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Gestão da qualidade utilizando a ferramenta de sugestão de melhorias dos funcionários em uma empresa de transporte de usina de açúcar e etanol / Quality management using the employee improvement suggestion tool in a transport company in sugar and ethanol

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Gestão da qualidade utilizando a ferramenta de sugestão de melhorias dos

funcionários em uma empresa de transporte de usina de açúcar e etanol

Quality management using the employee improvement suggestion tool in a

transport company in sugar and ethanol mil

DOI:10.34117/bjdv6n1-215

Recebimento dos originais: 30/11/2019 Aceitação para publicação: 21/01/2020

Hugo Carlos Mansano Dornfeld

UniversidadeF de São Carlos - ufscar hugo_dornfeld@yahoo.com

Luiz Fernando de Oriani e Paulillo

Universidade Federal deS Carlos – ufscar dlfp@ufscar.br

RESUMO

Este artigo apresenta um modelo para o gerenciamento do processo de transporte através de ações de melhoria continua com o uso da ferramenta de sugestão de melhorias dos funcionários. Os funcionários constituem uma importante fonte de melhorias, desde que exista um sistema capaz de estimular a geração destas ideias. Os objetivos foram verificar como uma empresa de transporte adota técnicas de melhoria contínua e quais foram os fatores do sucesso do modelo de sugestão de melhorias dos funcionários. Foi apresentado um estudo de caso em uma empresa de transporte da cana-de-açúcar, sendo que em 2018 alcançou uma média de 16,1 sugestão por funcionário por ano, um número expressivo e próximo da média das empresas brasileiras, entretanto, abaixo das japonesas. Observou-se uma evolução desde o início do programa no número de sugestões dos funcionários, bem como na quantidade de ideias aprovadas para implantação. Outro ponto fundamental no modelo de sugestão foi o aumento do feedback entre a equipe operacional e a liderança, sendo este um dos fatores de sucesso. Assim, este estudo ressalta a importância da gestão crítica dos supervisores, coordenadores e gerentes do sistema de sugestão de ideias de melhorias, bem como sua adequação ao modelo de gerenciamento organizacional.

Palavras-chave: Geração de Ideias; Melhoria Contínua; Gestão da Qualidade; Envolvimento dos

Funcionários.

ABSTRACT

This article presents a model for managing the transportation process through continuous improvement actions using the employee improvement suggestion tool. Employees are an important source of improvement, as long as there is a system capable of stimulating the generation of these ideas. The objectives were to verify how a transport company adopts continuous improvement techniques and what were the success factors of the employee improvement suggestion model. A case study was presented in a sugar cane transport company, and in 2018 it reached an average of 16.1 suggestions per employee per year, an expressive number and close to the average of Brazilian companies, however, below Japanese. There has been an evolution since the beginning of the program in the number of employee suggestions, as well as in the number of ideas approved for implementation. Another fundamental point in the suggestion model was the increase in feedback between the operational team and the leadership, which is one of the success factors. Thus, this study highlights the importance of the critical management of supervisors, coordinators and managers of

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the system for suggesting improvement ideas, as well as their adequacy to the organizational management model.

Keywords: Generation of Ideas; Continuous Improvement; Quality management; Employee

Involvement.

1 INTRODUÇÃO

O interesse mundial na produção e consumo de biocombustíveis vem crescendo desde a virada do século. Em parte, esse interesse foi causado por preocupações ambientais e devido, principalmente, à necessidade de reduzir as emissões de gases com efeito estufa e outros poluentes atmosféricos (WALTER et al., 2011). No ponto de vista socioeconômico, a cultura da cana-de-açúcar é de grande importância e os principais impactos positivos podem-se citar a geração de empregos e renda, interiorização do desenvolvimento, aumento de divisas decorrentes das exportações e possibilidade de complementar a crescente demanda energética do país, dependente do petróleo e do gás natural (BÖRJESSON, 2009).

O setor sucroenergético destaca-se por apresentar grande potencial econômico, decorrente da comercialização de produtos e subprodutos do processamento da cana-de-açúcar, como açúcar, etanol e bioenergia (FIGUEIREDO; SCALA, 2011). O etanol de cana-de-açúcar do Brasil tem sido indicado como uma alternativa aos combustíveis fósseis, com uma redução média de emissão de gases estufa de 85% em comparação com os combustíveis fósseis (BÖRJESSON, 2009). Dada a grande experiência brasileira na produção de etanol e açúcar e sua posição de destaque nas exportações destes produtos, espera-se que a sua produção aumente significativamente a fim de atender à crescente demanda interna e externa (SILVA, 2010).

Para Barbieri et al. (2009), somente a manutenção dos padrões de desempenho não é suficiente para aumentar a capacidade competitiva, sendo necessário que a empresa desenvolva melhorias nos seus atuais padrões. As ações de melhoria contínua podem proporcionar rupturas ou simplesmente pequenos incrementos, dependendo das necessidades e disponibilidades de recursos da empresa (MELLO et al., 2016). Para Shiba et al. (1997), qualquer atividade pode ser melhorada se sistematicamente planejar a melhoria, compreender a prática atual, planejar e implementar as soluções, analisar o resultado e começar o ciclo novamente. Uma ferramenta utilizada para a gestão da melhoria contínua é as sugestões de melhoria dos funcionários, que tornaram importantes instrumentos do movimento pela qualidade nas empresas brasileiras e mundial (BARBIERI; ÁLVARES, 2005).

Como foi possível verificar até o momento, o setor sucroenergético é estratégico para o Brasil e terceirizar atividades é um fator competitivo para um ambiente de negócios ligado as commodities,

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sendo necessário a constante melhoria nos processos produtivos e um foco na gestão da melhoria contínua para reduzir os custos de transação e alavancar o negócio.

Os objetivos desta pesquisa foram verificar como a empresa de transporte de cana-de-açúcar adotou técnicas de melhoria contínua e quais foram os fatores de sucesso do modelo de sugestão de melhorias dos funcionários.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 CARACTERIZAÇÃO DO SETOR SUCROENERGÉTICO

Produtos como o etanol, açúcar e eletricidade a base de cana-de-açúcar do Brasil chamou a atenção da comunidade internacional devido ao seu respeito pelo meio ambiente. Os defensores citam as empresas sucroenergéticas como um modelo de energia alternativa bem-sucedida, contribui na matriz energética renovável e não compete com produção dos alimentos, ao contrário do etanol produzido a partir de grãos (ZAPATA; NIEUWENHUIS, 2009)

O Brasil é um produtor chave no mercado mundial de etanol e açúcar e permanecerá neste status por longos anos. As condições locais para a produção de etanol e açúcar são favoráveis, tendo em conta fatores como a disponibilidade de terras e clima, experiência de longo prazo, tecnologia e do grande mercado interno existente (WALTER et al., 2011).

Atualmente, o Brasil é o maior produtor de cana-de-açúcar do mundo. A produção brasileira em 2018 foi de aproximadamente 620 milhões de toneladas. A região Centro/Sul produziu 551 milhões de toneladas e o restante a região Norte/Nordeste. A área total de cana em 2018 foi de 8,6 milhões de hectares. Os cincos principais estados produtores em 2018 foram: São Paulo, Goiás, Minas Gerais, Mato Grosso do Sul e Paraná. Neste contexto, o estado de São Paulo tem posição de destaque, já que é responsável por 55,1% (CONAB, 2019).

2.2 GESTÃO DA MELHORIA CONTÍNUA

O conceito para melhoria contínua é muito abrangente e diversos autores a definem. Caffyn; Bessant (1996) relatam uma simples, e ao mesmo tempo representativa a todo o seu escopo, que a melhoria contínua é um processo, em toda a empresa, focado na inovação incremental e contínua.

Davenport (1994) afirma que a participação nos programas de melhoria contínua da empresa ocorre de baixo para cima no organograma organizacional, em que os funcionários são estimulados a examinar e recomendar mudanças nos processos de trabalho dos quais participam. Para que níveis organizacionais e operacionais tomem iniciativas para melhorar os processos, a alta administração precisa estar comprometida com essa prática. Quando na engenharia de processos e nos grandes projetos inovadores de uma empresa se observa uma visão de cima para baixo, exige-se um contato

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direto da alta administração, pois apenas os que estão em posições que controlam funções múltiplas podem ser capazes de reconhecer oportunidades de grandes melhorias.

Shiba et al. (1997) relataram enxergar a melhoria como uma gestão por processos. É esse processo que diferenciará uma empresa da outra, como chegar às competências essenciais para melhoria contínua e os comportamentos particulares de cada uma visando chegar a um resultado comum, que é a competência essencial para melhoria contínua. Os autores também consideram a melhoria um processo de resolução de problemas e, a partir deste ponto, propõem um modelo para essa resolução, definindo três tipos de melhoria: a melhoria no controle de processos, a melhoria reativa e a melhoria proativa. O uso dessa terminologia auxilia bastante na identificação do nível de prática para melhoria contínua em que as organizações se encontram.

Muitas empresas na ânsia de adotarem práticas gerenciais como Total Quality Management, Just in Time, Process Reengineering, Employee Suggestion Schemes e entre outras, acabam por devotar pouca ou nenhuma atenção ao impacto dessas práticas sobre os objetivos estratégicos da empresa, ocasionando ao insucesso das práticas (LASRADO et al., 2016).

2.3 MELHORIA CONTÍNUA: FERRAMENTA DE SUGESTÃO DE MELHORIAS DOS FUNCIONÁRIOS

A história registrada dos sistemas de sugestão aponta para a origem destes sistemas em 1721, quando uma pequena caixa foi colocada na entrada do Castelo de Edo, no Japão, para sugestões escritas de qualquer pessoa (ARIF et al., 2010). Os sistemas de sugestão industrial remontam ao século XIX, sendo que em 1880 um construtor escocês solicitou aos seus empregados sugestões para construir navios de melhores maneiras (ISLAM, 2007). Em seguida, a empresa Kodak tornou-se pioneira em sistemas de sugestão de empregados, com seu programa introduzido em 1896 (CARRIER, 1998). Os sistemas de sugestões foram extremamente utilizados nos EUA, tendo sido adotados por um grande número de empresas antes da 2ª Guerra Mundial. Ao final dessa Guerra, observa-se no Japão um enorme crescimento do número de empresas que passam a adotar sistemas de sugestões dos funcionários (BÖHMERWALD, 1996), tendo contribuído para isso de forma especial a empresa Toyota, que implantou o seu sistema de sugestões em 1951 e em 1988 acumulou a marca de 20 milhões de ideias de seus funcionários, sendo que em média eram 47,7 ideias por funcionário/ano (YASUDA, 1991).

Estudos da literatura apresentam duas abordagens aos sistemas de sugestões. O primeiro modelo é uma abordagem denominada tradicional caracterizada pela busca de ideias geniais estimuladas por recompensas financeiras. A forma de remuneração ao gerador da ideia aprovada pode ser uma quantia em dinheiro negociada. Nos EUA a remuneração costuma representar 10% da economia resultante da sugestão. A aprovação da ideia e a autorização para sua implementação

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dependem da alta gestão, valendo-se de comissões para análise das ideias, sempre levando em conta os ganhos econômicos. Por isso, os processos para aprovação de uma sugestão e sua implantação envolvem processos complexos e demorados, pois objetivam verificar a viabilidade técnica e econômica da ideia sugerida e estabelecer o prêmio ao funcionário gerador da ideia (YASUDA, 1991). Segundo Böhmerwald (1996), essa abordagem pode ser implementada sem uma vinculação direta com o modelo de gestão adotado pela empresa.

A outra abordagem, denominada japonesa ou oriental, baseia-se na contribuição voluntária de todos os funcionários. Ao invés de recompensas financeiras, as sugestões são estimuladas por recompensas simbólicas que reforçam a coesão interna. O que não quer dizer que eles não visão resultados econômicos, pois ao final os resultados econômicos acabam sendo superiores aos obtidos pelos sistemas do tipo ocidental que se interessam apenas pelas grandes ideias. A contrapartida para os empregados geradores de ideias não se restringe aos prêmios simbólicos, pois a empresa proporciona recompensas econômicas coletivas como a estabilidade do emprego, distribuição de lucros, oportunidade de crescimento profissional, dentre outras (GODFREY, 2003). O grande objetivo do sistema é produzir um clima favorável à participação de todos os funcionários na solução dos problemas do dia-a-dia conduzindo à melhoria contínua (JHRA, 1992).

Segundo Chiavenato (2004), é necessário que os gestores e supervisores conheçam a cultura da organização e busquem formas diferentes de motivar os colaboradores, saibam avaliar corretamente as ideias conforme normas estabelecidas no programa interno de sugestões da organização e também como informar ao colaborador o motivo de sua ideia não ser implantada, para que o mesmo não desanime e continue a participar do projeto. De acordo com Peanteado et al. (2008), a grande dificuldade de implantação de um programa de sugestões dos funcionários e consequentemente as causas de fracassos dos mesmos, é a falta de um objetivo bem definido e elaborado por parte da gerência da empresa, para promover e incentivar a criatividade dos colaboradores, para solucionar problemas como a redução de tempo de processo e seus custos, aumento de produtividade, segurança no trabalho e invenções ou mudanças na metodologia de trabalho da organização.

3 PROCEDIMENTO METODOLÓGICO

Nesta pesquisa foi utilizada uma abordagem qualitativa que permite uma relação mais flexível com o respondente, resultando em dados com mais profundidade e riqueza de detalhes. Este método se caracteriza pelo maior foco na compreensão dos fatos do que na mensuração de fenômenos (YIN, 2001). De acordo com Bryman (1989), as principais características da pesquisa qualitativa são a utilização do ambiente natural como fonte direta dos dados e o pesquisador como instrumento chave,

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justificando esta abordagem pelo fato de representar uma forma adequada de se buscar o entendimento da natureza de um fenômeno social complexo.

Entre os diversos tipos de pesquisa qualitativa, optou-se pelo estudo de caso simples, com o intuito de se aprofundar mais nos detalhes e nas informações, proporcionando assim uma melhor compreensão dos fenômenos organizacionais. Além disso, cada caso estudado consiste em estudo completo em que as evidências convergem para uma conclusão (YIN, 2001). Dentre as várias estratégias para conduzir a análise, será adotada nesta pesquisa a descrição do caso.

Nesta pesquisa foram utilizados dados primários e secundários. Segundo Bryman (1989), os dados secundários são aqueles baseados em pesquisa de arquivos que podem ser históricos ou recentes, estatísticos e estudos previamente realizados, enquanto os dados primários são elaborados pelo pesquisador durante a pesquisa.

Os dados secundários foram utilizados na elaboração de um diagnóstico a respeito da gestão da melhoria contínua e do uso de diversas ferramentas de controle utilizados em empresa de transporte, bem como as características gerais e econômicas do setor. Para a coleta de dados, utilizou-se da aplicação de questionários utilizou-semiestruturados, com questões abertas e fechadas, permitindo uma maior interação entre o pesquisador e os entrevistados. Com o uso deste procedimento, o entrevistado pode alcançar a liberdade e a espontaneidade necessárias, enriquecendo a pesquisa.

A pesquisa de campo foi realizada no Estado de São Paulo, em uma empresa de terceirização de transporte de cana-de-açúcar, de grande porte e possuindo diversos modelos de gestão. A amostra utilizada nesta pesquisa foi considerada não-probabilística e intencional. Segundo Aaker; Day (1990), a suposição básica da amostragem intencional é que, com um bom julgamento e uma estratégia adequada, pode-se escolher os casos que devem ser incluídos, de modo a torná-la satisfatória para as necessidades da pesquisa. Embora a amostra seja não-probabilística, cabe ressaltar a importância da empresa escolhida em relação ao universo total, dado a importância da mesma.

A empresa pesquisada possui capital 100% brasileiro, com a estrutura acionária familiar, mas desde 2007 conta com uma administração profissionalizada, com um presidente que não é acionista e uma receita líquida anual, em 2018, acima de R$ 900 milhões, know how na prestação de serviço de transporte de cana-de-açúcar, capacidade de gerir grande quantidade de mão de obra especializada (áreas de segurança, meio ambiente, saúde, suprimentos e gestão de pessoas) e operacional (motoristas, mecânicos, eletricistas e borracheiros). A unidade escolhida para a pesquisa faturou em 2018, aproximadamente R$ 55 milhões e tem 350 funcionários, sendo que 95% destes são operacionais.

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4 RESULTADOS E DISCUSSÃO

Observou-se na literatura que muitas empresas estão aderindo ao programa de sugestões de melhorias de funcionários e a empresa pesquisada seguiu este entendimento e desde janeiro de 2016 iniciou o programa de sugestões de melhorias dos funcionários, com o objetivo de motivar os funcionários e gerar benefícios para a empresa. O foco principal é de buscar melhorias nos processos relacionados a manutenção, segurança e aos processos oriundos do transporte da cana-de-açúcar. Atualmente, o programa é gerenciado pela equipe da matriz do SSMAq (Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade) que tem três integrantes responsáveis pelo programa, sendo um gerente corporativo e dois coordenadores. Na unidade, o gerenciamento do programa é feito por um coordenador de SSMAq e o gerente operacional da unidade, sendo que há mais três supervisores operacionais que analisam as sugestões dos funcionários, quinzenalmente.

Segundo o gerente operacional da empresa pesquisada, o programa surgiu da necessidade de envolvimento dos funcionários na administração participativa, buscando a gestão da melhoria contínua. Tal envolvimento foi respaldado pela garantia de emprego e por meio de benefícios da entrega de produtos diversos, como bens de cozinha, cama e banho até prêmios maiores, como por exemplo motocicletas. O programa possui como características ser um canal de comunicação em duplo sentido (funcionário - empresa), elevado envolvimento de gerentes e diretores, não se baseia em estímulo monetário e delega aos gestores a tarefa de aprovar e implementar as sugestões de melhorias. Barbieri; Alvares (2005) observaram que o sucesso de um sistema de sugestão depende de quatro orientações básicas, que são: comunicação, de duas vias, entre funcionários e diretoria; o sistema de sugestão deve estar entre as principais prioridades da alta direção; os funcionários precisam estar conscientes de que o fortalecimento da empresa beneficia a todos; e as respostas precisam ser rápidas e pertinentes aos geradores de ideias.

As principais influências para uma implementação de ideia bem-sucedida incluem o compromisso de gestão e os recursos locados. Suporte organizacional e recursos comprometidos são necessários em três estágios de sistemas de sugestão, que são: geração de ideias, planejamento de ideias e acompanhamento de ideias (NEAGOE; KLEIN, 2009). Quando esses requisitos forem satisfeitos, uma transferência ocorrerá da criatividade do funcionário para sugestões praticáveis, dando a empresa um grande e constante fornecimento de ideias.

O fluxo do programa de sugestões de funcionários da empresa pesquisada segue as seguintes etapas:

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A seguir, é apresentado a descrição de cada etapa do programa de sugestão de ideia.

a) Colaboradores têm a sugestão de melhoria, preenchem um formulário simples e o deposita em pontos específicos da empresa;

b) É feita a coleta diária das sugestões;

c) Cadastramento em um sistema simples e logo após é enviado um email a comissão de análise (três supervisores);

d) Após receberem os formulários, a comissão faz uma pré-análise, respondendo através do e-mail se a sugestão está aprovada ou rejeitada;

e) Se aprovada, a comissão deve iniciar o processo de implantação da sugestão e criação do relatório, descrevendo detalhadamente a melhoria realizada, colhendo assinaturas dos responsáveis da área de SSMAq e passar o feedback ao autor da sugestão. No caso das sugestões rejeitadas, estes devem descrever o motivo no formulário e passar o feedback ao autor.

f) Quinzenalmente, a comissão avaliadora irá pontuar todas as sugestões através de critérios de avaliação, como ganhos financeiros, impacto ao processo produtivo, etc, e finalmente será feito a entrega do prêmio e apresentado durante uma reunião com o presidente, diretores e todos os funcionários da filial da empresa.

Segundo a equipe de gestão da unidade pesquisada, uma etapa muito importante do programa de sugestões dos funcionários é o feedback ao autor da ideia. Segundo eles, após aumentar esta

Ideia do funcionário Coleta das sugestões Cadastramento Pré-análise Feedback ao autor da ideia Análise do impacto da sugestão

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interação entre funcionário e empresa, o número de sugestões aumentou gradativamente ano a ano e as sugestões foram mais assertivas e mais lucrativas para a empresa. Aytac (2003) indica que a sinceridade e o comprometimento da direção são fatores cruciais para o sucesso deste tipo de programa. Entretanto, do mesmo modo que o programa de sugestões é motivador, este pode ser desmotivador se a equipe de gestão não for eficiente.

Além disso, os entrevistados relataram que o feedback aos funcionários sobre suas ideias demonstrou que o programa está bem gerido, facilitando assim a participação sustentada. O envolvimento dos funcionários aumentou quando o feedback dos supervisores e dos gerentes se concentrou nos pontos fortes.

O feedback é importante pois sem ele, pode-se induzir as pessoas a se sentirem ignoradas e insatisfeitas. Ele também pode ajudar na descoberta de erros, onde a equipe pode melhorar a qualidade de suas sugestões (VERDINEJAD et al., 2010). Se os funcionários não recebem feedback, podem sentir que a gerência está tomando o crédito por suas sugestões. O feedback sobre sugestões não implementadas pode manter os funcionários motivados para o programa de melhoria contínua (ARIF et al., 2010). Por fim, o feedback deve ser detalhado o suficiente para ajudar os funcionários a conhecer o status de sua ideia, como a possibilidade de receber um prêmio financeiro ou o porquê de sua sugestão ter sido rejeitada (VERDINEJAD et al., 2010).

Para medir a eficácia do programa é apresentado a Figura 1, na qual mostra a quantidade total de sugestões registradas e seus status até dezembro de 2018. Foi possível visualizar a proporção das sugestões implantadas em relação às rejeitadas, sendo que o sucesso das aprovadas é de 8% a 10%. Em 2018, na empresa pesquisada, foi alcançado uma média de 16,1 sugestões por funcionário por ano, um número expressivo e próximo da média das empresas brasileiras (BARBIERI e ÁLVARES, 2005). Barbieri et al. (2009) também observaram um aumento significativo na média de sugestões por funcionário por ano, passando de 2,7 em 2001 para 121,1 em 2006. Muitas das sugestões rejeitas são pelo motivo de serem apenas ideias que não são agregadoras nos processos produtivos e porque muitas sugestões são parecidas umas com as outras. Segundo Lasrado (2016), este problema é muito comum nas empresas e uma maneira de superar esse desafio é aumentar a publicidade do programa de sugestões, afim de garantir que todos estejam cientes de sua existência.

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Figura 1 - Quantidade total de sugestões registradas, não aprovadas e aprovadas

Fonte: elaborado na pesquisa

Um outro ponto observado no programa de sugestões dos funcionários na empresa pesquisada foi promover um clima mais agradável e favorável à participação de todos os funcionários na solução dos problemas do dia a dia conduzindo à uma melhoria contínua. Também é uma ideia do programa o comprometimento de todos os colaboradores da empresa, desde o operário até o gerente.

Atualmente, os gestores da empresa pesquisada entendiam que os problemas estão ocultos de tal forma que frequentemente passam despercebidos das pessoas e pode comprometer gravemente os processos produtivos e a qualidade do serviço prestado. A finalidade do programa de sugestões dos funcionários iniciou em 2016 exatamente para corrigir e diminuir estes problemas e aplicar melhorias contínuas em todos os processos logísticos e de manutenção. Souza e Yonamine (2002) observaram que ao mesmo tempo em que o programa gera benefícios para a empresa, o trabalhador se sente mais motivado, mais participativo dos processos produtivos e torna-se mais compromissado com a empresa, passando a se sentir mais integrante da empresa e com isso, se preocupa com a resolução dos problemas e com as melhorias constantes dos processos.

5 CONCLUSÃO

O programa de sugestões dos funcionários foi visto como um canal único de comunicação entre os funcionários mais operacionais com as áreas de gestão (uso do feedback). Observou que é possível entender diversas falhas de processos apenas com as ideias de melhorias dos funcionários. É nítido que o sistema de sugestões dos funcionários melhorou as relações internas e a satisfação, tornando o ambiente mais cooperativo e mais apropriado para o desenvolvimento pessoal. A confiança na garantia do emprego, combinada com o sistema de premiação, parece ser um dos fatores críticos do sucesso do sistema de sugestões. Em virtude do sucesso do programa, foi relatado que no

660 4236 5628 594 3897 5178 66 339 450 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 2016 2017 2018

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ano de 2019 esta ferramenta de melhoria contínua irá prosseguir e é esperado novos ganhos em produtividade logística, manutenção dos equipamentos e financeiros em virtude do uso desta ferramenta de qualidade.

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Figura 1 - Quantidade total de sugestões registradas, não aprovadas e aprovadas

Referências

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