Treinamento do
Microsoft
®Office
Outlook
®2007
Obtenha o máximo de
desempenho
Conteúdo do curso
•
Visão geral: Uma nova versão do Outlook
•
Lição 1: O que mudou e por que
•
Lição 2: Encontrar os comandos comuns
•
Lição 3: Enviar e receber anexos e imagens
Cada lição inclui uma lista de tarefas sugeridas e um
conjunto de perguntas de teste.
Visão geral: Uma nova versão do Outlook
Olha só! Existe uma nova versão do
Outlook.
Ela tem uma aparência totalmente
nova além de novos recursos. Mas
não se preocupe, isso não quer dizer
que você terá que gastar um tempão
para conhecer um novo programa.
Ao contrário, o novo design e os novos
recursos ajudarão você a realizar com
mais eficiência e facilidade as tarefas
executadas no Outlook todos os dias.
Objetivos do curso
•
Passeie pelo Outlook 2007. Saiba tudo que mudou e por
que.
•
Encontre comandos na Faixa de Opções e faça tudo que
você faz todos os dias: leia e envie email, trabalhe com
compromissos e reuniões e use seus contatos.
•
Envie e receba imagens e anexos. Certifique-se de que os
destinatários conseguirão abrir os arquivos anexos que
usam os novos formatos de arquivo do Microsoft Office
2007.
Lição 1
O que mudou e por que
Na primeira vez que
você criar uma
mensagem no Outlook
2007 (ou abrir uma
recebida), verá a
Faixa de Opções.
Trata-se de uma faixa
localizada na parte
superior da janela.
Uma das mudanças mais drásticas do programa, aFaixa de Opções confere ao Outlook sua nova aparência.
Mas assim que você se familiarizar, verá que a mudança é mais que visual e que ela está ali para
Introdução à Faixa de Opções
Esta é mensagem de
novo email. A Faixa
de Opções está na
parte superior da
janela.
A Faixa de Opções
fica visível sempre
que você cria ou edita
algo no Outlook.
Por que o novo sistema? A Microsoft pesquisou minuciosamente o modo como as pessoas usam os comandos do Outlook.
Como resultado dessa pesquisa, alguns comandos do Outlook estão mais destacados e os comandos comuns são exibidos e agrupados de maneira a tornar facilitar a
Uma olhada mais detalhada na Faixa de Opções
Para ajudar você a
aprender como usar a
Faixa de Opções,
existe um guia sobre
sua organização
básica.
Guias: a Faixa de Opções é composta por guias
distintas, cada uma relacionada a tipos específicos de trabalho realizados no Outlook.
Grupos: cada guia contém diversos grupos que
mostram itens relacionados reunidos.
A Faixa de Opções mostra o que você precisa
Mais uma vez, você
encontrará a Faixa de
Opções quando
executar
determinadas ações,
como criar
mensagens, entradas
no calendário ou
contatos.
A Faixa de Opções mostra guias e comandosapropriados ao que você estiver fazendo.
Ou seja, as guias da Faixa de Opções mudarão de acordo com a área do Outlook na qual você estiver trabalhando.
A imagem mostra
algumas dessas
diferenças.
Uma nova mensagem mostra as guias Mensagem e
Opções .
Um novo compromisso mostra a guia Compromisso . Um novo contato mostra a guia Contato .
Mais recursos do que se pode ver
Uma pequena seta no
botão de um grupo
indica que há mais
itens disponíveis além
do que se pode ver.
Esse botão é
chamado de Iniciador
da Caixa de Diálogo.
A imagem mostra que, para ver toda a lista de opções de fontes, é preciso clicar na seta junto ao grupo Texto
Básico da guia Mensagem de uma nova mensagem de
A Minibarra de Ferramentas
Com a Minibarra de
Ferramentas , é
possível acessar
rapidamente
comandos de
formatação quando
mais se precisam
deles: no corpo de
uma
mensagem de email.
Selecione o texto arrastando o mouse e, em seguida, aponte para a seleção.
A Minibarra de Ferramentas aparece de maneira
desbotada. Ela ficará sólida quando você apontar para ela.
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
A Barra de Ferramentas
de Acesso Rápido é uma
pequena barra de
ferramentas localizada acima da Faixa de Opções.
Sua função é deixar os comandos necessários e utilizados com mais
freqüência sempre disponíveis.
Sabe o que é melhor na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido? Ela mostra o que você quiser.
Ou seja, você pode adicionar a ela seus comandos preferidos; basta clicar com o botão direito.
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Você verá e usará
Barras de
Ferramentas de
Acesso Rápido
diferentes de acordo
com a área do
Outlook onde estiver
trabalhando.
Por exemplo, personalizações feitas na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para mensagens
enviadas não aparecem na na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido de Contatos.
Atalhos do teclado
Se você usa atalhos
de teclado em vez do
mouse ou outro
dispositivo apontador,
perceberá que alguns
atalhos continuam
iguais, enquanto
outros mudaram.
Com a introdução da Faixa de Opções, os comandos estão em lugares novos, então os atalhos que começam com ALT provavelmente serão diferentes das versões anteriores.
Atalhos do teclado
Se você usa atalhos
de teclado em vez do
mouse ou outro
dispositivo apontador,
perceberá que alguns
atalhos continuam
iguais, enquanto
outros mudaram.
Para não ficar perdido:
1. Primeiro pressione ALT.
2. Pressione a tecla indicada para ver a guia correta e, em seguida, pressione a letra para acessar o
Conheça suas opções
O Outlook oferece
muitas opções úteis
para alterar a
aparência e o
funcionamento das
coisas.
A forma de acessá-las
não mudou.
Como mostra a imagem, você ainda clicará em Opções no menu Ferramentas da janela principal do Outlook e usará a caixa de diálogo Opções .
Mais informações sobre as opções
No Outlook 2007,
você define opções
em alguns lugares
diferentes.
Opções para redigir email
Para alterar as configurações para redigir email,por
exemplo, fazer a verificação ortográfica parar de ignorar palavras em letras maiúsculas, use a caixa de diálogo
Mais informações sobre as opções
No Outlook 2007,
você define opções
em alguns lugares
diferentes.
Clique no Botão Microsoft Office .
Comece criando uma mensagem e, em seguida, faça o seguinte:
Mais informações sobre as opções
No Outlook 2007,
você define opções
em alguns lugares
diferentes.
Opções para enviar email
Ao enviar uma mensagem de email, é possível escolher como ela deve ser enviada. Você define essas opções nas guias disponíveis na Faixa de Opções da
Mais novidades: a Barra de Tarefas
Pendentes
Localizada no extremo
direito da janela, a
Barra de Tarefas
Pendentes ficará
visível sempre que
você estiver
trabalhando no
Outlook.
Sua função é ajudar você a acompanhar tarefas e compromissos futuros.
Mais novidades: a Barra de Tarefas Pendentes
Localizada no extremo
direito da janela, a
Barra de Tarefas
Pendentes ficará
visível sempre que
você estiver
trabalhando no
Outlook.
A imagem destaca alguns de seus elementos principais: Navegador de Data
Compromissos futuros do calendário Um lugar para digitar novas tarefas Sua lista de tarefas
Uma nova aparência para o calendário
O novo design do
calendário no Outlook
2007 facilita a
visualização de cada
item.
A navegação também
ficou mais fácil.
Botões maiores facilitam o processo de alternar entre os modos de exibição diário, semanal e mensal do calendário.
Voltar e Avançar são botões para você acessar
rapidamente o dia, a semana ou o mês seguinte do calendário.
Uma nova aparência para o calendário
O novo design do
calendário no Outlook
2007 facilita a
visualização de cada
item.
A navegação também
ficou mais fácil.
Outra novidade é a área Tarefas . Ela mostra as tarefas atuais e futuras, além de monitorar seus compromissos. A imagem mostra alguns exemplos:
Uma nova aparência para os contatos
No Outlook 2007, os
Cartões de Visita
Eletrônicos facilitam
a exibição e o
compartilhamento.
Você perceberá a nova aparência dos contatos quando clicar em Contatos para acessar essa área do Outlook. É possível enviar Cartões de Visita Eletrônicos por
email. Convém incluir o seu Cartão de Visita Eletrônico como parte de sua assinatura de email.
Uma nova aparência para os contatos
Observe que nesta
imagem, o Painel de
Navegação está
minimizado para
mostrar melhor o
painel Contatos.
É possível minimizar o Painel de Navegação de
qualquer área do Outlook clicando no botão Minimizar o
Sugestões para a sessão prática
1. Criar uma mensagem e ver a Faixa de Opções.
2. Usar a Minibarra de Ferramentas, usar o Iniciador da Caixa de Diálogo e adicionar um comando à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
3. Abrir uma mensagem e ver a Faixa de Opções de uma mensagem recebida.
4. Configurar as opções do programa, do editor de email e das mensagens de email.
5. Usar atalhos do teclado.
6. Explorar a Barra de Tarefas Pendentes e aprender a personalizá-la.
7. Navegar no seu calendário e olhar os contatos no novo modo de exibição Cartão de Visita (opcional).
Teste 1, pergunta 1
A Faixa de Opções será igual para uma nova mensagem de
email e uma mensagem de email recebida. (Escolha uma
resposta.)
1. Verdadeiro.
2. Falso.
Teste 1, pergunta 1: resposta
Falso.
O conteúdo da Faixa de Opções será diferente porque os itens
necessário para se trabalhar com uma mensagem nova e outra
recebida também são diferentes.
Teste 1, pergunta 2
Você acessou o calendário e está pronto para explorar sua nova
aparência. Para aumentar o espaço de visualização dele na janela do Outlook, o que você poderia fazer dentro do Outlook? (Escolha uma resposta.)
1. Usar os botões localizados na parte superior para ocultar
detalhes.
2. Minimizar o Painel de Navegação.
Teste 1, pergunta 2: resposta
Minimizar o Painel de Navegação.
Nesta versão do Outlook, é possível minimizar o Painel de Navegação
clicando no botão Minimizar o Painel de Navegação .
Teste 1, pergunta 3
Para usar o teclado para acessar os comandos da Faixa de
Opções, primeiro você pressiona qual tecla? (Escolha uma
resposta.)
1. CTRL.
2. ALT.
3. SHIFT.
Teste 1, pergunta 3: resposta
ALT.
Pressione ALT e você verá as letras exibidas para ajudá-lo com o
próximo movimento.
Lição 2
Localizar comandos do dia-a-dia
Você instalou o
Outlook 2007 e
reservou um tempo
para conhecer
algumas das
diferenças desta para
as versões anteriores.
Chegou a hora de
trabalhar.
Será fácil realizar o trabalho que você sempre fez no Outlook?
Criar uma nova mensagem
Chegou a hora de redigir e enviar sua primeira mensagem de email usando o novo Outlook.
O que você precisa
saber? Para os novatos,
algumas coisas continuam iguais.
A primeira coisa que você precisa saber para começar é que você não precisa aprender nada novo. As antigas maneiras de iniciar uma nova mensagem ainda funcionam. Em uma nova mensagem, primeiro entenda a Faixa de Opções. A guia Mensagem estará na parte superior, com os comandos mais utilizados para redigir e enviar uma
Criar uma nova mensagem
Usando outras guias
Por exemplo, para inserir uma imagem para que ela seja embutida no texto da mensagem (e não como um anexo separado), você terá que alternar para a guia Inserir .
Se você tiver
dificuldade para
encontrar um
comando ou botão,
talvez precise olhar
em outra guia.
Usar o Catálogo de Endereços para adicionar destinatários
Você usa o Catálogo
de Endereços para
adicionar nomes nos
campos Para, Cc, e
Cco ?
Você encontrará o comando Catálogo de Endereços na guia Mensagem .
Mostrar ou ocultar o campo Cco
Se você prefere digitar
os endereços de email
diretamente nas
caixas Para e Cc ,
convém também
saber como mostrar o
campo Cco para
poder digitar nomes
nele também.
A imagem mostra a localização do comando Mostrar
Cco .
Incluir sua assinatura
Você usa uma
assinatura de email
particular no final das
mensagens do
Outlook?
A mesma assinatura que você usava nas versões
anteriores estará disponível depois da atualização para o Outlook 2007.
Se você não usava assinaturas (talvez elas parecessem muito complicadas ou você nunca se lembrava como criá-las ou onde encontrá-las), ficará surpreso de ver
Incluir sua assinatura
É possível modificar
assinaturas existentes
ou criar novas, bem
como definir uma
assinatura padrão.
A imagem mostra o que acontece em seguida:
Se você já criou assinaturas, poderá vê-las listadas aqui. Para criar novas assinaturas, definir uma assinatura
padrão ou modificar assinaturas existentes, clique em
Assinaturas.
Primeiro clique na
seta sob o comando
Usar sinalizadores e lembretes
Sinalizadores e
lembretes são úteis
para que você e
outras pessoas
lembrem-se de tarefas
a fazer.
Para adicionar um sinalizador, um lembrete ou ambos ao criar uma mensagem, clique em Acompanhamento no grupo Opções de uma nova mensagem.
Usar sinalizadores e lembretes
Acompanhamento
para você mesmo.
Para ter certeza de que você vai se lembrar de algo, sinalize a mensagem para você mesmo; para isso,
clique em Acompanhamento e, em seguida, clique em
Amanhã.
A mensagem é sinalizada e adicionada na sua Lista de Tarefas em Tarefas. Ela também aparecerá como um item da Barra de Tarefas Pendentes.
Suponhamos que
você enviou uma
mensagem para um
colega dizendo
“Falarei disso com
você amanhã”.
Usar sinalizadores e lembretes
Acompanhamento para o destinatário
Antes de enviar a mensagem, você especifica quando
deseja que o destinatário lembre-se de acompanhá-la com você.
Como a imagem mostra, a mensagem recebida conterá um sinalizador e o ícone de um sino. Enquanto o destinatário mantiver a mensagem em sua caixa de correio do Outlook,
Também é possível anexar um sinalizador de acompanhamento para seus destinatários usando o comando
Sinalizador para Destinatários ,
Responder a uma mensagem
O email não se
resume a enviar…
…é preciso também
receber e responder.
Ao responder uma mensagem aberta, você usará os botões do grupo Responder da guia Mensagem da Faixa de Opções.
Você perceberá que o conteúdo da Faixa de Opções de uma mensagem recebida é diferente de quando ela
Opa! Precisa cancelar de uma mensagem?
Você acabou de enviar uma mensagem e
percebeu que um
detalhe importante está errado. (Você escreveu “reunicão” em vez de “reunião” ao discutir os resultados da última reunião de diretoria.)
Se você estiver usando o Microsoft Exchange Server para enviaremail, poderá cancelar a mensagem que acabou de enviar.
Se você agir antes que o destinatário leia a mensagem, o cancelamento permitirá o envio da versão correta para
Opa! Precisa cancelar de uma mensagem?
Você acabou de
enviar uma
mensagem e
percebeu que um
detalhe importante
está errado.
(Você escreveu
“reunicão” em vez de
“reunião” ao discutir
os resultados da
última reunião de
diretoria.)
Veja o que fazer:
No Painel de Navegação, clique em Itens Enviados para alternar para essa pasta.
Na pasta Itens Enviados , clique duas vezes na mensagem que você deseja cancelar para abri-la.
Opa! Precisa cancelar de uma mensagem?
Você acabou de enviar uma mensagem e
percebeu que um
detalhe importante está errado. (Você escreveu “reunicão” em vez de “reunião” ao discutir os resultados da última reunião de diretoria.)
Veja o que fazer:
Na mensagem aberta, clique em Outras Ações no grupo Ações e clique em Cancelar Mensagem
Marque a hora e se lembre das tarefas a fazer
O Outlook não serve
apenas para enviar
email.
Ele também serve
para organizar seu
tempo, e para isso
existe o calendário.
Ao criar ou abrir um item do calendário, você verá que a Faixa de Opções mostra grupos e comandos
Marque a hora e se lembre das tarefas a fazer
Quando você criar
qualquer tipo de
entrada de calendário,
um lembrete será
configurado
automaticamente.
Para alterar a hora do lembrete de um compromisso:
Na guia Compromisso , clique na seta para abrir a lista
Lembrete e, em seguida, selecione uma hora.
Feita a alteração, clique em Salvar e Fechar no extremo esquerdo da Faixa de Opções.
Quer convocar uma reunião? Convide as pessoas
Um compromisso é
apenas para você.
Se houver outras
pessoas envolvidas,
crie uma reunião.
Na guia Compromisso , clique em Convidar
Participantes.
Um botão e uma caixa Para aparecem. Digite os nomes diretamente na caixa ou clique no botão Para para
Quer convocar uma reunião? Convide as pessoas
Um compromisso é
apenas para você.
Se houver outras
pessoas envolvidas,
crie uma reunião.
Depois de inserir todos os detalhes da reunião, clique em Enviar para enviar o convite para outros
Trabalhar com um contato
Ao abrir ou editar um
contato, você usará os
botões do grupo
Mostrar para mostrar
ou ocultar mais
informações sobre um
contato.
Por exemplo, para anotar a data de aniversário ou outra data especial de um contato, clique no botão Detalhes e, em seguida, selecione a data apropriada junto a
Sugestões para a sessão prática
1.
Usar o Catálogo de Endereços e Cco.
2.
Verificar a ortografia e a gramática.
3.
Ver assinaturas.
4.
Adicionar um sinalizador de acompanhamento.
5.
Responder uma mensagem; cancelar uma mensagem (opcional).
6.
Agendar um compromisso e definir um lembrete.
7.
Criar um novo contato.
8.
Editar um cartão de visitas.
Teste 2, pergunta 1
Para iniciar uma nova mensagem, você usa a Faixa de
Opções. (Escolha uma resposta.)
1. Verdadeiro.
2. Falso.
Teste 2, pergunta 1: resposta
Falso.
Teste 2, pergunta 2
Qual das opções a seguir permite mostrar ou ocultar
rapidamente o campo Cco de uma mensagem? (Escolha uma
resposta.)
1. O Catálogo de Endereços.
2. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
3. O botão Mostrar Cco da guia Opções .
Teste 2, pergunta 2: resposta
O botão Mostrar Cco da guia Opções .
A última lição descreveu as várias opções disponíveis no Outlook. Você
acessa o botão a partir de uma guia específica para as opções de
Teste 2, pergunta 3
Você acabou de enviar uma mensagem com um erro de digitação e deseja cancelá-la. O que você deve fazer primeiro? (Você já sabe que está usando o Microsoft Exchange Server.) (Escolha uma resposta.)
1. Na janela principal do Outlook, clique em Cancelar
Mensagem Enviada no menu Ações .
2. Localize e abra a mensagem na pasta Itens Enviados .
Teste 2, pergunta 3: resposta
Localize e abra a mensagem na pasta Itens Enviados .
Você abrirá a mensagem da pasta Itens Enviadose, em seguida, usará
um comando da Faixa de Opções: clique em Outras Ações no grupo
Lição 3
Enviar e receber anexos e
imagens
Enviar e receber anexos e imagens
Enviar e receber
arquivos anexos no
Outlook 2007 continua
fácil como sempre e,
em alguns casos,
ainda mais fácil.
O que é mais fácil?
Quando você receber imagens anexadas ou arquivos do Microsoft Office, poderá usar o Pré-visualizador de Anexo para visualizar os anexos diretamente no
Painel de Leitura do Outlook.
E para enviar imagens, a Faixa de Opções ajudará você a enviá-las da forma desejada.
Incluir um anexo
Incluir um documento
ou uma imagem como
anexo de uma
mensagem ficou ainda
mais fácil.
Como sempre, comece criando uma nova mensagem. Em seguida, use o comando Anexar Arquivo da Faixa de Opções.
Incluir um anexo
Onde encontrar
Anexar Arquivo
A imagem mostra o comando na guia Inserir .
Incluir um anexo é
uma atividade comum,
portanto você
encontrará o comando
Anexar Arquivo na
guia Mensagem e na
guia Inserir .
Incluir um anexo
Não é possível
anexar qualquer item
Esse comportamento das versões anteriores não mudou.
No entanto, talvez você se interesse em saber que alguns tipos de arquivo que antes eram bloqueados agora são aceitos e novos tipos foram incluídos na lista de bloqueados.
O Outlook bloqueará
certos tipos de anexos
de arquivos.
Incluir uma imagem embutida no texto
No Outlook, é fácil
enviar imagens no
corpo da mensagem
de email em vez de
enviá-las como
arquivos anexos
separados.
Clique no comando Imagem da guia Inserir .
Como mostra a ilustração, você verá uma imagem no corpo da mensagem.
Veja só: guias que vêm e vão
A discussão sobre imagens proporciona uma oportunidade para explicar mais uma
característica da Faixa de Opções.
Algumas guias só
aparecem quando você realiza tarefas
específicas.
Selecione uma imagem inserida em uma mensagem… …e você verá que Ferramentas de Imagem aparecem na Faixa de Opções.
A guia Formatar contém comandos úteis para editar a imagem antes de enviá-la.
Visualizar anexos antes de abri-los
No Outlook 2007,
você receberá anexos
exatamente como nas
versões anteriores.
Mas agora, é possível
visualizar alguns
arquivos anexados
diretamente no Painel
de Leitura.
Suponhamos que alguém envie dois diagramas do Microsoft Office Visio®como anexos, mas você só se
interessa por aquele que mostra a nova sala de treinamento do seu edifício.
Como decidir rapidamente qual dos arquivos abrir ou salvar no disco rígido?
Visualizar anexos antes de abri-los
Como a imagem
mostra, a visualização
de anexos seria a
resposta.
Com ela, é possível visualizar determinados tipos de arquivo diretamente no Painel de Leitura do Outlook. Você pode ter essa visualização sem abrir os arquivos anexos.
Para visualizar um anexo, clique no ícone do mesmo. A visualização dele aparecerá no Painel de Leitura.
Como as pessoas recebem os anexos que você envia
Quando você usar o
Outlook 2007, as
pessoas receberão os
arquivos anexos da
mesma maneira de
sempre.
O que mudou foi o formato de arquivo usado por alguns programas do sistema Office 2007.
Os anexos que você enviar ou receber podem usar esse novo formato, que gera arquivos menores e torna os arquivos mais seguros. O Outlook oferece total suporte ao envio e ao recebimento de arquivos que usam os
Como as pessoas podem visualizar os anexos que você envia
Se você enviar um
arquivo do Word
2007, do Excel 2007
ou do PowerPoint
2007 a uma pessoa
que ainda não fez a
atualização para a
versão 2007 do Office,
há duas opções.
• Você pode salvar o arquivo no formato de arquivo 97-2003 antes de enviá-lo.
• Os colegas que possuem as versões do Microsoft Office 2000 a 2003 podem abrir, editar e salvar os arquivos 2007, basta instalar o Pacote de Compatibilidade do
Microsoft Office para formatos de arquivo do Word, Excel e PowerPoint do Office 2007, fornecido gratuitamente
