ATOS E FATOS ADMINISTRATIVOS
Segundo a Secretaria do Tesouro Nacional, os atos administrativos são medidas postas em prática para que a Administração Pública alcance seus objetivos. A princípio, não provocam alterações no patrimônio e, nesse caso, não são passíveis de registro. Todavia, os atos que podem se traduzir em modificações futuras devem ser registrados. Foram criadas, então, com esse objetivo, as contas de compensação.
Ressalte-se que o conceito contábil de atos administrativos é bem mais amplo que o conceito consagrado pelo Direito Administrativo.
Os fatos administrativos são os que provocam alterações nos elementos do patrimônio público e são objeto de contabilização por meio das contas patrimoniais e das contas de resultado. Podem ser classificados como fatos permutativos, fatos modificativos ou fatos mistos:
Fatos permutativos: representam apenas a transposição de valores entre os grupos do Ativo ou Passivo ao mesmo tempo, não afetando o saldo patrimonial da Entidade. Exemplo: compra de bens a vista (entrada e saída de ativo), pagamento de obrigação (saída de ativo e saída de passivo) etc.;
Fatos modificativos: são os que provocam variações (para maior ou para menor) no saldo patrimonial da Entidade. Exemplos: pagamento de despesa (saída de ativo e diminuição de resultado), recebimento de receita (entrada de ativo e aumento do resultado) etc.;
Fatos mistos: são modificativos e permutativos. Exemplo: pagamento de obrigação com desconto (saída de ativo, saída de passivo e aumento de resultado).
Na Contabilidade Societária, os fatos permutativos são contabilizados no próprio patrimônio, passando pelo resultado do exercício apenas os fatos modificativos. Na Contabilidade Pública, porém, todos os fatos passam pelo resultado do exercício e são evidenciados na Demonstração das Variações Patrimoniais.
SISTEMAS DE CONTAS
Para que os lançamentos efetuados no âmbito da Administração Pública pudessem permitir, entre outros, o acompanhamento da execução orçamentária, o conhecimento da composição patrimonial e a interpretação dos resultados econômicos e financeiros, foi concebida uma lógica contábil por meio de sistemas de contas. São quatro os sistemas em que as contas podem ser classificadas: Orçamentário, Financeiro, Patrimonial e de Compensação.
No Sistema de Contas Orçamentário estão classificadas as contas que interferem diretamente no controle do detalhamento da execução orçamentária da Receita e da Despesa, como a receita prevista e as autorizações legais da despesa constante da Lei Orçamentária Anual e créditos adicionais, demonstrando a despesa fixada e a realizada no exercício. Além disso, este Sistema compara, ainda, a receita prevista com a arrecadada. As fontes alimentadoras do Sistema de Contas Orçamentário são os orçamentos e suas alterações, o caixa e os atos administrativos. Para os registros nesse sistema, serão utilizados os seguintes subgrupos de contas do Ativo e Passivo Compensado:
1.9.1 - Execução Orçamentária da Receita;
1.9.2 - Fixação Orçamentária da Despesa;
2.9.1 - Previsão Orçamentária da Receita;
2.9.2 - Execução Orçamentária da Despesa.
No Sistema de Contas de Compensação estão classificadas as contas com função precípua de controle,
como o acompanhamento detalhado da execução da receita, da despesa, da programação financeira e de
outras contas que integram o subgrupo Compensações Ativas e Passivas Diversas, sendo utilizados os
seguintes subgrupos de contas do Ativo e Passivo Compensados:
1.9.3/2.9.3 - Execução da Programação Financeira;
1.9.4/2.9.4 - Despesas e Dívidas dos Estados e Municípios;
1.9.5/2.9.5 - Execução de Restos a Pagar;
1.9.9/2.9.9 - Compensações Ativas/Passivas Diversas.
No Sistema de Contas Patrimonial estão classificadas as contas pertencentes às classes do Ativo (que demonstram as aplicações dos recursos) e do Passivo (onde são evidenciadas as origens dos recursos aplicados no Ativo) e ainda as Variações Ativas e Passivas.
No Sistema de Contas Financeiro estão classificadas as contas que venham a impactar os recursos financeiros disponíveis, como a arrecadação da receita e o pagamento da despesa orçamentária e extra- orçamentária. A fonte alimentadora do Sistema de Contas Financeiro é o caixa (disponível), que movimenta a entrada e a saída de numerário, bem como os eventos financeiros correlacionados.
LANÇAMENTOS CONTÁBEIS
Denomina-se lançamento o registro contábil das variações patrimoniais resultantes ou não dos atos da gestão. Os registros podem envolver vários elementos, conforme as fórmulas de lançamento a seguir a) uma conta no débito e uma conta no crédito;
b) uma só conta no débito e mais de uma conta no crédito;
c) mais de uma conta no débito e só uma conta no crédito; e d) mais de uma conta no débito e mais de uma conta no crédito.
Os Sistemas de Contas da Contabilidade Pública são compartimentos fechados, assim os lançamentos contábeis também são "fechados" (débito e crédito) dentro do mesmo sistema. Além disso, dependendo da natureza do ato ou fato administrativo, os lançamentos contábeis podem demandar registros em apenas um ou em todos os sistemas simultaneamente.
Exemplo A
Recebimento da doação de um computador.
Registro da entrada do bem no Sistema Patrimonial D - 1.4.2.2 - Bens Móveis
C - 6.2.3.1 - Incorporação de Ativos
Exemplo B
Aquisição de material permanente vinculado a termo formalizado de contrato.
No empenho da despesa e registro do contrato
Registro de empenho da despesa no Sistema Orçamentário D - 2.9.2.1 - Crédito Disponível
C - 2.9.2.2 - Crédito Empenhado a Liquidar Registro do contrato no Sistema de Compensação
D - 1.9.9.1 - Responsabilidade por Valores, Títulos e Bens C - 2.9.9.1 - Valores, Títulos e Bens sob Responsabilidade
No recebimento do material (liquidação da despesa)
Registro da liquidação da despesa no Sistema Orçamentário D - 2.9.2.2 - Crédito Empenhado a Liquidar
C - 2.9.2.3 - Crédito Empenhado Liquidado
Registro da obrigação no Sistema Financeiro (reconhecimento da despesa) D - 3.4.1.2 - Equipamentos e Material Permanente
C - 2.1.2.1 - Fornecedores
Registro da entrada do bem no Sistema Patrimonial D - 1.4.2.2 - Bens Móveis
C - 6.1.3.1 - Incorporação de Ativos
Registro da baixa do contrato no Sistema de Compensação, pelo recebimento do material.
D - 2.9.9.1 - Valores, Títulos e Bens sob Responsabilidade C - 1.9.9.1 - Responsabilidade por Valores, Títulos e Bens
No pagamento da despesa D - 2.1.2.1 - Fornecedores
C - 1.1.1.2 - Bancos Conta Movimento
Os registros nos Sistemas de Contas da Contabilidade Pública e seus relacionamentos com os atos e fatos podem ser assim sintetizados:
Fortes, 2002
GRUPOS DE CONTAS Ativo
Compreende as contas correspondentes aos bens e direitos de propriedade da entidade, demonstrando a aplicação de recursos e compreendem os seguintes grupos de contas:
a) ativo circulante: compreende as disponibilidades de numerário, bem como outros bens e direitos pendentes ou em circulação, realizáveis até o término do exercício seguinte;
c) ativo não circulante: compreende os direitos realizáveis após o término do exercício seguinte e os investimentos de caráter permanente, as imobilizações e as despesas que contribuirão para formação do resultado de mais de um exercício;
d) ativo compensado: compreende as contas com função precípua de controle, relacionadas a situações não compreendidas no patrimônio, mas que direta ou indiretamente possam vir a afetá-lo, inclusive as que dizem respeito a atos e fatos ligados à execução orçamentária e financeira.
Passivo
Compreende as contas correspondentes às obrigações, que evidenciam as origens dos recursos aplicados no Ativo. As contas do Passivo estão dispostas no Plano de Contas em ordem decrescente de exigibilidade, ou seja, as contas que deverão ser pagas mais rapidamente serão destacadas com prioridade, e compreendem os seguintes grupos de contas:
a) passivo circulante: compreende as obrigações pendentes ou em circulação, exigíveis até o término do exercício seguinte;
b) passivo não circulante: compreende as obrigações exigíveis após o término do exercício seguinte;
c) patrimônio líquido: traz as contas que representam o capital, as reservas e os resultados acumulados;
d) passivo compensado: são as contrapartidas das contas do ativo compensado.
Despesa
São as contas que representam os recursos despendidos na gestão a serem computados na apuração do resultado do exercício. Seguem a classificação da despesa definida pela Secretaria de Orçamento Federal, desdobradas em despesas correntes e despesas de capital:
a) despesas correntes: são caracterizadas pelos recursos despendidos com a manutenção das atividades já existentes, como as despesas com pessoal e encargos sociais;
b) despesas de capital: representam os recursos despendidos que, de certa forma, produzem acréscimos no patrimônio, aumentando a riqueza patrimonial e expandindo a ação governamental, como a construção de uma escola.
Receitas
São as contas que representam os recursos recebidos na gestão a serem computados na apuração do resultado do exercício. Seguem a classificação da receita definida pela Secretaria de Orçamento Federal, desdobradas em receitas correntes e receitas de capital:
a) receitas correntes: são os recebimentos que resultam da arrecadação, com por exemplo receita tributária de impostos;
b) receitas de capital: são os recebimentos resultantes da efetivação das operações de crédito, alienação de bens, entre outros apenas aplicáveis em despesas de capital.
Resultado Diminutivo do Exercício
Compreende as variações que decorrem da diminuição dos valores ativos ou do acréscimo dos valores do
passivo e que trazem como resultado uma diminuição da situação líquida (patrimônio líquido) do ente público. São também denominadas variações passivas e trazem os seguintes grupos de contas:
a) resultado orçamentário: como o próprio nome sugere, envolve o registro de variações decorrentes da execução orçamentária e é representado pelas interferências passivas (transferências financeiras concedidas) e pelas mutações passivas (redução do ativo ou aumento do passivo).
b) resultado extra-orçamentário: envolve o registro de variações independentes da execução orçamentária e é representado pelas despesas extra-orçamentárias, pelas interferências passivas (transferência de bens e valores) e pelos decréscimos patrimoniais (baixas de bens):
Resultado Aumentativo do Exercício
Compreende as variações que decorrem de aumento do ativo e da diminuição do passivo que promovem um aumento da situação líquida (patrimônio líquido) do ente público. São também denominadas variações ativas e trazem os seguintes grupos de contas:
a) resultado orçamentário: envolve o registro de variações decorrentes da execução orçamentária, só que relativas às receitas. É representado pelas interferências ativas (transferências financeiras recebidas) e pelas mutações ativas (redução do passivo ou aumento do ativo).
b)resultado extra-orçamentário: envolve o registro de variações ativas independentes da execução orçamentária e é representado pelas receitas extra-orçamentárias, pelas interferências ativas (recebimentos de bens e valores transferidos) e pelos acréscimos patrimoniais (incorporação de bens).
c)resultado apurado: registra os valores das transferências das contas de resultado, devedores e credores, por ocasião do encerramento do exercício.
