MANUAL COTAÇÃO ELETRÔNICA PARA COMPRAS NA UG FUNDAMENTADAS NO INCISO II, ART. 24, DA LEI 8.666/93

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SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ

MANUAL COTAÇÃO ELETRÔNICA PARA COMPRAS NA

UG 158009 FUNDAMENTADAS NO INCISO II, ART. 24,

DA LEI 8.666/93

INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ

MANUAL COTAÇÃO ELETRÔNICA PARA COMPRAS NA UG 158009 FUDAMENTADAS NO INCISO II, ART. 24, DA LEI 8.666/93

1ª Ed. de 16-07-2015 2ª Ed. de 17-11-2015

REUNIÃO DE INFORMAÇÕES E ILUSTRAÇÕES POR:

CECOM/DCL

compras@ifpr.edu.br

(41) 3888-4891 / (41) 3888-4892

ELABORAÇÃO:

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Sumário

SUMÁRIO ... 2

INTRODUÇÃO ... 3

1. CERTIFICAÇÃO PARA AQUISIÇAO DE BEM ATRAVÉS DA DISPENSA, ART. 24 , INCISO II, DA LEI 8666/93. ... 4

2. INFORMAÇÃO DE DISPONIBILIDADE DE SALDO DE SUBELEMENTO DE DESPESA ATÉ O LIMITE DO ART. 24 , INCISO II, DA LEI 8666/93 E INFORMAÇÃO DE PROCESSO LICITATÓRIO ... 4

3. SOLICITAÇÃO DO NÚMERO DA DISPENSA ... 5

4. DIVULGAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO DO SISTEMA DE COTAÇÃO ELETRÔNICA NO COMPRASNET ... 5

4.1. ACESSO AO SISTEMA ... 6

4.2. INCLUSÃO DE PEDIDO DE COTAÇÃO ELETRÔNICA ... 7

4.2.1. INCLUIR ITEM DO PEDIDO DE COTAÇÃO ELETRÔNICA ... 10

4.3. ADJUDICAÇÃO COTAÇÃO ELETRÔNICA... 17

4.4. SITUAÇÃO DOS ITENS ... 19

4.5. CONSULTA DE RELATÓRIO ... 20

4.6. ACOMPANHAMENTO DE COTAÇÃO ... 21

5. INSTRUÇÃO PROCESSUAL PARA HOMOLOGAÇÃO E REGISTRO DE EMPENHO 22 6. LEGISLAÇÃO ... 22

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INTRODUÇÃO

A Administração Pública, nos últimos anos, tem investido na busca persistente de alternativas que promovam maior transparência e agilidade aos processos de aquisição de bens e serviços do Governo Federal.

Nesse sentido, através da Portaria/MPOG nº 306, de 13 de dezembro de 2001, foi aprovada a implantação do Sistema de Cotação eletrônica de Preços, considerando: “a necessidade de dotar de maior transparência os processos de aquisição de bens de pequeno valor, por dispensa de licitação, com fundamento no Inciso II do Art. 24 da Lei nº 8.666, de 21 junho de 199; a necessidade de se buscar a redução de custos, em função do aumento da competitividade e a necessidade de racionalizar procedimentos, propiciando maior agilidade aos referidos processos de aquisição”.

A Cotação Eletrônica de Preços, que é um aplicativo disponibilizado no Portal de Compras do Governo Federal – COMPRASNET permite a aquisição de bens de pequeno valor por intermédio de processo eletrônico na Internet. Com essa facilidade, bastará aos servidores responsáveis pelas compras efetuarem o cadastramento do pedido de cotação com a indicação dos bens a serem adquiridos, que o sistema se incumbirá de fazer o encaminhamento dos pedidos, por correspondência eletrônica, aos fornecedores que se inscreveram para participar desse procedimento.

No período estabelecido para recebimento de propostas, no Portal de Compras (www.comprasnet.gov.br), os fornecedores poderão encaminhar suas propostas e competir oferecendo novos lances de menor valor. Ao término do período estabelecido, automaticamente, o Sistema efetuará o encerramento da sessão e a classificação das propostas para adjudicação.

A cotação eletrônica se caracteriza como uma sessão pública virtual, que transcorrerá sem interferência do servidor responsável pelas compras, onde a sociedade poderá observar as aquisições efetuadas pelo Governo Federal e os valores contratados.

Desta forma, a Pró-reitoria de Administração por meio da Diretoria de Compras e Licitações e da Seção Financeira Administrativa da PROAD, pensando na transparência pública e nos princípios que regem a Administração Pública, divulga este Manual destinado aos setores de compras das unidades usuárias da UG 158009.

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1. CERTIFICAÇÃO PARA AQUISIÇAO DE BEM ATRAVÉS DA DISPENSA, ART. 24 , INCISO II, DA LEI 8666/93.

A certificação deverá ser realizada pela unidade demandante de acordo com § 4º, do art.1º, do anexo I da Portaria/MPOG nº 306, de dezembro de 2001:

§ 4º A autoridade responsável pelas compras deve certificar-se de que a aquisição por dispensa de licitação, por limite de valor, não representa fracionamento de compras que deveriam ser licitadas, podendo utilizar, a seu critério, os seguintes procedimentos para essa verificação:

1. efetuar estimativa do consumo anual, mediante levantamento dos quantitativos adquiridos para um mesmo bem ou bens de uma mesma linha de fornecimento nos últimos doze meses;

2. calcular o valor previsto para a quantidade encontrada no levantamento, com base em pesquisa de preço de mercado, ou com base no preço médio de compra registrado em controles existentes na Administração;

3. caso o valor estimado encontrado para a estimativa anual supere o valor estabelecido para dispensa de licitação por limite de valor, a aquisição, por cotação eletrônica, somente poderá ser efetuada em caso de insuficiência de recursos para a aquisição do todo, devidamente justificado no processo de que trata o inciso IV do art. 4º.

No âmbito do IFPR, as compras devem ser previstas no CCL – Calendário de Compras e Licitações através do envio do DOD (Documento de Oficialização da Demanda) para que os itens comuns entre as unidades possam ser licitados de forma uniforme, padronizada, proporcionando a economia em escala.

Desta forma, a certificação por parte da autoridade responsável pela compra deve levar em consideração o porquê da não aquisição do item através de licitação prevista no CCL.

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1. Justificativa fundamentada para a compra incluindo a certificação (modelo padrão);

2. Requisição de Compra;

3. Pesquisa de preços (três no mínimo); 4. Mapa de Preço.

A CECOM/DCL informará se há o saldo solicitado e irá reservá-lo para a unidade requisitante.

Caso a unidade não utilize o saldo deverá informar a Coordenação de Compras/DCL/PROAD de imediato.

3. SOLICITAÇÃO DO NÚMERO DA DISPENSA

O controle de dispensa da UG 158009 é realizado pela Seção Financeira Administrativa da PROAD (11.07.03.10.10). Para solicitar o número sequencial é necessário encaminhar memorando eletrônico informando o objeto da dispensa e a unidade requisitante.

A SEAF informará o número a ser utilizado.

Caso a unidade não utilize o número da dispensa deverá informar a SEAF/PROAD de imediato.

4. DIVULGAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO DO SISTEMA DE COTAÇÃO ELETRÔNICA NO COMPRASNET

O Setor de Compras da Unidade, após seguidos os passos acima irá abrir um processo no SIPAC e divulgará a cotação eletrônica para seleção da melhor proposta.

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4.1. ACESSO AO SISTEMA

Acessar o sistema Comprasnet – SIASGnet.

Em serviços do Governo, SIASGNet, Divulgação de Compras.

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4.2. INCLUSÃO DE PEDIDO DE COTAÇÃO ELETRÔNICA

Para incluir um Pedido de Cotação Eletrônica, estando na página principal do Módulo Divulgação de Compras, o usuário deverá clicar no menu “Pedido de Cotação” e clicar na opção “Incluir Pedido de Cotação Eletrônica”.

O Módulo Divulgação de Compras solicitará a entrada dos dados, sendo que os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

 Campo “Nº da Cotação Eletrônica”: Informar o número da Cotação Eletrônica e selecionar o ano;

 Campo “Inciso do Artigo 24”: Preenchimento automático Inciso II.

 Campo “Número do Processo”: Informar o número do processo;

 Campo “Valor Total Estimado da Cotação (R$)”: Informar o valor total do pedido. Deverá ser informado a soma de todos os itens;

 Campo “Quantidade de Itens”: Informar a quantidade de itens do pedido;

 Campo “Objeto”: Informar o objeto do pedido;

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 Campo “CPF do Responsável”: Informar o CPF do responsável pela Cotação Eletrônica e clicar na lupa, para que o SIASGNet/Divulgação consulte a base da Receita Federal e retorne o nome do usuário;

 Campo “Função”: Informar a função atual do responsável pela Cotação Eletrônica, no caso o ordenador de despesas da unidade que realizou a certificação conforme item 1 deste manual.

Na seção Data do Encerramento da Cotação Eletrônica:

 Campo “Cotação até o dia”: Informar a data do encerramento da cotação da eletrônica;

 Campo “às”: Informar a hora do encerramento da cotação eletrônica. Devendo ser no mínimo de 4 horas e no máximo 48 horas;

 Campo “Observações Gerais”: Neste campo poderão ser registradas as informações sobre o pedido de cotação.

Exemplo:

A empresa VENCEDORA deverá encaminhar proposta comercial em até 02 (duas) horas após o encerramento da Cotação Eletrônica para o e-mail XXXXXXXXXXXXXX. Todo o material solicitado deverá ser entregue no XXXXXXXXXXXXXXXXXX, CEP: XXXX-000 XXXXXX(PR).

Todos os custos com impostos, taxas, pedágios, fretes e demais despesas que porventura ocorrerem serão de responsabilidade exclusiva da CONTRATADA.

Os materiais deverão ser entregues no prazo de até 30 dias corridos, contados da retirada do recebimento e da autorização de fornecimento.

Esclarecimentos devem ser enviados exclusivamente para o endereço eletrônico xxxxxx@ifpr.edu.br

Caberá ao fornecedor submeter-se às normas da Lei de Licitações, além de se sujeitar às normas da Portaria nº 306/2001, de suas condições gerais de contratação e dos termos do Pedido de Cotação Eletrônica.

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Após o preenchimento dos campos, clicar no botão “Salvar Pedido de Cotação”.

O Módulo Divulgação apresentará a seguinte mensagem: “O Pedido de Cotação Eletrônica foi incluído”

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4.2.1. Incluir Item do Pedido de Cotação Eletrônica Clique no botão “Itens” no final da tela para incluir o(s) item(ns).

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Ao clicar no botão “Itens”, o Módulo Divulgação apresentará os dados do Pedido de Cotação Eletrônica incluído (Órgão, UASG, Nº da Cotação Eletrônica, Quantidade de Itens e Total de Itens Incluídos).

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Após clicar no botão “Incluir Item”, o Módulo Divulgação de Compras disponibilizará tela para o preenchimento dos campos relativos aos itens.

Exemplo:

 Campo Tipo de Item: Preenchimento automático - Material;

 Campo Código do Item: Informar o código do item e clicar na lupa localizada ao lado do campo, para que os próximos campos, Descrição do item e Descrição Detalhada, sejam preenchidos automaticamente. Caso o usuário não saiba o código do item deverá preencher o campo Descrição do item e clicar na lupa;

 Campo Descrição do item: Informar uma palavra chave da descrição do item, por exemplo: cartucho toner, e clicar na lupa. O Módulo Divulgação irá trazer todos os itens, cuja descrição tenha a palavra chave informada.

 Localizando o item desejado o usuário deverá clicar no botão “Selecionar”;

 Campo Descrição Detalhada: Preenchimento automático para os Códigos com numeração acima de 200.000;

 Campo Quantidade: Informar a quantidade do item;

 Campo Unidade de Fornecimento: Informar a unidade de fornecimento correspondente de acordo com os catálogos, caso o SIASGNet não a carregue automaticamente. Exemplo: Unidade, metro, litro, caixa etc.

 Campo Valor Total Estimado (R$): Informar o valor total estimado do item; Na seção Entrega do Item

 Campo Prazo de Entrega do Item: Informar a quantidade de dias para a entrega do item;

 Campo Logradouro: Informar o endereço onde será entregue o item;

 Campo Bairro: Informar o bairro onde será entregue o item;

 Campo Código do Município: Preenchimento automático de acordo com a UASG, podendo ser alterado se necessário.

 Campo Município/UF: Preenchimento automático de acordo com a UASG. Após o preenchimento dos campos acima, clicar no botão “Salvar Item”.

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Ao clicar no botão “Salvar Item”, o Módulo Divulgação de Compra apresentará a seguinte mensagem: “O item do Pedido de Cotação foi incluído”.

Observe que o Módulo Divulgação de Compras informa a quantidade informada de itens e quantos itens já foram incluídos. É possível também incluir um novo item e excluir item, caso necessário.

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Para visualizar os itens incluídos, clicar no botão “Itens do Pedido de Cotação ”, caso seja necessário o Módulo Divulgação de Compra a opção de Alterar.

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Para excluir item, clicar em “Alterar” ao lado direito do item desejado.

Depois em “Excluir Item”.

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 Salvar Pedido de Cotação: Se houve alterações nos dados do pedido de cotação eletrônica, o usuário deverá clicar novamente no botão;

 Excluir Pedido de Cotação: Exclui todos os dados e os itens incluídos no pedido de cotação eletrônica;

 Divulgar Pedido de Cotação Eletrônica no ComprasNet: Divulga o pedido de cotação Eletrônica no Comprasnet.

Para divulgar o pedido de Cotação Eletrônica no Comprasnet, o usuário deverá clicar no botão “Divulgar Pedido de Cotação Eletrônica no ComprasNet”.

Após clicar no botão “Divulgar Pedido de Cotação Eletrônica no ComprasNet”, o Módulo Divulgação irá trazer uma tela com as informações básicas da cotação para validação pelo usuário. Após esta validação dos dados, o usuário deverá clicar novamente no botão “Divulgar Pedido de Cotação Eletrônica no ComprasNet”.

Após clicar no botão “Divulgar Pedido de Cotação no ComprasNet”, o Módulo Divulgação de Compras disponibilizará a mensagem com o seguinte questionamento: “Confirma que este Pedido de Cotação Eletrônica está pronto para ser Divulgado no ComprasNet na data de dd/mm/aaaa?”. O usuário deverá clicar no botão “OK”;

Após clicar no botão “OK”, o Módulo Divulgação de Compras exibirá a mensagem: “Este Pedido de Cotação Eletrônica estará disponível no ComprasNet na data de dd/mm/aaaa, a partir das 08:00”.

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4.3. ADJUDICAÇÃO COTAÇÃO ELETRÔNICA

Depois de finalizado o prazo de encerramento divulgado anteriormente no módulo Divulgação de Compras, o usuário deverá efetuar login no Portal do Comprasnet, acessando o “Módulo Cotação Eletrônica” e clicar em “Adjudicar”.

E efetuar a seleção da Cotação Eletrônica.

Após selecionar a Cotação Eletrônica, irá aparecer uma tela com os itens da cotação bem como a situação em que se encontra este item. Para adjudicar o usuário deverá clicar na descrição do item, que está sublinhada.

Após clicar no item, o Módulo de Compras, mostrará uma tela, na qual estarão todas as informações do referido item e apresentará individualmente em colunas: o CNPJ, Razão Social/Nome, Lance/Proposta R$, Data/Hora do Lance/Proposta, Valor Negociado e Declaração.

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“Declaro que o fornecedor selecionado acima possui regularidade fiscal, tendo apresentado as certidões do INSS, SRF, PGFN e FGTS”.

Obs.: Caso for negociado o valor, preencher o mesmo no campo Valor Negociado R$.

Depois de selecionado estes campos, clicar em “Adjudicar”. Após, o Módulo Divulgação de Compra apresentará a seguinte mensagem: “Caso deseje adjudicar para o fornecedor selecionado clique em OK, caso contrário clique em CANCELAR”.

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4.4. SITUAÇÃO DOS ITENS

Caso deseje consultar a situação dos itens da Cotação Eletrônica, ir ao Menu Adjudicar itens da Cotação Eletrônica, e após a seleção da Cotação, será demonstrado a situação dos itens, conforme figura abaixo.

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4.5. CONSULTA DE RELATÓRIO

Para imprimir o Relatório de Classificação dos Fornecedores, ir ao Menu “Cotação Eletrônica”, e em seguida “Consultar Relatório”.

Após clicar no botão “Consultar Relatórios”, o Módulo Divulgação irá trazer uma tela com os seguintes dados: Código UASG, Número, Período, UF, Cotação por ICMS. Após preenchimento do Código UASG e do Número, o usuário deverá clicar no botão “OK”, conforme descrito abaixo.

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Após a seleção da Cotação será gerado o Relatório de Classificação de Fornecedores que deverá ser impresso e anexo ao processo.

4.6. Acompanhamento de cotação

Para acompanhar a Cotação, ir ao Menu “Cotação Eletrônica”, e em seguida “Todas em Andamento”.

Após clicar no botão “Todas em Andamento”, o Módulo Divulgação irá trazer uma tela com as cotações eletrônicas com sessão pública encerrada.

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5. INSTRUÇÃO PROCESSUAL PARA HOMOLOGAÇÃO E REGISTRO DE EMPENHO

A instrução processual deverá conter, de acordo com o art.4º, do anexo IV da Portaria/MPOG nº 306, de dezembro de 2001, e as normas do IFPR:

1. Motivação de abertura do processo com ciência e aprovação do ordenador de despesas;

2. Justificativa (modelo padrão) fundamentada para a compra incluindo a certificação;

3. Requisição de Compra (modelo padrão); 4. Pesquisa de preços (três no mínimo); 5. Mapa de Preço (modelo padrão);

6. Informação da CECOM/DCL quanto ao subelemento e processo licitatório; 7. Informação da SEAF/PROAD quanto ao número da dispensa;

8. Pedido de Cotação Eletrônica de Preços emitido pelo Sistema; 9. Proposta mais vantajosa;

10. Documentação da empresa vencedora: SICAF/ declaração de inexistência de fato impeditivo/ CNDT;

11. Relatório de classificação dos fornecedores participantes da cotação; 12. Despacho de adjudicação do objeto extraído do Relatório;

13. Informação da Coordenação de Compras/DCL do valor que foi realmente utilizado na dispensa após finalizada a cotação eletrônica;

14. Solicitação a PROAD (11.07.03) para homologação da cotação eletrônica; 15. IDO e SRE.

Devidamente instruído o processo o mesmo deve ser tramitado a PROAD para homologação e registro de empenho.

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