PROCEDIMENTOS INTERNOS PROCEDIMENTO DE CONTABILIDADE

Código: PCO-01 Área Responsável: Contabilidade Revisão: - Elaborado por: Silas de Arruda Camara Gerente de Controladoria

Revisado por: Gabriele G. Heilig

Coord. de Auditoria Interna

Aprovado por: Alejandro Araya Diretor Administrativo e Financeiro

PROCEDIMENTO DE CONTABILIDADE

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INTROD

O “Procedimento de Contabilidade” tem por objetivo estabelecer procedimento para registro e análise das informações contábeis, bem como, a elaboração e divulgação das Demonstrações Financeiras da Empresa.

2. ESCOPO

Registro e análise de informações contábeis.

3. CAMPO DE APLICAÇÃO Departamento de Contabilidade

4. DEFINIÇÕES

 Fechamento contábil: É a atividade de consolidação das informações financeiras da Empresa dentro de um determinado período (mensal), onde a equipe de contabilidade é a principal responsável, bem como, dar suporte e orientação às demais áreas da Empresa para que essa informação seja o mais aderente possível.

5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA N/A

6. PROCEDIMENTOS 6.1. Fechamento Contábil

O fechamento contábil tem início nos cinco últimos dias do mês e encerra-se no quinto dia útil do mês subsequente, quando é realizado o reporte das informações financeiras à CMPC Chile.

Todas as rotinas são registradas em ERP SAP, com suporte de planilhas em Excel e é dividido em:

6.1.1. Interface e Contabilização da Folha de Pagamento

A contabilização da folha de pagamento é feita por transação de interface automática entre SAP (ZFI011) e sistema Antares (RH).

O analista de contabilidade responsável pela folha de pagamento deve enviar os arquivos para a contabilidade até o terceiro dia antecedente ao final do mês. Após a integração no SAP, são feitas as análises e as conciliações das contas contábeis da Folha de Pagamento.

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6.1.2. Cruzamento do Faturamento Fiscal x Contábil

A conferência do faturamento deve ser feita pelo analista de contabilidade através de planilhas em Excel, as quais servem como evidência para efeitos de auditoria e extração do Livro Fiscal (PW-SATI) x Razão Contábil (FBL3N – SAP). Para compor os valores do ICMS ST, será necessário gerar dois relatórios específicos no PW-SATI, tais como: Notas Fiscais de Entrada ST e Notas Fiscais de Saída ST.

Os razões das contas de receitas são gerados em grupos e separados por filial. Com estas informações, o analista de contabilidade faz a conferência dos valores das vendas de mercado interno e externo, devoluções e ICMS s/ vendas.

O responsável deve inserir os valores referente aos CFOP’s de vendas por filial e por mês no arquivo “Fatur2015–M.Papéis-Fiscal.xls”, que fica salvo na pasta “G:\CONTROLA\CONTABIL\RENATA\FATURAMENTO_REFIS_MP”. Na sequência deve ser gerado o razão contábil das contas de receita de vendas e classificar por filial.

Os livros fiscais são salvos na rede (G:\CONTROLA\CONTÁBIL).

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N. e o responsável do processo é o analista de contabilidade.

6.1.3. Contabilização da Depreciação / Amortização dos Ativos Imobilizados

A depreciação / Amortização dos ativos fixos é feita por transação automática no SAP (AFAB / AFAR) não havendo interferência de lançamentos manuais.

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N e o responsável pelo processo é o analista de contabilidade.

6.1.4. Contabilização da Variação Cambial sobre Transações em Moeda Estrangeira

A contabilização da variação cambial é feita por transação automática no SAP (FAGL_FC_VAL) não havendo interferência de lançamentos manuais.

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N e o responsável pelo processo é o analista de contabilidade.

6.1.5. Contabilização custo real x custo standard;

A área de Controladoria - Custos é responsável pela validação do processo de Fechamento de Custo do Produto e Ledger de Materiais no sistema SAP, bem como pela análise das contas de custo no balancete e CPV (Custo do Produto Vendido). Fica também responsável pela verificação de possíveis variações (inventários, apontamentos, consumo, etc.) e faz a interface com as unidades fabris da Empresa para solução dos mesmos.

Transações SAP utilizadas;

Fechamento Leadger CO88 – Liquidação Ordem KO88 – Liquidação Ordem KSU5 – Rateio Real

KSS2 – Decomposição de Custo KSII – Determinação de Tarifa CKMLCP – Encerramento do Ledger OKP1 – Bloqueio Período

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KOB1 – Análise das Ordens de Produção e Manutenção KSBB – Análise dos Centros de Custo Improdutivo KSBB e KSS2 – Análise da decomposição de Custo

CKMVFM – Análise de valores não distribuído ou não alocados no estoque CPV (ZCOPC_001) – Análise do Custo do Produto Vendido

F.54 – Análise das contas de custo no balancete

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N e o responsável do processo é o analista de custos.

6.1.6. Cruzamento e Acompanhamento dos Saldos à Pagar e à Receber referente empresas relacionadas do grupo

O analista de contabilidade deve fazer o cruzamento de saldos entre empresas relacionadas para garantir que não haja diferenças para efeito de consolidação da Holding (CMPC Chile). É feito através de e-mails entre as empresas que possuem saldos em aberto (Pagar / Receber). Caso houver divergências entre valores, deve ser solicitado documento comprobatório para contabilização provisória na conta de estoque em transito e quando a fatura original é recebida, o lançamento provisório deve ser estornado e considerado o documento recebido. Da mesma forma ocorre quando há variação nos saldos das outras empresas do grupo CMPC.

Uma segunda confirmação deve ser feita, através de comunicação via e-mail, com a equipe de serviços compartilhados na CMPC Chile para garantir que os saldos consolidados estejam corretos.

6.1.7. Empréstimos Holding – CMPC Chile

Os Empréstimos são contabilizados e conciliados de forma não automática em planilhas Excel tendo como responsável o analista de contabilidade.

Os saldos devem ser cruzados com a CMPC Holding Chile, por email, com a finalidade de garantir os corretos valores na consolidação.

Para conferência dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N.

6.1.8. PPI ICMS

Os parcelamentos de impostos são contabilizados e conciliados de forma não automática em planilhas Excel tendo como responsável o analista de contabilidade.

A documentação suporte é a posição online do site do PPI do ICMS do Governo do Estado de São Paulo, o qual é emitido extrato mensal.

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N. 6.1.9. Empréstimos com terceiros;

Os Empréstimos com terceiros são contabilizados e conciliados de forma não automática em planilhas Excel tendo como responsável o analista de contabilidade.

A documentação suporte são os extratos bancários das instituições financeiras. Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N.

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6.1.10. Contingências, depósitos e garantias;

As contingências são contabilizadas e conciliadas de forma não automática em planilhas Excel tendo como responsável o analista de contabilidade.

A documentação suporte são as planilhas preparadas pelo Departamento Jurídico baseadas na circularização dos escritórios de advogados que emitem relatórios dimensionando os riscos, classificando em perdas prováveis, possíveis e remotas.

Essa planilha é apresentada mensalmente no Comitê Tributário.

Somente devem ser reconhecidas contabilmente como provisão as que forem classificadas como perdas prováveis. Já as classificadas como perdas possíveis não devam ser reconhecidas contabilmente, devem ser listadas em Nota Explicativa.

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N.

6.1.11. Imposto de renda e Contribuição Social;

Após a apuração do resultado mensal feita pela equipe de Controle de Gestão, o analista de contabilidade deve realizar a apuração do IRPJ / CSLL de acordo com as normas tributárias vigentes. O cálculo e o controle dos saldos contábeis devem ser realizados na planilha em Excel salva na pasta “G:\CONTROLA\CONTÁBIL\Daniel\LALUR M.PAPÉIS” e a sua devida contabilização no ERP SAP.O controle da Parte A e B do LALUR, os quais se administram as adições, exclusões e diferenças temporárias devem ser calculadas na planilha em Excel estão salvos na pasta de mesmo nome, bem como o calculo do ajuste de Preço de Transferência.

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N.

6.1.12. Demais lançamentos contábeis manuais / Aprovações;

Os valores devem ser registrados como despesa antecipada em suas respectivas apropriações durante o ano vigente. A área de controle de gestão deve efetuar as devidas solicitações via e-mail para a área de contabilidade, através do endereço “contabilidade@cmpc.com.br”.Os e-mails devem ter o gestor copiado e são salvos com os números dos documentos em rede.

Os lançamentos manuais são impressos e encadernados junto com as conciliações mensais. Em seguida, deve encaminhar para a revisão e aprovação do Coordenador de Contabilidade e do Gerente de Controladoria mediante suas assinaturas.

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N sob a responsabilidade do coordenador de contabilidade.

6.1.13. Conciliações contábeis / Aprovações

Todas as conciliações são feitas mensalmente até o dia 15 do mês subsequente em planilhas Excel e salvas na rede.

Esses arquivos devem ser impressos, revisados pelo Coordenador de Contabilidade e pelo Gerente de Controladoria, encadernados e arquivados para fins de controle interno.

Para conferencia dos saldos são utilizadas as transações do SAP: FS10N e FBL3N.

6.1.14. Demonstrações Financeiras;

Após a apuração do IRPJ / CSLL e sua devida contabilização, o coordenador de contabilidade deve extrair o balancete do ERP SAP pela transação F.01 e transportar para a planilha em Excel. Essa planilha determina os agrupamentos contábeis e resultarão no Balanço Patrimonial em uma determinada data. Nesse mesmo momento deverá ser feita a conversão dos saldos contábeis de reais para dólares americanos (por padrões da Holding CMPC Chile, é utilizado o dólar fim de compra).

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É elaborado também o Fluxo de Caixa Direto e Indireto proveniente das variações de saldos contábeis do Balanço Patrimonial.

Ambos os arquivos devem possuir as justificativas mensais de todas as variações de saldos. 6.1.15. Revisão e Reporting;

As Demonstrações financeiras são revisadas pelo Gerente de Controladoria e pelo Diretor Financeiro e enviadas à CMPC Chile sempre no quinto dia útil do mês subsequente.

6.2. Retenção de impostos

O analista de contabilidade realiza a apuração e recolhimento dos impostos diretos no sistema PW -SATI (IRRF P.J a recolher /INSS P.J e INSS autônomos a recolher /PIS, COFINS e CSLL a recolher), conforme planilha de Procedimentos de Obrigações Acessórias.

Assim como, atualização mensal da taxa SELIC no sistema PW-SATI (Gerência / Tabelas / LF_ÍNDICE VALOR). Conciliações dos impostos retidos a recolher: 2210100500/ 2210100600/ 2210100700/ 2210100800 e 2210100900 (transação SAP: FS10N e FBL3N).

6.3. Obrigações acessórias 6.3.1. DIPJ / ECD

É de responsabilidade da contabilidade o preenchimento, de acordo com as normas tributárias vigentes e transmissão em prazo pré-estabelecido pela Receita Federal do Brasil.

6.3.2. SPED Contribuições / SPED Contábil / FCONT

É de responsabilidade da contabilidade o preenchimento, de acordo com as normas tributárias vigentes e transmissão em prazo pré-estabelecido pela Receita Federal do Brasil.

6.3.3. DCTF

É de responsabilidade da contabilidade a entrega (mensal) até o 15º dia útil do 2º mês subsequente da DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais).

6.4. Parametrização de novas contabilizações

A Contabilidade, por intermédio de seu Business Partner, é responsável por prestar atendimento e dar suporte às demais áreas da Empresa. Todos os testes referentes as novas operações devem ser feitas em conjunto com a equipe de Informática e em ambiente QAS.

6.5. Principais transações utilizadas pelo departamento de contabilidade FS10N e FBL3N - Razão contábil

F.01 – Balancete

FS00 – Cadastramento de contas contábeis OB52 – Fechamento de Período

FBL1N – Consulta razão de Fornecedores; FBL5N – Consulta razão de Clientes;

F-02, FB50 e FB50L – Lançamentos manuais; LSMW – Lançamentos manuais com muitas linhas; FB03 – Exibir documento;

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ME23N – Exibir pedido de compra;

LSMW – Lançamentos manuais com muitas linhas; ME51N – Criação de Requisição de compra;

ML81N – Geração de Folha de Registro (somente para notas fiscais de serviço); MIGO – Geração de Entrada de Mercadoria (somente para notas fiscais fatura); FV60, FBV0 – Lançamento manual para pagamentos de Impostos;

7. RESPONSABILIDADES

A responsabilidade desse procedimento é da equipe de contabilidade. O analista de contabilidade é responsável pela informação mais detalhada. A revisão, atualização e suporte técnico é feita pelo coordenador de contabilidade e o fechamento do macroprocesso pelo gerente de contabilidade, bem como, responsável pelas demonstrações financeiras da Empresa.

8. VIGÊNCIA

Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.