Tutorial utilização PubliELSA Módulo I (submissão de dissertação, monografia, tese e artigo) Funções

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Tutorial utilização PubliELSA – Módulo I (submissão de

dissertação, monografia, tese e artigo)

Funções

O menu à esquerda significa suas funções, que podem ser “Coordenador”, “Comitê de Publicação”, “Pesquisador”, “Consultor ad hoc”, “Secretaria” e “Autor”. Todos, exceto Secretaria e Consultor ad hoc tem papel de autor também (vide figura exemplo de um membro do comitê que também é autor).

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Submissão de trabalho

Primeiramente o autor deve efetuar um cadastro e depois utilizar o usuário e senha cadastrados para acessar o sistema. O usuário e senha são enviados por e-mail juntamente com a confirmação do cadastro:

Assunto e-mail: Cadastro Efetuado Corpo do e-mail:

Prezado(a) Dr(a). [NOME],

Seu cadastro foi efetuado no sistema PubliELSA. Guarde seu usuário e senha para acessos futuros. Usuário : [USUARIO]

Senha : [SENHA] Atenciosamente, [ASSINATURA]

Após o cadastro, o autor deve clicar no link “Submeter trabalho” no menu e digitar os dados referentes ao trabalho. O usuário recebe uma confirmação por e-mail (a secretaria recebe uma cópia do e-mail) :

Assunto e-mail: [IDTRABALHO] Confirmação de submissão Corpo do e-mail:

Seu trabalho "[TITULO]" foi submetido com sucesso. O número de identificação é [IDTRABALHO]. Você deve aguardar um prazo mínimo de 15 dias para finalizar o seu trabalho. Atenciosamente,

[ASSINATURA]

Ao concluir a submissão, Um aviso é enviado a todos os pesquisadores, que podem acessar o trabalho para análise. O artigo fica 15 dias para verificação e depois o autor deve concluir a submissão.

Assunto e-mail de confirmação: [IDTRABALHO] Submissão de trabalho Corpo do e-mail:

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da submissão final, ficará a disposição dos interessados para, caso desejem, contatar o autor principal, para conversar sobre a proposta e autores.

Atenciosamente, [ASSINATURA]

Para editar o trabalho o autor deve clicar em “Editar trabalho”. Após os 15 dias, o link “Submeter trabalho final” aparece para que o autor possa concluir a submissão (vide figura abaixo).

Assunto e-mail de lembrete ao autor: ([IDTRABALHO]) Finalizar trabalho Corpo do e-mail:

O prazo para consulta e alteração do trabalho "[TITULO]" ([IDTRABALHO]) foi esgotado. Favor acesse o sistema PubliELSA e finalize a submissão acessando o seu trabalho e clicando em "Submeter trabalho final".

Após a submissão, o artigo é encaminhado para a secretaria para verificação dos dados. A secretária deve clicar no link “Listar artigos pendentes” para localizar o trabalho. Ao abrir o trabalho, a secretária deve verificá-los e ir até o final da página onde encontra-se uma caixa onde deve-se digitar as pendências do trabalho para que o autor possa corrigi-las. Clicando em “Enviar”, o trabalho é enviado ao autor para correção das pendências (ficam gravadas e são enviadas por e-mail). Caso clique em “Sem pendências”, é enviado a todos do Comitê de Publicação.

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Assunto e-mail para o autor: Correção pendências Corpo do e-mail:

Seu trabalho "[TITULO]" ([IDTRABALHO]) encontra-se com dados pendentes (vide abaixo). Favor acesse o sistema PubliELSA para corrigir as informações.

Pendências : [PENDENCIAS] Atenciosamente, [ASSINATURA]

Assunto e-mail para o Comitê de Publicação: Novo trabalho Corpo do e-mail:

Encontra-se disponível para avaliação um novo trabalho: "[TITULO]" ([IDTRABALHO]). Atenciosamente,

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Avaliação pelo Comitê de Publicação

Após a verificação da secretaria, o artigo é encaminhado a todos os membros do Comitê, deixando com pareceres pendentes para cada membro no quadro “Avaliações”, com um prazo de 15 dias para o envio da avaliação. Para enviá-la, o membro do Comitê deve ir ao final do trabalho e encontrará uma caixa para envio da avaliação.

Assunto e-mail lembrete avaliação: Lembrete avaliação Corpo do e-mail:

Prezado(a). Dr(a). [NOME]:

Em [DATA] lhe enviamos um convite para avaliação do trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]). Como ainda não recebemos a avaliação, pedimos que a mesma seja encaminha através do sistema PubliELSA no prazo máximo de 10 dias. Em caso de indisponibilidade favos nos comunique.

Para visualizar ou editar uma avaliação já enviada, basta clicar ir até a lista “Avaliações” e clicar em cima da decisão para abrir uma nova janela com o conteúdo da avaliação. Para editá-la basta clicar

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no link “Editar avaliação”, que aparece na nova janela.

Avaliação do coordenador

O coordenador pode indicar novos consultores entre os pesquisadores ELSA, consultores ad hoc, definir a data prazo para avaliação final (possivelmente data da reunião) e enviar o resultado final ao autor.

O coordenador pode aumentar o prazo de consultores e autores bastando clicar em cima da data do prazo e abrirá uma janela para informar a nova data.

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Novo consultor (ELSA)

Opção para incluir um consultor entre os pesquisadores ELSA, levando-se em conta que estão pré-cadastrados. Uma janela com uma caixa de busca com as opções de busca por “nome”, “instituição” ou “especialidades” aparece. Ao buscar o pesquisador, basta clicar em “Enviar pedido para avaliação” para enviar automaticamente o pedido de parecer.

Assunto e-mail convite avaliação consultor ELSA: Convite avaliação Corpo do e-mail:

Gostaríamos de lhe convidar para avaliar o trabalho "[TITULO]" ([IDTRABALHO]), submetido para avaliação do Comitê de Publicação ELSA.

Acesse o sistema PubliELSA para enviar sua avaliação em um prazo máximo de 15 dias. Atenciosamente,

[ASSINATURA]

Novo consultor (ad hoc)

O procedimento para busca de consultor ad hoc é semelhante ao de cima, porém existe a opção de “Cadastrar consultor ad hoc” para cadastrar um novo consultor caso o mesmo não seja encontrado. A cada novo pedido de avaliação uma nova senha é enviada ao consultor ad hoc.

Assunto e-mail convite avaliação consultor ad hoc: Convite avaliação Corpo do e-mail:

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Gostaríamos de lhe convidar para avaliar o trabalho "[TITULO]" ([IDTRABALHO]), submetido para avaliação do Comitê de Publicação ELSA.

Acesse o sistema PubliELSA para enviar sua avaliação em um prazo máximo de 15 dias. Usuário : [USUARIO]

Senha : [SENHA] Atenciosamente, [ASSINATURA]

Definir prazo avaliação

Define uma data para a avaliação final do trabalho. Todos os membros do Comitê são avisados :

Assunto e-mail aviso Comitê: ([IDTRABALHO]) Prazo avaliação definido Corpo do e-mail:

Prezado(a) membro(a) do Comitê de Publicação:

A data para avaliação final para o trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]), foi definida na data de [DATA].

[ASSINATURA]

Enviar decisão aos autores

Abre a janela para envio de decisão aos autores. O coordenador deve escolher quais avaliações dos consultores ficarão disponíveis aos autores. O Comitê recebe um e-mail. O Centro de Dados e o CDir também recebem o e-mail, em caso de aprovação direta.

Assunto e-mail aviso autor: Decisão Comitê de Publicação Corpo do e-mail:

Prezado(a) Autor(a):

Encontra-se disponível no sistema PubliELSA a avaliação do Comitê de Publicação, referente a seu trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]).

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Favor reenvie o seu trabalho no prazo de [PRAZO] dias a partir da presente data. (1) Atenciosamente,

[ASSINATURA]

(1) Apenas em caso de “Aprovação condicional”.

Assunto e-mail aviso Comitê: ([IDTRABALHO]) Decisão final Corpo do e-mail:

A decisão final do trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]) foi enviada ao autor. Decisão : [DECISAO]

Comentários : [COMENTARIOS] [ASSINATURA]

Lembrete consultor

Assunto e-mail lembrete ao consultor: Lembrete avaliação Corpo do e-mail:

Prezado(a). Dr(a). [NOME]:

Em [DATA] lhe enviamos um convite para avaliação do trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]). Como ainda não recebemos a avaliação, pedimos que a mesma seja encaminha através do sistema PubliELSA no prazo máximo de 10 dias. Em caso de indisponibilidade favos nos comunique.