Dificuldades no uso de tecnologias por funcionários do setor administrativo municipal

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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO

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Dificuldades no uso de tecnologias por funcionários do setor administrativo

municipal

Diego Oliveira Damaceno (diegooliveira_1992@hotmail.com) – UFF/ICHS

O crescente desenvolvimento tecnológico tem causado impacto na sociedade atual, principalmente no que se relaciona a seu uso por parte de funcionários administrativos que lidam com tecnologias que despertam determinadas dificuldades em sua utilização. O estudo objetiva sugerir mudanças que possam proporcionar melhores condições de trabalho para os funcionários do setor administrativo da prefeitura de Ibitirama, Espírito Santo. O marco teórico da pesquisa busca discutir a realidade vivenciada pelos funcionários no setor administrativo em relação ao uso de tecnologias. Para tanto, adotou-se o método SWOT no diagnóstico organizacional, e nas ações e intervenções, o método 5W2H. Por meio do estudo realizado, foi possível identificar que uma das maiores dificuldades encontradas hoje pelo setor citado é quanto ao uso da ferramenta do Diário Oficial da União e sua formatação, diante disto, verifica-se o melhor desenvolvimento dos funcionários mediante a aplicação do treinamento tecnológico como forma de mediação e ampliação de conhecimento quanto ao uso de recursos cotidianos do ambiente de trabalho.

Palavras-chave: Dificuldades; Tecnologias; Funcionários.

1 – Introdução

Tão presente na sociedade, a tecnologia tem sido um dos fenômenos mais difundidos na atualidade, alcançando todos os meios, culturas e regiões do mundo, modificando a vida da sociedade, seus costumes, mostrando tamanha influência nos locais no qual se dispõe; além disso, vem desempenhado um importante papel para articular regiões distantes, relação de experiências e na produção de saberes que podem ser disponibilizados na rede virtual e em serviços empresariais, sejam eles privados ou públicos (OLYNTHO, 2008; SANTOS JUNIOR; FREITAS; LUCIANO, 2005).

Assim como em qualquer outro ramo empresarial, o domínio de ferramentas tecnológicas é algo essencial para o desenvolvimento de atividades nos mais diversos setores, considerando a amplitude da qual a mesma tem alcançado na sociedade atual, não sendo diferente no setor público, que as utiliza frequentemente na produção, armazenamento e difusão de dados nos diferentes softwares utilizados no dia a dia do trabalho de seus funcionários (NASCIMENTO; FREIRE; DIAS, 2012; RAMOS, 2013).

Visto que o setor administrativo municipal da prefeitura de Ibitirama - Espírito Santo, apresenta um quadro de funcionários que possui dificuldades na utilização de ferramentas tecnológicas e um prejudicial desempenho na realização de suas tarefas, surge a seguinte problematização: quais são os problemas relacionados ao uso da tecnologia por parte do setor administrativo municipal? Com isso, têm-se como objetivo geral sugerir mudanças que possam proporcionar melhores condições de trabalho para os servidores do setor administrativo da prefeitura de Ibitirama, Espírito Santo. O estudo terá como objetivo específico analisar medidas de melhoria e aprendizagem para os funcionários do setor administrativo municipal.

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De tal modo, considerando a importância do administrador no ambiente administrativo municipal, o estudo buscará meio de auxílio na resolução dos problemas tecnológicos enfrentados casos eles existam em um período de 15 dias de capacitação para os funcionários do setor administrativo municipal. A hipótese aqui levantada é que existam dificuldades devido à complexidade existente em softwares e sites públicos que se utilizam, acarretados de diferentes configurações, alguns problemas podem existir quanto ao seu uso. Dentre os resultados esperados, estima-se o desenvolvimento de um plano de ação a fim de capacitar melhor os funcionários deste setor, alcançando, de tal modo, um melhor desempenho no ambiente trabalhista, acompanhado de satisfação e capacidade para o cliente interno da instituição. Sendo assim, buscando a mudança desta realidade de déficit de manejo e de habilidades, espera-se adquirir um ambiente de trabalho que vise maior qualidade e habilidade com uma equipe melhor preparada e com reconhecimento institucional quanto ao desenvolvimento de suas atividades com maior praticidade, envolvimento e domínio tecnológico.

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2 – Apresentação do Caso

A organização pesquisada no estudo apresentado é a Secretária Municipal de Administração do Município de Ibitirama - Espírito Santo, do qual é dividida em dois departamentos: Departamento de Apoio Administrativo, que se subdivide em Divisão de Recursos Humanos e Divisão de Serviços Gerais, e Departamento de Compras, do qual possui a Divisão de Materiais e Patrimônio e Divisão de Licitações. Ambos os departamentos utilizam mecanismos tecnológicos, que apresentam dificuldades em sua utilização por parte dos servidores ali lotados.

A equipe analisada é formada por dois funcionários no Departamento de Compras e quatro funcionários no Departamento de Apoio Administrativo. Tal pesquisa foi realizada no período de agosto de 2016 a maio de 2017. No primeiro momento foi realizado um acompanhamento dos serviços administrativos com intuito de identificar a principal dificuldade no uso das tecnologias por parte dos servidores. A partir da análise realizada, os mesmos afirmam que a principal dificuldade encontrada é com o uso do Diário Oficial da União.

A Administração Municipal tem passado por um constante processo de informatização, com a inserção do Governo Eletrônico nos diferentes órgãos públicos com objetivo de fornecer ou tornar disponível informações, serviços ou produtos, por meio eletrônico, a qualquer momento, localidade e cidadão, sendo aprimorado cada vez mais com novos softwares e programas na busca por maior agilidade no desenvolvimento de suas atividades; entretanto, para essa inserção tecnológica tem ocasionado determinados problemas no dia a dia de grande parte dos funcionários, considerando a falta de habilidades, treinamento e capacitação dos mesmos para a utilização de tais meios.

Considerando tal realidade, a necessidade de identificar as dificuldades dos funcionários do setor administrativo do município de Ibitirama tornou-se como um foco de pesquisa a ser analisado deste estudo, considerando a importância da tecnologia na sociedade atual na realização das diferentes tarefas a serem realizadas dentro de uma organização.

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3 – Referencial Teórico

3.1 – O uso crescente da tecnologia na sociedade atual

A contextualização mundial da atualidade é submetida às implicações de fortes mudanças no cenário tecnológico, trazendo consigo consequências imediatas aos atores sociais na busca por meios que atendam suas necessidades, adequando-se a uma mudança permanente e cada vez mais rápida, exigindo flexibilidade, adaptação e conhecimento como formas indispensáveis no acompanhamento desta evolução (GUEDES; CÂNDIDO, 2008).

Para Boog (1999), um processo de mudança deve contemplar o desenvolvimento do ser humano e da empresa em todos os níveis (identidade, relações, processos e recursos).

O sistema funcional tecnológico utilizado nas organizações passa a ser uma forte área funcional, onde ocorre a interação de informações dos diferentes setores de uma empresa, fornecendo enormes contribuições para a eficiência das operações realizadas, tal como a produtividade e a realização de tarefas, constituindo-se como um dos mais importantes meios de informação que embasam a tomada de decisões, a agilidade na realização de tarefas, entre outros impactos (ORQUATO; SILVA, 2000).

A tecnologia ganha maior espaço na sociedade a partir da década de 90, tornando-se um componente essencial na aceleração dos processos de trabalho, assim como na geração da economia e na facilitação da disseminação da informação e da comunicação, não sendo diferente na administração pública, considerando que tais tecnologias são utilizadas para a agilidade na realização de processos e na melhoria da eficácia e qualidade de suas tarefas. Diferentes países, inclusive os mais desenvolvidos como os Estados Unidos, passam a utilizar o meio eletrônico em suas estratégias de implantação de tecnologias de informação na administração pública, buscando cada vez mais inovação e agilidade nesta. O governo brasileiro, por sua vez, passa a ter destaque no setor tecnológico a partir dos anos de 2000, quando passa a investir em tecnologia da informação na melhoria de sua administração pública, por meio da criação do programa Governo Eletrônico Brasileiro (RAMOS, 2013).

3.2 – As dificuldades no uso de tecnologias por funcionários do setor administrativo X treinamento pessoal

As mudanças na tecnologia na atualidade têm levado as organizações a uma nova realidade que tem gerado dificuldades à clientela interna em seu manuseio e utilização. Considerando as inovações constantes e a diferenciação na capacitação profissional de cada indivíduo, as mudanças necessitam de capacitação e tempo para que o trabalho seja produtivo, principalmente no que se relaciona às variações e mudanças em sistemas e softwares administrativos, que causam espanto em profissionais não preparados para seu uso na

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realização de tarefas. As organizações administrativas tem mostrado necessidade constante de capacitação de seus profissionais, apresentando melhor desenvolvimento, passando a ter colaboradores mais capacitados (FREITAS; BALLAZ; MOSCAROLA, 1994; SILVA; MARTINS; SILVA, 2009).

Segundo Aquino (1980), o treinamento visa fornecer ao empregado melhores conhecimentos, habilidades e atividades para que não se dissolva das inovações em relação ao seu campo de atividade e das profundas mutações do mundo que o cerca.

Dessler (2003) aponta que um dos principais meios de sanar as dificuldades no uso de tecnologias por funcionários é a educação complementar realizada nas instituições, onde busca-se transmitir aos seus profissionais novos e antigos os conhecimento que necessitam para o desempenho de suas funções. Dentro deste contexto, a melhor forma de identificar a necessidade deste treinamento é uma análise de desempenho mediante a realização de tarefas de cada funcionário, a fim de identificar cada dificuldade e preparar um plano que busque capacitá-los, melhorando sua realização de tarefas e interferindo até mesmo em seu relacionamento interpessoal com a clientela, por vezes prejudicada devido a falta de capacitação no uso de determinadas ferramentas tecnológicas que servem como facilitadoras de seu trabalho.

O treinamento visa preparar as pessoas para o desempenho de determinadas tarefas mediante um processo contínuo de atualização dos procedimentos pertinentes ao cargo ocupado, sendo considerado item indispensável para as organizações que desejam alcançar a qualidade total. (TACHIZAWA; FERREIRA; FORTUNA, 2004).

A necessidade do treinamento pessoal torna-se cada dia mais necessária, considerando as inovações implementadas nos diversos setores organizacionais, sendo essencial para a realização de um bom trabalho e atendimento de sua clientela, considerando que quanto mais prático e interativo for o ambiente de trabalho, melhores serão os resultados obtidos (GIL, 2008; PRATES; OSPINA, 2004).

4 – Plano de Ação

4.1 – Diagnóstico Organizacional

Após o conhecimento da instituição, em especial, do setor analisado, empregou-se a análise SWOT para verificar os pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças, com o objetivo de se desenvolver um plano de ação de duas semanas buscando a resolução de problemas quanto à utilização do Diário Oficial da União. Dentre os pontos fortes do setor, verificou-se a união da equipe de trabalho, tal como boa qualidade dos equipamentos e uma localização privilegiada no prédio. Ao se analisar os pontos fracos, verificou-se a dificuldade dos profissionais ao trabalhar com o Diário Oficial da União no lançamento de suas ações, resoluções, decisões, licitações, editais, ou qualquer tipo de atividade relacionada ao mesmo, devido à configuração do site que exige do funcionário público determinados tipos de formatação própria do site. Os funcionários consideram um fator de atraso, dificuldade e baixa produtividade, principalmente quando o fluxo de lançamento é elevado e as exigências do site tomam grande tempo do serviço em questão, influenciando diretamente na realização das

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demais tarefas.É visto que a tensão na realização de tal tarefa é algo recorrente do dia a dia dos funcionários, causando um grande desequilíbrio mental e físico. Em relação às oportunidades, espera-se que o Diário Oficial da União passe pelas mesmas mudanças sofridas pelo Diário Oficial do Estado do Espírito Santo, no qual já possui uma configuração própria no lançamento de suas ações, formatando de forma automática o documento antes de sua publicação por meio do próprio sistema. Sendo assim, caso tal fato ocorra, auxiliará no andamento das atividades dos funcionários, influenciando diretamente na agilidade dos serviços prestados.

Dentre as ameaças, é possível que desenvolvam um novo sistema de trabalho no Diário Oficial da União, e que acabe sendo mais difícil seu manuseio, o que dificultaria ainda mais seu uso por parte de seus funcionários que já encontram dificuldades na utilização do mesmo. Análise SWOT: In te rn a s Forças Fraquezas

- União da equipe de trabalho. - Boa qualidade dos equipamentos. - Localização privilegiada no prédio.

Dificuldade dos funcionários ao trabalhar com o Diário Oficial da União.

E xte rn a s Oportunidades Ameaças

Mudanças na configuração do Diário Oficial da União que torne o seu manuseio menos complexo para os funcionários.

É possível que seja desenvolvido um novo sistema de trabalho no Diário Oficial da União que torne o seu manuseio ainda mais complexo para os funcionários.

É visto a necessidade de uma tomada de atitudes a fim de que os pontos fracos encontrados por meio da análise realizada sejam sanados e a qualidade do serviço prestado seja reestabelecida.

4.2 – Ações e Intervenção

Souza (2005) relata que melhores condições de trabalho e elementos técnicos adaptados às necessidades do funcionário na organização trazem benefícios à saúde e ao bem-estar dos funcionários, pode evitar riscos e até doenças relacionadas ao trabalho, além de melhorar a utilização de um produto ou operação de um sistema de produção.

Essa valorização do humano e a conscientização por parte dos empregadores e administradores de que a satisfação gera produtividade, e consequentemente, resultados positivos para a empresa, faz com que haja uma nova postura ante a este público. O custo com o capital humano não é uma despesa irrelevante, e sim um investimento que proporcionará à organização o alcance de suas metas e objetivos, sejam eles econômicos ou de desenvolvimento (BISPO, 2006).

De tal modo, como um meio de solucionar o problema em questão de forma mais rápida e fácil, será aplicado o método 5W2H, no qual serão seguidas as seguintes diretrizes com a finalidade de resolver o problema: WHAT: visa-se a necessidade de se contratar uma empresa de capacitação tecnológica; WHY: para que as dúvidas, dificuldades e limitações dos

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funcionários do setor administrativo municipal sejam sanadas e a qualidade do serviço prestado seja cada vez melhor e mais satisfatória para os próprios trabalhadores, desenvolvendo melhor seu trabalho e alcançando maior agilidade nas exigências de seu cotidiano tecnológico até então realizadas com dificuldades, erros e demora na produção; WHERE: a capacitação será dada no próprio setor administrativo; WHEN: em um prazo de 15 dias, a capacitação pode ser realizado, considerando que os últimos dias, serão de monitoramento com o objetivo de verificar se alguma dificuldade na operação do software ainda permanece; WHO: a capacitação será realizada por uma empresa especificada em relação ao uso de tecnologia que será contratada pela secretaria de administração, responsável pelo setor pesquisado; HOW: o método utilizado será explicação, seguido da realização do serviço sob acompanhamento e a última parte será de monitoria. HOW MUCH: o custo do serviço aproximado com a contratação do serviço com um profissional qualificado para o cumprimento de uma agenda de 15 dias ficará em torno de 2 mil à 3 mil reais.

Método 5W2H:

What Why Where When Who How How Much

O que Porque Onde Quando Quem Como Quanto?

Visa-se a necessidade de se contratar uma empresa de capacitação tecnológica. Para que as dúvidas, dificuldades e limitações dos funcionários do setor administrativo municipal sejam sanadas e a qualidade do serviço prestado seja cada vez melhor. A capacitação será dada no próprio setor administrativo. Em um prazo de 15 dias, a capacitação pode ser realizada, considerando que os últimos dias, serão de monitoramento com o objetivo de verificar se alguma dificuldade na operação do software ainda permanece. A capacitação será realizada por uma empresa especificada em relação ao uso de tecnologia que será contratada pela secretaria de administração, responsável pelo setor pesquisado. O método utilizado será explicação, seguido da realização do serviço sob acompanhamento e a última parte será de monitoria. O custo do serviço aproximado com a contratação do serviço com um profissional qualificado para o cumprimento de uma agenda de 15 dias ficará em torno de 2 mil à 3 mil reais. 5 – Conclusão

Por meio da pesquisa realizada, buscou-se sugerir as mudanças necessárias para proporcionar melhores condições de trabalho para os funcionários do Setor Administrativo da Prefeitura de Ibitirama, Espírito Santo.

No decorrer da pesquisa, foi identificado grande dificuldade por parte dos servidores, no uso

da ferramenta de acesso e formatação do Diário Oficial da União.

Desta maneira, busquei focar meus estudos nesta dificuldade, a fim de identificar e propor meios que melhorassem a qualidade do trabalho executado por tal setor.

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Assim, ficou claro que a capacitação tecnológica para funcionários do setor administrativo municipal é algo essencial na melhoria da qualidade dos serviços prestados, em especial, no estudo tratado, sobre o Diário Oficial da União.

Considerando o desenvolvimento tecnológico da atualidade, previsto nos estudos analisados na formulação desta pesquisa, pode-se afirmar a necessidade do aperfeiçoamento do cliente interno com o objetivo de desenvolver melhor suas atividades, com maior praticidade, rapidez e satisfação.

A capacitação tecnológica deve ser algo constantemente cobrado e desenvolvido nas instituições, considerando as mudanças nos sistemas, softwares, que ocorrem de maneira constante e, muitas vezes, dificultando a utilização de seus usuários por falta de conhecimento e aperfeiçoamento.

É necessário que por meio de novos estudos, sejam desenvolvidas técnicas de capacitação por meio de softwares públicos, assim como cursos realizados dentro do próprio ambiente de trabalho, auxiliando os funcionários administrativos na realização de suas atividades, assim como a melhoria da qualidade dos serviços prestados.

6 - Referências

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FREITAS, H.; BALLAZ, B.; MOSCAROLA, J. Avaliação de sistemas de informações.

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PRATES, G.; OSPINA, M. Tecnologia da informação em pequenas empresas: fatores de êxito, restrições e benefícios. RAC, v. 8, n. 2, p. 9-26, 2004.

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SOUZA, L. A Teoria da Relatividade na Gestão de Pessoas: uma nova visão para gerenciar pessoas com foco no crescimento das organizações. Rio de Janeiro: Elsever, 2005. 224 p. TACHIZAWA. T.; FERREIRA, V.; FORTUNA, A. Gestão com pessoas: uma abordagem