Dispõe sobre a forma de aplicação e prestação de contas de Suprimento de Fundos.
SUMÁRIO
1. OBJETIVO 2. ABRANGÊNCIA 3. DESCRIÇÃO
HISTÓRICO DAS REVISÕES
VERSÃO Nº DATA DE
APROVAÇÃO
PÁGINAS
REVISADAS DESCRIÇÃO DAS ALTERAÇÕES
1. OBJETIVO: Estabelece procedimentos administrativos para aplicação e prestação de contas de Suprimento de Fundos.
2. ABRANGÊNCIA: Gerência Geral Administrativo Financeira
3. DESCRIÇÃO:
3.1. Estabelece os procedimentos administrativos para concessão, aplicação e prestação de contas de Suprimento de Fundos no âmbito do Comitê Paralímpico Brasileiro CPB, que seguirão os critérios estabelecidos neste Regulamento.
3.2. Para fins deste Regulamento considera-se:
I – Empregado Suprido: qualquer integrante do quadro de pessoal do CPB a quem se concede Suprimento de Fundos;
II – Delegação: Entidade Nacional de Administração do Desporto Paraolímpico a qual se concede Suprimento de Fundos;
III – Suprimento de Fundos: modalidade de pagamento de despesas nas hipóteses previstas neste Regulamento para atender situações excepcionais que não possam subordinar-se ao processo normal de aquisição ou contratação estabelecido no Regulamento de Aquisições e Contratos.
IV – Beneficiário: empregado suprido ou dirigente da delegação que receber o Suprimento de Fundos.
3.3. O Suprimento de Fundos será concedido ao beneficiário, limitado ao máximo de 20% (vinte por cento) do valor estabelecido para dispensa do processo de aquisições previsto no Regulamento de Aquisições e Contratos do CPB, salvo nos eventos internacionais, visto que estes são isentos de limite, uma vez que suas particularidades próprias assim o permite, observado sempre que possível o parâmetro de razoabilidade na fixação das despesas excepcionais.
3.3.1. Em caráter excepcional, poderá ser concedido Suprimento de Fundos em valor superior ao limite fixado neste artigo, a critério da Superintendência de Administração, Finanças e Contabilidade - SUAFC, ou quem por ele nomeado expressamente, em despacho fundamentado, mediante a justificativa da sua necessidade, e observado sempre que possível o parâmetro de razoabilidade.
3.4. Somente poderão ocorrer despesas à conta de Suprimento de Fundos para material ou serviço destinado ao atendimento do interesse do CPB, observadas as seguintes condições:
3.4.1. seja de pequeno vulto e pronto pagamento, assim entendido aqueles que individualmente não ultrapassem a 5% (cinco por cento) do valor estabelecido para dispensa de processo de aquisições, nas seguintes hipóteses:
a) inexistência temporária ou eventual do material nos estoques do almoxarifado;
b) impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material a ser adquirido ou da contratação dos serviços;
c) nos casos de urgência, emergência ou situações extraordinárias em que o material ou serviço, em não sendo atendido, possa causar prejuízo ou comprometer o funcionamento de atividades do CPB;
3.4.2. viagens e encontros de trabalho de dirigentes, empregados doCPB ou das delegações;
3.4.3. para atender despesas de outras viagens ou serviços especiais que exijam pronto pagamento em espécie, inclusive no exterior.
3.4.4. É vedado o fracionamento da despesa ou do respectivo documento comprobatório para adequação da mesma ao valor-limite fixado no inciso I deste artigo, sob pena de responsabilidade, ressalvadas as despesas realizadas em eventos internacionais, pois estas são isentas de limite mínimo para gastos, uma vez que suas particularidades assim autorizam.
3.5. O Suprimento de Fundos será concedido após a análise de requerimento escrito e motivado elaborado pelo titular da área requisitante ou pelo dirigente da Delegação e dirigido ao Superintendente de Administração, Finanças e Contabilidade – SUAFC.
3.5.1. O Superintendente analisará e decidirá sobre a solicitação de Suprimento de Fundos, encaminhando ao titular da área requisitante ou dirigente da Delegação o Despacho fundamentado de sua decisão, da qual caberá recurso ao Presidente do CPB, se denegatória.
3.5.2. O ato de concessão do Suprimento de Fundos será formalizado por Portaria do Presidente do CPB ou, na sua ausência e impedimentos legais, pelo 1º Vice-Presidente, conforme modelo do ANEXO, sendo obrigatória a sua publicação no site do CPB (www.cpb.org.br), e da qual constarão os seguintes dados:
b) O valor do suprimento, sua finalidade e prazos de aplicação e prestação de contas.
3.5.3. Os recursos recebidos pelo beneficiário poderão ser depositados em sua conta corrente, disponibilizados em espécie com sujeição de assinatura de instrumento próprio de recebimento, ou através de conta especifica do CPB para esta finalidade em que será disponibilizado cartão de débito para o pagamento de despesas.
3.5.4. O CPB utilizar-se-á dos meios tecnológicos existentes ou a serem criados que permitam o recebimento de valores pelos beneficiários da melhor forma possível.
3.6. O Suprimento de Fundos não poderá ser concedido para mais de 1 (um) empregado ou dirigente para atender à mesma demanda do CPB, salvo os destinados a fazer face às despesas de viagens a serviço ou qualquer outra situação excepcional, devidamente motivada.
3.6.1. Na hipótese da exceção prevista nesse artigo e observando o disposto no caput do artigo 5º, caberá ao Presidente do CPB ou a quem este delegar, em ato próprio, autorizar a concessão do suprimento.
3.7. Todo o beneficiário de suprimento de fundos do CPB deverá obrigatoriamente prestar contas dos recursos recebidos, observando rigorosamente os prazos fixados para aplicação e prestação de contas.
3.8. O Suprimento de Fundos concedido para serviços poderá comportar despesas com material de consumo, quando este se fizer necessário à execução dos serviços e desde que esta não seja uma obrigação contratual do prestador de serviço.
Parágrafo Único. A comprovação de utilização dos recursos recebidos como Suprimento de Fundos se dará por meio de documento fiscal idôneo (recibo ou nota fiscal), juntados à prestação de contas.
3.9. Os documentos comprobatórios das despesas realizadas com Suprimento de Fundos serão obrigatoriamente emitidos em nome do CPB.
3.10. É vedada a concessão do Suprimento de Fundos:
I Ao beneficiário que esteja respondendo sindicância ou inquérito;
II Ao beneficiário que tenha a seu cargo a guarda e utilização do material a ser adquirido, salvo quando inexistir no CPB outro empregado que possa assumir essa atribuição;
III Ao beneficiário com prestação de contas pendente ou não aprovada;
IV Para aquisição de material permanente ou realização de obras de engenharia;
V Para aquisição de material ou contratação de serviços, ainda que parcialmente, quando pertinentes a objeto de contrato que esteja em vigor;
VI Para aquisição de material ou contratação de serviços em qual tal obrigação é do fornecedor ou prestador de serviços por força de contrato em vigor;
VII Para utilização em período superior a 90 (noventa) dias e com prazo de prestação de contas superior a 30 (trinta) dias, exceto aqueles concedidos no final do exercício, cujo prazo de aplicação não poderá ultrapassar a data de 31 de dezembro do respectivo exercício..
3.11. O Suprimento de Fundos que for concedido para atendimento de determinada finalidade não poderá atender despesa diversada que se destina, com exceção feita a despesas de pequeno vulto e pronto pagamento, conforme definido neste Regulamento.
3.12. A Prestação de Contas de Suprimento de Fundos será instruída com os documentos a seguir relacionados e juntados ao respectivo processo administrativo da concessão:
I - formulário “RELATÓRIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE SUPRIMENTO DE
FUNDOS”, com demonstrativo de débito e crédito, datado e assinado pelo Empregado Suprido ou dirigente de Delegação;
II – documentos comprobatórios das despesas realizadas, ordenadas por elemento de despesa e por data crescente de emissão;
III – relação das despesas que, pela excepcionalidade de sua ocorrência, não possam ser comprovadas por documentos;
IV – recibo de depósitodo Suprimento de Fundos não utilizado ou de restituição de pagamentos a maior ou indevidos.
3.13. Somente poderão fazer parte do processo de Prestação de Contas os documentos de despesas realizadas em datas iguais ou posteriores ao do recebimento dos recursos pelo Empregado Suprido.
3.14. Dos comprovantes de despesas devem constar claramente a discriminação do serviço prestado ou do material adquirido, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem ou dificultem a identificação da despesa efetivamente realizada.
3.15. Em caso de troca de recursos no exterior é imprescindível a juntada do comprovante de câmbio.
3.16. O beneficiário deverá prestar contas do valor que recebeu nos 10 (dez) dias subsequentes ao término do prazo de aplicação.
3.16.1. A importância aplicada até 31 de dezembro de cada exercício deverá ser comprovada até o dia 15 (quinze) de janeiro do ano subsequente.
3.16.2. Cabe ao beneficiário fornecer indicação precisa do saldo não aplicado, em seu poder, existente em 31 de dezembro do vigente exercício.
3.17. Compete à Superintendência de Administração, Finanças e Contabilidade – SUAFC aprovar as contas, adotando as seguintes providências:
l - registro contábil da baixa da responsabilidade do beneficiário e da apropriação das despesas nos elementos adequados, quando for o caso, e,
ll - baixa do registro cronológico do vencimento do prazo de prestação de contas apresentada.
3.18. A SUAFC poderá reprovar a prestação de contas quando a documentação estiver incompleta ou os valores informados não estiverem condizentes com a documentação encaminhada.
3.19. O não cumprimento dos prazos e condições para a prestação de contas submeterá o beneficiário às sanções disciplinares cabíveis, quando for o caso, e à cobrança judicial das importâncias referentes às despesas glosadas.
3.20. Quando a prestação de contas for reprovada e o beneficiário não proceder a sua regularização no prazo de 5 (cinco) dias, o CPB abrirá sindicância interna, a fim de apurar as eventuais irregularidades apontadas na análise da prestação de contas.
3.20.1. O Presidente ou responsável por ele designado determinará a abertura da sindicância interna após o recebimento do relatório de aprovação parcial ou reprovação da prestação de contas, por meio de ato de abertura.
3.20.2. A Comissão de Sindicância será formada por três (três) colaboradores do CPB, sendo 1 (um) da SUAFC, 1 (um) da área requisitante e 1 (um) do Departamento Jurídico do CPB para compor a Comissão.
3.20.3. A sindicância interna apurará as eventuais irregularidades apontadas no relatório de análise da prestação de contas, observando os princípios do contraditório e da ampla defesa com os meios e recursos inerentes, oportunizando ao beneficiário a apresentação de defesa e encaminhamento de documentos.
3.20.4. Até a conclusão dos trabalhos da sindicância e, não sendo regularizada a situação pelo beneficiário, será realizado o bloqueio preventivo das solicitações de Suprimento de Fundos pela parte apurada.
3.20.5. Não sendo regularizada a situação pendente na prestação de contas, a Comissão de Sindicância poderá aplicar as seguintes sanções:
I - Notificação extrajudicial ao beneficiário para devolução de recursos recebidos indevidamente ou apresentação de documentos não enviados na oportunidade da prestação de contas, em prazo estabelecido pela Comissão;
II - Bloqueio definitivo das solicitações de Suprimento de Fundos pelo beneficiário, podendo ser revogado após a regularização da situação pendente;
III - Cobrança judicial referente aos valores não comprovados na prestação de contas.
3.20.6. O resultado da sindicância interna será apresentado ao Presidente ou responsável por ele designado que, ao seu juízo, validará a sanção proposta.
3.21. As despesas extras, assim consideradas aquelas não previstas nas normas internas que regulam as atividades do beneficiário em viagens a serviço, serão de inteira responsabilidade de quem as realizar, principalmente aquelas efetuadas em apartamento, devendo ser pagas pelos responsáveis, diretamente ao hotel, antes da liquidação das despesas de hospedagem.
3.22. Na eventualidade do beneficiário vir a ser demitido ou afastado do CPB ou excluído da delegação, deverá restituir, de imediato, o saldo financeiro em seu poder, e se for o caso, o talonário de cheques, acompanhado da respectiva prestação de contas.
3.23. A Superintendência de Administração, Finanças e Contabilidade - SUAFC terá o prazo improrrogável de 10 (dez) dias uteis, após o recebimento da prestação de contas, para proceder à análise do processo, com vistas à aprovação e baixa dos registros contábeis.
3.24. Os casos omissos e as dúvidas suscitadas serão resolvidos pelo titular da Superintendência de Administração, Finanças e Contabilidade – SUAFC.
3.25. Caberá à Superintendência de Administração, Finanças e Contabilidade – SUAFC manter registro cronológico dos prazos de aplicação e comprovação de Suprimento de Fundos.
3.26. As prestações de contas e outras comunicações poderão ser realizadas por meio eletrônico, desde que não haja determinação em contrário do órgão competente para analisá-las.
3.27. O CPB promoverá a capacitação de seus colaboradores visando ao desenvolvimento das atividades funcionais previstas neste Regulamento.
