PROCESSO DA
PROGRAMAÇÃO ANUAL DO
DEPARTAMENTO NACIONAL
Sesc Departamento Nacional
Ficha Técnica
Elaboração Jorge Jaime da Silva/GSA/Clas/SESCDN Liliane Mattos Pimentel de Mello/DPO/DIAP Lúcia Regina Silva de Oliveira/DED/DIEC Colaboração
Revisão
Coordenação Aprovação
Cláudia Márcia Santos Barros/DFP/DG Edna Sá Ambrosio Mayrink/NESP/DAP
Marta Cristina Gomes do Nascimento/NFC/DFP Álvaro de Melo Salmito/DPD
Anderson Furtado Dalbone/DLE/DISAL Antônio Carlos Araújo Franqueira/GPO/DPD Arthur Marcelo Nicolau Peixoto/SORC/DPO Claire da Cunha Beraldo/DEP/DIEC
Márcia Costa Rodrigues/DEC/DIEC Nivaldo da Costa Pereira/CEC
Patrícia de Araújo Menezes/SPLA/DPO Luiza de Faria Saraiva/SPLA/DPO Marcela do Espírito Santo/SPLA/DPO Jorge Cortes dos Reis/NEP/DFP
Edna Sa Ambrosio Mayrink/NESP/DIAP Diretoria/DG
1 – Objetivo
Elaborar a Programação Anual do Departamento Nacional em conformidade com os referenciais estratégicos e os sistemas de acompanhamento e avaliação, assegurando a cooperação entre as áreas organizacionais no planejamento e gestão.
2 – Abrangência
Este procedimento se aplica às áreas organizacionais e aos segmentos funcionais do Departamento Nacional, para a elaboração da Programação Anual, sob a coordenação do Departamento de Planejamento e Orçamento - DPO.
Esta programação inclui as ações dos órgãos do Departamento Nacional, não compreendendo o planejamento da Escola Sesc de Ensino Médio – ESEM e da Estância Ecológica Sesc Pantanal; entretanto, as previsões orçamentárias das mesmas devem ser incorporadas ao Departamento Nacional, para consolidação do Orçamento-Programa do DN.
3 – Siglas, Abreviaturas e Terminologias CCSP - Centro Cultural Sesc Parati
CN - Conselho Nacional;
Demandas - Projetos do Pré-Programa aceitos pelos DDRR; DG - Direção-Geral;
DGAS - Diretrizes Gerais de Ação do Sesc; DN - Departamento Nacional do Sesc; DQs - Diretrizes para o Quinquênio; EESP - Estância Ecológica Sesc Pantanal; ESEM - Escola Sesc de Ensino Médio;
ORCs - Formulários do Orçamento-Programa (proposta de orçamento anual); OP - Orçamento-Programa - Resolução + ORCs
OS - Ordem de Serviço;
Pré-Programa - Projetos oferecidos aos DDRR;
Programa de Trabalho do DN - PT/DN – Projetos, Rotinas, Orçamento-Programa e PCG dos Programas e Atividades;
Projeto - Ação proposta para o exercício;
Referenciais Institucionais Globais - Diretrizes Gerais de Ação do Sesc; Diretrizes para o Quinquênio e Plano Estratégico do DN;
Resolução - É um ato normativo elaborado para aprovação do Orçamento-Programa pelo Conselho Nacional.
Sesc - Serviço Social do Comércio; SGS - Sistema de Gestão Sesc;
Sistema de acompanhamento formal dos DDRR - Coleta e análise técnica de dados capazes de gerar informações que permitam ao DN definir e orientar as ações de apoio ao aperfeiçoamento constante dos DDRR;
Sistema de acompanhamento informal dos DDRR - Interlocução permanente e sistemática entre DN e DDRR, visando obter feedback, em vários níveis da organização, e complementar as informações acerca da evolução das variáveis definidas no sistema de acompanhamento formal; Sistema de avaliação formal do trabalho do DN - Ações e instrumentos de acompanhamento da evolução dos indicadores e das metas estabelecidas no Plano Estratégico do DN;
Sistema de avaliação informal do trabalho do DN - Fóruns internos destinados à articulação e alinhamento, em vários níveis da organização, com as informações referenciadas pelo sistema de avaliação formal.
4 – Documentos de referência Diretrizes Gerais de Ação do Sesc; Diretrizes para o Quinquênio;
Dossiês do Sistema de Acompanhamento de Atividades/Modalidades/Projetos; (Incluir no site, nos Atos Normativos)
Legislação do Sesc;
Modelo Programação e Avaliação – Módulo Sistema de Planejamento; Plano Estratégico do DN;
Regimento Interno do DN; Relatórios de Gestão; Resolução 1.236/2011;
Demais documentos com diretrizes da Direção Geral. 5 – Responsabilidades e autonomias
Descrição Cargo
Submeter ao CN a proposta do orçamento anual do DN; Aprovar a Programação Anual do DN.
Presidente Estabelecer as grandes orientações para a Programação Anual do DN
em conjunto com as Diretorias, Departamentos, Núcleos e demais gestores.
Discutir as propostas prioritárias com as Diretorias, Departamentos, Núcleos e demais gestores.
Analisar e encaminhar Programa de Trabalho do DN para o Presidente, visando sua aprovação.
Diretor-Geral
Estabelecer as intenções de programação comprometidas com o Plano Estratégico para a Programação Anual do DN em conjunto com o Diretor-Geral;
Discutir com os Chefes as necessidades e prioridades estratégicas e estabelecer compromissos em torno do planejamento integrado;
Analisar o mérito das propostas preliminares e definir com os Chefes as ações que integrarão a Programação Anual do DN.
Diretores
Discutir com os Diretores as necessidades e prioridades estratégicas da Programação Anual do DN, estabelecendo compromissos em torno do planejamento integrado;
Difundir informações e orientar as Equipes para participação efetiva nas ações que visam o planejamento integrado da Programação Anual do DN;
Analisar o mérito das propostas preliminares elaboradas pelas Equipes e definir com Diretorias, Departamentos, Núcleos e demais gestores as ações que integrarão a Programação Anual do DN;
Encaminhar para validação do Departamento de Planejamento e Orçamento os projetos aprovados.
Organizar, agendar e subsidiar as ações do processo de Programação Anual do DN, em suas diferentes etapas;
Registrar as discussões, consensos e produtos resultantes das ações do processo de Programação Anual do DN, elaborando e divulgando os respectivos registros, para subsidiar os participantes em cada etapa;
Identificar necessidades de capacitação quanto à elaboração e gestão de projetos e organizar, em conjunto com o Departamento de Formação e Pesquisa, as ações que se façam necessárias;
Garantir a aderência contínua dos Sistemas que visam apoiar a programação, organizando, em conjunto com o Departamento de Tecnologia da Informação, reuniões para levantamento de requisitos com vistas aos ajustes necessários;
Efetuar validação e informar aos Gerentes e Equipes, via Sistema, necessidades de ajustes nos projetos aprovados;
Gerar o Orçamento-Programa;
Informar à Diretoria/DN, Departamentos, Gerentes, Chefes e Equipes os projetos validados e os formulários de Demanda.
Área de Planejamento e
Orçamento
Compilar dados e informações relevantes para assessorar os Chefes na discussão sobre as necessidades e prioridades estratégicas da Programação Anual do DN;
Participar do processo de Programação Anual do DN e elaborar propostas de projetos alinhados aos referenciais estratégicos e coerentes com os dados de acompanhamento dos DDRR;
Elaborar projetos no Sistema, complementando as propostas com o detalhamento de informações necessárias à execução e ao acompanhamento das ações, e enviar para aprovação dos Chefes; Realizar eventuais ajustes que venham a ser indicados pelas
instâncias de aprovação e validação.
Equipes
6 – Descrição das atividades
Planejamento (2.02.003.00_PL_PROGRAMACAOANUAL_PRO_01)
1. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento levanta informações gerenciais, técnicas e operacionais, em março, para subsidiar a “Reunião prévia de planejamento” bem como a elaboração da programação anual:
− Plano Estratégico e seus Relatórios do Acompanhamento e Avaliação; − Relatórios da Realização do Orçamento-Programa;
− Informações para subsidiar a elaboração do orçamento dos projetos (valores de referência);
− E outras informações necessárias para subsidiar a programação anual. − PAP
2. A Área responsável pelo Planejamento e Orçamento organiza as análises, estudos e documentações processados na etapa anterior, definindo conteúdos, cronograma e procedimentos metodológicos para continuidade dos trabalhos.
2.1. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento remete aos Diretores, Chefes de
Departamento, Gerentes e a Secretaria Executiva -, por e-mail (quais documentos são
enviados), as informações organizadas nesta etapa.
3. Área Responsável pelo Planejamento e Orçamento Organiza a Reunião prévia de planejamento onde Os Diretores, Chefes de Departamento e Gerentes orientam suas equipes, em abril, estabelecendo intenções e prioridades de programação comprometidas com a efetivação do Plano Estratégico, desdobrando as estratégias pertinentes a sua área, que nas etapas seguintes resultarão em projetos.
3.1 Os Diretores, Chefes de Departamento e Gerentes promovem a reflexão com suas equipes, mediante informações encaminhadas pela Área Responsável pelo Planejamento e Orçamento, bem como, contar com modelos, análise e acompanhamento das Atividades de sua/s área/s e formar um diagnóstico de situação que subsidiará as proposições para o próximo exercício. As análises devem observar também o alinhamento às normas, diretrizes e estratégias institucionais; prioridades das áreas.
4. As Equipes elaboram os pré-projetos, destacando as intenções e prioridades definidos na etapa anterior, registrando-os no documento PA_ FOR _01, com a previsão de períodos para a realização das ações e o envolvimento com as áreas.
5. Os Diretores, Chefes de Departamento e Gerentes analisam os pré-projetos, com vistas a subsidiar as discussões no Encontro de Planejamento Anual/DN.
6. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento consolida em maio as informações recebidas na etapa anterior (PA_FOR_01) em Relatório único com as informações consolidadas (utilizando ferramentas como excell e Presi).
7. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento examina o Relatório, apontando, por exemplo, duplicidade de ações e procedimentos, simultaneidade de cronograma de realização de ações voltadas para uma mesma equipe, entre outras.
8. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento organiza em maio o Encontro de Planejamento Anual/DN.
8.1. Prevê carga horária e metodologia que favoreçam a construção de consenso; 8.2. Informa a realização do referido Encontro, por e-mail, às áreas do DN.
8.3. Encaminha o Relatório com informações consolidadas, por e-mail, às áreas do DN.
9. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento realiza em maio o Encontro de Planejamento mediando junto as áreas do DN e CCSP, as discussões e registrando as conclusões no documento, em um só documento, resultado do encontro, incluindo atualizações, onde se definirão as necessidades, prioridades e procedimentos, a fim de
subsidiar o trabalho das Equipes na definição de seus projetos. O documento deverá ser enviado após o encontro e as áreas realizarão análise do conteúdo.
10. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento em junho organiza as informações necessárias para subsidiar a elaboração dos projetos pelas Equipes.
10.1. Encaminha, por e-mail, às áreas do DN o documento pactuado no Encontro de Planejamento e consolidado pelo Área responsável pelo Planejamento e Orçamento; 10.2. Informa, por e-mail, a todas as áreas o cronograma com o período para elaboração dos
projetos que comporão a programação anual do exercício seguinte e as datas das reuniões para orientação com as equipes sobre o detalhamento e preenchimento dos projetos no sistema em uso, de acordo com o “modelo de apresentação de projeto”.
11. Os Diretores, Chefes de Departamento e Gerentes dão conhecimento às suas equipes do Resultado do Encontro e do período para detalhamento dos projetos.
11.1. Quando não houver Departamento, o Diretor orienta suas equipes ou quando não houver Diretoria, o Chefe de Departamento orienta suas equipes.
12. Os Chefes de Departamento e Gerentes orientam suas equipes observando as instruções de preenchimento no modelo de apresentação de projeto contido no sistema em uso.
13. Os técnicos elaboram os projetos e submetem para análise e aprovação superior.
13.1. Os Projetos de capacitação técnica ou que envolvem a elaboração de documentos orientadores (Políticas, Modelos, Manuais e Guias) devem ser desenvolvidos com a Equipe do Departamento de Formação e Pesquisa;
13.2. Os Projetos que envolvem automação devem ser desenvolvidos com a participação do Departamento de Tecnologia da Informação
13.3. Os Projetos que envolvem aquisição de equipamentos e material permanente devem conter, no cronograma, o prazo para sua realização, portanto devem ser articulados com a área de Administração de Operações e Processos.
13.4. Os Projetos que envolvem solicitação de trabalho gráfico e produção de vídeos devem ser articulados a área de Comunicação e Mídia.
13.5. Os Projetos que envolvem construção de indicadores, elaboração e revisão de planos estratégicos, contabilização de produção e demais assuntos relacionadas ao Referencial Programático do Sesc devem ser articulados a Área responsável pelo Planejamento e Orçamento.
13.6. Os Projetos/Ações que surgirem ao longo do exercício, sem planejamento prévio, devem ser articulados com as áreas pertinentes.
13.7. As rotinas e custeios dos Departamentos, Núcleos e Setores deverão ser elaborados e orçados no sistema em uso.
14. Os Chefes de Departamento e Gerentes analisam os projetos e encaminham para análise superior os aprovados e os que precisam de revisão, retornam para as equipes.
14.1. As análises dos projetos devem observar principalmente consistência baseada no modelo de apresentação de projeto, bem como os alinhamentos às normas, diretrizes e estratégias institucionais; prioridades das áreas.
15. Os Diretores analisam os projetos e encaminham para o Área responsável pelo Planejamento e Orçamento os aprovados; e os que precisam de revisão, retornam aos Chefes de Departamento, Gerentes ou Equipes.
15.1. As análises dos projetos devem observar principalmente consistência baseada no modelo de apresentação de projeto, bem como os alinhamentos às normas, diretrizes e estratégias institucionais; prioridades das áreas.
16. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento analisa em junho/julho os projetos aprovados no sistema pelos Diretores, Chefes de Departamento e Gerentes, objetivando a validação da previsão orçamentária e do alinhamento estratégico.
16.1. Adota cronograma de análise e validação que prioriza os projetos do Pré-Programa, tendo em vista a necessidade de enviá-los aos DDRR até o dia 15 de julho, de acordo com a Resolução 1.236/2011 (Incluir nos atos normativos), considerando a elaboração dos Programas de Trabalho locais;
16.2. Indica às áreas o ajuste orçamentário e a validação do alinhamento estratégico via sistema e destaca os projetos que estão como pré-programa. As áreas conferem e realizam o/s ajuste/s necessário/s indicados pela Área responsável pelo Planejamento e Orçamento;
16.3. Solicita, por e-mail, o Orçamento-Programa da EESP e da ESEM, para efeitos de consolidação do Orçamento-Programa do Departamento Nacional.
16.4. Definir os projetos e ações que farão parte do Plano do PCG.
17. Área responsável pelo Planejamento e Orçamento, para os projetos de Pré-Programa, inicia o
Fórum Virtual, em julho, conforme
PL_PROGRAMACAOANUALDN_FORUMVIRTUAL_ITP_01, enviando correspondência aos DDRR para comunicação acerca dos projetos do Pré-Programa.
18. A Área responsável pelo Planejamento e Orçamento estrutura o Programa de Trabalho do DN a partir de agosto:
18.1. Gera ORCs (2.02.003.00_PL_ PROGRAMACAOANUALDN _FOR_02), via Sistema; 18.2. Divulga, por e-mail, os projetos validados para Diretores, Chefes e Equipes;
18.3. Diagramar e imprimir o Programa de Trabalho com seus respectivos projetos e ações já aprovados, mais o Plano de Aplicação do PCG e Orçamento-Programa – OP (Resolução + ORCs);
18.4. Encaminha, por Memorando, o Programa de trabalho, para aprovação do Diretor-Geral. 19. O Diretor-Geral aprova o Programa de Trabalho.
19.1. Encaminha, via Expediente DG, o Programa de Trabalho para assinatura do Presidente. 20. O Diretor-Geral certifica o Programa de Trabalho assinado pelo Presidente.
20.1. Encaminha, via Expediente DG, o Programa de Trabalho a área de Planejamento e Orçamento, para ciência.
21. O Área responsável pelo Planejamento e Orçamento providencia o envio ao Conselho Fiscal, no prazo regulamentar até 31de outubro, para exame.
22. O Área responsável pelo Planejamento e Orçamento organiza o encaminhamento do Programa de Trabalho para aprovação no Conselho Nacional.
22.1. Providencia o parecer do relator para a aprovação da Resolução na Reunião do Conselho Nacional;
22.2. Providência Portaria para aprovação do Programa de Trabalho pelo Presidente (Letra “C” do Art. 27 do Regimento do Sesc;
22.3. Encaminha, via Memorando, para a Direção Geral.
23. O Diretor-Geral submete ao CN a proposta do Programa de Trabalho, com vistas à aprovação. 23.1. O Diretor- Geral recebe o Programa de Trabalho aprovado pelo Conselho Nacional. 24. O Diretor- Geral informa o Programa de Trabalho aprovado.
24.1. Providencia cópia da Resolução aprovada ao Setor de Biblioteca – SBB e a Área responsável pelo Planejamento e Orçamento.
7 – Formulários
2.02.003.00_PL_PROGRAMACAOANUALDN_FOR_01 – Formulário de preenchimento das intenções e prioridades da programação anual, por área (Departamento/Núcleo).
2.02.003.00_PL_ PROGRAMACAOANUALDN _FOR_02 – Formulário dos ORCs
8 – Anexos
