IMPLANTAÇÃO DE CONTROLE DE MATERIAIS DE UMA EMPRESA DE MÉDIO PORTE NO RAMO METAL MECÂNICA
IMPLANTAÇÃO DE CONTROLE DE MATERIAIS DE UMA EMPRESA DE MÉDIO PORTE NO RAMO METAL MECÂNICA
Trabalho de Conclusão de Curso de Ciências Contábeis, da Faculdade Sul Brasil, exigido como requisito parcial para aprovação na disciplina de trabalho de conclusão de curso-TCC II.
Orientador: Profº Me. Gilmar José Camargo.
LUCAS MOACIR PIROLLI EDENILSON MANOEL DE OLIVEIRA
IMPLANTAÇÃO DE CONTROLE DE MATERIAIS DE UMA EMPRESA DE MÉDIO PORTE NO RAMO METAL MECÂNICA
Trabalho de Conclusão de Curso, do curso de Ciências Contábeis, da Faculdade Sul Brasil, FASUL, exigido como requisito parcial para obtenção do Título de Bacharel, sob orientação do Professor Me. Gilmar José Camargo, considerado APROVADO pela Banca Examinadora, com a nota ___________.
FOLHA DE APROVAÇÃO
Prof. Me. Gilmar José Camargo Orientador - FASUL
Prof. Esp. Marcos Rodrigo Schenato
DEDICATÓRIA
AGRADECIMENTOS
RESUMO
O presente estudo teve por finalidade apresentar a importância da implantação do controle de estoque em uma empresa de pequeno porte no ramo de metal mecânica. A empresa em estudo não possuía controle documental e nem sistematização de materiais em seu processo de gerenciamento e a forma de organização gerava transtorno para administrador e funcionários. Pretende-se aqui, analisar a melhor forma de implantar um sistema de controle de estoque que seja eficaz e ao mesmo tempo simples, levando em conta o porte da empresa. Inicialmente,entendeu-se que a melhor possibilidade seria a organização do estoque com controle sistêmico de saídas e entradas através de planilhas. A pesquisa teve caráter exploratório-descritivo, evidenciado por meio de observações, técnicas e procedimentos científicos comprovados descritos ao longo do trabalho. Desse modo, o objetivo geral foi o de estruturar um modelo de controle para o desenvolvimento do melhor planejamento na organização da empresa.
ABSTRACT
The study aims to present analytical control of stock importance in a small company of metal-mechanic area. The company did not have documental control and neither systematized its goods in one’s management process. Thus its organization caused trouble for the management and for the employees that was the reason this research was done. The challenge in this research was to create a control system that is effective and simple at the same time, taking into account the size of the company. Initially it was observed as a better chance to organize the stock with its inputs and outputs control. Furthermore, the control by spreadsheets and systemic control raised the chances of improvement. The research was fact-finding and descriptive, showing it through observations, techniques and established specific procedures. Thereby, the overall aim was to design a control model for the development of a better planning in the company organization.
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE TABELAS
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 - Movimento de estoque e valorização do custo médio pelo método
FIFO ... 21
QUADRO 2 - Movimento de estoque e valorização do custo médio pelo método LIFO ... 22
QUADRO 3 - Movimento de estoque e valorização do custo médio ... 23
QUADRO 4 - Curva ABC ... 23
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ... 11
1.FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 13
1.1 CONTROLADORIA: UMA FERRAMENTA DE GESTÃO ... 13
1.1.1 Surgimento da Controladoria ... 13
1.1.2 Função da Controladoria ... 14
1.1.3 Controladoria e o Controller ... 16
1.1.4 Evolução da Controladoria ... 17
1.1.5 Controladoria em Organizações Menores ... 17
1.2 CONTROLADORIA DE ESTOQUE ... 18
1.2.1 Objetivos do Estoque ... 18
1.2.2 Níveis de Estoque... 20
1.2.3 Avaliação de Estoque ... 21
1.2.4 Custos de Estoque ... 24
1.2.5 Administração de Estoque ... 27
2. METODOLOGIA ... 28
3. ESTUDO DE CASO ... 33
3.1 GESTÃO DO ESTOQUE ... 33
3.2 ANALISE DO ESTOQUE ... 34
3.3 RECOMENDAÇÕES ... 38
CONSIDERAÇOES FINAIS ... 42
INTRODUÇÃO
O presente trabalho se desenvolveu a partir da necessidade observada de implantar a controladoria de estoque em uma empresa do ramo industrial, mais precisamente em uma indústria de metal mecânica. O assunto foi definido a partir da observação e verificação do estoque de matéria prima e de materiais auxiliares, cogitando uma possível implantação de controle na empresa.
Durante o trabalho, observou-se o estoque até então existente; tomando conhecimento dos processos adotados pela empresa quanto ao manuseio, transporte e guarda dos materiais. A observação revelou a necessidade de análise dos fluxos de entradas e saídas, visando auxiliar, dessa forma, a formação de ferramentas úteis que a empresa pudesse utilizar. As observações e o embasamento teórico deste estudo permitiram o planejamento de um sistema de controle do estoque.
O estudo sobre o controle de estoque e a importância de dispensar tempo para isto nem sempre foi bem compreendida, até mesmo por aqueles que mais necessitam dele: os investidores e empresários. O controle de estoque auxilia na organização e é, também, uma grande fonte de dados da qual se pode tirar conclusões que acarretam até mesmo em orçamentos competitivos, gastos, investimentos, fluxos de caixa, contratação de mão de obra, custos de aquisição, planejamento tributário entre outras tomadas de decisões.
Além disso, a implantação da controladoria requer um objetivo definido que, de maneira geral, pode-se dizer que é manter o controle de compra e venda, isto é, entrada e saída de materiais de maneira organizada. Ao colocar estas ideias em prática,diminuem-se recursos humanos e físicos na implantação do sistema de controle.
No princípio, implantou-se o sistema de controle utilizando a avaliação do estoque físico, determinando certos procedimentos não necessariamente documentais que auxiliaram a entrada e saída. Procedimentos documentais também foram utilizados, aumentando o grau de controle.
O estudo da controladoria teve como objetivo geral demonstrar e fazer compreender aos gestores a relevância das ferramentas de controle de estoque, uma vez que esta auxilia e demonstra a importância do registro e do controle. Com este método, o gestor pode administrar de maneira eficaz seus custos com materiais, possibilitando também uma maior organização.
Os objetivos específicos que orientaram esta pesquisa foram os de conceituar a controladoria dentro de uma organização, descrever os métodos e procedimentos da controladoria voltada ao departamento de estoque, e analisar se o resultado da controladoria na empresa condiz com os argumentos científicos apresentados.
1. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
1.1 CONTROLADORIA: UMA FERRAMENTA DE GESTÃO
A controladoria é uma vertente da área da contabilidade, mais precisamente da contabilidade gerencial. Por meio do controle, repassam-se dados e informações confiáveis, tanto quantitativas como qualitativas às diversas áreas da empresa. Assim, o processo contábil administrativo fornece dados diretos para a contabilidade gerencial, com confiabilidade e segurança. Além disso, a controladoria observa, mensura e analisa o espaço a sua volta, agindo externa e internamente na organização da empresa, que a curto ou longo prazo pode melhorar a controladoria.
Além de fornecer dados importantes para a tomada de decisão, a controladoria administra processos de trabalho. Desde a parte administrativa até produção, observando os processos utilizados e analisando o desempenho mediante relatórios e feedbacks.
1.1.1 Surgimento da Controladoria
Existem muitos fatores colocados como adventos ao surgimento da controladoria. Para Schmidt (2006, p. 11), “a origem da controladoria está ligada ao processo de evolução dos meios sociais e de produção que ocorreram com o advento da revolução industrial”. Através desse processo que revolucionou os métodos de trabalho, o conceito de controladoria evoluiu dentro das organizações. A evidência de fatores internos e, principalmente, externos, levou a necessidade de reestruturar as atividades da controladoria:
Nessa perspectiva, a responsabilidade dos gestores sobre a organização das empresasfoi se tornando cada vez mais complexa diante de um mercado tão competitivo. Os sistemas contábeis bem elaborados permitiram ao gestor traçar planos, planejamentos, estratégias e ampliar o domínio dos acontecimentos passados, presentes e futuros dentro da empresa.
1.1.2 Função da Controladoria
A controladoria tem como função principal analisar às varias áreas que uma empresa possui, dentre elas, as funções operacionais e financeiras, trazendo aos gestores uma base para prosseguir na administração da empresa:
Pode-se entender controladoria como o departamento responsável pelo projeto, elaboração, implementação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis de determinada entidade, com ou sem finalidades lucrativas (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2010, p. 6).
Com base na citação acima, pode-se entender que a controladoria é um dos ramos mais importantes da contabilidade no processo gerencial, pois, foca a eficiência e a eficácia não só de uma área, mas do todo organizacional.
Para Figueiredo e Caggiano (2008, p.11) “o órgão administrativo controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório colaborando com os gestores na busca da eficácia gerencial”. Como órgão administrativo interno, a controladoria tem o propósito de apresentar informações relevantes aos gestores da empresa, buscandoauxiliá-los na tomada de decisão das áreas financeiras, estratégicas operacionais entre outras.
A controladoria deve exercer um papel preponderante, apoiando e fornecendo informações para os diversos gestores do planejamento e controle das atividades operacionais, comerciais, financeiras, administrativas, tributarias etc., por meio da manutenção de um sistema de informação que permita integrar asvarias funções e especialidades (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2010, p. 21).
Conforme Oliveira (2010), a controladoria fornece suporte à organização, dando subsídio aos gestoresque estão à frente do projeto de planejamento futuro, controlando as atividades operacionais, financeiras, comercias e administrativas. Por meio da manutenção de um sistema de informações que permite integrar as várias funções e especialidades:
A controladoria é vital para o planejamento estratégico em longo prazo de qualquer tipo de organização, com ou sem finalidade lucrativa. Fatores como a atual competitividade do mundo dos negócios, a globalização da economia, a abertura das fronteiras comerciais, a crescente preocupação com a ecologia e os aspectos sociais, entre outros, exigem um gerenciamento cada vez mais eficiente e eficaz das entidades (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2010, p. 20).
Segundo Figueiredo e Caggiano (2008, p. 10) “a missão da controladoria é zelar pela continuidade da empresa, assegurando a otimização do resultado global”. Percebe-se assim, que a função da controladoria é a de manter a organização viva no mercado, aumentando sua lucratividade por meio das informações a ela regidas e repassadas a seus gestores.
Para Oliveira, Perez Junior, e Silva (2010, p. 6) “as funções e atividades exercidas pela moderna controladoria tornam-se fatores vitais para o controle eplanejamento a médio e longo prazo de qualquer tipo de organização”.
Conclui-se assim, que a controladoria participa ativamente no planejamento, a curto e longo prazo, tendo como objetivo manter viva a empresa, realizando o controle dela e gerindo informações relevantes a tomada de decisão tendo como resultado lucros a organização.
Tudo isso sem deixar de cumprir seu papel fundamental que é a eficácia e a eficiência, sua função é muito importante com relação à responsabilidade na execução das tarefas e atribuições regulamentares, normalmente vinculadas a aspectos contábeis legislação fiscal e tributaria (OLIVEIRA; PEREZ JR; SILVA, 2010, p. 6).
1.1.3 Controladoria e o Controller
O Controller é o responsável pela supervisão da controladoria. Alem disso, é responsável por todas as informações contábeis e financeiras geridas pelo sistema e sua possível análise, fazendo com que suas informações sejam úteis à empresa e aos investidores:
O Controller é o gestor encarregado do departamento de controladoria. Seu papel é, por meio do gerenciamento de um eficiente sistema de informação, zelar pela continuidade da empresa, viabilizando as sinergias existentes, fazendo com que as atividades desenvolvidas conjuntamente alcancem resultados superiores aos que alcançariam se trabalhassem independentemente. O Controller tem como tarefa manter o executivo principal da companhia informado sobre os rumos que ela deve tomar, aonde pode ir e quais os caminhos que devem ser seguidos (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2008, p. 12).
A função da controladoria e do Controller vai muito além do aspecto interno. Conforme mencionado anteriormente, os fatores externos influenciam constantemente na gestão diversas organizações, sendo este um fator determinante no que se refere ao planejamento e ao resultado da empresa.
No contexto da administração financeira, a controladoria serve como órgão de observação e controle da cúpula administrativa, preocupando-se com a constante avaliação da eficácia e eficiência dos vários departamentos no exercício de suas atividades. É ele que fornece os dados e as informações, que planeja as pesquisas, visando sempre mostrar a essa mesma cúpula os pontos de estrangulamento presentes e futuros que põem em perigo ou reduzem a rentabilidade à empresa. Todo processo decisório sempre foi influenciado pelas informações geradas pela controladoria, pela sua atuação do planejamento e controle. Esse processo decisório tem que ter como base de apoio um sistema de informação bem complexa para que consiga sustentar essasinformações no processo de tomada de decisão. Essas informações serão baseadas no modelo de gestão. Portanto acontroladoria da assessoria para os gestores fornecendo alternativas econômicas a serseguido. Por meio de uma visão sistêmica, dar uma base mais consistente aos gestores. Nesses processos decisórios, diante dessas informações, percebe-se a importância do Controller e a influencia que ele tem dentro de uma organização, pois é ele quem vai fornecer informações rápidas e eficazes para os gestores (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2010, p. 8).
que está apresentando, suas ideias são mais bem aceitas por quem toma as decisões, os administradores.
1.1.4 Evolução da Controladoria
Nota-se que as funções da controladoria estão em evolução. Conforme Schmidt (2006), por longo tempo a função da controladoria e do Controller era praticamente cuidar de processos que envolvessem a parte financeira, como recebimentos e pagamentos. Porem, com o desenvolvimento de muitas organizações, houve a necessidade de se controlar todos os departamentos da empresa. Por exemplo, o controle dos ativos, abrangendo os valores disponíveis, incluindo o controle de estoque, que será tratado neste trabalho, como também, os ativos Imobilizados.
As informações registradas pela controladoria precisam do auxílio de um sistema compatível com o tamanho da organização, pois estes dados relevantes ao âmbito da empresa não são suficientes para gerir e tomar decisões.
Nota-se assim, que o que nunca mudou foi a importância que o controle tem sobre a administração, a qual apenas aumentou a intensidade do controle devido as mudanças internas e externas das organizações, como por exemplo, a globalização e a grande concorrência. Esses são alguns dos exemplos das mudanças que tornaram a controladoria cada dia mais importante dentro das empresas.
1.1.5 Controladoria em Organizações Menores
Em empresas menores também há necessidade de haver controle, porém as funções são diferentes de uma controladoria em uma organização de grande porte.
A função complementar mais comum para um Controller de uma entidade menor é a administração do negócio. Essa atividade seria conflitante com a atividade principal do Controller, que é de gerenciar, informações para que os tomadores de decisão decidam o rumo da entidade. Porém, percebe-se que, em entidades menores, até pelo custo que representa um Controller, é comum que atividades exclusivas dos gestores sejam realizadas pelo Controller (SCHIMDT, 2006, p. 49).
como um administrador do negócio, diferentemente das organizações de maior porte, nas quais Controller se preocupa com a parte de gerenciamento. Em pequenas organizações, este o Controller faz o papel do gestor, tomando as decisões baseadas no seu controle.
Novamente, denota-se que a controladoria é um ramo voltado para a eficiência e eficácia, pois é responsável pelos processos administrativos. Seu alvo primário é o de atingir a eficiência, determinando procedimentos que sejam colocados em prática por parte da área ou da própria organização como um todo. O alvo secundário é a eficácia, isto é, atingir o objetivo proposto na implantação dos processos.
Continuando, Schmidt (2006) menciona as mudanças com as quais a controladoria se deparou nos últimos anos. Entre elas a era digital, a globalização e as economias instáveis, que provocaram transformações nos processos administrados da controladoria. Tal afirmação se baseia na teoria sistêmica aberta, demonstrando que a organização e o meio se relacionam. A controladoria precisa, assim, estar constantemente avaliando os processos para atender de maneira eficaz as necessidades da organização.
1.2 CONTROLADORIA DE ESTOQUE
No nível do estoque controlado é preciso atentar para aspectos como: política de estoque, determinação dos níveis de estoque e métodos de custeio, que estão entre os mais importantes temas debatidos nesse trabalho por retomar as formas de avaliação de estoques que a empresa poderá utilizar. Esse tema será abordado no intuito de reorganizar o estoque, reduzindo custos e despesas. Além disso, o propósito também é o de evidenciar os benefícios auxiliares que o controle e a gestão de estoque podem surtir a curto e longo prazo.
1.2.1 Objetivos do Estoque
para que não faltem materiais no processo produtivo, levando em conta custos que isso acarretaria a empresa.
Para Dias (2008) o objetivo, portanto, é otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros e minimizando as necessidades de capital investido em estoques.
Os investimentos em estoque nas empresas geralmente são altos, pois os empresários não têm a dimensão de quanto investir em estocagem de materiais. Agregando, muitas vezes, capital em estoque sem giro, PODENDO acarretar em perdas desnecessárias, pois isto acaba não trazendo retorno à empresa.
Conforme Pozo (2010) a boa administração de materiais implica em coordenar a movimentação de suprimentos com as exigências de produção. Conforme o autor, administrar o estoque significa antecipar aquilo que vai ocorrer em um determinado período de tempo. Principalmente considerando a demanda exigida, de modo que o produto final dite o controle de estoque de matéria prima, de materiais auxiliares, de materiais de manutenção e outros.
Toda essa situação exige o estabelecimento de políticas de estoque, que são as diretrizes que devem ser seguidas para atingir os objetivos citados acima. Para Pozo (2010, p. 28) as políticas devem:
As segurar o suprimento adequado de matéria prima, material auxiliar, peças e insumos ao processo de fabricação, manter o estoque o mais baixo possível para atendimento compatível às necessidades vendidas, identificar os itens obsoletos e defeituosos em estoque, para eliminá-los, não permitir condições de falta ou excesso em relação à demanda de vendas, prevenirem-se contra perdas, danos extravios ou mau uso, manter as quantidades em relação às necessidades e aos registros, fornecer bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento de curto, médio e longo prazo, das necessidades de estoque.
Em suma, as políticas ou diretrizes estabelecidas para o controle de estoque vão ao encontro do objetivo proposto, que é diminuir desperdícios, atendendo de maneira eficaz e eficiente à demanda solicitada; e diminuir custos com excesso ou falta de materiais. Englobando esses aspectos, denota-se a importância do controle de estoque no resultado financeiro da empresa.
complexos, pois as vendas podem oscilar consideravelmente ou, até mesmo, diminuir e o custo dos materiais no estoque sendo reajustados.
1.2.2 Níveis de Estoque
Outro aspecto importante é o nível que se deve manter em estoque, levando em consideração a demanda das vendas, o tempo para entrega do produto, o tempo de estocagem e os valores de aquisição do material. Porém, deve-se ponderar que nem sempre os prazos de entrega de materiais são cumpridos. Para não haver falta de matérias, devem-se antecipar essas possíveis eventualidadese fazer um controle com uma margem de estoque que possa absorver esses possíveis desvios.
Para Dias (2008), existem alguns passos quanto ao tempo de reposição do estoque. Em primeiro lugar, o tempo necessário para a solicitação do material, levando em conta o período da emissão do pedido até o recebimento do material por parte do fornecedor. Em segundo, considera-se o tempo para preparação ou industrialização, separação, faturamento, entre outras condições que o produto necessita para que seja transportada. Por fim, o tempo de transporte, ou seja, o tempo que leva para o material chegar até a empresa.
No planejamento e controle de estoque estes três passos são cruciais para delimitação do nível de estoque, pois são eles que podem determinar a falta de materiais acarretando prejuízos à empresa. Contudo, ainda pode haver problemas quando o próprio material chega à empresa, devido a fatores externos como o próprio transporte, o tempo de viagem ou erro de seleção de materiais da fornecedora no que se refere ao tipo e quantidade de materiais.
Para tanto, existe dentro do controle de estoque o estoque mínimo ou de segurança. Para Dias (2008) esta é a quantidade mínima que deve existir em um estoque e que se destina a cobrir eventuais atrasos na reposição, objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo. Em outras palavras a margem de segurança nada mais é do que o ponto de pedido, nela o tempo decorrido do pedido até a entrega do material na empresa.
1.2.3 Avaliação de Estoque
Um dos problemas do controle do estoque diz respeito à imobilização dos materiais de estoque, ou seja,entender que o que entra depois sai antes. Portanto,os fatores que justificam a avaliação de estoque visam assegurar que o capital imobilizado no estoque seja o mínimo possível e que o estoque esteja de acordo com as políticas ou diretrizes da empresa, demonstrando que o valor do estoque reflita exatamente o seu conteúdo e o valor desses seja uma ferramenta para tomada de decisão, evitando desperdícios.
Para dispor do valor real do estoque, Dias (2008) utiliza-se deprocessos diversos, umdeles por meio de fichas de controle de cada item e o outro por meio de inventario físico. Podem-se avaliar os estoques pelos métodos de custo médio: primeiro a entrar primeiro a sair (PEPS), último a entrar primeiro a sair (UEPS)e a curva ABC.
Segundo Dias (2008) primeiro produto a entrar primeiro a sair, (PEPS) leva em consideração o valor de aquisição real e a data de aquisição ou lote de compra realizado, identificando, dessa maneira, o material que entrou primeiro com seu valor de compra para que essa saia por primeiro e não se torne um material imobilizado do estoque. Segue o quadro demonstrando o funcionamento desse sistema:
QUADRO 1-Movimento de estoque e valorização do custo médio pelo método FIFO
Fonte: DIAS (2008, p.87).
método demonstra a realidade contábil dos materiais que entram e saem do estoque, porem é necessário extremo controle, principalmente, em empresas nas quais o estoque é consideravelmente maior.
QUADRO2: Movimento de estoque e valorização do custo médio pelo Método Lifo
Fonte: DIAS (2008, p.86).
Conforme Dias (2008), o método UEPS (Último a entrar primeiro a sair), parece um tanto irregular, porém em uma política inflacionária na qual a mercadoria vive em constante oscilação, este se torna o método mais interessante, pois o valor de saída estará mais condizente com o mercado e, por isso, mais viável.
Nota-se nesse método que as últimas peças a entrar no estoque são as primeiras a sair, levando-se em conta seu valor de aquisição. Conforme mencionado acima, o método é bem utilizado numa economia instável na qual a inflação é forte, variando em pequenos períodos o valor das mercadorias.
QUADRO 3: Movimento de estoque e valorização do custo médio
Fonte: DIAS (2008, p. 89).
Observa-se no quadro que a cada compra o valor unitário aumenta,mesmo para as primeiras peças que foram compradas, pois essas absorveram o custo das comprasseguintes. Consequentemente, as últimas compras diminuem seu valor para atingir um custo médio das peças.
No método denominado Curva ABC, demonstra-se a porcentagem que determinado material ocupa no estoque, assim como a porcentagem monetária do estoque. Para exemplificar segue a tabela Curva ABC.
QUADRO4: Curva ABC
Esse método leva em consideração a importância das peças baseadas em seu valor, sendo que quanto menor a quantidade de peças, a porcentagem do estoque, maior seu valor monetário, ou seja, maior o custo do estoque.
1.2.4 Custos de Estoque
O estoque, em geral, traz muitos custos para a empresa, pois a maioria do capital investido fica nos estoques de matéria prima ou produtos. O aumento do custo do produto será, automaticamente, repassado ao consumidor, acarretando, com isso, menor volume de vendas. Dentre os custos incorridos que geralmente aparecem nessas situações estão os juros e depreciações.Segundo Dias (2008) todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos para a empresa, como aluguel, equipamentos de movimentação, deterioração, seguros, salários e conservação. Diante desses custos para estocagem de materiais, a alta administração da empresa, proprietários e pessoas responsáveis pelo setor, devem ficar atentas e cientes de que quanto maior o custo do produto menor será a rentabilidade da empresa.
Segundo Dias (2008) todos esses custos podem ser agrupados em custos de capital (juros, depreciação), custo com pessoal (salários, encargos sociais), custo com edificação (aluguel, impostos, luz, conservação) e custos com manutenção (deterioração, obsolescência, equipamento);
Existem algumas variáveis que podem aumentar esses custos para as empresas. Os administradores devem tomar alguns cuidados com esse tipo de variáveis para não estar aumentando excessivamente esses custos, pois pode vir a trazer prejuízo para a entidade, pois o custo será jogado no preço final e automaticamente repassado ao consumidor, e com isso pode estar diminuindo o volume de vendas.
tempo, dinheiro investido em estoque sem necessidade é capital de giro parado, sendo que poderia estar sendo utilizado em outras áreas.
Segundo Dias (2008, p. 43) “todos esses custos relacionados podem ser chamados de custos de armazenagem. São calculados baseados no estoque médio e geralmente indicados em % do valor em estoque”.
Ainda conforme Dias (2008), o custo de armazenagem de um produto, ou matéria prima, é calculado de acordo com a quantidade desse material armazenado em estoque e o tempo que o mesmo permanece parado. Esses são uns dos principais fatores que determinam se o custo será elevado ou não.
De acordo com Dias (2008, p. 43) “determinam-se esse custo por meio de formula e modelos matemáticos, e uma vez calculados o seu valor, transforma-se o mesmo em percentual com relação ao estoque analisado”.
Para determinar o custo da mercadoria vendida (cmv) é necessária uma análise do custo de estocagem para, então, chegar ao preço de venda. Com todos esses relatórios em mãos,os gestores têm maior visão do que pode estar sendo feito para que a empresa atinja seus objetivos.
No mercado competitivo,os empresários precisam, cada vez mais, baixar custos para conseguir oferecer seu produto com um preço mais acessível ao consumidor, tendo assim umacompetitividade maiorcom seus concorrentes, oferecendo um produto de qualidade, mas com o menor preço possível.
O processo de desenvolvimento industrial, intensificando a concorrência em todas as áreas, faz com que o empresário ataque decididamente a minimização de custos. Entre os tipos de custos que afetam de perto a rentabilidade, é o custo decorrente da estocagem e armazenamento dos materiais que, sem duvida nenhuma, merece muita atenção (DIAS, 2008, p. 43).
O custo de estocagem, como citado acima, uma das áreas que mais deve ser prestado atenção na empresa, pois se não observado de pertopode trazer prejuízo para a empresa, como desperdícios de materiais devidos a uma estocagem acima do necessário. Se não tiver um rodízio de materiais adequados, eles acabam se desgastando ou ficando sem condições de uso com o passar do tempo.
produção diminuía os custos. Dessa forma, esqueciam-se dos estoques, deixando apenas na responsabilidade do almoxarifado.
Estoque é um setor de grande responsabilidade, principalmente no que compete ao gestor, pois não pode haverexcesso, muito menos falta de materiais, o que acarreta grande prejuízo para a empresa.Em algumas situações, a empresa tem que ter o produto à pronta entrega, pois o cliente não tem um espaço de tempo para ficar esperando esse produto ser produzido e a empresa pode acabar ate perdendo de fazer essa venda por falta de mercadoria no estoque.
Conforme Dias (2008, p. 49) “existem certos componentes de custos que não podem ser calculados com grande precisão, mas que ocorrem quando um pedido atrasa ou não pode ser entregue pelo fornecedor”. Podem ser determinados os custos de falta de estoque ou custo de ruptura por meio de lucros cessantes, devido à incapacidade do fornecimento. Pode haver perdas de lucros, com cancelamento de pedidos, por meio de custeios adicionais, causados por fornecimentos em substituição com material de terceiros, por meio de custeios causados pelo não cumprimento dos prazos contratuais como multas, prejuízos, bloqueio de reajuste, por meio de quebra de imagem da empresa que, em consequência, beneficiam o concorrente.
Dias (2008) afirma que a falta de produto no estoque pode trazer transtornos àempresa, fazendo com que o cliente desista da compra e reduzindo a lucratividade, levando os sócios a uma visão diferenciada do processo de estocagem, a uma necessidade de avaliação.
A avaliação de desempenho ocorre pelo encarregado responsável de cada área ou pelos próprios proprietários da empresa, avaliando estoque e almoxarifados. Com os dados da avaliação em mãos, o gestor tem uma base sólida para tomar decisões mais acertadas.
Avaliar o desempenho é uma preocupação constante dos empresários. Os motivos são bastante óbvios, e a necessidade de um grande debate [..] há algumas formulas usuais de avaliação, uma delas é clássicas: financeiras, procedimentos administrativos. Cada uma tem vantagens e desvantagens e os especialistas recomendam que se usem todas (DIAS, 2008, p. 289).
aplicação, quando a empresa tem contabilidade bem organizada, utilidade para terceiros, já que os índices de liquidez e rentabilidade são representativos na prestação de contas aos acionistas ou no relacionamento com bancos e outros estabelecimentos de crédito.
Também uma abordagem muito utilizada é o processo administrativoem que são analisados todos os setores que compõe a empresa.Conforme Dias (2008, p. 290) “na abordagem pelos processos administrativos, aplica-se o sistema clássico da administração que compreende a analise dos setores de planejamento, controle organização, assessoria, e liderança”. Utilizando o processo administrativo o empresário vai ter uma melhorvisão, do que está acontecendo dentro da empresa, pois vai ter uma análise de todo o sistema organizacional.
1.2.5 Administração deEstoque
A administração de estoque tem o papel de controlar esse setor. Saber controlar e organizar estoque não significa economizar produto, mas sim saber utilizar as matérias primas em disponibilidade:
Cabe a esse setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais do processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matéria-prima e auxiliares, como também os intermediários e os de produtos acabados (POZO, 2010, p. 25).
Além de organizar os estoques e almoxarifados o controle tem a função de avaliar os níveis de estoque:
uma das mais importantes funções da administração de materiais esta relacionada com o controle de níveis de estoque. Lógica e racionalidade podem ser aplicadas com sucesso nas ações de resolução de problemas que afetam os estoques. É notório que todas as organizações de transformações devem preocupar-se com o controle de estoque, visto que desempenham eafetam de maneira bem definida o resultado da empresa (POZO, 2010, p. 25).
O estoque, de certa forma,pode ser entendido como a base da empresa, pois sem matéria prima não há produto e,consequentemente, não há receita, influenciando diretamente nos resultados.
2. METODOLOGIA
A metodologia de um trabalho científico apresenta ao leitor a forma de condução de uma pesquisa. A metodologia é a explicação minuciosa, detalhada, de todas as regras e o processo completo de como fazer o trabalho de pesquisa. Os métodos apresentam a coerência do trabalho para com sua finalidade, isto é, apresentam modelos científicos de captura de dados para que o público alvo entenda a importância do trabalho aqui realizado.
Conforme Cervo (2007, p. 30) “o método concretiza-se como o conjunto das diversas etapas ou passos que devem ser seguidos para a realização da pesquisa e que configuram as técnicas”. Para o trabalho ter sentido, é preciso que esteja organizado, com uma padronização das idéias, textos, planilhas, gráficos de modo que não haja dupla interpretação, tornando o trabalho obsoleto.
Conforme Gil (1991), as razões de ser fazer uma pesquisa científica podem ser de teor de ordem intelectual e de ordem prática, sendo a intelectual a mais visada, pelo desejo do conhecer. Já a pesquisa de ordem prática tem o objetivo fomentar um projeto de maneira mais eficiente ou eficaz.
Nestes termos, pode-se definir pesquisa como um procedimento racional e sistemático que tem como objetivo proporcionar respostas aos problemas que são propostos. Nota-se a importância da metodologia da pesquisa, que precisa estar organizada de maneira que haja fácil entendimento por parte dos leitores.
A pesquisa sempre parte de um tipo de problema, de uma interrogação. Dessa maneira, ela vai responder as necessidades de conhecimento de certo problema ou fenômeno. Varias hipóteses são levantadas e a pesquisa pode invalidá-las ou confirmá-las (MARCONI; LAKATOS, 2002, p. 16).
Como a pesquisa tem um tema ou problema, já pode se definir quais métodos de pesquisa serão usados e, a partir daí, traçar um plano para se extraiaos dados de forma correta e osagrupe na pesquisa.
conhecimentos que tem aplicação imediata (MARCONI; LOKATOS, 2002, p. 17).
Dessa forma, presumisse que a teoria é a parte inicial do trabalho prático, dando embasamento teórico, determinando um enfoque ou rumo a seguir durante o trabalho. Acima de tudo, abre a visão do que esperar com a pesquisa, determinando certas variáveis, princípios, atitudes, além de ter um maior domínio do assunto e autoridade naquilo que será trabalhado.
Ao iniciar a pesquisa, é necessário decidir qual será o tema abordado na pesquisa, o que também levarem conta o objetivo que se quer atingir e para quem servirá o trabalho:
a Primeira etapa de uma pesquisa é o momento em que o pesquisador toma a decisão de realizá-la, no interesse próprio ou de alguém. Nem sempre é fácil determinar o que se pretende investigar, e a realização da pesquisa é ainda mais difícil, pois exigem do pesquisador dedicação, persistência, paciência e esforço contínuo. A investigação pressupõe uma serie de conhecimentos anteriores e metodologia adequada (MARCONI; LAKATOS, 2002, p. 23).
Para as autoras, é necessário ter conhecimento sobre o que vai ser abordado na pesquisa e se preocupar com o conhecimento que será levado ao usuário da informação da pesquisa, para que este possa se beneficiar do seu estudo.
As técnicas utilizadas no trabalho deverão ser a observação, descrição, analise e síntese. Aobservação, conforme Cervo (2007) é indispensável, pois sem se observarnão há como se ter uma noção do problema, trabalhando apenas assim comadivinhações. A observação pode ser dividida em algumas formas, porem o que será usado é a observação participante e a laboratorial.
A observação participante, conforme Cervo (2007, p. 31), “ocorre quando o observador, deliberadamente se envolve e deixa-se envolver com o objeto da pesquisa, passando a fazer parte dele”. O intuito inicial desse observador já é o de participar e se envolver na pesquisa, poisa observação e descrição da realidade permite moldar o seu objetivo principal, continuando sua observação até se atingir o objetivo desejado.
O investigador, baseando-se em conhecimentos teóricos anteriores, planeja cuidadosamente o método a ser utilizados, formula problema e hipótese, registra sistematicamente os dados e os analisa com maior exatidão possível. Para efetuar a coletas dos dados, utilizainstrumentos adequados, emprega todos os meios mecânicos possíveis, a fim de obter maior exatidão na observação humana, no registro e na comprovação de dados (MARCONI; LOKATOS, 2002, p. 18).
Além do cuidado na exatidão da informação absorvida, é preciso atentar também para não se envolver pessoalmente com o problema, colocando idéias pessoais na pesquisa científica.
Deve utilizar todas as provas possíveis para o controle dos dados coletados e dos procedimentos empregados. O investigador não se pode deixar envolver pelo problema; deve olhá-lo objetivamente, sem emoção. Não deve tentar persuadir, justificar ou buscar somente os dados que confirmem suas hipóteses, mas comprovar, o que é mais importante do que justificar (MARCONI; LOKATOS, 2002, p. 18).
Algunsautores divergem a respeito do método ideal de coleta, transcrição ou interpretações.Isso depende em muito em que base que foi escrito a metodologia e o foco do método.
Os critérios para a classificação dos tipos de pesquisa variam de acordo com o enfoque dado pelo autor. A divisão obedece a interesses, condições, campos, metodologia, situações, objetivos, objetos de estudo etc (MARCONI; LOKATOS, 2002, p. 19).
Segundo Gil (1946, p.19) “pesquisa é desenvolvida mediante o concurso dos conhecimentos disponíveis e a utilização cuidadosa de métodos, técnicas ou procedimentos científicos”. Pode-se dizer assim, que a pesquisa científica é a soma de dois tipos de conhecimento: o tema, ou assunto da pesquisa, e os métodos para se atingir o resultado.
Antes de efetuar a descrição do trabalho é necessário que haja um conhecimento antecipado do objeto de estudo:
A descrição envolve a correlação de ideias, não apenas para registrar ocorridos da observação, mas também para descrever de maneira imparcial os resultados encontrados.
A pesquisa experimental caracteriza-se por manipular diretamente as variáveis relacionadas com o objeto do estudo. Neste tipo de pesquisa, a manipulação das variáveis proporciona o estudo da relação entre as causas e os efeitos de um determinado fenômeno. Com a criação de situações de controle, procura-se evitar uma interferência de variáveis intervenientes. Interfere-se diretamente na realidade, manipulando-se a variável independente a fim de observar o que acontece com a dependente (CERVO; BERVIAN; SILVA 2007, p. 63).
3. ESTUDO DE CASO
O estudo de caso foi realizado em uma empresa de pequeno porte que iniciou suas atividades no ano de 2009 e que atua no ramo metal mecânica. Localiza-se na avenida senador Atílio Fontana na cidade de Toledo, oeste do estado do Paraná. A atividade da empresa consiste na fabricação de máquinas e equipamentos diversos para uso industrial, prestando, também, serviçosde reparo em maquinas e instalações industriais.
A empresa surgiu em virtude da experiência do sócio proprietário que atuou no ramo há vários anos. No início, o quadro societário contava com três sócios, sendo dois investidores e um com experiência na área. A empresa chegou a possuir vinte colaboradores, porém teve que reduzir seu quadro funcional devido à ruptura do contrato com os demais sócios e hoje, conta com apenas oito funcionários.
No ano 2014, apresentou um faturamento total de R$ 1.226.283,43 (um milhão duzentos e vinte seis mil duzentos e oitenta três reais e quarenta e três centavos). Sendo R$ 363.911,74 (trezentos e sessenta e três mil novecentos e onze reais comsetenta e quatro centavos) de venda de produtos industrializados e R$ 862.371,70 (oitocentos e sessenta e dois mil trezentos e setenta e um reais com setenta centavos) de receitas de serviços prestados.
Atualmente,esta empresa possui uma carteira de clientes de renome nacional e internacional, entre os quais, grandes frigoríficos, laticínios e outras empresas exportadoras da região. Grande parte da receita é auferida no próprio estado do Paraná, cerca de 92,60% do total da receita, sendo que o restante se divide entre os estados de Mato Grosso e Santa Catarina.
3.1 GESTÃO DO ESTOQUE
A forma de manuseio correto do estoque compreende etapas como nível de estoque, conferencia de entrada, transferência para o estoque, transferência para a produção,retorno para o estoque, saída de venda e saída de material na prestação de serviço.
atender ao pedido e, caso não haja, solicita-se a compra dos materiais imediatamente.
A chegada do material é realizada pelo responsável que confere a Nota Fiscal a partir dos modelos de materiais, da quantidade Unitária e o Metro. Caso haja alguma inconsistência, o material é devolvido ao fornecedor. Os materiais que estão de acordo com o pedido são deslocados até a parte do estoque, que são suportes que contém outros materiais.
Para a produção, é determinada a quantidade de material a ser retirado do estoque. Após isso, o material retirado do estoque é levado até as máquinas em que são cortados, dobrados e soldados.
A empresa também presta serviço utilizando materiais como inox e ferro fora do estabelecimento e os materiais utilizados nessas prestações de serviço sãoretirados do estoque sem emissão de Nota Fiscal.
Além dos materiais retirados da empresa nessas prestações de serviço, retiram-se, também, ferramentas e equipamentos necessários para se realizar o trabalho.
3.2 ANÁLISE DO ESTOQUE
O Estudo realizado possibilitou concluir que a gestão de estoque utilizada pela empresa não é a mais adequada. Concordando com Gonçalves (2010) a gestão de compras, de estoque e de distribuição precisa estaralinhada: “uma administração bem estruturada permite a obtenção de vantagens competitivas por meio de redução de custos da redução em investimentos em estoque” (GONÇALVES, 2010, p. 4).
FIGURA 1: Estoque
Fonte: Dados coletados pelos autores da pesquisa (2015)
Essa situação acarreta perda no tempo para procurar o material, atrasando entregas em prazos já combinado com clientes, gerando insatisfação, perda do tempo útil de trabalho do colaborador e, consequentemente, maior custo à empresa.
Identifica-se, também, que além do local de estoque, existem materiais espalhados por diversos pontos da empresa, como os retalhos, que são materiais que ainda têm serventia e podem ser reutilizados. Além disso, materiais que saem para industrialização e não foram utilizados não voltam ao estoque, gerando, dessa forma, uma desorganização.
FIGURA 2: Estoque Desorganizado
Fonte: Dados coletados pelos autores da pesquisa (2015)
Observa-se que há diversos materiais, principalmente, de formas e tamanhos diferentes, sem nenhuma discriminação, cuja maioria já foi utilizada e retornou para o estoque sem nenhum controle de armazenamento. É importante considerar que os materiais expostos perdem sua qualidade e, consequentemente, seu valor.
FIGURA 3: Sucatas
Fonte:Dados coletados pelos autores da pesquisa (2015)
A empresa não possui uma linha de produção definida, pois trabalha com pedidos diferenciados e com produtos que, talvez, nunca tenha feito antes. De acordo com relatos, muitas vezes a peça tende ser procurada na internet para ser desenvolvido um modelo como oque o cliente precisa.
Além disso, determinados trabalhos são fechados com os clientes sem a certeza de que esse material está disponível em seu estoque, apenas deduzindo que o material a ser utilizado encontra-se na empresa.
Levando em conta que os clientes são, em sua maioria, empresas de grande porte que consideram orçamentos mais em conta e que uma concorrente possua um bom controle administrativo, principalmente de seu estoque,é bem provável que a empresa em estudo perca o trabalho para a concorrente. Essa foi uma das preocupações apontadas devido às mudanças no cenário econômico, tendo em vista que a empresa precisa estar preparada para encarar esses desafios e superá-los.
sabendo corretamente o devido destino desse material, o que favoreceria um fácil desvio.
Observa-se, também, a falta de controle quanto ao uso de materiais auxiliares, ferramentas e Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e que a perda de ferramentas é alta, gerando compras que não seriam necessárias se houvesse o controle do uso dessas ferramentas.
3.3 RECOMENDAÇÕES
De acordo com as análises realizadas e pelo embasamento teórico que sustenta este trabalho, foi possível estabelecer relação de melhoria entre o que foi mensurado e o modo que se encontrava o estoque, demonstrando a carência do controle e a grande necessidade de reformulação.
Na primeira fase da implantação de controle é necessária a reorganização do estoque, o que se dá por meio da separação dos modelos e tamanhos. O local onde o material seráarmazenado também precisa estar especificado com o tipo de material e suas dimensões. Essa especificação pode ser feita de maneira mais elaborada, dependendo do porte da empresa. Na empresa em questão, o modelo de organização do estoque é simples, demonstrando apenas o tipo e tamanho.
TABELA 1- Ficha Registro de Saída
Fonte: Autores da pesquisa (2015)
O controle do estoque, além de organização física, propicia o controle dos custos dos materiais, levando em consideração o aumento ou a diminuição dos preços, a quantidade adquirida e o valor de venda.Para isso, existem alguns métodos que auxiliam no custeio dos materiais, mas todos dependem do controle correto do estoque. Um deles é o PEPS (primeiro a entrar primeiro a sair) que consiste num método rigoroso e preciso do estoque que registraa data de entrada do material, a quantidade e preço de acordo com sua respectiva nota fiscal. No momento da saída ou da venda, dá-se baixa no material seguindo uma ordem cronológica na qual o material que entrou primeiro é o que sai primeiro.
Outro modelo é o UEPS (ultimo a entrar primeiro a sair) que, ao contrário do PEPS, controla as entradas e faz a saída ou venda de material dando baixa no último material adquirido e assim sucessivamente. Este método depende, também, de um rigoroso controle para determinar as saídas e os custos dos materiais.
Todavia, há um processo mais simples, mas que demanda controle do estoque e seu respectivo acompanhamento. O custo médio tem como característica,
FICHA REGISTRO DE SAIDA
Nome da Empresa
diferentemente do PEPS e UEPS, não necessitar do acompanhamento de saídas de acordo com sua entrada ou vice versa, conforme exemplifica a tabela:
TABELA 2- Controle do Estoque e do Custo
Fonte: Dados fictícios. Autores da pesquisa (2015)
De acordo com a tabela, nota-se que no dia 01/08/2015 não há variação entre o valor do saldo inicial com o valor de entrada, determinando dessa forma o valor de saída do material que continua sendo o mesmo. Porém, a tabela fornece uma informação neste dia. O saldo mínimo de estoque desse material é de três unidades, identificadas na tabela com a cor verde. No momento em que se lança a saída, o sistema da tabela identifica a quantidade, destacando com cor diferenciada que aquele material se encontra em seu estoque mínimo.
QUADRO 5- Cálculo do Custo médio Ponderado:
(Quantidade Inicial X Preço inicial)+(Quantidade comprada X Preço de compra) Quantidade Inicial + Quantidade Comprada
(3 X 2,29) + (3 x 2,40) 3 + 3
= 6,87 + 7,20
6
Custo médio unitário igual a 2,35 R$
Fonte: Autores da pesquisa (2015)
Nota-se no restante da tabela que, o custo da venda ou da saída do material oscila de acordo com a quantidade e o valor comprado. Dessa forma demonstra-se que, o custo do material não depende apenas do valor pago no momento em que se adquiri o material, mas também das somas das quantidades e valores existentes no estoque.
Desta forma, pode-se dizer que o estoque da empresa é um estoque simples, porém, evidencia-se a necessidade de um sistema de informação com o controle de entradas e saídas.
O sistema de controle de estoque é um benefício para a empresa porque permite melhorar os processos de produção, tendo em vista a organização e planejamento. Por meio de lançamentos no sistema e auditoria no estoque, pode-se ponderar o custeio dos materiais, facilitando orçamentos e trazendo maior competitividade.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Conforme o estudo realizado o controle de estoque é de fundamental importância para a empresa em estudo, pois permite auxiliar o administrador na tomada de decisão. Este trabalhovisou refletir e mostrar as vantagens da implantação do controle de estoques na empresa em estudo e a partir da pesquisa realizada pode-seconcluir que a implantação e desenvolvimento de um modelo de gestão de estoque viável economicamente para a empresa proporcionamvários benefícios,os quais se estendem desde perda de tempo dos funcionários até ao atendimento ao cliente, evitando deixar de atendê-lopor falta de estoque. Além disso, observa-se a necessidade de fornecer ao administrador algumas ferramentas de gestão, como um sistema informatizado para auxiliar na tomada de decisão.
Através de observação, procuramos mostrar ao administrador a importância da administração dos estoques por meio doestudo de custo dessa estocagem. As análises realizadas e as planilhas com exemplos dos custos que incidemem cada material estocado favorecem a empresa um controle mais aprimorado dos gastos com estocagem de seus produtos.
REFERÊNCIAS
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DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 5. ed.São Paulo: Atlas,2008.
FIGUEIREDO, Sandra; CAGGIANO, Paulo César; Controladoria: teoria e pratica. 4. ed. São Paulo: atlas, 2008.
GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projeto de pesquisa. 3. ed. São Paulo: atlas, 1991.
MARCONI, Mariana de Andrade; LAKATOS, Eva Maria;Técnicas de pesquisas: planejamento de execução de pesquisa, amostragens e técnicas de pesquisas, elaboração, analise e interpretação de dados. 5. Ed. São Paulo: Atlas, 2002.
OLIVEIRA, Luis Martins de; PEREZ JUNIOR, José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos santos;Controladoria estratégica. 6. ed.São Paulo: atlas, 2010.
PELEIAS, Ivam Ricardo. Controladoria: gestão eficaz utilizando padrões. São Paulo: saraiva, 2002.
POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
