Aula 2 - Metodologias, Técnicas e Ferramentas para a Gestão de Projetos

Gestão de Projetos

Metodologias, Técnicas e Ferramentas para a Gestão de Projetos

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Relembrando

 Você se lembra o que e um Escopo?

 Você se lembra o que e uma WBS (EAP)?  Qual a Importância dos 2?

Gestão de Projetos

 O que é um cronograma

 É uma ferramenta para gerenciamento do Tempo

de um Projeto.

 Sua essência é a composição de uma lista de

atividades interligadas por relações de

dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas), que aplicadas sobre um calendário (datas,

feriados) e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de

Recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades.

Gestão de Projetos

 Cronograma e a Definição de quando as

atividades vão começar e quando elas vão terminar (Estimativa).

 No Cronograma também são definidos os

Gestão de Projetos

 Como fazer um cronograma

 A forma mais simples para explicar como

montar é listar o passo a passo do processo:

◦ Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);

◦ Listar atividades;

◦ Estimar duração das atividades;

◦ Definir Recursos das atividades;

◦ Definir dependências entre as atividades;

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◦ Definir data inicial do projeto;

◦ Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos;

◦ Nivelar recursos;

◦ Identificar e analisar o caminho crítico; ◦ Traçar uma linha de base;

◦ Iniciar o monitoramento e controle do projeto.

Cronograma Simples

Tarefa Responsável Inicio Termino

Fazer Aula de GP Thiago 20/02/2015 22/02/2015 Fazer Compras Thiago e Adauto 24/02/2015 24/02/2015 Comprar Presente Thiago 22/02/2015 26/02/2015

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 Ciclos de vida de projetos

 O ciclo de vida é baseado na natureza do

projeto, os 3 mais comuns são:

◦ Cascata – As atividades são executadas de inicio a fim apenas uma vez.

◦ Iterativo – As fases do projeto se repetem iterativamente

◦ Iterativo incremental – A cada iteração são definidos ou executados novos requisitos no projeto;

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 Recomendações práticas sobre uso do

cronograma

• Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crítico;

• Cronograma desatualizado não serve para nada;

• O cronograma deve ser distribuído às equipes do projeto, senão não saberão que atividade fazer na sequencia;

• Atividades não devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas;*

Caminho Critico

 O caminho crítico é a sequência de

atividades que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto

possa ser concluído dentro do prazo final.

 Se o prazo final for excedido, é porque no

mínimo uma das atividades do caminho crítico não foi concluída na data

programada.

 É importante entender a sequência do

caminho crítico para saber onde você tem e onde você não tem flexibilidade.

Caminho Critico

 Por exemplo, você poderá ter uma série

de atividades que foram concluídas com atraso, no entanto, o projeto como um todo ainda será concluído dentro do prazo, porque estas atividades não se encontravam no caminho crítico.

 Por outro lado, se o seu projeto está

atrasado, e você alocar recursos

adicionais em atividades que não estão no caminho crítico não fará com que o

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◦ Use um padrão de atualização como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100 ou 0-100.

Geralmente não é relevante encontrar o percentual exato de completude de uma atividade;

◦ O cronograma por si só não garante entregas no prazo, para isso dependemos das

pessoas;

◦ Use uma ferramenta de apoio para geração e controle de cronograma.

Gestão de Projetos

 Existem várias formas de estruturar um

cronograma, a cada projeto deve-se

avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a

fluidez das atividades e a facilidade de visualização da conclusão das etapas. As duas estruturas mais comuns são: por

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 No cronograma por entregas, quebra-se o

produto/serviço a ser gerado em pedaços e organiza-se atividades para conclusão

desses pedaços individualmente. Já no cronograma por fases, cria-se um

conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se atividades para sua conclusão.

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 Dependências - Deve conter as atividades que o projeto não pode

resolver, mas tem que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou sub-projetos.

 Entregas – Deve conter a lista das entregas do projeto, que deverão vir

diretamente da Declaração de Trabalho e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.

 Marcos – Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem

ter sempre o esforço em zero horas) e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.

 Fase: LARGADA INICIAL – Deve conter atividades de iniciação do

projeto, como: Definir o GP, obter acessos, permissões, estabelecer um diretório compartilhado, fazer o kick-off e etc.

 Fase: PLANEJAR – Deve conter atividades de

planejamento, como: Estabelecer o Plano de Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revisões e validações.

 Fase: EXECUTAR – Deve conter as atividades de execução do cerne do

projeto. Normalmente incluo uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto, em inglês WBS – Work Breakdown Structure) baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de monitoramento.

 Fase: ENCERRAMENTO – Deve conter as atividades de encerramento

de projeto, como: Liberação de recursos, registros, lições aprendidas e arquivamento.

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 Nas fases “LARGADA INICIAL”,

“PLANEJAR” e “ENCERRAMENTO”.

 Este é um cronograma genérico que atende

a projetos com ciclo de vida em cascata baseado em fases. Para projetos iterativos-incrementais seria necessário criar um nível acima e para cada ciclo iterativo copiar a

estrutura apresentada. É isso pessoal, montar cronogramas é um trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanhá-lo e perceber o quanto ele evita problemas, é

Gestão de Projetos

 Exercício (30 Minutos)

 Com Base na WBS criada no exercício

anterior elabore um Cronograma para ela.

 O Cronograma deve conter a Atividade,

Resolução Exercicio

Resolução

Nome Data Inicio Data Fim Dependencia

Aula de GP 01/01/2015 10/01/2015

Planejar 01/01/2015 09/01/2015 Pesquisar sobre

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01/01/2015 05/01/2015

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 Como fazer um cronograma no

Excel

 Nos dias de hoje quando se fala em

Gestão de Projetos e Cronogramas se fala em Project. Mas existe uma outra ferramenta que quando bem trabalhada pode ser tão poderosa quanto o Project.

Gestão de Projetos

 Observe que todos os cronogramas apresentados

são aplicáveis a projetos mais simples. Isso

acontece porque em projetos mais complexos é mandatório usar ferramenta adequada para

gerenciar prazo, com visibilidade de caminho crítico, folgas, antecipações, esperas e buffers.

 Mais Planilhas Disponíveis em:



http://www.elirodrigues.com/gestao-de- projetos/serie-como-fazer-um-cronograma/parte-6-como-fazer-um-cronograma-no-excel/

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 Cronograma Simples

 Esse exemplo contém apenas a descrição da

tarefa, datas finais planejadas e reais e responsáveis.

 Aplicação: Serve para projetos muito pequenos,

reportar status do projeto, listar atividades no tempo, acompanhar previsto x real etc

 Vantagens:

 Rapidamente lista um conjunto de atividades  Pode-se acrescentar novos campos livremente  Desvantagens:

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 Cronograma baseado em horas (para janelas

de mudança / manutenção)

 Utilizado muito para projetos de manutenção em

“janelas programadas”, que são horários autorizados para execução de alguma intervenção de ambientes em uso (produção). Falando em Tecnologia da

Informação, é quando um site sai do ar rapidamente para sofrer alterações.

 Este tipo de projeto requer que as tarefas sejam

planejadas hora a hora, que sejam estabelecidos “pontos de análise” ou “checagem”, tempo para

avaliação da corretude da manutenção e por último, tempo para “retornar ao estado inicial”, do

Gestão de Projetos

 Aplicação: Projetos de manutenção /

mudanças programadas ou intervenções em ambientes em funcionamento / produção.

 Vantagens:

 Praticidade para listar e acompanhar

atividades

 Lista as dependências do projeto

 Mostra pontos de “retorno ao estado incial”

(rollback)

 Seta pontos de análise.

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 Cronograma com datas previstas e

realizadas

 Possui todos os campos mais comuns em

cronogramas montados com auxílio de ferramentas.

 Aplicação: Projetos de médio porte baseados

em Excel.

 Vantagens:

 Apresenta campos de datas planejadas e reais  Apresenta o esforço em horas para cada tarefa  Possui relação de predecessão

 Desvantagens:

 Tem controle manual (nada automatizado)  Não calcula datas

Gestão de Projetos

 Cronograma baseado em esforço

 Alguns projetos são tão curtos e comuns

que é necessário apenas um levantamento do total de horas (de esforço), definição de responsáveis e status das tarefas.

Utilizei este cronograma para gerenciar projetos de instalação de VPNs.

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 Aplicação: Útil para iniciativas, projetos

simples e baseados em serviços. Também serve para coletar esforços e montar um cronograma completo posteriormente. Leia mais da série “Como fazer um cronograma”.

 Vantagens:

 Simples, prático e clean

 Apresenta dependências externas ao projeto

(dependencies)

 Desvantagens:

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 Orçamentos.

 Estão relacionados com a Gestão de

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 Gerenciamento dos custos do projeto

são todas as atividades necessárias que

tem como objetivo estimar, orçamentar e controlar os custos, de modo que o

projeto termine dentro do orçamento aprovado. Pertencem ao gerenciamento dos custos do projeto os seguintes

Gestão de Projetos

◦ Estimar os custos - Processo no qual é

desenvolvida uma estimativa com relação aos recursos monetários relacionados às

atividades do projeto;

◦ Determinar o orçamento - Processo no qual são agregados os custos estimados de atividades individuais e pacotes de trabalho; ◦ Controlar os custos - Processo no qual é

monitorado o andamento do projeto e o seu orçamento é atualizado.

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 Para realizar a definição de Custos do

Projeto normalmente e utilizado a seguinte formula:

◦ Valor Hora X Horas Trabalhadas Da função X +Valor Hora X Horas Trabalhadas Da função Y +Valor Hora X Horas Trabalhadas Da

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Cargo Valor Hora Horas Trabalhadas Total

Analista 30 200 6000

Desenvolvedor 40 500 20000

Design 30 100 3000

Reflexão

 O Valor final do projeto e 29000? Quando

se passa o valor para o cliente este e o preço final?

Gestão de Projetos

 Além do Preço da mão de Obra devem

ser incluídos no orçamento do projeto:

◦ Reservas de Segurança ( chamado como Bolsões de Folga ou “Gordurinha”);

◦ Percentual de Lucro;

Gestão de Projetos

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 Dependendo da Natureza do projeto

podem surgir outras despesas:

◦ Despesas com Viagem; ◦ Despesas Operacionais; ◦ E assim por diante.

Gestão de Projetos

 Ou seja o valor final do projeto fica no

Reflexão

Gestão de Projetos

 Restrição Tripla ( Ou Tríplice Restrição)  Em gestão de Projetos existem 3 pontos

chaves para o desenvolvimento de um projeto e se deve saber trabalhar com eles:

◦ Escopo;

◦ Cronograma; ◦ Orçamento.

Próxima aula

 Semana que vem teremos um trabalho

em grupo que vai ser realizado em sala de aula.

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