Manual de configuração e uso
Sumário
Configurando sua empresa ... 3
Bem-vindo ao Ahgora PontoWEB ... 4
Dashboard Interativo ... 5
Administra Empresa ... 6
Usuários do PontoWEB ... 10
DSR ... 11
Exportação ... 11
Horários ... 12
Horas adicionais ... 12
Jornadas ... 13
Escala ... 16
Funcionários ... 19
Como cadastrar funcionários ... 20
Afastamentos/Feriados ... 21
Batidas ... 23
Documentos ... 25
REPs ... 25
Relatórios ... 26
Folha de Pagamento ... 26
Gerais ... 27
Utilização ... 27
Registros ... 27
T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016Acesse o site Ahgora: www.ahgora.com.br
No topo do site você encontrará o menu Geral, clique em Login, localizado no canto direito para acessar seu Ahgora PontoWEB.
Configurando sua empresa
E-mail Senha
Esqueceu sua senha?
Continuar conectado
Entrar
Insira seu e-mail e senha cadastrados previamente através do e-mail de confirmação encaminhado a você. Se ainda não recebeu, solicite por e-mail: suporte@ahgora.com.br
Tela Login
T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016Bem-vindo ao Ahgora PontoWEB
No topo da página você encontrará o Menu Geral, que contém atalho para as principais funcionalidades do sistema, e abaixo o Painel com Dashboard interativo:
Afastamentos
Acompanhe em tempo real os Funcionários afastados do dia. Alertas de dispositivos
Acompanhe em tempo real os equipamentos que estão desconectados. Assiduidade
Acompanhe em tempo real os Funcionários que bateram o ponto do dia. Ajuda da Ahgora
Aqui você encontra os principais Manuais e Tutoriais que vão ajudar a aumentar sua experiência com o sistema. Clique em Ahgora Helpdesk para solicitar nosso suporte.
Novidades da Ahgora
Acompanhe assuntos atuais do mercado e as novas funcionalidades do sistema através do Blog Ahgora. Links rápidos
Acesse rapidamente as funcionalidades que você preferir através dos atalhos. Você pode escolher diferentes atalhos. T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
Dashboard Interativo
O Dashboard do seu Ahgora PontoWEB pode ser facilmente personalizado pela função Configurar Painel, localizada no canto superior direito do Sistema.
Configurar Painel
Através das configurações você consegue editar o número de colunas, posição dos widgets, cores e ocultação de funcionalidades.
Menu superior a direita No ícone Perfil você pode:
Perfil - Alterar usuário, idioma e vinculação com suas redes sociais; Ajuda - Ver os vídeos de cada funcionalidade do sistema;
Helpdesk - Entrar em contato com nosso Suporte Técnico;
Fale com a Ahgora - Compartilhar suas Dúvidas, Sugestões e Elogios; Downloads - Conteúdos relevantes para otimizar sua gestão;
Ícone Busca no menu - Buscar termos no menu do sistema; Use o ícone Sair para desconectar-se do sistema.
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Administra Empresa
Aba Gerais
Na ’’Aba Gerais’’, é necessário informar o nome da empresa e o CNPJ, lembrando de adicionar também as informações de endereço para que estes dados sejam visualizados ao gerar a folha de ponto dos funcionários.
Dica
É possível incluir mais de um CNPJ dentro do mesmo PontoWEB, lembrando que, obrigatoriamente, este CNPJ deve pertencer ao mesmo grupo econômico da empresa e poderá ser atribuído um outro endereço e Razão Social. Esta opção costuma ser utilizada para empresas que possuem mais de uma filial, a fim de separar os funcionários que estão na matriz ou filial, por exemplo.
Aba Operacionais
É possível configurar o funcionamento do sistema de acordo com o cenário da sua empresa.
Como por exemplo: início do mês, banco de horas, horário noturno, visualização de batidas pelo próprio funcionário, entre outros.
Você sabia?
Na opção ’’Logotipo’’ você pode personalizar o sistema com a cara da sua empresa.
É simples, escolha o arquivo nas medidas de 100px de largura por 20px de altura no formato png, ou jpg, e clique salvar.
Para acessar este menu, basta clicar em PontoWEB e selecionar a opção Administra Empresa.
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Informações Gerais
Define qual será o primeiro dia do seu mês de trabalho. Geralmente seleciona-se um dia após o dia do fechamento da folha.
Se selecionada, os espelhos de ponto e relatórios, como o de banco de horas passam a não considerar o dia atual, apurando as faltas apenas até
o dia anterior. Vale para todos os locais no sistema em que é feito algum cálculo de falta ou banco de horas.
Frase que aparece no rodapé do espelho de ponto. O arquivo gerado para o funcionário assinar e confirmar as batidas registradas no documento.
Esta opção desativa a visualização do período trabalhado dentro do horário contratual configurado do funcionário em “Horários”. Caso um par de batidas possua uma diferença entre elas menor que a tolerância configurada acima, será descartada a primeira ou a segunda batida do par (conforme configuração). Por exemplo, se um funcionário
bater o ponto às 08:00h e fizer uma nova batida às 08:03h e estiver configurado 5 minutos de tolerância, ou a primeira batida será descartada
ou a segunda, de acordo com a configuração escolhida.
Horário Noturno:
Mostra o horário noturno nos detalhes da página de batidas. Vale lembrar que legalmente o serviço noturno deve receber sete minutos
e meio a mais por hora de trabalho noturno, proporcionalmente.
Agrupa na visualização de batidas dos funcionários as horas noturnas convertendo em horas normais Marcando esta opção o sistema calculará as horas noturnas do
funcionário dentro dos padrões da (Lei nº 5.889/73).
Para funcionários que têm jornadas noturnas, esta opção permite que o funcionário receba adicional noturno até sua última batida. Para funcionários que têm jornadas noturnas, esta opção permite que o
funcionário receba adicional noturno até o final da jornada. Início do Mês
Tolerância da Batida duplicada
Desativar a opção ’’expediente’’ em batidas dos funcionários Não considerar o dia atual na
apuração do mês corrente Frase padrão para
espelho de ponto
Esta empresa utiliza horário noturno
Estender horário noturno até o fim da jornada
Estender horário noturno até a última batida
Agrupar horas noturnas Desativar fator noturno
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Visualização pelo Funcionário
Essa opção habilita um link externo para os funcionários visualizarem suas informações.
Essa opção habilita a visualização do Espelho de Ponto pelo próprio funcionário.
Essa opção habilita a inclusão de justificativa em casos de faltas, atrasos, esquecimento de batida, entre outros.
Liberar acesso à página com informações do próprio funcionário
Liberar visualização de batidas pelo próprio funcionário
Liberar mensagem de justificativa do horário
Banco de Horas / Espelho Estendido:
Configura qual será o primeiro mês dos bancos de horas da empresa. Esta informação deve ser verificada com o sindicato.
Gera o espelho estendido com uma fonte menor e com algumas informações comprimidas.
Permite que a coluna de resumo diário das horas trabalhadas pelos funcionários não saia no espelho de ponto impresso.
Define quantos meses deverão durar os bancos de horas. Início do banco de horas
Período do banco de horas Ocultar coluna de resultados
dos espelhos estendidos
Espelho Estendido com informações comprimidas
Exibe a mensagem que será visualizada pelo funcionário no mês do seu aniversário em seu espelho ponto
Mostrar mensagem para o aniversariante do mês no Espelho
Esta opção vai ocultar as informações de saldo de banco de horas nos totais de horas ao final do Espelho Estendido. Ao utilizar esta configuração, será apresentada a mensagem: "TOTALIZAÇÃO DE BANCO DE HORAS SUPRIMIDA MANUALMENTE PELO USUÁRIO". Ocultar totalizadores de banco de
horas dos Espelhos Estendidos
Esta opção possibilita adicionar mais um espaço para assinatura do gestor junto à assinatura do funcionário no final do Espelho Estendido. Mostrar espaço para assinatura
do gestor no Espelho Estendido
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Alteração em Massa:
Ao clicar em qualquer um dos botões de alteração em massa, abrirá uma janela pedindo o novo código.
Se a empresa desejar, é possível cadastrar os Centros de Custo de acordo com os códigos contábeis utilizados pela contabilidade da empresa para vincular ao cadastro dos funcionários e, assim, facilitar o gerenciamento através de nossos relatórios. É opcional e pode ser deixado em branco, se desejado.
Aba Web Service
O PontoWEB permite a troca de informações com aplicações de terceiros através de um Web Service que utiliza o padrão SOAP/1.1. O SOAP (sigla para Simple Object Access Protocol) é um protocolo para troca de dados entre sistemas heterogêneos. Ele faz uso das tecnologias XML e HTTP, sendo independente de plataforma ou linguagem de programação.
A empresa usuária do PontoWEB é responsável pelo desenvolvimento de um software (ou pela implementação deste recurso em seu sistema legado), denominado cliente Web Service, que se conectará ao Web Service da Ahgora, executando os serviços disponíveis pela interface. Este desenvolvimento pode ser realizado em qualquer plataforma, com qualquer linguagem de programação.
Para mais informações sobre o Web Service entre em contato com o Suporte. Contato:
Cadastre o contato financeiro da sua empresa. Cadastre o contato técnico da sua empresa. E-mail financeiro
E-mail técnico
Definir Senha Teclado
Definir Código de Barra Redefine os valores de todos os códigos de barra. Redefine todas as senhas de batida via teclado dos funcionários.
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No topo da página, a aba “Usuários” permite gerenciar permissões de acesso dos usuários.
Usuários do PontoWEB
Você pode remover, adicionar e gerenciar usuários com diferentes tipos de permissões e perfis, inclusive os locais que o usuário poderá ter acesso.
* É possível filtrar usuários através da localização que for atribuída aos funcionários, para que desta forma os gestores possam visualizar somente os funcionários com a mesma localização.
Você sabia?
T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016Na aba ’’DSR’’ podem ser encontradas as configurações do desconto semanal do funcionário. Essa é a configuração base e todas as outras a sobrepõem.
De acordo com a legalidade, todo funcionário que tem uma carga horária semanal tem direito a um desconto semanal remunerado, preferencialmente aos domingos. Desta forma, se ele atingir o limite de falta estabelecido nesta configuração, ele terá o desconto do valor em horas que foi definido em Desconto DSR. Por exemplo, supondo uma carga horária de 40 horas semanais, o funcionário terá uma carga diária de 8 horas. Se houver falta ou a soma dos atrasos durante a semana atingir o limite de falta, o funcionário sofrerá o desconto DSR definido (geralmente o mesmo valor do dia - 8 horas)
DSR
Tempo descontado no dia de DSR do funcionário quando ele atinge o Limite de falta.
Se a DSR será apresentada de forma semanal ou mensal. Tempo máximo que um funcionário pode faltar
sem perder a DSR em uma semana.
Preencha os campos de acordo com os Códigos Contábeis da sua empresa. Lembrando que as informações devem ser alinhadas com sua contabilidade.
Exportação
Desconto DSR Limite de falta Semanal/Mensal
A exportação serve para facilitar a integração do PontoWEB com o sistema de folha de pagamento usado pela contabilidade da empresa. Antes de inserir os códigos, verifique no menu Documentos > Folha de pagamento, se o sistema utilizado para pagamento da folha dos funcionários está em nossa lista para exportação.
Estes códigos contábeis são os mesmos que são utilizados para efetuar o pagamento de horas no sistema de folha da contabilidade da empresa e, por isso, precisam ser os mesmos para quando gerar o arquivo de exportação. T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
Um gerenciador de horários, essencial para o monitoramento, encontra-se no menu superior da tela. Nesse local, existem abas que sintetizam as configurações dos horários dos funcionários:
Horários
Para cadastrar uma Escala é necessário primeiro cadastrar uma Jornada, que por sua vez, depende de uma hora adicional cadastrada, que são as Horas Extras e Banco de Horas de sua empresa.
Na aba “Horas Adicionais”, as ferramentas de configuração dos intervalos de serviço do funcionários são apresentadas ao clicar em Horários - Horas Adicionais - Nova hora adicional.
Horas adicionais
Conjunto de dias onde cada dia será necessariamente representado por uma jornada.
Para criar uma nova escala você precisa primeiro ter jornadas cadastradas.
Definição das horas adicionais realizadas pelo funcionário. Grupo de horas onde cada intervalo será necessariamente
representado por uma hora adicional.
Para criar uma nova jornada você precisa primeiro ter horas adicionais cadastradas.
Escalas Jornadas Horas Adicionais
Facilita a identificação no momento da criação da jornada. Nomes mais comuns: “Expediente”, “Hora extra 100%”, “Hora extra 50%”, “Banco de
horas”.
Deve-se escolher qual será o tipo de hora adicional que será associado a uma jornada: Hora extra, Banco de horas e Expediente.
Percentagem relacionada à hora extra. Fator multiplicador relacionado ao banco de horas.
Alinhar com a sua contabilidade os eventos (códigos contábeis) utilizados por eles ou pelo software de Folha de Pagamento.
Nome Código Contábil Tipo Percentual/Fator Multiplicador T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
Uma vez criadas as Horas Adicionais, podemos começar a cadastrar jornadas. “Nome” e “Descrição” servem para identificação.
Você pode colocar o horário contratual como nome e informações de uso nas descrições, exemplo: Nomes: 08:00~18:00
Descrição: J. Normal com 1h de almoço.
Jornadas
“Definir outra hora para início do dia” permite que faça com que o dia do funcionário inicie outra hora. Ao usar essa ferramenta, o sistema é informado que o dia do funcionário parou de começar à meia noite para começar uma outra hora.
Recomendamos que a “Virada do dia” seja definida com uma margem de segurança para que o Horário de saída do expediente não ultrapasse o que foi estipulado na virada e anterior ao horário de entrada para que não hajam conflitos na ordem das marcações.
Observação importante: Esta funcionalidade deve ser utilizada apenas para cadastrar jornadas noturnas ou para funcionários que trabalhem após a virada do dia, ou seja, à meia-noite.
O Horário contratual permite configurar os detalhes das horas de trabalho dos funcionários.
O Horário contratual permite configurar os detalhes das horas de trabalho dos funcionários.
Esta jornada é uma DSR permite trabalhar com sistema de DSR que deve ser configurado em um dos blocos da edição de escalas.
Não existe expediente para esta jornada torna a jornada em uma jornada de folga que pode ser usada por exemplo para um domingo ou para um funcionário que trabalha dia sim, dia não.
Funcionários que utilizam essa Jornada recebem vale refeição registra em um relatório separadamente a quantidade de funcionários que de acordo com a jornada recebem vale-refeição. Essa opção é valida
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Compensar horas automaticamente - Permite ao funcionário maior flexibilidade de horário de trabalho, ou seja, caso ele chegue meia hora mais tarde, mas também saia meia hora mais tarde, o sistema entenderá que ele trabalhou dentro do horário dele, mas não dentro do Horário Contratual. Entretanto, ele não recebe nem falta (pelo atraso na chegada) nem hora extra (pelo excedente depois).
Intervalos da jornada flexíveis - Deixa a entrada e a saída rígidas, porém o intervalo fica flexível deixando que o funcionário possa realizar o tempo de intervalo dentro do horário contratual.
Aplicar fatores de banco de horas após compensação automática Esta ferramenta tem a função de não aplicar os fatores de banco diferenciados caso o colaborador não tenha cumprido a carga horária diária, estes, se existirem, serão aplicados sobre o saldo, exemplo: Banco de Horas com fator multiplicador “1” e Banco de Horas com o fator multiplicador “1.5”. Só deve ser utilizado quando há essa necessidade descrita no exemplo acima.
Converter horas a menos em e Converter excedente em - Permite selecionar em qual horário adicional o funcionário creditará caso trabalhe mais ou menos tempo que o total descrito no horário contratual.
Em Batida pré-assinalada você configura uma batida automática para o almoço dos funcionários para que possam fazer o intervalo sem precisar bater o ponto
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As “horas adicionais” definem qual tipo de hora adicional o funcionário receberá em cada período do dia. Compensar horas automaticamente anula essa opção.
A área de “limites diários para horas adicionais” permite modificar o tipo de hora adicional que o funcionário receberá a partir de tantos minutos trabalhados. Por exemplo: se for necessário que um funcionário, depois de fazer uma hora de “hora extra 75%”, passe a fazer “hora extra 100%”. Isso será configurável neste campo da seguinte forma:
A tolerância da batida permite configurar detalhadamente qual o tempo máximo que o funcionário poderá se atrasar/adiantar para que o sistema não marque falta/extra.
Tolerância diária máxima sobrepõe as outras tolerâncias e simboliza o tempo máximo, no dia todo, que um funcionário pode faltar/exceder sem receber falta/extra.
Consolidação das Leis do Trabalho - Artigo 58 § 1º – Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários.
Tipo de hora Hora extra 75%
Limite diário 0:01:00
Excedente será convertido em: Hora extra 100%
Horas In Intinere - É o tempo despendido pelo empregado até o local de trabalho e para o seu retorno, tratando-se de local de difícil acesso ou não servido por transporte público, em condução fornecida pelo empregador.
Clique em Salvar para ativar suas configurações.
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Quadro explicativo de hora extra noturna em um regime de “faltas” e “horas extra”.
Período Contratual: Período Trabalhado:
Linha do tempo
00:00 12:00 00:00 12:00 09:00 18:00 09:40 22:30 22:00 06:00 Período Noturno 1 diaO colaborador com o cenário de batidas de ponto acima contêm as seguintes informações: Horas trabalhadas: 12:50 Expediente: 8:20 Hora Extra: 4:30 Falta: 00:40 Adicional noturno*: 00:34
+4 minutos - De acordo com a CLT o funcionário recebe 8 minutos a cada hora trabalhada durante a noite.
*Habilite a opção: Agrupar horas noturnas
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Escala
Na criação de uma escala, o “Nome” serve para identificação na lista de batidas e “descrição” para maiores informações na lista de Horários cadastrados.
Em “Duração”, é configurada a quantidade de dias que a escala possui.
Ao selecionar a opção “Semanal”, o sistema reconhecerá automaticamente o dia da jornada que será aplicada independentemente do dia que foi iniciado.
A aba “limites mensais para horas adicionais” permite controlar o tipo de hora adicional que o funcionário receberá a partir das horas excedidas dentro do mesmo mês.
Por exemplo: se for necessário que um funcionário, depois de fazer 40 horas de “hora extra 100%”, passe a ganhar “hora extra 120%”, isso será configurável neste campo da seguinte maneira:
Tipo de hora hora extra 100%
Limite mensal 40:00:00
Excedente será convertido em: hora extra 120%
Tempo de tolerância é usado para definir o tempo determinado para que a soma de atrasos durante o mês não sejam convertidas em falta ou banco negativo.
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É o valor da carga horária de uma jornada.
Serve para sobrepor a configuração ativada no aba DSR em ’’Administra empresa’’ para que esta escala obedeça
o valor da carga horária cadastrada.
Serve para descontar o DSR caso a falta seja aplicada a um dia completo e não somando todos os atrasos.
Valor DSR Utilizar DSR com faltas
em dias completos
Ativar configuração DSR na Escala
Limite de falta
Apurar na Semana Seguinte Descontar o valor do dia da falta
É a quantidade da soma de atrasos durante a semana para o sistema aplicar o desconto ou não das horas.
Apurar o DSR na Semana Seguinte. Descontar o valor do dia da falta. Semanal - Apresenta o
DSR semanalmente Apresenta o DSR semanalmente.
A opção Outros serve para tratar as horas trabalhadas em um afastamento ou feriado para convertê-las em hora extra ou banco de horas.
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2. Funcionários
2 3 4 5 1 6 7 81
Pesquisa dinâmica - Use o buscador para encontrar rapidamente o colaborador, número de matrícula ou departamento. Para facilitar a busca, utilize o recurso de auto completar.2
3
Novo funcionário - Cadastre novos colaboradores e informações de relação com a empresa como: PIS, Regime de Trabalho, Cargo, Centro de Custo, entre outros.
Ações - Acesse atalhos de ações para gerenciamento dos colaboradores. Ações: Demitir, Aplicar e Remover Escala, Editar Departamento e Adicionar e Remover uma localização.
4
Batidas - Acesse atalhos para os relatórios: Batida do dia, Batidas ímpares e Irregularidades de batidas.5
Afastamentos/feriados - Permite adicionar, editar e remover Afastamentos e Feriados durante o mês.6
Mais - Essa área disponibiliza opções para emissão, exportação e impressão de relatórios: Imprimir, Exportar CSV, Importar, Exportar, Relatórios e Logs.Imprimir - Gera um arquivo em PDF das informações visualizadas em tela. Exportar CSV - Exporta arquivo tabelado no formato CSV
Importar - Permite importar funcionários baseados em certos leiautes que devem ser seguidos.
Todos os arquivos de importação são no formato CSV e portanto devem obrigatoriamente ter os campos separados por uma única vírgula.
Exportar - Mesmo caso que o da Importação acima, os arquivos aqui gerados podem ser usados em quaisquer outros programas.
Relatórios - Acesse todos os relatórios disponíveis no PontoWEB.
Logs - Mostra todas as modificações executadas organizadas por data e hora e exibe o status antes e depois da modificação do dado funcionário.
7
Avançado - Use filtros avançados para pesquisa: Departamento, Mês de aniversário, PIS, Período de admissão e Período de demissão.8
Filtro de busca - Acesse apenas colaboradores sem biometria e/ou demitidos.1º Editar informações do colaborador 2º Editar batidas do colaborador 3º Demitir colaborador T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
Como cadastrar funcionários
Para cadastrar um novo funcionário no sistema clique em Funcionários > Novo funcionário:
Os requisitos obrigatórios para cadastrar um funcionário são: Nome, PIS válido, Número de matricula única e Data de admissão. Os campos para Registros de batidas são:
- Senha para ponto via teclado - A senha funciona para realizar batidas através do teclado do Relógio Eletrônico de Ponto via matrícula e senha e para os acessos das batidas pelos colaboradores.
- Cartão proximidade Mifare - Para cadastrar o número do cartão Mifare para batida de ponto. - Código de barras do crachá - Para cadastrar o número do código de barras para batida de ponto. Observações:
Bloquear funcionários para acessar batidas - Essa opção bloqueia o acesso do funcionário para visualizar suas batidas no Portal do Funcionário.
Receber alertas destes funcionários - Ativa o recebimento de alertas por e-mail para os gestores cadastrados acompanharem as justificativas realizadas no Portal do Funcionário.
Vinculação de CNPJs por Funcionários - Se tiver mais de um CNPJ cadastrado, o campo FILIAL será apresentado na tela de Adicionar Funcionário para vincular funcionários à sua respectiva empresa. Esta opção tem o objetivo de organizar as informações contidas no cabeçalho do relatório de Espelho Estendido. Localização - Para adicionar uma localização clique em Funcionários > Listar Funcionários, marque o funcionário desejado na caixa de seleção ao lado da matrícula e clique em ’’Ação a ser executada’’ no rodapé da pagina e selecione a opção ’’Adicionar localização’’.
Após confirmar a mensagem de aviso você tem a opção de adicionar uma nova localização ou vincular uma já existente.
Aplicações: A localização pode ser aplicada em casos de organização de diferentes CNPJs, Filtro de localização por gestor, Controle de funcionários que poderão registrar o ponto em determinado relógio, Relatórios personalizados por diferentes localidades.
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Afastamentos/Feriados
Cadastre um novo motivo para criar o nome ao afastamento. A janela ao lado apresenta a tela para que seja digitado o código contábil (que deve ser adquirido com o contador da empresa) e nome do motivo do afastamento.
Uma categoria deverá ser selecionada para que o cadastro seja efetivado.
Clique em “ Ok” para prosseguir.
Não esqueça de clicar no motivo depois de criá-lo.
Logo ao lado do quadro de motivos, existe uma caixa de seleção “Tratar batidas como”, que serve para selecionar a forma de tratamento das batidas efetuadas durante o período vigente deste afastamento.
Para criar um afastamento ou um período de férias, bem como gerenciar outros já anteriormente criados, clique no botão Afastamento/Feriados na página de “Funcionários” e depois escolha entre “ Adicionar afastamento” ou "Adicionar Feriado”.
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Depois do motivo e do tratamento, deve-se selecionar o funcionário a ser afastado. Os filtros de localização, departamento e nome facilitam encontrar o funcionário desejado.
Deve-se clicar no nome do(s) funcionário(s) que será(ão) afastado(s) no período que serão selecionados abaixo.
Neste local nem todos os campos serão obrigatórios, selecione a data inicial e final e clique no atalho para selecionar a data.
Logo acima três botões servem de opção para preencher os dias de Ontem, Hoje e Amanhã. Clique em “ Salvar”para guardar as modificações.
Criando Feriado
A grande diferença entre Afastamentos e feriados é que enquanto os afastamentos podem ser configurados individualmente, os feriados serão sempre globais, ou seja, todos os funcionários da empresa receberão o feriado, independentemente de qualquer parâmetro, além de poder ser ativado ou desativado.
O feriado deve receber um nome, um tipo de tratamento de batidas e pode ser ativado e desativado além de dividir a mesma lógica de definição de início e fim que o afastamento.
Segue uma imagem da página de cadastro de feriados:
Tratar com padrão da escala - Habilite esta opção no caso do tratamento já estar cadastrado dentro das
escalas. T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
Batidas
Este será o local mais visitado pelos usuários do PontoWEB pois será o log das batidas de ponto e onde os detalhes dos horários feitos pelos funcionários ficarão. Também nesta página será mais fácil a visualização das férias, afastamentos e resumo da semana e do mês dos funcionários.
As batidas vêm em uma tabela contendo a coluna das datas, escala, as batidas feitas em cada dia, os motivos das modificações feitas manualmente e os resultados diários em horas.
Para aplicar escala a um funcionário, além do botão “aplicar escala” em “Funcionários”, pode ser usado o ícone ’’editar escala’’. Uma pequena caixa de seleção com as escalas já criadas em “Horários” aparecerá e permitirá a opção de aplicar “somente para este dia” que, caso não seja selecionado, aplicará esta escala para este dia e todos os outros abaixo (indefinidamente).
Clique em salvar ou cancelar.
A escala se tornará um link que poderá ser utilizado para acessar aquela escala (o mesmo que clicar em “Horários” > “Escalas” > e clicar no nome da escala selecionada).
No topo da página também temos acesso aos menus:
Ao final da página consta um resumo dos horários detalhados feitos pelos funcionários durante o mês.
Supondo que um funcionário tenha um horário contratual que começa às 9:00 e termina às 18:00 em uma empresa que tem das 22:00 às 06:00 por período noturno.
Mostra todas as batidas efetuadas hoje (por padrão, mas pode ser reconfigurado) Visualizar quais funcionários não fizeram o número correto de batidas de ponto
Disponível para o Ahgora Mobile, controle de batida por geolocalização Mostra as batidas efetuadas fora do horário contratual
Acesso ao mesmo painel que fica em “Funcionários”, entretanto este é focado somente no funcionário atual
Detalhes resumidos de Banco de Horas Manual e Total de Horas Permite verificar todas as modificações feitas organizadas pela hora Batidas>Batidas do dia Batidas>Batidas irregulares Batidas>Batidas impares Afastamento/férias Mapa de Batidas Ocultar/Mostrar Detalhes Logs T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
Documentos
É, basicamente, a central de relatórios prontos para impressão e onde estão localizados os formatos de exportação das batidas para vários programas de gerenciamento de folha de ponto disponíveis no mercado. Os detalhes sobre os documentos gerados nesta área do PontoWEB podem ser vistos na tabela abaixo:
Para gerar estes documentos, basta clicar no botão “Gerar documentos” no canto superior direito desta página e, caso estejam cadastrados, ainda pode-se gerar documentos separados por localização ou departamento.
REPs
Na página de REPs, encontra-se a lista de aparelhos associados à empresa em questão bem como os controles com relação ao mesmo.
Status: Os REPs podem apresentar 4 estados de conexão:
Indica que a conexão com a internet está funcionando corretamente. Quando o REP fica desconectado por mais de cinco minutos.
Depois de cerca de 20 minutos que o estado acima entrou em vigor, este aparece para indicar que o REP perdeu conexão com a internet.
Serve, não só para quando a tampa da impressora estiver aberta, mas também discrimina quando não tem mais papel.
Data em que os arquivos foram gerados.
Arquivo de Fonte de Dados Tratado. (Inexistente com localização) Resumo do histórico das batidas de ponto no mês.
Período a que estes arquivos se referem.
Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. (Inexistente com localização). Resumo detalhado do histórico das batidas de ponto no mês.
Caso selecionado, mostra a localização se refere o arquivo. Data de criação Período referente AFDT ACJEF Espelho/Portaria Espelho Estendido Localização Conectado Desconectado Desconectado há mais de 5 minutos Compartimento de impressora aberto T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
A página de edição de aparelhos, apresenta três abas que serão explicadas aqui separadamente: “Gerais”, “Utilização” e “Registros”.
Antes de verificá-los, note, no canto inferior esquerdo da página, o botão “Redefinir senha...” que serve para alterar a senha do registrador eletrônico de ponto.
Gerais
Utilização
Registros
Das informações desta área, somente “Nome” e “Empresa relacionada” são editáveis.
Exibe um gráfico das batidas efetuadas nas últimas horas.
“ Baixar AFD” Permite baixar o arquivo AFD completo até o presente momento.
“ Baixar registros...” Permite fazer download de uma parte do arquivo AFD (por período). Do lado direito da página, alguns outros controles são apresentados:
“Ajustar horário automaticamente”. Permite selecionar uma zona meridional para o ajuste de horário automático e ainda pode ser ativado horário de verão.
“Setores” é a lista de Localizações cadastradas para os funcionários e são utilizados para filtrar quais funcionários poderão ou não bater ponto nos aparelhos. (Um aparelho sem localização permite que todos os funcionários batam ponto nele).
“Funcionários já no equipamento” informativo que mostra quantos funcionários do PontoWEB serão enviados para o aparelho de acordo com a configuração no campo “Setores”.
“Ignorar as seguintes formas de acesso” permite bloquear formas específicas de se bater ponto.
O nome do REP pode ser alterado em seu painel de edição. Modelo do aparelho.
Indica a data e a hora que o aparelho esteve Online, ou seja, com status “ OK ” pela última vez.
O último IP discrimina qual o número de IP que o aparelho teve enquanto online. Inclui todos os tipos de registros previstos pela portaria 1510.
entretanto este é focado somente no funcionário atual. Exibe o número de série de fábrica do aparelho.
Permite verificar os detalhes dos aparelhos.
Permite ocultar um aparelho. Clique no botão “Mostrar REPs ocultos” para visualizar os equipamentos ocultos.
Nome Último IP Modelo: Nº de Registros Data/Hora Número de série Editar Ocultar
É o identificador do relógio, e também aparece na batida de ponto do funcionário ao passar o mouse sobre a mesma.
Permite selecionar qual das filiais (devidamente cadastradas em “Configurações”) utilizará este aparelho.
Nome Empresa Relacionada T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
Relatórios
O sistema oferece Relatórios completos com diferentes filtros para refinar suas informações e trazer mais inteligência para sua gestão.
Folha de Pagamento
Escolha o formato da exportação e clique em Gerar arquivo.
Exporte as informações de horas dos funcionários para a sua Folha de Pagamento em dois cliques. São mais de 50 formatos para geração de arquivo.
Mostra funcionários com Afastamento, agrupado por dia.
Mostra as horas trabalhadas por funcionário.
Mostra as batidas dos funcionários por dia, no decorrer do período solicitado.
Mostra os funcionários no período, e suas devidas escalas diárias. Agrupado por dia.
Mostra informações de apuração agrupadas com representação gráfica. Inclui informações de absenteísmo.
Mostra faltas, atrasos, extras e batidas dos funcionários no dia. Agrupado por funcionário.
Mostra as horas extras dos funcionários por dia, no decorrer do período solicitado.
Mostra os funcionários que não estão cumprindo o intervalo de acordo com a jornada.
Mostra os totais por departamento, de atraso, saída antecipada, falta, afastamento, férias e hora extra (entrada e saída).
Mostra os funcionários com número maior que X faltas. Mostra os funcionários sem biometria cadastrada.
Saldo do Banco de Horas dos funcionários em um período.
Soma todas as horas realizadas por um funcionário. Mostra os funcionários que de acordo com a data de
admissão estão sem escala em algum período.
Mostra os funcionarios que de acordo com a jornada, utilizaram Vale Refeição. Afastamentos
Analítico de Horas Extras Batidas por período Controle de frequência Faltas e Atrasos Funcionários sem Biometria Horas Extras Horas Trabalhadas Intervalos Previsão de horários Quantidade de Faltas Relatório Sumarizado (Absenteísmo) Saldo Banco de Horas
Sem escala Sumarizado Diário por Funcionário Sumarizado Diário por Funcionário Vale-Refeição
Agrupado por dia.
T T00 2 - V ersão 1 - 01/ 0 2/ 2016
