Retificação de Lançamentos
JRFiorilli (*) (Mar 2006) Ocorrência do Erro
Independente do sistema de escrituração através de processo manual, mecanizado ou eletrônico, os lançamentos contábeis não podem apresentar registros realizados com erro. Embora um processo de escrituração possa ser mais seguro que outro, o engano é inerente à atividade humana. O dano causado por um desacerto pode ser desde insignificante até fatal, dependendo de sua amplitude e da atividade na qual é cometido.
Na escrituração contábil, o erro ou inexatidão, dependendo de sua natureza e amplitude, pode ser insignificante e imperceptível ou resultar em sérios danos materiais e morais.
A responsabilidade moral do agente consciente com relação aos atos que pratica voluntariamente implica na obrigação de reparar o mal que causou.
De forma sintética relacionamos os tipos de erros mais comuns encontrados nos registros contábeis:
Acidental: erro involuntário e ocasional, geralmente cometido por lapso ou distração, também ocasionado como conseqüência de precipitação ou urgência na realização de tarefas. Embora sem má fé, suas conseqüências podem ser insignificantes ou de gravidade. Por exemplo: a) lançar receita em rubrica diversa, na mesma ou outra fonte de recurso; b) registrar despesa em classificação diferente da aplicação ou da fonte de recurso e c) descuidar do prazo e não divulgar em tempo hábil demonstrativos e prestações de contas obrigatórios.
Constante ou sistemático: decorre de um vício no procedimento, não tendo, por isso, caráter ocasional e sim constante. Geralmente é conseqüência da falta de informação ou inexperiência do profissional e tem apresentado grande incidência devido às mudanças incessantes nas lides contábeis impostas por normas legais editadas diariamente. Por exemplo: a) classificar como receita orçamentária de contribuição patronal ao RPPS, ao invés de simples transferência financeira recebida, quando a rubrica da receita foi extinta;
b) desdobrar elemento econômico da despesa em subelementos que nada tem a ver com a classificação econômica; c) utilizar classificações orçamentárias desatualizadas e d) negligenciar a execução, onde invariavelmente ocorrem erros nos diversos demonstrativos, tanto da LRF como os de aplicação obrigatória de recursos (ensino, saúde, etc.) podendo sofrer sanções, mesmo que posteriormente alguém corrija os erros.
Técnico: a falta de adaptação do usuário ao sistema eletrônico utilizado. A falta de conhecimento dos procedimentos de processamento do sistema leva o usuário a supor caminhos divergentes. Os testes de lançamento e verificação de resultados podem mostrar os erros eventualmente cometidos, entretanto quando o sistema não apresenta uma solução satisfatória, ou o usuário está desejando uma coisa errada ou o sistema não prevê e disponibiliza a situação pretendida.
Omissão: a desatenção, negligência ou esquecimento não fazendo aquilo que obrigatoriamente se devia ter feito leva ao que se pode chamar de erro de omissão. Como exemplo podemos relacionar: a) deixar de proceder a conciliação bancária mensal; b) deixar de fazer a conciliação da dívida ativa anual, ficando o registro do sistema patrimonial diferente do relatório da lançadoria; c) não atualizar a dívida fundada interna; d) não reavaliar bens patrimoniais, principalmente os alienados.
Doloso: erro voluntário, planejado, premeditado, feito de propósito, para encobrir uma situação indesejável ou compensar outro erro. Por exemplo: a) registrar “outras disponibilidades financeiras” para dar suporte a empenhos a pagar, sem ter recebido comunicação do órgão contra o qual é lançado de que a disponibilidade lá estará em restos a pagar liquidados; b) fazer inscrições ou cancelamentos de créditos ou débitos sem memória de cálculo ou justificativa formal; c) lançar receita em rubrica diversa da fonte de
recursos para adulterar de maneira viciosa aplicações vinculadas obrigatórias e d) lançar despesa em classificação diversa para modificar de forma imperfeita aplicações obrigatórias vinculadas a fonte de recursos.
Seja do tipo que for, insignificante ou fatal, a incorreção é inadmissível em qualquer ação ou trabalho.
O ser humano e a sociedade, de forma ampla abomina o erro, execrando-o ao produzir máximas de caráter prático e popular tais como: “Errar é humano, persistir no erro é burrice”; “Errar é humano, corrigir o erro é divino”.
Além dessa repulsa da sociedade ao erro, as normas legais, ao normatizarem os procedimentos contábeis, estipulam responsabilidades e, em vários casos, quando os erros levem à resultados contrários, chegam ao absurdo de estipular penalidades (Lei nº 10.028) de detenção (prisão, cadeia mesmo) aos responsáveis, equiparando um erro técnico a um crime de mão armada.
Como corrigir e evitar a incidência dos principais erros notados na escrituração contábil é o intuito deste trabalho.
Formas de Correção
Algumas práticas comuns e abomináveis, que devem ser banidas da contabilidade, tem sido notadas na correção de erros: a alteração, a compensação e as inscrições e cancelamentos.
Alteração: ao detectar um erro de lançamento, o técnico irresponsável altera o lançamento corrigindo a informação errada, como se o lançamento original tivesse sido feito corretamente. Este procedimento só pode ser utilizado no mesmo ato do lançamento ou no máximo, no mesmo dia. Depois disso, a correção do erro através de alteração se constitui em um erro mais grave. Deixar registrado que errou e corrigi-lo mostra conhecimento, capacidade e responsabilidade do técnico enquanto que, tentar escondê-lo e de forma arrogante dissimular que não errou mostra ignorância e irresponsabilidade.
Compensação: é comum erros na execução orçamentária levarem a balanço, resultados que não refletem a realidade. Para evitar o exaustivo trabalho de conferência dos lançamentos para detectar o erro e efetuar a retificação na execução, alguns técnicos fazem em diário/razão uma transferencia debitando uma conta e creditando outra para chegar ao resultado desejado. Esta malandragem imbecil deixa os demonstrativos de mesma natureza produzidos em diferentes situações (balanço e execução) inconsistentes.
Inscrições e cancelamentos: dividas ou créditos que não existem ou com valores notadamente absurdos que aparecem em balanço devido a lançamentos errados levam os técnicos irresponsáveis que tem preguiça de conferirem os lançamentos a inscreverem e cancelarem créditos e débitos para chegarem a resultados nem sempre corretos. Estas inscrições e cancelamentos de créditos e débitos, quando injustificada, é no mínimo um crime contra o patrimônio público.
Independente de qualquer tipificação, característica ou natureza do erro, a sua correção ou retificação, para que os registros reflitam a realidade, deve seguir as normas editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade.
Normatizando as formalidades para a retificação de lançamentos o Conselho Federal de Contabilidade editou em 14 de junho de 1985 a resolução CFC nº 596/85 que aprova a NBC T 2.4 - Da Retificação de Lançamentos:
2.4.1 - Retificação de lançamento é o processo técnico de correção de um registro realizado com erro, na escrituração contábil das Entidades.
2.4.2 - São formas de retificação:
a) o estorno;
b) a transferência;
c) a complementação.
2.4.2.1 - Em qualquer das modalidades supramencionadas, o histórico do lançamento deverá precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem.
2.4.3 - O estorno consiste em lançamento inverso aqueles feito erroneamente, anulando-o totalmente.
2.4.4 - Lançamento de transferência é aquele que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, através da transposição do valor para a conta adequada.
2.4.5 - Lançamento de complementação é aquele que vem, posteriormente, complementar, aumentando ou reduzindo, o valor anteriormente registrado.
2.4.6 - Os lançamentos realizados fora da época devida deverão consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do atraso.
A forma clara, simples e objetiva do texto legal dispensa interpretações, comentários ou explicações, requerendo apenas uma análise do tipo de erro identificado para a escolha da forma de retificação que se ajuste ao mesmo, conforme exemplos nos itens seguintes.
Identificação de Erros
A identificação imediata de erros pode facilitar sua retificação, reduzir e até evitar suas conseqüências, enquanto que a identificação tardia pode dificultar sua retificação e agravar as conseqüências do mesmo.
A adoção e prática de um conjunto de atitudes de rotina que auxilie na apuração e identificação de erros, dentro da contabilidade pública deve, necessariamente, observar, pelo menos os seguintes procedimentos:
Alterações de dotações: o lançamento de alterações de dotações no sistema só deve ser realizado após o setor competente (geralmente a secretaria) haver publicado o dispositivo legal (lei, decreto ou portaria). As previsões de necessidades de alteração de dotação e a solicitação de elaboração dos dispositivos legais à secretaria, devem ser feitas com razoável antecedência afim de evitar o atropelamento entre datas na secretaria e as necessárias para novos empenhos;
Processamento da despesa: no ato de assinatura dos empenhos, conferir, pelo menos, o processo de compras, o tipo de empenho, o documento anexado e a dotação onerada.
Arrecadação: verificar, se os valores lançados na receita correspondem aos da análise do Sistema Integrado de Arrecadação, principalmente quanto a distribuição da dívida ativa tributária e não tributária e as multas e juros de mora.
Boletim de caixa e tesouraria: emitir e conferir diariamente o saldo anterior, as entradas de receitas, os pagamentos e os saldos para o dia seguinte.
Contas correntes: efetuar a conciliação bancária, no mínimo mensalmente, para cada conta corrente da entidade.
Balancetes consolidados mensais: verificar além dos totais, a execução orçamentária e a movimentação de cada conta extra-orçamentária.
Balancetes vinculados: imprimir, mesmo que em tela, os balancetes mensais de cada vínculo utilizado, tomando o cuidado de verificar se não há recursos em poder do município no da receita ou suprimento municipal no da despesa e, verificar ainda, na análise de pagamentos e arrecadações se houveram lançamentos com ou em vínculo diferente.
Repasses previdenciários ao RPPS: independente da efetivação do repasse, conferir a inscrição mensal dos valores devidos apurados na folha de pagamentos no Sistema Integrado de Pessoal.
Balancetes da administração indireta: verificar os totais, as contas extra-orçamentárias e, principalmente se as transferencias financeiras recebidas correspondem às transferencias financeiras concedidas bem como, se for o caso, se a contribuição patronal recebida é igual à contribuição patronal repassada.
Feitas as verificações de rotina, não encontrados erros e obtendo-se um balanço correto do exercício, essas medidas de controle podem ser abrandadas. Por outro lado, sempre que encontrado um erro, a averiguação deve ser intensificada nas atividades do funcionário que o cometeu.
Sempre que houver troca ou inclusão de novo funcionário em qualquer das atividades envolvidas na contabilidade, a conferência dos lançamentos deve ser intensificada.
Corrigindo Erros
Alguns procedimentos para retificação de lançamentos com erros são descritos a seguir, segundo a natureza do erro.
Inexistência de lançamento de receita
Caso, por quaisquer meios venha a ser constatado que um determinado valor que deveria ter sido e não foi registrado na receita, depois de confirmado nas conciliações bancárias, o lançamento deverá ser feito na data da verificação da omissão, especificando tratar-se de registro fora de época.
Lançamento de receita em rubrica diferente
Ao ser detectada a apropriação de uma receita em classificação econômica ou vínculo diferente da origem dos recursos, devem ser observados os seguintes procedimentos para correção:
Estorno de receita na ficha que contém o lançamento errado, na data em que foi detectado o erro, contra conta caixa, explicando a retificação de lançamento.
Lançamento da receita na ficha de classificação correta, na mesma data e contra caixa explicando a retificação do lançamento.
Tratando-se de um simples estorno e novo lançamento com mesma data e valor, o qual não provoca movimentação financeira, não é necessário fazer ordem de credito para estes lançamentos.
Receita Lançada com valor errado
A divergência de valores entre o lançado e o efetivamente realizado deve ser corrigida:
Se o valor lançado for menor, lançar uma complementação com o valor da diferença, na data em que se verificou o erro, contra a mesma conta corrente e referenciar no histórico qual lançamento está sendo complementado.
Se o valor lançado for maior, lançar uma complementação com o valor da diferença, reduzindo o valor anteriormente lançado, na data em que se constatou o erros, contra a mesma conta corrente e identificar no histórico qual lançamento está sendo complementado.
Inexistência de empenho prévio
Embora inadmissível este tipo de erro de omissão é constatado quando o fornecedor efetua a cobrança e não se encontra o respectivo empenho. Neste caso, deve ser aberto processo administrativo para a) verificar o recebimento e utilização dos produtos reclamados pelo fornecedor e b) apurar e punir os responsáveis pela despesa irregular.
O processo administrativo é que irá determinar o procedimento a ser tomado.
Lançamento de despesa em classificação diferente
O empenho de uma despesa em dotação ou vínculo diferente da qual deveria ter sido empenhado requer os seguintes procedimentos para correção:
Anulação total do empenho feito na dotação errada e respectivas liquidações e baixas do novo empenho de anulação, na data em que se detectou o erro, contra a conta caixa, acrescentando no histórico a explicação sobre a retificação de lançamento.
Lançamento de novo empenho na dotação correta com as respectivas liquidações e baixas do novo empenho, na data em que se detectou o erro, contra a conta caixa, acrescentando no histórico a explicação sobre a retificação de lançamento.
Despesa Lançada com valor errado
A divergência de valores entre o empenhado e o que consta dos documentos e autorizações de compras pode ser corrigida:
Se o valor lançado for menor, lançar uma complementação com o valor da diferença, na data em que se verificou o erro, contra a mesma conta corrente e referenciar no histórico qual lançamento está sendo complementado.
Se o valor lançado for maior, lançar uma anulação com o valor da diferença, na data em que se verificou o erro, contra a mesma conta corrente e referenciar no histórico qual lançamento está sendo complementado, liquidando ou não a anulação conforme esteja ou não liquidado o valor a ser anulado.
Despesa Lançada em duplicidade
A existência de duplicidade no registro de uma despesa requer os seguintes cuidados para sua regularização, dependendo do estagio em que se encontra:
Estando a despesa na fase de liquidação um dos empenhos deve ser anulado normalmente na data em que se verificou a duplicidade, liquidando ou não o empenho de anulação, conforme a situação do empenho que está sendo anulado.
Estando a despesa paga em duplicidade, principalmente se orçamentária, deve ser procedida a anulação pois, o erro além de comprometer os demonstrativos da execução orçamentária, já interferiu nos saldos financeiros. Neste caso abre-se imediatamente processo administrativo para apurar os responsáveis e ao mesmo tempo faz-se a inscrição de um crédito através de empenho extra-orçamentário, correspondente ao valor pago na conta de Responsabilidades Financeiras a apurar ou em nome dos agentes que autorizaram a despesa e o pagamento.
Transferências entre contas correntes com valor errado
Verificando uma transferência compensatória, no mesmo ou entre vínculos diferentes registrada com valor diferente do efetivamente debitado e creditado nas respectivas contas correntes bancárias, deve ser feita a seguinte retificação:
Se o valor registrado foi maior, efetuar a transferência inversa do valor da diferença, na data em que se constatou o erro.
Se o valor registrado foi menor, efetuar uma transferencia complementar do valor da diferença, na data em que se constatou o erro.
Saldos financeiros divergentes dos registros contábeis
Sempre que o saldo dos extratos das contas correntes bancárias conciliados for diferente dos saldos dos registros contábeis de contas correntes, dependendo da situação, devem ser tomadas as seguintes medidas:
Se o saldo do total de todas as contas for igual e as diferenças estiverem entre contas, temos: a) se houve registro de receita em conta contábil diferente da bancária corrigir conforme especificado acima; b) se houve baixa de empenho em conta contábil diferente da que foi emitido o cheque ou ordem de pagamento, corrigir conforme especificado acima e c) se houve falta de registrar na contabilidade transferência realizada no banco, efetuar o registro da transferência na data em que se detectou o erro.
Se o total geral registrado nos bancos for maior que o total geral registrado na contabilidade, verificar se não existe registro de receita já creditado pelo banco, pendente na contabilidade. Identificado o registro de crédito bancário, o agente financeiro deverá ser comunicado para confirmar ou estornar, se indevido o valor. Caso confirmado que destino do credito é a entidade e não identificada a sua origem, deve ser recepcionado em Receitas a Classificar.
Se o total geral registrado nos bancos for menor que o total geral registrado na contabilidade, verificar se não há registro de baixa de despesa (ordem de pagamento) já debitado pelo banco e pendente na contabilidade. Identificado o registro de débito bancário, se feito por iniciativa do agente financeiro, solicitar justificativa do mesmo. Caso a origem
do débito seja da entidade (cheque, ordem de pagamento ou transferencia irregular), abre-se imediatamente processo administrativo para apurar os responsáveis e ao mesmo tempo faz-se a inscrição de um crédito correspondente ao valor debitado através de um empenho e baixa na conta de Responsabilidades Financeiras a apurar ou em nome do agente responsável pelo débito.
Evitando Erros
A seguir relacionamos alguns cuidados em procedimentos para evitar erros que quando ocorrem são difíceis de serem constatados.
Anulação de Empenhos e Liquidação
Na anulação parcial de empenho deve ser observada a liquidação. Se o empenho foi totalmente liquidado, a anulação também deverá ser liquidada. Se o saldo que esta sendo anulado não foi liquidado, a anulação não deverá conter data de liquidação pois essa liquidação (dependendo dos valores) poderá tornar a liquidação do empenho negativa. No balancete fica difícil de perceber tal erro entretanto, no cálculo de restos a pagar, onde o processamento leva em consideração o valor liquidado, o empenho não será incluído ou o será com valor a menor que o real. Os restos a pagar do balanço patrimonial ficarão menor que os constantes no balancete de dezembro.
Consolidação de contas.
São comuns os erros de contrapartida entre entidades. Uma entidade registra que repassou um determinado valor para outra e, no demonstrativo da entidade receptora o valor é diferente!
Embora a contabilidade deva ser consolidada e global impõe o inciso III, do art. 50 da LRF, que as demonstrações contábeis compreenderão, isolada e conjuntamente, as transações e operações de cada órgão, fundo ou entidade da administração direta, autárquica e fundacional, inclusive empresa estatal dependente.
Isto quer dizer que dentro dos registros da entidade central, tem que ser possível extrair os mesmos demonstrativos da contabilidade da entidade descentralizada. Ou seja, o balancete individualizado de uma empresa pública produzido na contabilidade centralizada deve ser exatamente igual ao produzido na entidade descentralizada.
A consolidação deve ser mensal, não só para atender as exigências do Relatório Resumido da Execução Orçamentária-RREO e prestações de contas ao Tribunais Estaduais como para facilitar a consistência de dados entre um e outro órgão ou entidade.
Ao receber a prestação de contas de uma entidade descentralizada, antes de incorporar os valores é indispensável conferir:
O fechamento da prestação de contas apresentada. Se os totais dos balancetes de receita são iguais aos totais dos balancetes de despesas.
Se o valor do repasse financeiro recebido para determinada finalidade é igual ao valor que consta como repasse financeiro concedido na entidade controladora.
Se os totais a serem debitados e creditados no controle financeiro da entidade incorporada vai resultar no mesmo valor da disponibilidade financeira constante do demonstrativo a incorporar.
A ocorrência de qualquer divergência de dados ou valores demanda a identificação do erro e sua correção antes de qualquer lançamento de incorporação de resultados.
Relatórios e Demonstrativos
Feita a retificação de um lançamento, o profissional deverá analisar cuidadosamente, quais foram os demonstrativos contábeis alterados com a retificação, desde o boletim diário de caixa até o Relatório de Gestão Fiscal. Se a retificação interferir em qualquer informação de qualquer relatório ou demonstrativo já divulgado, este relatório ou demonstrativo deverá ser divulgado novamente, pedindo-se substituição, com justificativa, quando já enviado aos órgãos fiscalizadores.
(*) Técnico da Fiorilli S/C Ltda.-Software
