CONCORRÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DE
ASSESSORIA DE IMPRENSA
Período de Execução: 2012
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BRIEFING _______________
Reed Exhibitions
Reed Exhibitions
PERFIL
A Reed Exhibitions
A Reed Exhibitions é a principal organizadora de eventos do mundo, reunindo mais de 6
milhões de profissionais ao redor do planeta, gerando bilhões de dólares em negócios.
Hoje, os eventos da Reed estão presentes em 35 países, distribuídos pelas Américas,
Europa, Oriente Médio e Ásia e organizados por 35 escritórios próprios que empregam mais de 2.500 funcionários.
A Reed Exhibitions organiza uma série de eventos, incluindo exposições, conferências, A Reed Exhibitions organiza uma série de eventos, incluindo exposições, conferências,
congressos e reuniões. O portfólio contém mais de 440 eventos que atendem 44 setores da indústria.
O estreito relacionamento da Reed com profissionais, associações de classe e órgãos
governamentais assegura que cada evento seja de interesse e relevância para os mercados atendidos. Como resultado, muitos eventos da Reed são líderes em suas áreas.
A Reed Exhibitions pertence à Reed Elsevier Group plc, uma companhia listada entre as
100 maiores da Bolsa de Valores de Londres e líder mundial na divulgação e geração de
Dados de Mercado
As feiras de negócios constituem um dos meios mais efetivos para a criação e manutenção de relacionamento com os clientes. As pessoas gostam de se encontrar com seus pares e particularmente no Brasil - e em todos os países latinos, a possibilidade de realizar encontros cara a cara com potenciais novos clientes ou
Feiras de negócios no Brasil:
fornecedores de produtos e soluções continua a ser a ferramenta de marketing mais eficiente para acelerar processos de lançamento e geração de vendas. No Brasil, esse processo se acelerou na década dos anos 90 e hoje vive um momento de auge. Dados da UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras) apontam que as feiras agendadas para 2012 reunirão 50 mil empresas, sendo 42 mil nacionais e 8 mil internacionais, que devem receber 5,4 milhões de visitantes. A estimativa é que as feiras ocupem 3,4 milhões de m2 de área de exposição.
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CONTRATAÇÃO ____________
Reed Exhibitions
Reed Exhibitions
Objetivos da Contratação
Otimizar a imagem positiva dos eventos junto aos formadores de opinião; Ampliar/modernizar a divulgação das Feiras;
Potencializar a imagem do evento junto ao público-alvo;
Utilizar o expertise da assessoria para gerar pautas diferenciadas e criar novas oportunidades durante o evento (ex.: sugerir convidados que agreguem valor à Feira);
Duração do trabalho – início imediato após assinatura do contrato até um mês depois do último evento relacionado ao pacote de Feiras.
Processo para contratação
Habilitações necessárias:
Experiência em feiras de negócios ou eventos; Conhecimento do setor da Feira;
Conhecimento/relacionamento com formadores de opinião de editorias específicas;
Conhecimento/relacionamento com formadores de opinião dos cadernos de economia / Conhecimento/relacionamento com formadores de opinião dos cadernos de economia / negócios;
Relacionamento com os produtores/pauteiros de emissoras de rádio e televisão;
Equipe composta por um número de profissionais necessário para atender cada um dos eventos, de acordo com seu tamanho, sendo necessário dois (2) componentes sênior na equipe;
Processo para contratação
Atividades obrigatórias:
-Seguir a Estratégia Geral apresentada pela Gerência de Comunicação;
-Acrescentar todas as ações possíveis a serem desenvolvidas para o evento na estratégia global;
-Produzir conteúdo macroeconômico relacionado aos eventos para suporte da comunicação; -Montar cronograma de trabalho e apresentar à Gerência de Comunicação / Cumprir com o -Montar cronograma de trabalho e apresentar à Gerência de Comunicação / Cumprir com o cronograma de trabalho proposto;
-Registrar, via e-mail, as dificuldades encontradas para realizar determinada ação. Importante que as dificuldades constem do relatório final;
-Trabalhar fortemente com as mídias parceiras, mantendo contato constante e atualizando-os sobre as novidades do evento;
-Solicitar que as mídias parceiras envie-nos suas publicações para acompanharmos o trabalho e chegarmos a um resultado mais próximo do real na centimetragem final;
Processo para contratação
Atividades obrigatórias:
-Fazer follow up ativo com expositores selecionados, a fim de levantar informações para notas / releases (dependendo do evento de 15 a 20 expositores-chave indicados pela Gerência de Comunicação / Direção do evento);
-Produzir entrevistas com expositores-chave e entidades parceiras (de acordo com orientações da Gerência de Comunicação);
-Produzir relatório semanal das atividades realizadas e resultados obtidos e encaminhar à Gerência de Comunicação;
FEIRAS
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PRODUTOS _________
19ª AGRISHOW (Feira Internacional de Tecnologia Agrícola em Ação)
- de 30 de abril a 04 de maio / 2012 - Ribeirão Preto / SP
5ª FORIND (Feira de Fornecedores Industriais de São Paulo)
- de 26 a 28 de junho / 2012 - Sertãozinho / SP
MOVINTER (Feira de Móveis do Estado de São Paulo)
- de 17 a 20 de julho / 2012 - Mirassol / SP
FENASUCRO & AGROCANA (XX Feira Internacional da Indústria Sucroalcooleira e X Feira de Negócios e Tecnologia da Agricultura da Cana-de-Açúcar)
Ciclos do Trabalho
1: Divulgação prévia das ações que irão ocorrer no evento: elaboração de textos, venda de pautas, notas, coletiva de imprensa, participação em cafés da manhã, reuniões de briefing, reuniões nas entidades de classe parceiras, preparação de press kits, etc;
2: Treinar e acompanhar, quando necessário, as entrevistas dos porta-vozes dos eventos;
3: Divulgação e operação no evento: toda a operação da sala de imprensa durante o evento (atendimento à imprensa, cobertura das ações que estiverem acontecendo, palestras, workshops, (atendimento à imprensa, cobertura das ações que estiverem acontecendo, palestras, workshops, congresso e demais atividades);
4: Mídias Sociais: produção de conteúdo para as diversas mídias sociais (Blog, Twiter, Facebook, Orkut, etc.)
5: Relatórios: a assessoria deverá produzir relatórios semanais das ações desenvolvidas e, ao término do evento, apresentar relatório de resultados junto às mídias eletrônica, imprensa e online;
Oportunidades
Decidida a agência contratada, os expositores das Feiras que compõem o projeto serão oficialmente comunicados de que a Assessoria será responsável pela divulgação do evento, sob Coordenação da Gerência de Comunicação da Reed Exhibitions Alcantara Machado;
A Agência contratada poderá oferecer seus serviços de Assessoria de Imprensa aos demais expositores da Feira, desde que mantenha uma equipe de atendimento diferenciada;
Despesas adicionais – pagas pela promotora
Clipping eletrônico e impresso: A Gerência de Comunicação já possui fornecedores contratados para a realização desse trabalho (necessário monitoramento das publicações especializadas – impressas e online).
Fotógrafos: O Departamento de Marketing da RXAM é responsável pela contratação de profissionais para cada um dos eventos realizados.
Motoboys e correios: Antes de realizar qualquer tipo de ação deve-se apresentar a proposta à Gerência de Comunicação, que permitirá ou não a realização do trabalho, bem como os procedimentos necessários.
Xerox / press kits: Necessário cumprir com o prazo para a produção do material. A Gerência de Comunicação já possui fornecedor para esse trabalho.
Comunicação já possui fornecedor para esse trabalho.
Despesas com Alimentação nos dias de evento: A equipe de atendimento receberá vales-refeições para alimentação (no local do evento) durante os dias de realização do evento.
Despesas com táxi e ligações interurbanas e internacionais: Necessário apresentar notas fiscais e demais documentos solicitados
Gastos extras não contemplados acima devem ter autorização da
Gerência de Comunicação antes da execução
Observações Finais
A assessoria escolhida para realizar o trabalho de divulgação da Feiras deverá destinar uma equipe exclusiva para o atendimento ao evento;
Essa exigência deve-se ao processo de transparência que os organizadores e a agência de comunicação contratada devem ter junto aos demais expositores;
A divulgação institucional da Reed Exhibitions é trabalhada internamente, pela própria Gerência de Comunicação.
Comunicação.
Cronograma
O processo de escolha e contratação dos prestadores de serviços acontecerá da seguinte forma: 03/11/2011 - divulgação para o mercado da abertura da concorrência. Edital e apresentação estarão disponíveis para consulta dos interessados no endereço eletrônico
http://www.reedalcantara.com.br/Imprensa/Concorrencia/
18/11/2011 - prazo final para envio das propostas via e-mail e impressa
22/11/2011- divulgação dos aprovados na 1ª fase (no site www.reedalcantara.com.br) 29/11/2011 – divulgação do resultado final
Comissão Julgadora
A Comissão Julgadora será formada por:
-Membros da Gerência de Comunicação e Marketing -Board da Companhia
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Lembre-se!______________
Encaminhe sua proposta até o próximo dia 18 de novembro de 2011 para: E-mail: [email protected]
Informar no campo assunto do e-mail: Concorrência Assessoria_nome da agência e
Reed Exhibitions Alcantara Machado
Rua Bela Cintra, 1.200, 8º andar - Consolação - São Paulo / SP A/C: GERÊNCIA DE COMUNICAÇÃO
