FCA – Editora de Informática VII
SOBRE O LIVRO ... XVII
1. Introdução à Gestão de Projetos ... 1
1.1 Definição de projeto ... 1
1.2 Ciclo de vida do projeto ... 3
1.3 Gestão de projetos ... 3
1.4 Ciclo de vida da gestão de projetos ... 5
1.5 Gestão de Stakeholders ... 6
1.6 Intervenção do gestor de projetos ... 8
Conhecimentos e competências gerais do gestor de projetos ... 8
Relações interpessoais do gestor de projetos ... 9
2. Introdução ao Project 2013 ... 11
2.1 Definição de Project 2013 ... 11
Família de produtos Project 2013 ... 11
2.2 O que há de novo no Project 2013 ... 12
2.3 Primeiro contacto com o Project 2013 ... 14
2.4 Visualizações no Project 2013 ... 17
2.5 Backstage View (Vista de Backstage) ... 20
2.6 Tabelas no Project 2013 ... 21
2.7 Formulário no Project 2013 ... 22
2.8 Destaques na alteração do documento ... 23
2.9 Acesso às teclas de atalho ... 23
3. Planeamento das Atividades do Projeto ... 25
3.1 Processo de iniciação de um projeto ... 25
3.2 Processo de planeamento de um projeto ... 26
3.3 Definição das propriedades e início do projeto ... 27
FCA – Editora de Informática VIII
Inserção de exceções ... 33
Criar um novo calendário ... 35
3.5 Definição dos deliverables e das atividades do projeto ... 37
Deliverables (resultados) ... 37
Regras de construção da WBS ... 38
Atividades ... 39
Auto Scheduled (Agendamento Automático) ... 40
Manually Scheduled (Agendamento Manual) ... 41
Atividades sumárias com agendamento automático ... 43
Atividades sumárias com agendamento manual ... 46
Atividade sumária do projeto ... 49
3.6 Definição da sequência das atividades do projeto ... 50
Ligações entre atividades através do formulário Task Information (Informação de Tarefa) ... 53
Ligações entre atividades diretamente na tabela Entry (Entrada) da visualização Gráfico de Gantt ... 56
Ligações entre atividades diretamente no Gráfico de Gantt ... 58
Ligações entre atividades através da barra de ferramentas ... 58
Ligações entre atividades através do Split da janela ... 59
Inserção de várias precedências numa atividade ... 60
3.7 Inspecionar uma tarefa ... 62
3.8 Inserção de uma tarefa periódica ... 63
3.9 Inserção de uma Milestone (Marco) ... 66
3.10 Rápida visualização de uma tarefa no Gráfico de Gantt ... 67
3.11 Visualização de todo o Gráfico de Gantt ... 67
Exercício 3.1 ... 69
Exercício 3.2 ... 69
Exercício 3.3 ... 70
Exercício 3.4 ... 70
4. Planeamento dos Recursos do Projeto ... 73
4.1 Inserção de recursos no documento do projeto ... 73
FCA – Editora de Informática IX
Tipos de atividades ... 80
Inserção da coluna Work (Trabalho) para visualizar o esforço ... 83
Afetação de recursos ... 84
Afetação de recursos através da coluna Resource Names (Nomes de Recurso)... 85
Afetação de recursos através do formulário Assign Resources (Atribuir Recursos) ... 86
Afetação de recursos através do Split da janela ... 90
Afetação de recursos através da visualização Team Planner (Planeador de Equipa) ... 97
Passar uma atividade sumária de agendamento manual para agendamento automático ... 99
4.3 Afetação de recursos materiais ... 102
4.4 Afetação de recursos do tipo custo ... 104
4.5 Informação da afetação ... 105
4.6 Inserção de constrangimentos nas atividades ... 107
4.7 Resolução de problemas de sobreafetação de recursos ... 109
Regras para resolver problemas de sobreafetação ... 110
Ferramentas de nivelamento de recursos ... 111
Resolução dos problemas de sobreafetação através do Team Planner (Planeador de Equipa) ... 112
Resolução dos problemas de sobreafetação através do Resource Allocation (Atribuição de Recursos) ... 114
Resolução manual dos problemas através da distribuição da carga dos recursos ... 118
Recurso dominante ... 120
4.8 Caminho crítico do projeto ... 120
Task Path (Caminho de Tarefa) ... 124
4.9 Diminuição da duração do projeto ... 126
Efetuar Crashing à duração do projeto ... 126
Efetuar Fast Tracking à duração do projeto ... 127
4.10 Afetação de um recurso com custos diferentes entre atividades ... 128
4.11 Visualização dos custos do projeto ... 129
Inserção de um custo fixo ... 130
Visualização dos custos dos recursos ... 131
4.12 Budget Resources (Recursos Orçamento) ... 131
Exercício 4.1 ... 135
FCA – Editora de Informática X Exercício 4.3 ... 136 Exercício 4.4 ... 137 Exercício 4.5 ... 138 Exercício 4.6 ... 140
5. Personalização do Documento do Project ... 143
5.1 Personalização da visualização Gráfico de Gantt ... 143
Personalizar as barras do Gráfico de Gantt ... 146
Gantt Chart Style (Alterar Estilo do Gráfico de Gantt) ... 146
Formatação através da opção Bar Styles (Estilos de Barra) ... 147
Formatar apenas uma barra do gráfico ... 151
Formatar a escala de tempo ... 152
Personalizar o texto ... 154
5.2 Organizar a informação no projeto ... 156
Sort (Ordenar) ... 156
Group by (Agrupar por) ... 157
Group by (Agrupar por) personalizado ... 159
AutoFilter (Filtro Automático) ... 161
5.3 Criar novas tabelas ... 163
5.4 A Timeline (Linha de Tempo) ... 166
Adicionar atividades à Timeline (Linha de Tempo) ... 167
Adicionar Milestones (Marcos) à Timeline (Linha de Tempo) ... 169
Personalizar a Timeline (Linha de Tempo) ... 169
Modificar o texto ... 170
Modificar a cor das barras ... 170
Modificar detalhes, datas e zoom ... 171
Adicionar novas atividades a partir da Timeline (Linha de Tempo) ... 172
Copiar a Timeline (Linha de Tempo) para outro documento ... 173
5.5 Gravar o documento do projeto como uma imagem ... 174
5.6 Trabalhar com a Backstage View (Vista de Backstage) ... 176
Exportar informação para o Excel, PDF ou XPS ... 177
FCA – Editora de Informática XI
Exercício 5.1 ... 182
Exercício 5.2 ... 182
Exercício 5.3 ... 183
6. Execução do Projeto ... 185
6.1 Baseline (Plano de Base) ... 185
Gravar uma Baseline (Plano de Base) ... 186
Apagar uma Baseline (Plano de Base) ... 188
6.2 Campos que registam o progresso ... 188
6.3 Métodos para registar o progresso do projeto ... 189
Atualizar as atividades através da visualização Task Usage (Utilização de Tarefa) .... 189
Afetar horas extraordinárias ... 191
Esforço para completar a atividade inferior ao planeado ... 192
Atualizar as atividades do separador Task (Tarefa) ... 193
Atualizar as atividades pela percentagem ... 194
Formulário Update Task (Atualizar Tarefa) ... 195
Atualizar todo o projeto... 197
Atualizar as atividades através da tabela Work (Trabalho) da visualização Gráfico de Gantt ... 199
Atualizar as atividades através do Task Information (Informação de Tarefa) ... 199
Atualizar as atividades através do Team Planner (Planeador de Equipa) ... 200
Atualizar as atividades através da tabela Tracking (Controlo) da visualização Gráfico de Gantt ... 201
Criar uma nova visualização para o registo do progresso do projeto por parte da equipa ... 201
Exercício 6.1 ... 203
7. Controlo e Encerramento do Projeto ... 205
7.1 Inserir uma Deadline (Data Limite) ... 206
7.2 Comparar custos atuais com custos de planeamento ... 207
7.3 Comparar prazos atuais com prazos de planeamento ... 209
7.4 Comparar o esforço atual com o esforço planeado ... 211
FCA – Editora de Informática XII
7.6 Introdução à técnica EVM ... 219
Variâncias da técnica EVM ... 220
Indicadores de custo e calendarização ... 220
Indicadores de estimativa no final do projeto ... 221
Indicadores de estimativa de performance para finalizar o projeto ... 221
Resumo das fórmulas e indicadores EVM ... 222
Colocar a Physical % Complete (% Física Concluída) ... 223
Status Date (Data de Estado) e Progress Lines (Linhas de Progresso) ... 225
Inserção de dados no Project de forma a utilizar a técnica EVM... 228
EVM e a técnica Rolling Wave ... 235
7.7 Controlar o progresso do trabalho da equipa através do Team Planner (Planeador de Equipa) ... 237
7.8 Gestão de relatórios ... 238
Relatórios pré-instalados ... 239
Dashboards ... 239
Relatórios do tipo Resources (Recursos) ... 240
Relatórios do tipo Cost (Custos) ... 241
Relatórios do tipo In Progress (Em Progresso) ... 241
Personalizar relatórios ... 242
Editar os dados dos objetos ... 243
Criar um relatório novo ... 245
Visual Reports (relatórios visuais) ... 250
7.9 Encerramento do projeto ... 255
Exercício 7.1 ... 256
Exercício 7.2 ... 257
Exercício 7.3 ... 258
8. Gestão de Vários Documentos de Projeto ... 261
8.1 Otimizar a área de trabalho com vários projetos ... 262
8.2 Gravar um Template ... 263
Utilizar um Template do Project ... 265
8.3 Importar informação de outra aplicação ... 267
FCA – Editora de Informática XIII
8.4 Subprojetos ... 269
Inserir um subprojeto ... 269
Verificar informação sobre o subprojeto... 271
Visualizar os recursos do subprojeto ... 272
Efetuar links entre projetos ... 272
Atividades informativas ... 273
Apagar o subprojeto ... 274
8.5 Projetos globais ... 274
8.6 Partilhar recursos ... 276
Criar uma Resource Pool (Conjunto de Recursos) ... 276
Utilizar a Resource Pool (Conjunto de Recursos) em projetos ... 277
Abrir um projeto que utilize a Resource Pool (Conjunto de Recursos) ... 278
Afetar a Resource Pool (Conjunto de Recursos) a projetos ... 279
Adicionar recursos à Resource Pool (Conjunto de Recursos) ... 279
Sobreafetações na Resource Pool (Conjunto de Recursos) ... 283
Visualização de recursos partilhados no Team Planner (Planeador de Equipa) ... 284
8.7 Trabalhar com o Organizer (Organizador) ... 285
Exercício 8.1 ... 286
9. Project Online ... 289
9.1 Definição de Project Online ... 290
9.2 Principais intervenientes no Project Online ... 291
9.3 Primeiro contacto com o Project Online ... 291
9.4 Análise de portefólio ... 293
Definir os fatores de negócio ... 294
Definir a prioridade dos fatores de negócio ... 297
Efetuar uma análise de portefólio ... 299
9.5 Ligar o Project Professional ao Project Online ... 307
9.6 Criar projetos empresa ... 310
9.7 Criar projetos de empresa utilizando o Project Professional ligado ao Project Online .. 314
Publicar o projeto no Project Online ... 317
FCA – Editora de Informática XIV
Trabalhar com Projetos offline ... 321
Abrir projetos que estão no Project Online ... 323
9.8 Gerir recursos de empresa ... 324
Adicionar um recurso de empresa no Project Center ... 325
Criar uma equipa de projeto no Project Professional ... 328
9.9 A área de trabalho do projeto ... 332
Gerir os riscos do projeto ... 333
Gerir a área de problemas do projeto ... 339
Gerir a área de documentos do projeto ... 340
Gerir a área de calendários do projeto ... 342
Gerir a área de Deliverables do projeto ... 343
News Feed ... 345
Trabalhar com o Notebook ... 345
Conteúdo do Site ... 346
Modificar o Design da página do projeto ... 346
9.10 Trabalhar com as TimeSheets (Folhas de Horas) ... 349
Preencher a folha de horas ... 350
Single Entry Mode (Modo de Entrada Única) ... 353
Aprovar a folha de horas ... 355
9.11 Trabalhar com a Área Tasks (Tarefas) ... 355
Registar o progresso de uma atividade ... 357
Aprovar o progresso de uma atividade ... 358
9.12 Trabalhar com Status Reports (Relatórios de Estado) ... 360
9.13 Business Intelligence ... 363
Timeline (Linha de Tempo) do Project Web App ... 363
Serviços de Excel ... 365
Atualizar os dados do relatório ... 370
Partilhar o relatório ... 370
Editar e criar um relatório nos Serviços de Excel ... 371
Anexo – Operações Rápidas ... 379
FCA – Editora de Informática XV
Definir a data de início do projeto ... 379
Definir o horário de trabalho ... 379
Fazer Split no ecrã ... 379
A.2 Atividades ... 380
Criar uma atividade sumária ... 380
Criar a atividade sumária de todo o projeto... 380
Modificar o tipo de atividade ... 380
Criar uma Milestone (Marco) ... 380
Verificar as causas que afetam uma atividade ... 380
Definir atividades de agendamento manual ... 380
Definir atividades de agendamento automático ... 381
Definir o modo de agendamento predefinido para as novas atividades ... 381
Verificar o caminho crítico e as margens das atividades ... 381
Criar um constrangimento ... 381
Colocar uma atividade como inativa ... 381
Visualizar o caminho de uma tarefa (Task Path) ... 382
A.3 Recursos ... 382
Inserir recursos no projeto ... 382
Alterar informação dos recursos ... 382
Afetar recursos a atividades ... 382
Afetar recurso com custo diferente por atividade ... 382
Visualizar o plano de intervenção da equipa no Team Planner (Planeador de Equipa) ... 383
Resolver problemas de sobreafetação ... 383
A.4 Personalização ... 383
Alterar as barras do Gráfico de Gantt ... 383
Alterar a cor de fundo das células ... 384
Criar uma nova tabela ... 384
Adicionar atividades à Timeline (Linha de Tempo) ... 384
Copiar informação para uma aplicação do Office ... 384
A.5 Execução ... 384
Gravar uma Baseline (Plano de Base) ... 384
Inserir Actual Start (Início Real), Actual Finish (Conclusão Real), Actual Duration (Duração Real) e % Complete (% Conclusão) ... 385
FCA – Editora de Informática XVI
Recalendarizar o trabalho incompleto ... 385
A.6 Controlo ... 385
Inserir Deadline (Data Limite) ... 385
Controlo de custos ... 385
Controlo de prazos ... 385
Controlo de esforço ... 386
Inserir fórmulas e indicadores gráficos ... 386
Calcular o Earned Value (Valor Ganho) através do Campo Physical % Complete (% Física Concluída) ... 386
Inserir uma Progress Line (Linha de Progresso) com o Status Date (Data de Estado) do projeto ... 387
EVM e a técnica Rolling Wave ... 387
Aceder aos relatórios gráficos ... 387
Aceder aos Visual Reports (Relatórios Visuais) ... 387
A.7 Gestão de vários documentos de projeto ... 387
Inserir um subprojeto ... 387
Partilhar recursos ... 388
Trabalhar com o Organizer (Organizador) ... 388
A.8 Project Online ... 388
Efetuar uma análise de portefólio ... 388
Criar projetos de empresa através do Project Professional ... 389
Criar uma equipa de projeto no Project Professional ... 390
Ativar a utilização do Excel Web App nos relatórios do Project Online ... 390
Glossário de Termos Português Europeu/Português do Brasil ... 391
Bibliografia ... 393
FCA – Editora de Informática XVII
Sobre o Livro
Este livro, composto por nove capítulos de leitura fácil, apresenta-nos as
principais funcionalidades do Project 2013. Apesar de esta obra estar
desenvolvida com base na versão inglesa do Project, ao longo dos seus capítulos
encontrará também os comandos em português, logo a seguir aos comandos em
inglês, dentro de parênteses. Exemplo: Task (Tarefa).
Todo o livro está profusamente ilustrado de forma a tornar a aprendizagem
mais rápida e apelativa. A sua estrutura foi desenvolvida de forma a simular,
através de um exemplo prático, os passos necessários para iniciar, planear,
executar, controlar e encerrar um projeto. Após a simulação do ciclo de vida
da gestão de projetos, o utilizador pode verificar os métodos para efetuar
análises de portefólios e uma gestão integrada de projetos no Project Online
(versão cloud do Project Server).
O utilizador pode acompanhar todas as operações apresentadas no livro
através dos ficheiros disponibilizados no site da editora, em www.fca.pt. No
final de cada capítulo estão presentes exercícios de consolidação de
conhecimentos e de aplicação de algumas técnicas de Gestão de Projetos.
No capítulo 1 é feita uma pequena introdução à Gestão de Projetos. Esta
introdução serve para o leitor ficar familiarizado com alguns conceitos da área.
No capítulo 2 é feita uma introdução ao Project. Esta pequena introdução é
importante para o leitor conhecer a estrutura do Project 2013.
No capítulo 3 é apresentada a intervenção do Project nos processos de
iniciação e de planeamento das atividades de um projeto. É demonstrada a
forma como o Project 2013 veio facilitar a estimativa Top-down e a técnica
Rolling Wave através da inserção de atividades com agendamento manual.
No capítulo 4 é abordado o planeamento dos recursos do projeto. Através do
conteúdo deste capítulo, o utilizador conseguirá determinar o que deve ser
feito, quando, por quem, em que quantidade e a que custo.
No capítulo 5 é abordada a personalização das várias visualizações do Project
e a forma de trabalhar com a Timeline (Linha de Tempo), uma poderosa
funcionalidade que permite uma visualização em forma de gráfico bastante útil
para uma análise generalizada do cronograma do projeto e para uma
distribuição eficaz de informação aos stakeholders do projeto.
No capítulo 6 é explicada a intervenção do Project na execução do projeto.
Será aprofundado o conceito de Baseline (Plano de Base) e a forma como o
utilizador pode registar o progresso do projeto no Project.
No capítulo 7 são descritas as técnicas para as fases de controlo e de
encerramento do projeto, com especial enfoque na técnica Earned Value
FCA – Editora de Informática XVIII
