José Carlos Abbud Grácio CSTI Promoção: Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso CADA

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José Carlos Abbud Grácio – CSTI gracio@marilia.unesp.br

Promoção: Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA

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 Analista de Informática - fev/1995  Diretor de Informática -1995-2009  Membro do CSTI - 2009

 Graduação em Ciência da Computação – UNICAMP  Mestrado em Ciência da Informação – UNESP de

Marília: Metadados

 Doutorado em Ciência da Informação – UNESP de

Marília:

Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino

superior

Workshop Preservação Digital de documentos eletrônicos em Sistemas Informatizados da UNESP José Carlos Abbud Grácio - CSTI

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 Emissão de certificados com assinatura digitalizada

e trâmite de documentos digitalmente: informação digital

 Gestão da Informação e de Documentos Eletrônicos

em Arquivos Universitários



Preservação digital

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 A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) na

UNESP

 Gestão da Informação

 Contexto atual e a UNESP

 Características da informação digital  Cultura organizacional e informacional

 Preservação Digital: definição, iniciativas, aspectos e

estratégias

 Modelo de Gestão para Preservação Digital  Considerações e Encaminhamentos

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 Histórico: 1ª reunião em 19/11/08; proposta à Reitoria;

Comitê Provisório de TI

 Abril/2009: CSTI

 O CSTI é um órgão assessor do Vice-Reitor e tem

como objetivo melhor ordenar os assuntos relativos à TI da UNESP.

 www.unesp.br/csti

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 Informação -> conhecimento e tomada de decisões

 Criação de Processos: conhecimento -> Informação

registrada

 Necessário: políticas e estratégias

 “[...] administração de uma rede de processos que

adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação” (CHOO, 2003, p. 403)

 É estratégica, inclusive no contexto digital (TIC)

(8)

 Informação: “conjuntos significantes com a

competência e a intenção de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo e na sociedade” (Barreto, 1999).

 Lei de acesso à informação - Art. 4o (BRASIL, 2011)  “I - informação: dados, processados ou não, que

podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.”

 “Informação digital: um tipo de informação, com os

mesmos objetivos, mas cuja especificidade se refere a suas formas de produção, organização, administração, distribuição e preservação, bem como quanto aos suportes de armazenamento.”

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 Ferreira (2006) define objeto digital “como todo e

qualquer objeto de informação que possa ser representado através de uma sequencia de dígitos binários, como por exemplo textos científicos, bancos de dados, fotos digitais, vídeos, páginas Web, software, etc.”

(10)

 Os avanços nas Tecnologias de informação e

comunicação (TIC) fez surgir um novo suporte, meio digital, e com ele a necessidade de preservar um

novo patrimônio, a informação digital.

Como preservar a informação digital diante das mudanças e dos avanços nas TIC?

Nova área de pesquisa

PRESERVAÇÃO DIGITAL

 A Preservação Digital está fortemente relacionada

com a Gestão da Informação

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 É representada por meio de uma sequência de bits;  É registrada em um ou mais objetos digitais e

armazenada em um ou mais suportes digitais;

 Necessita de um hardware, de um software, de um

suporte e de um formato de representação;

 Necessita de mecanismos de busca e recuperação;  Conteúdo esta dissociado do suporte;

(12)

 Permite mudanças no seu conteúdo (problema:

garantir a autenticidade;)

 Permite o compartilhamento por meio de redes de

computadores;

 Passa por processos constantes de readequação ao

contexto digital, devido às mudanças e avanços constantes nas TIC;

 Insere-se em uma cultura em rápida expansão, mas

que ainda não atingiu toda a sociedade, como o papel.

(13)

 obsolescência do hardware e do software. Ex: micros

SEM drive de disquete, editor de texto, ...

 mudanças e avanços nas tecnologias de acesso à

informação digital. Ex: troca de mensagem por Facebook, Whatsapp

 as mudanças no formato dos arquivos e das mídias

de armazenamento. Ex: e-book; disquete -> DVD -> nuvem

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 explosão da quantidade de informação armazenada

em meio digital.

 “Os resultados da pesquisa mostram que 100% das

empresas brasileiras com 50 funcionários ou mais utilizam computadores, e 97% delas possuem

computador com acesso à Internet.”(PESQUISA SOBRE O USO DAS TICs NO BRASIL 2008. São Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2009.)

(15)

 Falta de uma cultura de preservação por parte dos

criadores da informação digital e por parte das instituições responsáveis em preservar essa informação. Ex: disquetes de 3,5”

 Custo elevado para as ações de preservação digital e

a necessidade de recursos financeiros permanentes no orçamento das instituições. Ex: servidores de

dados com grande capacidade de armazenamento, estrutura de gestão

(16)

 Como tratar esses problemas e desafios?

 Preservação Digital: são os processos de gestão

envolvidos na administração das atividades

necessárias para garantir que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no futuro, a partir das TICs existentes na época, e com garantias de sua

autenticidade (GRÁCIO, 2012, p. 61)

 Envolve questões administrativas, técnicas, legais,

econômicas e culturais

(17)

 Preservação digital implica na necessidade de

mudança de elementos da cultura organizacional (valores, normas e comportamentos)

 Implica também na mudança na cultura informacional  As pessoas devem entender a importância de

preservar a informação digital para a UNESP

 Mudança na gestão da universidade e o envolvimento

de toda comunidade. Cultura voltada para PD.

 Responsabilidades: produtor e da UNESP

 Lei de Acesso à Informação, Art. 3º - diretrizes: ”IV -

fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;”

(18)

 Assim, a implementação de um modelo para

preservação digital depende, além dos aspectos administrativos, legais e tecnológicos, de fatores relacionados à cultura organizacional e informacinal, como os valores, crenças, normas, processos de comunicação, comportamento organizacional e outros.

 Dessa forma, a preservação digital busca preservar

informações importantes para o conhecimento e para a tomada de decisão, auxiliando no desenvolvimento e no crescimento da instituição.

(19)

 UNESCO, por meio da “Carta para a Preservação do

Patrimônio Digital” (15/10/03): define, em 12 artigos, os princípios que devem nortear o assunto

 Na Europa, o projeto Eletronic Resource Preservation

and Access Network (ERPANET) - 2001

 CEDARS (Reino Unido e Irlanda), CAMILEON (Reino

Unido e Estados Unidos) e NEDLIB (projeto colaborativo entre bibliotecas da Europa)

 Austrália: Biblioteca Nacional - Preserving Access to

Digital Information (PADI) e PANDORA

(20)

 Projeto InterPARES do Canadá (International Research

on Permanent Authentic Records in Electronic System), início em 1999, coordenado pela University of British Columbia, com a participação de pesquisadores de diversas áreas (Arquivologia, Biblioteconomia,

Tecnologia da Informação, Informática, Direito e outros) da Europa, Ásia, África e Américas. O Brasil participa no projeto com o Arquivo Nacional.

 Tem como objetivo fomentar estudos e desenvolver

soluções para a preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos.

(21)

 No Brasil, as iniciativas e os projetos publicados ainda

são incipientes quando comparados com o exterior, e não há participação efetiva das IES. Uma participação

importante no Projeto Interpares é da Universidade Estadual de Campinas(UNICAMP).

 O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ): aprovou a

“Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital: preservar para garantir o acesso”.

(22)

GRÁCIO, 2012, p. 75

(23)

 Vários aspectos envolvem a preservação digital, e a

definição de uma política de preservação digital para as IES e a forma de atuação dos profissionais envolvidos dependem do modo pelo qual esses aspectos são tratados.

 Política de Preservação Digital tem como objetivo

garantir que as instituições tenham um planejamento e estratégias bem definidas para o armazenamento e uso de recursos de informação digital para longos períodos de tempo. Essa política deve garantir a continuidade do processo de preservação digital.

(24)

(25)

Dizem respeito à gestão da instituição e têm o objetivo de dar continuidade às atividades de preservação digital, independente das mudanças que possam ocorrer na gestão das mesmas

Objetivos da instituição

 Missão e Visão Institucional

 Visibilidade acadêmica, científica, tecnológica e

cultural da instituição

 Definição de quais os tipos de informação

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Equipe multidisciplinar

 Política de preservação digital deve envolver vários

aspectos (culturais, técnicos, legais e organizacionais) e várias áreas do conhecimento

 Qual profissional tem essa formação?

 Equipe Integrada <==> Objetivos Institucionais  Capacitação continuada

(27)

Responsabilidades

 Definir as responsabilidades do criador e da

instituição. Ex: R$: Administração; Descrição dos metadados: Biblioteca; Backup: STI; Aspectos legais: Assessoria Jurídica; ...

 Deveres e responsabilidades para docentes,

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Recursos financeiros

 Investimentos em tecnologia, infraestrutura e

capacitação. Ex: registro de preços de computadores, rede de computadores com alta velocidade, treinamentos, ...

 $ = investimento na preservação do capital

intelectual da instituição e de sua história

 Valor dependo de quais objetos digitais a instituição

deseja preservar

 Necessário prever no orçamento anual os recursos

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Atos administrativos

 Complementares às de leis (estatutos,

regimentos, resoluções, portarias, ofícios ...)

 Buscam adequar a instituição às suas finalidades,

características e à sua cultura organizacional, buscando regulamentar e disseminar seus padrões de conduta relacionados à PD

 As instituições devem definir através dos atos

administrativos a estrutura de gestão dos processos envolvidos na preservação digital

(30)

Buscam garantir a legalidade dos processos de preservação digital para as IES e para o criador do objeto digital

Leis

 A política deve seguir a legislação vigente

 Não existe legislação específica os processos  CONARQ – Doc. Arq. Eletrônico

 Lei de Acesso à Informação: Lei nº 12.527, de

18/11/2011

 Dispõe sobre os procedimentos previstos para

assegurar o direito fundamental de acesso à informação, para orgãos públicos, autarquias e outras.

(31)

 Art. 3o – defines as diretrizes

 III - utilização de meios de comunicação viabilizados

pela tecnologia da informação;

 Art. 5o – É dever do Estado garantir o direito de

acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.

 Art. 6o – Cabe aos órgãos e entidades do poder

público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

 II - proteção da informação, garantindo-se sua

disponibilidade, autenticidade e integridade;

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 _{Art. 7o} – O acesso à informação de que trata esta Lei

compreende, entre outros, os direitos de obter:

 II - informação contida em registros ou documentos,

produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;

 Art. 8o – É dever dos órgãos e entidades públicas

promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.

 § 2o – Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos

e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet).

 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm

(33)

Direitos autorais

 Preservação digital => COPIAR

 A política de estar amparada em leis que

respaldam a instituição e garantam ao autor a propriedade intelectual

 Brasil: Lei 9.610 de 1998. Projeto de revisão da

Lei de Direito Autoral. Lei 12.853 de 14/08/2013.

 Formação em Direito Digital e Propriedade

Intelectual realizada (06/03/2013 - NEaD/Unesp).

http://acervodigital.unesp.br/handle/123456789/65695

 Manual de Propriedade Intelectual – 02/05/2013

(34)

Dizem respeito às questões técnicas, buscando tratar da obsolescência do hardware, do software, do formato e do suporte, da autenticidade e das mudanças/avanços nas TIC

Modelos, padrões e iniciativas

 Padronização de elementos que compõem a gestão

de objetos digitais a serem preservados

 Participação em iniciativas e projetos corporativos

possibilita a troca de experiências e informações entre instituições

 Open Archival Information Systems (OAIS); formatos

(35)

Infraestrutura tecnológica

 Atender e garantir além da preservação do objeto

digital, sua disponibilidade

1. Ambiente de Preservação: preservar os objetos

digitais e os metadados

2. Ambiente de Acesso: proporcionar a busca,

recuperação e acesso desses objetos digitais

 Demandas: equipamentos (hardware) e software

adequados, formato dos arquivos acessíveis, suporte seguros, capacidade de armazenamento, diferentes necessidades de acesso (“off-line” e/ou “on-line”), ...

(36)

Repositórios institucionais/digitais

 Tem o objetivo divulgar e disponibilizar o acesso à

produção científica das instituições, através de um conjunto de serviços de acesso livre que a universidade oferece com o objetivo de gerenciar e disseminar o material digital criado por seus membros, como artigos, livros e outros

 Aumenta a visibilidade, a confiança e o valor da

instituição

 Devem ser capazes de manter os objetos digitais

disponíveis ao longo do tempo

(37)



Seleção e descarte

 Definir as informações digitais a serem

preservadas - seleção

 A política de seleção deve se basear:  Objetivos da instituição

 Necessidades da comunidade interna e

externa

 Custos

 Definir prioridades

 Descarte: legislação vigente; atos administrativos;

(38)

Estratégias de preservação

 Objetivo: adequação dos objetos digitais às

tecnologias atuais

 Dependem do objeto digital e das tecnologias

existentes

(39)

Estratégias de preservação

 Dois tipos:

1. Conservar o objeto digital no seu formato original:

 Refrescamento: transferir a informação de um

objeto físico de armazenamento (suporte) para outro mais atual, antes que o primeiro deteriore. Exemplo: cd-rom para cd-rom; Disquete para CD

 Emulação: técnica de criar um ambiente

tecnológico que emule o ambiente original do objeto digital.

(40)

Estratégias de preservação:

2. Conservar o conteúdo intelectual do objeto digital:

 Migração: técnica que consiste em transferir

periodicamente um objeto digital de uma tecnologia de hardware e/ou software para outra mais atual.

Exemplo: MySQL para Postgree; PHP para JAVA; Redator para Word; Word para Libre; ...

 Descrever o histórico das estratégias de

preservação aplicadas aos objetos digitais => Metadados

(41)

Metadados

 “[...] conjunto de elementos que descrevem as

informações contidas em um recurso, com o objetivo de possibilitar sua busca e recuperação” (GRÁCIO, 2002, p. 23).

 Chave para as estratégias de preservação digital e

essenciais para a descrição do conteúdo de um objeto digital e para preservação do mesmo.

 Autenticidade

 Exemplos: MARC, Dublin Core (DC) e Metadata

(42)

Metadados

 Devem acompanhar todo o ciclo de vida do recurso e

apoiar todo o processo de preservação digital ao longo do tempo, registrando todas as estratégias aplicadas e as mudanças ocorridas.

(43)

Autenticidade

 “refere-se à capacidade de garantir que o objeto

digital seja autêntico, ou seja, que reflita o conteúdo original de sua criação” (GRÁCIO, 2012, p. 62).

 as IES devem garantir a autenticidade dos

documentos digitais, ou seja, garantir que os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos.

 Aplicar métodos, técnicas e rotinas adequados que

garantam a autenticidade do objeto digital, e registrar todos os procedimentos executados (metadados).

 A instituição deve definir através de sua política o

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Suporte Digital

 meio físico para preservação, busca e recuperação  Deterioração e obsolescência (disquete > CDROM

-> DVD --> nuvem --> ...)

 Vida útil do suporte varia de acordo com o tipo

 Confiabilidade: temperatura; umidade relativa do ar;

tempo de uso; qualidade da mídia; campos magnéticos; manipulação; poluição e as pessoas

(45)

(46)



A partir dos aspectos, dos modelos de gestão da

informação e da carência de estudos relacionados

à gestão da preservação digital nas IES

Modelo processual de preservação digital

para gestão da informação



Proposta: gestão com um conjunto de processos



Processos: cíclicos, correlatos e dinâmicos



Inserido na cultura organizacional (pessoas, grupos

e comportamento)



Envolvidos pelas TIC existentes e disponíveis

(47)

 Interação com os usuários (produtores e consumidores)  Adequar-se ao tipo de informação e de objeto digital, com

a adoção de critérios, requisitos e um organograma

GRÁCIO, 2012, p. 166

(48)



Cultura Organizacional/TIC

◦ Processos (7) ◦ Entidades:  Usuários  IES  TIC  Ambiente externo ◦ Aspectos ◦ Resultados esperados ◦ Fluxos

(49)

(50)

Identificação das

necessidades

Definir políticas, normas

e tipos de informações e os objetos digitais, de responsabilidade da IES, que devem ser

(51)

(52)

Seleção

Definir o que deve

ser preservado, baseado nas

políticas, normas, critérios e

(53)

Descarte e

manutenção

Definir o que deve ser

descartado e como fazê-los

Definitivo ou Arquivo digital

(54)

(55)

Organização

Montar infraestrutura

técnica e de pessoal

Tratamento e

armazenamento

Objetos digitais novos Metadados

(56)

Tratamento e

armazenamento

Objetos digitais sob

custódia da IES

Aplicação das estratégias

(57)

Tratamento e

armazenamento

Objetos digitais

(58)

(59)

Desenvolvimento de

produtos e serviços

Criar e disponibilizar

ferramentas para busca e recuperação da informação digital preservada

Premissas: facilidade,

eficiência, adaptabilidade e acessibilidade

(60)

(61)

Distribuição e

acesso

Verificar privilégios de

acessos dos usuários, definir os formatos e gerar o pacote de informação para

(62)

(63)

Uso

Avaliação Se os objetos digitais e os produtos e serviços relacionados a eles estão atendendo à IES e aos usuários Levantar dados

(64)

(65)

Monitoramento

informacional

Atividade de

acompanhamento e

adequação constante dos processos que abrangem o modelo às

necessidades da IES e dos usuários

Observação, análise e

(66)

 O modelo busca subsidiar

as IES nas atividades

envolvidas na preservação digital (15 aspectos, TIC,

cultura e usuários internos e externos)

 Pode ser aplicado e

adaptado a vários tipos de informação e objetos digitais relacionados às atividade de ensino, pesquisa, extensão e gestão.

(67)

 Na UNESP, reconhecida como uma organização de

produção de conhecimento científico, a gestão da informação é estratégica, também no contexto digital, e o conhecimento produzido e socializado, quando registrado, permite conhecer sua história, sua trajetória e sua contribuição para o desenvolvimento científico, político, social e tecnológico.

 Implantação de uma política de preservação digital

 Objetivo principal: garantir a autenticidade dos

objetos digitais sob custódia da UNESP

 Consolidar a Preservação Digital como valor da

(68)

 Necessidade de um Modelo processual de gestão para

preservação da informação digital na UNESP, que trate dos aspectos culturais, organizacionais, legais e técnicos.

 Primeiro passo: inserção da preservação digital nos

objetivos da UNESP e nos projetos de TIC.

 Criação de uma Comissão Permanente de

Preservação Digital (multidisciplinar).

 Entender os aspectos que envolvem a PD e seus

(69)

 Estabelecer parcerias com outros instituições e

projetos

 Garantir a autenticidade de seus objetos digitais

 Necessidade do envolvimento, comprometimento e

capacitação de profissionais de várias áreas da UNESP nos processos de preservação digital

 Participação dos usuários é fundamental (internos e

externos)

 “Temos muito mais a discutir sobre documento digital

antes de chegarmos a qualquer fórmula ou resultado, porém, é assustador imaginar que enquanto discutimos, muitos documentos foram e estão sendo perdidos” - Humberto Innarelli (UNICAMP)

(70)



Aprofundar as discussões sobre a Gestão da

Informação na UNESP



Definir uma Política de Preservação Digital para

a UNESP



Estabelecer

um

Modelo

Processual

de

Preservação Digital para Gestão da Informação



Debater o uso da Assinatura/Certificado Digital.

Onde e como usar?



Entender o que a Lei de Acesso à Informação

afeta a gestão da informação na UNESP

(71)

Workshop Preservação Digital de documentos eletrônicos em Sistemas Informatizados da UNESP José Carlos Abbud Grácio - CSTI Barreto, Aldo Albuquerque (1999). A oferta e a de-manda da informação: condições técnicas,

econômicas e políticas. // Ciência da Informação. 28:2 (1999) 168-173.

BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Dispõe sobre os procedimentos previstos para assegurar o direito fundamental de acesso à informação, para orgãos públicos, autarquias e outras. Brasília, DF, 2011. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm

CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. Tradução Eliana Rocha. São Paulo: Senac, 2003. 431 p.

Ferreira, Miguel (2006). Introdução à preservação digital – Conceitos, estratégias e atuais consensos. Guimarães, Portugal: Escola de Engenharia da Universidade do Minho, 2006.

https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/5820/1 /livro.pdf (2007-01-17).

Grácio, José Carlos Abbud. Metadados para a descrição de recursos da Internet: o padrão Dublin Core, aplicações e a questão da interoperabilidade. Marília: Unesp, 2002. 104f. Dissertação (Mestrado) – Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, 2002.

______. Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior. 1 ed. Cultura Acadêmica. São Paulo. 2011. 218p.

Innarelli, Humberto Celeste, Santos, B. V. e Sousa, R. T.. Arquivística: temas contemporâneos. 1 ed. Editora Senac São Paulo. 2007. 224p.

Pesquisa sobre o Uso das Tecnologias da Informação e da Comunicação no Brasil : TIC Domicílios e TIC Empresas 2008 / [coordenação executiva e editorial, Alexandre F. Barbosa]. São Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2009.

(72)

Programa de Publicações Digitais da Pró-Reitoria de

Pós-graduação da UNESP Coleção PROPG Digital Selo Cultura Acadêmica

www.culturaacademica.com.br Pesquisa por autor: Grácio

Revista

Perspectivas em ciência da informação http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/in

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Perguntas, dúvidas, sugestões, ...

José Carlos Abbud Grácio gracio@marilia.unesp.br