Gestão de Projetos
Metodologias, Técnicas e Ferramentas para a Gestão de Projetos
https://sites.google.com/site/thiagoaalves/
Relembrando
Você se lembra o que e um Escopo?
Você se lembra o que e uma WBS (EAP)? Qual a Importância dos 2?
Gestão de Projetos
O que é um cronograma
É uma ferramenta para gerenciamento do Tempo
de um Projeto.
Sua essência é a composição de uma lista de
atividades interligadas por relações de
dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas,
feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de
Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades.
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Cronograma e a Definição de quando as
atividades vão começar e quando elas vão terminar (Estimativa).
No Cronograma também são definidos os
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Como fazer um cronograma
A forma mais simples para explicar como
montar é listar o passo a passo do processo:
◦ Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);
◦ Listar atividades;
◦ Estimar duração das atividades;
◦ Definir Recursos das atividades;
◦ Definir dependências entre as atividades;
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◦ Definir data inicial do projeto;
◦ Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos;
◦ Nivelar recursos;
◦ Identificar e analisar o caminho crítico; ◦ Traçar uma linha de base;
◦ Iniciar o monitoramento e controle do projeto.
Cronograma Simples
Tarefa Responsável Inicio Termino
Fazer Aula de GP Thiago 20/02/2015 22/02/2015 Fazer Compras Thiago e Adauto 24/02/2015 24/02/2015 Comprar Presente Thiago 22/02/2015 26/02/2015
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Ciclos de vida de projetos
O ciclo de vida é baseado na natureza do
projeto, os 3 mais comuns são:
◦ Cascata – As atividades são executadas de inicio a fim apenas uma vez.
◦ Iterativo – As fases do projeto se repetem iterativamente
◦ Iterativo incremental – A cada iteração são definidos ou executados novos requisitos no projeto;
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Recomendações práticas sobre uso do
cronograma
• Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crítico;
• Cronograma desatualizado não serve para nada;
• O cronograma deve ser distribuído às equipes do projeto, senão não saberão que atividade fazer na sequencia;
• Atividades não devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas;*
Caminho Critico
O caminho crítico é a sequência de
atividades que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto
possa ser concluído dentro do prazo final.
Se o prazo final for excedido, é porque no
mínimo uma das atividades do caminho crítico não foi concluída na data
programada.
É importante entender a sequência do
caminho crítico para saber onde você tem e onde você não tem flexibilidade.
Caminho Critico
Por exemplo, você poderá ter uma série
de atividades que foram concluídas com atraso, no entanto, o projeto como um todo ainda será concluído dentro do prazo, porque estas atividades não se encontravam no caminho crítico.
Por outro lado, se o seu projeto está
atrasado, e você alocar recursos
adicionais em atividades que não estão no caminho crítico não fará com que o
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◦ Use um padrão de atualização como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100 ou 0-100.
Geralmente não é relevante encontrar o percentual exato de completude de uma atividade;
◦ O cronograma por si só não garante entregas no prazo, para isso dependemos das
pessoas;
◦ Use uma ferramenta de apoio para geração e controle de cronograma.
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Existem várias formas de estruturar um
cronograma, a cada projeto deve-se
avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a
fluidez das atividades e a facilidade de visualização da conclusão das etapas. As duas estruturas mais comuns são: por
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No cronograma por entregas, quebra-se o
produto/serviço a ser gerado em pedaços e organiza-se atividades para conclusão
desses pedaços individualmente. Já no cronograma por fases, cria-se um
conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se atividades para sua conclusão.
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Dependências - Deve conter as atividades que o projeto não pode
resolver, mas tem que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou sub-projetos.
Entregas – Deve conter a lista das entregas do projeto, que deverão vir
diretamente da Declaração de Trabalho e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.
Marcos – Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem
ter sempre o esforço em zero horas) e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.
Fase: LARGADA INICIAL – Deve conter atividades de iniciação do
projeto, como: Definir o GP, obter acessos, permissões, estabelecer um diretório compartilhado, fazer o kick-off e etc.
Fase: PLANEJAR – Deve conter atividades de
planejamento, como: Estabelecer o Plano de Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revisões e validações.
Fase: EXECUTAR – Deve conter as atividades de execução do cerne do
projeto. Normalmente incluo uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto, em inglês WBS – Work Breakdown Structure) baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de monitoramento.
Fase: ENCERRAMENTO – Deve conter as atividades de encerramento
de projeto, como: Liberação de recursos, registros, lições aprendidas e arquivamento.
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Nas fases “LARGADA INICIAL”,
“PLANEJAR” e “ENCERRAMENTO”.
Este é um cronograma genérico que atende
a projetos com ciclo de vida em cascata baseado em fases. Para projetos iterativos-incrementais seria necessário criar um nível acima e para cada ciclo iterativo copiar a
estrutura apresentada. É isso pessoal, montar cronogramas é um trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanhá-lo e perceber o quanto ele evita problemas, é
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Exercício (30 Minutos)
Com Base na WBS criada no exercício
anterior elabore um Cronograma para ela.
O Cronograma deve conter a Atividade,
Resolução Exercicio
Aulas de GP Planejar Pesquisar Sobre os Temas Montar Material Aplicar Aula LecionarResolução
Nome Data Inicio Data Fim Dependencia
Aula de GP 01/01/2015 10/01/2015
Planejar 01/01/2015 09/01/2015 Pesquisar sobre
os temas
01/01/2015 05/01/2015
Montar Materia 06/01/2015 09/01/2015 Pesquisar os Temas
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Como fazer um cronograma no
Excel
Nos dias de hoje quando se fala em
Gestão de Projetos e Cronogramas se fala em Project. Mas existe uma outra ferramenta que quando bem trabalhada pode ser tão poderosa quanto o Project.
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Observe que todos os cronogramas apresentados
são aplicáveis a projetos mais simples. Isso
acontece porque em projetos mais complexos é mandatório usar ferramenta adequada para
gerenciar prazo, com visibilidade de caminho crítico, folgas, antecipações, esperas e buffers.
Mais Planilhas Disponíveis em:
http://www.elirodrigues.com/gestao-de- projetos/serie-como-fazer-um-cronograma/parte-6-como-fazer-um-cronograma-no-excel/
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Cronograma Simples
Esse exemplo contém apenas a descrição da
tarefa, datas finais planejadas e reais e responsáveis.
Aplicação: Serve para projetos muito pequenos,
reportar status do projeto, listar atividades no tempo, acompanhar previsto x real etc
Vantagens:
Rapidamente lista um conjunto de atividades Pode-se acrescentar novos campos livremente Desvantagens:
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Cronograma baseado em horas (para janelas
de mudança / manutenção)
Utilizado muito para projetos de manutenção em
“janelas programadas”, que são horários autorizados para execução de alguma intervenção de ambientes em uso (produção). Falando em Tecnologia da
Informação, é quando um site sai do ar rapidamente para sofrer alterações.
Este tipo de projeto requer que as tarefas sejam
planejadas hora a hora, que sejam estabelecidos “pontos de análise” ou “checagem”, tempo para
avaliação da corretude da manutenção e por último, tempo para “retornar ao estado inicial”, do
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Aplicação: Projetos de manutenção /
mudanças programadas ou intervenções em ambientes em funcionamento / produção.
Vantagens:
Praticidade para listar e acompanhar
atividades
Lista as dependências do projeto
Mostra pontos de “retorno ao estado incial”
(rollback)
Seta pontos de análise.
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Cronograma com datas previstas e
realizadas
Possui todos os campos mais comuns em
cronogramas montados com auxílio de ferramentas.
Aplicação: Projetos de médio porte baseados
em Excel.
Vantagens:
Apresenta campos de datas planejadas e reais Apresenta o esforço em horas para cada tarefa Possui relação de predecessão
Desvantagens:
Tem controle manual (nada automatizado) Não calcula datas
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Cronograma baseado em esforço
Alguns projetos são tão curtos e comuns
que é necessário apenas um levantamento do total de horas (de esforço), definição de responsáveis e status das tarefas.
Utilizei este cronograma para gerenciar projetos de instalação de VPNs.
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Aplicação: Útil para iniciativas, projetos
simples e baseados em serviços. Também serve para coletar esforços e montar um cronograma completo posteriormente. Leia mais da série “Como fazer um cronograma”.
Vantagens:
Simples, prático e clean
Apresenta dependências externas ao projeto
(dependencies)
Desvantagens:
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Orçamentos.
Estão relacionados com a Gestão de
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Gerenciamento dos custos do projeto
são todas as atividades necessárias que
tem como objetivo estimar, orçamentar e controlar os custos, de modo que o
projeto termine dentro do orçamento aprovado. Pertencem ao gerenciamento dos custos do projeto os seguintes
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◦ Estimar os custos - Processo no qual é
desenvolvida uma estimativa com relação aos recursos monetários relacionados às
atividades do projeto;
◦ Determinar o orçamento - Processo no qual são agregados os custos estimados de atividades individuais e pacotes de trabalho; ◦ Controlar os custos - Processo no qual é
monitorado o andamento do projeto e o seu orçamento é atualizado.
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Para realizar a definição de Custos do
Projeto normalmente e utilizado a seguinte formula:
◦ Valor Hora X Horas Trabalhadas Da função X +Valor Hora X Horas Trabalhadas Da função Y +Valor Hora X Horas Trabalhadas Da
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Cargo Valor Hora Horas Trabalhadas Total
Analista 30 200 6000
Desenvolvedor 40 500 20000
Design 30 100 3000
Reflexão
O Valor final do projeto e 29000? Quando
se passa o valor para o cliente este e o preço final?
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Além do Preço da mão de Obra devem
ser incluídos no orçamento do projeto:
◦ Reservas de Segurança ( chamado como Bolsões de Folga ou “Gordurinha”);
◦ Percentual de Lucro;
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Percentual Valor do Projeto Total Bolsão de %Segurança 15% 29000 4350 Lucro 20% 29000 5800 Taxas Administrativas 15% 29000 4350 Total 14500Gestão de Projetos
Dependendo da Natureza do projeto
podem surgir outras despesas:
◦ Despesas com Viagem; ◦ Despesas Operacionais; ◦ E assim por diante.
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Ou seja o valor final do projeto fica no
Reflexão
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Restrição Tripla ( Ou Tríplice Restrição) Em gestão de Projetos existem 3 pontos
chaves para o desenvolvimento de um projeto e se deve saber trabalhar com eles:
◦ Escopo;
◦ Cronograma; ◦ Orçamento.
Próxima aula
Semana que vem teremos um trabalho
em grupo que vai ser realizado em sala de aula.