Execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

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2016 no)

Execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e

Infrações Conexas

RELATÓRIO ANUAL

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Execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações

Conexas

RELATÓRIO ANUAL

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ÍNDICE

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

5

Índice

Considerações prévias ... 11

Sumário executivo ... 13

Parte I - Estrutura orgânica e controlo interno ... 15

1. Estrutura orgânica ... 17

2. Controlo interno ... 19

Parte II - Execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas ... 21

1. Metodologia ... 22

2. Condicionantes ... 22

3. Monitorização ... 22

4. Conclusões/recomendações ... 22

Anexos ... 25

Anexo 1. Monitorização da implementação das medidas preventivas ... 26

Anexo 2. Novos fatores de risco identificados ... 45

(6)

(7)

ÍNDICE DE QUADROS

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7

Índice de Quadros

Quadro 1. Responsáveis/Diretores de Serviço ... 18

(8)

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ÍNDICE DE GRÁFICOS

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9

Índice de Gráficos

Gráfico 1. Percentagem de medidas implementadas por serviço ... 13

Gráfico 2. Percentagem de medidas implementadas por área de risco ... 14

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CONSIDERAÇÕES PRÉVIAS

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11

Considerações prévias

e acordo com a recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC), de 1 de julho de 2009, devem os órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou património públicos, seja qual for a sua natureza, elaborar Planos de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC).

A recomendação sobre a elaboração do PGRCIC define que:

a. Sejam identificados, relativamente a cada área ou departamento, os riscos de corrupção e infrações conexas;

b. Com base na identificação dos riscos, indicação das medidas adotadas que previnam a sua ocorrência;

c. Definição e identificação dos vários responsáveis envolvidos na gestão do Plano;

d. Elaboração anual de um relatório sobre a execução do Plano.

A Recomendação n.º 5/2012, de 7 de novembro, do CPC, recomenda uma análise dos mecanismos de acompanhamento relativamente à gestão de conflitos de interesses. Em 1 de julho de 2015, foi emitida nova Recomendação pelo CPC, a qual estabelece que os Planos identifiquem os riscos de gestão, incluído os riscos de corrupção, bem como correspondentes medidas preventivas.

Neste sentido, e tendo em conta o Plano em vigor em 2016, consubstanciado pelas recomendações acima referidas, foi efetuada uma monitorização, com o objetivo de analisar e avaliar em que medida o definido no Plano está a ser implementado e, por outro lado, avaliar a necessidade de revisão dos riscos e controlos anteriormente identificados.

D

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SUMÁRIO EXECUTIVO

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

13

Sumário executivo

ando cumprimento ao preconizado na recomendação emitida em 1 de julho de 2009 do CPC, o presente relatório de execução procede à monitorização anual de execução do PRGCIC.

Este processo de monitorização teve em consideração a execução do PGRCIC revisto, conforme recomendação emitida no relatório anual de 2015, pelos responsáveis de cada área de risco e aprovado pelo CA, em 28 de janeiro de 2016.

O presente relatório foi elaborado pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI), em articulação com os responsáveis de cada área de risco.

Para o efeito, os responsáveis de cada área de risco elaboraram um relatório de monitorização do PGRCIC, onde foram identificadas as medidas implementadas, aquelas que ainda não foram implementadas e as que no decorrer do ano se julgaram inadequadas e/ou sem efeito.

De um modo geral, verificou-se que, das 98 medidas prevista no PGRCIC, foram implementadas 63, o que representa uma taxa média de execução de 65%, como se demonstra no gráfico seguinte:

Gráfico 1. Percentagem de medidas implementadas por serviço

SGD

Serviço Aprovision

amento

Serviços Farmacêut

icos

Serviços Financeiro

s

SGSI SGRH Gabinete

Jurídico Total

Total Medidas 11 36 10 18 4 16 3 98

Medidas Implementadas 6 22,5 8 16 2 7 2 63,5

55%

63%

80% 89%

50% 44% 67%

65%

0 20 40 60 80 100

Total Medidas Medidas Implementadas

D

Fonte: Hospital Santa Maria Maior, EPE

(14)

SUMÁRIO EXECUTIVO

14

RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE

CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE De acordo com a informação prestada pelos responsáveis das diferentes áreas de risco (anexos I), a existência de medidas por implementar decorre, sobretudo, de alterações de chefias e a escassez recorrente de recursos humanos. Algumas dessas medidas encontram-se em fase de conclusão, e outras ficaram sem efeito ou foram alteradas por não serem adequadas.

De um modo geral, os responsáveis das áreas de risco consideraram que os mecanismos e medidas de prevenção atualmente em vigor, não necessitam de ajustamento. No entanto, alguns responsáveis sugeriram ações corretivas (anexo I) e identificaram novos fatores de risco (anexo II), demonstrando, desta forma, a preocupação de obterem melhores resultados com a implementação das medidas preventivas.

Produção e Gestão

de Utentes

Gestão de Existênci

as

Compras Imobiliza do

Gestão de Contas a

Pagar

Gestão de Contas a Receber

Gestão de Tesourari

a

Sistemas de Informaç

ão

Recursos Humanos

Total Medidas 12 14 20 10 6 7 7 4 18

Medidas Implementadas 6 7,5 13 7 6 7 6 2 9

50% 54%

65%

70% 100% 100% 86%

50%

0 5 10 15 20 25

Total Medidas Medidas Implementadas

Gráfico 2. Percentagem de medidas implementadas por área de risco

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HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

15

Execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas | 2016 Relatório Anual

Hospital Santa Maria Maior, EPE

Parte I

Estrutura orgânica e controlo interno

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PARTE I | 1. ESTRUTURA ORGÂNICA

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

17

1. Estrutura orgânica

Os hospitais EPE organizam-se de acordo com as normas e critérios genéricos definidos pela tutela em função das suas atribuições e áreas de atuação específicas, devendo os respetivos regulamentos internos prever a estrutura orgânica com base em serviços agregados em departamentos e englobando unidades funcionais.

Assim, de acordo com o seu Regulamento Interno, o HSMM tem a seguinte organização:

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PARTE I | 1. ESTRUTURA ORGÂNICA

18

RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE

CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE Quadro 1. Responsáveis/Diretores de Serviço

Prestação de Cuidados

Cirurgia Geral Dr. Pratas Balhau

Ginecologia Dra. Esmeralda Feliciano

Oftalmologia Dra. Natacha Moreno

Otorrinolaringologia Dr. Joaquim Beleza

Urologia Dr. André Quinta

Consulta Externa Dr. Miguel Costa

Hospital de Dia Polivalente Dra. Marta Gomes

Urgência/Emergência Dra. Ana Cristina Ribeiro (nomeada a 01.07.2016)

VMER Dr. Rui Pinto

Medicina Interna Dr. Carlos Oliveira

Cardiologia Dra. Alexandra Sousa

Pneumologia Dr. Nuno Pires

Anestesiologia Dra. Isabel Santos

Ortopedia Dr. Luís Miguel Silva (nomeado a 19.04.2016)

Pediatria (incluindo hospital de dia pediátrico) Dra. Goreti Lobarinhas Suporte à Prestação de Cuidados

Bloco Operatório Dra. Isabel Santos

Unidade de Cirurgia de Ambulatório Dr. Alberto Magalhães

Imagiologia Dra. Manuela Senra

Imuno-hemoterapia Dra. Íris Ribeiro

Patologia Clínica Dr. António Tadeu Rocha

Unidade de Psicologia Clínica Dra. Daniela Simões

Unidade de Nutrição e Dietética Dra. Isabel Fernandes

Serviços Farmacêuticos Dra. Maria João Peixoto

Serviço de Esterilização Enf. Rui Gomes

Equipa de Gestão de Altas Enf.ª Paula Machado

Serviço Social (incluindo o gabinete do cidadão) Dra. Júlia Pogeira Gestão e Logística

Serviço de Planeamento e Apoio à Gestão Dr. Vasco Santos

Serviço de Gestão de Doentes Dra. Catarina Gomes

Serviço de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho Eng.º Vítor Batista

Serviço de Gestão Financeira Dr. Carlos Magalhães (nomeado a 25.08.2016)

Serviço de Gestão de Recursos Humanos Dra. La Salete Monteiro (nomeada a 01.03.2017) Serviço de Gestão de Sistemas de Informação Dr. José Carlos Matos

Serviço de Aprovisionamento Dra. Fernanda Lima (nomeada a 22.04.2016)

Serviço de Instalações, Equipamentos e Transportes Eng.º José Castro

Serviços Hoteleiros Dª Luciana Alves

Serviço de Formação e Desenvolvimento Profissional Enfª Maria Carreiras

Gabinete Jurídico Dra. Ana Santos

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PARTE I | 2. CONTROLO INTERNO

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

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2. Controlo interno

De acordo com os princípios do bom governo, referidos na Resolução do Conselho de Ministros n.º 49/2007, o HSMM tem implementadas estruturas de administração e fiscalização ajustadas à sua dimensão e complexidade.

O modelo adotado no HSMM assegura uma efetiva segregação de funções de administração executiva e de fiscalização. Neste sentido, cabe ao Conselho de Administração criar e manter um sistema de controlo interno adequado à dimensão e complexidade do HSMM. Ao Fiscal Único, como órgão de fiscalização, compete o controlo da legalidade, da regularidade e da boa gestão financeira e patrimonial do HSMM. Paralelamente, o Serviço de Auditoria Interna avalia os processos de controlo interno e de gestão de riscos, fornecendo ao Conselho de Administração análises e recomendações sobre as atividades revistas para melhoria do funcionamento dos serviços.

Outra vertente de controlo interno do HSMM é a sua estrutura organizativa, consubstanciada no organograma que identifica os vários serviços e unidades de apoio, a quem são atribuídas as respetivas missões e responsabilidades.

A par, os serviços são apoiados por um conjunto de normas, procedimentos e deliberações do Conselho de Administração que permitem estabelecer medidas de controlo interno e níveis de responsabilização.

No que concerne à matéria de conflito de interesses, o CPC, através da Recomendação n.º 5/2012, de 7 de novembro, recomendou a elaboração de mecanismos de acompanhamento e de gestão de conflito de interesses integrados nos planos de prevenção de riscos.

Relativamente a esta questão, para além do PGRCIC definir mecanismos que regulem e evitem essas situações, o Código de Ética do HSMM prevê diversas medidas tendo em vista a prevenção de eventuais conflitos de interesse.

Por outro lado, os membros do Conselho de Administração têm pleno conhecimento dos deveres

de abstenção de participar na discussão e deliberação de determinados assuntos e respeitam as

correspondentes normas no exercício das suas funções, tendo feito a declaração prevista no artigo

22º n.º 9, do estatuto do gestor público.

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HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

21

Execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas | 2016 Relatório Anual

Hospital Santa Maria Maior, EPE

Parte II

Execução do Plano de Gestão de Riscos de

Corrupção e Infrações Conexas

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PARTE II | EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

22

RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE

CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE

1. Metodologia

O Serviço de Auditoria Interna solicitou aos responsáveis de cada área de risco a elaboração de um relatório de monitorização do PGRCIC, relativamente ao ano de 2016, contemplando a seguinte informação:

i. Medidas preventivas implementadas;

ii. Resultados obtidos com as medidas implementadas, nomeadamente, eventual alteração provocada na probabilidade de ocorrência e na escala de risco;

iii. Medidas preventivas não implementadas e motivos de eventuais atrasos face ao previsto;

iv. Novos fatores de potencial risco, caso se verifiquem, e definir as respetivas medidas a adotar para prevenir e minimizar os seus efeitos.

Posteriormente, com base na informação dos relatórios de monitorização enviados pelos responsáveis das áreas de risco, foi elaborado o presente relatório de execução do Plano.

2. Condicionantes

A informação presente no relatório foi obtida a partir dos relatórios de monitorização, remetidos ao Serviço de Auditoria Interna, pelos responsáveis de cada área de risco, pelo que beneficia da presunção de verdade.

3. Monitorização

O plano foi objeto de monitorização por parte dos responsáveis, os quais relataram relativamente a cada área de risco e de acordo com o PGRCIC em vigor, as medidas de controlo implementadas, resultados obtidos,

medidas por implementar e eventuais ações corretivas em relação ao ano de 2016, as quais poderão ser analisadas com maior detalhe em anexo ao presente relatório – anexos I e II.

4. Conclusões/recomendações Conclusões

O presente relatório apresenta um balanço do nível de aplicação e monitorização do PGRCIC do HSMM.

Numa análise mais pormenorizada, efetuada aos reportes provenientes das diferentes áreas de risco resultam as seguintes conclusões:

a. Em 2016, o grau de execução do PGRCIC foi aproximadamente 65%;

b. Segundo alguns dos responsáveis, a existência de medidas por implementar decorre, sobretudo, do facto de terem existido alterações de chefias de alguns serviços durante o ano 2016, e ainda devido há escassez de recursos humanos;

c. Alguns responsáveis sugeriram ações corretivas (anexo I) e apresentaram novos fatores de risco (anexo II), demonstrando, desta forma, a preocupação de obterem melhores resultados com a implementação das medidas preventivas.

De um modo geral, tem-se verificado uma

consciencialização relativamente à

importância da implementação de

mecanismos que ajudem a prevenir e/ou

mitigar riscos associados à corrupção e

infrações conexas.

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PARTE II | EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

23

Relativamente à matéria de conflito de

interesses, salienta-se a preocupação da gestão quanto a esta questão, tendo sido adotadas medidas no sentido de reduzir tais situações.

O HSMM tem um conjunto de Manuais de Procedimentos Administrativos e Contabilísticos nas áreas de Gestão de Contas a Receber, Gestão de Contas a Pagar, Gestão de Compras, Gestão de Imobilizado, Gestão de Tesouraria, Contabilidade Geral/

Orçamental/Analítica, Logística/Farmácia, os quais foram aprovados, de acordo com o Boletim Informativo do Conselho de Administração, em reunião de Conselho de 12/01/2011. No entanto, estes manuais carecem de revisão/atualização.

Da avaliação da implementação das medidas propostas, conclui-se que há necessidade de proceder a alguns ajustamentos ao Plano em vigor.

Recomendações

No sentido de continuar a reforçar a eficácia operacional dos mecanismos existentes e procurar a introdução de outros que continuem a ajudar a prevenir ou mitigar os riscos associados à corrupção e infrações conexas, recomenda-se:

a. Que os serviços deem continuidade à implementação das medidas em falta, dentro dos prazos estabelecidos;

b. Que os responsáveis das diferentes áreas de risco apresentem proposta de alteração/revisão do PGRCIC, em

vigor, da área que lhe compete, até ao final do mês de novembro;

c. Semestralmente, até ao final do mês de julho e até ao final do mês de janeiro do ano seguinte, os responsáveis de cada área de risco deverão elaborar e enviar ao Serviço de Auditoria Interna e CA relatórios de acompanhamento do PGRCIC, identificando:

i. Medidas de controlo implementadas e resultados obtidos;

ii. Medidas por implementar, com a identificação dos motivos de eventuais atrasos face ao previsto;

iii. Novos fatores de risco surgidos após a elaboração do plano e respetivas medidas a adotar para prevenir e minimizar esses riscos, se aplicável.

d. Atualização/revisão dos manuais Procedimentos Administrativos e Contabilísticos, em data a definir pelos respetivos serviços;

e. A publicação no Site e no Portal do HSMM do presente relatório de execução.

De acordo com a Recomendação do CPC, de 1

de julho de 2009, o presente relatório de

execução deverá ser remetido ao Conselho de

Prevenção da Corrupção, bem como aos

órgãos de superintendência, tutela e controlo.

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ANEXOS

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

25

Anexos

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ANEXOS

26

RELATÓRIO ANUAL DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE

Anexo 1. Monitorização da implementação das medidas preventivas – responsáveis área de risco

Produção e Gestão de Utentes

PLANO

MONITORIZAÇÃO

(RESPONSÁVEL PELA ÁREA DE RISCO) MEDIDAS POR IMPLEMENTAR PRAZO EXECUÇÃO

RISCOS IDENTIFICADOS MEDIDAS PREVENTIVAS MEDIDAS IMPLEMENTADAS RESULTADOS DESCRIÇÃO MOTIVOS

Admissão de doentes com informação insuficiente ou incorreta

- Elaboração de normativos e procedimentos de controlo interno para a área;

- Ligação da atividade de admissão à de cobrança, aferindo se a causa da não cobrança está na deficiente/atualização dos dados dos utentes.

- Responsabilidade das operações.

Serviço Gestão Doentes:

Na admissão do utente, os administrativos registam/atualizam as fichas de identificação dos utentes.

Quando algumas identificações estão incompletas, os administrativos efetuam contatos telefónicos para o utente ou Centro Saúde, a fim de completar dados em falta.

Envio de notas de débito para os utentes com valores em dívida.

Diminuição da

correspondência devolvida.

Aumento da cobrança de taxas moderadoras.

____________ ____________ ____________

Existência de conflito de interesses na prescrição de MCDT e transporte de doentes

- Elaboração de normativos e procedimentos de controlo interno para a área;

- Segregação de funções e responsabilidade das operações;

- Estabelecer que os Diretores de Serviço deverão proceder à revisão e aprovação dos pedidos de serviços externos;

- Estabelecer protocolos de MCDT por especialidades;

- Controlo das requisições de MCDT e transporte de doentes.

Aprovado pelo CA os procedimentos relativos à prescrição, aquisição e execução de MCDTs.

A maioria dos MCDTs a realizar no exterior foram objeto de consulta ao mercado por parte do Aprovisionamento e posterior aprovação do CA.

A nível dos transportes dos doentes existe um regulamento e uma instrução de trabalho, aprovado em 05/12/2013 pelo CA.

____________ ____________ ____________ ____________

Desvio de verbas de montantes cobrados em taxas moderadoras e não entregues na tesouraria

Elaboração de procedimentos escritos com referência a:

- Identificação de locais de cobrança;

- Identificação do circuito;

- Identificação dos intervenientes e das tarefas a desempenhar;

- Implementação de normas que garantam maior celeridade na

Serviços Financeiros:

Com caráter diário, os Serviços Financeiros retiram uma listagem própria através de aplicação pelos SGSI, através da qual se faz a comparação com os valores constantes nas listagens retiradas pelos profissionais que procedem à cobrança. Adicionalmente, está salvaguardada a possibilidade de pagamentos de taxas moderadoras

Permite verificar

atempadamente a

concordância de valores entre as duas listagens (verificação pelo profissional que cobra taxas pela Tesouraria).

Elaboração de normativos escritos.

Elaboração de procedimentos escritos em colaboração com o Serviço de Gestão de Doentes e implementação de um sistema que vise, em último

Serviço Gestão Doentes:

Falta de recursos humanos.

Dificuldades técnicas.

31/12/2017

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ANEXOS

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

27 PLANO

MONITORIZAÇÃO

(RESPONSÁVEL PELA ÁREA DE RISCO) MEDIDAS POR IMPLEMENTAR PRAZO EXECUÇÃO cobrança coerciva de taxas

moderadoras;

- Segregação de funções entre quem confere e quem entrega no Serviço de Gestão Financeira;

- Rotatividade de pessoal em postos de cobrança de taxas moderadoras.

através de recurso a MB, quer na Urgência, quer nas Consultas Externas e Patologia Clínica, o que constitui, por si só, fator de salvaguarda.

recurso, cobrança coerciva de taxas (este a cargo dos SGSI).

Extravio de bens pertencentes aos utentes e à guarda do hospital

Elaboração de procedimentos escritos para a salvaguarda de espólio de utentes;

- Divulgação formal junto dos profissionais envolvidos dos procedimentos escritos existentes sobre cada tarefa.

____________ ____________ ____________ ____________ ____________

Falhas na cobrança de taxas moderadoras: a) favorecimento indevido (atribuição de isenção/

redução de taxas

moderadoras e

inexistência de registo de episódios/ atos)

- Divulgação formal junto dos profissionais envolvidos dos procedimentos escritos existentes sobre cada tarefa;

- Segregação de funções, rotatividade de pessoal em postos de cobrança de taxas moderadoras.

Parte desta medida está implementada, a maioria das isenções, estão registadas no RNU.

Enviado ao CA, o procedimento relativo as readmissões por período inferior a 24 horas pelo mesmo motivo e procedimento relativo a todas as devoluções de taxas moderadoras.

A cobrança de taxas moderadoras e demais gestão que lhe está associada é efetuada pelo Serviço de Gestão de Doentes. Diariamente, um profissional desse Serviço procede à entrega dos valores cobrados na Tesouraria, onde são verificados, individualmente, por cada funcionário que cobrou, os valores entregues e feito o respetivo confronto com as listagens mencionadas no ponto anterior. Essa conferência é feita na presença, na Tesouraria, de um profissional afeto ao SGD.

Diminuição no risco de atribuição de falsas isenções.

Os Serviços Financeiros conferem os valores indicados como cobrados nas respetivas listagens e entregues na Tesouraria (a

atribuição de

isenção/redução de taxas moderadoras e inexistência de registo de espólios/atos é matéria da competência do SGD.

Procedimentos relativamente às taxas moderadoras.

Falta de recursos humanos.

31/12/2017

(28)

ANEXOS

28

RELATÓRIO ANUAL DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE

RISCOS IDENTIFICADOS MEDIDAS PREVENTIVAS AÇÕES CORRETIVAS

Desvio de verbas de montantes cobrados em taxas moderadoras e não entregues na tesouraria

Elaboração de procedimentos escritos com referência a:

- Identificação de locais de cobrança;

- Identificação do circuito;

- Identificação dos intervenientes e das tarefas a desempenhar;

- Implementação de normas que garantam maior celeridade na cobrança coerciva de taxas moderadoras;

- Segregação de funções entre quem confere e quem entrega no Serviço de Gestão Financeira;

- Rotatividade de pessoal em postos de cobrança de taxas moderadoras.

Serviços Financeiros: Implementação efetiva das medidas em falta.

Responsável pela Área de Risco (Serviço de Gestão de Doentes): Dra. Catarina Gomes Responsável pela Área de Risco (Serviços Financeiros): Dr. Carlos Magalhães

Gestão de Existências

PLANO

MONITORIZAÇÃO

(RESPONSÁVEL PELA ÁREA DE RISCO) MEDIDAS POR IMPLEMENTAR

PRAZO EXECUÇÃO

Existências nos serviços não controladas

Implementação de armazéns avançados (AA) em todos os serviços e realizar contagens cíclicas das existências ao longo do exercício, com informação ao CA;

Restrição de acesso físico aos serviços.

Serviço Aprovisionamento:

Trimestralmente, são realizadas contagens físicas das existências, a 50% nas intercalares, a 100% nas finais.

É elaborado um relatório com os movimentos de correção efetuados em cada período, que é submetido ao CA.

Serviços Farmacêuticos:

Implementado AA na Consulta Externa.

Serviços Farmacêuticos:

Controlo de existências e diminuição de stocks.

Serviço

Aprovisionamento:

Implementação de armazéns avançados em todos os serviços.

Implementação de AA no Piso 3.

O serviço deparou-se com um período de transição na Chefia.

Foram desenvolvidas algumas ações no sentido de preparar o arranque dos AA. Contudo, o feedback obtido não foi o mais desejado, foi referido pelos Serviços abordados, falta de espaço físico para acondicionar devidamente o material e lentidão na leitura ótica (PDAs), condições que de certa forma também condicionaram a implementação da medida, dado que o bom funcionamento e o sucesso dos AA pode ficar comprometido.

Serviço

31/12/2017

(29)

ANEXOS

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

29 PLANO

MONITORIZAÇÃO

PRAZO EXECUÇÃO

Desvio de existências por colaboradores ou terceiros

- Segregação de funções e responsabilidades das operações;

- Restrição de acesso físico aos armazéns.

- Receção e registo dos bens efetuados por trabalhadores diferentes, sempre que o número de funcionários efetivos ao serviço o permita.

- Restrição de acesso ao armazém.

Serviço

Redução do risco.

Acesso restrito aos AA.

____________

Movimentos de existências não registados e/ou contabilizados incorretamente

Verificar que a informação constante dos movimentos de existências (receção, requisição interna, expedição) foi corretamente registada no sistema de gestão de existências (armazém, código de material, quantidade, prazo de validade e valor).

Contagens físicas a todas as existências.

Auditoria aos AA, com sensibilização dos profissionais para fazerem registos.

Serviço

Correção a eventuais

anomalias das

existências.

Diminuição da rotura de stocks.

Serviço

Monitorização dos prazos de validade.

Sistema automático de armazenamento e dispensa de medicamentos, principalmente para hemoderivados e estupefacientes.

____________

Serviço

31/12/2017

Receção não controlada física e qualitativamente.

Rececionar apenas os materiais/

medicamentos constantes em notas de encomenda, que estejam em bom estado físico e pelas quantidades encomendadas.

Apenas são rececionados materiais que constam da nota de encomenda e que estejam em bom estado.

A receção de produtos farmacêuticos é sempre conferida por um farmacêutico.

Serviço

Redução do risco.

____________ ____________ ____________

Receção pouco eficiente Acordar data e hora da entrega com cada fornecedor de forma a otimizar o desempenho da função receção.

Não implementada.

____________

Serviço

Inclusão de horário de receção de mercadorias na Nota de Encomenda.

Serviço

31/12/2017

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ANEXOS

30

RELATÓRIO ANUAL DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE

Existências nos serviços não controladas

Implementação de armazéns avançados (AA) em todos os serviços e realizar contagens cíclicas das existências ao longo do exercício, com informação ao CA.

Serviços Farmacêuticos: Formação dos utilizadores dos AA. Aquisição de terminais portáteis de modo a ser possível o registo de consumo junto aos AA.

Movimentos de existências não registados e/ou contabilizados incorretamente

Verificar que a informação constante dos movimentos de existências (receção, requisição interna, expedição) foi corretamente registada no sistema de gestão de existências (armazém, código de material, quantidade, prazo de validade e valor).

Serviço Aprovisionamento: Desenvolvimento de um sistema de controlo e monitorização dos prazos de validade (quando aplicável). Caso a solução disponibilizada pela Glintt, no aplicativo de Gestão de Materiais, não se mostre viável, optar-se-á por uma solução de controlo “manual”.

Receção pouco eficiente Acordar data e hora da entrega com cada fornecedor de forma a otimizar o desempenho da função receção.

Serviço Aprovisionamento: A maior parte das mercadorias é entregue por transportadoras, pelo que não será fácil implementar esta medida, a qual consideramos não ser exequível.

Responsável pela Área de Risco (Serviço de Aprovisionamento): Dra. Fernanda Lima Responsável pela Área de Risco (Serviços Farmacêuticos): Dra. Maria João Peixoto

Compras

PLANO MONITORIZAÇÃO

PRAZO EXECUÇÃO

Existência de conflito de interesses que ponham

em causa a

transparência dos procedimentos

- Cumprimento do manual de compras;

- Segregação de funções;

- Obtenção de declaração de interesses privados dos elementos constituintes das comissões técnicas de análise.

- Cumprimento do manual de compras;

- Segregação de funções;

- Cumprimento das regras de contratação, nos termos do CCP;

- Obtenção de declaração de interesses privados dos elementos de júri dos procedimentos das áreas dos dispositivos médicos e medicamentos.

Serviço

Redução do risco.

Serviço

Obtenção de declaração de interesses privados dos elementos de júri, alargar a

medidas às restantes áreas. ____________

Serviço

Aprovisionamento : 31/12/2017

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ANEXOS

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

31 PLANO

MONITORIZAÇÃO

PRAZO EXECUÇÃO

Existência de situações de conluio entre concorrentes e de eventual corrupção dos funcionários

Não designação dos mesmos elementos, de forma reiterada, para os júris.

Sempre que possível tentar-se designar elementos diferentes para o júri do concurso.

Concursos e procedimentos de compras em articulação com o Serviço de Aprovisionamento.

Usar por base o Catálogo dos SPMS e o Formulário Hospitalar Nacional dos Medicamentos.

Serviço

Redução do risco.

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Inexistência de cabimentação prévia da despesa

Aprovação da despesa apenas com informação de cabimentação prévia por parte dos Serviços Financeiros.

Apenas são aprovadas e autorizadas despesas com informação de cabimentação.

Serviço

Garantia da dotação de verba.

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Excesso de compras de stock que se poderão tornar inutilizáveis ou obsoletos

- Medidas de controlo de prazos de validade;

- Analisar, anualmente, os produtos com fraca rotatividade (sem movimento há mais de 1 ano) e questionar os possíveis serviços consumidores sobre a utilização esperada desses materiais.

Analisar, anualmente, os produtos com fraca rotatividade (sem movimento há mais de 1 ano) e questionar os possíveis serviços consumidores sobre a utilização esperada desses materiais.

Elaboração do ponto de encomenda com base no consumo do último semestre.

Serviço

Redução de bens considerados inutilizáveis ou obsoletos.

Diminuição de existências.

Serviço

Medidas de controlo de prazos de validade.

____________

Serviço

Cadernos de encargos pouco claros, incompletos ou discriminatórios

- Subscrição da plataforma eletrónica de compras públicas, que garantirá acesso a um alargado número de fornecedores;

- Validação pela comissão técnica de análise das cláusulas técnicas e de cadernos de encargos;

- Validação, pelo Gabinete Jurídico, dos cadernos de encargos.

As compras são efetuadas na sua grande maioria através da plataforma Eletrónica de Contratação Pública, quando tal não sucede são efetuadas consultas de preço a um mínimo de três fornecedores.

Serviço

Obtenção de compras a preços mais reduzidos.

Aquisições

transparentes, objetivas, completas e não discriminatórias.

Serviço

- Validação pela comissão técnica de análise das cláusulas técnicas e de cadernos de encargos;

- Submeter ao Gabinete Jurídico validação dos cadernos de encargos.

Gabinete Jurídico:

Notifica prévia dos procedimentos de natureza concursal, que não recaiam

Serviço

Não contemplado no manual de procedimentos;

- Extrema dificuldade de implementação.

Ajuste dos termos que irão ser utilizados em eventual contrato a elaborar e maior estudo das questões, correção de eventuais inconformidades. Maior

Serviço

(32)

ANEXOS

32

RELATÓRIO ANUAL DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE

PRAZO EXECUÇÃO

no âmbito da plataforma dos SPMS.

conhecimento das caraterísticas técnicas dos bens e serviços, contratos mais precisos.

Dificuldades no acompanhamento dos prazos de garantias das empreitadas e equipamentos e na execução de penalidades nos contratos de prestação de serviços e empreitadas

- Validação pelo Gabinete Jurídico da adequação da minuta pré-definida ao procedimento em questão;

- Definição de funções específicas em termos de acompanhamento e avaliação de equipamentos;

Todas as minutas de contrato são elaboradas pelo Gabinete Jurídico.

Elaboração de contrato;

verificação peças procedimentais;

comunicação dos incumprimentos casuisticamente.

100% respostas sem resultados negativos e 100% de notificação para o cumprimento.

Comunicação

acompanhada de

acompanhamento, pedido de notificação a cargo do Gabinete Jurídico para o incumprimento.

Diferimento de tarefas mas com acompanhamento em just in time, para permitir atempada notificação nos termos previstos pela lei e pelo procedimento contratual.

48horas úteis em urgentes para contratos com prazo regular/

procedimentos.

Restantes, resposta no prazo da Lei.

Aliciamento por parte de fornecedores no sentido de fomentar e induzir a procura

- Avaliação periódica dos fornecedores em termos de qualidade, satisfação dos prazos de entrega e quantidades encomendadas;

- Cumprimento dos procedimentos concursais realizados;

- Responsabilização das direções dos serviços.

Caso se verifique o incumprimento do contrato, a empresa é notificada para corrigir as “falhas” e se as mesmas não foram retificadas é equacionada a aplicação de penalidades previstas no contrato.

Os procedimentos são realizados com o Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto- Lei nº 18/2008, de 29 de janeiro, na sua redação atual. A responsabilização das direções do serviço ocorrerá caso se verifique.

Serviço

Redução do risco.

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Cadernos de encargos pouco claros, incompletos ou discriminatórios

- Subscrição da plataforma eletrónica de compras públicas, que garantirá acesso a um alargado número de fornecedores;

- Validação pela comissão técnica de análise das cláusulas técnicas e de cadernos de encargos.

Serviço Aprovisionamento: Atendendo à composição da estrutura profissional do HSMM, esta medida não se coaduna com a realidade/número/caraterísticas dos profissionais e da instituição.

Não antevemos vir a dispor dos meios necessários para desenvolver afirmativamente esta medida.

Dificuldades no acompanhamento dos prazos de garantias das empreitadas e equipamentos e na execução de penalidades nos contratos de prestação de serviços e empreitadas

- Definição de funções específicas em termos de acompanhamento e avaliação de equipamentos.

Serviço Aprovisionamento: Relativamente à medida “Definição de funções específicas em termos de acompanhamento e avaliação de equipamentos”. O Serviço de Aprovisionamento não reúne as competências técnicas necessárias para o efeito.

(33)

ANEXOS

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

33

Excesso de compras de stock que se poderão tornar inutilizáveis ou obsoletos

- Medidas de controlo de prazos de validade;

- Analisar, anualmente, os produtos com fraca rotatividade (sem movimento há mais de 1 ano) e questionar os possíveis serviços consumidores sobre a utilização esperada desses materiais.

Serviços Farmacêuticos: Elaboração do procedimento do controlo dos prazos de validade – 2017.

Responsável pela Área de Risco (Serviço de Aprovisionamento): Dra. Fernanda Lima Responsável pela Área de Risco (Serviços Farmacêuticos): Dra. Maria João Peixoto Responsável pela Área de Risco (Gabinete Jurídico): Dra. Ana Santos

Gestão de Imobilizado

PLANO

MONITORIZAÇÃO

Bens não inventariados - Assegurar que as encomendas são rececionadas pelos serviços com competência para tal, e conferidos em quantidade e qualidade de acordo com os procedimentos estabelecidos;

- Realização de testes de conformidade quanto ao cumprimento dos procedimentos internos estabelecidos.

- Aquando da receção do material, o SA procede à conferência quantitativa, posteriormente, o serviço com competências para o efeito valida a conferência quantitativa e procede à conferência qualitativa.

- Testes de conformidade (conferências físicas periódicas).

Serviço

Redução do risco.

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Ativos desviados por colaboradores ou terceiros

- Reforço das medidas de controlo interno;

- Responsabilização dos serviços pelos equipamentos que têm à sua guarda;

- Verificação física, de 2 em 2 anos, do inventário global.

Os serviços são responsáveis pelos equipamentos à sua guarda.

Serviço

- Reforço das medidas de controlo interno;

- Verificação física do inventário global.

Carência de recursos humanos.

Serviço

Doações à Instituição sem processo final de aceitação e não inventariação

Aprovação pelo CA das doações/ofertas;

Aprovação pelo CA das doações/ofertas.

Serviço

Existência de processo formal de aceitação e

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ANEXOS

34

RELATÓRIO ANUAL DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE

inventariação dos bens doados.

Abates não aprovados;

Abates não registados ou registados por valores errados.

- Os abates devem ser solicitados pelo responsável da respetiva área, de acordo com o manual de procedimentos, e aprovados pelo CA;

- Verificar que a informação constante dos documentos de abate foi corretamente registada no cadastro de imobilizado.

Os abates são sempre solicitados pelo responsável de cada secção, com parecer técnico dos SIET e SGSI, dependendo da tipologia do bem, e aprovados pelo CA, medicante proposta do SA.

Serviço

Redução do risco.

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Transferências de local não registadas oportunamente

Solicitar, anualmente, confirmação de bens à carga de cada serviço e verificar

diferenças reportadas. ____________ ____________

Serviço

Solicitar, anualmente, confirmação de bens à carga de cada serviço e verificar diferenças reportadas.

Carência de recursos humanos.

Serviço

Amortizações não registadas e contabilizadas oportunamente

Calcular e contabilizar mensalmente as amortizações de bens de imobilizado.

implementada.

Serviço

Imagem verdadeira e apropriada da posição financeira.

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Responsável pela Área de Risco (Serviço de Aprovisionamento): Dra. Fernanda Lima

Gestão de Contas a Pagar

PLANO

MONITORIZAÇÃO

PRAZO EXECUÇÃO

Alteração indevida de dados relevantes dos fornecedores (NIB)

Segregação de funções e responsabilidades das operações;

Circularização periódica de saldos terceiros.

Apenas é efetuada a alteração de dados bancários mediante comunicação por escrito do respetivo fornecedor.

A comunicação escrita por parte dos fornecedores permite evitar (e, à posteriori, verificar) erros na

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ANEXOS

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

35 PLANO

MONITORIZAÇÃO

PRAZO EXECUÇÃO

inserção de dados bancários.

Despesa não cabimentada

Validar a existência prévia de cabimentação da despesa.

A aplicação informática em uso (disponibilizada pelos SPMS) não permite qualquer tipo de registo de despesa sem prévia cabimentação.

Não existe despesa não cabimentada.

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Saldos de fornecedores incorretos

Solicitar regularmente aos maiores fornecedores extratos de contas e proceder à reconciliação dos mesmos com a conta corrente e ajustamento das diferenças existentes, após aprovação das mesmas.

São feitas conferências regulares dos saldos de fornecedores, tendo por base a própria informação por estes enviada aos Serviços Financeiros. Anualmente é efetuada circularização a 100%

de resposta direta aos nossos Revisores Oficiais de Contas, para efeitos de Certificação Legal das Contas.

Permite detetar e corrigir mais rapidamente eventuais divergências que se possam verificar.

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Débito de juros de mora por atraso nos pagamentos

Proceder à seleção para pagamento das transações de fornecedores nos prazos acordados e de acordo com a legislação.

As dificuldades de Tesouraria poderão levar, no limite, ao débito de juros de mora por eventuais atrasos nos pagamentos, situação que até hoje não se verificou. Sempre que existe algum pedido de pagamento por parte de um fornecedor é feito um esforço no sentido de atender rapidamente a essa solicitação.

Dentro das limitações das disponibilidades, é possível

manter um bom

relacionamento com todos os fornecedores, não se tendo verificado, até à data, qualquer incidente de débito de juros de mora por atraso nos pagamentos.

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Pagamentos mais céleres a determinados fornecedores

Análise da antiguidade de saldos a fornecedores.

Sem prejuízo de pagamento de algumas faturas a fornecedores com caráter regular e mensal – inclusive, para beneficiar de descontos financeiros -, é privilegiado o pagamento por antiguidade de saldo.

Na generalidade, é privilegiado o pagamento tendo em conta a antiguidade do saldo, não obstante existirem alguns pagamentos regulares e mensais, cuja não

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ANEXOS

36

RELATÓRIO ANUAL DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE

PRAZO EXECUÇÃO

concretização poderia colocar em questões alguns setores do Hospital.

Saldos de fornecedores incorretos Solicitar regularmente aos maiores fornecedores extratos de contas e proceder à reconciliação dos mesmos com a conta corrente e ajustamento das diferenças existentes, após aprovação das mesmas.

Serviços Financeiros: Aumentar o leque de conferências regulares, incluindo fornecedores que, por norma, não enviam essa informação ao Hospital, solicitando-a a terceiros.

Débito de juros de mora por atraso nos pagamentos Proceder à seleção para pagamento das transações de fornecedores nos prazos acordados e de acordo com a legislação.

Serviços Financeiros: Aumentar as disponibilidades de Tesouraria, quer através do valor referente ao Contrato-Programa, quer das cobranças a terceiros, por forma a diminuir o prazo médio de pagamentos.

Pagamentos mais céleres a determinados fornecedores

Análise da antiguidade de saldos a fornecedores. Serviços Financeiros: Aumentar as disponibilidades de Tesouraria, quer através do valor referente ao Contrato-Programa, quer das cobranças a terceiros, por forma a diminuir o prazo médio de pagamentos.

Responsável pela Área de Risco (Serviços Financeiros): Dr. Carlos Magalhães

Gestão Contas a Receber

PLANO

MONITORIZAÇÃO

PRAZO EXECUÇÃO

Atos clínicos não faturados, faturados incorretamente (informação insuficiente ou incorreta sobre o utente ou cliente) ou não faturados oportunamente

- Verificar mensalmente que todos os atos clínicos registados no período foram faturados;

- Verificar que todos os atos clínicos foram corretamente faturados em termos de GDH.

É emitida faturação com caráter regular, através de

aplicação própria

disponibilizada pelos SPMS (SONHO). Em caso de erros no processamento da

Diminuição de atos médicos e não médicos por faturar.

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ANEXOS

HOSPITAL SANTA MARIA MAIOR, EPE RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE RISCOS

DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

37 PLANO

MONITORIZAÇÃO

PRAZO EXECUÇÃO

faturação é solicitado apoio técnico ao SGSI deste Hospital que, se necessário, reencaminha para o suporte técnico dos SPMS.

Emissão de faturação fora de prazo

Proceder à faturação nos prazos estabelecidos legalmente.

A faturação é emitida com caráter regular, por forma a ser emitida dentro dos prazos estabelecidos.

Diminuição do prazo para

emissão de faturas. ____________ ____________ ____________

Cobranças não registadas nas contas dos respetivos clientes e contabilizadas oportunamente

Proceder à verificação que a informação constante das cobranças foi corretamente registada (código de cliente e valor).

O registo da cobrança é efetuado na aplicação informática em uso (disponibilizada e gerida pelos SPMS). Adicionalmente, a Tesouraria elabora, com caráter diário, um resumo dos movimentos e documentos do Caixa do dia, bem como da posição inicial e final no que se refere a disponibilidades em Banco e Caixa.

Esta dupla verificação permite detetar atempadamente omissões ao nível do registo de cobranças na aplicação informática.

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Saldos de clientes incorretos

Proceder ao envio regular de extratos aos clientes com saldos mais significativos solicitando reparo aos mesmos e à análise e ajustamento das diferenças existentes, após aprovação das mesmas.

Na generalidade, os saldos de clientes mais expressivos são o que mantemos com a ACSS, ARSNorte e Companhias de Seguros. Desde Janeiro de 2013 é utilizada a plataforma FHS (à qual aderiu a esmagadora maioria das Companhias de Seguros), criando, de parte a parte, um mecanismo de controlo e verificação do estado das interpelações, emissão de faturas e respetivo pagamento. Anualmente é efetuada circularização a 100%, com pedido de resposta direta aos nossos Revisores

Das respostas obtidas aos pedidos de confirmação de saldos que efetuamos não se têm verificado divergências muito significativas, pese embora seja difícil obter respostas céleres, nomeadamente por parte de

Companhias Seguradoras. ____________ ____________ ____________