Case para a atividade das aulas
O Cenário
Dois empresários do ramo financeiro decidiram unir-se para construir uma Sociedade que trabalharia no Ramo de Factoring. Após meses de negociações, resolveram comprar de imediato 02 prédios de oito andares, para fazerem como Sede de sua Empresa, .
O numero atual de funcionário desta empresa é de 53 pessoas.
O primeiro Prédio encontra-se em Pinheiros junto à Rua Doutor Arnaldo e a Rua Teodoro Sampaio. O mesmo encontra-se junto a uma área com uma infraestrutura invejável. Próximo ao prédio encontra-se um posto de Gasolina da Shell, um Supermercado, a Cia da Telefônica, Hospital das Clinicas e duas Faculdades de renome, podendo assim contratar pessoas desta para serem seus funcionários. Atualmente esta sendo construída uma nova linha do metrô nesta região e constantemente existe um trânsito muito elevado de pessoas e caminhões. Obras de infraestrutura elétrica estão sendo feitas para poder suprir a demanda das novas Empresas ali existentes.
O Segundo Prédio encontra-se localizado na região da Vila Maria, próximo da Marginal Tietê e saída para Dutra, lá existe uma empresa de reciclagem de pneus e uma serralheria. O prédio em que a empresa encontra-se localizada foi adquirido de uma Empresa de transporte de ônibus, onde toda a sua infra-estrutura foi adaptada na implantação das áreas da Empresa. Foi contratada uma empresa terceirizada para fazer algumas reformas dentro da empresa e por isso a circulação de não funcionários nas áreas da empresa aumentou consideravelmente.
A EMPRESA
As empresas de Factoring estão no mercado financeiro para auxiliar e ajudar as empresas que estejam em dificuldades financeiras momentâneas. Esta ajuda se dá através de uma análise preestabelecida de cada empresa, onde é medido seu potencial para as operações de Fomento Mercantil, através de seu faturamento.
ESTRUTURAS DEPARTAMENTAIS
Administrativo: Departamento composto por onze funcionários que respondem diretamente diretoria administrativa e onde existe a figura de um supervisor e dez analistas. Cada analista Interage diretamente com um gerente de contas do departamento comercial, cada analista trata e tem acesso a sua respectiva carteira. O supervisor tem acesso a todas as informações de todas as contas de seus analistas, podendo interagir diretamente com eles. Não existe nenhum sistema de apoio para este departamento e as informações encontram-se distribuídas nos micros dos funcionários da área.Todo o processo de controle da carteira é feito de forma manual
Comercial: Departamento composto por onze funcionários que respondem diretamente a diretoria comercial e onde existe a figura de um supervisor e dez gerentes de contas.
Cada gerente interage diretamente com um analista do departamento administrativo, cada gerente de conta tem acesso e administra sua própria carteira.
O supervisor do departamento comercial tem acesso a todas as informações e pode interagir direta ou indiretamente em cada uma das carteiras. O sistema comercial foi feito há muito tempo atrás utilizando uma linguagem de programação antiga (Clipper e precisa ser revisto para adequar as novas necessidades de mercado que utiliza interface Gráfica)
Jurídico: Departamento composto por cinco funcionários que respondem diretamente ao departamento
administrativo e onde existe a figura de um supervisor "advogado", mais dois advogados respondem diretamente ao seu supervisor, cada um deles possui um estagiário.
Os processos são divididos com os dois advogados. Cada advogado tem acesso aos seus processos e o supervisor tem acesso a todas as informações do departamento. (não existe um sistema informatizado de controle dos processos como também não existe forma documentada do trâmite dos processos no fórum e não existe ainda um processo implantado para digitalizar todos os processos antigos e que já estão resolvidos)
Marketing: Departamento composto por quatro funcionários que respondem diretamente ao departamento comercial e onde existe a figura de um supervisor, mais três auxiliares, sendo que o supervisor é quem recebe todas as solicitações de trabalhos e metas a serem atingidas. Todos têm acesso às informações do departamento. (Apesar de ser uma área de contato com cliente não existe nenhuma aplicação que permite um relacionamento direto com o cliente final)
Diretoria: Departamento composto por dois diretores, administrativo e comercial que controlam respectivamente sua área e presta contas a presidência da Empresa.
Compras: Departamento composto por dois funcionários que respondem diretamente ao departamento administrativo e onde existe a figura de um encarregado e um auxiliar, dentro da estrutura do departamento, tanto o encarregado como o auxiliar, tem liberdade dentro do sistema de compras, mas somente o encarregado pode autorizar a compra. (O sistema de compras é o único que funciona desde o inicio da empresa e também foi desenvolvido em Clipper porem sua documentação foi perdida)
RH / DP: Departamento composto por cinco funcionários que respondem diretamente ao departamento administrativo e onde existe a figura de um supervisor, mais quatro auxiliares. O supervisor recebe as informações de todos os departamentos, seleciona e retransmite para seus auxiliares que tem acesso somente aos programas internos do DP e RH. Existe a presença dentro do micro do supervisor do Sistema chamado SRH, que é responsável por todas as atividades do Departamento e utilizado por todos os colaboradores do departamento.
Financeiro: Departamento composto por três funcionários que respondem diretamente ao departamento Administrativo e onde existe a figura de um supervisor, mais dois auxiliares. O supervisor
recebe as informações de todos os departamentos, seleciona e retransmite para seus auxiliares que tem acesso somente aos programas internos do departamento financeiro. . Em uma auditoria recente foram identificados diversos problemas com a contabilidade com relação aos cálculos efetuados por partes dos profissionais que não utilizam um sistema informatizado para o controle de Caixa da Empresa.
CPD: Departamento composto por três funcionários que respondem diretamente ao departamento
administrativo e onde existe a figura de um supervisor, um administrador de redes e um auxiliar. O supervisor recebe as informações e solicitações dos departamentos, da estrutura da empresa. Ele trata as informações juntamente com o administrador de redes e em conjunto tomam as medidas necessárias para sua realização. Esse departamento fica responsável pela manutenção da rede.
Recepção: É composto pela recepcionista que recebe os visitantes e informa o departamento solicitado
através dos ramais internos.
Diretoria: Composta por dois diretores, sendo um da área Comercial que tem acesso a todas as informações deste departamento e outro da Área Administrativa que por sua vez possui acesso a todas as informações do departamento comercial. Ambos os diretores são assessorados pela mesma Secretária. (Esta secretária apresenta uma série de dificuldade na criação de cartas comerciais bem como no desenvolvimento de atas documentações internas que vão para os presidentes de outras empresas e também para a imprensa);
Presidente e Vice-Presidente: Os dois possuem acesso a todas as informações sendo que são assessorados por uma mesma Secretária.
UTILIZAÇÃO DA INTERNET
Atualmente cinco departamentos têm acesso a Internet, sendo que somente os supervisores têm acesso a Internet. Esses departamentos são: Comercial, Marketing, Jurídico, Compras e CPD. Cada um deste departamento acessa a internet através de modens localizados dentro dos computadores dos supervisores.
DISPOSIÇÃO DOS EQUIPAMENTOS DENTRO DOS DEPARTAMENTOS
Administrativo: Trabalham com três micros, um e uma impressora, sendo que os micros existentes são estações de trabalho de uso coletivo.
Comercial: Trabalham com três micros, um modem (compartilhado com o Marketing) e uma impressora, sendo que os micros existentes são estações de trabalho de uso coletivo.
Marketing: Trabalham com um micro, um modem (compartilhado com o Comercial) e duas impressoras, sendo que o micro existente é uma estação de trabalho de uso coletivo.
Jurídico: Trabalham com um micro, um modem e uma impressora, sendo que o micro existente é uma estação de trabalho de uso coletivo.
Diretoria: Trabalha com dois micros e uma impressora.
Compras: Trabalham com um micro, um modem e uma impressora, sendo que o micro existente é uma estação de trabalho de uso coletivo.
RH / DP: Trabalham com um micro e uma impressora, sendo que o micro existente é uma estação de trabalho de uso coletivo.
Financeiro: Trabalham com um micro e uma impressora, sendo que o micro existente é uma estação de trabalho de uso coletivo.
CPD: Trabalham com cinco micros, cinco servidores, um modem e uma impressora.
Recepção: Atualmente possui 01 micro e uma impressora.
Descrição da situação de informática da Empresa;
1. A empresa não tem acesso compartilhado da Internet para todos os colaboradores
2. Como cada usuário possui uma série de sistemas feitos em Access a idéia é que num futuro próximo todos estes bancos seja conciliados, gerando desta forma uma solução única e compacta; 3. Ainda não foi instalada a rede de forma completa, a maioria dos departamentos possui conexões
computador a computador dois a dois sendo que apenas o departamento financeiro possui um Hub para ligar o departamento inteiro e compartilhar os recursos de TI como: Impressora; CD Rom, Fax; 4. Apesar de possuir um servidor dedicado a intranet algumas páginas existentes estão localizadas
nas maquinas dos profissionais de TI e de alguns usuários do financeiro;
5. Os sistemas feitos pela área de informática são desenvolvidos sem nenhuma documentação e metodologia.
6. Os funcionários da informática não têm formação técnica adequada;
7. Não existe documentação dos sistemas da empresa bem como dos seus algoritmos;
Todos os equipamentos dos usuários possuem como sistema operacional o Windows XP e o pacote Office 2000.
Algumas estações possuem o antivírus da Mcafee VirusScan instalado pelos usuários, sendo que nos servidores, apenas o Servidor de Arquivo possui este Antivírus instalado.
Os administradores da Rede estão sobrecarregados e a sua única preocupação é com o Help desk para os usuários, bem como com a infra-estrutura de forma a deixar todos os micros dos usuários funcionando. Obs: A soma de todos os micros dentro da estrutura atual da empresa totaliza vinte e quatro equipamentos, mas a estrutura pretendida e planejada colocará a disposição de cada funcionário uma estação de trabalho individual e com acesso a Internet. Grande parte destes micros são Pentium IV com HD de 200 GB e Memória de 1 GB
Planejamento Físico
A empresa atualmente esta instalada em dois prédios, entretanto será necessário ainda de alguns equipamentos indispensáveis na sala dos servidores e dos usuários.
Na unidade da Vila Maria, todo o cabeamento existente não é estruturado, bem como na outra unidade que apresenta alem disso problemas com lay-out das salas dos usuários e pessoal de informática.
Estrutura de Servidores
A empresa conta com uma infraestrutura de Servidores concentrada na Sede de Pinheiros
• 01 Servidor de intranet: Responsável pela manutenção da intranet dentro da Empresa;
• 01 Servidor de Correio: Responsável pelo gerenciamento de todas as contas de correio dos funcionários da Empresa.;
• 01 Servidor de banco de dados: Responsável pelo armazenamento do banco de dados SQL;
• 01 Servidor Controlador de Domínio: Servidor Primário da Rede e local utilizado para armazenar os dados dos Usuários;
• 01 Servidor (File Server): Servidor Responsável pela guarda dos arquivos das unidades.
• 01 Servidor (DNS/DHCP);
• 04 Switcher
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
Departamento Sub-Departamento Nº de Funcionários Possui Sistema de
Apoio? Descrição do Sistema de Gestão Departamental
Administrativo
Administração 11 Não Nenhum
Compras 2 Sim
Sistema em Clipper, porém não possui atualização e não atende as novas
necessidades Departamento Pessoal
e Recursos Humanos 5 Sim SRH
Financeiro 3 Sim Sistema interno que atende ao
departamento financeiro
CPD 3 Não Nenhum
Comercial Comercial 11 Sim
Sistema em Clipper, porém não possui atualização e não atende as novas
necessidades.
Marketing 4 Não Nenhum
Jurídico Jurídico 5 Não Nenhum
Departamento Sub-Departamento Nº de
Computadores Uso coletivo?
Nº de Modens? Acessa Internet? Impressoras Administrativo Administração Compras Departamento Pessoal e Recursos Humanos Financeiro CPD Comercial Comercial Marketing Jurídico Jurídico Diretoria Recepção Comercial Administrativo Compras Marketing Jurídico DP / RH Financeiro Presidência CPD
