Sistemas de Informação nas Organizações
Organizações e Gestão de SI
As Empresas e os Sistemas
• Problemas locais - impacto no sistema total.
• Empresas como subsistemas de um sistema maior.
• Uma empresa excede a “soma” de atividades isoladas, tais como:
vender, comprar, controlar pessoal, produzir, pagar e receber.
• Há que se buscar uma síntese entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre os ambientes interno e
externo da empresa.
• A concepção da empresa como um sistema aberto e
essencialmente dinâmico, faz com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões
exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente.
Mercado Fornecedor
Mercado Consumidor
EMPRESA Recursos
materiais Recursos humanos Recursos financeiros Recursos de
tecnologia
Produtos, Serviços,
Bens Compra de
recursos Serviços de apoio
Finanças Recursos de
informação
Resultado econômico
Acionistas, concorrentes, governo, sindicatos, etc
Estocagem
materias Produção
Manutenção
Transportes
Estocagem produtos
Vendas
Comprome- timento da Missão
Valores econômicos Valores econômicos
Eficiência Empresarial
• Eficiência: diz respeito ao método, ao modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação entre volumes produzidos / recursos consumidos.
• Uma empresa eficiente é aquela que consegue o seu volume de produção com o menor dispêndio
possível de recursos (menor custo por unidade produzida).
Eficácia Empresarial
• Eficácia: diz respeito a resultados, a produtos
decorrentes de uma atividade qualquer. Trata da
escolha da solução certa para determinado problema ou necessidade. É definida pela relação de resultados pretendidos / resultados obtidos.
• Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo e no tempo certo para uma determinada necessidade.
EFICÁCIA & EFICIÊNCIA
Definindo Efetividade
• O adjetivo EFETIVA vem do substantivo EFETIVIDADE.
EFETIVIDADE = EFICÁCIA + EFICIÊNCIA
• Essa equação significa que a efetividade é resultado da eficácia com eficiência.
• Eficácia significa obter resultados favoráveis .
• Eficiência significa fazer bem feito, seguindo um determinado padrão geralmente aceito.
Relação
Sist Processamento Transações (SPT)
Sist Inf. Gerenciais (SIG) Sist Apoio Decisão (SAD)
Operacional Tático Estratégico
Organização
Sistemas Informações Executivas (SIE)
Aplicações-Chaves na Organização
• Sistemas Nível-Operacional: suporte aos gerentes organizacionais no desenvolvimento de atividades elementares e transacionais na organização
• Sistemas Nível-Tático: suporte ao monitoramento, controle, tomada de decisões e atividades
administrativas de gerentes
• Sistemas Nível-Estratégico: auxiliam gerentes
manipular e situar questões estratégicas e tendências de longo-prazo, ambas na organização e no ambiente externo.
A visão de Processos
• As operações empresariais não são ilhas funcionais isoladas, pelo contrário, os
processos empresariais perpassam por toda a
estrutura organizacional, do momento em que
são iniciados pelo cliente até o ponto em que
o cliente recebe como retorno o produto de
sua solicitação.
Revendo Processos
O gerenciamento de funções busca otimizar partes, baseando-se no pressuposto de que se cada um fizer bem sua parte, o todo será ótimo.
Meu Presidente
Meu Diretor O outro Diretor O diretor dos
outros
Meu Gerente O outro Gerente
Meu chefe O outro chefe O chefe
dos outros
O chefe dos outros
O outro Gerente
Um outro chefe Um outro chefe
O gerenciamento de processos parte da crença de que organizações onde já foram feitas
racionalizações entre áreas, só podem ser otimizados considerando-se o conjunto (processos) e não apenas as partes (áreas organizacionais).
Meu Presidente
Meu Diretor O outro Diretor O diretor dos outros
Meu Gerente O outro Gerente
Meu chefe O outro chefe O chefe dos outros
O chefe dos outros
O outro Gerente
Um outro chefe Um outro chefe
Sistemas de Informação Gestão de Processos
• As organizações esperam que gerentes não somente usem sistemas mas também:
1. Saibam como usar a tecnologia da informação para projetar organizações competitivas e eficientes;
2. Participem no projeto da arquitetura de informação e sistemas de sua empresa;
3. Administrem os recursos de informação da organização;
4. Participem da definição e aquisição das tecnologias da informação;
As organizações esperam que gerentes...
5. Entendam sobre padrões de hardware e software de modo a garantir que os mesmos sejam compatíveis e possam operar em conjunto;
6. Escolham entre opções de telecomunicações alternativas;
7. Gerenciem e controle a influência dos sistemas nos empregados e no cliente;
8. Sugiram novos usos para os sistemas de informação.
Mudanças no Processo de Gerenciamento
• Crescente interdependência entre
organização e Sistemas de informação:
• Relacionamento de SI e organizações resultante da crescente complexidade e escopo dos
sistemas e aplicações
•Estratégias de negócio
•Regras
•Procedimentos
•Softwares
•Hardware
•Dados
•Telecomunicações
• Crescente poder e declínio do custo da Tecnologia de Informação
• Sistemas e aplicações mais fortemente
relacionados com atividades fundamentais
• Formação de uma Arquitetura de Informação
Mudanças no Processo de
Gerenciamento
Mudanças no Processo de Gerenciamento
Questões-Chaves
1. Mudança nos Negócios Estratégicos: os negócios usam tecnologia de informação para projetar organizações que são competitivas e efetivas;
2. Mudança na Globalização: as organizações devem entender o negócio e requisitos de sistema num ambiente de economia global;
3. Mudança na Arquitetura de Informação: as organizações devem desenvolver uma arquitetura de informação que suporte seus objetivos de negócio;
Mudanças no Processo de Gerenciamento
4. Mudança no Investimento em SI: as organizações determinam o valor do negócio do SI;
5. Mudança de Controle e Responsabilidade: a
organização deve projetar sistemas onde as pessoas possam controlar e entender; e a organização pode ter certeza que seus SI’s são usados de maneira
socialmente ética e responsável.
Perspectiva de Negócios
• Numa perspectiva gerencial e de negócios, um sistema de informação é uma solução
organizacional e administrativa, baseada na Tecnologia da Informação, para desafios e
problemas criados num ambiente de negócios.
Perspectiva de Negócios
Organização (processos)
TI Administração
(pessoas) SI
(Tecnologia da
Organização
• Sistemas de Informação são parte da organização
• Elementos-chave de uma organização:
– pessoas, – estrutura,
– procedimentos, – políticas e
– cultura.
Organização
• Uma Organizações formal é composta por diferentes níveis e especialidades
– sua estrutura revela uma clara divisão do trabalho – os níveis mais altos envolvem trabalhos gerenciais,
profissionais e técnicos e os níveis mais baixos envolvem trabalhos operacionais
– especialistas são contratados e treinados para diferentes funções
Organização
• Principais Funções Organizacionais
– Vendas e Marketing
• vender os produtos e serviços da organização – Fabricação / produção
• produzir produtos e serviços – Finanças
• administrar os recursos financeiros da organização (dinheiro, estoque, hipotecas, etc )
– Contabilidade
• manter os registros financeiros da organização – Recursos Humanos
• atrair, desenvolver e manter a força de trabalho da organização
Organização
• Procedimentos de Operações Padrões são regras formais para a realização de tarefas
– As regras orientam os empregados em vários procedimentos – Muitos procedimentos são formalizados e escritos, muito
outros são práticas informais de trabalho
– Muitos Procedimentos de Operações Padrões de uma
organização são incorporados em Sistemas de Informação
Organização - Cultura
• Cultura: conjunto fundamental de suposições, valores e maneiras de fazer as coisas, que foram aceitos pela maioria dos membros da organização.
• Parte da cultura da organização pode ser encontrada embutida em seus sistemas de informação (Ex: dar prioridade aos serviços dos clientes pode ser
encontrado em um sistema de acompanhamento de pacotes da empresa)
Organização - Política
• Diferentes níveis e especialidades em uma
organização criam diferentes interesses e pontos de vista.
• Essas visões conflitam freqüentemente. Esses
conflitos são a base para as políticas organizacionais.
• Os Sistemas de Informação resultam de conjunto de diferentes perspectivas, conflitos, compromissos e acordos que são parte natural de toda organização
Administração (Pessoas)
• Os gestores percebem os desafios de negócio no ambiente; apresentam as estratégias
organizacionais para responder a esses desafios e alocam recursos financeiros e
humanos para atingir a estratégia e coordenar o trabalho
• Os gestores têm também a responsabilidade
de liderança
Administração (Pessoas)
• Os gestores devem criar novos produtos, serviços e até re-criar a organização de tempos em tempos
• Os gestores devem direcionar trabalhos criativos usando novo conhecimento e informação.
• A tecnologia da informação tem um papel
importante no redirecionamento e reprojeto
da organização.
Administração (Pessoas)
• A interação dos componentes de TI com o componente humano é que traz
funcionalidade e utilidade para os sistemas informatizados.
• As pessoas devem estar capacitadas e
conscientes de sua participação na utilização
dos SI.
Tecnologia da Informação
• Tecnologia da Informação é uma das principais ferramentas disponíveis aos gerentes para
enfrentar as mudanças.
• Tecnologia da Informação é o instrumento que mantém a organização unida
– hardware – software
– tecnologia de armazenamento – tecnologia de comunicações
• Conhecer como os computadores e softwares
trabalham é importante no projeto de soluções para os problemas organizacionais
• Mas TI é apenas parte de um Sistema de Informação
• A TI é a infra-estrutura dos Sistemas de Informação, mas sozinha não pode produzir a informação para as necessidades particulares de uma organização
Tecnologia da Informação
Desenvolver um SI
• Não existe um único modo certo de se projetar um sistema.
• Os sistemas de informação diferem em termos de tamanho, tecnologia e complexidade.
• As empresas diferem em termos das habilidades do seu pessoal de informática, experiência e infra-
estrutura computacional instalada.
Alternativas de desenvolvimento
• Equipe interna = funcionários de TI
• Contratação de terceiros para
desenvolvimento de um sistema específico
• Aquisição de pacotes de sistemas prontos
• Desenvolvimento pelo usuário final
Análise de Sistemas
• Independente do método escolhido, os objetivos da análise de sistemas são:
– Definir os objetivos gerais do sistema;
– Identificar a operação e os problemas do(s) sistema(s) existente(s);
– Identificar os requerimentos e objetivos do novo sistema;
– Identificar áreas que requerem mudança organizacional.
Como solucionar os Problemas organizacionais com os SI
• Cinco estágios do processo de solução de problemas:
1. Definir e analisar o problema
2. Investigar e compreender o problema 3. Selecionar a melhor opção
4. Projetar a solução
5. Implementar a solução
Análise e Projeto de Sistemas
1. Analisar o problema
Identificar o problema
Identificar questões de pessoal, tecnológicas e da organização
2. Compreender o problema
Reunir informações
Identificar causas e histórico
3. Tomar Decisão
Especificar os objetivos da solução
Avaliar soluções alternativas
Selecionar a melhor solução
An á lise
Análise e Projeto de Sistemas
4. Projetar a solução
Projeto lógico
Projeto físico
5. Implementar a solução
Implementar o plano
Modificar os procedimentos (se necessário)
Avaliar a solução
P ro jeto
Manter o Sistema
• Manutenção
– Correções de erros (bugs) – Melhorias de performance – Atendimento a legislação
• Customizações / melhorias
• Custos ?!
O que significa Gestão de Sistemas de Informação?
Gestão de Sistemas de Informação é um processo de planejar, executar, comparar e tomar providências corretivas e/ou de melhoria contínua de sistemas transacionais, sistemas de informação propriamente ditos e sistemas integrados,
objetivando conquistar resultados favoráveis para a empresa.
Informatização & Automatização
Há ligeiras diferenças conceituais, portanto não são a mesma coisa.
• Informatização é todo processo de desenvolver e/ou implementar
sistemas de informação para controlar e/ou realizar atividades humanas pelo computador. Por exemplo: desenvolver e/ou implementar um editor de textos, como o Word, para substituir a velha máquina de escrever.
• Automatização (ou Automação) é todo processo de desenvolver e/ou implementar sistemas de informação para movimentar máquinas,
equipamentos e dispositivos em geral sob o controle de um computador.
Por exemplo: desenvolver e/ou implementar controle de processos para movimentar uma máquina em uma fábrica.
Informatização & Automatização
• Portanto, Automatização faz parte de Informatização.
Toda Automatização é Informatização, mas nem toda Informatização é Automatização.
Internetização
• Internetização é o crescente processo de Informatização de quase tudo de atividades humanas pela Internet.
• Tudo, praticamente tudo que foi informatizado anteriormente em computadores locais e isolados, tende também a ser
disponibilizado em rede remota para bilhões de habitantes deste planeta.
• Cada vez mais, passa-se a ter uma providencial opção ao tradicional ensino presencial, em todas as áreas do
conhecimento humano.
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de SI’s
• Auxiliar a empresa a buscar resultados positivos (lucros obviamente) com eficientes sistemas de informação.
• Isso significa que de nada adianta ter melhores sistemas de informação com melhores tecnologias e profissionais do mundo, se a empresa não auferir resultados positivos com eles.
Isso, na prática, significa:
• Implementar sistemas de informação com o objetivo de auferir o MÁXIMO DE RECEITAS E BENEFÍCIOS e incorrer o MÍNIMO DE CUSTOS E MALEFÍCIOS à empresa.
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de SI’s
• Vamos traduzir essa verdade em uma das nossas linguagens de negócios chamada de Contabilidade:
A TODO CRÉDITO CORRESPONDE UM DÉBITO E VICE-VERSA.
ou
NÃO EXISTE CRÉDITO SEM DÉBITO E VICE-VERSA.
• Pois é: Não existe receita sem custo (ou um mínimo de
esforço) e não existe benefício sem malefício (ou um mínimo de problemas)
• Ambos andam lado a lado!
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de SI’s
• Uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação significa não só maximizar receitas e benefícios como também minimizar custos e malefícios.
• A verdade é que todo mundo lembra de maximizar receitas e benefícios, bem como minimizar custos, mas esquece dos malefícios!
Quais malefícios dos SI’s?
Há dois tipos de malefícios que se escondem por trás dos benefícios, que, à primeira vista não se percebe:
• Dependência – fica-se cada vez mais dependente das Tecnologias e dos Sistemas de Informação.
• “Malware” – o Mundo Virtual sofre cada vez mais invasões não só de vírus mas também de invasores virtuais; como se tudo isso não bastasse, perde-se, cada vez mais, a
privacidade no Mundo Real a medida em que suas informações são disponibilizadas no Mundo Virtual.
Para refletir
A chave do sucesso das empresas, nos negócios, está em Sistemas de Informação que funcionam eficientemente, a exemplo de um automóvel, cada vez mais, controlado pelos computadores a bordo. Mas, o núcleo inteligente que decide, comanda e administra, ainda é o homem – principalmente nas horas mais críticas, quando somente a inteligência
humana é capaz de discernir e decidir pela estratégia mais acertada em busca do sucesso.
Bibliografia
• LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Gerenciamento de sistemas de informação. 3 ed. Rio de Janeiro: LTC, 2001.
• STAIR, Ralph M.; REYNOLDS, George W. Princípios de sistema de informação: Uma abordagem gerencial. 4 ed. Rio de
Janeiro: LTC, 2002.
• O’BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as Decisões
Gerenciais na Era da Internet. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2004.
