A In fo r m a ç ã o c o m o A p o io
da A ção A d m in is tra tiv a
BENEDICTO SILVA
D iretor do Instituto de Docum entação da F.G.V.
INTRODUÇÃO
A dvirta-se, ab initio: o tem a versado neste ensaio está lon ge de ser p olêm ico. Com efeito, quem se a b a la n ça ria a ques tionar a im p ortâ n cia do p a p el d esem p e n had o p ela in fo rm a çã o n o processo a d m inistrativo?
V ários e com p lexos in gred ien tes são m obilizados e com b in a d os pelo h om em Para adm inistrar, isto é, p a ra tra n sfo r m ar p la n os e p ro je to s em coisas c o n cretas.
L im itada em itens, fá cil de ser en te n dida, flex ív el na utilização, universal n o alcan ce; p resta n d o-se a tôd as as co m b i nações possíveis, a lista dos m eios a d m inistrativos, corp óreos e in corp óreos, assem elh a-se à escala m usical.
Com as sete n ota s da escala m usical, B ach com p ôs 295 can tatas, 48 prelúdios e fu gas e 37 obras diversas. B eeth oven , com b in a n d o as m esm as sete n otas, co m - Pòs, além de 54 sonatas e 9 sin fon ias, m ais 183 peças diversas. A m bos criaram m undos in fin ito s de beleza sonora, que ocu p am lugares à parte e cu lm in antes no p a trim ôn io a rtístico da h um anidade.
S im ilarm ente, os m eios ad m in istra ti vos são passíveis das m ais ricas e im previstas com b in a ções e dosagens. Com eles, os grandes a d m in istrad ores c o n s tróem catedrais, u niversidades, palácios, arra n h a -céu s, hospitais, ja rd in s, portos, rodovias, ferrovias, v ia d u tos; p erfu ra m túneis; abrem ca n a is; com b a tem e erra dicam en d em ias; ed u ca m gerações, a ce leram o progresso so cia l e o d esen volvi m en to e co n ô m ico ; p roteg em o in divíduo e a fa m ília ; elevam os p ad rões de vid a; em sum a, co n d u zem p ovos e dilatam civilizações.
D entre os m eios a d m in istra tivos c o n hecidos, aquêle que, n esta espiral do Progresso tecn oló g ico , se apresen ta em galope m ais acelerad o p a ra o apogeu é a in form a çã o.
T ã o im p orta n te é o con cu rso da in form a çã o para a prod u tivid ad e e a ra cion alid ad e do processo adm inistrativo, que o en u n ciado do te m a dêste ensaio —
A informação como apoio da ação admi nistrativa — soa com o um a espécie de
fla g ra n te su bestim ativa. A in fo rm a çã o não fu n cio n a apenas com o base, m as sobretu do co m o cen te lh a deton ad ora, in sp iração, guia e p rotetor da a çã o a d m inistrativa.
É o que ten tarem os d em on stra r n o curso do presente escrito. E creiam que n ão se trata de ta refa d ifícil. Q ualquer pessoa cap az de en ten d er a evid ên cia im an en te das coisas será igu alm ente c a paz de d esem p en h a r a co n ten to a ta refa de d iscorrer sôbre o que a in fo rm a çã o sig n ifica para o adm inistrador. B asta usar o bom senso.
1. IN FORM AÇÃO
Ad introitum, p a r e c e -n o s tó p ico e x u
m ar, d en tre os m ilh ares de aforism os ju ríd icos latinos, aquêle que a firm a : de-
finitio est initium omni disputationi, a
d efin içã o é o p rin cíp io p a ra tôd a disputa. Mas, a regra de ou ro do d ebate fo i d i tada p o r V oltaire. D izia o au tor de Can-
dide: “ Se queres discu tir com ig o, d efin e
os têrm os” .
A lém de espirituosa, a regra de V o l taire tem m u ito m ais sabor e m a ior fô r - ça expressiva do que o cita d o aforism o latin o. A ca tem o -la , pois.
Que é in fo rm a çã o ? A fim de m e to d i- zar a resposta, foca liza m os o con ce ito de in fo rm a çã o sob d iferen tes aspectos. C onsiderada em estado n atu ral, com o um a g ôta d ’águ a sob in sp eçã o m icro s cóp ica , in fo rm a çã o é sin ôn im o de m e n sagem , aviso, escla recim en to ou n oçã o, que tran sita, sob diversas m od a lid a d es — visuais, sonoras, tá cteis, olfa tiv a s e g u s- tativas — do in fo rm a n te p a ra o in fo r m ad o. Em ou tra s p a la vra s: a ch e g a d a
ou recebim ento de um a in form a çã o e n gaja um, dois, ou mais dos cin co sen tidos.
Quando tran sm itida em con d ições n or mais — qualquer que se ja o veículo utilizado p a ra a transm issão e qualquer que seja a m odalidade preferida ou c o n ven cion ad a — a in form a çã o ch ega sem m aiores obstáculos, ao destinatário E n con tra n d o-se em estado de vigília e no ? 0?0.. Plen.° de todos os sentidos e da m teligen cia, o recipiendário não terá d i ficuldade algum a em ca p tá -la .
Se_ inteligível e desconhecida, a in fo r - m açao captada tende a enriquecer o fu n d o de con hecim en tos, ou a am pliar o cabedal de experiên cia do in form ado.
As in form a ções m ais freqü en tes nas relações hum anas são as visuais e as sonoras. As visuais dividem -se em grá ficas, fotográfica s, lum inosas, coloridas, gesticulares, m ecân icas e sem afóricas! As sonoras com preen dem tôd a a gam a dos sons audíveis.
D entre os num erosos m eios visuais de
comunicar a in form a çã o, vale cita r um
dos m ais prim itivos — o uso do fog o e da fum aça. O registro m ais vetusto da in form a ça o com u n ica d a p o r m eio do fo g o e da fu m aça en con tra -se n o Êxodo segundo livro do Antigo Testamento. R e -i ex d a B iblia qUe> n a fu ga do Egito, os israelitas eram guiados a tra vés do deserto, de dia p or um a “ coluna de n uvem e de n oite p or um a “ co lu na de fogo . “ N unca a colu n a de nuvem deixou de preceder o povo durante o dia, n em a colu n a de fog o durante a n oite.” n h Q r ° r i , r ue ° i fu Sitiv°s “ podiam m a r- ch a r de dia e de n oite” , (i)
Em ép oca m ais recente, os índios am e rican os acen diam fogueiras em m ontes elevados e com u n ica va m -se p or m eio de fu m aça, telegrafan do in form ações de umas a outras tribos, através de dis tan cias relativam en te longas. Seu siste m a de smoke-signalling torn ou -se la r- gam ente con h ecid o no m undo civiliza- do, graças aos inúm eros film es de Far W est, em que a cena reproduz aspectos reais ou im aginários das lutas havidas entre o índio in vadido e o b ra n co in vasor.
Mas, é a Ig re ja C atólica A postólica R om a n a que n os ofere ce a ilustração m ais espetacular e en genh osa do em prego da fu m a ça com o veículo de in fo r m a ça o de im p ortâ n cia transcendental. T ra ta -se d a eleição do Papa.
De acôrdo com fo n te au torizada (2), o P apa G regório X decretou, em 1274, no Segundo C oncilio de Leão, que a elei ção do P apa deveria fa zer-se d en tro de dez dias, durante_ os quais n ã o poderia h aver com u n ica çã o de espécie algum a entre pessoa estranha e os cardeais eleitores. Com as m o d ifica ções in tro d u zidas p or vários Papas, especialm en te por G regório X V , através da C onstitui ção Aetemi Patris (1621), e p o r Pio X , através da C onstituição Vacante Sede
Apostolica, o sistem a decretado p o r G re -
gorio X , em 1274, para regular a eleição do Papa, ainda está em vigor. A Ig reja C atólica é em inen tem ente conservadora.
Q uando a Sede Apostolica se en con tra
vacante, os cardeais eleitores reú n em -se
no V aticano, isolam -se do m undo, c o n cen tra m -se n a eleição do n ôv o Papa. Os votos são dados m ediante a in scriçã o do n om e do can d id ato em um a cédula. T e r m inada ca d a votação, as céd u las são con tadas e queim adas. É nesse m om en to que se utiliza a fu m a ça para transmitir um a in fo rm a çã o esperada com grande ansiedade. De que m od o? A resposta en con tra -se na Encyclopaedia Britanni- ca ( 3 ) . Im ediatam en te após a con tagem , as cédulas (votos) in cinerad as produzem fu m a ça que, “ subindo p or um ca n o de ferro através de um a ja n ela , h a bilita a m ultidão reu nida n a P raça de São P e dro a a com p a n h a r o desen volvim ento da v o ta çã o ” . Q uando n en h u m ca n d id a to re cebe a m aioria de votos exigid a (dois terços m ais u m ), as cédulas são q u eim a - d a s_ju n ta m en te com p a lh a m o lh a d a — en tão o can o la n ça fu m a ça negra. Q u a n do é eleito o P apa, as cédulas sã o qu ei m adas de m istura co m p a lh a sêca : então o ca n o a n u n cia o fa to ao m u n do,
urbi et orbi, soltando fu m a ça b ran ca.
É possível até m esm o u tilizar a au sên cia com p leta de in fo rm a çã o co m o in form a çã o, desde que se p roced a de a cô r do com determ in ado cód igo. A pesar de p erten cer ao repertório da ch a m a d a S a bedoria Popular, o ditado fra n cês Pas
de nouvelles, bonnes nouvelles, ten de a
co rrob ora r essa afirm ativa.
Q uanto ao grau de fid edign id a d e, q u al quer in fo rm a çã o se en quadra em um a das três categorias, que ilu stram os a seguir.
Se verdadeira, com p leta e precisa, a in fo rm a çã o é sin ôn im o de co n h e cim en to com p rova d o e d ocu m en ta d o. E xem p lo: u m a ton elad a m étrica corresp on d e a 1.000.000 de gram as.
Se verdadeira, m as in com p leta ou im precisa, a in fo rm a çã o c o n fu n d e -se com aquilo a que se p od eria ch a m a r m eia - verdade. E xem plo: o qu in tal m étrico d e signa um pêso algum as dezenas de q u i- logram as superior ao pêso an tigo, de 4 arrobas (128 a r r á t e is ), den om in ad o
quintal.
Se falsa, a in fo rm a çã o é sin ôn im o de m entira, equívoco, ardil, o u em buste. E xem plo de in fo rm a çã o in v eríd ica : o Japão é o décim o país do m u n d o, ta n to em exten são territoria l qu anto em p o p ulação.
N ada obstan te, em qualquer dessas si tuações, a in fo rm a çã o “ é u m a espécie de m a té ria -p rim a a b stra ta ” , co n fo rm e diz P hilippe D reyfus. (4) D e fa to , ao lado das m a téria s-p rim a s corp óreas, a in fo rm a çã o -co n h e cim e n to , o u a in fo r - m a çã o -e x p e riê n cia , ou am bas, estão p re sentes e desem p en h am p a p el irrecusável em tod os os com p orta m en tos h um anos.
No sentido esp e cífico em que usam os o têrm o neste ensaio, in fo rm a çã o deve ser en ten d id a com o um a p a rcela de c o n h ecim en to elaborado, v e rifica d o , fid e d igno, cla ssifica d o e ord en a d o, que se tran sm ite p or m eio de qualquer sistem a co n v en cio n a l (ou con v e n cio n a d o) de c o m u n ica çã o: lin gu agem escrita ou fa la da, notas m usicais, fórm u las m a te m á ti cas, sinais sem a fóricos, g e s t o s , sons, luzes, côres etc.
C om o p a rcela do co n h e c im e n to e la b o rado e d ocu m en ta d o, a in fo rm a çã o , e m bora disponível, en quan to ja z in co n su l- ta d a n as bibliotecas, nos fich á rio s ou em quaisquer coleções de docu m en tos, perm a n ece em fo rm a estática. Q uando circu la da m atriz ou do d ocu m en to que a co n tém p a ra alguém que a vai receber — s e ja para d irim ir dúvidas, seja p a ra guiar a ação, se ja p a ra a p oia r um a d e cisão, s e ja p a ra p re e n ch er claros em relatórios o u d ocu m en tos sem elhantes, seja p a ra estim u lar e possibilitar a es p ecia liza çã o através do co n h ecim e n to teórico e da ex p eriên cia p rá tica — a in fo rm a çã o assum e fo rm a d in âm ica. Passa a ser um a espécie de cen telh a m isterio sa, que p ro v oca p o r p a rte do re cip ie n - dário as m ais d iferen tes e im previstas reações.
A in fo rm a çã o , m esm o falsa, p od e p r o v o ca r efeitos co n cre to s de gran de vulto. Em 1938, O rson W ells, descreven do a tra vés da ra d iod ifu sã o um a in vasão im a g i n ária dos Estados U n idos p o r h abitan tes de M arte, cau sou p â n ico a m ilh ares de
pessoas, que d eixaram suas h a b ita ções e suas cidades em fu g a desorden ada. (5)
V aleria a p e n a lem brar, igualm ente, que em inglês informação e dado são sin ôn im os p erfeitos. Não h á dúvida de que, m esm o em português, um dado é sem pre um a informação. A dv irta -se, p o rém , que em nosso idiom a, qu ando usada no plural, a palavra dado geralm ente se refere a informações quantitativas.
R egistre-se, ainda, um a ten d ên cia g e ral, de natureza sem â n tica , p a ra d istin guir in fo rm a çã o de dado. O têrm o in fo r m ação to rn a -se m ais e m ais inclusivo. Se qualquer d ado é u m a in form a çã o , nem tôdas as in form a çõ es são dados. A in fo rm a çã o p od e ser um a equ ação a lg éb ri ca, pod e ser um org a n og ra m a , um p a recer ju ríd ico, o con teú d o de um a carta, o texto de um relatório, o p isca r de um farol, pode ser um a ja n e la aberta ou f e ch a d a , en fim , p od e ser qualquer sinal ou som , ou até m esm o a au sên cia de sin al ou som , segundo as con v en ções de um cód ig o p rèviam en te estabelecido. C on s- ta ta -se, assim, que o co n ceito de infor
mação é m ais elá stico e m u ito m ais
com preen sivo do que o de dado.
O vocá b u lo in fo rm a çã o é em pregado freqü en tem en te, ora co m o sin ôn im o de docu m en ta çã o, o ra co m o sin ôn im o de com u n ica çã o.
2. DOCUM ENTAÇÃO
A exem p lo do que ocorre com ta n ta s outras, a palavra d ocu m en ta çã o tem p a s sado p or várias tra n sform a ções sem â n ticas. A té 1907, qu an d o Paul O tlet a utilizou p a ra rotu la r co n ju n ta m e n te as atividades de b ib lio te ca e as de a rqu i vo, a palavra p e rte n cia à term in a logia ju ríd ica e n om ea va , gen èricam en te, a certid ão, o d ep oim en to, o affidavit, os com p rov a n tes — en fim , os docu m en tos apresen tad os co m o p rova n os litígios le gais. («)
A p a rtir d a n ov a in terp reta çã o de Otlet, o têrm o passou a d esign ar o c o n trole b ib liog rá fico de tôd a a p rod u çã o literá ria dos d iferen tes países. D o cu m en tar, en tão, s ig n ific a v a esp ecialm en te reu n ir d ocu m en tos. A í p o r v o lta de 1930, a p alavra co m e ço u a adqu irir sen tid o m ais lato. Já n ã o sig n ifica v a o co n tro le b i b lio g rá fico geral, m as d esign ava os m eios de u tiliza çã o de literatu ra c ie n tífica d e n tro de d eterm in a do ca m p o esp ecia liza do. (?)
C om base n a in o v a çã o de Otlet, a F e dera çã o In te rn a cio n a l de D ocu m en ta çã o.
FID adotou e m antém a d efin ição se guinte: “ docu m en tar é reunir, classificar e distribuir in form ações de todos os gê neros sôbre todos os dom ínios da a tivi dade h u m a n a ” . (») De acôrdo com essa defin içã o oficia l, as fu n ções específicas dos serviços de docu m en tação desdo b ram -se em três: reunião, classificação e distribuição de docum entos. (9)
Em trabalho p ublicado em 1954, em P ^ T nd, ’ - 0 P r o f e s s o r alem ão Érich P ietsch adicionou a essas fu n ções as de norm alizar, produzir, reproduzir e sele cion ar docum entos. Outra autoridade na m a ten a , M. V erhoef, D iretor do N eder- lands Instituut voor D ocum entatie en Registratuur (N ID E R), além de n ão con” cordar que ca ib a tam bém aos serviços de doeu m en taçao a fu n çã o de produzir docum entos, considera as de reproduzi- los e selecion a-los apenas com o im p or tantes auxiliares, n ão com o fu n ções es
senciais. v
A fim de exp licitar in tegralm en te a op in ião de V erhoef, transcrevem os o tre ch o pertinen te de seu trabalho:
m e . Parece que as outras a tivi- pelo P rofessor Pietsch (norm alizaçao, p rodu ção e reprodução dn Hnn devf™ f er consideradas fu n ções
^ i Sta’ nem do bibliotecário. T ra ta -se sim plesm ente de técn icas au xi- !ifnr e * Que perm item m elhorar o tra b a - pr° duçao de docu m en tos constitui nnhi1ní,n-m a e x ce ça o ’ con sid era n d o-se as
secundarias (análises, revis- ^ +etcú) „ ? ue sa o > de fa to , subprodutos S ^ l £ e c á r i o s ” °O o?OCUmentalistas e d°* docum ^ntação°S todoI15surgidosStn o s ° ú lti-m os trinta anos, sobretudo depois da Sp
gunda G uerra M undial, d ed ica m -se po"r igual as fu n ções de produzir, reproduzir selecionar e as de reunir, classificar e distribuir docum entos. ar e
E xem plos típ icos são o Serviço í ^ CiUI?i61I?ta ç ã0 d0 DASP- criado em 1941 ( l i ) , o In stitu to Brasileiro d e 'b í' ^ g r a f i a e D ocu m en tação, criado em 1954 pelo C onselho N acional de Pesquisa em cola b ora çã o com a F un dação G etúlio Vargas (i^_) e, p o r fim , o In stitu to de D o cu m en taçao da F un dação G etúlio Var gas, criado em 1967. (is)
C °m o s,e sabe> essas três entidades com preen dem bibliotecas, que desem pe- n, . as fu n ções clássicas de reunir classificar e distribuir docu m en tos, p a r ticularm ente livros, p eriód icos e folh etos
Ao m esm o tem po, as três são im p orta n tes produtoras, reprodutoras e selecion a - doras de docum entos. O Serviço de D o cu m en tação do DASP, além da Revista
do Serviço Público, já publicou, entre li
vros e folhetos, cen ten as de títulos, p er fazen do m ilh ões de páginas. O IBBD, por sua vez, tem -se notabilizado sobretu do pela p rodu ção e reprodução de d ocu m e n tos, especialm ente suas con h ecid a s séries de bibliografias.
0_ Instituto de D ocu m en ta çã o da F u n - daçao G etúlio V argas com preen de, entre suas dependências, o S erviço de P ubli cações, que h o je p u blica nove periódicos, inclusive um em inglês, além de já haver publicado m ais de trezentos títu los de livros e folhetos. A crescen te-se que m o dernam ente o têrm o “ d o cu m en ta çã o ” se em prega, tam bém , no sentido de coleçã o im pressa de docum entos. As p u b lica ções periódicas Documentation_ Economique, fran cesa, e Documentación Administra- j 1™ ’ espanhola, lançadas, a prim eira em 1947, e da qual já se editaram 130 n ú m e ros, e a segunda em 1958, e da qual já se editaram 125 núm eros, exem p lifica m essa variante de acepção.
De m aneira que, ta n to entre os espe cialistas que foca liza m o assunto do â n gulo teórico, quanto entre as p ráticas das instituições ch a m a d a s de d ocu m en ta çã o, persistem con trad ições e in certezas fla grantes sôbre o con ce ito de d o cu m e n tação.
S eja com o fôr, o fa to é que, h o d ie rn a - m ente, tôd as as form as de com u n ica çã o rápida de dados cien tíficos, assim com o as cla ssifica ções cada vez m ais co m p li cadas, as listas de ca b eça lh os de assu n tos, os têrm os coorden ados, as p a la v ra s- chave, os descritores, o au m en to de c ir cu la çã o de sinopses e sum ários e, m ais recen tem en te, a perm u ta assídua de a r tigos pu blicados em d iferentes revistas — que só se torn ou possível graças aos m o dernos recursos rep rog rá ficos — tudo isso existe e se desenvolve sob o rótu lo genérico e algo frou x o de d ocu m en ta çã o. N ote-se, porém , que em n en h u m caso a d ocu m en ta çã o perde a form a con creta . Livro, m apa, disco, fita m a g n ética , c a r - tao perfu rado, álbum de fo tog ra fia s, o docu m en to é sem pre algo tan gível, por assim dizer, o corp o h a b ita d o pela in form a çã o.
3. COMUNICAÇÃO
A palavra “ co m u n ica çã o ” , além de ser usada na lin gu agem im precisa dos leigos, ora com o sin ôn im o de d ocu m en ta çã o, ora
com o sin ôn im o de d ocu m en to, ora com o sin ôn im o de in fo rm a çã o , tem ain d a v á rios outros sentidos. É, p or assim dizer, u m a palavra com p rom etid a , cu jo uso em textos especializados deve ser fe ito v ig i lan tem ente, a fim de evitar possíveis despistam entos in d esejáveis do leitor.
P ara os gram áticos, p o r exem plo, o substantivo “ co m u n ica çã o ” p erten ce às ch am adas figuras de p en sa m en to e tem sig n ifica d o particular.
“ C om u n ica çã o: É u m a fig u ra de p e n sam en to em que o o ra d or dá a im pressão de estar con su lta n d o os ou vin tes, in d u z in d o -o s a o fe rece re m um a resposta f a vorável ao que defen de.
E xem p lo: E studado o processo, ce r ta m en te tendes vós um co n ce ito exato da in o cê n cia do réu. Não o t e n d e s ? . . . As provas, porém , estão ao vosso a lca n ce .” (14)
C abe-n os, assim, precisar o sen tido es pecializado em que em p regam os neste ensaio a palavra com u n ica çã o. Em ú lti m a análise, co m u n ica çã o é o ato ou e fe i to de alguém tra n sm itir fisica m en te, de um país a outro, de um id iom a a outro, de u m a in stitu ição a outra, ou m ais c o - m um ente, de um in d ivíd uo a outro, de m an eira in teligível, um a in fo rm a çã o ou um a série de in form a ções.
P ara que a com u n ica çã o se realize exem plarm ente, é in dispen sável q u e além da transm issão e do recebim en to físicos p erfeitos e com plexos, o seu c o n teúdo seja in teligível e sign ifiq u e a m es m a coisa ta n to para quem a transm ite, quanto para quem a recebe. Nas co m u n ica ções escritas, esp ecialm en te nas t e lecom u n ica ções, fa z -se n ecessário ex tre m o cu idado, p a ra que a m en sagem tra n s m itida seja ca p ta d a sem qu alqu er a lte ração.
Um sim ples sin a l de p on tu a çã o, com o a vírgula, se d eslocado, p od e alterar e até in verter a m ensagem . Casos de m en sa gem com o estas: “ P rudên cia, n ã o m a tem ” e “ P ru d ên cia n ão, m a te m ” , ou “ T i raram , n ão está aqui” e “ T ira ra m não, está aqui” , b astam p a ra ilu strar a a fir m ativa.
Sim ilarm en te, a sim ples troca de um a letra é cap az de m udar, adu lterar e até de in verter o sen tido de qualquer in fo r m ação com u n ica d a . P o r ex em p lo: “ O li vro fo i escrito em lin gu agem ex o té rica ” ,
(exotérica com x ), quer dizer lin gu agem
aberta à com p reen sã o, acessível, fá cil.
Per contra: “ O livro fo i escrito em lin
guagem esotérica ” (esotérica co m s),
quer dizer lin gu agem h erm ética, só c o m preen sível p a ra os in iciados.
O veícu lo ou dispositivo de que o em i ten te da in fo rm a çã o se serve para tra n s- m iti-la , isto é, p a ra c o m u n icá -la ao usuário ou interessado, am igo ou in im i go, p o u co im porta.
Nos dom ínios da ciên cia, d a a d m in is tra çã o e da vida p rá tica , o que im p orta é sobretu do a in tegrid ade e a in telig i bilidade da in fo rm a çã o com u n ica d a
(tra n sm itid a e re ce b id a ). Cum pre que o “ T iraram , n ão está aqu i” ja m a is seja recebid o n o ou tro extrem o da ca d eia de
comunicação co m o “ T irara m não, está
aqui” .
4. A D M IN ISTRAÇÃO
Passem os agora ao segundo b in ôm io do tem a. Que é ad m in istra çã o? Seria fá cil, fá cil, a qualquer estudioso fa m i liarizado com a literatu ra pertinen te, colig ir um a lista opulenta, realm ente m u ito longa, de d efin ições do têrm o ad m inistração. Aqui, porém , são tão n u m erosas as d efin ições con h ecid a s, tão en trelaçad as e até con trad itórias, que, em vez de gerar esclarecim en tos, a lista m u ito p rov á v elm en te geraria con fu sã o. A penas p a ra ilustrar, a d v irta -se que, n a literatura, assim co m o n a lin gu agem usual, a d m in istra çã o é p alavra fre q ü e n tem ente em p rega d a com o sin ôn im o de govêrn o, g ov ern a n ça , su perin ten dência, gerên cia, m an eio, d ireção etc.
P a re ce -n o s acon selh ável, pois, fu g ir do cip o a l in trin ca díssim o das m últiplas d e fin ições de a d m in istra çã o e, v a le n d o - n os apen as de lin gu a gem sim ples, isenta de qualquer pru rido eruditista, dizer que a d m in istra çã o é a ciên cia e arte de c o n verter idéias, prop ósitos, desígnios, d e c i sões, p la n os e p ro je to s em realidades — ord in ariam en te, em realidades tangíveis.
A con versã o de um p rop ósito em um a realidade, esp ecia lm en te se se tra ta de p rop ósito de vulto, n ã o se fa z sem v en cer m últiplas d ificu ld a d es, p rever e a fa sta r obstácu los, utilizar p rá tica s testadas e p recon izad as pela ex p eriên cia universal. Em ou tras p a la v ra s: n ã o se fa z sem a p lica r a arte e ciê n cia da a d m in is tração.
D em os a essa a p lica çã o o n o m e de processo adm inistrativo. O processo a d m in istra tivo n ã o se realiza de rep en te de estalo, de ch ô fre , m as d esen volve-se em vários estágios, alguns sim ultân eos ou tros con secu tivos, os quais, em b ora com p lexos, já fo r a m bem id en tifica d o s e são ba sta n te con h ecid os.
5. ASSOMBROSOS FEITOS HUMANOS INDIVIDUAIS
Nos dom ínios da literatura, da poesia da m usica, da pintura, da escultura — d a arte em geral — h á exem plos de assom brosos feitos hum anos, pela qua lidade e, tam bém , pela quantidade.
Shakespeare, no período de apenas 22 anos, durante os quais exerceu várias outras atividades, inclusive a de ator secundário, escreveu sua ob ra com posta de 38 peças teatrais (14 com édias II tragédias, 13 h istória s), além de 2 p o e m as narrativos, 21 poem as m enores e 154 sonetos. O co n ju n to da obra de Shakespeare elevou -se e m a n tém -se na cum eeira da cria çã o artística do m undo. ■nneí?r° P,alder° n de L a B a rca escreveu 130 com édias, 80 autos sacram entais e um num ero n ao esp ecificad o de poesias.
B ach com pôs, com o já dissem os 295 n 48 pfrelúdios e fu gas, além de 7 missas a quatro vozes e orquestra, um num ero indeterm inado de kyries, credos quartetos, solos, duetos, corais etc. ' if m 0eí h e l6V0u Quase 60 anos, de 1774 a I 8á2 , na com posição do Fausto.
tr.'^f<fÍh0tVer^ f o i i )utro trabalh ador m o n s truoso, tendo deixado 9 sin fon ias 4 ouvertures, 7 con certos, 8 trios 3 qu iiíte-raS’ 16Sem ínrtPt1 sep teto’ 2 missas, 1 ó p e-
„^uartet°s para instrum entos de
naS
Para piano’
16
««natas
nrnfnrin V 5 , acom p an h am en to, 1 , m de 138 outras com posições ju lgadas de m en or im portância.
Chopin, que viveu apenas 39 anos i 21 n °turnos, 4 sch e r-p a ra níaífo eh ^ r-prelúdios> 2 con certos sem rnntnV . ZUrcas> 16 Polonesas, sem co n ta r as inúm eras fantasias berceuses, barcarolas etc. as, B alzac realizou a proeza de escrever em 19 anos, de 1830 a 1848 as q 2 , ’ da C om édia H um ana, que con tém opt-ps
de 25 000 Páginas, e n r e d l ° S 2 de 2.000 personagens. g ais
M iguel  ngelo, trabalhan do 16 horas por dia grande parte do tem po deitado em p osição ressupina, conseqüentem ente in com od a para os seus m ovim entos, p in tou a C apela Sistina, que é, em vulto e. con cep çã o, a m a ior obra de arte p lá s-h o m e m maÍS reallzada P °r um único Cam ilo Castelo B ranco, talvez o escri-
c °P ioso da lín gu a portuguêsa, 84 volum es. d6 2° ° ° brES’ Perfazen do
c. dedicou 7 anos in interruptos m ! , w 1rnm rra ? Paz> con sid erad o o m aior rom an ce ate h o je produzido. m on e?™ 3'- . um artista vivo, ou tro
In fatigavel da arte, lem brem os fnrr.o ÍrfnS°’ cu ja s telas lhe atestam a rins f o f io ^ Qualidade e sucessão ™ fnri^ pin tou e espalh ou pelo
- de 9uadros, sem fa la r rin G uernica, tido com o o apogeu
rio ar^ PÍCt0rica n o sécul° X X - A lém f p p m í Ceri ao gruP ° de p in tores m ais n ^ lopgevos, Picasso apresenta nin^tiw, de ser 0 ú n ico artista nipfn ™qU? ’ pai a assinar o n om e c o m - n!ni? c u1Sa e con su ltar um ca d e r- riJ pm'/. a^bcm qual é o n om e com p leto de P icâsso? E i-lo ; Pablo D iego José Crisn^nSCo ■ • ? aula Juan N epom ucen o ^ s p m c n s p i p i de la S an tísim a T ri-nnnhn nyo, £ lcass0- Nascido em E s-
p ^ i ’ 0 artista já co n ta 88 anos. E a m d a p inta. E bffrda.
exem plos expon enciais e cu lm i- 8m dos <iuais todos o s q u a - ria fA ÍI0S s.e am esquinham , resultaram n r tn í/^ a cri adora e do gênio de alguns artesãos intelectuais, ca teg oria de que B alzac e, by far, o exp oen te m áxim o.
Quando, porém , descem os p a ra a p la n ície dos ob je tiv o s físicos, em que as opras e realizações hum anas utilizam m ateriais corpóreos, com o os m etais, a m adeira, as pedras, a terra, os equ ipa m entos e outros da m esm a natureza nem m esm o o genio isolado de B eeth oven , ou o co n ju n to de gênios de todos o s artistas acim a citados, p od em fazer algo. A ú n ica via co n h e c id a e e fica z p a ra levar a efeito grandes obras, com o aquedutos, m u ra lhas, barragens, a rra n h a -céu s, pontes, tuneis, cidades, portos, canais, sistem as de n avegaçao e de com u n ica çã o, é a via adm inistrativa.
A in telig ên cia do h om em até agora só in ven tou dois m étodos para levar avante desígnios de grande vulto — a m agia e a adm inistração. C om efeito, n o m u n do quim erico dos con tos de fadas, as c o i- ^ L aCon,tecem, p o r m ilagre, de repente, surgem do nada, in stan tân eam en te, g ra ças ao p od er de um anel, de u m a lâ m pada, de um a v a rin h a de con d ã o, ou de tivo ° Utr° in stru m en to ou , disp
osi-6. O PRO CESSO A D M IN ISTR ATIV O NO MUNDO DO M ARAVILH O SO
t ^ e n t o , M° n te ir o L obato que, com o Lewis Carrol, criou um m u n d o m á gico vastíssim as dim ensões, in v en tou a
form ula do F a z -d e -co n ta , u tilizada es p ecialm en te pela fa m o sa b on eca de pan o
Q u e virou gente, Emília, a fa v orita das crianças. Com o Pó de P ir -lim -p im -p im e o F a z -d e -co n ta , os person agens das nistorias in fa n tis de M on teiro L obato viajam n o espaço e n o tem po, para iren te e p a ra trás, m ovem m on tan h as, tran sportam cidades e países, torn am con tem porân eas civilizações e culturas h istoricam en te separadas p o r m ilênios.
A título de ilu stração de co m o as c o i sas são administradas n o m u n do e n ca n tado dos con tos de fadas, basta cita r a passagem seguinte de O Poço do Vis
conde :
“ P ed rin ho deu ord em à b o n e ca para Que cuidasse d a len h a. E m ília a p licou o * a z -d e -c o n ta , e n u m m om en to dez c a r - ; ? s de boi com eça ra m um vaivém c o n tinuo do ca p oeirã o até ali. S erviço rápido com o o relâm pago.
p r o n to P e d rin h o ! E m pilh ei len h a “ te dem ais — 523 m etros cú bicos, se gundo a n o ta que m eus carreiros a p re sentaram , disse ela, dan do a P ed rin ho um p a p el com garran chos.
•— B om . Á gu a e len h a já tem os — disse êle'. A gora é preciso que você, N a - rizinho, se en carregue das casas e do barracão p a ra as m áquinas.
A m en in a tam bém ap licou o F a z -d e - con ta, de m od o que n um in sta n te surgiu da terra um ex celen te b a rra cã o de m a deira, com telhad o de zin co, para as m aqu in as; e a cem m etros dali, um a serie de casas para operários, m uito oonitas e h igiên icas, tã o bon ita s que P e - d rinho a ch ou dem ais.
— D em ais, n ã o! — p rotestou ela. Q uanto m elh or a com od a rm os nossos «o m e n s, m elh or êles trabalham . Não co n co rd o com o sistem a de tra ta r os o p e rários co m o se fôssem pedras insensíveis. As casin h as têm tudo d e n tro — até g ela deira e r á d i o . ..
— E esta ca sa aqu i? — pergu n tou ped rin h o, ven do um a d ista n cia d a da vHa operária.
— Pois é aqui o escritório — o seu escritório, P ed rin h o, já que é v o cê o S u perin ten den te do cam p o. E aquela J^ais pim posa, acolá, é o b a n g a lô do P erfu rador que tem os de m a n d a r vir do estrangeiro.
— M uito bem , disse P ed rin h o, to m a n - uo co n ta do escritório. V ou fa zer o p ed i- a° das m áqu in as necessárias.” ( 1B)
7. O PROCESSO A D M IN ISTR ATIV O NO MUNDO REAL
R e p ita -s e : a A dm in istração é o ú n ico dispositivo ou m étod o até h o je in v e n ta do pelo h om em p a ra realizar ob jetiv o s de vu lto n o m u n d o real.
Em verdade, quando se trata de levar a efeito o b je tiv o s de grande en verga du ra, a. ú n ica via c o n h e cid a e efica z é a A dm in istração. N ão h á ou tra. N u n ca h ouve outra.
No m u n do real, n o d oloroso vale de lagrim as e de som bras em que vive o h om em e a que se refere o Eclesiastes, de que ou tro m eio dispõe o h o m em para realizar grandes desígn ios?
C onsiderem os, p o r um m om en to, a con stru çã o do co n ju n to de U rubupungá, que com p reen d e duas reprêsas g ig a n tescas, am bas n o trech o em que o rio P aran á divide o território de São Paulo do território de M ato G rosso, um a em Jupiá, já p ra tica m en te con clu íd a, a o u tra cêrca de 50km acim a, n a Ilh a S o l teira, ain da em an d am en to. O R io P a ran á, n o referid o trech o, e sco a -se ao lon go de um leito de 2km de largura, o que dá as dim ensões das reprêsas. E m p reen d im en tos dêsse ja e z d em a n d a m um a co m b in a çã o esp ecífica de m ú ltiplos m eios corp óreos e in corp óreos e sua u ti lização racion al, segundo p la n os bem es truturados. C on h ecim en tos teóricos de v á ria natureza, ca p a cid a d e p rofissio n a l de dezenas de tipos, recursos fin a n ceiros astron ôm icos, eq u ip a m en tos va ria d os e com p lexos, m eios de tran sporte, m ã o - d e -o b ra qu alificad a, m ã o -d e -o b r a n ã o - q u a lifica d a , in stalações, os m ais d iversi fica d o s m ateriais etc., etc., tu do isso é co m b in a d o e tra n sfo rm a d o nas re p rê sas, nas casas de m áquinas, com p on d o, a fin a l, as usinas h id relétrica s que ali se estão con stru in d o.
D a í o reco n h ecim e n to tardio, m u ito tardio, que os cien tistas sociais, n o ta d a - m en te o s sociólogos, h o je fa zem da im p ortâ n cia da A dm in istração. S a b e-se que o managerialismo desen volvido pelos a m erica n os h a b ilitou os E stados U nidos a ex ercer sôbre a E uropa u m a n o v a es- pecie de im perialism o, a que se p od e ch a m a r imperialismo administrativo.
Em discurso p ro n u n ciad o n o dia 24 de fev ereiro de 1967, em Jack son , Mississipi sob o título Os três fossos, R o b e rt s ’ M acN am ara, um dos m aiores ases d ã A d m in istra çã o m od ern a , acen tu ou que o fôsso existente en tre a E u rop a e os
Estados U nidos n ão deve ser ch am ado
technological gap, porém managerial gap. E acrescentou que a corrida dos
cientistas e técn icos para os Estados Unidos n ã o é determ inada m eram ente porque “ nós estam os m ais avançados em m atéria de T ecnologia, mas porque, em vez disso, nós tem os um a adm inis tração mais m oderna e eficien te” .
“ Deus — disse M acN am ara — é cla ra m ente dem ocrata. Êle distribui c a p a c i dade cerebral (brain power) p o r tôda p arte.”
Mas, m uito ju stifica d a m en te, Êle es pera que façam os algum a coisa eficien te e con stru tiva com êste dom in com p a rá vel. Isso é a m issão p recíp u a da ad m i nistração (That is what management is
ali about).
. A adm inistração, em últim a análise, e a m ais criativa de tôdas as artes, pois seu instrum ento é o p róprio talento h u m ano.
Qual é, a fin a l de con tas, a suprem a ta refa da adm inistração?
É tra ta r das mudanças.
A adm inistração é a p orta através da qual as m udanças sociais, políticas, e co n ôm icas, tecn ológicas — em suma, as m udanças em tôdas as dim ensões — são ra cion a l e efetivam ente introduzidas e dissem inadas n a sociedade.” (ie)
Se os am ericanos têm progredido e c o n om icam en te em ritm o mais acelerado, ch ega n d o a criar o país m ais poderoso e m ais desenvolvido do m undo, aquêle cu jo produ to in tern o bruto (PIB) per
capita é tam bém o m ais alto, isso a c o n
teceu, segundo M acNam ara, porque os am ericanos dão o devido valor à A dm i- nistraçao. C om preendem êles, coletiv a m ente, a im ensa, a trem enda fe cu n d i- dade socia l da A dm inistração, com o alavan ca propu lsora do progresso e co n ô m ico e social. ( « )
Ao prim eiro exam e, logo percebe o observador, até intuitivam ente, que a in form a çã o desem penha o p a p el de flu i do vital que lubrifica, lim pa e protege os ch a m a d os can ais com peten tes de tod o o m ecan ism o adm inistrativo.
Desde o m om en to em que um d eten tor do poder de decidir fix a um a p o lí tica, até o m om en to em que a p olítica in terpretada, p la n e ja d a e can alizada para a realidade se tra n sform a em um a estrada de ferro, ou em u m a capital, em um a ca m p a n h a de alfa b etiza çã o, ou em
um a rêde de portos e canais, ou em um cen tro de p rocessam en to a u tom á tico de dados, é indispensável a existência de um a corren te con tín u a de in form a ções idôneas, precisas e exatas. P ara que o processo adm inistrativo se desenvolva e se com plete exem plarm ente, extraindo o m áxim o de resultados dos m eios in vestidos, um a de duas: ou o a d m in istra d or tem acesso rápido e regular a fon tes de in form a ções fidedignas, atualizadas e com pletas, ou possui um a b ola m ágica de cristal.
Exam inem os, agora, ain d a que sum à- riam en teL o papel d esem pen h ado pela in fo rm a çã o ao longo do processo a d m i nistrativo. C onsiderem os em prim eiro lugar a fix a çã o da política, isto é, a d e cisão am pla, cla ra e d efin itiva de reali zar ta l ou qual obra, ou resolver ta l ou qual problem a.
O corre que em todos países, p a rti cularm ente nos subdesenvolvidos, sem pre h á m ais problem as pen den tes de solução do que recursos p a ra e n fre n tá - los. Im p õe-se, assim, o estabelecim en to de um a rigorosa escala de p riorid a d e. Em se tratando do Brasil, c u jo prod u to in tern o bruto (P IB ) per capita é cêrca de 15 vêzes in fe rio r ao dos E stados U n i dos, é n otório o desequilíbrio colossal existente entre o n úm ero de p roblem as cruciais e o m on ta n te de recursos té c nicos, fin a n ceiros e outros.
Aliás, m uitos p roblem as brasileiros, c o m o o do tran sp orte e o da a lfa b etiza çã o geral, deveriam ter sido resolvidos pelas gerações passadas, co m o ocorreu n a A r gentina. S e ja com o fô r, os govern os f e deral, estaduais e m un icipais do B rasil n ã o estão ca p acita dos, sobretu do p o r es cassez de recursos fin a n ceiros e know-
how, para a ta ca r sim ultan eam en te to
dos os p roblem as pen den tes de solução. C u m pre-lh es orga n iza r a lista de p rio ridades, a que já m e referi, a fim de e n fre n ta r em prim eiro lugar os p ro b le m as m ais agudos. Pois bem , p a ra que os dirigentes do país possam id e n tifica r os p roblem as m ais agudos, é preciso que disp on h am de am plos m a n a n cia is de dados e in form a ções. Id en tifica r, a n a li sar e sopesar as van tagen s e 'd e sv a n ta gens de c a d a solu çã o av en ta d a para ca d a p rob lem a e, fin a lm en te, o p ta r p e las soluções suscetíveis de trazer o m a ior bem ao m a ior n úm ero, é ta re fa que s o m en te se con segue realizar à luz de in form a ções com p leta s e verdadeiras. Em C iên cia P olítica, o critério em que o g o
vernante se deve basear para estabele cer a escala de p riorid a de é o ch a m a d o critério da m á x im a con v en iên cia social ou, em certos casos, o seu reverso, o c r i tério do m ín im o sa crifício coletivo. ( 18) Há h om en s pú blicos in egavelm ente dotados de pod erosa in tu ição. W in ston C hurchill, sem d ú vida a m a ior fig u ra h istórica até a gora surgida n o século X X , era d ota d o de in tu ições que ta n g e n - ciavam pelo p od er d ivinatório. Foi êle que previu o perigo letal que o nazism o alem ão represen tava p a ra o m u n d o d e m ocrá tico, e sua previsão fo i a n u n cia d a antes de H itler assum ir o p od er n a A le m a n h a e p re p a rá -la para a Segunda G u erra M undial. T erm in a d a a guerra quente, fo i êle que previu e den u n ciou o adven to d a ch a m a d a guerra fria.
F iguras h istórica s extraordin árias, com o José do E gito, A lexan dre, o G ra n de, J oa n a D ’Arc, N apoleão B on a p a rte e W inston C h u rch ill são co m o m eteoritos h u m a n os: só de raro em raro riscam os céus da H istória. No seu d ia a dia, a A dm in istração n ã o p od e n em deve c o n ta r com êsses vu ltos cu lm in a n tes que, de quando em quando, ap a recem e ilu m inam ,ou abalam as respectivas épocas. A A dm in istração tem que a ter-se realis- ticam en te às possibilidades de con ta r com pessoas n orm a is: m en os brilh an tes êstes, m ais talentosos aquêles, m as de qualquer m a n eira situados n a fa ix a dos in divíduos en con trá veis — dos d isp on í veis. Assim sendo, à m ín gu a de in te li gência p eregrin a e de in tu ições p ro d ig io sas, as em prêsas p ú blicas e particulares têm que en tregar a sua a d m in istração a h om en s m ais o u m en os com u n s, em bora s e ja p referív el e n tr e g á -la a sêres dotados de p od erosa in telig ên cia e de outros dotes in telectu a is e m orais.
Eis p o r que o p a p el da in fo rm a çã o n o processo ad m inistrativo é tã o im p o rta n te que seria d ifíc il de exagerar.
P ara se estabelecer um a escala de p rio ridade, p a ra gradu ar o pêso dos p ro b le m as que assoberbam o País, o u d eterm i n ado Estado, o u d eterm in a do M unicípio, o^ d eten tor do p od er n ecessita da assis tên cia da in fo rm a çã o ta n to qu anto seus pulm ões n ecessitam d a ex istên cia do ar.
E m bora h a ja pessoas co m aptidões m ais acen tu a d a s p a ra as fu n çõe s e x e cutivas, pessoas que pen sam claram en te, que an alisam rea listica m en te os fatos_ e, P ortan to, são cap azes de fa zer o p ções ju d iciosas, n ã o é su sten tável a tese de que h a ja adm inistradores n atos.
O a u tor da Decadência do Ocidente,
o con trov ertid o filó so fo alem ão Oswald Spengler, esposou a tese de que “ h á h o m ens que n ascem p a ra m an d ar, assim com o h á ou tros que n ascem p a ra o b e d ecer” , ch eg a n d o assim a a d m itir o p on to de vista de que, co m o o p oeta, o bom a dm inistrador nasce, (i») A p ro p o sição de S pengler foi, en tretan to, d esm o ralizada pelo cria d or do scientific m a-
nagement, F rederick W inslow T aylor,
quando, n o p rim eiro cap ítulo da ob ra
Principies of Scientific Management,
p u b lica d a em 1911, a firm ou que o a d m i n istra d or se faz, com o qualquer ou tro profission al. Na op in iã o de T aylor, n ã o h á ad m in istrad or n a to, p o r m ais bem d ota d o, que possa co m p e tir v a n ta jo sa m en te com um grupo de h om en s c o m uns, associados em tôrn o de um p r o p ósito e agin do sistem aticam en te. (20)
“ A gir sis tem à tica m en te” é ou tra m a n eira de dizer “ agir de a côrd o com o co n h ec im e n to o b je tiv o dos fen ôm en os en volvid os” . Ora, n ã o é possível h a ver co n h e cim e n to o b je tiv o , a n ã o ser p o r in term édio da in fo rm a çã o . O p róp rio c o n h ecim en to, que é a p erfeiçoa d o p o r m eio de pesquisas e experiên cias, n ã o d eixa de ser um p rod u to d a in fo rm a çã o resi du al acum ulada, a p o u co e p ou co, e re su ltan te de ca d a pesquisa e de ca d a e x periên cia. Logo, qu ando alguém fix a um a p olítica e o fa z cla rivid en tem en te, é porqu e recolh eu , an alisou e apurou tod os o s fa to s e in fo rm a çõ e s p e rtin e n tes.
8. F IX A Ç Ã O D O O B JE TIV O
S im ulem os u m a a p lica çã o do processo a d m inistrativo ao p rob lem a do a la rg a m en to d a P raia de C opa ca b a n a , que é, p o r en quan to, apen as u m a ob ra em a n d am en to. Q u an do fô r tra n sform a d a em realidade física , a P raia de C op a ca b a n a terá a v a n ça d o pelo m a r ad en tro, to m a n - d o -lh e 300 a 400 m etros, e assim p e rm i tin d o a abertu ra de pistas de a u to m ó veis, a con stru çã o de parques in fa n tis e p ostos de esta cion a m en to, a loca liza çã o de cen tros de exp osiçã o, de resta u ra n tes e boites etc.
A realização dessa o b ra terá que p a s sar, n ecessariam ente, p elo p rocesso a d m inistrativo. Êste co m e ço u pela decisão de ex ecu ta r a obra, fa se ch a m a d a fixa
ção da política. A fa se seguinte fo i a do planejamento. À m e d id a que o planeja mento se torn ou m ais e m ais p reciso e
passou à fase da projetação. T erm inada esta, fo i in icia d a a fase da execução. D urante a execução, duas outras fases estão presentes: a da coordenação e a do controle. Desde a fixação da política, até a con clu são da obra, sua inaugura ção e entrega ao público, será im pres cin dível a existência de um a direção.
D irigir é a ta re fa com p lexa de o p ta r p or esta o u aquela solução e expedir, pelos m eios com petentes, oralm ente oú p o r escrito, as ordens ou instruções para que tais e tais conseqüências sejam o b tidas. O exercício da direção pressupõe a posse de autoridade. Em linguagem adm inistrativa, autoridade vem a ser o direito de d ecidir e m an dar e o poder de se. fa zer obedecer. (21)
PLANEJAMENTO
U m a vez estabelecida um a política, sua execu ção passa a depender m ais e m ais de novas in form ações. A fase que se segue à fixação da política, já o dis sem os, é a do planejamento. Que vem a ser p la n e ja r? P la n eja r é decidir que f a zer, quando fazer e on de fazer. Aqui tam bém o adm inistrador se vê a braços com a im possibilidade de responder sa biam ente a estas perguntas, se d esco n h ece os fatos pertinentes. S uponham os que, sopesando os vários p roblem as p en dentes de solução em determ in ado m o m ento, o deten tor do p od er op te pela cria ça o de novas universidades e pela am pliação das universidades existentes Problem as con corren tes, que poderiam existir, corno a con stru ção de rodovias a am pliação da rêde h ospitalar, o f o m en to da agricultura, a con stru ção de navios m ercantes, e outros, são assim preteridos em fa v or da p olítica de co n s truir e am pliar universidades. É de evi d en cia transparente que tal decisão s o m ente pode ser con siderada ra cion a l se todos os fa tos pertinentes, todos os prós e contras, todas as vantagens e desvan tagens relativas aos ou tros problem as forem com p arativam en te analisadas e constatadas. Essa análise e verifica çã o dependem , sem dúvida, de acuidade m ental. Não p odem ser feitas sem co m - p eten cia profission al. Mas, o exercício da acuidade m en tal e a a p lica çã o da c o m p etên cia p rofission a l exigem , n o caso um fu n d o de in form a ções idôneas. ’ E com o responder a segu nda pergu nta isto e, on de con stru ir as novas universi dades e quais das existentes deverão ser am pliadas? P ara sim p lifica r a a rgu m en
tação, pensem os apenas n a prim eira u n i versidade. Onde loca lizá -la ? Em Bauru, em M anaus, n a Ilh a do B anan al, em M ontes Claros, n a P raia do P into, em J oinville?
Salta à vista que, p a ra ser ju d iciosa e_ certa, a escolh a do lo ca l depende de tôda um a série de in form a ções que p e r m itam com p a ra ções de necessidade e re cursos, a fim de que a universidade se localize on de possa fa zer o m a ior bem ao m a ior núm ero.
Não basta, en tretan to, d ecid ir 0 que fa zer e escolh er 0 local da obra. Um p la n o só se com p leta quando se decide ta m bém quando fazer, isto é, quando a d e cisão é cron og ra m a d a e ju n g id a a um c a - lendario. A du ração do trabalh o a d m i nistrativo para realizar a ob ra — n o c a so, a universidade — pod e ser de três anos, cin co anos, dez anos, quinze anos, e até mais. T am bém esta d ecisão n ão pod e ser tom ada p o r palpite, n em deve depender d a d u ração de m an d a tos p o líticos.
A fix a çã o do período de tem po em que a obra deva ser execu tada h á de ser fe i ta à luz de dados e in fo rm a çõ es o b je t i vas. Não som en te é m ister d eterm in a r a duração da obra em têrm os de m eses ou de anos, sen ão tam bém estabelecer o c a len dário ou cron ogra m a , isto é, a lista das datas do in ício e da con clu são, bem com o das etapas interm ediárias.
T ra ta n d o -se , p o r exem p lo, d a c o n s tru ção de um a usina h idrelétrica, 0 c a len dário deve in d ica r precisam ente o dia, m ês e ano de ca d a um a das eta p a s: a p ro je ta çã o , 0 in ício, 0 can teiro de obras, a barragem , a ensecadeira, a con stru ção d a casa de m áquina, a aquisição e re ceb im en to d a a parelh agem , a in sta la ção das turbinas, 0 fech a m en to da b a r ragem , a co n tru çã o d a lin h a de d istribu i ção, a con clu são, os aju sta m en tos f i nais e a in au gu ração.
Que adm inistradores e en gen h eiros p o deriam m a rca r as referidas datas à reve lia de variados e com p lexos estudos p re lim inares, sem dispor dos dados e in fo r m ações para servir de lastro ao esta b e lecim en to do ca len d á rio? 1
C oloq u em o-n os agora ju n to aos d iri gentes da obra, dos que vã o e x p ed ir o r dens p a ra que as coisas se fa ça m , des de a obten ção do fin an ciam en to, a aqui
siçã o de m aterial, a co n tra ta çã o de p es soal e a ex ecu çã o p rop ria m en te dita das etapas já enum eradas. C om o seria p ossí
vel dirigir cen ten as ou m ilh ares de p es soas — engenh eiros, econ om istas, a d v o gados, con tad ores, m ecâ n icos, ta q u íg ra - fos, d atilóg ra fos e sim ples trabalhadores braçais — sem receber, em corren te c o n tínua, gran de qu an tid ad e de relatórios verbais e escritos, que são ou tra s tantas in form a ções sôbre o que está ocorren d o em ca d a setor, ta n to n o que se refere ao equipam ento, q u an to n o que se refere ao com p orta m en to dos dirigentes in te r m ediários e seus su bordin ados?
É óbvio que, em tôdas as fases do p r o cesso adm inistrativo, a in fo rm a çã o c o r reta e op ortu n a desem p en h a o papel, a que já m e referi, de flu id o vital, que lu - b rifica e p rop icia o fu n cio n a m e n to dos ch a m a d os ca n a is com peten tes.
Em n en h u m a fase, p orém , m ais do que na fase difusa da direção, que se d esen volve pa ra lela m en te a tôdas as ou tras fases, e c u jo cro n o g ra m a se estende do p rin cíp io ao fim da e x ecu çã o d a ob ra p la n eja d a , é a in fo rm a çã o m ais n e ce s sária.
O grupo de adm inistradores e d irig en tes que d eten h a o p od er de tom a r d e cisões finais, re tifica r decisões já to m a das, en fim , con d u zir e com b in a r tod os os elem entos en g a ja d os n a e p a ra a e x e cu çã o d a obra, v e r-s e -ia desorien tado, con fu so, exposto a co n flito s in tern os, se não recebesse, c o m a m a ior regu laridade possível, as in fo rm a çõe s necessárias p a ra tom a r decisões tem pestivas e ra c io nais.
O observad or agudo que se colocasse n o lo ca l de tra b a lh o dos dirigentes, em situação de p od er testem u n h ar a d in â - m icà, às vêzes d ra m á tica e até m esm o p atética, do processo decisório, n ã o te ria d ificu ld a d e algu m a em p erceb er com o é cru cia l o p a p el que a in fo rm a çã o d e sem pen h a co m o a poio da a çã o a d m in is trativa. N ão h á exagêro em asseverar-se que a a çã o ad m inistrativa n orm a l — e n orm al, aqui, deve ser en ten d id o co m o an tôn im o de p a tológ ico — se d esen vol ve em tod os os m om en tos, e sob tôdas as circu n stâ n cia s, a licerçad as n o c o n h e c i m en to das realidades am bientes, o que pressupõe um flu x o regu lar de in fo r m a ções.
COORDENAÇÃO
A coord en a çã o, con q u a n to possa e, em alguns casos, deva ser delegada, é fu n ção e sp e cífica dos órg ã os dirigentes. C o ord e n a r sig n ifica u n ir os e sforços das
pessoas en g a ja d a s n a ex ecu çã o da obra, de m a n eira que êles se som em , se fu n dam uns n os ou tros, m o v en d o-se todos n a m esm a d ireção, uns co m p le m e n ta n do os outros, de tal m od o que o resul tado fin a l se con v erta n a o b ra desejada. N ão h a v e n d o coord en a çã o, ain d a que t ô das as pessoas associadas n o trabalh o seja m , ca d a um a delas, a m ais c o m p eten te n a respectiva especialização, e que todos os equ ipam en tos seja m os m ais adequados, a ob ra n ã o será execu tad a, os esforços n ã o se a ju sta rã o uns aos outros, h averá d esperdícios clam orosos, en fim , a em prêsa se tra n sform a rá em p a n d e m ô nio.
O exem plo m ais co n v in ce n te de que a au sên cia de coo rd e n a çã o p ro v o ca o c o lapso ca ta s tró fico do e sforço co n ju n to , e n co n tra m o -lo n o V elh o T e sta m e n to : é a T ôrre de B abel. Diz a B íblia que, v a le n d o-se do recurso de m istu ra r-lh es os id io m as, J eová torn ou im possível o e n te n d i m en to en tre os h om en s ocu p a dos n a ere ção da T ôrre de B abel. O que uns d i ziam n ã o era en ten d id o pelos dem ais e vice-versa. A coo rd e n a çã o, ipso facto, to rn o u -se im possível. Nesse caso, q u al o fa to r que p rov ocou a con fu sã o, a fru s tra çã o geral e a d eban dada an árquica dos h om en s? A resposta surge co m a n a tu ralidade da água, que desliza do n ível m ais alto para o m ais b a ix o : a ausência de in fo rm a çã o . S eria ocioso e m esm o en fa d o n h o , eqü ivaleria a a rrom b a r p o rta aberta, in sistir n a d em on stra çã o de que a fa se ad m inistrativa que se ch a m a c o o r d en a çã o dep end e m ed u la rm en te da p r e sen ça daquele fa tor, ou flu id o vital, que é a in fo rm a çã o.
CONTRÔLE
Ao d esen v olv er-se o processo a d m in is trativo, p a ra que log re o fim escolh ido, isto é, p a ra que p rodu za a obra d e se ja da — se ja ela u m a ca ted ra l o u um a p o n te, um la go a rtificia l ou um via d u to — n ã o b a sta que o p la n e ja m en to, a p r o je - tação, a d ireção e a co o rd e n a çã o se r e velem idôneos. A fa se co m p le m e n ta r do co n tro le é indispensável. A d m in istra ti va m en te fa la n d o , co n tro la r é v e rifica r se as orden s expedidas fo ra m correta m en te cu m p rid as, em ú ltim a palavra, é c o n fro n ta r o p la n e ja d o co m o e x ecu ta d o ou co m o que se este ja ex ecu ta n d o.
É p o r m eio do co n trole que o a d m in is tra d o r p roteg e a o b ra em a n d a m en to co n tra atrasos, a celera ções in ju stifica d a s, desvios ou re d efin ições dos p la n os esta belecidos.
Quando exercido con com itantem en te, o con trole h abilita o adm inistrador a id e n tifica r no m om ento exato, às vêzes em flagrante, qualquer das anom alias re feridas. O atraso de um setor, que pode refletir-se n a m a rch a de outro, a acele ração desassisada de um a etapa, cu ja term in ação antes da h o ra conveniente p ode causar prejuízo, os desvios de esfo r ços que, em vez de produzirem o resulta do A, esperado, produzem o resultado M, inútil ou con trá rio ao ob jetiv o final, e as redefinições de partes do plan o p rim i tivo, feitas p or defeito de linguagem , ou de in form açã o, ou p or qualquer ou tra causa, tudo isso o adm inistrador pode evitar ou corrigir, m ediante o exercício correto do controle.
D escrito assim, p or m eio de exem plos e em linguagem simples, o que vem a ser o con trole no processo adm inistrativo, podem os agora inquirir: acaso seria p o s sível ao adm inistrador, ainda que se tra tasse de pessoa excepcion alm ente dotada de perspicácia, in teligência, m em ória, energia e coragem , exercitar a fu n çã o de con trolar, sem se valer in interrup tam en te de in form a ções?
Quem se abalan çaria a responder pela afirm a tiv a ? É claro, é curial, é intuitivo que a fase adm inistrativa do con trole depende tan to da in form a çã o quanto a fase da coord en a çã o, já estudada.
A INFORM AÇÃO — IMPULSOR DA ADM INISTRAÇÃO
In clin a m o-n o s a crer que as con sid era ções, fatos e argum entos até aqui apre sentados são suficientes p a ra dem on strar a validade da tese: a in form a ção, com o apoio da ação adm inistrativa, desem pe n h a sim ultaneam ente o papel de im p u l- sor e guia do adm inistrador.
Ao con trá rio do poeta, que m anipula quim eras, que recebe in spiração de so nhos e doces fantasias, o adm inistrador deve ser um realista im penitente. É -lhe forçoso bu scar e a ceitar as realidades em m eio às quais desenvolve sua ação A inda que essas realidades sejam p ro saicas, ou ásperas, ou vulnerantes, ou m esm o repulsivas, o adm inistrador ’não deve recorrer ao a rtifício da fu g a p sico lóg ica p a ra am enizar sua con tin gên cia , é
preciso n ã o só e n fre n ta r as realidades senão tam bém d iligen cia r p o r co n h e c ê - las a fu n d o, em todos o s seus m eandros e escaninhos, p o r m ais sutis, enganosos ou fu gidios que sejam . E, para se a p os
sar das realidades, agir e reagir sem pre em fu n çã o delas, n ã o resta ao adm inis trador ou tro cam in h o senão o d a pesqui sa. Seria redundante a crescen ta r que o resultado da pesquisa, em últim a a n áli se, é sem pre um a in fo rm a çã o, ou um con ju n to de in form ações.
Um a tese é um a p rop osiçã o que se apresenta para ser defen dida, n o caso de ser refutada. Não creio que o ca n d id a to à defesa da tese para conquistar, por exem plo, um prêm io, um cargo ou um tí tulo universitário, revelasse acuidade in telectual e boa orien tação, se escolhesse o presente _tema A In fo rm a çã o com o A poio da A ção A dm inistrativa. Seria f á cil dem ais d efen d er essa tese. O ca n d id a to correria o risco de ser rep rovad o p o r escolher um a tese que se com p rov a pelo p róprio enunciado.
Até aqui discorrem os de m a n eira gen é rica sôbre o papel que cabe à in fo rm a çã o com o alicerce, fon te, im pulso e guia da ação adm inistrativa. Não fizem os qual quer referên cia, en tretan to, à espécie ou as espécies de in fo rm a çã o que con correm para servir de a poio à ação a d m in istra
tiva. “
QUE ESPÉCIE DE INFORM AÇÃO IMPULSIONA E GU IA
O PROCESSO A D M IN ISTR ATIV O ? R ecorren d o ao m étodo socrá tico de a r gu m en tar p o r m eio de pergu ntas e res postas, in dagu em os a g ora : que espécie de in fo rm a çã o possui as virtudes de co n tri buir para torn a r fluente, sá b ia e ra cio nal a a çã o adm inistrativa?
A resposta a esta pergu nta é c o n d ic io n a d a à ín dole do o b je tiv o que o ad m inis tra d or esteja ten ta n d o realizar. Em fr e qüentes casos, a in fo rm a çã o será esp ecia lizada, e som en te determ in ados esp ecia listas p od erã o p restá -la . Em ou tros c a sos, ou em certos m om en tos do processo adm inistrativo, a in form a çã o pode ser fa ctu a l. H á in stân cias em que a in fo rm a ção p od erá ser sim plesm ente rem issão a um dispositivo legal, regu la m en ta r ou regim ental.
Em suma, os m ais distin tos tipos de in form a ções, qualitativas e q u a n tita ti vas, dou trin árias e rotineiras, c o n fid e n ciais ou n otória s têm gu arida n o p roces so adm inistrativo, d ep en d en d o a sua n a tureza da fa se a que se referir, do o b je tiv o a ser a lca n ça d o, do m a ior ou m e n o r grau de com p etên cia do > adm inis
A fo rm a çã o p rofission a l do coletor, ela - borador, processador, e p restad or de in form a ções ao dirigente de u m a em prêsa particular, o u ao titu lar do p roblem a que estiver em jô g o , varia segundo a fase do p rocesso adm inistrativo que estiver em an dam en to. A m iúde, a in fo rm a çã o terá que ser coligid a, elaborad a e prestada p or assessores especializados, que n ã o se en quadram n em n a ca tegoria dos b i bliotecários, n em n a ca teg oria dos d o - cum entalistas, n em n a ca tegoria dos fu turos in form a ta s.
Os assessores de um C hefe de Estado, p o r exem plo, terão que recorrer in e v i- tàvelm ente, o ra ao bib liotecá rio, ora ao estatístico, ora ao econ om ista, ora ao ju rista, ora ao docu m en tarista, p a ra reu n ir os dados e in fo rm a çõe s necessários ao esclarecim en to das várias fa cê ta s de d e term in ado problem a.
As van tagen s e desvantagens, os prós e con tra s de ca d a solu çã o p ro p o sta ou in d ica d a p a ra ca d a p roblem a terã o que ser esm iuçados, v e rifica d o s e re v e rifica - dos. Os con selh os dos assessores de um C hefe de E stado precisa m reu nir pelo m enos três qu alidades: fid edign id a d e, idon eid ad e p rofission a l ou cie n tífica e ca p a cid a d e de globalização. P o r c a p a c i dade de g lobalização ou m a croa n á lise d e ve en te n d e r-se a situação em que tod os os elem entos p ertin en tes à análise do problem a são levad os em con ta . Em o u tras palavras, as in fo rm a çõ e s c o m p a tí veis co m o n ível de au torid ad e de um C hefe de E stado devem ser verdadeiras, com pletas, precisas, n ã o raro exaustivas.
V ê-se, pois, que os in form a n te s aí n e cessitam do con cu rso de outros in fo rm a n tes especializados, ca d a um co m p le m e n ta n d o ou escla recen d o o co n ju n to de dados ou in fo rm a çõe s prestados pelos d e mais.
A in terp reta çã o com p e te aos que, além de possuírem ca p a cid a d e de n ível supe rior p a ra d esem p en h a r as fu n çõ e s de as sessor de C h efe de Estado, tam bém se en con tra m em situ a çã o de m erecer a co n fia n ç a do assessorado.
P rev ê-se que, em fu tu ro m u ito p r ó x i m o, talvez aí p o r v olta do an o de 1980, a revolu ção da in fo rm a çã o exercerá in flu ên cia m u ito m a ior n o processo a d m i nistrativo, op u len ta n d o a in stru m en ta li- dade do a d m in istra d or co m recursos que atu alm ente m ais p a recem son h os fa n tá s ticos do que p rob a b ilid a d es surgentes.
O FU TURO DA IN FORM AÇÃO A D M IN ISTR ATIV A
Em co n fe rê n cia p o r m im p ron u n ciad a durante a S em an a da R e fo rm a A d m i n istrativa, n o Museu de A rte M oderna, e a que dei o títu lo algo prosp ectivo de
O Futuro “Estatelante” da Documenta ção Administrativa, salientei e ex em p li
fiquei as m u d an ças radicais — algum as tão inusitadas, que ch eg a m a ser in im a gináveis — p o r que passará a ciên cia e arte d a A dm in istra çã o em con seqü ência daquilo que os fu tu rólog os d en om in a ra m a revolução da informação.
São dessas con fe rên cia s os p a rá g ra fos seguintes, que m e p erm ito transcrever, porque n ã o ten h o m otivos p a ra v erb a li- zá -lo s aqui de m a n eira d ife re n te :
A u tilização prevista e crescen te de com p u ta d ores eletrônicos no processa m en to de dados e in fo r m a ções p ren u n cia m u d a n ça absolu tam ente revolu cion á ria n a arte e ciên cia d a A dm in istração. E xem plo recen te disso tem -se n o e fe ito que os cen tros de p rocessa m en to de dados fiscais produ ziram sôbre o co n trib u in te am erican o. Segun do fo n tes o ficia is, a sim ples n o tícia de que o S erviço das R endas In te r nas dos E stados U nidos iniciara, prim eiro em A tlan ta, C apital do E stado de G e órg ia e, depois, em M artinsbourg, W est V irgin ia, a 70 qu ilôm etros de W a sh in gton , o es cru tín io e letrôn ico das d eclarações do Im p osto de R en d a , d eterm in ou im ed ia ta m en te au m en to con sid e rável da a rreca d a çã o respectiva. P revê-se p a ra o fu tu ro p ró x im o que o risco de son eg a r ou evad ir im p o s tos será tã o gran d e nos E stados U nidos, que n inguém , n en h u m con trib u in te, p or in gên u o que seja, ten ta rá con scie n te m e n te e n fre n tá - lo. As in form a çõ e s sôbre as rendas au ferid as p o r qualquer co n trib u in te e p roven ien tes de tôdas as f o n tes possíveis, salários, dividendos, aluguéis, p a rticip a çã o em lu cro, ju ros, d on a tiv os etc., n ã o im p o rta se ca d a um a das rendas p ro ce d a de regiões ou Estados d iferen tes, a ca barão p o r ser eletron ica m en te id e n tifica d a s e reunidas sob um n ú m ero in co n fu n d ív e l, co rre sp o n d en te ao con trib u in te e con sta n te do ca d a stro fiscal.
