos por departamentos, assim, cada recurso tem um chefe responsável pelo planeamento e escuteiros disponíveis para ajudar na execução das tarefas, caso seja necessário.
No total existem onze recursos:
1. Cozinha - Responsável pelo planeamento e confeção das refeições do acampamento;
2. Animação - Preparação e execução de momentos de animação como músicas e peças de teatro;
3. Transportes - Contratação de uma empresa de Transportes Públicos de Passageiros (autocarros) de modo a assegurar o transporte das crianças entre o Acampamento, Aeroporto, Terminal de Ferries e locais das atividades;
4. Atividades - Planeamento das atividades proporcionadas às crianças;
5. Segurança - Delinear as Normas e o Plano de Segurança do ACARAL;
6. Comunicação - Difusão antecipada das informações necessárias sobre a atividade aos participantes do ACARAL, por meio de Boletins Informativos e no início do evento pelo Caderno de Campo;
7. Logística - Responsável pela imagem do evento. As suas funções englobam o planeamento e encomenda de merchandise, gestão de recursos e serviços durante o evento e tarefas diversas;
8. Caminheiros - Escuteiros com idades compreendidas entre os 18 e os 24 anos disponíveis para prestar apoio a todas as atividades necessárias, tais como a montagem e desmontagem das infraestruturas do acampamento;
9. Serviços - Participantes não lobitos que se inscreveram no evento para ajudar na realização de tarefas diversas durante a semana do evento. Dois desses elementos planearam antecipadamente o programa de rádio;
10. Tesouraria - Gerência de toda a parte financeira afeta ao evento;
11. Chefe de Campo - Autoridade máxima do evento. Todos os chefes de departamento coordenam as suas decisões com o Chefe de Campo.
Figura 3: Plano de Alocação de Recursos
Na figura 3 apresenta-se um plano de alocação de recursos, retirado do Microsoft Project desenvolvido, onde é possível visualizar quantos elementos foram alocados a cada recurso. Note-se que 100% corresponde a uma pessoa alocada, assim, a título de exemplo, verifica-se que o recurso Serviços é o que tem mais pessoas alocadas, com 67 escuteiros, por outro lado, recursos como os Transportes, só necessitam de uma pessoa para completar a tarefa. Em soma, o número total de escuteiros alocados é de 115.
Sobre a disponibilidade de trabalho de cada recurso, decidimos que o calendário seria fixado em 2h/dia, devido ao facto de os escuteiros responsáveis pela organização do ACARAL serem voluntários e não se dedicarem a tempo inteiro ao projeto.
As tabelas apresentadas nas figuras 4 e 5, retiradas do Microsoft Project desenvolvido, mostram não só a alocação dos recursos às diversas tarefas como também a sua ocupação ao longo dos meses do projeto. Verifica-se que o tempo total de trabalho necessário para preparar e desempenhar as funções necessárias ao sucesso do projeto são de 5082,2 horas. Destaque-se que a equipa de animação foi a que despendeu mais tempo de trabalho, com 2481 horas. Este facto é explicado com a quantidade de momentos teatrais que foram necessários ensaiar e o seu número elevado intervenientes.
Na figura 5 está indicado que o Chefe de Campo apenas trabalha 68, 5h durante todo o projeto, porém este valor é irrealista dado que apenas contabiliza o tempo gasto em reuniões presenciais. Contudo, o Chefe de Campo é a pessoa de maior importância, responsabilidade e com maior carga de trabalho durante todo o projeto, pois está sempre ocorrente de todas as decisões. Assim, o Chefe de Campo é na realidade o recurso mais alocado.
Figura 4: Tabela de Ocupação dos Recursos (parte 1)
Figura 5: Tabela de Ocupação dos Recursos (parte 2)
5
Orçamento
O orçamento da atividade foi realizada através da estimativa e análise de custos fixos e variáveis do ACARAL. O elemento mais importante a estimar é o número de inscritos, pois é a variável com maior impacto no orçamento do projeto, com base no número de participantes dos eventos anteriores, o número previsto de participantes ronda os 500 escuteiros, lobitos e chefes acompanhantes e de serviços. Na maioria dos pontos do orçamento foi pensada e incluída uma margem de segurança, para o caso de alguma variação preços, como por exemplo no combustível.
5.1
Custos Fixos
Tendo em conta que o número de participantes é sempre acima de 300, há gastos que são considerados fixos dada a escala do projeto.
1. Transportes - A maioria dos participantes desloca-se à ilha de Santa Maria de avião ou de barco, assim é necessário realizar o transporte dos participantes e respetiva bagagem desde aeroporto ou porto de abrigo até ao local do ACARAL. Durante o ACARAL é, também, necessário transportar os participantes e respetivos lanches entre os diferentes postos assim como o material inerente a cada posto. Assim sendo, alugou-se duas as carrinhas de 9 lugares, um minibus, os dois autocarros e uma carrinha para transporte de bagagens.
Quanto ao tipo de serviço contratado, os dois autocarros e o minibus têm incluído o serviço e o condutor. Por outro lado, para as duas carrinhas de 9 lugares é necessário contratar dois condutores. Por fim, a carrinha de transporte de bagagens e a carrinha de transporte de materiais serão conduzidas por voluntários do projeto.
Na tabela 3 estão apresentados todos os custos fixos associados ao transportes descritos acima.
TRANSPORTES FIXO
NoLugares N oDias
de Trabalho
Quantidade Preço por Viatura por Dia TOTAL ORÇ. Transporte de Bagagens 2 1 75 150 Carrinha de Materiais 5 1 30 150 Minibus 28 5 1 60 150 Autocarro 56 5 2 240 2400 Carrinha 9 5 2 30 300 Condutores 5 2 60 600 Total 3750
Tabela 3: Custos Fixos relativos aos Transportes
2. Alimentação - Para a cozinha é necessário contratar um cozinheiro para os cinco dias de atividade a 100e/dia.
3. Infraestruturas - Para a atividade são necessárias duas tendas, uma de refeições com um custo de aluguer a 2500ee outra para o secretariado cujo aluguer custa 500e.
Para o rádio de campo e para atividades de animação é necessário aparelhagem e equipamento de som com um custo de aluguer de 1400ee 750e, respetivamente.
4. Atividades - Após o planeamento das atividades que decorrerão durante a semana do ACARAL, foi decidido que se irá optar por um desporto radical (slide), que tem um custo fixo de 600e, um trilho pedestre com um custo fixo de 30e, uma corrida de carros de rolamentos que exige a compra de fardos de palha para segurança dos participantes com um custo de 170ee insufláveis com um custo de 150e. Ficou,ainda, planeada uma missa com um custo associado de 130ee a realização de um teatro com um custo máximo de 200e. Por fim, é ainda necessário pagar 15epara obter uma licença para a realização das atividades.
5.2
Custos Variáveis
Classificou-se como custos variáveis aqueles que variam proporcionalmente com o número de inscritos.
1. Transportes - O combustível gasto com as três carrinhas é variável com a distância percorrida, tendo sido estimado 100km diários a 0, 20e/km, este valor foi estimado tendo em conta o preço de combustível a 1, 60e/L e o gasto médio de ambas as carrinhas 10L/100km.
2. Alimentação - As refeições incluídas por participante terão um custo associado de 1epor pequeno-almoço, 3, 5epor almoço, 3, 5epor jantar e 1epor lanches. Tendo em conta a duração da atividade, 5 dias, e o número de participantes estimado, 500, serão servidos 2500 pequenos-almoços, almoços e jantares e 2000 lanches. Portanto, o custo previsto será de 22000e.
3. Logística - No primeiro dia do ACARAL, pretende-se entregar três camisolas por participante a 3e/uni, um boné a 1e/uni, uma insígnia a 0,80e/uni e uma lembrança a 0,30e/uni. Tendo um custo previsto de 4500e, 500e, 400ee 150e, respetivamente.
Quanto à loja de campo, esta venderá canecas, gelados, café e bebidas cujo custo é de 1e/uni, 0, 70e/uni, 0, 20e/uni e 0, 30e/uni, respetivamente. Pensou-se que cerca de 30% dos participantes iria adquirir canecas e que também cerca de 30% dos participantes iria comer um gelado ou consumir uma bebida por dia. Quanto aos cafés estimou-se um consumo de 200 doses por dia por 100 adul-tos, apesar de ser um evento dirigido a crianças é necessária a presença de adultos para orientação e supervisão das crianças.
4. Infraestruturas - O número de chuveiros a montar varia altamente com o número de participantes, pois poucos chuveiros e muitos participantes resulta em muito tempo alocado para os duches. Tendo em conta o número previsto de participantes e as condições pré-existentes, pensou-se em 14 chuveiros a 1, 17e/uni, 50 metros de tubagem a 4, 95e/metro e 20 paletes a 5e/uni para a base dos chuveiros. 5. Atividades - Após o planeamento das atividades que decorrerão durante a semana do ACARAL, foi
decidido realizar um campeonato de carros de rolamentos e pensou-se em 8 participantes por corrida dado o número de participantes que estará nesse posto ao mesmo tempo, logo é necessário comprar 8 capacetes a 5e/uni. Decidiu-se também realizar escultura em barro tendo para isso comprado 50kg de barro a 1e/kg, amassar e cozer pão cuja massa por dose custa 0, 50e(contabilizando os custos associados ao forno a lenha e que apenas as crianças participarão nesta atividade, ou seja 350 doses, o que totaliza 350enesta atividade) e ainda bowling escutista onde é necessário manga plástica cujo custo totaliza os 78e.
Para as atividades supracitadas e as restantes é necessário material de carpintaria no valor de 950e(desde ferramentas à compra de madeira) e material de papelaria no valor de 900e, pois há ateliers onde os participantes necessitam de canetas, papeis, tesouras, lápis, agrafos, cartolinas entre tantas outras coisas associadas à preparação das atividades.
Assim, alcança-se a tabela 4 de despesas de custo fixo e variável com as somas parciais e totais.
DESPESA
CUSTO FIXO CUSTO VARIÁVEL TOTAL ORÇ
TRANSPORTES 3750 300 4050 ALIMENTAÇÃO 500 22000 22500 LOGÍSTICA 0 6400 6400 INFRAESTRUTURAS 5150 363,88 5513,88 ATIVIDADES 1295 2193 3488 Total 10695 31256,88 41958,88
Tabela 4: Custos fixos e variáveis
5.3
Receita
O valor de inscrição por participante é de 60e, estimando 500 inscritos, obtemos 30000ede receita.
5.4
Saldo
De seguida é apresentado o saldo do projeto sem e com apoios externos de entidades, como a Câmara Municipal da ilha e o núcleo regional do CNE dos Açores. De acordo com as edições anteriores do projeto é expectável receber cerca de 11600epor parte do núcleo regional do CNE Açores e ainda o empréstimo da tenda de refeições por parte da Câmara Municipal de Vila do Porto.
SALDO CUSTO FIXO -10695 CUSTO VARIÁVEL -31256,88 RECEITA 30000 Total -11951,88 PREVISÃO DE APOIOS 11600 APOIOS TENDA DE REFEIÇÕES 2500 Total com Apoios 2148,12
Tabela 5: Saldo do Projeto com e sem previsão de Apoios
Pela tabela 5, através do saldo obtido sem apoios, é possível verificar que o apoio mínimo a conseguir é de aproximadamente 12000e, para que o projeto não tenha prejuízo. Relembra-se que o objetivo deste projeto não é ter lucro, sendo um projeto de uma associação sem fins lucrativos cujo objetivo é contribuir para a educação de jovens, os Homens de amanhã. Tendo em conta a previsão dos apoios, o projeto fica com uma
margem positiva de aproximadamente 2150e, para algum imprevisto que venha a ocorrer, o que representa uma margem de segurança de 5%.
6
Gestão de Riscos
Tal como todos os projetos desenvolvidos é necessário um estudo dos riscos associados ao mesmo, tendo em conta que o projeto ACARAL conta com a presença de centenas de crianças em campo o conhecimento rigoroso dos riscos possíveis demonstra-se crucial.
Probabilidade 1 2 3 4 Crítico -Infraestruturas Ruírem -Sismos -Falta de Apoios -Tempestade Tropical
-Cancelamentos dos Transportes Marítimos/Aéreos de
Passageiros
Moderado
-Atrasos dos Transportes Marítimos/Aéreos de Passageiros -Mau Tempo -Avaria dos Transportes Terrestres Impacto Menor -Indisponibilidade dos Recursos Humanos
Tabela 6: Riscos do ACARAL
Os riscos da nossa atividade estão ilustrados na tabela 6, através desta tabela é possível analisar a probabilidade e o impacto associados a cada um. Classificou-se como pouco provável o acontecimento com a probabilidade de nível 1 e como muito provável o acontecimento de nível 4. A verde surgem os riscos que podem ser ignorados, a amarelo os riscos que apresentam alguma importância, a laranja os riscos que apresentam relevada importância e que se devem mitigar e a vermelho os riscos de extrema importância sendo aqueles que necessitam de soluções urgentes que os eliminem, se possível. Este projeto não prevê riscos de extrema importância. Passamos agora a explicar os riscos apresentados na tabela 6.
1. Indisponibilidade dos Recursos Humanos: Considera-se indisponibilidade dos recursos humanos a falta de pessoal por motivos de doença, familiares ou profissionais, por exemplo, para completar uma tarefa;
2. Mau Tempo: Os Açores são no geral um arquipélago com condições atmosféricas muito voláteis, onde até mesmo no verão as chuvas podem mudar os planos da atividade, podendo levar ao cancelamento parcial de algumas atividades;
3. Avaria dos Transportes Terrestres: Consideramos importante ter em conta a avaria dos transportes terrestres, pois estes levariam a uma reprogramação do plano traçado durante os dias da atividade;
4. Tempestade Tropical: Com pouca frequência mas com especial incidência nos meses quentes de Ve-rão, o arquipélago dos Açores pode ser assolado por tempestades tropicais que levariam ao cancelamento total do ACARAL;
5. Atrasos dos Transportes Marítimos/Aéreos de Mercadorias: Este risco teria um forte impacto na chegada de mantimentos essenciais à confeção das refeições, sem esquecer que existem alimentos com prazos de validade curtos a ter em conta;
6. Atraso/Cancelamento dos Transportes Marítimos/Aéreos de Passageiros: Uma não chegada ou uma chegada tardia das crianças à ilha levaria ao cancelamento de muitas atividades durante a semana do ACARAl ou ao cancelamento total da atividade planeada caso o número de participantes impossibilitados de chegar à ilha de Santa Maria fosse muito elevado;
7. Infraestruturas Ruírem: Cenário dramático com carácter perigoso, caso os participantes estivessem ao abrigo das mesma no momento que estas cedessem, podendo levar ao cancelamento da atividade;
8. Sismos: Apesar de ser um evento muito raro, os Açores são conhecidos pela sua atividade sísmica. Em caso de catástrofe, o ACARAL teria de ser cancelado;
9. Falta de Apoios: Sendo os escuteiros uma organização sem fins lucrativos, seria impossível organizar uma atividade desta dimensão sem o apoio, tanto financeiro como logístico, das entidades mencionadas ao longo do trabalho.
6.1
Soluções
Após o reconhecimento e análise de todos os riscos possíveis foi necessário a criação de soluções para os mesmos, de modo a serem mitigados ou totalmente eliminados. Apresentamos de seguida sinteticamente as soluções correspondentes aos riscos do nosso projeto.
1. Indisponibilidade dos Recursos Humanos: Resolução fácil devido à existência de mais escuteiros disponíveis para alocação;
2. Mau Tempo: Mudança do local das atividades. A ilha de Santa Maria tem disponíveis quatro pavilhões desportivos cobertos, passíveis de disponibilidade de aluguer mediante contacto com a Câmara Municipal;
3. Avaria dos Transportes Terrestres: Replaneamento do local das atividades para o locais perto do acampamento, possibilitando o movimento a pé entre as mesmas. Por outro lado, o uso dos veículos
pessoais dos chefes, bem como o aluguer de mais carrinhas de 9 lugares aos Clubes Desportivos locais, também seriam soluções viáveis;
4. Tempestade Tropical: Coordenação prévia com a Proteção Civil e seguimento rigoroso das indicações das autoridades competentes;
5. Atrasos dos Transportes Marítimos/Aéreos de Mercadorias: Necessidade de recorrer aos su-permercados locais e a pequenos agricultores;
6. Atraso/Cancelamento dos Transportes Marítimos/Aéreos de Passageiros: Em caso de che-gada tardia dos participantes à ilha teríamos de reprogramar e ajustar algumas das atividades previstas. Caso os participantes não chegassem de todo à ilha teríamos de cancelar a atividade;
7. Infraestruturas Ruírem: Seguir rigorosamente o Plano de Segurança;
8. Sismos: Seguir rigorosamente o Plano de Segurança e as informações da Proteção Civil.
9. Falta de Apoios: Aumentar o valor da inscrição e organizar eventos de angariação de fundos.
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Conclusão
Após o planeamento e análise deste projeto é possível concluir que o know-how é um fator de relevo, pois permite a estimativa das grandes variáveis do projeto,tal como o número de inscritos, a estimativa dos valores de cada refeição, assim como da dimensão dos espaços e infraestruturas necessárias ao ACARAL.
De realçar que sendo este um projeto pertencente a uma associação sem fins lucrativos, os recursos alocados são gratuitos e, por isso, a realização e sucesso da atividade não seria possível alcançar sem a boa vontade e interajuda dos mesmos. Devido ao mesmo fato, o desenvolvimento do projeto seria muito dificultado sem os apoios de diversas entidades.
No decorrer deste trabalho, nomeadamente no planeamento das atividades, gestão de tempo das mesma e na alocação de recursos, demo-nos de conta da complexidade e dificuldade inerente ao planeamento de um projeto deste tipo. A gestão de tantas atividades necessárias para o desenvolvimento da atividade demonstrou-se um desafio acima do esperado, mas muito interessante.
Um fator muito volátil e inerente à atividade está relacionado com o local da atividade, existindo riscos de carácter inevitável associados ao desenvolvimento do projeto na Região Autónoma dos Açores.
Especial agradecimento aos Agrupamentos no 394 - Aeroporto e no 903 - Santa Bárbara por todos os
dados fornecidos, apoio e tempo despendido, sem os quais não teria sido possível a realização deste trabalho.
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Referências
[1] Ribeiro, Inês, PowerPoints da cadeira de Gestão de Projecto, 2018
[2] Núcleo CNE de Santa Maria, Documentos de registo do ACARAL, 2015
