APLICABILIDADE DA MELHORIA DE PROCESSOS AO ESTÁGIO CURRICULAR

APLICABILIDADE DA MELHORIA DE PROCESSOS AO ESTÁGIO CURRICULAR

Júlio Miranda Pureza

Instituto Superior de Tecnologia – IST/SOCIESC, jmpureza@sociesc.com.br Luiz Veriano O. Dalla Valentina

Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC, dem2ldv@joinville.udesc.br

We consider the use of continuum improvement and analysis methodology to the traineeship in Engineering. We identify and evaluate the steps and critical points of the process in order to present solutions to identified problems.

Keywords: Continuum improvement, PDCA cycle, trainee program.

1 - INTRODUÇÃO

No atual ambiente econômico, em função do desdobramento dado pelo movimento da qualidade, do surgimento de novas tecnologias de informação e do acirramento da concorrência, tem-se exigido das empresas novas formas de gerenciamento. Formas estas focalizadas na busca do maior valor agregado, na compreensão e satisfação efetiva das necessidades dos clientes.

Por outro lado, a aceleração dos processos de renovação tecnológica, a crescente informatização e o enxugamento das empresas têm ampliado as restrições à entrada de novos profissionais da área tecnológica no mercado de trabalho. Os formandos são cada vez mais exigidos em termos de formação técnica e tais exigências devem ser respondidas por um processo constante de adaptação de currículos e programas dos cursos de Engenharia.

O estágio curricular é a forma de colocar em prática e junto ao mercado os conhecimentos teóricos recebidos na Instituição de Ensino. Além disso, é um instrumento de integração do estudante ao mercado de trabalho, onde ele complementa seu ciclo de aperfeiçoamento técnico-científico e de relacionamento humano. É baseado num princípio de aprendizagem progressiva com a realização de diferentes atividades relacio-nadas à sua profissão.

Este trabalho foi desenvolvido tomando por base a estrutura do estágio curricular de uma instituição de ensino superior (IES) que oferece cursos de graduação em engenharia nos quais o estágio curricular é disciplina obrigatória do último semestre. Neste ponto, o estágio pode se tornar uma arma crucial para a avaliação do processo de formação dos estudantes, fornecendo elementos para projetos de modernização de currículos e programas das disciplinas. De fato, além da abertura de perspectivas para o futuro profissional o estágio pode servir como o melhor indicador da dinâmica do mercado para os colegiados de curso.

Neste trabalho, propõe-se uma metodologia para o funcionamento dos estágios

curriculares, com vias a um trabalho de melhoria contínua nos cursos de Engenharia.

2 - METODOLOGIA DE ANÁLISE E MELHORIA CONTÍNUA DE PROCESSOS

A qualidade total é uma forma de gerenciamento que busca, através de um processo de gestão mais dinâmico e de parceria entre as pessoas que fazem funcionar uma organização, satisfazer as necessidades individuais dos principais interessados (clientes, funcionários, acionistas, fornecedores, governos e comunidade). Este modelo, denominado de gerenciamento pela qualidade total (TQC), desenvolveu-se no Japão a partir dos conceitos de especialistas americanos (Shewart, Deming e Juran) após a II Guerra Mundial.

Falconi Campos define esta abordagem da seguinte maneira: “O TQC no modelo japonês é um sistema gerencial que, com o envolvimento de todas as pessoas em todos os setores da empresa, visa satisfazer suas necessidades, através da prática do controle da qualidade” (Campos, 1992).

O TQC japonês apresenta como aspectos fundamentais:

− o envolvimento de todos os empregados, ligados principalmente ao movimento dos CCQ e a extensão dos programas de educação e treinamento;

− Filosofia da melhoria contínua;

forte orientação para o cliente.

A melhoria contínua complementa e anima os princípios da orientação para o processo e do enfoque no cliente. Além disso, reconhece que qualquer processo, produto ou prática nem sempre atinge a perfeição e que tanto as expectativas do cliente como a qualidade dos competidores não permanece estática. Um aperfeiçoamento é necessário para a organização ganhar e conservar uma base de clientes ou para manter-se competitiva.

O ciclo de melhoramento contínuo, via PDCA (Deming, 1990), assegura que a organização possa aprender com os resultados e que padronize, através de um sistema de gerenciamento da qualidade documentado, aquilo que faz bem feito de modo a melhorar as operações e os resultados, baseada no que aprende. A ênfase dada é para que isto seja feito de uma maneira planejada, sistemática e conscienciosa, para criar um clima que se difunda por toda a organização.

A metodologia de análise e melhoria de processos baseada no ciclo PDCA (figura 1), é dividida em duas fases: de análise e de melhoria do processo.

ClienteCliente ClienteCliente

ClienteCliente ClienteCliente

ClienteCliente ClienteCliente

ClienteCliente

Seleção do Problema / Oportunidade

P A

“PLAN” “ACT”

“CHECK”

C

Planejamento de Ações

Avaliação de Alternativas

Geração de Alternativas Busca e Avaliação de Causas Conhecimento

do Processo Implantação e Normalização

1 2 3

5 4 7 6

Melhoria Processodo

Análise Processodo

Execução e Controle do Processo

D

“DO”

A fase de análise corresponde às seguintes atividades: (1) Definição do processo crítico – candidatos interessantes são processos que impactam os clientes e(ou) seus beneficiários; (2) Estudo do processo escolhido com o mapeamento do fluxo de atividades e de informações, definição de indicadores e identificação de problemas com base em tais indicadores; (3) Priorização dos problemas a serem trabalhados e (4) Identificação das causas com o levantamento e priorização das mesmas.

A fase de melhoria do processo corresponde às seguintes atividades: (1) Elaboração de alternativas para a solução do problema, buscando eliminar a causa ou reduzir seus efeitos; (2) Seleção da alternativa mais viável, de máximo resultado, menor investimento e maior facilidade de execução; (3) Planejamento do processo de implantação; (4) Execução do plano de ação permanente com medidas preventivas e contingenciais, assegurando assim a continuidade do processo de melhoria contínua.

3 - MELHORIA CONTÍNUA E ESTÁGIO CURRICULAR

No contexto de um procedimento de melhoria contínua para estágio curricular, cabe mapear os sub-processos envolvidos (Harrington, 1993), com o objetivo de identificar pontos críticos, as causas dos problemas observados e buscar soluções adequadas.

Neste aspecto um procedimento fundamental é a elaboração de um mapa do processo estágio curricular, o que facilita a identificação dos elementos envolvidos e o pleno entendimento das relações fornecedor/cliente em cada etapa.

O estágio curricular da IES é apresentado na Figura 02. O processo envolve os seguintes agentes:

• Supervisor: profissional designado pela empresa para acompanhar o estagiário.

• Professor de estágio: responsável pela disciplina e pelos procedimentos de estágio em cada um dos cursos.

• Professor orientador: escolhido pelo estagiário e pelo professor de estágio, responsável pela orientação do estagiário e pelo enquadramento do trabalho à filosofia do estágio curricular.

• Coordenação de Estágios: órgão que organiza, coordena e centraliza as informações dos estágios na IES.

São identificadas sete etapas bem definidas:

1. A coordenação de estágios faz a divulgação junto às empresas e encaminha os estudantes para seleção.

2. Matrícula na disciplina e assinatura de um termo de compromisso entre a empresa a IES e o estudante.

3. O plano de estágio é elaborado em conjunto pelo estudante, supervisor e professor orientador.

4. Desenvolvimento do estágio: são realizados encontros periódicos entre o estudante e o orientador sobre o andamento do estágio. O orientador é estimulado a realizar visitas periódicas à empresa para acompanhamento do trabalho.

5. Relatório final: feito pelo estudante com ajuda do orientador. E inclui uma avaliação do estagiário pelo supervisor.

6. Apresentação oral do relatório de estágio para uma banca que inclui o professor orientador e o supervisor.

7. Correções ao relatório.

Seguindo a metodologia PDCA, após a análise do processo, identificamos três

aspectos a serem trabalhados em um projeto de melhoria contínua: a adequação do plano de

estágio, o papel do professor orientador e os procedimentos de realimentação.

4 - ADEQUAÇÃO DO PLANO DE ESTÁGIO E O PAPEL DO ORIENTADOR

A elaboração do plano de estágio é o sub-processo chave do estágio. À exceção de algumas grandes empresas, não existem procedimentos padrão para o planejamento do trabalho a ser realizado e o estagiário é visto como mais um funcionário, porém sem as expectativas e exigências que pesam sobre os outros. Isto cria uma relação de não comprometimento do estagiário com a empresa e dos superiores imediatos com o mesmo, o que minimiza os resultados do trabalho. Esta situação se torna crítica no caso em que a empresa se vê na contingência de admitir o estagiário ao final do processo, de modo que se perde uma excelente oportunidade de avaliação das potencialidades do estagiário e de um treinamento mais eficaz.

Busca de Estágio Matrícula e

Termo de Compromisso

Elaboração do Plano de Estágio

• Estudante

• Coordenação de Estágios

• Estudante

• Empresa (RH)

• Coordenação de Estágios

• Registro Acadêmico

• Estudante

• Empresa (supervisor)

• Prof. Orientador

• Prof. de Estágio

Desenvolvimento do

Estágio

• Estudante

• Supervisor

• Prof. Orientador

Correções ao Relatório

Apresentação do

Relatório de Estágio

Preparação do

Relatório de Estágio

• Estudante

• Prof. de Estágio

• Prof. Orientador

• Estudante

• Empresa (supervisor)

• Prof. Orientador

• Prof. de Estágio

• Prof. Convidado

• Estudante

• Supervisor

• Prof. Orientador

Figura 02 – Mapeamento do Processo Estágio Curricular

Deste modo, é interessante o envolvimento dos professores orientadores no processo

de contato entre a IES e as empresas para criação de vagas para estagiários (etapa 1) e uma participação decisiva do orientador escolhido na elaboração do plano (etapa 3), de modo que o orientador se torna o elemento de ligação efetivo entre a IES e a empresa, viabilizando ações de longo prazo. No contexto do estágio em questão, o orientador deve ser o executor de uma atividade com objetivos bem definidos:

• Viabilidade do plano de estágio, bem como sua adequação para a formação de um profissional com o perfil adequado a empresa em questão.

• Criar perspectivas de continuidade do trabalho realizado pelo estagiário após o final do processo, ainda que não haja uma intenção à priori por parte da empresa em absorver o profissional ao fim do curso;

• Criar perspectivas de continuidade da parceria entre a IES e a empresa, em termos do oferecimento de novas vagas para estágio e realização de projetos conjuntos.

Figura 03 - Processo de Realimentação

Ao longo do semestre, a participação do orientador no processo é reduzida, com um maior envolvimento operacional do supervisor. No entanto, o orientador deve assumir uma posição de avaliador do processo e, principalmente, de consultor. Para isto são importantes as seguintes ações:

• realização de reuniões periódicas, ao menos quinzenais, com o estagiário;

• realização de pelo menos duas visitas à empresa para entrevista com o supervisor e o estagiário no local de trabalho.

Tais procedimentos não fazem, de modo algum, parte da cultura vigente das relações

entre as IES e empresas em geral. Por outro lado, não há de forma geral um

comprometimento dos professores ao trabalho de estágio, de maneira que o papel dos

orientadores constitui a maior dificuldade para a melhoria dos resultados. Nesta

perspectiva, é importante dar aos professores condições para a realização de tal programa,

através de uma maior assistência por parte da instituição com treinamento, que inclui um

trabalho de definição de sistemáticas e uniformização de procedimentos. Tal trabalho seria realizado pelos professores de estágio em conjunto com coordenação de estágios.

5 - PROCEDIMENTOS DE REALIMENTAÇÃO

A realimentação do processo é uma conseqüência direta de um trabalho bem desenvolvido durante o estágio, pois pode aprofundar os vínculos entre a IES e as empresas da região, abrindo perspectivas interessantes:

• Processo mais rápido e direto para perceber as demandas do mercado com relação à instituição, seja em termos de minicursos de atualização, seja em termos de alteração nos currículos dos cursos.

• Proceder a um acompanhamento mais eficaz do trabalho a ser realizado pelo estagiário, melhorando o rendimento e, consequentemente, as possibilidades de fixação na empresa e futuro oferecimento de vagas de estágio.

• Criar laços de parceria entre a IES e as empresas, com um maior conhecimento das competências da instituição e necessidades das empresas, ampliando as possibilidades de realização de projetos e consultorias.

Há ainda duas ações interessantes que devem ser consideradas:

• Avaliação do processo e do curso pelo supervisor por ocasião da apresentação do relatório de estágio, que pode identificar deficiências em nível de formação dos estagiários. Ao final de cada semestre tais avaliações serão estudadas pela coordenação de estágios e coordenações de curso, de modo a fornecer elementos para a melhoria dos processos e a adequação curricular.

• Realização eventual de encontros entre representantes das empresas e a coordenação de estágios com o objetivo de discutir as estruturas e melhorias nos cursos.

O processo de avaliação do curso, por sua vez, pode utilizar técnicas de medida de desempenho de processos, de uso comum em atividades industriais e de serviços. É bem verdade que a transferência de tais procedimentos para a avaliação de instituições de ensino é difícil e não destituída de riscos. Medidas de eficiência e efetividade são, de modo geral, difíceis de fazer no setor de serviços pois envolvem a satisfação do cliente, com uma matiz subjetiva dominante. No ensino, o cliente a ser satisfeito é a sociedade como um todo, o que implica em uma maior dificuldade de mensuração dos índices.

Está sendo elaborado pelos autores um trabalho com a proposta de uma metodologia para medida de desempenho de IES, na qual o estágio curricular é um instrumento importante. Tal metodologia inclui a utilização de matrizes de avaliação de processos, em oposição à avaliação de departamentos e cursos, as estruturas formais básicas do organograma das IES.

6 - CONCLUSÕES

Este trabalho constitui uma iniciativa de sistematizar os processos desenvolvidos em

uma IES utilizando procedimentos típicos de qualidade, normalmente utilizados pelo setor

de produção. Deste modo, a aplicação de tais técnicas permite o entendimento de todos os

subprocessos, possibilitando definir uma sistemática de análise e melhoria contínua. Nesta

perspectiva, foram identificados os pontos cruciais para o desempenho do processo, em

especial definir como fator crítico da qualidade do estágio o papel do professor orientador

durante a realização do mesmo. Tal sistemática pode ser facilmente estendidos aos demais

processos de uma IES, possibilitando sua contínua adequação às alterações do ambiente.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CAMPOS, ‘V.F. TQC no Estilo Japonês’. Belo Horizonte: Fundação Cristiano Otoni, 1992.

DEMING, W.E. Qualidade, ‘A Revolução da Administração’. São Paulo: Marques Saraiva, 1990.

HARRINGTON, H.J. ‘Aperfeiçoando Processos Empresariais’. São Paulo: Makron Books, 1993.

Normas de Estágio da FEJ/UDESC. Joinville: Coordenação de Estágios, 1998.